Guã a ejecuciã³n - estructurar la propuesta de organizaciã³n a la mipyme en cada una de las gestiones afines con el ã¡rea administrativa y contable

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

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Programa de Formación:

Código: 122121 Versión: 2

Asistencia Administrativa

Nombre del Proyecto:

Código:746837 Propuesta de Organización en la Gestión Administrativa y Contable a Mipymes en Procesos de Fortalecimiento

Fase del proyecto:

Ejecución

Actividad (es) del Proyecto: Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable.

Actividad (es) de Aprendizaje: Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible. Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles.

Ambiente de formación ESCENARIO(Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

MATERIALES DE FORMACIÓN

DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo)

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)

Resultados de Aprendizaje: Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.

Competencia: 21060100104 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Sala de informática.

Computadores

Resultados de Aprendizaje: Competencia: Aula, sala de Computadores Marcadores,

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

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Código: GFPI-F-019

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Querido aprendiz en esta guía fortalecerán sus

competencias sobre: Producir los documentos que se

origen de las funciones administrativas, siguiendo la

norma técnica y la legislación vigente. ,Organizar la

documentación teniendo en cuenta las normas legales y

de la organización , Operar los recursos tecnológicos

para el recibo, el despacho y la organización de

documentos, Preservar los documentos en soporte físico

o digital para el suministro de información de acuerdo

con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente, para ello aplicaremos

los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos

y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente, así como también , las

normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de

documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible. Aplicando estas actividades

estaremos en capacidad de desarrollar las labores administrativas de una organización.

Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales

210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

informática, unidad productiva

cartulinas, guantes, tapabocas, cofias.

Resultados de Aprendizaje: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente

Competencia: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Aula, unidad productiva

Computadores

Duración de la guía ( en horas):

70 horas

2. INTRODUCCIÓN




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3.1 Actividades de Reflexión inicial.

En equipos de trabajo de 5

personas que no sea el mismo

grupo SENA presente la siguiente

actividad: Realice una simulación

con su grupo donde cada uno de

ustedes represente un rol.

El ejercicio consiste en enviar por

correo una encomienda que va desde Cali a San Andrés, usted deberá remitir, recibir, marcar el

paquete, radicar, generar la factura de pago, generar la constancia detallada de la radicación. Al final

de la actividad deberán recolectar todos los soportes y organizar la documentación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Con el objetivo de identificar sus conocimientos acerca de algunos conceptos básicos de la gestión

documental, realice la siguiente sopa de letras con los siguientes conceptos y defina cada uno de ellos de

acuerdo a lo aprendido.

ARCHIVO PUBLICO

FUELLE

NORMATIVIDAD

GESTION DOCUMENTAL

ARCHIVO

DOCUMENTO ORIGINAL ARCHIVAR

VALOR HISTORICO

ARCHIVO TOTAL

DOCUMENTO DE ARCHIVO

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE




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FUNCION ARCHIVISTICA

PATRIMONIO DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible

1. De acuerdo a las orientaciones dadas sobre elaboración de citas textuales, encabezados, notas y pie de página, según la norma ICONTEC, elaborar a mano alzada un informe sobre la Formación Profesional SENA e importancia del programa de formación en el que participa. Tenga en cuenta las orientaciones dadas por el instructor y otras como márgenes, estructura del documento, presentación, ortografía, etc. Presentar para revisión y corrección del informe según se indique. Una vez revisado el documento, transcribir a medio digital el documento final aprobado. Una vez digitalizado, realizar un ejercicio de co-evaluación con alguno de los compañeros sobre el proceso de transcripción realizado.




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2. En equipos no mayor a 5 personas conseguir dos (2) ejemplos de cada uno de los siguientes tipos de documentos comerciales que se producen en una organización: carta, memorando, circular, acta y certificado, sobre de manila tamaño oficio e imprimir por cada aprendiz dos (2) listas de chequeo que aparece en el Anexo No. 4 de la guía de aprendizaje, al final de ésta. En el ambiente de informática realizar la siguiente actividad con los insumos solicitados:

a. En cada uno de los grupos, tomar los diez (10) documentos solicitados y colocarlos en forma desordenada dentro del sobre de manila.

b. Cada aprendiz debe tomar en forma aleatoria dos documentos cualesquiera. c. Cada aprendiz tiene 30 minutos para realizar la transcripción de los documentos, teniendo en cuenta las

técnicas de digitación y condiciones para mantener la salud y seguridad en el trabajo. Cada aprendiz graba en el escritorio del PC su trabajo, colocándolo dentro de una carpeta, la cual guarda con su nombre completo.

d. Finalizado el tiempo, se orienta el ejercicio para que los aprendices del grupo cambien de equipos y se pueda realizar un ejercicio de co-evaluación, aplicando las listas de chequeo.

Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles.

A. Teniendo en cuenta los conceptos que se presentan en el anexo No. 1 : “Conservación

documental” organizar once (11) equipos de trabajo los cuales deberán realizar consulta sobre una

de las normas relacionadas a continuación (según le sea asignado por el docente) las cuales le

llevarán a profundizar sobre el tema revisado en el anexo:

1. Decreto 2150 de 1.995 – Conservación documental

2. Acuerdo AGN 007 de 1.994 Articulo 23

3. Ley 45 de 1.923

4. Ley 39 de 1.981

5. Código del Comercio Art. 48 y 60

6. Código de procedimiento civil Art. 251

7. Decreto 1798 de 1.990 Art. 31

8. Decreto 422 de 1.991 Art. 6

9. Decreto 2620 de 1.993

10. Acuerdo AGN 049 de 2.000

11. Acuerdo AGN 050 de 2.000

Cada equipo debe consultar sobre la norma correspondiente y preparar presentación en la cual

explique a qué hace referencia la norma, cuál es su mandato frente al tema de conservación

documental y presente tres situaciones que la ejemplifiquen claramente.




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A partir de las socializaciones realizadas por los equipos, cada aprendiz deberá completar el

Normagrama que se encuentra en el Anexo No. 2, consignando en éste los aspectos más

relevantes de cada norma. Después de diligenciado el formato, usted deberá llevarlo al portafolio

de evidencias.

B. Teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el docente sobre los recursos tecnológicos propios

de la gestión documental en cada uno de los procesos: Producción, recepción, distribución,

trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, construir en forma tridimensional

los recursos tecnológicos que se utilizan en cada uno de éstos. Ejemplo: computador, fax, reloj

radicador, impresora, sellos radicador, etc.

Posteriormente estos deberán ser presentados al grupo y explicada su función dentro del proceso

que lo requiere para el cumplimiento de sus funciones.

C. Visita técnica

Organizar visita técnica a una empresa del sector privado o público que tenga estructurado el

proceso de gestión documental y cuente con una unidad de correspondencia, en la cual les

permitan observar el proceso de recibo, radicación, organización y despacho de la documentación.

Presentar el proyecto a las directivas de la Institución para su aprobación y respaldo. Tener en

cuenta definir dentro de la propuesta:

Descripción

Nombre de la salida Técnica

Objetivo general

Objetivos específicos

Actividades de Aprendizaje

Resultados esperados

Cronograma

Tiempo

Horario

Presupuesto

D. Taller práctico de organización documental

Para participar en el taller de organización documental se debe presentar los documentos

elaborados en el proceso de producción documental e incluir copias de certificados de estudios,

notas, incapacidades o exámenes médicos, recibos de servicios públicos, cartas familiares o




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sociales, extractos bancarios, copias de pago de impuestos, facturas de compra, entre otros que

pueda tener.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable Teniendo en cuenta la propuesta realizada a la MIPYME en las áreas de:

a. Gestión Administrativa: Constitución Legal, Estructura Organizacional, Proceso Documental, Servicio al Cliente, Mercadeo y Publicidad, Talento Humano.

b. Gestión Contable: soportes contables, libros contables y nómina.

1. Diseñar cada una de las acciones de mejora que se le plantean a la Mipyme siguiendo lo establecido en la ruta operativa y diagrama de Gantt.

2. Presentar las acciones de mejora, apoyado en el siguiente cuadro:

ACCIONES DE MEJORA

Área Operativa

Aspecto Crítico

Estrategia de Mejoramiento a

realizar

Acciones de Mejora Propuestas

(con respectivos soportes anexos)

3. Preparar socialización del informe. Tener en cuenta:

a. Uso de las tecnologías de Información y Comunicación. b. Normas técnicas para presentación de diapositivas. c. Uso de vocabulario técnico. d. Presentación personal. e. Dominio conceptual por parte de todo el equipo. f. Entregar informe con el respectivo soporte en medio magnético al empresario. g. Ingresar el informe a la carpeta de evidencias de la actividad “Estructurar la propuesta de

organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable”, fase ejecución”.

