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Conocer y analizar la información que genera la entidad educativa para que se facilite los procesos de planeación, organización, ejecución, control, evaluación y liquidación del proceso contable y financiero en la organización.

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Aplicar mejores estrategias de administración financiera, que permitan a los administradores educativos competir con su entorno, aprovechando sus fortalezas y corrigiendo sus debilidades.

Demostrar que, conociendo y aplicando la información contable por parte de sus

administradores ayudan a las organizaciones educativas a determinar

estrategias competitivas.

Identificar las diferencias entre la contabilidad administrativa y financiera

como medio de apoyo gerencial.

Lograr mediante la aplicación de conocimiento, técnicas y métodos que los administradores educativos sepan organizar sus entidades en las áreas de administración y finanzas en relación a su visión y misión.

El desarrollo de la tecnología ha provocado que las empresas consideren el hecho de que para competir y mantener los mismos niveles de rentabilidad en las mismas o superarlos, sea necesario analizar los factores internos y externos que inciden en su momento en la toma de decisiones.

La globalización brinda a las empresas o entidades educativas sean estas públicas o

privadas, herramientas técnicas de administración y finanzas que asegure

entregar al cliente un producto o servicio que satisfaga el exigente requerimiento del mismo, mejorando la calidad de educación,

a un mejor precio y con reducción considerable en los costos.

La Contabilidad sirve, para clasificar, registrar en forma cronológica las

actividades económicas, financieras y luego resumirlas en los estados financieros para

analizarlos e interpretarlos, y sacar conclusiones y decisiones en beneficio de la

entidad.

Significa que toda transacción debe registrarse en términos de dinero, en nuestro

país, la moneda oficial es el dólar de los Estados Unidos. Por lo tanto todo ingreso que reciba el colegio así como gasto que efectúe

se lo hará bajo la moneda dólar de los Estados Unidos.

Quiere decir que cada transacción es un intercambio, por lo tanto todas las cuentas que han de utilizarse deben ser personificadas, para que entienda mejor, en toda transacción no hay deudor sin acreedor por valor equivalente y viceversa.

DEUDOR ACREEDOR¿Qué entra? ¿Qué Sale?¿Qué ingresa? ¿Qué egresa?¿Quién recibe? ¿Quién entrega?

Reflejan los resultados obtenidos por la entidad educativa en un período determinado, por medio de ellos analizamos que se hizo, como se hizo, que obtuvimos, y que debemos mejorar. Por su importancia constituyen la carta de presentación de la entidad ante sus clientes internos y externos.

Determinan que cuentas consumen o disminuyen los recursos y qué cuentas incrementan o generan recursos para la entidad educativa.

Así, los activos y los gastos disminuyen los recursos y, los pasivos, patrimonio e ingresos incrementan los recursos.

Estimado estudiante, a continuación, permítame que a través de un gráfico le ayude a determinar e identificar como están integradas las cuentas y que resultados ofrecen, analícelo, estoy segura que le será

de utilidad.

CUENTA

SEGÚN SU

NATURALEZA

CUENTAS DE

BALANCE

CUENTAS DE

RESULTADO

CUENTAS DE

ACTIVO

CUENTAS DE

PASIVO

CUENTAS DE

CAPITAL

CUENTAS DE

GASTO

CUENTAS DE

INGRESO

SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR

Determina la situación financiera de una organización en un momento dado. Constituye la lista o extracto de los saldos obtenidos a través de la mayorización, tiene por objeto determinar la

igualdad de los débitos y los créditos. 

El balance tiene origen el mismo momento que la empresa inicia sus operaciones y concluirá cuando

ésta también lo haga.

Consta de dos partes fundamentales:

LOS ACTIVOS: Constituyen todos los bienes y derechos que tiene la organización y que son cuantificables en dinero, es decir todo lo que le pertenece a la entidad y utilizará para producir el servicio educativo. Los activos presentan saldo original DEUDOR, aumentan sus valores cuando debitamos y disminuyen cuando acreditamos.  

LOS PASIVOS: Son las obligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades o acreedores. Los pasivos presentan saldo originalACREEDOR , aumentan sus valores cuando acreditamos y disminuyen cuando debitamos.

