Garay Goyzueta, Yenifer Angela

ERPINTRODUCCIÓN

El mercado ofrece un conjunto de productos para optimizar los procesos del negocio por medio de mega sistemas de información que capturan, almacenan, procesan y distribuyen los datos e información generada por las distintas unidades administrativas, operativas, y productivas de la empresa.

Las grandes y medianas empresas precisan aplicaciones globales que cubran de modo integrado todas las áreas de su actividad y además, otros elementos tecnológicos que son imprescindibles en organizaciones de este volumen como EDI, Intranet, Workflow, etc. que estarán totalmente integrados con la aplicación.

El ERP hoy es un requerimiento básico para toda empresa lo cual necesitan el apoyo tecnológico para poder administrar eficientemente sus bases de datos y contar con sistemas de información capaces de identificar exactamente la situación actual y futura de sus negocios.

Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir unos recursos humanos.

ÍNDICE CONTENIDOS

ERP (Planificador de Recursos Empresariales)..............................................................4

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Historia de los ERP.........................................................................................................4

Evolución de los ERP......................................................................................................4

¿Qué es un sistema ERP?..............................................................................................5

Esquema de un ERP........................................................................................................5

Importancia de contar con una metodología de selección.........................................6

¿Cuál es el alcance de un ERP?....................................................................................6

¿Por qué implementar un ERP?.....................................................................................6

Criterios de selección de un ERP..................................................................................7

Pilares de un ERP............................................................................................................7

Objetivos..........................................................................................................................8

Beneficios Generales......................................................................................................8

Características.................................................................................................................8

Desventajas......................................................................................................................9

Ventajas............................................................................................................................9

Ejemplos de empresas..................................................................................................12

Conclusiones.................................................................................................................16

ERP (Planificador de Recursos Empresariales)

Historia de los ERP

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Evolución de los ERP

¿Qué es un sistema ERP?

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Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compañía en forma integrada. Por lo general este tipo de sistemas está compuesto de módulos como Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad y Finanzas, Compras, Producción entre otros, brindado información cruzada e integrada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a las necesidades específicas de cada organización. A menudo se los conoce como ‘back office’, a la inversa de ‘front office’, en la medida en que los primeros se ocupan de aspectos administrativos internos, mientras que el segundo término refiere al software u operaciones relacionados con atención al cliente y público general.

Una vez implementado un ERP permite a los empleados de una empresa administrar los recursos de todas las áreas, simular distintos escenarios y obtener información consolidada en tiempo real.

Para ser considerado como tal, un ERP tiene que cumplir las siguientes atribuciones: 

ser integral (administrar todos los aspectos de una empresa) ser modular (dividir sus aspectos según los diferentes departamentos de la

empresa) ser adaptable (es decir, amoldarse a las particularidades de cada

institución).

Esquema de un ERP

Importancia de contar con una metodología de selección

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La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso.MSSE se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación.

¿Cuál es el alcance de un ERP?Un paquete de software de gestión integrada permite construir un sistema de información homogéneo sobre una base única. De este modo cubre un amplio ámbito de gestión:

Gestión de compras Gestión de ventas Gestión contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos,

personal. Control de gestión Gestión de la producción (planificación, etc.) Gestión de stocks (logística)

 Es así como un ERP se compone de varios módulos que corresponden a cada una de las áreas de gestión y garantiza la unicidad de la información que contiene, porque solo hay una única base de datos lógica.

¿Por qué implementar un ERP? Entre las ventajas que un ERP ofrece a las empresas:

Optimización de los procesos de gestión (flujos económicos y financieros) Coherencia y homogeneidad de la información (un único archivo de

artículos, un único archivo de clientes, etc.) Integridad y unicidad del sistema de información Uso compartido del mismo sistema de información que facilita la

comunicación interna y externa Reducción al mínimo de los costes de gestión de la información Globalización de la formación (misma lógica, misma ergonomía) Aumento de la productividad Control de los costes, de los plazos de puesta en marcha y de

implementación

Criterios de selección de un ERPSostenibilidad:

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Del software Del implantador y del fabricante De la plataforma

Facilidad de uso: Simple Eficaz Intuitivo Ergonómico

Seguridad de los datos: Posibilidad de bloquear a usuarios no autorizados Posibilidad de evitar la entrada accidental de datos incorrectos Trazabilidad de las modificaciones

Control de flujos: gestión del rendimiento Ayuda a la decisión (BI) Integridad de la base de datos Publicación y recuperación de los datos

Pilares de un ERP

El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales:

1. producto2. procesos 3. personas

La combinación y sincronización de los mismos lleva al éxito de la implementación.

