Herramientas de Análisis Organizacional Interno y Externo

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Bolivariana

Unidad Curricular: Gerencia Estratégica y Transformación

TEMA Nº 02

Reconocer las herramientas de análisis organizacional

que permiten establecer planes de cambio

Caracas, Octubre 2015

PonentesMireya Taquiva.Eudo Romero.

Anggy Rodríguez.

FacilitadoraDra. María Del Mar Padrón

Agenda Aspectos a Desarrollar

• El análisis interno de las Instituciones / Organizaciones.Análisis Logístico y Cadena de Valor. La cadena de Valoren la Instituciones Públicas. Los Factores Críticos delÉxito. Indicadores Financieros. Modelo de las 7s deMCkinsey. La Cultura organizacional. Uso de matrices(DOFA, EFI). Otras herramientas: Diagramas de Flujo.Representaciones Gráficas. Pareto. El análisis externode las Instituciones / Organizaciones. Vías deaproximación al futuro. Proyecciones vs. Planificaciónde Escenarios. Dimensiones Claves del escenario.Análisis de la Industria / Instituciones.

ANÁLISIS INTERNO DE LAS INSTITUCIONES / ORGANIZACIONES

EvaluaciónFinanzas

La administración estratégica (Grant, 1995), supone un proceso diagnóstico interno y externo

La prospectiva persigue ante todo la

construcción del futuro la cual se

logra por medio de la estrategia

Sun Tzu Alfred D. Chandler Igor Ansoff

“La clave de la estrategia esreconocer que si una compañíaestá funcionando, entonces esparte del ambiente”….. “cuandoun administrador entiende elambiente y reconoce que elAMBIENTE ESTÁ EN CONSTANTECAMBIO, entonces puede tomarlas DECISIONES CORRECTASliderando las organizaciones haciael futuro”.

Michael Porter

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL & PLANES DE CAMBIO


INTEGRACIÓN Se rompe con lo convencional – Se proyectan nuevas Ideas

En 1994, Henry Mintzberg “La elaboración efectiva de estrategias conecta el hacer al pensar, lo que en turno vincula la instrumentación a la formulación. Pensamos para

actuar, para estar seguros, pero también actuamos para pensar”.

KENICHI OHMAE

Lluvia de Ideas Proceso de Abstracción

La dimensión de la Distancia

Distancia Elevada Distancia Baja

Hofstede


LA MENTE DEL ESTRATEGA. EL TRIUNFO DE LOS JAPONESES EN EL MUNDO DE LOS NEGOCIOS

COMO USAR EL PENSAMIENTO SOBRE EL FUTURO

FUTURO

• Aceleración del cambio

• Aumento de la incertidumbre

• El futuro no está escrito en ninguna

parte.• El futuro es la razón de ser del presente.

Estado del arte

Factores de Cambio

Variables estratégicas

Escenarios

Presente Futuro

Presente Conocerlo

ProspectivaConstruir Futuro

¿Dónde estamos hoy?

¿A dónde queremos llegar?

¿Cómo llegar allá?

Predecir y Pronosticar

Cambiarlo y Manipularlo

PASADO

“Denme un punto de apoyo

y levantaré el mundo"

Arquímedes

Análisis Interno de la Organización

Evaluación

Posición Actual

Perspectivas

Mercado

OperacionesFinanzas

Utilizar la Información para la Planificación Estratégica

La gestión de los materiales: flujos,primas y componentes. Operacionesde fabricación hasta el envase delproducto terminado.

La gestión de distribución: encargadadel embalaje, el control de losinventarios de los productos terminados,almacenamiento y transporte hasta laentrega del producto o del servicio alcliente.

Centro Español de Logística (1993)

Estudio Norton (1996)

Permite describir el desarrollo de las

actividades de una organización empresarial

generando valor al Cliente final

ANÁLISIS LOGÍSTICO Y CADENA DE VALOR

CADENA DE VALOR

LA CREACIÓN DE VALOR

COMPARTIDO

Michael Porter

RED DE DISTRIBUCIÓN Y DE LAS INSTALACIONES

ANÁLISIS LOGÍSTICO

Modelo

Las 5 Fuerzas

Herramientas

de análisis

organizacional

Michael Porter (1980)

Fuente: La necesidad de estándares en Logística y Supply Chain Management.Por el Ing. Ignacio Sánchez Chiappe, director general Instituto de Estudios para la Excelencia Competitiva.

La necesidad de estándares en Logística y Supply Chain Management. Por el Ing. Ignacio Sánchez Chiappe, director general IEEC.

LA CADENA DE VALOR EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS

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Territorios inteligentes Autor

Jean-Christophe Fromantin

Principios y Aplicaciones de la Inteligencia Económica de

Alain Juillet

Dror YehezkelGobernar con Inteligencia

Mejores Prácticas

LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

Teoría de los Recursos y Capacidades

Barney & Penrose …. Empresas diferentes entre si – Fortalezas – Amenazas – No sustituibles

EL NÚCLEO DEL NEGOCIO

Gestión Basada en el Conocimiento Penrose (1959) Conner (1991)

Aprendizaje Organizativo

Nonaka y Takeuchi

ESTRATEGIA ACTUAL

ANALIZAR LAS MEJORES PRACTICAS DE LAS INDUSTRIAS1500 Años China - Dantotuza Japón - 1979 XEROX NorteamericaLa competencia vendía al precio que a ellos les costaba producirlas

CONOCE A TU ENEMIGO Y CONÓCETE A TI MISMO

INDICADORES FINANCIEROS

Modelo de las 7s de MCkinsey. La Cultura organizacional. Uso de matrices (DOFA, EFI).

Otras herramientas: Diagramas de Flujo. Representaciones Gráficas. Pareto.

El clima organizacional se refiere al conjunto de características del

ambiente de trabajo percibidas por los empleados y asumidas como

factor principal de influencia en su comportamiento.

Fuente: Marchant, L. (2007)

DEFINICION :• Es la percepción o interpretación que

los colaboradores tienen de lasestructuras y procesos que ocurren enrealidad interna de aspectos delambiente y del trabajo en unaorganización

• Las personas dan significado a esarealidad, desde su propio punto devista (repercusiones laborales)

Clima= Organización

Estado de salud= Individuo

Fuente: López, R. y otros(2000)

Es una resultante de lainteracción humana en losprocesos productivos de laorganización

Mantener un buen Clima Organizacional ...

...ES RESPONSABILIDAD DE TODOS

Por lo tanto, las acciones para mantener omejorar son acordadas entre los Jefes y suscolaboradores


Estas variables son percibidas por el individuo y determinan su formade actuar con la organización, generando el clima organizacional

• Condiciones físicas del lugar

• Dirección (liderazgo)

• Reconocimiento

• Compromiso

• Capacitación

• Políticas y valores


¿Que es?

Es una lista de verificación

para implementar con éxito

las Estrategias de una

Empresa

Fuente: Peters, T y Watermann, R. (2008)

McKinsey & Company, Inc. es una consultoraestratégica global que se focaliza en resolverproblemas concernientes a la administraciónestratégica. McKinsey trabaja prestando susservicios a las mayores empresas de negocios delmundo, gobiernos e instituciones.

1980

Tom Peters y Robert Waterman

Fuente: Enciclopedia Wikipedia (2015) Documento en línea

Estructura

Forma en que laorganización seconforma; como serelacionan susdiferentes partesentre si

Estrategia

Es el camino que laorganización haelegido para sucrecimiento futuro

Sistemas

Procedimientos yprocesos necesarios paradesarrollar la estrategia.Es decir son todos losprocedimientos formalese informales quepermiten que funcioneuna organización

Valores Compartidos

Son los valores quecomparten todos losmiembros de laempresa uniendo a laorganización en ellogro de objetivoscomunes


Habilidades

Las diversascapacidades de laspersonas quetrabajan para laorganización

Estilo

La forma en que losempleados de laorganización sepresentan a simismos ante elmundo exterior, losproveedores y losclientes

Recurso Humano

El Recursohumanomiembro de laorganización


¿Cuál es nuestra estrategia?¿Cómo esperamos cumplir nuestros objetivos?¿Cómo hacemos para lidiar con la presión competitiva?¿Cómo son manejados los cambios en la demanda de los clientes?¿Cómo se ajusta la estrategia para ajustarse a los problemas del entorno?

¿Cómo está dividida la compañía/equipo?¿Cuál es la jerarquía?¿Cómo coordinan las actividades los diferentes departamentos?¿Cómo se auto alinean y auto organización los miembros de los equipos?¿Es el control y la toma de decisiones centralizadas o descentralizadas?¿Es asícomo debería de ser?¿Dónde están las líneas de comunicación? ¿Explícito o implícito?

¿Qué tan participativo es el estilo de administración/liderazgo?¿Qué tan efectivo es ese liderazgo?¿Suelen ser los empleados/miembros de equipo competitivos o cooperativos?¿Hay equipos verdaderos trabajando dentro de la compañía o son solo gruposnominales?

¿Cuáles son los sistemas principales que administran la organización?¿Dónde están los controles y cómo son monitoreados y evaluados?¿Cuáles procesos y reglas internas utiliza el equipo para mantenerlas al margen?

¿Cuáles son los valores centrales?¿Cuál es la cultura organizacional/equipo?¿Qué tan fuertes son los valores?

¿Qué tan participativo es el estilo de administración/liderazgo?¿Qué tan efectivo es ese liderazgo?¿Suelen ser los empleados/miembros de equipo competitivos o cooperativos?¿Hay equipos verdaderos trabajando dentro de la compañía o son solo grupos nominales?

¿Cuáles son las mejores habilidades representadas en la compañía/equipo?¿Hay algún hueco en las habilidades?¿Por qué es conocido el equipo por hacer bien?¿Tienen los empleados/miembros de equipo actuales la capacidad de hacer el trabajo?¿Cómo son evaluadas y monitoreadas las habilidades?

Valores Compartidos

Estrategia Estructura Sistemas Estilo Personal Habilidades

Valores Compartidos

Estrategia

Estructura

Sistemas

Estilo

Personal

Habilidades

Fuente: La estructura de las 7 s de McKinsey. Artículo en línea. (2015)

Fuente: Ponce, C. (S.F.)

¿Que es?

El análisis DOFA es una herramienta que se aplica para el estudio de la situación competitiva de una empresa y la toma de decisiones en su mercado, y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades (Oportunidades de Mejora) y Amenazas.


Learned, Christensen, Andrews y Guth,

1965

Sus autores fueron Learned, Christensen, Andrews y Guth, en "Business policy, Text and cases” se convirtió en una herramienta fundamental para Consultores e Investigadores, ya que de una forma sencilla y práctica, se pueden visualizar en un solo diagrama, las debilidades y fortalezas internas de la empresa de forma segmentada, y el entorno de la misma.

Debilidades (D) (Oportunidades demejora)•No hay Planeación•No hay mantenimiento de equipo•No hay prestaciones mas que las de laley•Bajo nivel de estudios de mercado•Bajo nivel de Ventas

Fortalezas•Buen nivel de directivos•Buen desempeño de lo sistemas deinformación•Personal competitivo•Buena capacitación•Tarifas bajas

Oportunidades (O)•Tendencia al crecimiento•Demanda de sus serviciospara pequeñas empresas

Estrategias (DO)•Realizar investigaciones de mercado parasaber a que empresas se les puedebrindar un servicio•Aprovechar los medios publicitarios paraatraer nuevos clientes con el fin deincrementar las ventas

Estrategias (FO)•Conservar el buen desempeño dela empresa para aumentar sudemanda•Aprovechar la competitividad delpersonal para adquirir mayorprestigio

Amenazas (A)•Competencia•Desempleo•Poco crecimiento en laeconomía

Estrategias (DA)•Realizar visitas a diferentes empresaspara informar acerca de sus servicios•Realizar con los directivos juntascontinuas para elaborar planes para elcrecimiento de la empresa

Estrategias (FA)Mejorar la calidad de los serviciosdesarrollando un programa decapacitación


El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso.

Frank Gilbreth

1921

"Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo".

Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME)

Fuente: Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo. [Documento en línea]

Fuente: Defensa Pública

El análisis externo de las Instituciones / Organizaciones. Vías de aproximación al futuro. Proyecciones vs. Planificación de

Escenarios. Dimensiones Claves del escenario. Análisis de la Industria / Instituciones.

Análisis de Externo de las

Organizaciones

¿Por qué el Entorno es importante?, ¿Cómo afecta el entorno el desempeño de las

empresas?

Herramientas de Análisis Organizacional que permiten establecer Planes de Cambios

Contenido

1. Análisis Externo de las Organizaciones

2. Vías de Aproximación al Futuro

3. Proyecciones Vs Planificación de Escenarios

4. Dimensiones Claves de Escenarios

5. Análisis de la industria e Instituciones

Análisis Externo de las Organizaciones

Herramientas de Análisis Organizacional que permiten establecer Planes de Cambios


(Mintzberg. 1979). Considera elanálisis externo, “Todo aquelloque es ajeno a la empresa uorganización”.

Francés A. (2006). “el Análisis Externo deuna organización, puede incluir en unperiodo considerado, evaluación dediferentes ámbitos: económico, social,cultural, demográfico, geográfico, político,gubernamental, tecnológico ycompetitivo, con el objeto de identificarlas “Oportunidades y Amenazas”.


Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.

Se debe incluir el ENTORNO SECTORIAL: referido a los actores con los cuales interactúa la empresa en su sector: Clientes, Competidores, Proveedores y Reguladores.

Fuerzas que influyen Organizaciones

Fuerzas Indirectas

Factores económicos

Factores socioculturales

Factores tecnológicos

Factores políticos /

legales

Factores medioambient

ales

Factores internacionales

Fuerzas Directas

Clientes

Proveedores

Competidores

Recurso Humano

Son factores, que pueden estar mas allá del control y propiciar cambios y/o

transformaciones significativas en la organización.

Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.

Variables Claves para el estudio del Entorno

Ámbito Político Económico Tecnológico Social

Espacios Geográficos

Global Continental Regional Nacional Local

Incertidumbre Baja Media Alta Muy Alta

Turbulencias del Entorno

RepetitivoEn

Expansión

Cambiante Discontinuo Sorpresivo

Herramientas de Análisis

Análisis de Eventos,

Análisis Proyectivo

Escenarios Incrementales

Análisis de Industria

Análisis de Competidores

EscenariosAlternos

EscenariosSituacionales

Análisis de Tendencias

EscenariosMorfológicos

Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes paralas empresas.p61.

Tipología del Entorno

Niveles de Turbulencia del Entorno (Ansoff.1984):

1) Nivel Estable : Entornos estables y sencillo

2) Nivel Reactivo: Entornos estables y favorables

3) Nivel Anticipador: Entorno cambiante y desfavorable

4) Nivel Explorador: Entorno complejo y dinámico

1) Nivel Creativo: Entorno complejo, dinámico y hostil



Tipología del Entorno

Tipos de Entorno (Frances.A.2006):

1) Entornos Repetitivos : No experimenta cambios

significativos, es poco frecuente en la actualidad.

