UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

2014

EXPRECION ORAL Y ESCRITA

TRABAJO FINAL

DIANA MILENA LOPEZ SALGUERO ID 1.014.220.412

Presentado a:

María Alexandra León Martínez

OBJETIVOS

Conocer cada una de las partes e iconos que componen el programa donde queramos recuperar, eliminar y/o buscar un archivo o directorio.

Realizar ejercicios que nos permitan la comprensión e identificación de cada uno de los elementos y los pasos para la realización y/o utilización del manejo de archivos o directorios.

Ejecutar de lo aprendido del manejo de archivos o directorios un ejemplo como propuesta para evaluar la calidad de la explicación que se realizo de acuerdo al tema.

Manejo de Archivo Documental

Agenda

• NORMATIVIDAD

• TERMINOS Y DEFINICIONES

• ARCHIVO

• VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS

• SISTEMA DE ORDENACION

• SERIES DOCUMENTALES

• FOLIACION

• TRANSFERENCIAS

NORMATIVIDAD

LEY 594 DE 2000

POR LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS.

Artículo15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades

Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.

Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo: Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas

relacionadas con su labor. Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en Archivo de Gestión, Central e Histórico.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 26. Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Funciones de los administradores de archivo

Difundir en las oficinas de su Unidad lo pertinente de las Tablas de

Retención Documental que le corresponden a cada despacho u oficina.

Salvaguardar los archivos bajo su custodia, haciendo especial énfasis en el mantenimiento de su integridad.

Suministrar información en forma oportuna y precisa de acuerdo con los niveles de acceso permitido.

Mantener la documentación contenida en expedientes y aquella otra de tipo administrativa, debidamente organizada y administrada, acorde con los principios de las Tablas de Retención.

Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, según las TRD de su Unidad.

Gestión Documental

• Un archivo según el reglamento general de archivos, del archivo general de la nación. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados como testimonio e información o como fuentes de la historia.

• CARPETA DE ARCHIVO

El Organigrama de la Unidad.

La Tabla De Retención Documental.

La Disposición de Creación de la Unidad.

El Acto Administrativo donde se encuentra nombrado el Administrador de Archivo de la Unidad y cada uno de los responsables de Archivo de las secciones.

CARPETA DE ARCHIVO

Resolución 5920 del 28-DIC-2007 del MDN aprueba Reglamento de Archivo.

El Reglamento de Archivo 4-00.

Recuperación, Organización, Administración y Conservación de los archivos de manera concordante con la legislación vigente, los planes y políticas del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 049 "Conservación de Documentos y Condiciones de Edificios (Bodegas).

Ley 594/2000 "Ley general de Archivos“.

Acuerdo 042 del 31-OCT-2002 Criterios para organización de archivos de Gestión en las entidades publicas y privadas

Directiva Permanente No. 0102/2010 Organización y Administración de Archivos.

El Acuerdo 060/2001 Por la Cual establecen pautas para la administración de las Comunicaciones Oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

La Resolución No. 3257/2008 por la cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.

VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS

VALORES PRIMARIOS

• Valor administrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionada con el trámite o asunto que motiva su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier unidad, para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.

• • Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados

por el derecho común. • • Valor legal: Aquel que tiene los documentos que sirve de testimonio ante la ley. • • Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o

hacienda publica • • Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad.

VALORES SECUNDARIOS

• Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

• Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

• Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

SISTEMA DE ORDENACIÓN

• Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial , de acuerdo a la fecha en la que la documentación ha sido producido. ( Teniendo en primer lugar el Año, Mes y Día)

Actas de Capacitación No. 004

Bogotá, 25 de febrero 2010

Actas de Capacitación No. 003

Bogotá, 05 de febrero 2010

Actas de Capacitación No. 002

Bogotá, 02 de febrero 2010

Actas de Capacitación No. 001

Bogotá, 10 de enero 2010

SERIES DOCUMENTALES

SERIES DOCUMENTALES SIMPLES

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparte entre si los mismos rasgos estructurales o formales.

Son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar la producción.

• SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS

• Son comúnmente llamadas expedientes, cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacena en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación (carpetas) e identificando que estas hablan de un mismo expediente.

• Se ordena según el tramite que le dio origen/según los manuales de procedimientos aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es no descuidar el orden original.

DISCIPLINARIA

04/2002

INVESTIGACIONES 002

DISCIPLINARIA

03/2002

INVESTIGACIONES 001

DISCIPLINARIA

01/2002

FALLO

PRUEBA

DESCARGOS

INDAGATORIA

DENUNCIA

INVESTIGACIONES

DISCIPLINARIA

04/2002

• Según lo estipulado dentro del boletín No 01 del área de archivo con fecha enero de 2011.

El expediente deber ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su tramite; el primer documento será aquel que le dio origen, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta que se concluya el tramite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

FOLIACIÓN

• Las series complejas de deben foliar

consecutivamente desde uno (1) hasta el numero que termine el expediente o proceso y las series simples desde uno 1 hasta doscientos (200) si en esta serie se realizaron mas de doscientos folios se inicia de nuevo desde uno.

• La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras, indicando que si la información está por una cara ( R ) o si está escrito por ambas caras (R/V), los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos , no se deben enviar en la transferencia, aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

TRANSFERENCIAS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo

Histórico

ARCHIVO TOTAL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA PRIMARIA

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA PRIMARIA?

Son los traslados de documentación del Archivo de gestión (o de oficina) al Central (o intermedio) sin alteración de su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites, estas transferencias toman en cuenta exclusivamente las vigencias y valores primarios de la documentación y su carácter es estrictamente institucional.

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN PARA LA TRANSFERENCIA

LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO.

REVISIÓN

FOLIACIÓN

ELIMINACIÓN (Correspondencia)

LOMOS Y SEPARADORES DE LAS CARPETAS

MDN-CGFM-CE-AYG-ARC 23.1 Directivas Permanentes

MDN-CGFM-CE-AYG-ARC 23.2 Directivas Transitorias

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CONCLUSIONES

El manejo de archivos en c, es un tema muy simple y fácil de usar, todos pensarían que lograrlo sería una tarea ardua y difícil, pero con el manual incluido en esta práctica, todo se facilita de manera exponencial, ya que nos da todos los comandos que pudiéramos necesitar al momento de estar trabajando con archivos.

La experiencia de ir manejando poco a poco los temas de autómatas, hacen que mi forma de pensar reaccione de una forma mucho más fácil ante las contrariedades de la complejidad de los mismos, ya que esta práctica se pudo haber elaborado con una complejidad impresionante, saltando la forma más sencilla, que se logra solo a base de una buena planeación, la cual se llevo a cabo en la parte de la realización de los autómatas, porque así podemos tener una visión mucho más clara de que es lo que necesitamos hacer, y no solo aclarar el que hacer, si no como hacerlo.

Videos

• http://www.youtube.com/watch?v=PjAbxqGRvqk

• http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

http://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw