Excel 2010

EXCEL 2010

Elaboró: Daniel Olalde Soto 2

Objetivo General: El alumno conocerá el ambiente de Excel, aprenderá a

guardar y abrir libros de trabajo; cerrar el programa. Asimismo estudiará el

acceso al programa mediante varios métodos e introducir y editar datos a las

celdas.

1.1 Introducción a Excel

1.2 Acceso

1.3 Ambiente

1.4 Abrir un libro de trabajo

1.5 Guardar un libro de trabajo

1.6 Cerrar y salir de Excel 2010

1.7 Introducir y editar datos

Ambiente de Excel 2010 UNIDAD 1

EXCEL 2010


AMBIENTE DE EXCEL 2010

1.1 Introducción a Excel

Excel 2010 es un programa de Microsoft, que consiste en una hoja de cálculo que está

organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, números,

fechas, horas y realizar operaciones (aritméticas y lógicas) por medio de fórmulas y representar los

resultados en gráficas.

Los documentos realizados en Excel reciben el nombre de Libros de trabajo y son

guardados con la extensión .xlsx. Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan

datos; está compuesto de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, éste

se abre con 3 hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es la retícula formada por filas y columnas donde se pueden introducir

datos. Las hojas de Excel 2010 se encuentran conformadas por 1, 048, 576 filas y 16,384 columnas

(que están ordenadas en forma de letras de la A hasta la XFD), que serán 17, 179, 869, 184 celdas.

1.2 Acceso

Para poder acceder a Excel existen varias formas, las más usuales son las siguientes:

Primera opción:

1. Metacomando < WIN + R >.

2. Aparece la venta Ejecutar.

3. Tecleamos EXCEL.

4. Clic en Aceptar.

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Segunda opción:

1. Hacemos clic en el botón Inicio.

2. Seleccionamos la opción todos los programas.

3. Elegimos la carpeta Microsoft Office.

4. Hacemos clic en el programa Microsoft Office Excel 2010.

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1.3 Ambiente

Ficha Archivo

Minimizar

Restaurar

Barra de Título

Menú Cinta de

Opciones

Cerrar

Banda de

Opciones

Banda de

Opciones

Cuadro de

referencias

Celda

Activa

Botón Insertar

Funciones

Filas

Cuadro de

contenido o

Barra de fórmulas

Columnas

Vistas de la hoja

de cálculo

Barra de Estado

Zoom

Botón Insertar

Hoja de Cálculo

Barra de

desplazamiento

horizontal

Hoja Activa

Indicador de Hojas

HOJA DE CÁLCULO

Barra de Desplazamiento

Vertical

Barra de

acceso rápido

Banda de

opciones

EXCEL 2010


1.4 Abrir un libro de trabajo

Cuando se desea utilizar un libro de trabajo previamente guardado, realiza el siguiente

procedimiento:

1. Clic en ficha Archivo.

2. Selecciona la opción Abrir.

3. Para abrir un libro de trabajo de los que se muestran en la ventana basta

seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de

color).

4. Luego pulsa en el botón Abrir.

Otra manera de abrir un libro rápidamente es utilizando el Metacomando < Ctrl + A >.

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1.5 Guardar un libro de trabajo

Una vez que se creó un libro de trabajo o se han hecho modificaciones en uno existe, es

necesario guardar los cambios realizados. Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones

Guardar y Guardar como.

Para guardar un libro de trabajo por primera vez, se realiza el siguiente procedimiento

1. Clic en la ficha Archivo.

2. Selecciona la opción Guardar como y elige el formato del archivo que deseas

guardar.

3. Teclea el nombre del libro e indica la ubicación del archivo.

4. Pulsa en el botón Guardar.

Nota: También se puede emplear la tecla de función < F12 > para guardar como.

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Para guardar los cambios realizados a un libro previamente guardo, efectúa cualquiera de

los siguientes pasos:

1. Pulsar en el icono Guardar de la barra de acceso rápido.

2. Metacomando < Ctrl + G >.

3. Ficha Archivo, dar clic en Guardar.

1.6 Cerrar y salir de Excel 2010

Para cerrar un libro de trabajo hay que utilizar el

Metacomando < Ctrl + F4 >.

Para salir de Excel 2010 hay que elegir cualquiera de las

siguientes opciones:

1. Clic en la ficha Archivo y seleccionar la opción Salir.

2. Utilizar el Metacomando < Alt + F4 >.

1.7 Introducir y editar datos

Para introducir datos, basta con seleccionar la celda donde

se desea insertar la información y teclearla; para borrar mientras se

está editando la celda, se utiliza la tecla < Retroceso o Backspace>.

Una vez introducido el dato, es posible borrarlo mediante la tecla

< Supr o Delete >.

Para editar un dato previamente escrito, se empela la tecla

< F2 >; al presionar esta tecla en una celda, se podrá mover hacia

adelante y hacia atrás entre los caracteres de la celda modificada,

insertando o borrando la información.

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Objetivo General: El alumno conocerá tipos de errores que existen en Excel,

aprenderá a desplazarse entre celdas, seleccionarlas y moverlas. También

estudiará como desplazarse entre hojas, ocultarlas, moverlas y cambiar el

color de las etiquetas.

2.1 Desplazamiento entre celdas

2.2 Seleccionar celdas

2.3 Mover y copiar celdas

2.4 Creación de series

2.5 Insertar hojas de cálculo

2.6 Eliminar hojas de cálculo

2.7 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

2.8 Desplazamiento entre hojas de cálculo

2.9 Ocultar y mostrar hojas

2.10 Mover y copiar hojas

2.11 Color de las etiquetas

2.12 Errores en los datos

Manejando libros de Excel UNIDAD 2

EXCEL 2010


EDICIÓN BÁSICA

2.1 Desplazamiento entre celdas

Toda hoja de cálculo se encuentra formada por celdas, las cuales son identificadas por

letras (columnas) y números (filas) en la que se encuentran ubicadas.

Para situarse en una celda basta con dar clic en ella y el puntero se moverá en esa celda,

seleccionándola.

Algunos métodos para desplazarse rápidamente utilizando el teclado son:

TECLADO ACCIÓN

< FLECHA ABAJO > Celda Abajo

< FLECHA ARRIBA > Celda Arriba

< FLECHA DERECHA > Celda Derecha

< FLECHA IZQUIERDA > Celda Izquierda

< AV PÁG > Pantalla Abajo

< RE PÁG > Pantalla Arriba

< CTRL + INICIO > Celda A1

< FIN + FLECHA ARRIBA > Primera celda de la columna activa

< FIN + FLECHA ABAJO > Última celda de la columna activa

< FIN + FLECHA IZQUIERDA Ó INICIO > Primera celda de la fila activa

< FIN + FLECHA DERECHA > Última celda de la fila activa

2.2 Seleccionar celdas

Para seleccionar una celda, basta con posicionar el cursor sobre esa celda. También es

posible seleccionar más de una celda, esto, con el fin de llevar al cabo diversas acciones en ellas.

Se le llama rango a la selección de más de una celda, un rango está conformado por celdas

contiguas que deben formar un rectángulo o cuadrado.

Para seleccionar un rango realiza cualquiera de los siguientes pasos:

Primera opción

1. Coloca el cursor en la primera celda del rango.

2. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionar la tecla, utiliza las flechas de

direccionamiento hasta cubrir el total del rango deseado.

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Segunda opción

1. Sitúa el puntero hacia la primera celda del rango.

2. Mueve el puntero al centro de la celda para que tome la forma de una cruz

gruesa.

3. Para iniciar la selección, haz clic y sin dejar de dar clic izquierdo, arrastra el

ratón hasta cubrir la última celda del rango deseado.

Tercera opción

1. Coloca el cursor en la primera celda del rango que se desee seleccionar.

2. Dirige el puntero del ratón hacia la última celda de mismo rango.

3. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionarla, haz clic en la última celda.

2.3 Mover y copiar celdas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia la celda, incluidas las fórmulas y sus

valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios

1. Selecciona las celdas que desees copiar o mover.

2. En la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, elige alguno de los siguientes

procedimientos:

a) Par mover celdas, haz clic en Cortar o utiliza el Metacomando < Ctrl + X >.

b) Para copiar celdas, haz clic en Copiar o presiona las teclas < Ctrl + C >.

3. Selecciona la celda superior o izquierda del área donde se desea pegar el

contenido.

4. De la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, haz clic en la opción Pegar.

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2.4 Creación de series

Para escribir datos de forma rápida, puedes configurar Excel de manera que repitas los

datos o puedas rellenar los datos de manera automática.

Con el controlador de relleno puedes llenar rápidamente las celdas de un rango con una

serie de números o fechas o con una serie integrada para días de la semana, meses, días o años.

Para crear series de número o fechas realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar.

2. Escribe el valor inicial de la serie.

3. Escribe un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

4. Selecciona la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

5. Arrastra el controlador de relleno por el rango que deseas rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastra hacia abajo o hacia la derecha.

Para rellenar en orden descendente, arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

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Algunos ejemplos de series que se pueden rellenar:

Selección inicial Serie extendida

1, 2, 3 4, 5, 6,…

9:00 10:00, 11:00, 12:00,…

lun mar, mié, jue,…

lunes martes, miércoles, jueves,…

ene feb, mar, abr,…

ene, abr jul, oct, ene,…

15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,…

2009, 2010 2011, 2012,…

1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,…

texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,…

1er periodo 2do periodo, 3er periodo,…

Producto 1 Producto 2, Producto 3,…

Puedes escoger alguna de las series utilizadas en el relleno, dando clic en la opción

Relleno, de la ficha Inicio, del grupo Modificar.

Se mostrará la siguiente ventana donde se deberá indicar una de las series que da Excel

como Lineal, Geométrica, Cronológica y Autorrellenar, además de crear la serie en fila o columna.

EXCEL 2010


Indica el incremento en caso de que no se requiera consecutivo y también un límite.

2.5 Insertar hojas de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, realiza alguno de los siguientes procedimientos:

1. Para insertar rápidamente una nueva hoja de cálculo al final de las hojas de

cálculo existentes, da clic en la ficha Insertar hoja de cálculo del indicador de

hojas.

2. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, selecciona

esa de hoja de cálculo y de la banda de opciones selecciona Insertar hoja, de la

ficha Inicio, del grupo Celdas.

3. Una forma más rápida es utilizando el Metacomando < Mayús + F11 >.

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2.6 Eliminar hojas de cálculo

Para eliminar hojas de cálculo sobrantes o innecesarias, se pueden realizar los siguientes

pasos:

1. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada debajo de

Eliminar y después elegir la opción Eliminar hoja.

2. Clic derecho sobre la hoja del indicador de hojas y seleccionar la opción

Eliminar.

2.7 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Las etiquetas de las hojas tienen un nombre, este nombre identifica a las hojas de cálculo.

De manera predeterminada, las hojas aparecen con el nombre Hoja + Número consecutivo. Si se

desea cambiar el nombre de cualquier hoja, realiza los siguientes pasos:

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1. Del indicador de hojas, haz clic derecho y elige la opción Cambiar nombre.

2. Teclea el nuevo nombre y pulsa < Enter >.

2.8 Desplazamiento entre hojas de cálculo

Para pasar de una hoja a otra, realiza cualquiera de las siguientes opciones:

1. Haz clic en la etiqueta de la hoja que se desea activar.

2. Pulsa la combinación de las teclas < Ctrl + Av Pág> o < Ctrl + Re Pág> para ir a

la siguiente hoja o a la anterior respectivamente.

3. Utiliza los botones de desplazamiento que se encuentran a lado de los

indicadores de hojas.

Es importante mencionar que estos botones no cambian de hoja, sólo

muestran las etiquetas de las hojas cuando éstas no están visibles.

Para desplazarse entre libros, sitúate en la ficha Vista y en el grupo Ventana, da clic en la

flecha Cambiar ventanas y elige alguno de los libros que se desee abrir.

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2.9 Ocultar y mostrar hojas

En algunas ocasiones, es necesario que una hoja de cálculo no se vea, para hacer este

proceso, selecciona la hoja que deseas ocultar y elige la opción Ocultar, de la ficha Vista, del grupo

Ventana.

Para mostrar las hojas, basta con dar clic en Mostrar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.

También se puede emplear la ficha Inicio, del grupo Celda, elegir la opción Formato y en el

menú elegir Ocultar hoja o mostrar hoja.

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2.10 Mover y copiar hojas

Para mover o copiar una hoja, realiza el siguiente

procedimiento:

1. Sitúate en la ficha Inicio, del grupo

Celda, da clic en la fecha situada

debajo de Formato.

2. En el menú contextual elige la opción

Mover o copiar hoja.

3. Se visualizará la siguiente ventana.

Despliega la lista Al libro y selecciona el libro al que deseas mover o copiar la

hoja (el libro debe estar abierto) o si los prefieres, puede crear un nuevo libro

que contenga únicamente las hojas que vas a mover o copiar.

El cuadro de la lista Antes de la hoja permite indicar que hoja se desea

colocar, la hoja que se mueva o copie.

Activa la casilla de verificación Crear una copia en caso de que se desee crear

una copia de la hoja seleccionada y dejar la original en su lugar. Si no se activa

esta casilla, las hojas solamente se moverán.

Un forma de mover rápidamente de lugar una hoja, sólo haz clic y arrastra la hoja hacia la

nueva posición.

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2.11 Color de las etiqueta

Para cambiar la el color de la etiqueta a una hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la hoja.

2. Clic derecho sobre la etiqueta y del menú contextual selecciona Color de

etiqueta.

3. Selecciona el color deseado.

También puedes cambiar el color desde la ficha Inicio, del grupo Celdas, opción Formato y

elegir del menú contextual Color de etiqueta e indica el color deseado.

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2.12 Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.

Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, aparecerá un cuadro de diálogo como el que aparece a

continuación:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o

rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber

más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer

clic sobre el cuadro anterior se mostrará un

cuadro u otro, siendo el más frecuente el que

aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula no

es válida y nos deja elegir entre diferentes

opciones.

Si no sabemos qué hacer, disponemos

de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no

podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

EXCEL 2010


Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,

siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una

fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo

en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos

visto antes.

EXCEL 2010


Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas

de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a

eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

3.1 Cambios en la estructura

3.2 Insertar filas

3.3 Insertar columnas

3.4 Insertar celdas

3.5 Eliminar filas y columnas

3.6 Eliminar celdas

3.7 Mover y ocultar celdas

3.8 Formato de celdas

3.9 Proteger hojas y libros

Formato de celdas UNIDAD 3

EXCEL 2010


FORMATO DE CELDAS

3.1 Cambios en la estructura

En una hoja de cálculo, se puede especificar el ancho de columna comprendido entre 0 y

255. Este valor representa el número caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato

de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres. Si el ancho de

columna se establece como 0, la columna se oculta.

Se puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este valor representa la

medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila

predeterminado es de 12.75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.

3.1.1 Ancho de columna

Si desea modificar el ancho de alguna columna, se

pueden emplear dos métodos:

El primer método consiste en utilizar la ficha

Formato. Para ello, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona las columnas a las que

quieras modificar la altura (en caso de

no seleccionar ninguna, se realizará la

operación a la columna en la que nos

encontramos).

2. Sitúate en la opción Formato que se

encuentra en la ficha Inicio del grupo

Celdas.

3. En tamaño de celda, da clic en Ancho

de columna y en la venta que se

visualiza teclea el tamaño.

EXCEL 2010


El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, seguiremos los

siguientes pasos:

1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de

la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva

posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la

columna va cambiando.

4. Suelta el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

3.1.2 Alto de fila

Para modificar el alto de una fila, efectúa el

siguiente procedimiento:

1. Selecciona la fila o filas que desees

cambiar.

2. De la ficha Inicio, da clic en Formato,

del grupo Celdas.

3. En tamaño de celda, selecciona la

opción Alto de fila y en la ventana que

se visualiza, teclea el tamaño.

EXCEL 2010


El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello realiza el siguiente

procedimiento:

1. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que

desees modificar, en la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.

Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

4. Al final suelta el botón del ratón

3.1.3 Autoajustar

En Excel es posible modificar el tamaño de la de las filas y columnas, de una forma rápida

sólo basta dar doble clic en la intersección entre la columna y la fila, para que la celda se

autoajuste según el texto, que tenga la celda.

3.2 Insertar filas

Para insertar una única fila, selecciona la fila o celda situada en la fila existente por encima

de aquella en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas por

encima de cual deseas insertar las nuevas filas.

De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la

flecha situada junto a Insertar y elige la opción Insertar

filas de hoja.

EXCEL 2010


3.3 Insertar columnas

Para insertar una única columna, selecciona la columna o celda situada de la columna

existente por encima de aquella en la que se desea

insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las

filas situadas por encima de cual deseas insertar las

nuevas filas.

De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en

la flecha situada junto a Insertar y elige la opción

Insertar columnas de hoja.

3.4 Insertar celdas

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni

filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de

celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, hay que seguir los

siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas sobre las que quieres

añadir las nuevas.

2. Sitúate en la ficha Inicio. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a

Insertar y luego elige la opción Insertar celdas.

3. Aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

4. Elige la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se

desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Da clic sobre Aceptar.

EXCEL 2010


3.5 Eliminar filas y columnas

Para eliminar filas o columnas, hay que seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona las filas o columnas a

eliminar.

2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas,

da clic en la flecha situada junto a

Eliminar.

3. Elige la opción Eliminar filas de hoja

o Eliminar columnas de hoja.

3.6 Eliminar celdas

Para eliminar varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas a eliminar.

2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas,

da clic en la flecha situada junto a

Eliminar.

3. Elige la opción Eliminar celdas.

4. Aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo.

5. Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la

eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la

derecha. Da clic sobre Aceptar.

EXCEL 2010


3.7 Mover y ocultar celdas

Las filas y columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se puede

hacer cuando se cambia a 0 (cero) el alto de la fila o el ancho de la columna. Para volver a

mostrarlas, se emplea el comando Mostrar.

Para ocultar celdas, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona las filas o columnas que se desean ocultar.

2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opción Formato.

3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Ocultar filas u Ocultar

columnas.

EXCEL 2010


Para mostrar celdas, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona las filas o columnas que se desean mostrar.

2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opción Formato.

3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Mostrar filas o Mostrar

columnas.

3.8 Formato de celdas

Para modificar el aspecto de las celdas, se tiene que ocupar la ficha Inicio.

EXCEL 2010


En esta cinta se cuenta con las herramientas más utilizadas por el usuario para dar

formato a celdas, con los grupos siguientes:

Fuentes: Este grupo cuenta con tipo de letra, tamaño, estilo y color de letra.

Alineación: Este grupo permite alinear un texto en la celda de forma vertical y

horizontal, así como la orientación y la sangría.

Número: Este grupo formatea los números.

Estilo: Este grupo permite dar formato condicional a tablas y a celdas, que ya

están predefinidos.

Celda: Este grupo permite modificar los aspectos de la celda como tamaño, mover,

copiar o proteger, etc.

3.8.1 Fuente

• Utilizando los cuadros de diálogo:

En la ficha Inicio haz clic en la flecha que se

encuentra al pie del grupo Fuente.

Después se abrirá un cuadro de diálogo

llamado Formato de celdas, haciendo clic sobre la

ficha Fuente, como se muestra a continuación.

EXCEL 2010


Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón

Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que

queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.

o Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de

letra.

o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,

Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

o Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u

otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez

situados en el recuadro.

o Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre

la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se tendrá que

elegir un tipo de subrayado.

o Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la

flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

o Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y

Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla

de verificación que se encuentra a la izquierda.

o Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de

fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

• Utilizando la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la

que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha

para elegir otro tipo.

EXCEL 2010


Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de

nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien

escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic

sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo

utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o

quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la

letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el

botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la

flecha de la derecha y elegirlo.

3.8.2 Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden

alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Alineación.

3. Aparecerá la siguiente imagen.

EXCEL 2010


4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, haz clic sobre el botón Aceptar.

o Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre

la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción que Excel 2010 tiene por defecto, alinea las celdas

seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los

números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de

éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.

