Hoja de calculo Excel.

Funcionamiento Básico

ABRIL EXCEL

SE INGRESA MEDIANTE INICIO PROGRAMAS MICROSOFT OFFICE MICROSOFT WORD

PODEMOS CREAR

ÌCONOS DE ACCESO DIRECTO

PARA ACCEDER A EXCEL MÀS

RÀPIDAMENTE

APARIENCIA DE EXCEL

PARTES DEL PROGRAMABOTON OFFICE: Nos permite, abrir nuevo documento, abrir documento existente, guardar, imprimir y/o cerrar un archivo o documento.

BARRA DE TITULO: Indica el nombre del archivo y el programa.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO: Contiene las acciones mas habituales de Excel como guardar, deshacer o rehacer.

BANDA DE OPCIONES: Se despliega al darle clic en alguna de las barras de herramienta, mostrando así una serie de características para cambiar o modificar los datos.

CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE FORMULAS: Nos muestra la ubicación del cursor y lo que estamos escribiendo. También nos permite desplazarnos rápidamente.

COLUMNAS

FILAS

NOMBRE DE LA HOJA. para cambiar de hoja. podemos hacerlo dándole clic a la siguiente o tecleando CTRL + AV PAG o CTRL RE PAG (si queremos regresar a la anterior)

barra de desplaz

a-miento

BARRA DE ESTADO

HOJA DE CALCULO: Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Esta formado por FILAS (ORDEN ALFANUMERICO), COLUMNAS (ORDEN ALFABETICO)BARRA DE ESTADO: Da información sobre el documento; modo en que aparece la página y zoom.

CELDA

CREAR UNA HOJA DE CÀLCULOCon Excel es posible introducir todo tipo de información , aunque normalmente es usado para realizar cálculos, también es posible usarlo con letras. Cuando se utilizan cantidades, se pueden realizar, de manera automática, operaciones como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones y otras como raíz cuadrada. Es por este ultimo que se le considera hoja de calculo. Comencemos por introducir una lista de artículos. Posteriormente se realizara una serie de acciones y operaciones. Ubicamos el cursor en una celda de la columna A y escribimos una lista como se muestra.

GUARDAR UN LIBRO DE EXCELEs necesario guardar el libro en el que estamos trabajando para evitar perder el trabajo realizado. El comando GUARDAR o GUARDAR COMO, se encuentra en el botón de OFFICE o podemos presionar las teclas CTRL + G. En el comando GUARDAR COMO, despliega una serie de opciones de las cuales podemos elegir la que mas nos convenga. Una vez seleccionada la opción damos clic y aparece una ventana en donde pondremos el nombre deseado para el libro, a continuación se da clic en la opción GUARDAR y nuestro archivo se habrá guardado.

EN ESTE CASO NUESTRO LIBRO

SE LLAMA “ARTICULOS”

INSERTAR COLUMNASINSERTAR COLUMNA: Para ello debemos posicionar el cursor en el lugar que deseamos insertar la columna..

Podemos hacerlo desde menú INICIO comando INSERTAR. Se da clic en INSERTAR COLUMNAS DE HOJA y este es el resultado.

Otra forma es hacerlo mediante el mouse, seleccionamos toda la columna y a continuación se da clic en el botón derecho del mouse. Este despliega un menú en el cual elegiremos INSERTAR.

Para eliminar una columna seguimos el mismo procedimiento que para insertar. Ya sea mediante menú

INICIO o MOUSE.

INSERTAR FILASINSERTAR FILA: Para ello debemos posicionar el cursor en el lugar que deseamos insertar la fila.

Podemos hacerlo desde menú INICIO comando INSERTAR. Se da clic en INSERTAR FILAS DE HOJA. Como se muestra a continuación.

Otra forma es hacerlo mediante el mouse, seleccionamos toda la fila y a continuación se da clic en el botón derecho del mouse. Este despliega un menú en el cual elegiremos INSERTAR.

Para eliminar una FILA seguimos el mismo

procedimiento que para insertar. Ya sea

mediante menú INICIO o MOUSE.

INSERTAR CELDAINSERTAR CELDA: Para ello debemos posicionar el cursor en el lugar que deseamos insertar la celda.

Podemos hacerlo desde menú INICIO comando INSERTAR. Se da clic en INSERTAR CELDAS, aparece una ventana la cual nos permite escoger hacia donde se desplazaran las demás celdas. Como se muestra a continuación.

