Estructura organizacional

Master en Evaluación de Proyectos

Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

1

Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

NORMA CONSTANZA MORALES CRUZ

Fuente:


ITBA – UCEMA

ARBOLEDA, Vélez Germán. “Proyectos – Formulación, Evaluación y Control”

MIRANDA, Miranda Juan José. “Gestión de Proyectos”



2

CompetenciaCompetencia

Estructurar proyectos para la formación según perfil de salida



3

Resultado de AprendizajeResultado de Aprendizaje

Diseñar la estructura administrativa y el modelo de gestión del proyecto agropecuario de acuerdo con los parámetros nacionales o internacionales y con los requerimientos del cliente y de la organización



4

ConocimientosConocimientos

• Elementos de Gestión de Proyectos: alcance, riesgos, recursos, tiempo y calidad

• Sistemas y fuentes de información: conceptos, tipos, características, aplicaciones

• Reportes: concepto, tipos (información financiera y contable)

• Identificar la normatividad que rige el sector al que pertenece la actividad (producto y/o servicio) del proyecto en los ámbitos económicos, contables y tributarios.

• Establecer planes de trabajo

• Políticas y estructuras organizacionales agropecuarias

• Toma de decisiones: concepto, teoría

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO: Sustentación por equipo de trabajo frente a la estructura que requiere su proyecto

EVIDENCIA DE PROCESOS: Implementación de la estructura organizacional conforme a la estructura del proyecto

EVIDENCIA DE PRODUCTO:

-Estructura organizacional conforme a las exigencias del proyecto

-Modelo de Gestión para el proyecto

-Constitución de la empresa

-Aspectos legales (contrataciones)

-Gestión del Alcance

-Gestión del Tiempo

-Gestión del Costo

-Procesos de Reclutamiento, Selección, y Descripción y Análisis de cargos

-Planes de beneficios

-Análisis de Riesgos del proyecto

-Sistema de Información

.

EVIDENCIAS EVIDENCIAS



6

Estructura OrganizacionalEstructura Organizacional

Todo modelo de proyecto durante su ciclo de vida requiere de tres estructuras diferentes:

•Fase de Preinversión•Fase de Inversión•Fase Operacional



7

Factores OrganizacionalesFactores Organizacionales

El proyecto debe contar con una organización bien fundamentada que permita alcanzar los objetivos:•Orientar esfuerzos y administrar los recursos disponibles (unidades organizativas, recursos humanos, materiales, financieros y plan de trabajo)•Realizar la programación de la totalidad de actividades que debe organizar, coordinar y controlar el proyecto en cada una de sus fases•Debe ser diseñada con un alto porcentaje de flexibilidad•Debe ser detallada y analítica •Basada en el tamaño de las oficinas y la magnitud, nivel de cargos ejecutivos y de los métodos administrativos



8


• Flujo de trabajo y definiciones. • Modelos organizacionales y desarrollo de

proyectos. Análisis de ventajas y desventajas.

• Criterios para selección de la estructura adecuada.

• Cambio de estructura. Manejo de la Transición



9

Desafíos para la OrganizaciónDesafíos para la Organización

• Naturaleza dinámica

• Capaz de cambiar rápidamente según lo requiera el mercado

• Apta para enfrentaralta competenciacambios en la tecnologíacontrol de los recursos y la complejidad



10

La OrganizaciónLa Organización

• Grupo de personas que deben coordinar sus Grupo de personas que deben coordinar sus actividades para lograr los objetivos organizacionalesactividades para lograr los objetivos organizacionales

• La coordinación requiere fuerte comunicación clara comprensión de las interrelaciones e inter dependencias

entre las personas

• En su diseño influyen intensidad de cambio complejidad disponibilidad de recursos características del mercado decisiones a tomar



11

DiseñoDiseño

• No hay estructuras No hay estructuras organizacionales organizacionales buenas o malas; buenas o malas; sinosino

organizaciones organizaciones apropiadas o apropiadas o inapropiadasinapropiadas



12

Subsistema sociotécnicoSubsistema sociotécnico

SISTEMA SOCIAL-Personas-Comportamiento Grupal

SISTEMA TECNICO-Tecnología-Materiales-Equipo

Optimización de resultados balanceando ambos sistemas Optimización de resultados balanceando ambos sistemas



