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Universidad Autónoma de Tamaulipas Unidad Académica Multidisciplinaria Reynosa-Aztlan
Aseguramiento de la Calidad
Equipo: Los Emos
Tema: El Sistema Documental y su Gestión.
Integrantes:María Inés Anguiano Solano.Jesús Edgar García Lomas.Joana A. Mata Benavides.Marlene Reyes Ramírez.
Introducción Las organizaciones, cualquiera que sea su rama de actividad, están adoptando las normas ISO orientadas a la calidad para construir sus propios sistemas de Gestión de la Calidad, tal vez influidas por exigencias del mercado las más de las veces y por la firme decisión de mejorar internamente la manera de hacer las cosas. Pero, adicionalmente, lo hacen porque en el marco de estas normas existe la posibilidad de que sus clientes y “todo el mundo” se enteren de que realmente han implantado un sistema de gestión de la calidad normalizado.
PROGRAMA
Introducción al Sistema
Documental y su Gestión
Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Aspectos Relacionados con
el Proceso de Implantación.
Normas ISO
ISO 9000
ISO 9000:2000Definiciones y
fundamentos
ISO 9001:2000Requisitos
ISO 9004:2000Directrices para las mejoras de
desempeño
ISO 19011Auditorias
¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad?
Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes.
LOS 8 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD
1.- Organización orientada al cliente.
2.- Liderazgo3.- Participación del
personal.4.- Enfoque basado
en procesos.
5.- Enfoque de sistema para la
gestión.
7.- Enfoque basado en hechos para la
toma de decisiones.
6.- Mejora continua.
8.- Relación mutuamente
beneficiosa con el proveedor.
Enfoque basado en procesos
La norma internacional ISO 9001:2000
Se desarrolla, se implanta y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad
para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.”
Promueve la:
Adopción de un enfoque basado en procesos
Cuando:
Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
Sistema de Gestión de Calidad
Los procesos se deben documentar, para que estos
ayuden todos los días a visualizar lo que se hace y no
perder de vista las necesidades que demandan en
cada uno.
Para cada proceso se debe determinar:
Las Entradas
El Proceso
Las Salidas
La Secuencia
Los recursos
La norma ISO 9001:2000 establece que se deben “identificar, documentar, implantar y mantener los procesos necesarios para asegurar la conformidad de los productos y servicios con base en los requerimientos y necesidades de los clientes.”
Requisitos de la documentación
Generalidades
Desarrollar la documentación del Sistema de gestión de calidad, que incluya:
Declaraciones documentadas de una política
de calidad y de objetivos de calidad.
Un manual de calidad que establezca los requisitos del sistema.
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Procedimientos de las actividades de la operación.
Desarrollar el manual de calidad de forma que quede establecido:
Manual de Calidad
El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier
exclusión.
Los procedimientos documentados establecidos o referencia a ellos.
La secuencia o interacción de los procesos.
Establecer un método para controlar los documentos del sistema de gestión de la calidad que defina los medios para:
Determinar los niveles de firmas para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos de calidad, según aplique.Aprobar los documentos antes de su emisión.Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario. Elaborar “listas maestras” de documentos que identifiquen el estado de revisión.Tener accesibilidad a los documentos en los puntos de uso y que estos conserven su legibilidad y actualización.Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos.Controlar la distribución de los documentos controlados.
Control de la documentacion
Control de los registros
Establecer Mantener Controlar
Los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.
Introducción al Sistema
Documental y su Gestión
Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Aspectos Relacionados con
el Proceso de Implantación.
Manual de Calidad
“Es un documento en el cual se establecen las políticas de la calidad y describe el sistema de calidad de una organización”
¿Qué es un manual de calidad?
Muchas compañías u organizaciones utilizan estos tipos de manuales mas que nada como herramienta de mercadotecnia.
Estructura y Contenido de un Manual de Calidad
El manual de calidad debe incluir la declaración de las políticas sobre la calidad y ya sea que contenga o haga referencia a los objetivos de calidad de la empresa.
Los objetivos se presentan en diferentes niveles:
*Objetivos Globales*Objetivos a Mediano plazo*Objetivos a Corto plazo
El uso del Manual de Calidad se puede resumir en estos 6 puntos:
Única referencia oficial.
Unifica comportamientos
decisionales y operativos.
Clasifica la estructura de
responsabilidades.
Independiza el resultado de las actividades de la
habilidad.
Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la
Calidad.
Es la base de referencia para
auditar el Sistema de Calidad.