Otra forma es hacerlo mediante el mouse, seleccionamos la celda y a continuación se da clic en el botón derecho del mouse. Este despliega un menú en el cual elegiremos INSERTAR.

Para eliminar una CELDA seguimos el

mismo procedimiento que para insertar. Ya sea mediante menú

INICIO o MOUSE.

AJUSTAR CELDAAl momento de escribir podemos notar que se ven incompletos algunos textos, para ello hay que ajustar la celda de la siguiente manera:Coloca el puntero sobre la línea que divide el encabezado de las columnas y arrástralo a la derecha (o izquierda si quieres hacerlo mas pequeño) manteniendo el botón del mouse presionado, observaras que toda la columna se vuelve mas ancha. También se puede hacer doble clic sobre el borde de la línea de la columna que se quiere modificar, así se ajustará automáticamente al tamaño del texto mas largo que hay en esa columna. Para marcar el borde de una celda elegimos el menú INICIO en la BANDA FUENTE seleccionamos el comando BORDES.

ANTES DESPUES

FORMATO DE TEXTOAl igual que Word el texto se puede modificar en varios de sus aspectos, los mas usados son: FUENTE, PARRAFO, NUMERACION, Y FORMATO.

FORMATO SANGRÌA

TIPO DE FUENTE ALINEACIÒN DE

TEXTO

COLOR

BORDES

INTRODUCIR UNA FORMULALa verdadera utilidad de Excel es que permite realizar operaciones matemáticas de una manera muy sencilla y rápida. Tiene funciones que se pueden utilizar con sólo un clic en un icono; también se pueden realizar manualmente, dependiendo siempre de cómo se acostumbre o se necesite.Las operaciones básicas manejadas en Excel son: SUMA (+), RESTA (-), MULTIPLICACIÒN (*) o DIVISIÒN (/).A continuación desarrollaremos un ejemplo con una multiplicación.

1. Se coloca el cursor en la celda D2.2. Escribir el signo igual (=).3. Ubicar el cursor en la columna B2.4. Escribir el signo de multiplicación (*) un asterisco.5. Colocar el cursor en la columna C2.6. Dar enter.

APARECERA EL RESULTADO DE MULTIPLICAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS B2 Y C2.

PROCEDIMIENTO

RESULTADO

LA BARRA DE FORMULA NOS MUESTRA EL

DESARROLLO DE LA MULTIPLICACIÒN (SE PUEDE MODIFICAR) Y

LA CELDA EL RESULTADO DE LA

OPERACIÓN.

REPLICA DE FORMULALa formula de multiplicación también se puede aplicar para los demás artículos, para evitar teclearla celda por celda, se puede copiar de la siguiente manera (seguiremos con el ejemplo anterior):

1. Colocar el cursor en la celda D2.2. Hacer clic en el icono copiar.3. Seleccionar las celdas desde D3 hasta D8.4. Hacer clic en el icono Pegar

Otra manera de hacer la copia de una fórmula en una celda es.1. Colocar el cursor en la celda donde se tiene la formula

que se desea copiar.2. Colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la

celda(notarás que el cursor cambia a una cruz).3. Arrastrar la cruz sobre las demás celdas oprimiendo el

botón izquierdo del mouse. Cuando se llegue a la celda final en la que se quiere que la formula se aplique. Se suelta el botón.

AUTOSUMASe puede sumar de forma automática, solo basta seleccionar las celdas en las que se desee aplicar esta función e ir al icono AUTOSUMA, ubicado en el menú INICIO.

TAMBIEN PODEMOS APLICAR LAS DEMAS

FUNCIONES QUE APARECEN,

DEPENDIENDO DE LA OPERACIÓN QUE

DESEEMOS.

ORDENAR LOS DATOSExcel también pude ordenar las listas por orden alfabético, o en caso de que sean números, de mayor a menor o viceversa. Para hacer este procedimiento seleccionamos la información que se desea ordenar y en el menú DATOS elegimos la opción ordenar. Se despliega una ventana en la cual elegiremos el criterio de orden.

