expositoras STEPHANIE CASTILLO ELSA ACOSTA

Introducción a la administración

Tema

PLANEACION:proceso de planeación planeación estratégica planeación operativa selección e implantación de estrategia

proceso de planeación

Definición de planeación El proceso de planeación es la herramienta para

administrar las relaciones con el futuro ; es una aplicación específica del proceso de tomar decisiones. Las decisiones que buscan influir en el futuro o que se pondrán en practica en él son decisiones de planeación. Este proceso consiste en:

Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios para realizarlos.

Imaginar una situación futura y trabajar para construirla. “ la mejor forma de evitar el futuro es inventarlo” (Alan Kay)

Actitudes con respeto a la planeación

La planeación es también una cuestión de actitud. Planear es el resultado de las actitudes que favorecen el cambio, que reconoce la necesidad de cambio de la acción para hacer que suceda.

Por ejemplo: hasta la década de 1960, matarazzo era un gran grupo de

empresas de Sao Paulo. Después de esa época, desaparecieron gradualmente o fueron vendidas o adquiridas por otras organizaciones. Hoy poca gente recuerda ese nombre.

antes de la década de 1980, Microsoft y Windows eran nombres desconocidos.

Las empresas y otros tipos de organizaciones se transforman para crecer y sobrevivir, o desaparecen; todo depende de su capacidad de lidiar con los cambios.

Tipos de actitudes

Actitud proactiva

Actitud reactiva

La actitud proactiva esta representada por la fuerzas que desean e impulsan los cambios en la organización. Esla actitud de los administradores que procesan de manera positiva las te3ndensias que provienen del ambiente y del interior de las empresas La actitud reactiva esta

representada por las fuerzas que desean y mantienen la estabilidad, que conservan el status quo. Es la actitud de los administradores que no procesan la información proveniente del medio ambiente externo y del interior de la propia organización .

Componentes de un plan

Los planes son el resultado del proceso de planeación. Un plan es una guía para las acciones a tomar; establece a que situación se deberá llegar, lo que debe hacerse para alcanzarla y los recursos que se aplicaran en ese esfuerzo. Los planes también deben incluir una previsión de los medios d control de la acción y de consumo de los recursos, para asegurar que se realicen los objetivos.

Algunos planes son informales y no llegan a registrarse en papel. Por ejemplo, usted pretende titularse algún día en la materia que trae este libro; ese es su objetivo. Las organizaciones informales, como los grupos de familias y amigos, hacen planes, pero no acostumbran a ponerlos en papel.

Los principales componentes de los planes son: objetivos, medio de realización de los objetivos y medios de control.

Objetivos y (metas) Medios de realización

los objetivos son el resultado deseado. Son fines, propósitos, intenciones, o estados futuros que personas y organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicación de esfuerzos y recursos. Hay quienes afirman que sin objetivos no hay administración.

un objetivo puede ser: la realización de un evento,

como organizar y llevar acabo una competencia deportiva, elecciones cada 4 años.

para alcanzar los objetivos es preciso definir uno o mas cursos de acción, realizar actividades y emplear recursos. Un plan debe contener la definición de los recursos de acción, de las actividades operativas y de los recursos necesarios para lograr los objetivos.

por ejemplo: los cursos de acción, como su

propio nombre lo india, definen el camino a seguir. En el caso de la eliminación de desperdicio, los recursos de acción pueden ser: reducir gatos innecesarios, simplificar procedimientos.

Medios de control

los medios de control consisten en información que sirven para evaluar asta que punto se están alcanzando los objetivos y hasta que punto son apropiados los recursos de acción.

Por ejemplo: Las clasificaciones y otros indicadores de su desempeño

escolar son la información o los medios de control de su objetivo, que es obtener un diploma.

El seguimiento de consumos de recursos es un medio de control del objetivo, que es combatir el desperdicio.

Planes temporales Planes permanentes

los planes temporales, llamados también planes con un fin singular, culminan cuando se alcanzan los objetivos. Algunos ejemplos de los planes temporales son el calendario de este curso, y presupuesto de una campaña publicitaria.

los planes permanentes son las decisiones programada que se usan en situaciones predefinidas. las políticas, los procedimientos y ciertos tipo de objetivos son planes permanentes.