3.5 Actividades de evaluación.




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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Desempeño:

Actividad Práctica de transcripción de documentos

Actividad Práctica sobre organización de archivo.

Evidencia de Producto:

Propuesta acciones de mejora a la MIPYME intervenida en las áreas administrativa y contable

Transcribe textos con fluidez y exactitud,

aplicando las técnicas de digitación,

normas técnicas colombianas, las de

gestión de la calidad, institucionales y

legislación vigente.

Opera los equipos de digitación de

acuerdo con los manuales de usuario y

normas de seguridad.

Auto revisa y corrige los ejercicios

digitados de acuerdo con la guía

suministrada.

Interpreta las normas de conservación

para los diferentes soportes

documentales

Aplica las normas de conservación para

los diferentes soportes documentales,

siguiendo legislación vigente

Técnica de Evaluación:

Ejercicio práctico

Instrumento de

Evaluación: Lista de

chequeo

Técnica de Evaluación:

Valoración de producto.

Instrumento de

Evaluación: Lista de

chequeo



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ACTIVIDADES DEL PROYECTO

DURACIÓN (Horas)

Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores) AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva)y elementos y condiciones de seguridad

industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable.

70

Computadores

Video Beam

35

1

Marcadores - cartulinas -

guantes, tapabocas,

cofias.

35 Técnico en

Administración 2

Aula, sala de informática, biblioteca, unidad productiva

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE



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Elaborado por: Jacqueline Montoya, Miryam Martínez y Olga Lucía Cárdenas G. Mayo de 2015

Transcriptor

Preservar

Conservar

Pie de Pagina

Notas de texto

Digitar

Redactar

Reproducir

Transcribir

Taller de Organización de archivo. Elaborado por equipo de Unidad Técnica en Gestión

Documental. SENA, CGTS, Cali. Ajustado por equipo de Articulación con la Ed. Media.

Guía Técnica Colombiana 185

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

5. GLOSARIO DE TERMINOS




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Anexo No. 1- Conservación Documental

52/69

Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y

funcional de los documentos de archivo, sin

alterar su contenido

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

1/69

PROCEDI

MIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema

Integrado

de

Conserva

ción

Sensibilización y toma de conciencia

Reproducción, duplicación y migración

de información

Inspección y mantenimiento de

instalaciones

Control de condiciones ambientales

Limpieza

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS




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58/69

PROCEDI

MIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema

Integrado

de

Conserva

ción

Control de plagas

Almacenamiento, realmacenamiento y

empaste

Primeros auxilios y reparaciones

menores

Prevención de desastres

Planes de contingencia (copias de

seguridad, protección en incendios,

robos, inundaciones, catástrofes

naturales, atentados)

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

59/69

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier

etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIÓN TOTAL

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS




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60/69

SELECCIÓN DOCUMENTALMICROFILMACIÓN

Y/O DIGITALIZACIÓN

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE

DOCUMENTOS




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Anexo No. 2 - Norma-grama

No.

NORMA

(Ley, Decreto, Acuerdo, Código)

DESCRIPCION REFERENCIA NORMATIVA

Conservación

Documental

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11




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Anexo No. 3: Taller de Organización de Archivo

INTRODUCCIÓN “Equivocadamente se cree que la Gestión de la Información y el Conocimiento solo se da en las

organizaciones. No, el ser y el quehacer de cada persona se expresa, manifiesta y registra de

múltiples formas y en sinnúmero de relaciones similares a los que vamos a encontrar en las

empresas. Como personas en sociedad hacemos parte de una red de relaciones, interacciones, e

intercambios dinámicos, en mayor o menor escala. Cada uno de nosotros es una organización, con

una estructura y unas funciones que cumplimos, con derechos y deberes, anhelos, ilusiones,

fracasos, logros, lamentos y realizaciones, muchas de las cuales quedan registradas en diferentes

soportes.