EXCEL 2010


LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el

dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una

celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá

********* hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se

alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a

todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente

celda en la selección que contiene datos.

o Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá

sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer

clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes

opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte

superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la

altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte

inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la

parte superior como por la inferior.

o Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se

muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier

ángulo desde 90º en sentido opuesto a las manecillas de un reloj a 90º en sentido

de las manecillas de un reloj.

o Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,

utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si

activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar

exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se

visualizará en varias filas dentro de la celda.

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o Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda

se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

o Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una

sola.

o Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la

celda.

En la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas

de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas

pasará a ser Izquierda.

Centra horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Alinea a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón une todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y

centra los datos.

3.8.3 Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para modificar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo bordes,

realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona el rango de celdas, a las cuales se van a modificar el aspecto.

2. Selecciona la ficha Inicio.

3. Haz clic sobre la flecha que se encuentra a lado del grupo Fuente.

4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, selecciona la ficha Bordes.

EXCEL 2010


5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón

Aceptar.

o Preestablecidos: Selecciona una opción de borde predefinida para aplicar

bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas.

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas

seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas

seleccionadas excepto alrededor de la selección.

o Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los

botones preestablecidos.

o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

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o Color: Elige un color en la lista para cambiar el color de las celdas

seleccionadas.

En la Banda opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado

en éste. En caso de querer otro tipo de borde, se debe elegir haciendo clic sobre la flecha

del botón.

3.8.4 Rellenos

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las

demás. Si requiere realiza eso, realiza los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Selecciona la ficha Inicio.

2. Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.

3. Sitúate en la ficha Relleno.

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar.

EXCEL 2010


Color de fondo: Elige un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta

de colores.

Efectos de relleno: Selecciona este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de

imagen en las celdas elegidas.

Más colores: Oprime este botón para agregar colores que no están disponibles en la

paleta de colores.

Color de trama: Escoge un color de primer plano en el cuadro Color de trama para crear

una trama que utilice dos colores.

Estilo de trama: Selecciona una trama en el cuadro Estilo de trama para aplicar formato a

las celdas elegidas con una trama que utilizan los colores seleccionados en los cuadro Color de

fondo y Color de trama.

En la Banda de opciones disponemos de un

botón que nos permitirá modificar el relleno de forma

más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará

la celda del color indicado en éste. En caso de querer

otro color de sombreado, se debe elegir desde la flecha

derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la

celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo

Formato de celdas.

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3.8.5 Números

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Si se requiere

modificar la visualización de números, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona el rango de celdas a las cuales se va a

modificar el aspecto de los números.

2. Sitúate en la ficha Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra al pie de

grupo Número.

4. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría y pulsa en Aceptar.

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o General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en

forma exponencial.

o Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de

visualizar los números negativos.

o Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de

visualizar los números negativos.

o Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y

las comas decimales en una columna.

o Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.

Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

o Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre

diferentes formatos de hora.

o Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la

celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje

sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como

15,28%.

o Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

o Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos

escoger el número de decimales.

o Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el

texto se encuentre algún número en la celda.

o Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,

el número de teléfono, etc.

o Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de

formato.

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3.9 Proteger hojas de cálculo y libros de trabajo

Una hoja de cálculo se puede proteger posteriormente desproteger. Cuando se protege,

también lo hacen los elementos individuales de la hoja.

3.9.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo

1. Selecciona la hoja de cálculo que se desea proteger.

2. Para desbloquear celdas o rango de forma que otros usuarios puedan

modificarlos, realiza el siguiente procedimiento:

3. Selecciona cada celda o rango que se desea desbloquear.

4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de

celdas.

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5. En la ficha Protección, desactiva la casilla de verificación Bloqueada y haz clic en

Aceptar.

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Para ocular las fórmulas que no se desean mostrar, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que se desea ocular.

2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de

celdas.

3. En la ficha Protección, activa la casilla de verificación Oculta y luego haz clic en

Aceptar.

Para desbloquear objetos gráficos de forma que otros usuarios puedan modificarlos,

realiza el siguiente procedimiento:

1. Mantén presionada la tecla < Ctrl > y haz clic en cada objeto gráfico que se desea

desbloquear.

2. Se mostrarán las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.

3. En la ficha Formato, haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo

Tamaño.

4. En la ficha Propiedades, desactiva la casilla de verificación Bloqueado y activa la

casilla de verificación Bloquear texto.

5. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger hoja.

6. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, selecciona

los elementos que desees que los usuarios puedan cambiar.

7. En cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escribe una contraseña para la

hoja, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla.

Cuando se quiera hacer cambios a la celda, mandará el siguiente mensaje:

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Para desbloquear la hoja, selecciona la ficha Inicio, la opción Formato y Desproteger hoja,

del grupo Celda

3.9.2 Proteger un libro de trabajo

1. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger libro.

2. En Proteger estructuras y ventanas, activa uno de los siguientes pasos:

EXCEL 2010


a. Para proteger la estructura de un libro, activa la casilla de verificación

Estructura.

b. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y

posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación

Ventas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro

Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la

contraseña para confirmarla.

Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en

Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y ventanas

En la ventana teclea la contraseña.

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Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas

de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a

eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

4.1 Rótulos y nombres de celda

4.2 Fórmulas

4.3 Funciones

4.4 Auditoría de fórmulas

Fórmulas y funciones UNIDAD 4

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FÓRMULAS Y FUNCIONES

4.1 Rótulos y nombres de celda

En Excel se pueden utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para

hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Es posible emplear rótulos en las fórmulas

que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si se desea representar un rango en otro

hoja, deberás emplear un nombre.

Un nombre es una forma abreviada de describir una referencia de celda, constante,

fórmula o tabla, cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente

tabla muestra ejemplos de nombres y de cómo mejorar la claridad y la compresión.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(A:15:50) =SUMA(FaltasAlumnos)

Constante =PRODUCTO(B16;0,14) =PRODUCTO(Costo;IVA)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(D1;C2:G5;7);FALSO;-K5) =SUMA(Puntosextras;-puntos menos)

Tabla =D20:H40 =Registros

4.1.1 Tipos de nombres

Nombre definido: Es un nombre que representa una celda, un rango de

celdas, una fórmula o un valor constante.

Nombre de tabla: Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos

relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas).

4.1.2 Crear un nombre

Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

Cuadro nombre de la barra de fórmulas: Es la forma más adecuada de crear

un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Crear nombre a partir de una selección: Puedes crear nombres cómodamente

partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una

selección de celdas de la hoja de cálculo.

Cuadro de diálogo nombre nuevo: Es el método más adecuado si buscas tener

más flexibilidad al crear nombres.

EXCEL 2010


Para crear un nombre realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones adyacentes a las que se

deseen asignar un nombre.

2. Haz clic en el cuadro de referencias que se encuentran del lado izquierdo de la

barra de fórmulas.

3. Escribe el nombre que deseas usar para referirte a la selección. Los nombres

pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.

4. Presiona < Enter >.

4.1.3 Crear nombres a partir de la selección

1. Selecciona el rango al que se desee asignar un nombre, incluido en los rótulos de

fila o columna.

2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombre definidos, haz clic en Crear desde

la selección.

EXCEL 2010


3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designa la ubicación que

contiene los rótulos, activando las casillas de verificación Filas superior, Columna

izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

4.1.4 Asignar nombres

1. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidas, haz clic en Asignar

nombre y en Definir nombre.

2. En el cuadro de diálogo

Nombre nuevo, en la

opción cuadro Nombre,

escribe el nombre que

desees utilizar para la

referencia. Los nombres

pueden tener una

longitud máxima de 255

caracteres.

EXCEL 2010


3. En el mismo cuadro, escribe el nombre definido que quieres crear.

4. Para especificar el ámbito del nombre, en el cuadro de lista desplegable Ámbito,

selecciona Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro.

5. Escribe un comentario descriptivo con una longitud máxima de 255 caracteres.

6. En el cuadro Hace referencia a, opta por uno de los procedimientos siguientes:

Referencia de celda: La selección actual se especifica de forma

predeterminada. Para especificar otras referencia de celdas como

argumento, haz clic en Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el

cuadro de diálogo), selecciona las celdas de la hoja de cálculo y presiona

en expandir diálogo.

Constante: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la constante.

Fórmulas: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la fórmula.

7. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haz clic en Aceptar.

4.1.5 Administrador de nombres

El cuadro de diálogo Administrador de nombres se emplea, para trabajar con todos los

nombres definidos y de tabla del libro.

Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, del grupo Nombres definidos,

de la ficha Fórmulas, haz clic en Administrador de nombres.

En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, se muestra la siguiente información

sobre cada nombre de un cuadro de lista:

Columna Muestra

Icono y nombre Nombre definido que se indica mediante

un icono de nombre definido.

Nombre de tabla que se indica mediante

un icono de nombre de tabla.

EXCEL 2010


Valor Valor actual del nombre, como los resultados

de una fórmula, una constante de cadena, un

rango de celda, un error, una matriz de valores

o un marcador si la fórmula no se puede

calcular.

Hace referencia a La referencia actual del nombre.

Ámbito: Nombre de una hoja de cálculo, si el

ámbito está en el nivel de la hoja de

cálculo local.

“Libro”, si el ámbito está en el nivel de

hoja de cálculo global.

Comentario Información adicional sobre el nombre cuya

longitud tiene un máximo de 255 caracteres.

EXCEL 2010


4.1.6 Filtrar nombres

Utiliza los comandos de la lista desplegable Filtro para que se muestre en seguida un

subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva la operación de

filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los

resultados deseados.

Para filtrar una lista de nombres, puedes escoger uno o varios de estos procedimientos:

Selecciona Para

Nombres en el ámbito de la

hoja de cálculo

Mostrar sólo los nombres que son locales respecto de una hoja de

cálculo.

Nombres en el ámbito del

libro Mostrar los nombres que son globales respecto de un libro.

Nombres con errores Mostrar sólo los nombres con valores que contengan errores

(como #REF, #VALOR, #NOMBRE, etc.)

Nombres sin errores Mostar sólo los nombres con valores que no contengan errores.

Nombres definidos Mostrar sólo los nombres definidos por el usuario o por Excel,

como un área de impresión.

Nombres de tabla Mostar sólo los nombres de las tablas.

4.2 Fórmulas

4.2.1 Concepto

Las fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o

lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencia de celdas, operadores y

nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel; toda fórmula desde comenzar

con el signo de igual (=).

Las fórmulas Explícitas en donde se utilizan sólo números y operadores.

=245*18/(32-19)

Las fórmulas Implícitas en las que se utilizan referencias de celdas.

=A5*B8(C5+G3+D9-T23)+(D3:D12)

EXCEL 2010


Las fórmulas se combinan en una sola celda:

Constantes numéricas.

Operadores.

Referencias de celdas.

Referencias de rangos de celdas.

Funciones.

Hacer una referencia a una celda consiste en citar el nombre de la misma.

Hacer una referencia a un rango de celdas consiste en citar el inicio y la terminación de un

conjunto de celdas continuas, por ejemplo, en la referencia:

B3:B9

El rango estaría formado por las celdas B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9.

4.2.2 Composición

Una fórmula está compuesta por:

Elemento Descripción

Referencias

de celda

Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MS-

Excel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las

referencias pueden ser:

Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no

importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...)

Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la

fórmula (A1, B1, C1,...)

Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una

fórmula ($A1 o A$1)

Valores

Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá como

constante

EXCEL 2010


Funciones

Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que devuelven valores

automáticamente.

Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes categorías:

Financieras

Fecha y hora

Matemáticas y trigonométricas

Estadísticas

Búsqueda y referencia

Base de datos

Texto

Lógicas

Información

Nombres

Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda,

un grupo de ellas, un valor o una fórmula

Operadores Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a realizar

A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los

elementos mencionados.

Signo igual

Referencias de celda

Operador de suma

Constante

Operador de división

=(A1+B5) / 2

EXCEL 2010


4.2.3 Tipos de operadores

Los operadores juegan un papel muy importante en la construcción de las fórmulas.

Gracias a los operadores podemos combinar celdas para producir un nuevo valor a partir de

valores ya existentes.

Tipo Operador Operación

Aritméticos

+ Suma o adición.

- Resta o negación.

* Multiplicación.

/ División.

^ Exponenciación.

% Tanto por ciento.

Comparación

= Igual que.

> Mayor que.

< Menor que.

>= Mayor o igual que.

<= Menor o igual que.

<> Diferente que.

Cadena & Concatenación de cadenas

Referencia

: Rango, produce una referencia para todas las celdas

entre las dos referencias, incluyéndolas.

,

Uno de los rangos introducidos dentro de una

fórmulas, por ejemplo:

=SUMA(A1:A11,B3:B21), suma los valores contenidos

en los dos rangos expresados.

Espacio

Calcula la intersección de los rangos indicados, por

ejemplo:

=SUMA(A1:A8 A6:A14), sumará los valores contenidos

en el rango A6:A8, si no hubiera intersección, la

fórmula envía un mensaje de error.

EXCEL 2010


4.2.4 Prioridad

Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más

pronto se ejecutará esa operación.

Prioridad Operador Definición

1 ( ) Asociación

2 ^ Exponenciación

3 * Multiplicación

3 / División

4 + Suma

4 - Resta

4.3 Funciones

Excel posee de 329 fórmulas y provee una forma más sencilla de insertar funciones, por

medio del cuadro de diálogo Insertar función, el cual permite seleccionar la función deseada y

muestra un cuadro con los argumentos necesarios para utilizar la función.

4.3.1 Concepto

Las funciones son fórmulas predefinidas que ya vienen integradas en la hoja

electrónica de cálculo y se pueden usar solas o como componentes para crear otras

fórmulas.

Los valores sobre los que trabajan las funciones se llaman Argumentos de la

función y los valores que las funciones devuelven se llaman Resultados de la función.

Es muy importante comprender la sintaxis de una función, ya que si no tenemos

presente la sintaxis correcta Excel mandará un mensaje de error. La sintaxis de una

función comienza por su nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de

la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula,

debemos escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función.

EXCEL 2010


Las funciones nos facilitan la construcción de fórmulas, por ejemplo, si quisiéramos

sacar el promedio del rango K12: K20 utilizando una fórmula, ésta quedaría así:

=K12+K13+K14+K15+K16+K17+K18+K19+K20/9

En cambio, utilizando la función PROMEDIO quedaría de la siguiente manera:

=PROMEDIO(K12:K20)

4.3.2 Insertar función

Para insertar una función, tienes que activar el cuadro de diálogo Insertar función, para

activarlo realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la celda donde se desea insertar la función.

2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Biblioteca de funciones y haz clic en la

opción Insertar función.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar función. En este cuadro, puedes

buscar una función por su utilidad, seleccionar una de la categoría de

funciones o si conoces el nombre que deseas utilizar, puedes seleccionarlo de

la lista Seleccionar función.

Signo de igual si la

función está al principio

de la fórmula.

Nombre de la función.

Los paréntesis encierran

los argumentos.

Argumento de la función.

EXCEL 2010


4. Una vez seleccionada la función a utilizar, haz clic en el botón Aceptar.

5. Se mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde dependiendo

de la función que elegiste, se te solicitarán los argumentos.

EXCEL 2010


6. Puedes escribir los argumentos en los cuadros de texto o emplear referencias

de celda como argumentos, para realizar eso, haz clic en el botón Contraer

diálogo , selecciona las celdas que utilizarás como argumentos y da clic en

el botón Expandir diálogo para seguir trabajando.

7. Una vez proporcionados los argumentos de la función, da clic en el botón

Aceptar para mostrar el resultado.

Una forma rápida de abrir el cuadro de diálogo Insertar función, utiliza el Metacomando

< Mayús + F3 > o desde el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

4.3.3 Funciones matemáticas y trigonométricas

Función Descripción

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS(número)

Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro

del intervalo de 0 a Pi. El arcoseno es el ángulo cuyo

coseno es Número.

ACOSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

AGREGAR(…) Devuelve un agregado de una lista o base de datos.

ALEATORIO() Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y

menor que 1.

ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior) Devuelve el número aleatorio entre los números que

especifique.

COMBINAT(número,tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número

determinado de elementos.

COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo.

COSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más

próximo.

EXCEL 2010


EXP(número) Devuelve e elevado a la potencia de un número

determinado.

FACT(número) Devuelve el factorial de un número.

FACT.DOBLE(número) Devuelve el factorial doble de un número.

GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados.

LOG(número,base) Devuelve el logaritmo de un número en la base

especificada.

M.C.D(número1,número2,…) Devuelve el máximo común divisor.

M.C.M(número1,número2,…) Devuelve el máximo común múltiplo.

NUMERO.ROMANO(número,forma) Convierte un número arábigo en romano, en formato de

texto.

PI() Devuelve el valor de la constante pi.

POTENCIA(número,potencia) Devuelve el resultado de elevar el número a una

potencia.

PRODUCTO(número1,número2,...) Multiplica todos los números especificados como

argumentos.

RAIZ2PI(número) Devuelve la raíz cuadrada de (número *Pi).

RCUAD(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.

REDONDEAR(número,núm_decimales) Redondea un número al número de decimales

especificado.

RESTO(núm,núm_divisor Proporciona el residuo después de dividir un número por

un divisor.

SUBTOTALES(núm_función,ref1…) Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de

datos.

SUMA(número1,número2,...) Suma todos los números en un rango de celdas.

SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) Suma las celdas que cumplen determinado criterio o

condición.

TRUNCAR(número,núm_decimales) Convierte un número decimal a uno entero al quitar la

parte decimal o de fracción.

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4.3.4 Funciones fecha y hora


AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual.

AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año.

DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes.

DIASLAB(fecha_inicial,fecha_final,mé

todo)

Calcula el número de días entre las dos fechas.

DIASEM(núm_de_serie,tipo) Devuelve un número del 1 al 7 que identifica el día de la

semana.

FECHA(año,mes,día) Devuelve el número que representa la fecha en código de

fecha y hora de Microsoft Excel.

FECHAMES(fecha_inicial,meses) Devuelve el número de serie de la fecha que el número

indicado de meses antes o después de la fecha inicial.

HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 a 23.

HOY() Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al

12 (diciembre).

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59.

NÚM.DE.SEMANA(número_serie,tipo

_devuelto)

Devuelve el número de semanas en el año.

SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59.

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4.3.5 Funciones texto


CAR (número) Devuelve el carácter especificado por el número.

CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto.

CONCATENAR(texto1,texto2,...) Une varios elementos de texto en un sólo.

DECIMAL(número,decimales,no_separar_

millares)

Redondea un número al número especificado de

decimales y devuelve el resultado como texto con o sin

comas.

DERECHA(texto,núm_de_caracteres) Devuelve el número especificado de caracteres del

principio de una cada de texto.

ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_t

exto,núm_inicial)

Devuelve la posición inicial de una cadena de texto

dentro de otra cadena de texto.

HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,

núm_inicial)

Devuelve el número de caracteres en el cual se

encuentra un carácter en particular o cadena de texto,

leyendo de izquierda a derecha.

IGUAL(texto1,texto2) Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente

iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.

IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres) Devuelve el número especificado de caracteres del

principio de una cadena de texto.

LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres de una cadena de

texto.

LIMPIAR(texto) Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.

MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.

MED(texto,posición_inicial,núm_de_carac

teres)

Devuelve los caracteres del centro de una cadena de

texto, dada una posición y longitud iniciales.

MINUSC(texto) Convierte todas las letras de una cadena de texto en

minúsculas.

MONEDA(número,núm_de_decimales)

Convierte un número en texto usando formato de

moneda.

EXCEL 2010


NOMPROPIO(texto) Convierte la primera letra de cada palabra en

mayúscula o minúscula.

RECORTAR(texto) Quita todos los espacios del texto excepto los espacios

individuales entre palabras.

REEMPLAZAR(texto_original,num_inicial,

núm_de_caracteres,…)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

REPETIR(texto,núm_de_veces) Repite el texto un número determinado de veces.

SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nue

vo,núm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una

cadena.

T(valor) Comprueba si un valor es texto y devuelve texto si lo es

o comillas dobles (sin texto) si no lo es.

TEXTO(valor,formato) Convierte un valor a texto, con un formato de número

especificado.

TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto) Convierte un argumento de texto que representa un

número en un número.

4.3.6 Funciones estadísticas


CONTAR(valor1,valor2,…) Cuenta el número de celdas de un rango que

contiene número.

CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de

un rango especificado.

CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con

la condición dada.

CONTARA(valor1,valor2,…) Cuenta el número de celdas no vacías de un

rango.

MAX(número1,número2,...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores.

MEDIANA(número1,número2,…) Devuelve la mediana o el número central de un

conjunto de números.

EXCEL 2010


MIN(número1,número2,…) Devuelve el valor mínimo de una lista de valores.

Omite los valores lógicos y el texto.

MODA.UNO(número1,número2,…) Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de

una matriz o rango de datos.

PROMEDIO(número1,número2,…)

Devuelve el promedio de los argumentos, los

cuales pueden ser números, nombres, matrices

o referencias que contengan número.

PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio) Busca el promedio de las celdas que cumplen un

determinado criterio o condición.

4.3.7 Funciones financieras

Función Descripción y Ejemplo

DB(costo,valor_residual,vida,periodo,mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un

período especificado, método de depreciación

de saldo fijo.

DDB(costo,valor_residual,vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un activo en un

período especificado mediante el método de

depreciación por doble disminución de saldo.

DVS(costo,valor_residual,vida,periodo_inicial,

periodo_final,factor,sin_cambios)

Devuelve la depreciación de un activo para

cualquier período especificado, incluyendo

periodos parciales, usando el método de

depreciación por doble disminución de saldo.

INT.PAGO.DIR(tasa,periodo,nper,va) Devuelve el interés de un préstamo de pagos

directos.

NPER(tasa,pago,va,vf,tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión.

PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo) Calcula el pago de un préstamo basado en

pagos y tasas de interés constantes.

PAGOINT(tasa,periodo,nper,va,vf.tipo)

Devuelve el pagado por una inversión durante

un período determinado.

EXCEL 2010


PAGOPRIN(tasa,periodo,nper,va,vf,tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversión

determinada.

SLN(costo,valor_residual,vida) Devuelve la depreciación por método directo de

un activo en un período dado

SYD(costovalor_residual,vida,periodo)

Devuelve la depreciación por método de

anualidades de un activo durante un período

específico.

TASA(nper,pago,va,vf,tipo,estimar) Devuelve la tasa de interés por periodo de un

préstamo o una inversión.

TIR(valores,estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una

inversión para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores,tasa_financiamiento,tasa_reinve

rsión)

Devuelve la tasa interna de retorno para una

serie de flujos de efectivo periódicos.

VA(tasa,nper,pago,vf,tipo) Devuelve el valor presente de una inversión.

VF(tasa,nper,pago,vf,tipo)

Devuelve el valor futuro de uno principal

después de aplicar una serie de tasas de interés

compuesto.

VNA(tasa,valor1,valor2,...)

Devuelve el valor neto actual de una inversión a

partir de una tasa de descuento y una serie de

pagos futuros y entradas.

4.3.8 Funciones de búsqueda y referencia


AREAS(ref) Devuelve el número de áreas de una referencia.

BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila o

desde una matriz.

COINCIDIR(valor_buscado,matriz_busc

ar_en,tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento en una

matriz, que coincide con un valor dado.

COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia

EXCEL 2010


COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas de una matriz o

referencia.

DESREF(ref,filas,columnas,alto,ancho) Devuelve una referencia a un rango que es un número

especificado de filas y columnas de una referencia dada.

DIRECCION(fila,columna,abs,a1,hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto una vez

especificados los números de fila y columna.

ELEGIR(num_indice,valor1,valor2,...) Elige un valor o una acción de una lista de valores a

partir de un número de índice.

FILA(ref) Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS(matriz) Devuelve el número de filas de una matriz.

HIPERVÍNCULO(ubicación_del_vínculo,

nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo o salto que abre un documento

guardado.

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_d

atos,tabla_dinámica,campo,...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.

INDICE(…) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una

fila y una columna en particular.

INDIRECTO(ref,a1) Devuelve una referencia especificada por un valor de

texto.

TRANSPONER(matriz) Devuelve un rango vertical de celdas como un rango

horizontal o viceversa.

4.3.9 Funciones lógicas


FALSO() Devuelve el valor lógico FALSO

NO(valor_lógico) Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por

FALSO.

O(valor_lógico) Comprueba si alguno de los argumentos es

VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO.

SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,val

or_si_falso)

Comprueba si se cumple una condición dada y

devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y

EXCEL 2010


otro valor se evalúa como FALSO.

SIERROR(valor,valor_si_error) Devuelve valor_si_error si la expresión es un error y el

valor de la expresión no lo es.

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Y(valor_lógico1,valor_lógico2,...)

Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS

y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son

VERDADEROS.

4.3.10 Funciones de información


CELDA(tipo_de_info,ref) Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido

de la primera celda, según el orden de lectura de la hoja.

ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO

o FALSO.

ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error.

ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico (VERDADERO o FALSO) y

devuelve VERDADERO O FALSO.

ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto y devuelve VERDADERO

o FALSO.

ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es un número y devuelve VERDADERO o

FALSO.

ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto y devuelve VERDADERO o

FALSO.

INFO(tipo) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.

TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos de un valor.

TPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que coincide con un valor de error.

EXCEL 2010


4.4 Auditoría de fórmulas

La función de esté herramienta es rastrear la relación entre fórmulas y celdas. Al auditar

una hoja puedes rastrear:

1. Los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta).

2. Las dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).

3. Los errores.

Para iniciar la auditoría de una hoja de cálculo, lleva al cabo lo siguiente:

Sitúate en la ficha Fórmulas y elige alguna de las opciones del grupo Auditoría de

fórmulas.

En algunas ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un

error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes

Las celdas precedentes son aquellas a las que se hace referencia mediante una fórmula en

otra celda. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmula =A8, la celda A8 es precedente con

respecto a la celda B12.

Rastrear dependientes

Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por

ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmulas =A8, la celda B12 es dependiente de la celda A8.

Para quitar todas las fechas de rastreo de la hoja de cálculo, selecciona la ficha Fórmulas,

en el grupo Auditoría de fórmulas, haz clic en Quitar flechas .

Comprobación de errores

Si una fórmula muestra un error, como #DIV/0!, puedes usar la opción Comprobación de

error para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula. Unas flechas rojas

relacionan las celdas que causan el error con la celda que contiene dicho error. Las flechas azules

señalan las celdas precedentes de la celda que provoca el error.

EXCEL 2010


Para realizar esta comprobación, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la hoja de cálculo cuyos errores desees revisar.

2. Sitúate en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas y haz clic en la

opción Comprobación de errores.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores.

3. Sí se han omitido errores anteriormente, puedes volver a comprobarlos.

4. Coloca el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra

de fórmulas (este es el lugar más adecuado para realizar cambios cuando se

utiliza la herramienta de comprobación de errores).

5. Da clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo (las opciones

son distintas para cada tipo de error). Si haces clic en Omitir error, se marcará

el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

6. Da clic en Siguiente.

7. Continúa hasta finalizar la revisión de errores.

EXCEL 2010


Objetivo General: El alumno aprenderá a crear gráficos y modificarlos;

asimismo analizará los elementos que componen un gráfico y como guardar

una plantilla de gráfico.

5.1 Concepto

5.2 Elementos de las gráficas

5.3 Creación de gráficas

5.4 Formatear una gráfica

5.5 Crear una plantilla de gráfica

Gráficas UNIDAD 5

EXCEL 2010


Gráficas

5.1 Concepto

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de

las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas,

secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de

datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.

Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera

más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a evaluar los datos y a comparar entre

distintos valores de la hoja de cálculo.

5.2 Elementos de las gráficas

La siguiente ilustración muestra una gráfica de Excel.

0

10

20

30

40

50

60

WindowsXP

WindowsVista

Windows 7

Sistemas Operativos

SistemasOperativos

Título del gráfico

Leyenda

Líneas de división

Series de datos

Área de trazado

Eje de valores

EXCEL 2010


5.3 Creación de gráficas

1. Selecciona las celdas que contengan los datos que deseas que muestre la gráfica.

2. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos.

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes.

a. Da clic en el tipo de gráfica y presiona el subtipo de gráfica que deseas

utilizar.

EXCEL 2010


b. Para ver todos los tipos de gráficas disponibles, haz clic en un tipo de

gráfico, a continuación, en Todos los tipos de gráfico para que se muestre

el cuadro de diálogo Insertar gráfico; para finalizar, haz clic en la gráfica

que deseas emplear.

La gráfica se coloca en la hoja de cálculo de manera incrustada. Si deseas colocar la gráfica

en una hoja gráfica independiente, puedes cambiar su ubicación.

Para mover la gráfica, realiza lo siguiente:

1. Da clic en la gráfica incrustada o en el hoja de gráfico, para seleccionarlos y

mostrar las herramientas de gráfico.

2. Selecciona la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haz clic en Mover gráfico.

3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, elige uno de los procedimientos

siguientes:

EXCEL 2010


a. Para mostrar la gráfica en una hoja de gráfico, haz clic en Hoja nueva.

b. Para mostrar la gráfica como una gráfica incrustada en una hoja de

cálculo, haz clic en Objeto en, a continuación, en una hoja de cálculo en el

cuadro Objeto en.

c. Para crear rápidamente una gráfica basada en el tipo de gráfico

predeterminado, selecciona los datos que deseas emplear para la gráfica

y luego, presiona < Alt + F1 > o < F11 >. Al utilizar el Metacomando

< Alt + F1 >, la gráfica se muestra como una gráfica incrustada. Al

presionar la tecla de función < F11 >, la gráfica aparece en una hoja de

gráfico independiente.

5.4 Formatear una gráfica

Al crear una gráfica, las herramientas de gráfica aparecen disponibles y se muestran en la

cinta de opciones de las fichas Diseño, Presentación y Formato. Puedes utilizar los comandos de

estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que deseas.

Usa la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, efectúa

cambios en el origen de datos de la gráfica, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de

gráfico, guardarlo como una plantilla o selecciona opciones de diseño y formato predefinidas.

EXCEL 2010


Utiliza la ficha Presentación para modificar la disposición de los elementos de la gráfica,

como los títulos de la gráfica o los datos, emplea herramientas de dibujo o agregar cuadros de

texto e imágenes a la gráfica, agrega elementos de la gráfica como leyenda, ejes, líneas, etc.

Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar

efectos especiales a los elementos que estén seleccionados. Está ficha modifica elementos del

gráfico individualmente, es decir, que debe seleccionar el elemento que deseas formatear.

5.5 Crear una plantilla de gráfica

Para volver a utilizar un tipo de gráfica favorita que hayas personalizado, puedes guardar

dicha gráfica como plantilla de gráfico (.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos.

En lugar de volver a crear la gráfica, sólo hay que aplicar la plantilla de gráfico. Para crear

una plantilla, realiza los siguientes pasos:

1. Crea tu gráfila y dale un formato personalizado.

2. Da clic en la gráfica que deseas guardar como plantilla.

3. De la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haz clic en Guardar como plantilla.

4. En el cuadro Guardar plantilla de gráficos, asegúrate de que la carpeta Gráfico esté

seleccionada.

EXCEL 2010


5. En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre adecuado para la plantilla del

gráfico.

6. Por último, da clic en el botón Guardar.

Para aplicar una plantilla de una gráfica, realiza lo siguiente:

1. Teclea los datos que utilizarás para la gráfica.

2. Selecciona los datos de la gráfica.

3. En la ficha Insertar, del grupo Gráficos, da clic en un tipo de gráfica y luego en

Todos los tipos de gráfico.

Para hacer que una gráfica seleccionada coincida con una plantilla, de la ficha

Diseño, del grupo Tipo, haz clic en Cambiar tipo de gráfico.

4. Haz clic en Plantillas en el primer cuadro y en la plantilla que desees usar en el

segundo cuadro en Mis plantillas.

EXCEL 2010


Si encuentras una plantilla de gráfico en una carpeta distinta a la carpeta Gráficos,

haz clic en Administrar plantillas, busca la plantilla de gráfico y muévela a la carpeta

Gráficos en Plantillas.

EXCEL 2010


Objetivo General: El alumno aprenderá a insertar imágenes desde archivo y

prediseñadas. Asimismo a manipularlas y a utilizar estilos WordArt en la hoja

de cálculo.

6.1 Insertar imágenes prediseñadas

6.2 Insertar imágenes desde archivo

6.3 Manipular imágenes

6.4 Insertar autoformas y dibujar

6.5 Modificar dibujos

6.6 WordArt

Imágenes UNIDAD 6

EXCEL 2010


IMÁGENES

6.1 Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar imágenes prediseñadas que ofrece Office o

de nuestra propia colección, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic sobre el botón Imágenes prediseñadas

de la ficha Insertar.

2. Aparece el panel Imágenes prediseñadas, como

se muestra a la derecha.

3. Cuando hayamos localizado la imagen que

buscábamos simplemente debemos

seleccionarla de la lista y automáticamente se

insertará en la hoja de cálculo.

6.2 Insertar imágenes desde archivo

Para insertar cualquier archivo de imagen debes

hacer clic en el botón Imagen, de la ficha Insertar, del

grupo Ilustraciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo llamado Insertar

imagen, aquí podrás elegir la imagen desde el disco duro.

EXCEL 2010


Una vez seleccionada la imagen que se deseas importar, da clic en el botón Insertar y la

imagen se copiará en la hoja de cálculo.

6.3 Manipular imágenes

Para mover un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado aparecerá

enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón

sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida ha está , sólo tienes que arrastrar

la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.

Para modificar su tamaño, sitúa el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de

forma a una doble flecha, haz clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Para manipular una imagen utiliza la ficha Formato.

EXCEL 2010


Mediante está ficha puedes realizar las siguientes funciones:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

Cambia el color de la imagen para mejorar la calidad o coincidir con el

contenido del documento.

Mejora el brillo, contraste o nitidez de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le

hubiéramos aplicado algún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el

documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas

volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente

selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el

resto de desechará.

Permite rotar la imagen o voltearla horizontal o verticalmente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla

más atractiva.

Agrega efectos artísticos para que la imagen parezca un boceto o pintura.

Quitar automáticamente las partes no deseadas de la imagen.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu

imagen utilizando este menú de configuración.

EXCEL 2010


6.4 Insertar autoformas y dibujar

Excel 2010 dispone de herramientas que

nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Mediante la herramienta Formas

dispondrás de multitud de figuras listas para usar

que te permitirán realizar esquemas, diagramas

de flujo y otros muchos gráficos.

Al hacer clic en el botón Formas, del

grupo Ilustraciones; aparecerá el listado de

todas las formas disponibles en el programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic

sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de

cálculo y establecer el tamaño que tendrá la

forma.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y

sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la

zona que quieres que tome la forma.

6.5 Modificar dibujos

Los gráficos y autoformas, admiten varias modificaciones como giros y cambios de tamaño

y proporciones. Para modificar un gráfico realiza lo siguiente:

1. Selecciona el gráfico (aparecerán unos puntos de control a su alrededor).

2. Para modificar el tamaño, sitúa el cursor en los puntos de control y cuando

cambie de forma a una doble flecha, da clic y arrastrarlo para conseguir el

nuevo tamaño.

3. Para mantener la proporción mantén pulsada la tecla < MAYÚS > mientras

arrastras desde una de las esquinas.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar

la forma del gráfico.

EXCEL 2010


Para girar el gráfico, seleccionarlo y haz clic sobre el círculo verde situado en la parte

superior central de la imagen y mueve el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso

dejamos de presionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de

sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la ficha Formato.

Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya

vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

6.5.1 Añadir texto a un dibujo

Se puede añadir texto a un dibujo

mediante el botón Cuadro de texto de la

ficha Formato, haz clic y arrastra para dibujar el

cuadro de texto en la zona en la que deseas

insertar el texto, a continuación, insertar el

texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto

en el interior de un gráfico es haciendo clic en el

gráfico con el botón derecho del ratón, para que

aparezca el menú contextual, elige la opción

Modificar texto y automáticamente nos creará

el cuadro de texto ajustándolo al espacio

disponible en el gráfico.

EXCEL 2010


6.6 WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo.

Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt

y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un

gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un

texto WordArt y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para insertar un estilo WordArt, haz clic en el botón WordArt, que se encuentra en la ficha

Insertar, del grupo Texto.

Al dar clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que

vemos aquí. Selecciona el tipo de letra que te agrade, haciendo clic.

EXCEL 2010


A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser

modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que

aparecerá ya escrito.

También se puede elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las ficha

Inicio y Formato.

EXCEL 2010


Objetivo General: El alumno aprenderá a crear y manipular bases de datos en

Excel. También empleará funciones para su manejo; estudiará como ordenar

y aplicar filtros a las bases de datos.

7.1 Introducción

7.2 Elementos de una base de datos

7.3 Ordenar

7.4 Filtros

7.5 Tablas

7.6 Subtotales

7.7 Funciones de bases de datos

7.8 Tablas dinámicas

Administración de base de datos UNIDAD 7

EXCEL 2010


ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS

7.1 Introducción

Una base de datos es un conjunto ordenado de datos relacionados con un tema o

propósito determinado. Una base de datos se compone de registros y campos.

En Excel, una lista de la hoja de cálculo puede servir como una base de datos. Una lista

consiste generalmente en varias filas etiquetadas con datos de tipo similar. Las filas en una lista de

Excel sirven como registros, mientras que las columnas conforman los campos.

Excel interpreta automáticamente las listas como una base de datos, permitiendo realizar

cualquier comando del menú Datos.

7.2 Elementos de una base de datos

La siguiente imagen muestra un ejemplo de una lista que Excel interpreta como una base

de datos.

Registros

Campos

Datos de los

campos

EXCEL 2010


Elemento Descripción

Campo

Contiene una categoría de información almacenada en la tabla de una base de

datos, corresponde a una columna de dato. Es un componente de la tabla de la

base de datos que contiene un elemento específico de información, como

puede ser el apellido.

Datos de los

campos

Es la información correspondiente a una entidad, como puede ser una persona

o un objeto.

Registro Es una fila de la base de datos. Contiene toda la información para un grupo de

datos.

7.3 Ordenar

Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y

hallarlos más fácilmente.

Puedes ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), número (de menor a mayor o de mayor a

menor), fechas y horas (de más antiguas a más recientes o de más recientes a más antiguas) en

una o varias columnas. La mayoría de las operaciones de ordenación son de columnas, pero

también es posible ordenar por filas.

Para realizar la ordenación de columnas o filas, realiza los siguientes pasos:

1. Sitúate en la ficha Datos, elige Ordenar, del grupo Ordenar y filtrar.

Para ordenar de números más bajos a números más altos, haz clic en

Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de números más altos a número más bajos, haz clic en

Ordenar de mayor a menor.

2. En la ventana Ordenar, indica por cual columna puedes ordenar, según el orden y

criterio. Puedes agregar más niveles de ordenación utilizando otro campo, como

si fuera un nuevo criterio.

EXCEL 2010


La opción Ordenar te muestra la ventana para ver si se ordena de arriba hacia

abajo o de izquierda a derecha.

7.4 Filtros

Los datos filtrados solamente muestran la filas que cumplen con los criterios que hayas

especificado y ocultan las filas que no deseas ver. Tras filtrar los datos, puedes copiar, buscar,

modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos

filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También puedes filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa

que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y reduce el subconjunto de datos.

Con Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o

por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de

columna.

EXCEL 2010


Excel proporciona dos tipos de filtros:

Autofiltro.

Filtro avanzado.

Cuando se aplica un filtro, éste oculta temporalmente las filas que no se deseen mostrar,

es decir, las que no cumplan con el criterio establecido.

1. Selecciona un rango de celdas que contengan datos alfanuméricos.

2. Sitúate en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haz clic en Ordenar y filtrar y

elige la opción Filtrar.

3. También puedes utilizar la ficha Datos, del grupo Ordenar y filtrar.

En la tabla que tiene los datos se visualizan botones que permiten desplegar

opciones de criterio.

