Curso de formacin de MicrosoftOffice
Excel2007Ponerse rpidamente al da[Nombre de su empresa] presenta:

#1[Notas para el instructor: en la ltima diapositiva encontrar ayuda ms detallada sobre cmo personalizar esta plantilla. Tambin puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.Como esta presentacin contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la informacin personal. A menos que agregue informacin a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentacin. Haga clic en Aceptar en el mensaje.]

Ponerse rpidamente al daContenido del cursoDescripcin general: Introduccin prcticaLeccin: Qu ha cambiado y por quLeccin 2: Empezar a trabajar en ExcelLeccin 3: Un nuevo formato de archivoLas dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de prueba.

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Ponerse rpidamente al da

Descripcin general: Introduccin prcticaExcel 2007 tiene un nuevo aspecto. Contiene las familiares hojas de clculo a las que est acostumbrado, pero con algunos cambios. Concretamente, el antiguo aspecto de los mens y comandos situados en la parte superior de la ventana se ha reemplazado por la cinta de opciones. En este curso se explica cmo usar la cinta de opciones y se describen los dems cambios de Excel que le ayudarn a crear mejores hojas de clculo ms rpidamente.

#3La cinta de opciones, con fichas a cuyos comandos se obtiene acceso haciendo clic, se desarroll con la finalidad de simplificar el uso de Excel y de ayudar a encontrar rpidamente los comandos necesarios y trabajar con ellos.

Ponerse rpidamente al daObjetivos del cursoEntender el nuevo aspecto de Excel. Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma. Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel.

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Leccin 1Qu es lo que ha cambiado y por qu

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Ponerse rpidamente al daQu es lo que ha cambiado y por quEfectivamente hay muchos cambios en Excel 2007. El ms evidente est en la parte superior de la ventana.Pero son cambios para mejor. Los comandos que necesita ahora estn ms visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.

#6La cinta de opciones es el nuevo centro de control. En lugar de ms o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en mens, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con un presencia muy visual. Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca ms detalles sobre el nuevo diseo y preprese para trabajar con la nueva versin de Excel.

Ponerse rpidamente al daQu hay en la cinta de opciones? Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos. Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel. Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas.Comandos: un comando es un botn, un men o un cuadro en el que se especifica informacin.

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Ponerse rpidamente al daQu hay en la cinta de opciones? Por dnde se empieza a trabajar en la cinta de opciones? Los comandos principales de Excel estn agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio . Por el principio.

#8Los comandos de la ficha Inicio son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar estn los primeros en la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles . Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente . Los comandos para centrar texto o alinearlo a la izquierda o a la derecha estn en el grupo Alineacin , y los comandos para insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas de clculo estn en el grupo Celdas .

Ponerse rpidamente al daQu hay en la cinta de opciones? Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta. Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no estn ocultos en mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de trabajo.

#9He aqu un ejemplo de las ventajas que presentan los grupos: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo, en una opcin. Slo tiene que hacer clic en el botn Ajustar texto dentro del grupo Alineacin , en la ficha Inicio . Sugerencia: en la Tarjeta de referencia rpida, cuyo vnculo se incluye al final de este curso, encontrar una lista de las fichas y de lo que stas contienen.

Ponerse rpidamente al daMs comandos pero slo cuando se necesitanLos comandos de la cinta de opciones son los que ms utiliza. En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos slo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la accin que realice.No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn disponibles.

#10Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios. Pero despus de crear el grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar dentro del grupo Grficos , aparecern las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En estas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a sus acciones. Utilice la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o para mover la ubicacin del grfico; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos del grfico u otros elementos; y la ficha Formato para agregar colores de relleno o para cambiar los estilos de lnea. Cuando termine de trabajar en el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Las Herramientas de grficos desaparecern. Para que vuelvan a aparecer, haga clic dentro del grfico.

Ponerse rpidamente al daMs opciones si las necesitaAlgunas veces aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de dilogo, en la esquina inferior derecha de un grupo.Esta flecha indica que hay ms opciones disponibles para el grupo. En la ficha Inicio , haga clic en la flecha en el grupo Fuente .Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogos y ver un cuadro de dilogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo: El cuadro de dilogo Formato de celdas se abre, con opciones de superndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.

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#11Siguiendo con el ejemplo, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , estarn todos los comandos que se utilizan con ms frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar la fuente y el tamao, y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado.Si desea ms opciones, como un superndice, utilice el iniciador de cuadros de dilogo.

Ponerse rpidamente al daColocar comandos en su propia barra de herramientasSuele utilizar comandos que no estn tan accesibles como le gustara? Puede agregarlos fcilmente a la Barra de herramientas de acceso rpido. Reproduzca la animacin para ver cmo se agrega un botn a la barra de herramientas y despus se elimina de all. Animacin: haga clic con el botn secundario del mouse y haga clic en Reproducir.

#12La barra de herramientas de acceso rpido est sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esta barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los das y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Slo tiene que hacer clic con el botn secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuacin, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.[Nota para el instructor: para reproducir la animacin mientras se muestra la presentacin, haga clic con el botn secundario del mouse en la animacin y, a continuacin, haga clic en Reproducir. Despus de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (despus de hacer clic con el botn secundario del mouse) y, a continuacin, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animacin, consulte las notas de la ltima diapositiva de la presentacin sobre cmo reproducir una animacin de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animacin, la diapositiva que viene a continuacin es una diapositiva duplicada con imgenes estticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentacin.]

Ponerse rpidamente al daComandos en la barra de herramientasSuele utilizar comandos que no estn tan accesibles como le gustara? Puede agregarlos fcilmente a la Barra de herramientas de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido est situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre estn visibles y a mano.

#13Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los das y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Slo tiene que hacer clic con el botn secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuacin, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.[Nota para el instructor: esta diapositiva es idntica a la anterior, pero en lugar de una animacin contiene imgenes estticas. Utilcela si tiene problemas para ver la animacin. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentacin.]

Ponerse rpidamente al daDnde estn los mtodos abreviados de teclado? Si utiliza el teclado ms que el ratn, le agradar saber que el diseo de la cinta de opciones incluye nuevos mtodos abreviados.Hay mtodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones.Estos mtodos abreviados a menudo requieren menor combinacin de teclas.

Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel:

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Ponerse rpidamente al daDnde estn los mtodos abreviados de teclado? Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas.Por ejemplo, as es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto:Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas.Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas.Presione H para seleccionar la ficha Inicio .Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.

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#15Informacin adicional sobre el uso de los nuevos mtodos abreviados:Cuando presione ALT, ver las sugerencias de teclas de todas las fichas de la cinta de opciones, todos los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office (que se describe ms adelante en la presentacin). Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla correspondiente al botn que desea.

Ponerse rpidamente al daLos antiguos mtodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes. Por ejemplo, el mtodo abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el mtodo abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles. Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

Dnde estn los antiguos mtodos abreviados?

#16Para obtener ms informacin sobre los mtodos abreviados de teclado, consulte la Tarjeta de referencia rpida, cuyo vnculo encontrar al final de esta presentacin.

Ponerse rpidamente al daUna vista nuevaLa cinta de opciones no es el nico cambio de Excel 2007. La vista Diseo de pgina tambin es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseo de pgina en Microsoft Office Word, le alegrar ver que Excel ofrece las mismas ventajas.

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Ponerse rpidamente al daUna vista nuevaPara ver la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina en la barra de herramientas Vista . Ttulos de columna.Ttulos de fila.Reglas de margen.Esto es lo que ver en la hoja de clculo:

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#18Encontrar la barra de herramientas Vista en la parte inferior derecha de la ventana.Otra forma de ver la vista Diseo de pgina es hacer clic en la ficha Ver en la cinta de opciones y luego en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro .

Ponerse rpidamente al daUna vista nuevaEn la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, los laterales y la parte inferior de la hoja de clculo, y un pequeo espacio de color azul entre las hojas de clculo. Otras ventajas de la nueva vista:No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas de diseo antes de imprimir. Ahora es ms fcil agregar encabezados y pies de pgina. Puede ver hojas de clculo diferentes en vistas distintas.

Las reglas de la parte superior y de los laterales sirven para ajustar los mrgenes.

#19Informacin adicional sobre estos puntos:Puede activar o desactivar las reglas cuando lo necesite (haga clic en Regla en el grupo Mostrar u ocultar en la ficha Ver . En la siguiente leccin obtendr ms informacin sobre el uso de la vista preliminar. Cuando escribe en la nueva rea de encabezado y pie de pgina situada en la parte superior o inferior de una pgina, la ficha Diseo se abre con todos los comandos que necesita para crear encabezados y pies de pgina. Comprobar exactamente cmo funciona en la siguiente leccin.Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Para ver una hoja en una vista diferente, seleccione una vista en la barra de herramientas Vista o en el grupo Vistas de libro en la ficha Ver , para cada hoja. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah.

Ponerse rpidamente al daTrabajar con diferentes resoluciones de pantallaTodo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla est definida en una resolucin alta y la ventana de Excel est maximizada. Si no es as, la apariencia cambia. En baja resolucin. Si la pantalla est definida en una resolucin baja, por ejemplo en 800 por 600 pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones mostrarn nicamente el nombre del grupo, no los comandos del grupo.

Cundo y cmo cambia la apariencia?

#20Informacin adicional sobre la baja resolucin: Cuando trabaje con una resolucin baja, tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.Por ejemplo, en la ficha Ver , el grupo Mostrar u ocultar tiene varios comandos para mostrar u ocultar distintos elementos. Con una resolucin alta, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar . En una resolucin de 800 por 600, ver el botn Mostrar u ocultar , pero no los comandos del grupo.En ese caso, haga clic en la flecha del botn del grupo Mostrar u ocultar para mostrar los comandos del grupo.Los grupos que, con una resolucin menor, muestran slo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados.

Ponerse rpidamente al daTrabajar con diferentes resoluciones de pantallaTodo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla est definida en una resolucin alta y la ventana de Excel est maximizada. Si no es as, la apariencia cambia. Cuando la ventana de Excel no est maximizada. Algunos grupos slo mostrarn el nombre del grupo.

Cundo y cmo cambia la apariencia?Con equipos Tablet PC. En estos equipos con pantallas pequeas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones ms pequeas de las fichas y grupos.