En el mercado se ofrecen muchos sistemas ISO 9000 “de anaquel” que sirven como auxiliares en este proceso, pero deben utilizarse con cautela, ya que no hay dos compañías que trabajen de la misma forma; todas tienen un grupo o base de clientes muy diferentes, diferentes sistemas y estilos administrativos y diferentes requisitos operativos.
Algunas de estas soluciones empacadas pueden servir, pero las compañías deben aceptar el consejo de ponderar con detenimiento los costos y lo beneficios de los mismos para así poder compararlos con los de un “sistema hecho a la medida”
Contenido El manual de calidad describe el por qué una compañía hace lo que hace al administrar sus procesos. Debe ser un documento de alto nivel, redactado de una manera sencilla que describa las actividades de la compañía y de preferencia que no contenga más de 20 o 25 páginas.
E n general un manual debe contener estos 3 puntos:
Las PolíticasDescripción del
SistemaReferencias a
Procedimientos
Contenido
El contenido del manual se divide por secciones: Sección # 1: Introducción y Políticas de Calidad
•La declaración debe contener : antecedentes, productos y los principios de cómo operan.•También se debe incluir la declaración formal del alcance de la empresa explica el por qué la compañía ha decidido adoptar un sistema formal de gestión de la calidad.
Declaración
General
•Las buenas políticas de calidad son cortas, concisas y contienen factores mensurables. •Las políticas siempre deben guardar una relación con toda la empresa y no solo con una parte de ella.
Declaración de las políticas
Sección # 2: Esquema de los sistemas
•Se proporciona una breve descripción de lo que se hace en cada área de la compañía, todo esto con el fin de controlar los procesos que tienen algún efecto con los productos.•Aquí no se deben incluir todos los mandatos de la norma, basta con solo colocar los temas más relevantes para el lector.
Requisitos de la norma
•Una sigue los elementos de la norma elegida y responde estos en el orden en que van apareciendo.•El otro método sigue un proceso diferente pues se basa en la organización y lo describe de manera lógica.
Formas utilizadas
para redactar esta sección
Por último estas son dos formas de redactar el manual de calidad:
Siguiendo el orden y secuencia de la
norma
* La ventaja de esta es que el auditor seguirá el manual con toda facilidad, pero el manual no seguirá tan bien el flujo de la empresa.
* Este tipo de manuales tienden a repetir lo que dice la norma y no dicen nada en específico sobre la compañía
Siguiendo el flujo de la empresa
-Esta es la mejor manera de trabajar cuando el manual se utilizara para demostrar la conformidad con más de una norma es decir, con la ISO 9001.- Para que sea fácil de utilizar, el manual tendrá que contar con el respaldo del calendario de conformidad que hace referencia cruzada entre el manual y cada una de las normas
Introducción al Sistema
Documental y su Gestión
Manual de
Calidad
Manual de Procedimi
entos
Aspectos Relacionados con el Proceso
de Implantación.
Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos es un documento que contiene las descripciones de las diferentes actividades que deben hacerse en una empresa. Dicho manual sintetiza de forma clara y precisa la actuación y responsabilidad de todos los miembros de la empresa.
Este documento suele contener una descripción narrativa que señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluye diagramas basados en símbolos para aclarar los pasos. También se suele incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.
Objetivos:
Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánicaPrecisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.Presentar una visión integral de cómo opera la organización.Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
Su Importancia:
La función del manual de procedimientos consta en describir la secuencia lógica y cronológica de las diferentes operaciones, señalando quien, como, cuando, donde y para que debe realizarse.
Tipos De Manuales De Procedimientos:
Los manuales de procedimientos por sus características diversas puedes clasificarse en dos tipos:
Manuales de procedimientos de oficina Manuales de procedimientos de fabricas
También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y alcances en manuales de:
Procedimientos Generales
Procedimiento Especifico
Elaboración:
El primer paso es determinar lo que se desea lograr, ya obtenido esto se sigue una serie de pasos para que el manual de procedimientos se encuentre completo, dichos pasos son los siguientes:
De presentación o
forma
De contenido
Descripción de procedimientos
Diagrama de flujo
Consideraciones generales
Consideraciones generales
Simbología:
Introducción al Sistema
Documental y su Gestión
Manual de
Calidad
Manual de Procedimi
entos
Aspectos Relacionados con el Proceso
de Implantación.
Aspectos relacionados con el proceso de implantación
La serie ISO 9000 de normas internacionales requiere el desarrollo y la implantación de un sistema documentado de calidad.Asimismo, estas normas requieren la preparación de un manual de calidad.
Elementos del sistema de calidad
Extensión de su aplicaciónInvolucra todas las fases del ciclo de vida del producto y procesos, desde la identificación inicial de las necesidades del mercado hasta la satisfacción final de los requerimientos.
