Formacion de auditores marzo 2016

CURSO DE ESPECIALIZACION DE SUPERVISOR SSOMA

AUDITORIA Y DOCUMENTACION EN SISTEMAS

INTEGRADOS DE GESTION

ING. CLARA NATALIA BARRETO HINOSTROZA

HUANCAYO, MARZO 2016

AUDITORIA Y DOCUMENTACION EN

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

Temario:

3. Términos y definiciones

4. Principios de la Auditoría

5. Gestión de un programa de Auditoría

6. Actividades de Auditoría

7. Competencias de los auditores

PRESENTACIÓN DE PARTICIPANTES

• Nombre y Apellidos

• Empresa y Cargo en que trabaja

• Profesión o especialidad

• Años de experiencia laboral

• Conoce de Sistemas de Gestión (Que Normas)



OBJETIVOS DEL CURSO

Formar Auditores Internos en Sistema de Gestión de Calidad,

Medio Ambiente y Seguridad & Salud Ocupacional que garanticen

el cumplimiento de la Política y Objetivos de la empresa auditar con

la finalidad de buscar la mejora continua del mismo.



RECOMENDACIONES IMPORTANTES

PARA EL ÉXITO DEL CURSO



Ideograma: “Escuchar”

ojo

corazón

atención

no dividida

soberano

odio



OBJETIVOS DEL CURSO

Brindar los conocimiento necesarios requeridos en el

proceso de auditoría y el entendimiento de las técnicas de

auditoría.

Así como proporcionar el entrenamiento formal que lepermita conducir o participar de una auditoría interna de

Sistemas de Gestión, que garanticen el cumplimiento de la

Política y Objetivos de la empresa a auditar con la finalidad

de buscar la mejora continua del mismo

ISO 19011

Introducción:

3. Términos y definiciones

4. Principios de la Auditoría

5. Gestión de un programa de Auditoría

6. Actividades de Auditoría

7. Competencias de los auditores

AUDITORIA DEL SISTEMA

DE GESTIÓN

Introducción

“Proceso sistemático, independiente y documentado

para obtener evidencias de la auditoría y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de

determinar la extensión en que se cumplen los

criterios de auditoría”

(3.1 ISO 19011)

TIPOS DE AUDITORIA

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

ORGANIZACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

CLIENTE

AUDITORÍA EXTERNA

CERTIFICADORA

AUDITORÍA EXTERNA

OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:

Determinar si el Sistema de

Gestión•Es conforme con los requisitos.

• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

•Evaluar la adecuación para

cumplir eficazmente los requisitos del solicitante.

• Verificar la aplicación de disposiciones contractuales.

•Evaluar la capacidad para

cumplir los requisitos de una Norma Internacional.

Para: Para: Para:

•Evaluar el Sistema de Gestión .

Identificar oportunidades de mejora.

(VER LOS REQUISITOS EN) ISO/IEC 19011:2011)

•Evaluar y seleccionar

proveedores.Mantener relaciones gana –

gana. VER LOS REQUISITOS EN) ISO/IEC 19011:2011)

CERTIFICACIÓN O

RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO (VER LOS REQUISITOS

EN)

ISO/IEC 19011:2011)

RECORDAR…

Se audita el Sistema de Gestión

y no la actuación de la persona.

¿Por qué necesitamos Auditar?

Para proporcionar información a la Gerencia sobre el

desempeño del Sistema de Gestión.

Una Auditoría realizada efectivamente debe:

Proporcionar información real sobre la cual puedan

basarse las decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.

Promover la comunicación entre diferentes niveles

dentro de la organización.

Requisitos fundamentales para una

Auditoría Efectiva:

• Apoyo de la Dirección.

• Auditores entrenados.

• Independencia de los auditores.

• Acceso a documentos.

• Acceso a todos los niveles gerenciales.

• Procedimiento de auditoría definido.

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3 . - TERMINOS Y DEF INICIONES

3.2- Criterios de Auditoría: Grupo de políticas, procedimientos o

requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara

la evidencia de auditoría.

3.3-Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los

criterios de auditoría y que son verificables.

3.4- Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de

la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de

auditoría.