#21Informacin adicional sobre ventanas pequeas: En cualquier resolucin, hay un tamao de ventana en el que algunos grupos slo muestran el nombre de grupo. Por tanto, si trabaja en una ventana de Excel que no est maximizada, es posible que tenga que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.Informacin adicional sobre Tablet PC: Si tiene un Tablet PC con un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes de las fichas y grupos.

Ponerse rpidamente al daSugerencias para la prcticaEscribir texto. Ajustar el ancho de las columnas.Cambiar las vistas de documento.Mostrar u ocultar el espacio en blanco.Agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido.Prctica en lnea (requiere Excel 2007)

#22[Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vnculo de la diapositiva para tener acceso a una prctica en lnea. Las tareas de dicha prctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirn de gua. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica.]

Ponerse rpidamente al daPrueba 1, pregunta 1Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rpido. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

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Ponerse rpidamente al daPrueba 1, pregunta 1: RespuestaVerdadero.Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de herramientas de acceso rpido.

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Ponerse rpidamente al daPrueba 1, pregunta 2Algunos comandos aparecen slo cuando se necesitan. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

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Ponerse rpidamente al daPrueba 1, pregunta 2: RespuestaVerdadero.Despus de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un grfico o un encabezado y pie de pgina, y aparecern ms comandos.

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Leccin 2Empezar a trabajar en Excel

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Ponerse rpidamente al daEmpezar a trabajar en ExcelEn la primera leccin se ofreci una introduccin al nuevo aspecto de Excel 2007.Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente reunin para realizar algunas revisiones en una hoja de clculo que ha creado en una versin anterior de Excel. Podr hacer las tareas bsicas necesarias en Excel 2007 en slo 30 minutos? En esta leccin le mostraremos cmo hacerlo.

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Ponerse rpidamente al daAbrir el archivoPrimero lo ms importante. Desea abrir un libro existente creado en una versin anterior de Excel. Haga clic en el botn de Microsoft Office . Siga este procedimiento:Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.Tenga en cuenta que tambin puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del men, para definir las opciones del programa.

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#29Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versin anterior. Ya puede empezar a trabajar.Pero antes de ponerse a trabajar, consulte estas notas sobre el uso del botn de Microsoft Office, situado en la esquina superior izquierda de la ventana. Al hacer clic en l se abrir un men con los mismos comandos que utilizaba en las versiones anteriores para abrir y guardar sus libros.Este men contiene elementos tiles. Por ejemplo, aqu encontrar opciones del programa que controlan aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia R1C1 o mostrar la barra de frmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior del men para tener acceso a las opciones.En las versiones anteriores de Excel, estas opciones se definan en el cuadro de dilogo Opciones , que se abra desde el men Herramientas . En esta versin, muchas de esas opciones estn aqu, ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos antiguos o nuevos.

Ponerse rpidamente al daInsertar una columnaAhora desea agregar una columna a la hoja de clculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen. Reproduzca la animacin para ver cmo se inserta una columna en la hoja de clculo. Animacin: haga clic con el botn secundario del mouse y haga clic en Reproducir.

#30La hoja de clculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. La nueva columna identificar los distintos productos, como lcteos, cereales, fruta, etc. La animacin ilustra el proceso: Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad , as que haga clic en la columna Proveedor . En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el men que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr escribir los datos nuevos.

[Nota para el instructor: para reproducir la animacin mientras se muestra la presentacin, haga clic con el botn secundario del mouse en la animacin y, a continuacin, haga clic en Reproducir. Despus de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (despus de hacer clic con el botn secundario del mouse) y, a continuacin, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animacin, consulte las notas de la ltima diapositiva de la presentacin sobre cmo reproducir una animacin de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animacin, la diapositiva que viene a continuacin es una diapositiva duplicada con imgenes estticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentacin.]

Ponerse rpidamente al daInsertar una columnaAhora desea agregar una columna a la hoja de clculo para identificar clases de productos. La columna debe colocarse entre dos columnas de datos existentes, Cantidad y Proveedor. La hoja de clculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva columna para identificar los distintos productos, como lcteos, cereales, fruta, etc.

#31[Nota para el instructor: esta diapositiva y la siguiente incluyen el mismo contenido que la anterior, pero utilizan imgenes estticas y texto en lugar de una animacin. Utilice estas diapositivas si tiene problemas para ver la animacin. Elimine estas dos diapositivas o la anterior antes de mostrar la presentacin.]

Ponerse rpidamente al daHaga clic en la columna Proveedor . A continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el men que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr escribir los datos nuevos.Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna.Insertar una columna

Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y la columna Proveedor :

#32En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, as como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.

Ponerse rpidamente al daModificar y dar formato a los datosLas operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio . Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.

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Ponerse rpidamente al daModificar y dar formato a los datosCon los ttulos an seleccionados, decide cambiar su color y su tamao, para que resalten todava ms.En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de fuente. Ver muchos ms colores que antes entre los que elegir.Si desea ver cmo quedar el ttulo con otros colores, seleccione un color y espere unos segundos.

#34Con esta vista previa, ya no es necesario hacer una seleccin para ver el color y despus deshacerla si no es de su agrado. Cuando vea un color que le gusta, haga clic en l.

Ponerse rpidamente al daPara aumentar el tamao de fuente, haga clic en Aumentar tamao de fuente .

Modificar y dar formato a los datos Tambin puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de formato y edicin.Con los ttulos an seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineacin , haga clic en Centrar .