EXCEL 2010


Al hacer clic en el botón de la lista desplegable , Excel presentará una lista

con una muestra de cada dato diferente que hayas encontrado en la columna.

En la lista de valores, activa o desactiva uno o más valores para filtrar.

La lista de valores puede llegar a tener un máximo de 10000 entradas. Si la lista es

grande, desactiva Seleccionar todo (situado en la parte superior) y selecciona los

valores que deseas filtrar.

Además de esos datos, se presentarán las siguientes opciones en filtros de

número:

EXCEL 2010


Seleccionar todas: Permite mostrar todos los registros de esa columna.

Diez mejores: Permite seleccionar un número de elementos o un

porcentaje de datos superiores o inferiores. Para utilizar está opción, el

campo debe ser numérico.

Personalizar: Permite emplear operadores relacionales con el fin de

obtener filtros personalizados. Al hacer uso de esta opción, aparecerá el

cuadro Autofiltro personalizado, en el cual deberás indicar el nombre del

operador relacional que se desea utilizar, así como el valor de la

comparación.

Para desactivar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haz clic en

Ordenar y filtrar y después en Filtrar.

Filtros avanzados

Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios (condiciones que se especifican para

limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta) complejos,

emplea el comando Avanzadas, del grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Datos. Este comando

funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos importantes.

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú Autofiltro.

EXCEL 2010


Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de

cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que se desea filtrar. Excel utiliza el rango de criterios

independientes del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Inserta al menos tres filas vacías sobre el rango que puede usarse como rango de criterios.

El rango de criterios que debe tener rótulos de columna. Comprueba que existe al menos una fila

vacía entre los valores de criterios y de rango.

Da clic en una celda del rango.

En la ficha Datos, del grupo Ordenar y filtrar, da clic en opciones Avanzadas.

Se visualiza la siguiente ventana:

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen con los criterios, haz clic en Filtrar

la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen con los criterios a otra área de la hoja de

cálculo, da clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y selecciona el botón en la

esquina superior izquierda del área donde deseas pegar las filas.

EXCEL 2010


En la casilla Rango de criterios, escribe su referencia, incluidos los rótulos de criterios.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras seleccionas el

rango de criterios, da clic en Contraer diálogo.

Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para

filtros.

? (Signo de interrogación) Un único carácter

Ejemplo: Recib? buscará “Recibo” y “Recibe”

* (Asterisco) Un número de caracteres

Ejemplo: *erto buscará “Roberto” y “Alberto”

~ (Tilde) seguida de ?, *, ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde

Ejemplo: fy91~? buscará “fy91?”

Para cambiar la forma en que se filtran los datos, modifica los valores del rango de

criterios y vuelve a aplicar el filtro a los datos.

7.5 Tablas

Para crear una tabla en Excel, selecciona el rango que deseas convertir en tabla y realiza

alguno de los siguientes procedimientos:

1. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haz clic en Tabla.

También puedes crearla mediante el Metacomando < Ctrl + T >.

2. Se visualizará la venta Crear tabla. Donde se observará el rango de celdas

seleccionadas, da clic en Aceptar.

EXCEL 2010


Te mostrará la tabla con formato y botones de Autofiltro.

3. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en Dar formato como tabla y

selecciona el formato que deseas usar.

4. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño que proporciona

acceso a características adicionales de las tablas, como opciones y estilos de

tabla.

EXCEL 2010


Si no deseas ver los encabezados de las tablas, puede desactivarlos:

1. Haz clic en cualquier lugar de la tabla.

2. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño incorporada.

3. En el grupo Opciones de estilo de tabla, de la ficha Diseño, desactiva o activa la

casilla de verificación Fila de encabezado para ocultar o mostrar los encabezados

de tabla.

El resultado será el siguiente:

7.5.1 Agregar totales

1. Haz clic en cualquier lugar de la tabla.

2. En la ficha Diseño, del grupo Opciones de estilo de tabla, desactiva o activa la

casilla de verificación Filas de totales para ocultar o mostrar filas de totales.

EXCEL 2010


El resultado será el siguiente:

Puedes modificar la vista de la tabla activando las casillas Primera columna, Última

columna y Columnas con bandas.

Puedes agregar más totales seleccionando una celda de la fila Totales y desplegando el

menú.

EXCEL 2010


7.5.2 Formato a la tabla

1. Haz clic en cualquiera lugar de la tabla.

2. En la ficha Diseño, del grupo Estilos de tablas, selecciona algún estilo predefinido.

Puedes crear un estilo seleccionado la flecha y activar la opción Nuevo estilo de

tabla.

7.6 Subtotales

Puedes calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una

columna utilizando el comando Subtotal, del grupo Esquema, de la ficha Datos.

Subtotales: Se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio,

mediante la función Subtotales. Puedes mostrar más de un tipo de función de resumen para cada

columna.

Totales generales: Los valores de total general se obtienen a partir de los datos de detalle

y uno de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se emplea la función Promedio, la

fila total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de

los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal

vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El

comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que puedes mostrar u ocultar las filas de

detalle de cada subtotal.

1. Asegúrate que cada columna tenga un rótulo en la primera fila, contenga datos

similares en cada columna y el rango no tenga filas ni columnas en blanco.

2. Selecciona una celda del rango.

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3. Ordena la columna que forma el grupo.

4. En la ficha Datos, del grupo Esquema, haz clic en Subtotal.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

5. En el cuadro Para cada cambio en, haz clic en la columna cuyos subtotales desees

calcular.

6. En el cuadro Usar función, haz clic en la función de resumen que quieras utilizar

para calcular los subtotales.

7. En el cuadro Agregar subtotal a, activa la casilla de verificación correspondiente a

cada columna que contenga valores cuyos subtotales se desea calcular.

8. Si deseas un salto de página automático después de cada subtotal, activa la casilla

de verificación Salto de página entre grupo.

9. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactiva la

casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de

resumen debajo de la fila de detalles, activa la casilla de verificación Resumen

debajo de los datos.

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10. Puedes usar el comando Subtotales repitiendo los pasos de uno al siete para

agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se

sobrescriban los subtotales existentes, desactiva la casilla de verificación

Reemplazar subtotales actuales.

7.7 Funciones de bases de datos

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

BDCONTARA(base_de_datos,nombr

e_de_campo,criterios)

Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el

campo (columna) de los registros de la BD.

BDEXTRAER(base_de_datos,nombr

e_de_campo,criterios)

Extrae de una base de datos un único registro que coincide

con las condiciones especificadas.

BDMAX(base_de_datos,nombre_de

_campo,criterios)

Devuelve el número máximo en el campo de registros de

una base de datos, según un criterio.

BDMIN(base_de_datos,nombre_de

_campo,criterios) Devuelve el número menor de un campo de la base de datos, según un criterio.

BDPRODUCTO(base_de_datos,nom

bre_de_campo,criterios)

Multiplica los valores del capo de registros en la base de

datos que coinciden con los criterios especificados.

BDPROMEDIO(base_de_datos,nom

bre_de_campo,criterios)

Obtiene el promedio de una columna de una base de

datos, según un criterio.

BDSUMA(base_de_datos,nombre_d

e_campo,criterios)

Suma los números en el campo de los registros que

coinciden con el criterio especificado.

7.8 Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes

cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

En una tabla dinámica se pueden mezclar los encabezados de fila y columna alrededor del

área de datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos originales; esto es

posible realizarlo arrastrando con el ratón los campos, de ahí el nombre de “dinámicas”.

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Para crear una tabla dinámica, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona una celda de un rango de celdas o coloca el puntero de inserción

dentro de una tabla de Excel.

2. Opta por uno de los siguientes procedimientos:

Para crear un informe de tabla dinámica, sitúate en la ficha Insertar,

del grupo Tablas, haz clic en Tablas dinámica y por último en Tabla

dinámica.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

3. Si seleccionaste una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción

estaba en una tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la

referencia del nombre de tabla se muestra el cuadro Tabla o rango.

EXCEL 2010


En caso de que los datos estén en otra aplicación, utiliza la opción Utilice una

fuente de datos externa.

Haz clic en elegir conexión.

Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Ve a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de

diálogo y selecciona la categoría de conexiones para la cual deseas

elegir una conexión o elige Todas las conexiones existentes (valor

predeterminado).

Escoge una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y

haz clic en Abrir.

4. Selecciona donde deseas colocar la tabla dinámica.

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva

que empiece por la celda A1, haz clic en Nueva hoja de cálculo.

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo

existente, selecciona Hoja de cálculo existente y escribe la primera

EXCEL 2010


celda del rango de celdas donde deseas situar el informe de tabla

dinámica.

5. Da clic en Aceptar.

Un informe de tabla dinámica vacío se agrega a la ubicación que especificaste

en la Lista de campos de tabla dinámica que se muestra, de modo que puedes

comenzar a agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla

dinámica.

Con el ratón, arrastra los nombres de campo hasta la fila, columna, datos o

área de página para diseñar el informe de tabla dinámica o de gráfico

dinámico. Los campos se pueden arrastrar a cualquier área. Después de

arrastrar los campos deseados, puedes hacer doble clic en los botones de los

campos para personalizar el modo en que se resumirán los datos que

contiene.

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Objetivo General: El alumno aprenderá a dar formato condicional a los datos,

asimismo a utilizar la herramienta consolidación y aplicar escenarios.

También aprenderá a crear macros para automatizar Excel.

8.1 Formato condicional

8.2 Consolidar

8.3 Escenarios

8.4 Macros

8.5 Virus de macro

Herramientas avanzadas UNIDAD 8

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HERRAMIENTAS AVANZADAS

8.1 Formato condicional

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una

condición (criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha

condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

El formato condicional es una característica de gran utilidad si se desea dar un formato

diferente a la información cuando ésta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario.

Para dar formato rápido, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona un rango de celdas o asegúrate de que la celda activa está en una

tabla o en un informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en la flecha situada debajo de

Formato condicional y después en Escalas de color.

3. Selecciona una escala de dos colores.

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Formato avanzado

1. Elige un rango de celdas o asegúrate de que la celda activa está en una tabla o

en un informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en la flecha situada debajo de

Formato condicional y después en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato

condicionales.