3.1- Auditoría: Proceso Sistemático, independiente y

documentado, para obtener evidencias de la auditoria y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la

extension en que se cumpen los criterios de auditoria.

3.10- Experto Técnico : Persona que aporta conocimientos o

experiencia específicos al equipo auditor.

3.11- Observador: Persona que acompaña al equipo auditor,

pero no audita.

3.12- Guía: Persona nombrada por el auditado para asistir al

equipo auditor.

3.13- Programa de Auditoría : Conjunto de una o más

auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y

dirigidas hacia un propósito específico.

3.14- Alcance de la Auditoría : Extensión y límites de una

auditoría.


3.9- Equipo Auditor : Uno o más auditores que llevan a cabo

una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos

Nota: El alcance de la auditoría incluye generalmente una

descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización,

las actividades y los procesos, así como el período de tiempo

cubierto.

3.15- Plan de Auditoría : Descripción de las actividades y de los

detalles acordados de una auditoría .

3.16- Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos .


Gestión de Riesgos:

Incluir el tema de gestión de riesgos en la auditoría. No solo para

planear y ejecutar la auditoría, sino también aplicado a los

procesos con el fin de anticipar situaciones que podríanrepresentar problemas para la empresa. Dónde están las fortalezas

y las debilidades en los controles planificados y ejecutados por la

organización para garantizar resultados consistentes en el tiem

po.

En la ilustración siguiente se muestran cuales podrían ser los

diferentes hallazgos en una auditoría, utilizando un grupo más

amplio de posibilidades (considerando el concepto de riesgos).

1

1 Esta Norma Internacional introduce el concepto de riesgo a la auditoría de sistemas de gestión. El enfoque adoptado relaciona

tanto el riesgo de que el proceso de auditoría no alcance sus objetivos como el potencial de que la auditoría interfiera con las

actividades y procesos de los auditados


ENTIDADES DE NORMALIZACIÓN

ENTIDADES IMPORTANTES

ISO

Organización internacional no gubernamental, que redacta y aprueba

normas técnicas internacionales. Dichas normas se conocen como

normas ISO

IEC

Organización internacional que prepara y publica normas

internacionales sobre electricidad, electrónica y tecnologías

relacionadas.