Por ltimo, descubre que necesita especificar un pedido adicional para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en Copiar . A continuacin, haga clic en la ltima fila y, de nuevo, en el grupo Portapapeles , haga clic en Pegar .

#35Alternativa a hacer clic en Aumentar tamao de fuente: Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Tamao de fuente para ver una lista de tamaos. Con este mtodo obtendr la misma vista previa activa que para los colores de fuente.

Ponerse rpidamente al daEscribir una frmulaAntes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad. Coloque el cursor en la ltima celda de la columna Cantidad y, a continuacin, haga clic en el botn Suma en la ficha Inicio (est en el grupo Edicin ). Presione ENTRAR para ver el resultado de la frmula.

Es muy fcil. Haga clic en el botn Suma .

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#36Excel suma los nmeros mediante la funcin SUMA. Para realizar otras operaciones, haga clic en la flecha del botn Suma . A continuacin, haga clic en alguna de las funciones de la lista que aparece: Promedio, Recuento, Mx. o Mn. Si hace clic en Ms funciones, Excel abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin , en donde puede seleccionar entre todas las funciones de Excel. O haga clic en la ficha Frmulas y examine los grupos Biblioteca de funciones y Clculo .

Ponerse rpidamente al daAgregar encabezados y pies de pginaComo retoque final, decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo.Esto permitir clarificar el asunto de los datos.Cambie a la vista Diseo de pgina. Puede hacer clic en la ficha Ver y, a continuacin, en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro . O puede hacer clic en el botn central de la barra de herramientas Vista situada en la parte inferior de la ventana.

Esto es lo que tiene que hacer:

#37En la vista Diseo de pgina es muy sencillo agregar encabezados y pies de pgina. Ver cmo se hace en la diapositiva siguiente.

Ponerse rpidamente al daAgregar encabezados y pies de pginaComo retoque final, decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo.Esto permitir clarificar el asunto de los datos.Haga clic en el rea situada en la parte superior de la pgina donde se indica Haga clic para agregar encabezado.

Esto es lo que tiene que hacer:Cuando lo haga, aparecern las herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la parte superior de la cinta de opciones.

#38Las herramientas de encabezado y pie de pgina contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de pgina. Tambin hay un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de pgina diferentes en las pginas pares e impares. Para el encabezado de este informe, escribe Informe de ventas de junio y ya est. En cuanto haga clic en la hoja de clculo, las herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo junto con sus comandos desaparecern hasta que vuelva a necesitarlas. Para volver a mostrarlas, haga clic de nuevo en el rea del encabezado o del pie.

Ponerse rpidamente al daImprimirEs hora de imprimir el informe.En la vista Diseo de pgina, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir.Haga clic en la ficha Diseo de pgina .En el grupo Configurar pgina , haga clic en Orientacin y, despus, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseo de pgina, ver el cambio en la orientacin y cmo quedan los datos de ambas formas.

As es como se utiliza la vista Diseo de pgina:

#39Con la vista Diseo de pgina se evitar algunos de los viajes de ida y vuelta que tena que hacer para obtener una vista previa de las hojas de clculo en versiones anteriores de Excel. Por ejemplo, en versiones anteriores de Excel, seguramente tena que pasar varias veces de la vista Diseo de pgina a la vista Normal para ajustar la hoja de clculo antes de imprimir. O quizs haca varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. Esos das quedaron atrs.

Ponerse rpidamente al daImprimirEs hora de imprimir el informe.En la vista Diseo de pgina, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir.An en el grupo Configurar pgina , haga clic en Tamao para seleccionar el tamao de papel. Ver los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimir).

As es como se utiliza la vista Diseo de pgina:

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Ponerse rpidamente al daLa ventana Nuevo libro La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel. Cuando haga clic en el botn de Microsoft Office y luego en Nuevo, se abrir la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

#41A la izquierda encontrar diferentes categoras de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado en Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vnculos a demostraciones de vdeo y plantillas en lnea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.

Ponerse rpidamente al daSugerencias para la prcticaInsertar una columna.Usar Autosuma.Agregar un encabezado y un pie de pgina. Dar los ltimos retoques. Examinar las opciones de impresin. Prctica en lnea (requiere Excel 2007)

#42[Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vnculo de la diapositiva para tener acceso a una prctica en lnea. Las tareas de dicha prctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirn de gua. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica.]

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 1Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

#43

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 1: RespuestaVerdadero.A continuacin, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en Insertar columnas de hoja.

#44

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 2Dnde est el botn en el que se hace clic para buscar comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una respuesta).En la primera ficha. En la esquina superior izquierda de la ventana. Bajo la cinta de opciones.

#45

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 2: RespuestaEn la esquina superior izquierda de la ventana.Haga clic en el botn de Microsoft Office redondo grande situado en la esquina superior izquierda.

#46

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 3En la vista Diseo de pgina, desea agregar un encabezado a la hoja de clculo, pero no ve los comandos que necesita. Para ver los comandos, debe hacer clic en el rea en la que se indica Haga clic para agregar encabezado. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

#47

Ponerse rpidamente al daPrueba 2, pregunta 3: RespuestaVerdadero.Cuando lo haga, aparecern las herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos para trabajar con encabezados y pies de pgina.