13

BalanceBalance

•ESPECIALIZACION •RUTINA

•ACTITUDES



14

Requerimientos del cambio organizacionalRequerimientos del cambio organizacional

• libre acceso entre las personas y los grupos• comunicación abierta y confiable• interdependencia como base de la cohesión entre

departamentos• preponderancia de: confianza, asumir riesgos y

proveer ayuda• resolución de conflictos minimizando los efectos

negativos



15

Limitaciones al cambioLimitaciones al cambio

• Conformidad• Desconfianza• Falta de coraje para asumir riesgos• Supervivencia• Evitar ser identificado con fallas o errores

• A largo plazo estos comportamientos adaptativos A largo plazo estos comportamientos adaptativos limitan la capacidad competitiva e innovadora de limitan la capacidad competitiva e innovadora de la organizaciónla organización



16

Consideraciones de DiseñoConsideraciones de Diseño

Enfasis Razones

Control •Sensibilidad a variaciones en el contexto

Integración •Productos múltiples de alta tecnología

Relaciones Externas •Regulaciones•Sindicatos



17

DefinicionesDefiniciones

Autoridad

Poder conferido

Responsabilidad

Obligaciones

Autoridad +Responsabilidad=

Compromiso



18

Modelo de comportamiento organizacionalModelo de comportamiento organizacionalDiagnóstico congruenciaDiagnóstico congruencia

Insumos

Entorno

Recursos

Historia

Productividad

Sistema

Unidad

Individuos

Organización

Informal

Personas

EstrategiaTareas

Organización

Formal



19

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL

Personal afectado a Proyectos

Organización Lineal o MilitarOrganización Lineal o Militar

AUTORIDAD

RESPONSABILIDAD



20

Ventajas Organización Lineal o MilitarVentajas Organización Lineal o Militar

• Cada funcionario tiene solo un jefe• Sólo una persona o instancia da instrucciones y

órdenes• Se reporta y depende de una sola persona o

instancia• Aplica para empresas familiares o pequeñas

empresas



21

• Coarta el pleno desempeño de los funcionarios o equipo de trabajo

• No se aprovecha la especialización de las diferentes áreas

• Carece de flexibilidad

Desventajas Organización Lineal o Militar Desventajas Organización Lineal o Militar



22

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos



Organización FuncionalOrganización Funcional



23

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos






24

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos






25

Ventajas Organización FuncionalVentajas Organización Funcional

• Aconsejable para empresas medianas• Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario• Posibilita mejor control técnico• Provee continuidad

políticasprocedimientos

• Facilita el control al existir una sola línea inmediata de reporte

• Canales de comunicación bien definidos



26

• Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total

• Compleja Coordinación• Las decisiones se inclinan hacia los grupos

funcionales más fuertes• Las iniciativas están orientadas más hacia lo

funcional que a los proyectos en curso

Desventajas Organización FuncionalDesventajas Organización Funcional



27

Organización Divisional o de Línea Estado Organización Divisional o de Línea Estado MayorMayor

Gerente General

División A División B División C

Asesor

Departamento C

Departamento B

Departamento A

Asesor

Departamento C

Departamento B

Departamento A

Asesor

Departamento C

Departamento B

Departamento A



28

Ventajas Organización DivisionalVentajas Organización Divisional

• La autoridad es compartida

• Las áreas funcionales no cuentan con tiempo para investigar o actualizarse

• Requiere del equipo staff para garantizar su normal funcionamiento

Desventajas Organización DivisionalDesventajas Organización Divisional

• El equipo staff cumple función de asesoría

• No asume responsabilidades



29

DirectorEjecutivo

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManager

Coordinaciónde Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS


Organización por ProyectosOrganización por Proyectos



30

Ventajas Organización por ProyectosVentajas Organización por Proyectos

• Optimización de recursos

• Responsabilidad clara y limitada

• Facilidad para implementar el control

Desventaja Organización por ProyectosDesventaja Organización por Proyectos

• Su duración es transitoria



31

DirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente deProject

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinaciónde Proyectos

ORGANIZACION MATRIZ FUERTE


Organización Matricial FuerteOrganización Matricial Fuerte



32

Ventajas Organización MatricialVentajas Organización Matricial

• El project manager mantiene control ( a través de los gerentes de línea) sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal

• Pueden establecerse políticas y procedimientos específicos para cada proyecto

• Respuesta rápida ante cambios, conflictos y necesidades de cada proyecto

• El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos

• Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina

• Mejor balance entre tiempos, costos y resultados

• Autoridad y responsabilidad están compartidas

• Trabaja bajo dos principios: Especialización y autoeficiencia



33

• Flujo multidimensional de trabajo e información

• Doble dependencia

• Cambio continuo de prioridades

• Dificultad inicial para establecer políticas y procedimientos

• Gerentes de linea pueden tener sesgos hacia sus propios objetivos

• Las personas desarrollan roles con mayor grado de ambigüedad respecto a la organización funcional

Desventajas Organización MatricialDesventajas Organización Matricial



34

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL


Organización Matricial DébilOrganización Matricial Débil



35

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente de

Project

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación

del Proyecto A

ORGANIZACION MIXTA


Coordinación

Proyecto B

Organización MixtaOrganización Mixta



36

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Project ManagerCoordinación

de Proyectos

ORGANIZACION MATRIZ BALANCEADA


Organización Matriz BalanceadaOrganización Matriz Balanceada



37

Gerenciamiento de Proyectos Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

Tipo de Organización Características

Funcional

Débil

Matriz

Balanceada

Fuerte

Por Proyectos

Autoridad del Líder o gerente del proyecto

Poca o ninguna

Limitada

Baja a

Moderada

Moderada

a Alta

Alta a casi Total

% de personal afectado full-time al proyecto

Practicamente

ninguno

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Rol del líder

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Tiempo completo

Título asignado al responsable del Proyecto

Coordinador del

Proyecto/ Líder de Proyecto

Coordinador del

Proyecto/ Líder de Proyecto

Gerente de Proyecto /

Project Officer

Gerente de Proyecto / Program Manager

Project Manager

Program Manager



38

Estructura Organizacional

Plan de Gestión de Personal afectado a

Proyectos

Asignación de Roles y Responsabilidades

Información de Soporte

Planeamiento OrganizacionalPlaneamiento Organizacional



39

Describe cuándo y cómo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto

Puede incluir histogramas de carga de trabajo por especialistas

Los procedimientos de reasignación de Personal deben tener en cuenta

La reducción de incertidumbres que dañen la moral de los integrantes del equipo

Eliminar la tendencia a “estirar las actividades” ya que incrementa los costos del proyecto

Plan de Gestión de PersonalPlan de Gestión de Personal



40

Matriz de Asignación de responsabilidades Persona Fase

A B C D E F ...

Requerimientos A C R P P - - Funciones A - R P - P - Diseño A - C R I - P Desarrollo - C A R - P P Testeo - - A P I R P P= Participante ; R=Responsable ; C=Control / Revisión I=requiere su input ; A=requiere su autorización



41

• Impacto en la organización• Descripciones de Tareas

MisiónResponsabilidadAutoridadTareasAmbito de Trabajo

• Necesidades de Capacitación




42

Plan del Proyecto

Descripción del Personal Disponible

Prácticas y procedimientos de

reclutamiento

Incorporación de PersonalIncorporación de Personal



43

Entrevistas de reclutamiento

Negociaciones de asignación de personal

Identificación y obtención de servicios

especializados

Asignación

Directorio de Proyectos

Incorporación de PersonalIncorporación de Personal



44

• Experiencia previa• Intereses personales• Características

Personales• Grado de

disponibilidad• Competencias *

Personal DisponiblePersonal Disponible



45

COMPETENCIA DEFINICION

PROACTIVIDAD Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimiento de los objetivos establecidos o percibidos

Modelo de Competencias



46

NIVEL I: EDUCACION GENERAL APTITUDES ENTRENAMIENTO GENERAL ACTITUD

COMPETENCIA DEFINICION ANALITICA Capacidad de determinar con precisión las relaciones

causa-efecto

COMUNICACION Capacidad de recibir, interpretar, validar y transmitir información con precisión, usando un vocabulario adecuado y un medio efectivo

CREATIVIDAD Capacidad de pensar y actuar usando aplicaciones originales e innovadoras de técnicas, principios y conceptos

PROCESAMIENTO DE INFORMACION

Capacidad de obtener, clasificar y evaluar con precisión la información

MATEMATICA Capacidad de comprender y aplicar relaciones numéricas

ORIENTACION A LA CALIDAD

Capacidad de considerar las implicancias relativas a la Calidad en cada actividad propuesta

ORIENTACION A LO MINUCIOSO

Capacidad del conocimiento de los detalles para llevar adelante las tareas hasta su finalización



47

NIVEL II: ENTRENAMIENTO TECNICO EXPERIENCIA ESPECIFICA INTERESES

COMPETENCIA DEFINICION COACHING Capacidad de mejorar los resultados de los demás,

brindándoles información de retroalimentación; de modo de impulsarlos hacia comportamientos deseados

ANALISIS COSTO / BENEFICIO

Capacidad de identificar, separar y analizar, los elementos de una situación y sus costos; evaluando el impacto sobre los beneficios directos e indirectos

RELACIONES HUMANAS

Capacidad de entender el complejo sistema de las necesidades individuales, alineándolas con los objetivos organizacionales, para lograr una armoniosa interacción de grupos

VISION DEL NEGOCIO Capacidad de comprensión del entorno, la estrategia, la cultura, la organización y los procesos, considerando grados de interdependencia entre ellos

MODELIZACION Capacidad de construir réplicas simbólicas de sistemas o conceptos

SENSIBILIDAD A LAS TENDENCIAS

Capacidad de reconocer e interpretar órdenes o patrones de un grupo de datos en un período y predecir comportamientos futuros



48

NIVEL III: ENTRENAMIENTO GERENCIALAMPLIA EXPERIENCIA / EXPOSICION / OPORTUNIDADES

COMPETENCIA DEFINICION VISION GLOBAL Capacidad de tener en cuenta una gran cantidad de

variables situacionales y probables resultados a través de la comprensión de las relaciones funcionales en una macro perspectiva considerando el impacto del tiempo

GESTION DEL CAMBIO Capacidad de entender los elementos de cambio y actuar con flexibilidad para lograr la transición hacia un nuevos conjunto de condiciones con las menores perturbaciones a los procesos existentes



49

COMPETENCIAS GENERICAS COMPETENCIAS TECNOLOGICAS (c) Proactividad Electrónica Analítica Estructuras Comunicación Estadística Creatividad Química General Procesamiento Información Química Analítica Matemática Física Orientación a la Calidad Microbiología Orientación a lo minucioso Toxicología Coaching Dermatología Análisis Costo Beneficio Bioquímica Relaciones Humanas Psicológica Visión del Negocio Alimentos / Nutrición Modelización Botánica Sensibilidad a las tendencias Ergonomía Visión Global Anatomía Gestión del Cambio Ingeniería de Empaque COMPETENCIAS - MERCADO Desarrollo de test Comprensión del Mercado Epidemiología Conocimiento del Cliente Farmacología COMPETENCIAS ARTISTICAS Inmunología Juicio Estético Biofísica Lenguajes foráneos Medicina General Diseño artístico COMPETENCIAS TECNOLOGICAS COMPETENCIAS DE NEGOCIOS Conocimiento de Materiales Planeamiento Métodos Manufactura Administración Equipamiento Control Formulaciones Negocios Internacionales Negociaciones Regulaciones



50

PERFIL DE COMPETENCIA DE PUESTOS

N Competencia 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Puesto: Fecha

1=mínimo5=máximo



51

Descripción y Análisis de CargosDescripción y Análisis de CargosNombre del Cargo Funciones Herramientas Requisitos

Gerente general 1. Aprobar programas y presupuestos

2. Interpretar estados financieros

3. Estudiar contratos4. Revisar y analizar las

estadísticas

1. Computador 1. Título universitario en ingeniería

2. Diez años de experiencia en cargos similares

3. Experto en sistemas

Jefe de Producción 1. Analizar mercados y pronósticos de ventas

2. Estudiar problemas de producción

3. Supervisar la realización de programas de producción y calidad de los productos

1. Computador2. Equipo para control de

calidad

1. Ingeniero Mecánico2. Diez años de

experiencia en cargos similares

3. Conocimiento de inglés

Jefe de Ventas 1. Estudiar situación del mercado y programas de fabricación

2. Analizar pronósticos de ventas

3. Visitar clientes importantes

1. Computador 1. Título universitario2. Ocho años de

experiencia en cargos similares



52

Costos de PersonalCostos de PersonalNombre del Cargo No. de Personas Salario Básico Valor Anual

Gerente general

Jefe de Producción

Jefe de Ventas

Jefe de Contabilidad

Jefe de Personal

Secretaría

Auxiliar de Servicios Generales



53

GRACIASGRACIAS

Education

Estructura organizacional