Tipos de planes

Niveles de planeación organizacional

en las organizaciones, los planes podrían clasificarse en tres niveles principales: estratégicos, funcionales y operativos.

Planes estratégicos: la planeación estratégica es el proceso de definir la misión o negocio y los objetivos de la organización, considerando las amenazas y oportunidad del ambiente y otros factores. Los planes estratégicos establecen los productos y servicios que se pretenden ofrecer y las formas de lidiar con las competencia.

Planes funcionales: los planes funcionales (llamados también estrategias o planes administrativos, departamentales o tácticos) se elaboran para posibilitar la realización de planes estratégicos. Los planes funcionales abarcan recursos humanos, finanzas etc.

Planes operativos: la planeación operativa es el proceso de definir medios para la realización de objetivos, como actividades y recursos.

Estrategia y planeación estratégica

La idea original de estrategia se aplica a situaciones de competencia, como la guerra, los juegos y los negocios. En la actualidad, las organizaciones compiten y colaboran al mismo tiempo. La estrategia empresarial (o corporativa), que se define a continuación, es una de las aplicaciones posible de esa idea.

Estrategia empresarial. Para una empresa, la estrategia es el camino para asegurar sus

desempeños y súper vivencia. Abarca la definición de los objetivos de la organización y los caminos para alcanzarlos. La estrategia también puede considerarse la elección de las forma de competir: donde, como, cuando y con quien competir.

Planeación estratégica. La planeación estratégica es el proceso de estructurar y aclarecer los

caminos que debe tomar la organización y los objetivo a alcanzar. Dicho proceso de planeación estrategia (o estrategia corporativa) se aplica a la empresa en su totalidad y a cada una de sus partes: estrategias de producción, de recursos humanos, etc.

Análisis de la situación estratégica

misión o negocio.

El proceso de planeación estratégica comienza con el esclarecimiento de la misión o negocio de la empresa. La misión establece el propósito o razón de ser de la organización o su utilidad para los clientes, y comprenda las respuestas de las siguientes preguntas:

¿Quiénes son nuestros clientes? ¿en que negocio estamos? ¿Qué necesidades estamos atendiendo? O: ¿Cuál es nuestra utilidad para los clientes?

La misión es el reflejo de la percepción de oportunidades y amenazas, de los valores de la organización y de su vocación. La vocación comprende las áreas en que la firma tiene facilidad para actuar u, a su vez, es el reflejo de las competencias y recursos de la personas de la organización.

Análisis de desempeño. El análisis de desempeño busca información sobre los resultados que la

organización obtiene, en comparación con sus objetivos y el desempeño de la competencia puede enfocarse en los siguientes puntos principales: participación de los clientes en la facturación, participación de productos y servicios en la facturación, participación en el mercado y análisis de las ventajas competitivas. El análisis del desempeño es uno de los componentes para identificar fortalezas y debilidades de la organización.

Participación de los clientes en la facturación

El análisis histórico de la participación de los clientes en la facturación rebela las tendencias y fluctuaciones en lo negocios con diferentes segmentos del mercado. El diagnostico debe buscar información sobres cuales y cuantos son los clientes, en k mercado se sitúan y cual es el volumen de negocios que tienen con la organizaciones.

Esos números muestran el comportamiento de los clientes: sus negocios con la empresa están aumentando o disminuyendo. Eso permite identificar problemas y situaciones ventajosas, ofreciendo así una base para definir objetivos.

Participación de los clientes en la facturación

27% 4% 7%

10% 13%

18% 21%

Clientes de Japón

Clientes del país

Clientes de otros países

Clientes de Canadá

Clientes de estados unidos

Clientes de

Francia

Clientes de Inglaterra

Participación de los productos y servicios en la facturación

El análisis histórico de los productos y servicios en la facturación muestra su contribución con el desempeño de la empresa. Las organizaciones de servicios y las no lucrativas deben hacer una adaptación para estudiar la distribución de cada tipo de servicio o atención en total de servicios prestados o en el total de atenciones.