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Leccin 3Un nuevo formato de archivo

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Ponerse rpidamente al daUn nuevo formato de archivoExcel tiene un nuevo formato de archivo.Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel 2007. El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten daados, reduce el tamao de archivo y ofrece nuevas caractersticas.

#50En esta leccin aprender a compartir sus hojas de clculo de Excel 2007 con personas que an no tienen Excel 2007 y obtendr ms informacin sobre los motivos por los que se ha cambiado el formato de archivo.

Ponerse rpidamente al daTrabajar con archivos de versiones anterioresEn Excel 2007, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2003. Pero y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? Y si necesita compartir los archivos con departamentos que an no tienen Excel 2007?Que no cunda el pnico. Podr compartir todos los libros con estas personas.

#51

Ponerse rpidamente al daLos archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario.Excel guardar los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se cre en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar en el formato de 2003 de forma predeterminada.Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo.Cuando guarde un archivo en el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2007 no son compatibles con la versin anterior.

Trabajar con archivos de versiones anteriores As es como se hace:

#52Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versin anterior, cuando lo guarde y realice algn trabajo en l, podr usar la configuracin automtica del cuadro de dilogo Guardar como para guardar el archivo en el formato de la versin original.Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo.Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despus guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicar que las versiones anteriores de Excel no tienen la opcin de color para encabezados y pies de pgina, y que el encabezado aparecer como texto sin formato.Importante: si una caracterstica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificar.

Ponerse rpidamente al daSiempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato.

Trabajar con archivos de versiones anteriores

Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.Los compaeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrn abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.

Slo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007.

As es como se hace:

#53Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Utilice Guardar como e indique a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007.Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compaeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007. Cuando abran su libro, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrirlo.Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint2007.

Ponerse rpidamente al daVentajas del nuevo formato El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Nuevas caractersticasArchivos ms segurosMenor riesgo de que los archivos resulten daados

stas son sus principales ventajas:

#54Nuevas caractersticas. Adems de las caractersticas descritas en las lecciones anteriores, el nmero de filas de una hoja de clculo se ha aumentado de 65.536 a 1.048.576. El nmero de columnas se ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms grandes en la nueva barra de frmulas de tamao ajustable. Y si hace clic en grandes bloques de texto en una celda, la barra de frmulas ya no se dividir en la cuadrcula de la hoja de clculo.Archivos ms seguros. Los libros que contienen cdigo no deseado o macros son ms fciles de identificar y bloquear.Menor riesgo de que los archivos resulten daados. Excel incluye una caracterstica mejorada que permite abrir archivos daados y recuperar parte del trabajo que, de no ser as, se perdera.

Ponerse rpidamente al daVentajas del nuevo formato El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Menor tamao de archivo

stas son sus principales ventajas:Datos ms tiles

#55Tamao de archivo menor. Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es aproximadamente un 50 o un 75 por ciento menor que en versiones anteriores de Excel. Puede abrir y guardar los archivos comprimidos como suele hacerlo con cualquier archivo de Excel.Datos ms tiles. Se pueden realizar ms operaciones con los datos, porque al estar basados en XML es ms sencillo integrarlos con otros conjuntos de datos de otros equipos y programas. Por ejemplo, guarde su datos de presupuestos en un programa especializado, seleccione los que necesita e imprtelos a un documento de Word, una hoja de clculo de Excel o una base de datos de Access.

Ponerse rpidamente al daNuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardarCuando guarde un archivo en Excel 2007, podr seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni cdigo de VBA.Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o cdigo de VBA. Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.

#56Libro de Excel (*.xlsx). Guarde un libro con este formato si no contiene macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Si intenta guardar un libro como un libro de Excel y contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel 2007 le avisar de que la macro o el cdigo de VBA se eliminarn del archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando contenga macros o cdigo de VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o cdigo de VBA como el tipo de archivo Libro de Excel, Excel le aconsejar que no lo haga.Plantilla de Excel (*.xltx). Guarde el libro con este formato si necesita una plantilla.

Ponerse rpidamente al daNuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardarCuando guarde un archivo en Excel 2007, podr seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.

Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande.

#57Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.Libro binario de Excel (*.xlsb). Guarde el libro con este formato si el libro es especialmente grande; este tipo de archivo se abrir ms rpidamente que uno con el formato Libro de Excel muy grande. Dispondr de las nuevas caractersticas de Excel, pero no de XML.

Ponerse rpidamente al daNuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardarCuando guarde un archivo en Excel 2007, podr seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versin anterior de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

#58Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que trabaja con una versin anterior de Excel y no dispone del Mdulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint.Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayora de las caractersticas de Excel 2007 se desactivarn cuando guarde el libro como este tipo de archivo.

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 1Si guarda un archivo creado en una versin anterior de Excel como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar todas las nuevas caractersticas de Excel. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

#59

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 1: RespuestaVerdadero.

#60

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 2Por qu se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007 a XML? (Elija una respuesta).Permite agregar nuevas caractersticas a Excel. Los archivos son ms seguros. Hay menor riesgo de que los archivos resulten daados. El tamao de archivo es menor. Todas las anteriores.

#61

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 2: RespuestaTodas las anteriores.

#62

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 3Alguien le enva un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con l en 2007, el archivo se guardar automticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opcin. (Elija una respuesta).Verdadero.Falso.