UIT Organización de las Naciones Unidas para las tecnologías de la

información y la comunicación

COPANT

Es la Comisión Panamericana de Normas Técnicas. Para impulsar el

crecimiento comercial, industrial, científico y tecnológico de los

países que lo forman

MERCOSUR El Mercosur intenta avanzar en normas y procedimientos para

controlar el mercadoaduanerode los países que lo integran

CEN

Comité Europeo de Normalización que desarrolla trabajos de

normalización que cubren todos los sectores técnicos con excepción

del campo electrotécnico

CENELEC Comité Europeo de Normalización Electrotécnica es la organización

europeade normalización eneste campo

ENTIDADES IMPORTANTES

ANSI Organización de normalización norteamericana con un

amplio desarrollo normativoy reconocimiento internacional

ICONTEC Organismo de Normalización de Colombia que pertenece a

ISO y COPANT

AENOR

Organismos de Normalización de España que es miembro

de ISO, IEC, CEN, CENELEC y miembro adherente de

COPANT

AFNOR, BSI,

DIN, IRAM

Son los organismos de normalización de Francia, Reino

Unido, Alemania y Argentina, respectivamente



PRINCIPALES ENTIDADES DE ACREDITACIÓN

País Siglas Nombre

ALEMANIA DAR, DKD,

DACH, etc. Deutscher Akkreditierungs Rat

AUSTRIA BMWA BUNDESMINISTERIUM Für

WIRTSCHAFT Und ARBEIT

BÉLGICA BELAC Bercert, Bertest, Bko/Obe

BULGARIA BAS Bulgarian Accreditation Service

CHIPRE CYS-CYSAB Cyprus Organization For The

Promotion Of Quality

DINAMARCA DANAK Danish Accreditation

ESLOVAQUIA SNAS Slovak National Accreditation

Service

ESLOVENIA SA Slovenian Accreditation

ESPAÑA ENAC Entidad Nacional De Acreditación

ESTONIA EAK Estonian Accreditation Centre

País Siglas Nombre

FINLANDIA FINAS Finnish Accreditation Service

FRANCIA COFRAC Comité Français D'accréditation

GRECIA ESYD Hellenic Accreditation System

HOLANDA RvA Raad Voor Accreditatie

HUNGRÍA NAT Hungarian Accreditation Board

IRLANDA INAB National Accreditation Board

ISLANDIA ISAC Icelandic Board For Technical

Accreditation

ITALIA SINAL, SIT, SINCERT

Sistema Nazionale Per

l'Accreditamento Degli Organismi Di

Certificazione E Ispezione

LETONIA LATAK Latvian National Accreditation

Bureau

LITUANIA LA Lithuanian National Accreditation

Bureau

LUXEMBURGO OLAS Office Luxembourgeois

d’Accreditation Et De Surveillance


País Siglas Nombre

MALTA NAB-MSA National Acccreditation Body -

Malta Standard Authority

NORUEGA NA Norwegian Accreditation

POLONIA PCA Polskie Centrum Akredytacji

PORTUGAL IPAC Instituto Portugues De Acreditacao,

I.P.

REINO UNIDO UKAS United Kingdom Accreditation

Service

REPÚBLICA CHECA CAI Czech Accreditation Institute

REPÚBLICA DE CROACIA HAA Croatian Accreditation Agency

RUMANIA RENAR Romanian Association For

Accreditation

SUECIA SWEDAC Swedish Board For Accreditation

And Conformity Assessment

SUIZA SAS Swiss Accreditation Service

TURQUÍA TURKAK Turkak



4 . - AUDITORÍA - PRINC IPIOS

INDEPENDENCIA

• Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de auditoría.

• Los auditores son independientes de la actividad auditada.

• Los hallazgos están basados sólo en evidencias.

ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS

• Base racional para alcanzar conclusiones fiables verificables.

• Es una muestra de la información disponible.

(4. ISO 19011)


INTEGRIDAD

• Honradez y rectitud en la conducta de los auditores, trabajo

honesto, diligente, responsable imparcial y competente.

PRESENTACIÓN ECUANIME/ IMPARCIAL

• La obligación de informar con veracidad y exactitud

• Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan

con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se

informa de los obstáculos significativos encontrados durante laauditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el

equipo auditor y el auditado.

(4. ISO 19011)


DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL

• La aplicación de diligencia y juicio al audita.• Los auditores proceden con el debido cuidado, de

acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y

la confianza depositada en ellos por el cliente de la

auditoría y por otras partes interesadas. Un factor

importante es tener la competencia necesaria.

CONFIDENCIALIDAD

• El Auditor no puede divulgar ni utilizar la información

para fines propios. Toda información que es analizada por

el auditor es reservada.

INDEPENDENCIA

Libre de sesgo y conflicto

ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIALa evidencia debería ser verificable


5 . - GEST IÓN DE UN PROGRAMA

DE AUDITORÍA

Definir el Programa

- Objetivos / alcance

- Procedimientos

- Recursos

- Responsabilidades

Implementar el Programa

- Evaluar auditores- Asignar al equipo

auditor- Dirigir la auditoria- riesgos

Seguir y revisar el programa

- Identificar oportunidades

para la mejora

Acciones de mejora

Competencia

de

Auditores

Actividades

de auditoria

DESIGNACIÓN RESPONSABLE

Planificar

Hacer

Verificar

Actuar

CRITERIOS A CONSIDERAR

Importancia de la actividad, relacionada con la calidad del

producto, peligro e impacto que pueda generar.

Estado de la actividad.

Resultado de las auditorias previas.

Cubrir todos los requisitos de la norma.

Disponibilidad de los auditados y auditores.

El programa suele ser semestral o anual.


DE AUDITORÍA

CALIFICACIÓN DEL AUDITOR.

Adiestramiento:

Sistemas de Gestión

Técnicas de auditoría

Participación de Auditorías

Examen

Re-calificación

Habilidades adicionales:

Planeamiento

Organización

Comunicación

Coordinación


DE AUDITORÍA

6 . ACT IVIDADES DE AUDITORÍA

Iniciación de la Auditoría

(6.2)

Revisión de la documentación

(6.3)

Preparación de la actividades

de Auditoría “In Situ” (6.4)

Informe de Auditoría

(6.6)

Finalización de la Auditoría

(6.7)

Seguimiento de la Auditoría

(6.8)

Actividades de Auditoría In Situ

(6.6)

Iniciación de la Auditoria (6.2)

•Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría

Objetivos:

a) Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del

auditado.

b) Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar los requisitos reglamentarios y contractuales.

c) Evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos

especificados.

d) Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.