ANTES

DESPUES

OTRAS OPERACIONESCon Excel podemos realizar una gama diversa de operaciones, en esta sección mostraremos algunas con el fin de ejemplificar las mas comunes.Seguiremos mostrando ejemplos con el ejercicio anterior. Ahora agregaremos dos columnas mas, una para el subtotal y otra para el I.V.A.Las operaciones que realizaremos son:PARA EL SUBTOTAL: Dividir la columna de TOTAL entre 1.15.PARA EL I.V.A.: Restar la columna de subtotal a la del total.

EL PROCEDIMIENTO ES EL SIGUIENTE:

1. Agregar las dos columnas adicionales (SUBTOTAL E I.V.A.)2. Colocar el cursor en la columna E2 y escribir la siguiente

formula: D2/1.15.3. Colocar el cursor en la columna F2 y escribir la formula:

=D2-E2.4. Seleccionamos ambas celdas y copiamos la formula a las

siguientes.

NOTAREMOS QUE LOS RESULTADOS TIENEN MUCHOS DECIMALES, PARA DISMINUIRLOS SELECCIONAMOS LA OPCIÒN “DISMINUIR DECIMALES”

ASÌ LUCE TERMINADA NUESTRA TABLA.

CREAR GRAFICOSPara insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección GRÁFICOS que se encuentra en la pestaña INSERTAR.Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en elgráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente.

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico.

Para crear un gráfico, partimos de seleccionar las celdas en donde se encuentran los datos que deseamos convertir en gráficos. En este caso nos basaremos en el ejemplo realizado antes. Realizaremos una tabla de un promedio de ventas diarias.

EJEMPLO: PARA CREAR ESTE FORMATO SOLO

SELECCIONAMOS LA OPCION “COMBINAR Y CENTRAR” DEL MENU

“INICIO”. ANTES DEBEMOS

SELECCIONAR LAS CELDAS EN LAS QUE

DESEAMOS APLICARLO

SELECCIÒN DE CELDAS PARA CONVERTIR EN GRÀFICO.

GRÀFICO.

AÑADIR UNA SERIE DE DATOS: Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaña DISEÑO encontraremos dos opciones muy útiles:

Iremos al botón SELECCIONAR DATOS. Desde el cual se abre el siguiente menú.

Haciendo clic en el botón CAMBIAR FILA/COLUMNA podremos intercambiar los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (comando DISEÑO).

MODIFICAR LAS CARACTERISTICAS DEL GRÀFICO: En la pestaña PRESENTACIÒN podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:

Utiliza las opciones de la sección ETIQUETAS para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales. (como el ejemplo que manejamos nosotros es tridimensional, aparece inactivo)Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:

Modificar la posición de un gráfico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás establecer su ubicación. Para ello haz clic en el botón MOVER GRÀFICO que encontrarás en la pestaña DISEÑO se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

INSERTAR OTROS ELEMENTOSINSERTAR IMÀGENES PREDISEÑADAS: Al instalar Excel, usualmente se colocan también en la computadora muchas imágenes llamadas genéricamente IMÁGENES PREDISEÑADAS, las cuales están organizadas en colecciones para facilitar su búsqueda. Para insertar una o varias imágenes prediseñadas hay que acceder al menú INSERTAR, seleccionamos el comando IMÁGENES PREDISEÑADAS y enseguida se despliega el siguiente formato.

EN EL CUADRO BUSCAR ESCRIBIMOS LO QUE DESEAMOS BUSCAR EN ESTE CASO “LIBROS”.

EN LA OPCIÒN “BUSCAR EN” ELEGIMOS LA OPCIÒN “TODAS LAS COLECCIONES” Y DAMOS CLIC EN “BUSCAR”

PARA INSERTAR LA IMAGEN EN EL DOCUMENTO. SOLO DAMOS UN CLIC EN LA IMAGEN DESEADA.

INSERTAR UNA IMAGEN DESDE UN ARCHIVO: Si se quiere insertar una foto o imagen guardada en un archivo se puede hacer. Accedemos al menú INSERTAR, seleccionamos el comando IMAGEN y se despliega la siguiente pantalla, buscamos la imagen que se desea insertar y le damos clic en la opción INSERTAR.

CERRAR EXCELPara cerrar el programa selecciona el comando CERRAR o SALIR DE EXCEL del botón de OFFICE, también se puede cerrar usando el cuadro de control CERRAR WORD (ubicado de lado derecho en la barra de titulo). Finalmente puedes presionar las teclas ALT+F4 (esta combinación sirve para cerrar cualquier programa).

CERRAR