El análisis tiene que identificar el volumen de cada producto o servicio, buscando las fluctuaciones y tendencias. Ese análisis, a lo largo de un periodo, también permite identificar amenazas, oportunidades, tendencias y la necesidad de decisiones.

10%

14%

15%61%

otros

Limpieza domestic

a

Higiene personal

alimentos

Participación en el mercadoOtros foco importante de análisis del desempeño es la participación en el ramo de negocios en el que actúa la organización. Esa información muestra el crecimiento o la diminución de los diversos comportamientos y la preferencia del consumidor o usuario.

3% 6% 9% 11%57% 14%

otros

CompañíaE

Compañía D

CompañíaC

Compañía B

Nosotros

Análisis del ambiente

Las amenazas y oportunidades del ambiente deben ser de constante preocupación de la organización: cuanto mas complejo sea el ambiente o mas rápido su cambio, mas atenta debe estar ahí diversas maneras de dividir el ambiente en componente para facilitar su análisis. Los elementos que deben considerarse siempre son los siguientes: ramos de negocios, cambios en la tecnología, acción del gobierno, situación económica y sociedad, entre los mas importantes.

Ramo de negocios. El estudio del ramo de negocios se ase con base en un

modelo consagrado, propuesto por Michael porter. En ese modelo, hay cinco fuerzas que actúan en una situación competitiva:

Michael porter

nació en 1947 en Michigan, es una autoridad líder en estrategia competitiva, la competitividad y desarrollo económico de las naciones, estados y regiones. Es general mente reconocido como el padre de la estrategia moderna.

I. Primero, los propios competidores de un ramos de negocios la y intensidad de rivalidad que existe entre ellos por ejemplo: la industria auto motriz, con la aguda competencia entre todas ensambladora.

II. poder de presión por parte de los clientes. En el ramo de negocios de los autos móviles, los compradores tienen diversas elecciones. Como consecuencia, cuentan con mucho poder sobre los fabricantes.

III. poder de presión por parte de los proveedores. Los proveedores (de auto partes, por ejemplo) son pocos y no tienen mucho poder.

IV. facilidad de entrada de nuevos competidores. Al contrario de lo que sucede en un ramo como el comercio de ropa, la entrada de nuevos competidores es difícil en el negocio de montajes de auto móviles, debido a que los fabricantes son tradicionales y las inversiones muí alta.

V. Facilidad de entrada de productos sustitutos. En el corto plazo, no hay sustitutos para los auto móviles.

cambios tecnológicos las primeras grabaciones en disco de serás dieron origen a la

grabación digital; los carburadores se transformaron en inyección electrónica. Nada indica que la evolución se valla a detener o que las personas quieran regresar al pasado. Las empresas pueden tener estrategias mas agresivas o reactivas en relación con la tecnología.

acción y control del gobierno cualquier estrategia debe tomar en cuenta siempre la acción y control

del gobierno. Por un lado, todas las organizaciones están obligadas a seguir diversos tipos de legislaciones: laborar, tributaria, de protección al medio ambiente etc. La falta de cumplimiento de cualquiera de esos códigos pueden representar serios riesgos.

Situación económica diversos indicadores de funcionamiento de la economía muestra

señales de amenaza y oportunidades: empleo y desempleo, taza de interés, mercado, movimiento de lo negocios, endeudamiento e incumplimiento, entre otros.

sociedad Otra forma de identificar amenazas y oportunidades es dar

seguimiento alas tendencias sociales. Por ejemplo: actitudes, preferencias, estilo de vida, expectativas colectivista hábitos etc. Algunas tendencias sociales que influyeron en la practica de la administración en la transición al tercer milenio son: la valorización de la salud, y del empleo sano,.

análisis interno La identificación de fortalezas y debilidades dentro de la

organización es otra base del proceso de planeación de la estrategia. Una de las herramientas para identificar fortalezas y debilididades es la evaluación del desempeño. La evaluación del desempeño debe complementarse con el análisis de las aéreas funcionales .

análisis de las aéreas funcionales La evaluación del desempeño puede segmentarse de acuerdo con

las áreas funcionales de la organización, enfocándose específicamente en las debilidades que existen en cada una de ellas.