Iniciación de la Auditoria (6.2)

•Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría

Alcance:

a) Extensión o límites de la auditoría.

b) Unidades de la organización, procesos,

c) Periodo de tiempo cubierto.

Criterios de auditoría:

a) Norma Internacional

b) Documentos de la organización.

c) Requisitos legales.d) Requisitos contractuales.


Revisión de documentación (6.3)

Conforme

Criterios de

Auditoría

Documentación

del Sistema

Continuar con el

proceso.

Inadecuada

Comunicar

No continuar hasta que se

resuelva el problema

Conformidad

documentaria

del SGC


Preparación del Plan de auditoría (6.4)

Contenido del Plan de Auditoría

Objetivo y alcance

Criterios de auditoria

Equipo Auditor

Lugar, fecha

Duración de las actividades

Métodos de auditoria a usarse

Funciones y responsabilidades del equipo auditor

Asignación de recursos necesarios

Reuniones de enlace y retroalimentación entre la

organización auditora y el auditado

Reuniones de apertura y cierre



CRITERIOS DE AUDITORIA

Es el conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos empleados como referencia para la

evaluación de un sistema de gestión.

Entre ellos:

Norma ISO u otras

Documentos de la Organización

Requisitos legales y otros

Requisitos contractuales

Agenda de la Auditoría

1. Información General de Auditoría Interna

Procesos / Sector AuditadoPRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE HARINA DE PESCACO

Fecha de auditoría: 11 junio 2012 Criterio: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007Auditor líder: Sr. RamírezAuditor Asistente: Sr. Gaspar

Objetivo de la Auditoría: Evaluar el grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

Alcance de la Auditoría:Elaboración de Harina y Aceite de Pescado desde la Descarga de la Materia Prima hasta elAlmacenamiento como Producto terminado.

Fecha Hora Lugar Clausula de la Norma Area o Proceso Documentos Auditor Responsable Responsable del Proceso Auditado

20/05/2012

09:00 -09:30 Planta 1 Reunión de Apertura

20/05/2012

09:30 -11:00

Planta 2

4.2 / 5.34.3.14.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.4.54.4.64.5.14.5.4 / 4.2.4

Calildad

Manual SSOMAPrincipio de Negocio

Objetivos y ProgramasMatriz IPER - IAIAS

Formación y toma de concienciaControl de documentos

Plan de emergenciasAcciones correctivas/preventivas,

IncidentesEvaluación del cumplimiento legal

Todos los Procedimientos de GestiónProcedimientos e Instructivos

Operativos aplicablesInformación de la Revisión por la

dirección

CM, JM Jefe de Calidad

20/05/2012

11:00 -12:00

Planta 1

4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4

Producción








dirección

CM, JM Jefe de Producción


20/05/201212:00 -13:00

Planta 2

4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4

SIG








dirección

CM, JMJefe de Sistemas Integrados de Gestión

20/05/201213:00 -14:00

Planta 1 Almuerzo

20/05/201215:30 -17:30

Planta 1

4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4

Gestión de Humanos








dirección

CM, JMJefe de Gestión Humana

20/05/201217:30 -18:00

Planta 1 Reunión de Clausura

1. Información General de Auditoría Interna


Preparación de Actividades de Auditoría

“In Situ” (6.4)

Lista de verificaciónSoporte de la Auditoría

Herramienta del equipo auditor.

Ayuda en la entrevista

Permite estructurar la evaluación

Recordatorio

No limitarse a ellaNo es para interrogar

Permite despersonalizar la

auditoria

Administración del tiempo

Uniformidad al proceso de auditoría

DESARROLLO DE PREGUNTAS

Concretas

De acuerdo con el propósito y alcance de la auditoría

Considerando las responsabilidades del auditado.

Abiertas

Preparación de Actividades de Auditoría

“In Situ” (6.4)

Realización de las Actividades


REUNIÓN DE APERTURA

Presentación de los auditores

Metodología de la auditoría

Alcance y objetivos

Acordar el itinerarioConfirmar los acompañantes de la Auditoría

Disposiciones logísticas

Comunicación durante la auditoria

oMiembros del equipo pueden consultarse periódicamente

para intercambiar información.

oLas evidencias recopiladas en la auditoria deben ser

comunicadas.

oAcciones para reconfirmación del plan de auditoría.



Técnicas de Auditoría:

Técnicas que requiere ser desarrolladas por el auditor

hasta conseguir habilidades y experiencia.



Recopilación y verificación de la información

Métodos:

Entrevistas

Observación de las actividades

Revisión de documentos

Tres criterios de Evaluación:

•La existencia

•Funciona correctamente

•Es efectivo



Recopilación y verificación de la información

Considerar:

Lista de verificación.

Precisar sus anotaciones.

Buscar evidencias de auditoría

Hablar con las personas que ejecutan las actividades.

Solicitar registros.



ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN QUE

DEBEN SER AUDITADOS

Personal Documentación

Materiales, ITEMS, y

equipos

Proceso



TÉCNICAS DE ENTREVISTAS

Palabras fundamentales del auditor

Cómo?

Dónde?

Cuándo?

Qué?

Por qué?

Quién?



TÉCNICA DE ENTREVISTA

Preguntas abiertas

Preguntas cerradas

Se debe evitar hacer:Preguntas que sugiere una respuestas

Preguntas con connotación emotiva

Entonación adecuada



Consejos para la Conducción de Auditorías

Contacto cara a cara

Mostrarse interesado

Tomar notas en corto tiempoInclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente

Observar el lenguaje corporal

Verificar con evidencia

Preguntas silenciosas

Dar las gracias



Consejos para la Conducción de Auditoría

Eliminar barreras en la comunicación: físicas,

psicológicas, intelectuales.

Crear un clima apropiado:•Tiempo

•Espacio

•Contacto visual

•Lenguaje corporal

Paralenguaje



Actitudes a tomar en el transcurso de la auditoría

Permanecer seguro

Administrar el tiempo

adecuadamenteNo dejarse conducir o engañar

Ser detallista y eficiente

Evitar apartarse del tema



Tácticas del Auditado

Perdida de tiempo

Querer manejar al auditor

Probar la fortaleza del auditor

Respuestas limitadas

Engañar al auditor



Actitudes que se deben evitar

Ser negativo, indisciplinado

Ser critico

Caer un disputas

Discutir personalidades

Comparar al auditadoSer sarcástico



Para una correcta evaluación …

Pregunte

Escuche

Observe

Piense Evalué

Registre



Generación de hallazgos de auditoría

Evidencia de

auditoría

Criterios de

auditoría

Hallazgos de auditoría



Generación de hallazgos

de auditoría

Hallaz

gos

Buenas Practicas / Puntos Fuertes

Oportunidad de Mejora

Puntos

DébilesRiesgos

Confor-

midad

No Conformi

dad



Generación de hallazgos de auditoría

TERMINOS RELACIONADOS

No Conformidad:

Incumplimiento de un requisito

(3.6.2 ISO 9000: 2005)

Nota: Se aplica a la desviación o ausencia, con respecto a

los requisitos especificados, de una o mas de las

características de la calidad.



Revisión de Hallazgos – Reuniones de enlace

Compare sus notas con las del resto del equipo

Determine las NO conformidades

Documente las no conformidadesRevisión de plan y lista de Verificación



No Conformidades mas comunes…

Existencia de documentos obsoletos

Documentos actualizados sin autorización

Registros incompletos o sin implementar

Legajos de personal incompletos

Falta identificación de Necesidades de Capacidad por competencias

Contratos que no se cumplen en todas sus clausulas

No se evalúan a los subcontratistas

Criterios no homogéneos del control

No se cumple lo establecido en los procedimientos e instrucciones

Fechas de calibraciones vencidas

No Conformidades mas comunes…

Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de

cliente.

No hay registros relativos al proceso de producto No conforme

Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas

Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores.

No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones

Correctivas

Acciones Correctivas inadecuadas,

Entre otros.