Falta conciencia sobre el valor informativo, testimonial, legal y cultural que poseen la información que conservamos en nuestra casa y en nuestras organizaciones. El propósito de este taller es generalizar una cultura de la Gestión de la Información y el conocimiento y del orden en la vida personal, los invito a partir de este taller a exaltar estas prácticas de tal manera que como sucede en el juego del “dominó” se despliegue en todos los escenarios donde actuemos y nos propongamos estimular la Gestión de la Información y el Conocimiento.” (Tomado del taller de archivo

personal. CGTS, SENA,)

Taller Práctico

1. El orientador del taller presenta una propuesta de organigrama con tantas unidades administrativas como grupos de 5 personas se pueda establecer; asigna nombre a cada unidad y determina las funciones de cada una. (anexo 1: organigrama en papelógrafo) 2. El grupo debe nombrar un líder de la Unidad Central de Archivo y formar grupos que corresponde a cada una de las unidades administrativas propuestas en el punto anterior. Cada grupo debe asignar los siguientes cargos: coordinador, asistente administrativ@ y gestor archivista, luego definir las funciones de los integrantes de la Unidad Administrativa, según rol asignado. Diligenciar en papelógrafo el siguiente cuadro:

ASIGNACION DE FUNCIONES

No. Nombre Departamento Area/Funciones Código

1

2




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3

4

5

6

No. = Número Dpto. = Departamento Cód. = Código

Elaborado por ________________________ Fecha __________________________

3. El orientador presenta a la empresa la relación de Series y Subseries Codificadas.

1. Identificación

2. Escolaridad

3. Laborales

4. Patrimoniales

5. Fiscales

6. Servicios Públicos

7. Salud

8. Afectivos

4. Cada unidad administrativa debe elaborar una relación de cuarenta (40) documentos

personales, seleccionando los documentos de los traídos por cada uno de los aprendices:

RELACION CODIFICADA DE SERIE Y SUBSERIES DE

La Empresa _____________________________

No. Nombre del documento Nombre de la Serie

1




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5. Cada unidad administrativa debe elaborar una carta remisoria, relacionando los documentos

adjuntos, los cuales van codificados de la siguiente manera: serie-subserie-consecutivo del orden

en que se relaciona en la carta remisoria: Ejemplo: 1.2-1-01

6. El líder de Unidad de Correspondencia recibe la documentación de cada uno de las unidades

administrativas y lo registra en el formato “radicador de correspondencia” con mínimo 24 líneas

disponibles (anexar celdas al cuadro).

Relación de documentos y registros de ______________________________

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20




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No.

Radicado

Fecha de

recibo

hora día

mes

REMITENTE (institución del

doc)

Tramite Fecha del trámite OBSERVACIONES

7. Cada Unidad administrativa debe marcar 8 carpetas con el código de la serie, subserie y nombre

de la serie.

8. El líder de la Unidad de Correspondencia mezcla la comunicación recibida por parte de todas las

unidades administrativas. Luego a cada unidad administrativa se le asigna una subserie, la cual es

responsable de reunir la documentación correspondiente a la misma, para posteriormente dentro

de la unidad administrativa realizar el proceso de clasificación por series documentales.

Finalmente la documentación organizada, se entrega al Líder de la Unidad de correspondencia.

9. Realizar la distribución de la documentación clasificada y organizada, teniendo en cuenta a la

codificación de los documentos. Se diligencia el formato para distribución de documentos

Relación de documentos y registros de ______________________________

No. Fecha radicador

hora – día - mes

DESTINATARIO REMITENTE ASUNTO

(Serie)

ANEXOS DISTRIBUIDO POR OBSERVACIONES




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10. Cada unidad administrativa archiva dentro de las carpetas correspondientes, la

documentación recibida y luego elabora el inventario para relacionar carpeta por carpeta.

INVENTARIO DOCUMENTAL EN SU ESTADO NATURAL

No.

Orden

Nombre de

la carpeta

Contenido de

la carpeta

Fechas

extremas

No.

Folios

Estado

conservación

Ubicación Nueva

ubicación

Observaciones

11. Con el orientador del taller se elabora el formato de la Tabla de Retención documental

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL _________________________________________

Código SERIE Y TIPOS

DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL Disposición final Procedimiento

Ct S E M

Ct= Conservación Total S= Seleccionar E= eliminar M= Microfilmar




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Anexo No. 4: Lista de Chequeo para Transcripción de Documentos

No. INDICADORES VALORACIÓN

OBSERVACIONES Cumple

Aún NO Cumple

No Cumple

1. Transcribe el documento teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas, sobre:

a. Margen

b. Estructura del documento

c. Texto justificado

d. Homogeneidad en el tamaño de letra

e. Homogeneidad en el tipo de letra

f. Ortografía

g. Pie de pagina

h. Cita Textual

i. Encabezado

j. Notas

2. Transcribe el texto con exactitud, de acuerdo a la política de la organización.

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