#63

Ponerse rpidamente al daPrueba 3, pregunta 3: RespuestaFalso. Si lo cre en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar con formato 2003 salvo que especifique lo contrario.

#64

Ponerse rpidamente al daTarjeta de referencia rpidaSi desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rpida.

#65

USO DE ESTA PLANTILLAConsulte el panel de notas o la pgina de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.

#66Uso de esta plantillaEsta plantilla de Microsoft Office PowerPoint incluye contenido didctico sobre cmo empezar a trabajar en Excel 2007. Ha sido diseada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice segn sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptacin del curso de formacin en lnea de Microsoft Office Familiarizarse con Excel 2007.Caractersticas de la plantillaDiapositiva de ttulo: en la primera diapositiva hay un marcador de posicin en el que debe escribir el nombre de su empresa. Tambin puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa informacin.Animaciones: los efectos de animacin personalizados se aplican en todo el documento. Estos efectos son Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirn en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint 2000. Para modificar los efectos de animacin, vaya al men Presentacin con diapositivas , haga clic en Animacin personalizada y trabaje con las opciones que aparecen.Si esta presentacin contiene una animacin en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX, denominado Shockwave Flash Object, en su equipo. Para ello, descargue la ltima versin del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia.Transiciones entre diapositivas: la transicin Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentacin. Si desea una transicin diferente, vaya al men Presentacin con diapositivas , haga clic en Transicin de diapositiva y trabaje con las opciones que aparecen.Hipervnculo al curso en lnea: la plantilla contiene vnculos a la versin en lnea de este curso de formacin. Dichos vnculos le llevarn a la sesin prctica de cada leccin y a la Tarjeta de referencia rpida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: : debe tener Excel 2007 instalado para ver las sesiones prcticas. Si no dispone de Excel 2007, no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica. Encabezados y pies de pgina: la plantilla contiene un pie de pgina con el ttulo del curso. Puede cambiar o quitar los pies de pgina en el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina (que se abre desde el men Ver ).

#1[Notas para el instructor: en la ltima diapositiva encontrar ayuda ms detallada sobre cmo personalizar esta plantilla. Tambin puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.Como esta presentacin contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la informacin personal. A menos que agregue informacin a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentacin. Haga clic en Aceptar en el mensaje.]

#2

#3La cinta de opciones, con fichas a cuyos comandos se obtiene acceso haciendo clic, se desarroll con la finalidad de simplificar el uso de Excel y de ayudar a encontrar rpidamente los comandos necesarios y trabajar con ellos. #4

#5

#6La cinta de opciones es el nuevo centro de control. En lugar de ms o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en mens, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con un presencia muy visual. Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca ms detalles sobre el nuevo diseo y preprese para trabajar con la nueva versin de Excel. #7

#8Los comandos de la ficha Inicio son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar estn los primeros en la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles . Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente . Los comandos para centrar texto o alinearlo a la izquierda o a la derecha estn en el grupo Alineacin , y los comandos para insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas de clculo estn en el grupo Celdas . #9He aqu un ejemplo de las ventajas que presentan los grupos: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo, en una opcin. Slo tiene que hacer clic en el botn Ajustar texto dentro del grupo Alineacin , en la ficha Inicio . Sugerencia: en la Tarjeta de referencia rpida, cuyo vnculo se incluye al final de este curso, encontrar una lista de las fichas y de lo que stas contienen. #10Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios. Pero despus de crear el grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar dentro del grupo Grficos , aparecern las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En estas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a sus acciones. Utilice la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o para mover la ubicacin del grfico; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos del grfico u otros elementos; y la ficha Formato para agregar colores de relleno o para cambiar los estilos de lnea. Cuando termine de trabajar en el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Las Herramientas de grficos desaparecern. Para que vuelvan a aparecer, haga clic dentro del grfico. #11Siguiendo con el ejemplo, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , estarn todos los comandos que se utilizan con ms frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar la fuente y el tamao, y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado.Si desea ms opciones, como un superndice, utilice el iniciador de cuadros de dilogo. #12La barra de herramientas de acceso rpido est sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esta barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los das y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Slo tiene que hacer clic con el botn secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuacin, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.[Nota para el instructor: para reproducir la animacin mientras se muestra la presentacin, haga clic con el botn secundario del mouse en la animacin y, a continuacin, haga clic en Reproducir. Despus de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (despus de hacer clic con el botn secundario del mouse) y, a continuacin, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animacin, consulte las notas de la ltima diapositiva de la presentacin sobre cmo reproducir una animacin de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animacin, la diapositiva que viene a continuacin es una diapositiva duplicada con imgenes estticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentacin.]#13Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los das y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Slo tiene que hacer clic con el botn secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuacin, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.[Nota para el instructor: esta diapositiva es idntica a la anterior, pero en lugar de una animacin contiene imgenes estticas. Utilcela si tiene problemas para ver la animacin. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentacin.]#14

#15Informacin adicional sobre el uso de los nuevos mtodos abreviados:Cuando presione ALT, ver las sugerencias de teclas de todas las fichas de la cinta de opciones, todos los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office (que se describe ms adelante en la presentacin). Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla correspondiente al botn que desea. #16Para obtener ms informacin sobre los mtodos abreviados de teclado, consulte la Tarjeta de referencia rpida, cuyo vnculo encontrar al final de esta presentacin. #17

