Fundamentos administrativos

PLANIFICACIÓNORGANIZACIÓNDIRECCIÓNCONTROL

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

� PLANIFICACIÓN� ORGANIZACIÓN� DIRECCIÓN� CONTROL

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PLANIFICACIÓN

Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

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PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)

EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)HMConsultores.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

� ESTRATEGIAS� POLÍTICAS

PLANIFICACIÓN OPERATIVA� PROCEDIMIENTOS� PRESUPUESTOS� PROGRAMAS

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OBJETIVOS

FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

RED DE OBJETIVOS

CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:� VERIFICABLES� RAZONABLES

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:ESTRATEGIASPOLÍTICAS

ESTRATEGIAS:Colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente.

La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias.

Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir políticas para el uso de esos recursos.

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CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Estudio del medio ambiente Estudio del interior de la

organización Análisis a largo plazo Responsabilidad de la alta

dirección

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

� Son líneas de acción para la toma de decisiones.

� Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

� EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.

� IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la práctica usual dentro de la organización.HMConsultores.


PLANEACIÓN OPERATIVA:PROCEDIMIENTOSPRESUPUESTOSPROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son métodos para llevar a cabo actividades.

El procedimiento brinda una solución predeterminada.HMConsultores.


PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS:� A partir presupuesto año anterior.� Presupuesto Base cero (partir de

cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organización)

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PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas.

TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:

� Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

� Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre actividades y sucesos)

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TOMA DE DECISIONES� ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO

DE ACCIÓN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS:� DEFINIR EL PROBLEMA� OBTENER TODA LA INFORMACIÓN� FORMULAR OPCIONES� EVALUAR y DECIDIR

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TOMA DE DECISIONES

� ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE

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TOMA DE DECISIONES

� ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN

NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.

APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.HMConsultores.


TOMA DE DECISIONES

� ETAPA: FORMULAR OPCIONES

SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS:

FALTA DE INFORMACIÓNACEPTAR LA PRIMERA

IMPRESIÓN DEL PROBLEMAHMConsultores.


TOMA DE DECISIONES

� ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

SE EVALÚA y SE DECIDE.EN LA TOMA RACIONAL DE

DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.HMConsultores.


ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN

FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeación)

CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES

FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS (definición clara e implantación mediante planes de acción)

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FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables)

FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema información suficiente,etc)

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DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato básico)

RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)

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ORGANIZACIÓN

Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.

¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?

¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?

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ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN FORMAL� Cuando las actividades de dos o

mas personas están explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.

PRINCIPIOS ORG.FORMAL:� Principio unidad de objetivo (una

estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)

� Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

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ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN INFORMAL� El propósito de las organizaciones

informales es cubrir necesidades humanas.

� Necesidad de información� Es importante integrar la

organización informal.

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ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

� CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.

� UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.

� TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

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ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

� TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:

Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los

puestos de los subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o

no)

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ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

� INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.

� INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

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ORGANIZACIÓN

DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

� CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.

� DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

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ORGANIZACIÓN

DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.

� DELEGACIÓN EFECTIVA:COMPLETA (se asigna TODA tarea

necesaria para objetivo/responsab.)

CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )

SUFICIENTE (autoridad suficiente)HMConsultores.

ORGANIZACIÓN

� GRADO DE DELEGACIÓN:

� Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.

EJEMPLOS:“Analiza este problema dame los

hechos y decidiré que hacer”“Analiza este problema y

recomienda acciones alternativas y recomienda solución”

“Analiza este problema y hazme saber lo que harás”

“Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”

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ORGANIZACIÓN

� ERRORES de ORGANIZACIÓN

� PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura

� NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.)

� NO DELEGAR AUTORIDAD� NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN� CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE

AUTORIDAD e INFORMACIÓN� OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin

RESPONSABILIDAD

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ORGANIZACIÓN

� ERRORES de ORGANIZACIÓN

� RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD� MALA COMPRENSIÓN DE LOS

DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)

� EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

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DIRECCIÓN

Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

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DIRECCIÓN DE EMPRESAS

GESTIONAR RECURSOS

DIRIGIR PERSONAS

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DIRECCIÓN Elementos del proceso de dirección:

� Personas tienen diferentes roles� No existen personas promedio� Dignidad personal (p/logro objetivo)� Totalidad de las personas

LIDERAZGO� Proceso interpersonal mediante el

cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados

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DIRECCIÓN� ESTILOS DE LIDERAZGO

LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfacción personal)

LÍDER CENTRADO EN TAREAS

� COMUNICACIÓN� Es la transferencia de información del

emisor al receptor� Es importante en lo interno y en la

relación con el medio.

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DIRECCIÓNDIRECCIONES de la COMUNICACIÓN� DESCENDENTE (O.autocráticas)� ASCENDENTE (O.participativas)� CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

� ESCRITA: Antelación, más personas.

� ORAL: Retroalimentación inmediata

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DIRECCIÓNPROCESO DE COMUNICACIÓN

� EMISOR� CANAL DE TRASMISIÓN

(ej:teléfono)� RECEPTOR� RETROALIMENTACIÓN

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DIRECCIÓNBARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

� BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)

� BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios)

� BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

� Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del receptor.

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DIRECCIÓNMEJORA DE LA COMUNICACIÓN

� Aclarar ideas antes de comunicar� Comprender condiciones del

ambiente físico y humano� Disponer de toda la información

necesaria al momento de comunicar� Ser cuidadoso en el tono � Seguimiento de la comunicación� Comunicar mensajes con importancia� Acciones coherentes con comunic.� Ser buen oyente

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CONTROL

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.

Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.

Relación con planificación. Función de todos los niveles que

ejecuten planes.HMConsultores.

PROCESO DE CONTROL

ESTABLECER ESTÁNDARES

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)

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SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN� BUROCRACIA (Administr.a través

de dptos.dirigidos por funcionario con una rutina inflexible)

� ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos)

� ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y personas) HMConsultores.

CAMBIO ORGANIZACIONAL

CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN RÁPIDAMENTE .

RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)� Interés en la posición actual� Malentendidos y falta confianza� Diferentes apreciaciones� Poca tolerancia al cambio

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GRACIAS POR SU ATENCION

ING. HERMES J. MORA REYES.

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Education

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