Preparación de Conclusiones de auditoría

El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios

de auditoría.

La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión.La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad,

adecuada y eficacia del sistema de gestión.



Realización de la Reunión de Cierre

Agradecer.

Presentar al equipo auditor.

Recordar el objetivo, alcance y criterios.|Presentación de los resultados Fortalezas / Debilidades.

Explicar con exactitud las no conformidades.

Dar oportunidad al auditado de explicar información discrepante.

Informar que el proceso es por muestreo.

Alcances sobre le seguimiento.Agradecer atenciones.



Informe de Auditoría (6.6)

Estructura:

Alcance y objetivos de la auditoría.

Identificación de los auditores.

Personas contactadas.Fecha de la auditoría.

Normas de referencia.

Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos

de la auditoría.

Fortalezas y Debilidades.Descripción de las NO conformidades encontradas.

Adjuntar: SAC y Observaciones

Exclusiones.

Informe de Auditoría (6.6)

Informe de Auditoría

¿Que no debe incluirse?

Opiniones subjetivas.

Información Confidencial no

Correspondiente.Crítica hacia individuos.

Declaraciones ambiguas.

Detalles triviales.

Hallazgos no mencionados en la

reunión de cierre.

Finalización de la Auditoría (6.7)

La auditoría se completa cuando

todas las actividades del plan de

auditoría han sido finalizadas y el

informe aprobado ha sido

distribuido.

Frases y Palabras a Evitar

VIOLADOCUANDO

AUDITÉENCONTRÉ

CONTRAVI

NIENDO

NINGUNO

DE LOS ….VARIOS ELEMENTOS

DE …

ESCASAS

PRUEBAS DE …..

POCOS

REGISTROS DE …

EL SR. X DIJO

QUE ….HE OBSERVADO

QUE ….

Seguimiento de Auditoría (6.8)

Correcta Redacción de No ConformidadesLas frases y palabras a evitar :

SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)

TIPO: CORRECTIVA

Nº 1

PREVENTIVA

PROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO

PERSONAL

QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES

OTROS…………………………………………………………………………………..

SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NOCONFORMIDAD

Norma/Requisito: OHSAS 18001:2007 / 4.2.2 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ___Documento de Referencia/ Manual de Organización y Funciones M-01/Ver. 00

Se encontró que el área de recursos ha establecido un Manual deOrganización y Funciones en donde no se ha establecido Habilidades

Especializadas para el Sr. Marcial Roque quien realiza trabajos en altura.

FECHA: 01/07/2011

EMISOR: PEÑAFIEL SUAREZ

FIRMA:

GERENCIA: Recursos Humanos

RESPONSABLE: Coordinador de

Recursos HumanosFIRMA:

SECCIÓN 2: ANALISIS DE CAUSAS

Nº Descripción Responsables

FECHA: GERENTE/JEFE AREA: FIRMA:

SECCIÓN 3: ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA

Nº Descripción Plazo

ESTA BIEN

REDACTADA

LA

CONFORMIDAD

?


TIPO: CORRECTIVA

Nº 2

PREVENTIVA

PROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL

QUEJA DEL CLIENTE NVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES

OTROS…………………………………………………………………………………..


Norma/Requisito: ISO/F DIS 9001:2008/ 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y

capacitación ___

Documento de Referencia/ Nº de Revisión: GC-00-PR-05 Perfil de Inspector de Calidad/Ver. 00

No se puede evidenciar el registro de habilidades del inspector de Calidad de la línea 5, del turno mañana, tal como lo establece el perfil del puesto GC-RRHH-05 Perfil del Inspector de Calidad.

FECHA: 01/07/2011

EMISOR: Raúl Sifuentes

FIRMA:

GERENCIA/AREA: Recursos Humanos

RESPONSABLE: Jefe de Recursos Humano.

FIRMA:





Nº Descripción Plazos

ESTA BIEN REDACTAD

A LA NO CONFORMI

DAD?


TIPO: CORRECTIVA Nº

3

PREVENTIVA

PROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL


OTROS…………………………………………………………………………………..