EL CAPITAL: Representa la inversión o el aporte de los socios de la unidad educativa, el margen de los valores patrimoniales sobre los cuales puedan tener derecho como la reservas legales y las utilidades no distribuidas.

Si recordamos que los activos son todo lo que le pertenece a la unidad educativa, observamos que podemos clasificar a los mismos en corrientes, fijos y otros. Los activos corrientes de clasifican en disponible, exigible, realizable y otros, su orden se genera de acuerdo a la disponibilidad del efectivo o de convertirla en dinero en el menor tiempo posible.

 

Los activos fijos deben cumplir ciertas características para considerarlos como tales:

• Ser de la entidad educativa• Tener una vida útil superior a un año• Tener un valor superior a $ 100,00

• Ser de utilidad• Contablemente permanecer estables en el

tiempo. 

Por su naturaleza son susceptibles a sufrir depreciación por su uso y desgaste.

Los pasivos representan en las entidades, las obligaciones que deben cubrir por el desarrollo de sus actividades, también se clasifican en corrientes y de largo plazo, su presentación depende del tiempo y costo financiero si lo hubiere. Sabemos que los pasivos corrientes son las obligaciones que cubriremos dentro de un año, es decir en el transcurso del ejercicio contable. Los pasivos de largo plazo como su nombre lo indica superan un año o un ejercicio contable. En el caso del capital o patrimonio, éste no se devuelve en ningún período, constituye un recurso permanente que asegura de cierta forma la permanencia de la organización.

Denominado como Estado de Resultados, Cuenta de Resultados, Cuenta de Operaciones, refleja el movimiento operativo de las cuentas ocurridas en un período contable. Es un informe donde se demuestra si se han aplicado bien las políticas administrativas y financieras, pues determina la utilidad o la pérdida de la entidad educativa. Consta de dos partes principales: 

 

Los Ingresos, que se ven representados por las ventas o rentas que se obtienen como fruto de la gestión de la entidad educativa,también se los clasifica en ingresos operativos y no operativos.

Cuando los ingresos superan a los gastos, hablamos de que hubo utilidad, ganancia o superávit

Los Gastos o Costos, son los egresos producidos por la entidad educativa en relación también a su actividad, los gastos se los pagan cuando se producen o reciben, ejemplo servicios básicos (agua, luz, teléfono, internet, etc.), existen otros gastos que son de índole contable, es decir no egresa dinero, pero hay que registrarlos, ejemplo, la depreciación de los activos fijos.

Cuando los gastos son mayores a los ingresos, decimos que hubo pérdida o déficit.

Lo llaman también Estado de Tesorería o Cash Flow, representa el movimiento que

tuvo el dinero durante un período determinado.

Está integrado por tres partes:

• El flujo de operaciones• El flujo de las inversiones• El flujo del financiamiento

El propósito de todo administrador, es lograr manejar los recursos humanos, materiales y financieros que posee la entidad en forma eficiente, efectiva y económica. La información financiera le brinda a los usuarios internos (Administradores) de las empresas, y usuarios externos (inversionistas, accionistas y dependencias gubernamentales reguladoras) y además personas que tengan interés en la misma, datos valiosos, sobre los cuales sustentarán la toma de decisiones acertadas e inmediatas.

 

Para lograrlo se requiere contar con sistemas de contabilidad eficientes que generen

información relevante, confiable y oportuna, además se necesita contar con profesionales éticos con alto nivel de conocimientos en la

materia y con mística de trabajo.

INTERNOS

EXTERNOS

INFORMACIÓN PARA LA TOMA DEDECISIONES

USUARIOS DE LACONTABILIDAD

ADMINISTRADORESPlanifican a corto plazo

ADMINISTRADORESToman decisiones

INVERSIONISTASAnalizan resultados

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

CONTABILIDAD FINANCIERA

1. :REPORTES RUTINARIOS INTERNOSa. PLANEACION DE COSTOS Y CONTROL DE COSTOSb. EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL Y ACTIVIDADES.