2) Entornos Expansivos : cambios significativos cuantitativos,

pero no cualitativos importantes.

3) Entornos Cambiantes. Cambios Cualitativos significantes,

pero predecibles .

4) Entorno Discontinuos. Supone la ocurrencia de situaciones

nuevas, para las cuales pueden existir precedentes en otros

países.

5) Entorno Sorpresivo. Experimentan cambios que no tienen

precedentes conocidos.

Pre

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te)

Vías de Aproximación al Futuro

Proferencia(basada en el

pasado)

Prospectiva(Futuro)

Miklos, T y Tello, M. (2007). Interpretanlos <Estudios del Futuro> como unhorizonte susceptible de ser diseñado,construido, de manera creativa,orientada a explorar el porvenir.

Vías de Aproximación al Futuro diversos conceptos:

Fuente: Miklos T, Tello M. (2007). La Planeación Prospectiva. Una estrategia para el diseño del futuro P41.

Proyecciones Vs Planificación de EscenariosProyecciones Planificación

Información sobre la trayectoria deun evento, con alternativasdeseables ó indeseables.

Medio para representar unarealidad futura, para la toma deacción, ante futuros posibles.

Da imagen del futuro asumiendo lacontinuación del patrón históricode las Tendencias .

El objetivo es integrar el análisis detendencias, eventos y situacionesdeseables, con visión de futuro.

Ayuda para la crítica del presente,ya que amplifica lascontradiccionesque existen.

El desarrollo de escenarios permiteconcentrar la atención en unaperspectiva a largo plazo, sobreaquellas posibilidades con análisisdel futuro.

Utiliza técnicas cuantitativas , con base a serie de valores, reglas, derivan estimaciones futuras.

Los escenarios debieran serintegrales, relevantes, creíbles,útiles y comprensibles.

Fuente: Miklos, T , Tello M. (2007). La Planeación Prospectiva. P41.

Dimensiones Claves de Escenarios

“Los escenarios son descripciones narrativas del futuro, cuyo foco prestaespecial atención sobre los procesos causales y los puntos para la tomade decisiones” (Kahn 1967).

Focalizar de estudio desde el principio, Campo, Temática.

Claridad del Direccionamiento, Propósito Ámbito de desenvolvimiento de las variables:

Tecnologías, Sociedad, Comunidad, Políticas, Economía.

Análisis de Impacto de las tendencias, Pronósticos

Determinar asuntos críticos de la organización. Capacidades, Competencias

“los escenarios son creíbles, si ellos adhieren unaprogresión lógica de tendencias, eventos, consecuencias aun tiempo predeterminado en el futuro”. (Taylor 1993)

Análisis de la Industria

Herramienta de Análisis: Cinco (5) Fuerzas de Porter :

IMPACTO +,- de: *Variables: Economicas, Politicas, Sociales.*Efectos sobre el mercado de insumos, demandas, para determinar Oportunidades y Amenazas.

Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.p61.

ConclusionesEl Análisis Organizacional

Constituye herramienta valiosa para determinar elimpacto positivo ó negativo que puedenexperimentar las organizaciones/instituciones…..

….por efecto de factores y/o fuerzas internas,externas, lo que puede motivar a la generación deprocesos de cambios y/o transformaciones…..

………apuntalado con acciones estratégicas quepermitan la construcción de posicionesfuturibles, posibles, probables con mejoresniveles de desempeños competitivos, según lanaturaleza de sus operaciones.

Mis Referencias Bibliográficas

FRANCÉS, Antonio. (2006). Estrategia y Planes para la Empresa con elCuadro de Mando Integral. PEARSON Prentice Hall. México.

Miklos, T, Tello M. La Planeación Prospectiva. Una estrategia para eldiseño del futuro. Editorial Limusa. México.

Mintzbert,H.(1979). The Estructuring Organizations. Prentice Hall.Canada.

Education

Herramientas de Análisis Organizacional Interno y Externo