El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales.

Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP.

La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio.

Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.

Objetivos Sistema de Información único para la empresa.

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Flexibilidad para reconfigurar los SI si los cambios en el mercado lo determinan.

Capacidad para calcular costes y apoyo para tomar decisiones en base a datos reales.

Solución Informática: HW+SW+Servicios+Futuro.

Beneficios Generales

Beneficios Tangibles: Reducción de Inventarios Reducción en Costo de Materiales Reducción en Costos de Mano de Obra Mejorar el nivel de atención al cliente y las ventas Mejorar los controles administrativos Razones Financieras

Beneficios No Tangibles:

Contabilidad Producción y Manejo de Materiales Ventas

Características Estándar. Altas prestaciones. Modularidad. Integrado. Software fabricado con nuevas tecnologías. Funcionamiento con distinto HW. Multiplataforma. Soporte. Futuro. Mantenimiento. Mejora continuada de los sistemas de información. Utiliza la arquitectura Cliente-Servidor. Amplia implantación en empresas. Disponen de herramientas de desarrollo propias. Permiten optimizar los recursos de la empresa. Cubren todas las áreas de negocio (Ventas, Logística, Producción, etc.) Metodología y herramientas para la implantación del producto. Trazabilidad.

Desventajas Confiar en un único fabricante y paquete.

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Características más innovadoras e interesantes en pequeñas empresas de reciente creación.

Modularidad: se facilita la adopción de la corriente “lo mejor de cada clase”. Algunos ERP no contemplan algunas

aplicaciones como Web, CERG, Fuerza de ventas, Data Warehouse, Ceramics.

Al fusionarse dos empresas con distinto ERP, ¿se cambia el ERP de una de las empresas o se crean enlaces entre los ERP?

El hecho de elegir lo mejor de cada clase permite aportar una diferencia estratégica al mercado.

Es tan complejo que muchas empresas no pueden ajustarse al sistema.

En el mercado, los expertos en ERP son limitados.

Modificación de procesos, cambio de cultura, resistencia al cambio, sensación de poco control sobre las instalaciones.

Alta dependencia del proveedor del sistema.

Ventajas

Aumento de productividad de la planta o negocio, esto incluye el incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes, y conocimiento de la demanda.

Reducción de inventarios, comprar sólo lo necesario, buscando niveles óptimos de materiales para la operación de la empresa. Además de presentar información actualizada de inventarios fiables en tiempo real.

Las transacciones requieren de menor tiempo, estandariza, simplifica y acelera los procesos de la empresa, reduciendo costos.

El departamento financiero puede invertir más tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado, integra y permite acceso a la información financiera en el tiempo.

Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atención a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad.

Estandarizar la información, entre otras, de Recursos Humanos.

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Se obtiene una ventaja competitiva a través de la correcta explotación de los datos que provee.

Incrementa la eficiencia en los tiempos de la organización. Información disponible para la organización, de forma rápida y fácil,

mejorando la administración de la misma. Eliminación de datos y operaciones innecesarias Base de datos centralizada, común. Los datos se ingresan sólo una vez y son consistentes, completos y

comunes. Calidad de información accesible en todos los niveles de la empresa. Acceso a información histórica. Posibilidad de utilizar múltiples divisas. Integración de la cadena de suministros, producción y procesos

administrativos, integrando todas las partes de la organización, teniendo más control.

Incrementa la comunicación y la colaboración mundial. Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.