 2. :INFORMES RUTINARIOS INTERNOS

a. RENTABILIDAD DE PRODUCTOSb. CLIENTES PROVEEDORESc. MARCAS, PRECIOSd. CANALES DE DISTRIBUCIÓN

 

3. INFORMES NO RUTINARIOS: ( INTERNOS DECISIONES

)ESTRATEGICASa. FORMULACION DE POLÍTICAS GLOBALESb. DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOSc. INVESTIGACIÓN DE EQUIPOS

1.REPORTES EXTERNOS:

a. ESTADOS FINANCIEROSb. INVERSIONISTASc. FISCOd. SISTEMA FINANCIEROSe. CREDITOSf. ÍNDICES

1. De acuerdo con la función en la se origina

2. De acuerdo con su identificación en una actividad, departamento o producto

3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados

4. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos

5. De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo

6. De acuerdo a su comportamiento

7. De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones

8. De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se han incurrido

9. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución de la actividad función en la se origina

10. De acuerdo con su relación en la Disminución de actividades

Costo de ProducciónCostos de Distribución y VentaCostos de Administración

Costos DirectosCostos Indirectos

Costos HistóricosCostos Predeterminados

Costos del Periodo Costos del ProductoCostos ControlablesCostos No Controlables

Costos FijosCostos Variables Costos Semivariables o Semifijos

Costos RelevantesCostos IrrelevantesCostos DesembolsablesCostos de Oportunidad

Costos SumergidosCostos Diferenciales

Costos EvitablesCostos Inevitables

DecrementalesIncrementales

Discrecionales Comprometidos

El ámbito de administrador financiero es sumamente grande y completa dentro de la entidad, en este caso educativa, pues se encuentra relacionada con la existencia de la institución, es obvio entender, que en el caso de entidades educativas privadas, el grado de responsabilidad y confianza que tenga con sus administradores principales, le darán también ciertas consideraciones especiales que ayudarán en el desempeño de sus funciones.

Uno de los aspectos importantes en este caso, es la planeación. Para planear correctamente se toma la información operativa que ofrece la contabilidad administrativa ya que se encarga del aprovechamiento eficiente de los recursos que posee la entidad para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la misma. Nos basaremos en el texto para determinar las herramientas que se deben considerar a la hora de efectuar la planeación no sin antes recordar que planear, es establecer las metas y anticiparse en lo que va ha suceder, teniendo en cuenta los cambios en las políticas de gobierno, factores internos y externos que rodean a la entidad educativa y puedan afectar su operación. De acuerdo a los requerimientos de la entidad puede planearse a corto y largo plazo.

El control administrativo en las entidades educativas es vital si consideramos que es un medio en la práctica de la planeación, evalúa las actividades, compara los resultados

con los planes y mide el desempeño. 

Cuando una entidad educativa tiene deficiencias, es porque no llevó el marcador apropiadamente durante el proceso de planeación. En general a toda empresa o

entidad le interesa tener utilidades, pero a los usuarios externos (inversionistas) les interesa tener y mantener

rentabilidad.

El Director de las entidades educativas o sus administradores, afianzarán el logro de sus metas alcanzadas sobre el correcto desarrollo de la contabilidad administrativa y financiera que hubiere desplegado en un período determinado. Las organizaciones prefieren un sistema contable de propósitos generales que puedan proporcionar información adecuada a los 3 tipos de usuarios. Un buen sistema contable debe tener tres elementos básicos, reunir, agrupar, y comunicar. Un buen sistema contable ayuda a que una organización alcance sus metas y objetivos.

La contabilidad administrativa lo hace a través del análisis, decisión y puesta en práctica.

Insuficiencia de personal parvulario.

Falta de equipos de laboratorio.

Racionamiento de luz.

Ausencia del guardia.

El colector, contador o financiero, es quién lleva el marcador en la entidad educativa en el área financiera, a través de su accionar mediante la entrega de información oportuna coadyuva a cumplir los objetivos propuestos. El Director, es quién dirige a su personal para lograr que las metas tanto en el orden educativo, como de la administración se cumplan de acuerdo a los planes generados y aprobados con debida oportunidad. 

El colector, contador o financiero desarrolla las siguientes funciones: 

• Contabilidad financiera• Presupuestos y planeación• Cumplimiento de obligaciones fiscales• Control administrativo• Diseño, informe y evaluación del desempeño• Salvaguarda de los activos• Estudios especiales• Procesamiento de datos.• Costos• Auditoría interna

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