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Herramientas para la comunicación

Revista de prensa (seguimiento mcs) Nota de prensa Comunicados, declaraciones, artículos Dossier de prensa Materiales audiovisuales Ruedas de prensa Internet y portales institucionales

Seguimiento de medios

Conocer lo que dicen los medios sobre nuestra institución. Archivar informaciones significativas donde aparezcamos. Distribuir informaciones relevantes entre miembros de la institución sobre centros de

interés Suscribirse a agencias, web, sindicación...

Nota de prensa

Una de las herramientas básicas. Forma más habitual de ponerse en relación con los periodistas. Escrito que resume lo fundamental sobre un acontecimiento o tema y que se

distribuye a los medios. Presenta un hecho noticiable, de actualidad, o relacionado con la actualidad. Lo bueno, si breve... Tiene una vida útil muy breve No incluir datos inútiles, informaciones ajenas a tema central del comunicado. Concisa, clara, directa. No usar muchos adjetivos. No es una comunicación publicitaria. Evitar lenguaje grandilocuente. Más importante la credibilidad de la fuente. Asegurar la fiabilidad de la fuente y la veracidad de los datos. Pensar en el destinatario: lenguaje accesible a todos. Evitar términos incomprensibles para el gran público. Cuidar los términos que empleamos. Resaltar los aspectos noticiosos de lo que vamos a contar. No enviar información que no sea relevante. Adaptar el lenguaje, contenidos, según los medios a los que se envía. No excesivamente larga; puede añadirse un documento. Incluir declaraciones si son importantes y necesarias. Enviarla con antelación al acontecimiento (4-5 días). Cuidar presentación, identificación del emisor. Envío por fax, e-mail (cuidar el peso). Preferible en el cuerpo del mensaje electrónico.

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Elementos indispensables: Titular Lugar y fecha de edición Cuerpo del comunicado Información básica de la organización Datos de contacto, ampliación...

Titular:• Frase destacada que se coloca en primer lugar.• Tiene que aparecer lo más importante que queremos transmitir al periodista.• No muy largo ni confuso, pero ofreciendo lo más importante.• Usar un cuerpo mayor de letra, destacado.• Podemos usar antetítulo o subtítulo.

Lugar y fecha de edición:• Dónde se origina la información y cuándo.• El periodista necesita saber de dónde procede la información.• Si se emitirán más notas en un mismo día, conviene señalar la hora, o

numerarlas. Cuerpo de la nota:

• Se escribe toda la información, de forma estructurada.• Uso de frases cortas, párrafos no muy largos y que contengan bloques de

información.• Decir más con menos palabra.• Seguir el mismo orden del titular.• Uso de la pirámide invertida.

Información de la organización• Ofrecer los datos más importantes de la institución: nombre, dirección,

teléfono, web…• Usar otro tipo de letra, más pequeño.• Incluir algún dato relevante de la organización, cuando no es muy conocida

por el gran público.

Datos de contacto:• Ayuda al periodista a realizar su trabajo.• Ofrecer los datos para contactar con alguien de la organización.• Nombre, cargo, teléfono, fax, e-mail…• Colocarlos al final anteponiendo el título “Para más información”.• Si hay petición de información, responder rápidamente.

Comunicados, declaraciones

Establecer la posición/opinión de la institución ante algún acontecimiento que nos afecte.

Implica un mayor compromiso, toma de postura, riesgo. Reforzar la imagen de la institución. Aclarar situaciones, desmentir... Especialmente necesario en situaciones de crisis.

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Dossier de prensa

Conjunto de informaciones sobre un acontecimiento, o sobre la institución con carácter más documental que noticioso.

Más amplio que la nota, aporta más datos, más técnico. Conviene tener preparado uno de la institución. Dossier corporativo.

Historia de la Institución Misión, carisma, trabajo Distribución de presencias, datos estadísticos. Carta de saludo-presentación del Superior-a. Texto, notas de prensa, informes, material audiovisual, cd-rom, etc. Tarjeta de visita del responsable

Materiales audiovisuales

Mejor una información acompañada de imágenes. Preparar fotos de los superiores, de obras, actividades... Indicar que se dispone de fotos para enviar a quienes lo soliciten. Cuando se envíen imágenes, añadir un pie de foto explicativo Videocomunicados

Corte directo, sin música de fondo, de 2 a 5 minutos. Declaraciones de algún portavoz, personaje importante Pueden enviarse en dvd, colgarse en el portal web. Imágenes para documentación, cubrir otras informaciones, archivo.

Radiocomunicados Declaraciones de portavoces o personajes grabadas que se ponen a

disposición de emisoras de radio. Partes de un discurso, homilía... Pueden enviarse por e-mail, pod-cast o colgarse en la web... Archivos mp3 o wav.

Ruedas de prensa

Convocatoria de los periodistas cuando hay algo importante que presentar, anunciar. Preferiblemente de martes a jueves, al final de la mañana, unos 45 min. Cuidar el sitio donde se celebra. Preparar bien las intervenciones y otras posibles preguntas. Definir bien los mensajes que se van a transmitir. Convocatoria de los periodistas cuando hay algo importante que presentar, anunciar. Preferiblemente de martes a jueves, al final de la mañana, unos 45 min. Cuidar el sitio donde se celebra. Preparar bien las intervenciones y otras posibles preguntas. Definir bien los mensajes que se van a transmitir. Convocarla tres o cuatro días antes. Dar toda la información en la convocatoria, también de quiénes participarán y el

objetivo. Enviar información y contactar telefónicamente.

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Preparar documentación apropiada.

Internet

Portal, página web, obedecen a la política comunicativa. Permite una mayor apertura informativa. Cualquier institución se convierte en fuente

de información. Mayor democratización de la información. Puede convertirse en la cara pública de muchas congregaciones. Componente básico que forma la imagen de la institución. Permite ofrecer una gran cantidad de información sobre nosotros mismos. Cuidar interactividad, navegabilidad y actualización. Diferenciar niveles de profundización en los contenidos. Pueden ofrecerse informaciones en distintos formatos: texto, imágenes, audio, video. Abrir una sala de prensa en la web, de información. No puede faltar el “quiénes somos”, directorio de contactos.