PRINCIPALES EMPRESAS QUE FABRICAN ERP

PeopleSoft SAP Oracle BaaN JDEdwards MicrosoftDynamics SIEBEL

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MODELO ERP SAP:

El ERP es una herramienta de gestión de software que permite administrar todas las operaciones transaccionales de nuestra organización, atravesando los tres niveles principales de actividades: los procesos de planificación, programación y ejecución.

La implantación de SAP R/3 en la Corporación JRLSA involucró la implantación de los módulos de

FI   Finanzas y Contabilidad

TR   Tesorería

CO   Controlling

MM  Administración de Materiales

PP   Planeamiento de Planta

PM   Mantenimiento de Planta

HR   Recursos Humanos

Beneficios:

Utilizando como herramienta tecnológica el SAP R/3 se lograron beneficios como la integración de las aplicaciones informáticas para facilitar la toma de decisiones corporativas.

Una mayor flexibilidad a las operaciones para adecuarla a los cambios de mercado y nuevos requerimientos.

Se ha reducido el tiempo de ciclo de los procesos de negocios al disminuir la carga manual.

Establecimiento dentro de la organización, de un esquema de trabajo orientado al Mejoramiento Continuo de Procesos.

Permite un mejor control de costos a través de análisis detallados de las operaciones de la empresa.

Ha permitido adecuar la estructura Organizativa de la Empresa, haciéndola muy fluida y orientada a procesos, tomando como punto de partida el ERP. (Estructura de Empresa orientada a la cadena de Suministro).

La obtención de un Este modelo ha sido exitosamente replicado a otras empresas del grupo. modelo de referencia estándar que sea aplicable a otras Empresas Embotelladoras.

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EMPRESAS QUE LO APLICAN EN EL PERÚ:

Banco HSBC Bank S.A Grupo Gloria. Inca Kola. Cadena de supermercados Wong. Alicorp Etc.

Ejemplos de empresas

SUPERMERCADOS WONG S.A.

Tiendas E. Wong es la cadena de supermercados más importante del Perú. Con una facturación anual superior a los 500 millones de dólares, lidera actualmente el mercado con más del 70 por ciento de participación.

Con el objetivo de consolidar la excelencia en el servicio a clientes, proveedores, colaboradores y accionistas, la cadena de supermercados más importante del Perú decidió implementar SAP a principios de 2001. Con este proyecto, denominado GEMS (Global Enterprise Management System) la empresa se hizo acreedora del premio “SAP Líder”, un Reconocimiento otorgado por profesionales expertos de SAP.

Tomás Rodríguez, Gerente del Proyecto GEMS (Global Enterprise Management System) del Grupo E. Wong expresó que cuando se implementa una solución de negocios como SAP, prácticamente la empresa vuelve a nacer, al reflejar sus procesos internos en el espejo de las mejores prácticas de negocios a nivel mundial.

BENEFICIOS

“Nos permite tener una empresa afinada y ajustada a los estándares globales de hacer negocios” "Cuentan con información integral a la que se accede de modo inmediato, información que permite tomar decisiones rápidas.

Hemos podido racionalizar el trabajo de nuestra gente y utilizar más las labores de análisis y descargar las labores de tipo operativo”, asevera.

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El SAP, sumado al sistema de despachos centralizados y al Category Management, permiten un eficiente manejo logístico y mejores mecanismos de control de la gestión operativa del Grupo Wong.

El SAP ha mejorado las operaciones en el área comercial, en el manejo de inventarios, compras y la central de distribución entre otros.

“Un ejemplo claro de la presencia de SAP en nuestros sistemas” señaló Rodríguez, “es que durante el mes de Septiembre E. Wong ingresó exitosamente al mercado financiero con una emisión de bonos de 50 millones de dólares, lo que conlleva a entregar información permanente a bancos e inversionistas. SAP nos ha permitido brindar esta información totalmente actualizada y de forma permanente, con la fluidez que se necesita, por lo que también nos hemos posicionado ante esta audiencia de manera exitosa”.

INCA KOLA

Refrescamos la plataforma SAP en Inca Kola Corporación José R. Lindley S.A. (CJRL), principal embotelladora y distribuidora de refrescos en el Perú desde 1910, entre los cuales se cuenta Inca Kola, una emblemática bebida gaseosa que se ha convertido con los años en un símbolo nacional. En 1999, la compañía realizó una alianza estratégica con The Coca–Cola Company, añadiendo a su oferta productos de este líder global.

