La gestión de compras y abastecimiento debe ser usada como:

EL PROCESO DE COMPRA DE SUMINISTROS

CICLO DE COMPRAS

Este consiste en una serie de actividades o etapas que se encadenan e inician con una demanda interna, denominada "requisición" de compra.

Etapas principales de un ciclo de compras1. Identificación de la necesidad de compra.2. Análisis de la Solicitud de Compras.3. Investigación y Selección de Proveedores.4. Negociación con el Proveedor (seleccionado).• Contrato• Convenios• Orden de compra o cargo al contrato5. Control de la Recepción del Material Comprado.• Almacén General• Departamento que solicito el producto

Esta etapa corresponde a la necesidad de adquirir un material. Una vez identificado el material, se hace una requisición en el que se solicita al área de compras, el material que se requiere, este documento debe de llevar el nombre del encargado del área su firma y sello.Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o el departamento de compras.

1. Identificación de la necesidad de compra

EL encargado recibe las requisiciones, emitida por el área que requiere un determinado producto.

2. Análisis de la solicitud de compra

El departamento de compras efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: EspecificacionesCantidades requeridasÉpoca adecuada para

su recepción, entre otros.

En algunas empresas, las solicitudes de compras, además deben de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra Nombre del proveedor Cantidad comprada y Precio de venta.

LA INVESTIGACIÓN: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados.

3. INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

LA SELECCIÓN

Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa.

Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el área de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago.

 4.- NEGOCIACIÓN CON EL PROVEEDOR:

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas.

Todos los artículos comprados a un departamento centralizado de recepción en donde serán contados (pesados etc.,) e inspeccionados para sus especificaciones. A continuación, el departamento de recepción prepara un informe de recepción, una copia del cual es enviada al departamento de compras, otra copia puede ser retenida por el departamento de recepción. El departamento de recepción no deberá aceptar ningún artículo sin la debida autorización del departamento.

5- CONTROL DE LA RECEPCIÓN DEL MATERIAL COMPRADO