Estrategias

La misión o negocio, los objetivos, las ventajas competitivas, y otros cursos de acción, caracterizan la estrategia de la empresa; esta varia de una compañía a otra. Algunas se dedica a solo negocios; otras tienen diversas unidades de negocio. A algunas le cuesta arriesgar y explorar nuevos negocios o enfrentan a los competidores en forma agresiva; otras son cautelosas y evitan el riesgo y la confrontación. Algunas intentan tener y proyectar una solida identidad propia; otras prefieren el anonimato trabajan con productos exactamente iguales a sus competidores. hay tantas estrategias como organizaciones.

Las estrategias son el fruto de la creatividad y no de procedimientos formales.

Estrategia de crecimiento según Ansoff

El crecimiento es una tendencia natural y deseable del mundo de las organizaciones. El crecimiento deliberado puede alcanzarse por medio de nuevas inversiones; compra de competidores, proveedores o competidores; ingreso a otros ramos del negocio y establecimientos de asociaciones con empresas de diversos ramos del negocio la matriz de Ansoff es una herramienta que analiza dos variables del crecimiento: el producto y el mercado. La matriz clasifica las estrategias empresariales en cuatro categorías: penetración en el mercado, desarrollo de producto y diversificación.

Clasificación de las estrategias empresariales

Penetración en el mercado

Desarrollo del mercado

Desarrollo de producto

Diversificación

Es la estrategia de explorar productos tradicionales en un

mercado tradicional.

Es la estrategia de explorar un mercado nuevo con productos

tradicionales.

Es la estrategia de explorar mercados tradicionales con

productos nuevos.

Es la estrategia de explorar nuevos

mercado con nuevos productos.

Estrategias competitivas según porter

Un aspecto importante a considerar en la planeación de la estrategia es la forma de lidiar con la competencia. Uno de los autores mas conocidos que abordaron este asunto, Michael Porter, propone tres estrategias competitivas: diferenciación, liderazgo de costos, enfoque.

Las estrategia de la diferenciación consiste en intentar proyectar una sola identidad propia para el servicio o producto, que lo distinga con claridad de los competidores. Eso significa hacer énfasis en una o mas ventajas competitivas, como la calidad, el servicio, prestigio para el consumidor, estilo del producto o aspecto de las instalaciones.

En la estrategia que busca el liderazgo atabes del costo, el objetivo no es diferente de los competidores, sino ofrecer un producto o servicio mas económico. Esta estrategia la utiliza gran parte de los fabricantes de computadoras, a medida que la tecnología hacen que lo productos se tornen muy semejantes y abarata los componentes.

Según porter, la estrategia de enfoque (llamada también estrategia de concentración o de nicho) consiste en elegir un nicho o segmento del mercado y enfocarse en el. Cuando adopta la estrategia de enfoque, la empresa intenta dominar los recursos para explotar en nicho elegido de la mejor forma posible, en lugar de enfrentar a todos los competidores en el gran mercado.

Planeación operativa.

Para alcanzar objetivos es necesario realizar actividades y consumir recursos. Al proceso de definir actividades y recursos se le llaman planeación operativa. Al proceso de definir actividades y recursos se les llaman planeación operativas. Este proceso comprende las siguientes etapas o decisiones principales:

I. Análisis de los objetivos II. Planeación de uso de tiempoIII. Planeación de los recursos IV. Evaluación de los riesgosV. Previsión de los medios de control

Análisis de los objetivos

El proceso de planeación operativo comienza con la división del objetivo principal en objetivo menores, formando así una cadena de medios y fines la división sucesiva de un objetivo principal en objetivos menores esta representado por una estructura analítica. El objetivo principal se presente como un producto (competición) que necesita de otros productos (competidores, públicos, etc.). Para poder llevarse a cabo.

Olimpiadas de los estudiantes de administración

Competiciones

Publico establecimiento

Atletas y equiposLugares de hospedajeOrganización de las competicionesJuecesPremiaciones

Disfunción del eventoVenta de boletosOrientación para aseso a los establecimientos de la competiciones

Organización de los establecimientos donde tendrán lugar las competicionesSeñalización de los establecimientosprensa

Planeación del uso de tiempo

El uso del tiempo refleja el trabajo o esfuerzo necesarios para realizar los objetivos; el esfuerzo se realiza por medio de actividades que consumen tiempo. Para planear el uso del tiempo, es necesario:

Análisis de

los objetivos

Identificación de las

actividades

Programación del trabajo

Diseño del cronogram

a

Identificación de las actividadesLa identificación de las actividades necesaria para realizar los objetivos

tiene como base la estructura analítica; esta identificación depende de la competición de los objetivos, la creatividad y la experiencia propia y ajena.