"El reto fue grande, teníamos que pasar de SAP 4.0B a ECC 6.00 sobre AS400 lo que nos obligó a hacer el salto triple en una ventana de tiempo muy ajustada. Trabajando con los profesionales de NetPartners en la planificación detallada y en una ejecución eficaz logramos tener nuestro Upgrade en tiempo récord y, lo más importante, no afectamos la marcha del negocio."

Oscar Valentin – Gerente de Sistemas

Corporación José R. Lindley S.A.

RUC: 20338309041 Razón Social: CORPORACION INCA KOLA PERU S.R.L. Página Web: http://www.incakola.com.pe Tipo Empresa: Soc.com.respons. Ltda

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Condición: Activo Fecha Inicio Actividades: 01 / Enero / 1997 Actividad Comercial: Activ.de Asesoramiento Empresarial CIIU: 74145 Dirección Legal: Av. Republica de Panama Nro. 4050 Distrito / Ciudad: Surquillo Departamento: Lima Teléfonos: 4413336 / 0 / 4424899

COSTOS:

CORPORACION INCA KOLA PERU S.R.L.: 2.2 millones de dolares, entre el software y el servicio ERP.

TIEMPO DE EJECUCION:

CORPORACION INCA KOLA PERU S.R.L.: El tiempo de instalación y acoplamiento del software fue desarrollado en 5 años instalación y 5 meses de pruebas del sistema, donde llegaron a aumentar los niveles en concreciones en ventas de hasta un 120% por ciento, desde ya la empresa se encontraba en otro nivel integrando todas sus actividades permitiéndola ser una de las más grandes corporaciones de bebidas y calidad peruana.

ALICORP SAA (SAP)

RUC: 20100055237 Razón Social: ALICORP

SAA Página Web:

http://www.alicorp.com.pe/ Nombre Comercial:

ALICORP Tipo Empresa: Sociedad

Anónima Abierta Condición: Activo Fecha Inicio Actividades: 16 / Julio / 1956 Actividad Comercial: Elab. De Aceite y Grasas.

COSTOS:

2 millones de dolares entre software y el servicio ERP re-mejorado.

TIEMPO DE EJECUCION E IMPLEMENTACION:

El tiempo de instalación y acoplamiento se inició en el año 1997 donde desde ese momento alicorp S.A. Desarrollo la integración de todos sus procesos,

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pero esta empresa tuvo que invertir 300 mil dolares más para poder equipar y repotenciar su sistema para que desde el año 2007 función en un 100 % de efectividad.

BENEFICIOS:

Culminado el proyecto SAP R/3 se pudieron identificar los siguientes beneficios en Alicop:

Reducción del stock de productos terminados en un 60% al segundo año de Implantación.

Reducción de rotura de stocks de un 15% a 2% al segundo año de implantación.

Disminución de días de cobranzas. Optimización de la negociación con los proveedores. Información integral acerca de la empresa. Recuperación de la inversión en 3 años y medio. Para ello se basaron

en el caso de negocio realizado por Alicorp previamente, donde calcularon el ROI considerando 7 variables.

Menor costo de soporte por el cambio a plataforma Unix.

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Conclusiones

Se utiliza para la planificación  de todos los compromisos y obligaciones de la empresa e informar al usuario en forma proactiva el estatus de cada componente planificado mediante un panel de avisos que muestra todo lo registrado.

Acercamiento a los consumidores para conocer sus necesidades.

Reducción del stock de productos un 60% al segundo año de la

implantación

Permite un mejor control de costos a través de análisis detallados de las operaciones de la empresa.

Esta integración conllevara tiempo, costo (dinero y esfuerzo) y sobre todo cambios importantes en las formas de operar tradicionalmente. El cambio será una gran mejora en la organización y en la aceptación de los cambios por parte de los empleados, por lo cual en el futuro con una buena planeación, aumentara las capacidades de las áreas de la empresa con todos los miembros de la organización fortaleciendo la arquitectura de la misma