#18Encontrar la barra de herramientas Vista en la parte inferior derecha de la ventana.Otra forma de ver la vista Diseo de pgina es hacer clic en la ficha Ver en la cinta de opciones y luego en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro . #19Informacin adicional sobre estos puntos:Puede activar o desactivar las reglas cuando lo necesite (haga clic en Regla en el grupo Mostrar u ocultar en la ficha Ver . En la siguiente leccin obtendr ms informacin sobre el uso de la vista preliminar. Cuando escribe en la nueva rea de encabezado y pie de pgina situada en la parte superior o inferior de una pgina, la ficha Diseo se abre con todos los comandos que necesita para crear encabezados y pies de pgina. Comprobar exactamente cmo funciona en la siguiente leccin.Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Para ver una hoja en una vista diferente, seleccione una vista en la barra de herramientas Vista o en el grupo Vistas de libro en la ficha Ver , para cada hoja. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah.

#20Informacin adicional sobre la baja resolucin: Cuando trabaje con una resolucin baja, tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.Por ejemplo, en la ficha Ver , el grupo Mostrar u ocultar tiene varios comandos para mostrar u ocultar distintos elementos. Con una resolucin alta, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar . En una resolucin de 800 por 600, ver el botn Mostrar u ocultar , pero no los comandos del grupo.En ese caso, haga clic en la flecha del botn del grupo Mostrar u ocultar para mostrar los comandos del grupo.Los grupos que, con una resolucin menor, muestran slo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados.#21Informacin adicional sobre ventanas pequeas: En cualquier resolucin, hay un tamao de ventana en el que algunos grupos slo muestran el nombre de grupo. Por tanto, si trabaja en una ventana de Excel que no est maximizada, es posible que tenga que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.Informacin adicional sobre Tablet PC: Si tiene un Tablet PC con un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes de las fichas y grupos.

#22[Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vnculo de la diapositiva para tener acceso a una prctica en lnea. Las tareas de dicha prctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirn de gua. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica.]#23

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#29Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versin anterior. Ya puede empezar a trabajar.Pero antes de ponerse a trabajar, consulte estas notas sobre el uso del botn de Microsoft Office, situado en la esquina superior izquierda de la ventana. Al hacer clic en l se abrir un men con los mismos comandos que utilizaba en las versiones anteriores para abrir y guardar sus libros.Este men contiene elementos tiles. Por ejemplo, aqu encontrar opciones del programa que controlan aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia R1C1 o mostrar la barra de frmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior del men para tener acceso a las opciones.En las versiones anteriores de Excel, estas opciones se definan en el cuadro de dilogo Opciones , que se abra desde el men Herramientas . En esta versin, muchas de esas opciones estn aqu, ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos antiguos o nuevos.

#30La hoja de clculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. La nueva columna identificar los distintos productos, como lcteos, cereales, fruta, etc. La animacin ilustra el proceso: Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad , as que haga clic en la columna Proveedor . En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el men que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr escribir los datos nuevos.

[Nota para el instructor: para reproducir la animacin mientras se muestra la presentacin, haga clic con el botn secundario del mouse en la animacin y, a continuacin, haga clic en Reproducir. Despus de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (despus de hacer clic con el botn secundario del mouse) y, a continuacin, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animacin, consulte las notas de la ltima diapositiva de la presentacin sobre cmo reproducir una animacin de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animacin, la diapositiva que viene a continuacin es una diapositiva duplicada con imgenes estticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentacin.]#31[Nota para el instructor: esta diapositiva y la siguiente incluyen el mismo contenido que la anterior, pero utilizan imgenes estticas y texto en lugar de una animacin. Utilice estas diapositivas si tiene problemas para ver la animacin. Elimine estas dos diapositivas o la anterior antes de mostrar la presentacin.]#32En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, as como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.#33

#34Con esta vista previa, ya no es necesario hacer una seleccin para ver el color y despus deshacerla si no es de su agrado. Cuando vea un color que le gusta, haga clic en l. #35Alternativa a hacer clic en Aumentar tamao de fuente: Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Tamao de fuente para ver una lista de tamaos. Con este mtodo obtendr la misma vista previa activa que para los colores de fuente.#36Excel suma los nmeros mediante la funcin SUMA. Para realizar otras operaciones, haga clic en la flecha del botn Suma . A continuacin, haga clic en alguna de las funciones de la lista que aparece: Promedio, Recuento, Mx. o Mn. Si hace clic en Ms funciones, Excel abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin , en donde puede seleccionar entre todas las funciones de Excel. O haga clic en la ficha Frmulas y examine los grupos Biblioteca de funciones y Clculo .#37En la vista Diseo de pgina es muy sencillo agregar encabezados y pies de pgina. Ver cmo se hace en la diapositiva siguiente. #38Las herramientas de encabezado y pie de pgina contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de pgina. Tambin hay un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de pgina diferentes en las pginas pares e impares. Para el encabezado de este informe, escribe Informe de ventas de junio y ya est. En cuanto haga clic en la hoja de clculo, las herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo junto con sus comandos desaparecern hasta que vuelva a necesitarlas. Para volver a mostrarlas, haga clic de nuevo en el rea del encabezado o del pie.#39Con la vista Diseo de pgina se evitar algunos de los viajes de ida y vuelta que tena que hacer para obtener una vista previa de las hojas de clculo en versiones anteriores de Excel. Por ejemplo, en versiones anteriores de Excel, seguramente tena que pasar varias veces de la vista Diseo de pgina a la vista Normal para ajustar la hoja de clculo antes de imprimir. O quizs haca varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. Esos das quedaron atrs. #40