Norma/Requisito: OSHAS 18001:2007 / 4.4.7 Preparación y Respuesta ante emergencia ___Documento de Referencia/ Nº de Revisión: Plan de Contingencia 2012/Ver. 01

Se evidenció que El Programa Anual de Simulacro 2012 (versión 01) aprobado 17 febrero 2012, no

se encuentra actualizado, no contando en el, situaciones de emergencia como “Hombre al

Agua” y “Ruido”. A la vez no se ha evidenciado registro de los simulacros conforme al Programa

Anual de Simulacros (2012), incumpliendo el requisito 4.4.7 de las normas OHSAS 18001:2007.

FECHA: 01/07/2009

EMISOR: Pier Sanchez

FIRMA:

GERENCIA/AREA: Sistema de Gestión

Integrado

RESPONSABLE: Rosario MartineliFIRMA:






ESTA BIEN

REDACTADA LA NO

CONFORMID

AD?


TIPO: CORRECTIVA

Nº 4

PREVENTIVA

PROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO

PERSONAL


OTROS…………………………………………………………………………………..


Norma/Requisito: ISO/F DIS 9001:2008/ 4.2.4 Control de Registro de Calidad ___Documento de Referencia/ Nº de Revisión: PL-08-IN-04 Alambres Rolado-Trefilado/Ver 00

Se encontró que el área de mantenimiento no registra el número de lotesde partes y repuestos en el formato PL-08-IN-01-01. Hoja de Evaluación delos Repuestos, como por ejemplo los de fechas 10/10/00 hasta 30/01/10.

Contraviniendo el requisito 4.2.4 de la Norma y el numeral 5.4 de lainstrucción PL-08-IN-04 Alambres Rolado – Trefilado.

FECHA: 01/07/2011

EMISOR: MIGUEL RÍOS

FIRMA:

GERENCIA: Alambre

RESPONSABLE: Coordinador de

alambres.FIRMA:






ESTA BIEN

REDACTADA LA NO

CONFORMID

AD?


No

Conformidad

Acción Inmediata

Evaluación

de causas

Acciones

Correctivas

Evaluación de la

efectividad de las

acciones tomadas

Implementación

de acciones

correctivas.

ok FINNO SI


La acción correctiva siempre debe contemplar:

Implementar mecanismos temporales para minimizar los efectos

de la no conformidad (corrección).

Realizar una investigación y análisis de causa raiz acorde el problema

Eliminar las no conformidades (acción correctiva)

Definir el tiempo de implementación y responsables


Las actividades de seguimiento

deben ser conducidas por el Auditor

Evaluar si las condiciones correctivas

propuestas son adecuadas.

Confirmar si la acción correctiva fue

implementada y cumplida.

Acciones de seguimiento

Control de la eficaciaRegistrar los cambios

7. Competencia de los Auditores

RESPONSABILIDADES DE UN

AUDITOR ASISTENTE

Cumplir con el 100% de los requisitos de

auditoría.

Tener habilidades de comunicación y

entendimiento de los requisitos de la auditoría.

Realizar efectivamente las actividades

asignadas.

Documentar el 100% de las observaciones.

Verificar la efectividad de las acciones

aplicadas como resultado de la auditoría.

RESPONSABILIDADES DE UN

AUDITOR LIDER

Responsabilidad final de auditoría

Participación en la selección de los miembros del equipo.

Preparación del plan de Auditoría.

Representación del equipo auditor con la Gerencia.

Preparación y entrega del reporte de

auditoría.

Dirección de las actividades de seguimiento.


Cualidades personales: Ético- imparcial, sincero, honesto y discreto.

De mentalidad abierta.

Diplomático – Amable.

Con capacidad de comunicación (oral y escrita).

Observador. Perceptivo.

Preparado.

Paciente.

Interesado

Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones. Tenaz – persistente, orientado a la consecuencia de los

objetivos.

Decidido.

Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma

independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

Puntual.

Un

A

ud

ito

r d

eb

e s

er:


Características NO deseables

Mente cerrada

Argumentativo

Indisciplinado Prejuicioso

Obstinado

Deseo de ser agradable

Tímido

Impaciente Aceptar todo por las apariencias

Ingenuo

Mal perceptor


GRACIAS.

…en el camino de la optimización de los Sistemas

de Gestión…

Education

Formacion de auditores marzo 2016