Olimpiadas de los estudiantes de administración

Competiciones Publico establecimiento

Disfunción del eventoVenta de boletosOrientación para aseso a los establecimientos de la competiciones

Atletas y equiposLugares de hospedajeOrganización de las competicionesJuecesPremiaciones

Organización de los establecimientos donde tendrán lugar las competicionesSeñalización de los establecimientosprensa

Programación

A la distribución de una secuencia de actividades a lo largo del tiempo necesario para su realización se le llama programación. Esta transforma las actividades en un programa de trabajo con metas: acciones especificas asociadas a un calendario.

Al elaborar un programa de trabajo, las actividades se asocian con plazos o se estima su duración. En forma posterior o simultanea las actividades se ordenan en una secuencia. Secuencia es el proceso de decidir en que orden se llevara a cabo las actividades: cuales deben hacerse primero, cuales después y cuales dependen de cual.

La secuencia establece las prioridades el principio y el final de las actividades; toda esta información se registra en una tabla de tarea y precedencias.

Cronogramas

Un cronograma es una técnica de representación grafica de decisiones que muestran, a manera de calendario, cuando deberá ocurrir las actividades. En su forma mas común, llamada cronograma de barras o grafica de Gantt, el diagrama es una tabla o matriz cuyas columna dimensión horizontal representan el pazo del tiempo; las líneas o barras dimensión vertical muestra las actividades a realizar.

Diagrama de redes Los diagramas de redes son diagramas de precedencias

en lo que se señalan los tiempos de ejecución de las actividades. En un diagrama de redes, las actividades y sus tiempos se registran en cuadros (o campos), unidos mediantes flechas; estas representan la relación o dependencia de las actividades entre si.

planeación de recursos Las actividades consumen recursos. Una ves identificada

las actividades, la siguiente etapa es la definición de los recursos necesarios para realizarlos, así como su costo.

Identificación de los recursosLos recursos necesarios para realizar actividades se

clasifican por lo general en 4 categorías principales, que se dividen a su vez en categoría menores:

Mano de obra (gerentes, ingenieros, etc. Material permanente o inversiones (equipos e

instalaciones). material de consumo (combustible, material de oficina,

etc.). Servicios (viajes, transporte, etc.)

esos y eventualmente otros recursos se identifican con base en la lista de actividades o de los objetivos a realizar.

Preparación del presupuesto Para hacer una estimación de costos y preparar un

presupuesto, son importantes 3 tipos de información: Costo unitario de cada recurso (precio de un mes de uso de

una instalación) Duración de las actividades. Multiplicada por el costo

unitario, la duración de cada actividad permite estimar su costo. Por ejemplo, los valores de los salarios mensuales, multiplicado por el numero de meses que duran las actividades, asen que sea posible estimar el costo total de salarios.

Costos indirectos. Los costos indirectos se refieren a los gastos que no son producidos por las actividades, pero que son necesarios para su realización, o que son difíciles de calcular y atribuir directa mente actividades especificas.

Evaluación de los riesgos

Los riesgos son eventos o condiciones que afectan la realización o el resulta de las actividades o que pueden amenazarlas. Por ejemplo, la posibilidad de un asiente es un riesgo en cualquier tipo de viajes. La posibilidad de que llueva es un riesgo para cualquier evento al aire libre. Sin embargo, el riego es la contra partida de un beneficio potencial u oportunidad; si usted no viaja, puede quedarse sin estudiar, trabajar o hacer negocios. Hay quienes consideran que en la vida no ahí certezas, solo riesgo y oportunidades.

Estructura organizacional la estructura organizacional funciona como un plan

permanente que define las responsabilidades, la autoridad y el sistema de comunicación dentro de la organización.

Gracias Por Su Atención