#41A la izquierda encontrar diferentes categoras de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado en Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vnculos a demostraciones de vdeo y plantillas en lnea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.#42[Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vnculo de la diapositiva para tener acceso a una prctica en lnea. Las tareas de dicha prctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirn de gua. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica.]#43

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#50En esta leccin aprender a compartir sus hojas de clculo de Excel 2007 con personas que an no tienen Excel 2007 y obtendr ms informacin sobre los motivos por los que se ha cambiado el formato de archivo.#51

#52Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versin anterior, cuando lo guarde y realice algn trabajo en l, podr usar la configuracin automtica del cuadro de dilogo Guardar como para guardar el archivo en el formato de la versin original.Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo.Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despus guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicar que las versiones anteriores de Excel no tienen la opcin de color para encabezados y pies de pgina, y que el encabezado aparecer como texto sin formato.Importante: si una caracterstica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificar.#53Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Utilice Guardar como e indique a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007.Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compaeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007. Cuando abran su libro, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrirlo.Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint2007.#54Nuevas caractersticas. Adems de las caractersticas descritas en las lecciones anteriores, el nmero de filas de una hoja de clculo se ha aumentado de 65.536 a 1.048.576. El nmero de columnas se ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms grandes en la nueva barra de frmulas de tamao ajustable. Y si hace clic en grandes bloques de texto en una celda, la barra de frmulas ya no se dividir en la cuadrcula de la hoja de clculo.Archivos ms seguros. Los libros que contienen cdigo no deseado o macros son ms fciles de identificar y bloquear.Menor riesgo de que los archivos resulten daados. Excel incluye una caracterstica mejorada que permite abrir archivos daados y recuperar parte del trabajo que, de no ser as, se perdera.

#55Tamao de archivo menor. Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es aproximadamente un 50 o un 75 por ciento menor que en versiones anteriores de Excel. Puede abrir y guardar los archivos comprimidos como suele hacerlo con cualquier archivo de Excel.Datos ms tiles. Se pueden realizar ms operaciones con los datos, porque al estar basados en XML es ms sencillo integrarlos con otros conjuntos de datos de otros equipos y programas. Por ejemplo, guarde su datos de presupuestos en un programa especializado, seleccione los que necesita e imprtelos a un documento de Word, una hoja de clculo de Excel o una base de datos de Access.

#56Libro de Excel (*.xlsx). Guarde un libro con este formato si no contiene macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Si intenta guardar un libro como un libro de Excel y contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel 2007 le avisar de que la macro o el cdigo de VBA se eliminarn del archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando contenga macros o cdigo de VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o cdigo de VBA como el tipo de archivo Libro de Excel, Excel le aconsejar que no lo haga.Plantilla de Excel (*.xltx). Guarde el libro con este formato si necesita una plantilla.#57Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.Libro binario de Excel (*.xlsb). Guarde el libro con este formato si el libro es especialmente grande; este tipo de archivo se abrir ms rpidamente que uno con el formato Libro de Excel muy grande. Dispondr de las nuevas caractersticas de Excel, pero no de XML.#58Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que trabaja con una versin anterior de Excel y no dispone del Mdulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint.Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayora de las caractersticas de Excel 2007 se desactivarn cuando guarde el libro como este tipo de archivo.#59

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#66Uso de esta plantillaEsta plantilla de Microsoft Office PowerPoint incluye contenido didctico sobre cmo empezar a trabajar en Excel 2007. Ha sido diseada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice segn sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptacin del curso de formacin en lnea de Microsoft Office Familiarizarse con Excel 2007.Caractersticas de la plantillaDiapositiva de ttulo: en la primera diapositiva hay un marcador de posicin en el que debe escribir el nombre de su empresa. Tambin puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa informacin.Animaciones: los efectos de animacin personalizados se aplican en todo el documento. Estos efectos son Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirn en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint 2000. Para modificar los efectos de animacin, vaya al men Presentacin con diapositivas , haga clic en Animacin personalizada y trabaje con las opciones que aparecen.Si esta presentacin contiene una animacin en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX, denominado Shockwave Flash Object, en su equipo. Para ello, descargue la ltima versin del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia.Transiciones entre diapositivas: la transicin Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentacin. Si desea una transicin diferente, vaya al men Presentacin con diapositivas , haga clic en Transicin de diapositiva y trabaje con las opciones que aparecen.Hipervnculo al curso en lnea: la plantilla contiene vnculos a la versin en lnea de este curso de formacin. Dichos vnculos le llevarn a la sesin prctica de cada leccin y a la Tarjeta de referencia rpida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: : debe tener Excel 2007 instalado para ver las sesiones prcticas. Si no dispone de Excel 2007, no podr tener acceso a las instrucciones de la prctica. Encabezados y pies de pgina: la plantilla contiene un pie de pgina con el ttulo del curso. Puede cambiar o quitar los pies de pgina en el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina (que se abre desde el men Ver ).