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haz clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

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4. En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en:

Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.

Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

Aplicar formato únicamente a los valores con un rango inferior o

superior.

Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por

debajo del promedio.

Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.

Utilice un formato que determine las celdas para aplicar formato.

5. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, selecciona

Escala de dos colores.

6. Elige un Tipo en Mínima y Máxima. Utiliza algunos de los siguientes

procedimientos:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Selecciona Valor

más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora. Selecciona

Número y escribe un Valor en Mínima y Máxima.

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Aplicar formato a un porcentaje. Selecciona Porcentaje y escribe un

Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escribas un singo de

porcentaje.

Utiliza un porcentaje cuando desees ver todos los valores

proporcionalmente porque la distribución de los valores es

proporcional.

Aplicar formato a un percentil. Selecciona Percentil y escribe un valor

en Mínima y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puedes utilizar

un percentil si el rango de celdas contiene más de 8 191 puntos de

datos.

Utiliza un percentil cuando desees ver un grupo de valores altos (como

el percentil 20 superior) en un proporción de escala de color y un

grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra

proporción de escala de color porque representan valores extremos

que podrían sesgar la presentación de tus datos.

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Aplicar formato al resultado de una fórmula. Selecciona Fórmulas y

escribe un Valor en Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicia la

fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como

resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar

la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelva ningún

valor de error.

Si deseas elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haz clic en Más colores.

La escala de color que seleccionas aparece en el cuadro Vista previa.

8.2 Consolidar

En ocasiones se tienen varias hojas que contienen datos similares y se desea hacer un

resumen de la información o de la combinación de la información de todos los datos.

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puedes consolidar

datos de cada una de estas hojas en un hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el

mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se haces

es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o

específica.

Para consolidar, realiza los siguientes pasos:

1. Prepara los datos a consolidar.

2. Da clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los

datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

Asegúrate de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para

los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. De la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Consolidar.

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4. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice

Excel para consolidar los datos, en este caso Suma.

5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haz clic en Examinar para buscar

el archivo, a continuación, haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo

Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un

signo de exclamación.

6. Escribe el nombre que le asignaste al rango y haz clic en Agregar.

Repite este paso para cada rango.

EXCEL 2010


7. Decide cómo deseas actualizar la consolidación.

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente

cuando cambien los datos de origen, activa la casilla de verificación Crear vínculos

con los datos de origen.

8. Activa el uso de Usar rótulo en.

8.3 Escenarios

Cuando se requiere ver el problema desde varios ángulos, moviendo los datos para

seleccionar el más nos conviene, se hace necesaria una herramienta que puede almacenar los

datos temporales de una hoja para poderse evaluar en conjunto, esta herramienta se llama

Escenarios.

Para crear un escenario, lleva al cabo los siguientes pasos:

1. Sitúate en la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Análisis Y

si y luego en Administrador de escenarios.

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2. Haz clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre del escenario, escribe un nombre para el escenario.

4. En el cuadro Celdas cambiantes, especifica las referencias de las celdas que

desees cambiar.

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5. En Protección, selecciona las opciones que quieras.

6. Haz clic en Aceptar.

7. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduce los valores que desees

para las celdas cambiantes.

8. Para genera el escenario, haz clic en Aceptar.

9. Si deseas crear escenarios adicionales, repite los pasos 2 a 8. Cuando termines de

crear los escenarios, haz clic en Aceptar y en Cerrar en el cuadro de diálogo

Administrador de escenarios.

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8.4 Macros

Las macros se utilizan para realizar una serie de procesos automáticamente.

Técnicamente, una macro es un conjunto de instrucciones de código (programado) que permiten

realizar una tarea determinada como así también expandir e incrementar las prestaciones de

Excel. Las macros se escriben en lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications).

El Excel ya trae incorporado un editor de VBA por lo que las macros se programan dentro

del mismo programa Excel.

8.4.1 Grabar una macro

Cuando grabes una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para

completar las acciones que deseas grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento

de la cinta de opciones.

Si la ficha Programador no está disponible, haz lo siguiente para mostrarla:

1. Haz clic en la ficha Archivo y elige la Opciones.

Se abrirá la ventana Opciones de Excel.

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2. Da clic en Personalizar cinta de opciones y activa la casilla Programador.

3. Por último, haz clic en Aceptar.

Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente

todas las macros, haz lo siguiente:

1. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haz clic en Habilitar todas las macros (no

recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso), por último

haz clic en Aceptar.

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Para comenzar a grabar un macro, realiza los siguientes pasos:

1. Sitúate en ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Grabar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escribe un nombre para la macro.

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3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con < Ctrl > para

ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escribe cualquier

letra en mayúsculas o minúsculas que desees utilizar.

4. En la lista Guardar macro en, selecciona el libro en el que quieres almacenar la

macro.

5. Para incluir una descripción de la macro, escribe el texto que desees en el cuadro

Descripción.

6. Da clic en Aceptar para iniciar la grabación.

7. Realiza las acciones que desees grabar.

8. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Detener grabación.

También puedes hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra

de estado.

8.4.2 Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic

1. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Visual Basic.

2. Si es necesario, en el menú Insertar, haz clic en Módulo.

3. En la venta de código del módulo, escribe o copia el código de macro que

quieras utilizar.

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4. Para ejecutar la macro desde la venta del módulo, presiona < F5 > o usa el

botón ejecutar.

5. En la ficha Archivo, haz clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando

termines de escribir la macro.

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8.4.3 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

1. En una hoja de cálculo, haz clic con el botón secundario del mouse en el objeto

gráfico o control al que deseas asignar una macro existente y haz clic en

Asignar macro en el menú contextual.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haz clic en la macro que deseas asignar.

Da clic en Aceptar, cuando coloques el puntero del ratón cambiará para seleccionar el

gráfico.

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8.4.4 Eliminar una macro

1. Abre el libro que contiene la macro que deseas eliminar.

2. De la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Macros.

3. En la lista Macros en, selecciona Este libro.

4. En el cuadro Nombre de la macro, haz clic en el nombre de la macro que

quieras eliminar.

5. Haz clic en Eliminar.

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8.5 Virus de macro

Los virus de macro son los virus informáticos que utilizan un lenguaje de programación de

macros de la aplicación para distribuir a sí mismos. Estas macros tienen el potencial de producir

daños en el documento o a otro equipo software.

Los virus de macro no infectan programas; que infecten los documentos y plantillas. Abrir

un documento o plantilla que contiene un virus de macro infecte el sistema y el virus se propagan

a otros documentos y plantillas que puede que haya en su sistema. Algunos virus de macro no son

dañinos, pero pueden ser molestos. Sin embargo, hay algunos virus de macro pueden ser muy

destructivos.

Un virus de macro únicamente puede ser perjudicial si se le permite ejecutarse; por lo

tanto, si se inhabilitan las macros, puede abrirse el libro con seguridad.

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Objetivo General: El alumno aprenderá configurar la página, aplicar

encabezados y pies de página. Asimismo utilizar la vista preliminar e imprimir

un libro de trabajo.

9.1 Configurar tamaño y orientación

9.2 Configurar página

9.3 Encabezados y pies de página

9.4 Vista preliminar

9.5 Impresión

Impresión de una hoja de cálculo UNIDAD 9

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IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

9.1 Configurar tamaño y orientación de la hoja de cálculo

Para configurar la orientación de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:

1. Sitúate en la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en

la flecha situada debajo de Orientación.

2. Elige el tipo de orientación que desees, ya sea vertical u horizontal.

Para configurar el tamaño de la hoja de cálculo, efectúa los siguientes pasos:

1. En la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en la flecha

situada debajo de Tamaño.

2. Elige el tamaño que desees utilizar.

9.2 Configurar página

Los márgenes delimitan el área de impresión de la información en la hoja de papel y el

espacio en el cual no se imprime información. Para ajustar los márgenes, realiza lo siguiente:

1. Sitúate en la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en

la flecha situada debajo de Márgenes.

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2. Elige un tipo de margen, si deseas personalizar tu propio margen; haz clic en

Márgenes personalizados.

9.3 Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un

pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.

Los pasos para la creación de un encabezado y pie de página son los siguientes:

1. Haz clic en la flecha situada al pie del grupo Configurar página.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

2. Sitúate en la ficha Encabezado y pie de página

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3. Da clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página, según sea el

caso.

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4. En ambos casos los encabezados y pies de página se dividen en tres secciones

que son: izquierda, centro y derecha; para insertar el letrero basta con ubicarse

en el área requerida y escribirlo. No es forzoso escribir en las tres secciones.

ICONO FUNCIÓN

Despliega la ventana para indicar el tipo, el tamaño y el estilo del texto.

Inserta un código para imprimir el número de página.

Inserta un código para imprimir el número total de páginas.

Inserta un código para imprimir la fecha del sistema.

Inserta un código para imprimir la hora del sistema.

Inserta el código para imprimir la ruta del archivo.

Inserta un código para imprimir el nombre del archivo.

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Insertar el nombre de la hoja activa.

Insertar el código para imprimir una imagen.

9.4 Vista preliminar

La vista preliminar muestra cada página exactamente como será impresa, con los

márgenes, saltos de página y encabezados.

Para mostrar la vista preliminar, selecciona la ficha Archivo y elige la opción Imprimir.

También puedes utilizar el Metacomando < Ctrl + F2 > para mostrar rápidamente la Vista

preliminar.

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9.5 Impresión

En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección

de hojas o todo el libro de trabajo completo.

Para imprimir la hoja de cálculo, oprime la ficha Archivo y elige la opción Imprimir.

El cual contiene los siguientes apartados:

Impresora: Permite seleccionar una impresora

Propiedades de impresora: Permite establecer los parámetros generales de trabajo

(resolución, tamaño del papel que usa, orientación de la impresión, número de copias, etc.).

Configuración: Marca el intervalo de páginas que se van a imprimir, la orientación,

tamaño de papel, los márgenes y ajustar la hoja.

Imprimir: Manda a imprimir la hoja y también puedes especificar el número de copias que

se van a imprimir.

También puedes utilizar el Metacomando < Ctrl + P > para mandar rápidamente a

Imprimir.

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