Las fases características
A. Mercadeo e investigación de mercadoB. Diseño del producto y desarrolloC. Planificación de proceso y desarrolloD. ComprasE. Producción o prestación de servicioF. VerificaciónG. Empaque y almacenamientoH. Ventas y distribuciónI. InstalaciónJ. Asistencia técnica y serviciosK. Vigilancia posmercadeoL. Liquidación o reciclaje al final de la vida útil.
Implantación de un sistema de calidad ISO 9000
Elemento de calidad que apoyan el mejoramiento continuo
Participacion formal de la
direccion
Planeación de la calidad
Preparación de
documentos
Control del proceso
Acción correctiva y preventiva
Auditorias internas de
calidad
Capacitación
Directrices para una implantación exitosa
Es esencial un compromiso visible y continuo por parte la alta dirección
Falta de compromiso visible
Los esfuerzos serán penosos y es muy probable que estén condenados al fracaso.
Solo realice aquello que sea a largo plazo para el negocioCada procedimiento y registro con que se cuente deberá servir para un propósito útil y valido para el negocio a fin de que los empleados puedan comprenderlo.
Planifique con tiempo y hágalo bien. La manera en que se planifica un proyecto influye en gran medida sobre el uso de recursos, lo expedido del proceso y el nivel de satisfacción de los empleados.
Utilice recursos externos adecuados. Las compañías que en esto momentos se encuentran en proceso de implantación de los sistemas de calidad ISO 9000 tiene la ventaja de contar con la experiencia, conocimiento y sabiduría acumulados por aquellas compañías que ya han recorrido ese trayecto
Documente todo lo que haga. Durante el proceso de implantación se encontrara con que casi siempre estará planeando o realizando algo.Prepárese para ajustar los planes a medida que se avanza.Una buena planeación desde el principioPodrán identificarse las aéreas mas importantes que necesiten mejorarse.
Haga que participen los empleadosPermite obtener ventajas(experiencia y conocimientos de los empleados). Los empleados son los máximos responsables de hacer que el sistema funciones
Aplicaciones especiales de manuales de calidad
El simple termino “manual de calidad”, se emplea habitualmente cuando el mismo manual se usa tanto para propósitos de gestión de la calidad como para aseguramiento de la calidad.
Aplicaciones especiales de manuales de calidad
El proceso de preparación de un manual
Responsabilidad por preparación
Precisión y acabado
Precisión y acabado El organismos debe ser competente debiera ser responsable de asegurar la exactitud del acabado del manual de calidad, así como su continuación, contenido y estilo de escritura.
El proceso de aprobación, emisión y control del
manual
Revisión final y
enfoque
Distribución del
manual
Emisión y controlo
de cambio
Incorporación de
cambios
Copias no controlad
as
Implantación del sistema documental
Definir el cronograma de implantaciónDistribuir la documentación a todos los implicadosDeterminar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitaciónPoner en practica lo establecido en los documentos.Recopilar evidencia documentada de los anterior.
Para el éxito de la implantación del manual de calidad se debe concretizar al personal en forma paralela al trabajo de gabinete es decir mientras se elabora el manual y los demás documentos, orientar, informar al personal de lo que se está haciendo para que estén preparados y que desde un inicio se sienta parte de este maravilloso proyecto
Introducción al Sistema
Documental y su Gestión
Manual de
Calidad
Manual de Procedimi
entos
Aspectos Relacionados con el Proceso
de Implantación.
Conclusión
Como conclusión nos queda muy claro que el uso de los manuales de calidad y de procedimientos son muy necesarios si una empresa quiere tener en orden y bien administrado sus aspectos de calidad. Es muy importante que la empresa tenga los manuales de calidad para de que de ahí ellos puedan tener como base algo que mostrar a sus clientes que es para lo que también se utiliza mucho para la mercadotecnia, y que en él se pueden ver sus políticas de calidad, la visión que tienen como organización, el proceso detallado de un producto y siempre tenerlo actualizado si se realiza una modificación.
Y nos queda claro que el manual de procesos tiene como finalidad darnos a conocer cada detalle de las operaciones del proceso y nos señala ¿Quién lo hará? ¿Cómo lo hará? ¿Cuándo lo hará? ¿Dónde lo hará? Y todo esto facilitara de gran manera a las personas que estén encargadas de realizar estas operaciones dándoles especificaciones de cómo se tiene que realizar. Las copias del manual deben de ser autorizadas ya sea para cada uno de los empleados o por secciones para así estén familiarizados con él.
