II.- FORMALIZACIÓN II.- FORMALIZACIÓN

D E L AS D E L AS

O R G A N I Z A CI Ó N ESO R G A N I Z A CI Ó N ES

Eco. ALEJANDRO JORGE GARCIA RIEGA

UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA

PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICAPROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICA

L A O R G A N I Z A C I Ó NL A O R G A N I Z A C I Ó N

Antes de entrar al tema de la ORGANIZACIÓN, es

pertinente definir que cosa es EL DESARROLLO

INSTITUCIONAL; es un proceso de carácter integral y

permanente, mediante el cual se introducen y consolidan

cambios planificados, que posibilitan la evolución de las

Instituciones, en el contexto de una gestión eficiente y

eficaz.

Las administraciones fracasan porque carecen de una

organización adecuada y de organizadores o lideres

capaces de afrontar y desarrollar cambios, manejar

conflictos, integrar medios y obtener resultados en menor

tiempo y a un mínimo de costo.

Estructura Orgánica y Funcional de una Estructura Orgánica y Funcional de una Entidad Entidad

La Estructura Orgánica y Funcional de una entidad pública o

privada, es el diseño final de organización de la misma, las

distintas funciones y áreas se ven relacionadas entre sí bajo

criterios adoptados en la etapa de la organización. Por eso,

cuando organizamos la institución lo hacemos para dotarlo de

una estructura y gobernarlo o dirigirlo de manera eficiente.

El modelo de organización y el tipo de estructura que se adopte

depende del tipo de gestión y acción que deseamos desarrollar.

Principios de la OrganizaciónPrincipios de la Organización.

Son aquellas pautas o criterios orientadores, que

pueden

conducir a la mejor marcha de la labor institucional. En

otras

palabras, son los valores, los ideales, creencias y

actitudes

individuales en el sistema de relaciones administrativas.

Los principios, patrones o guías que sirven de fundamento

a toda

organización son:

Unidad de Mando:Unidad de Mando: Las decisiones que se toman deben tener un

solo responsable. Así, por ejemplo, el Jefe de Logística y no otro

funcionario o trabajador será responsable de la compra sin

autorización de cualquier bien o servicio.

Especialización: Especialización: Permite definir cada una de las funciones al

interior de una institución, teniendo en cuenta los objetivos y

metas de la misma. Estas funciones permiten definir los cargos

(división del trabajo) y la determinación del personal adecuado

para el desempeño del mismo, en mérito a sus conocimientos y

destrezas para el puesto. Así, por ejemplo, no puede ser auditor

interno quien no sea un profesional que cumpla con los requisitos

para el desempeño del cargo.

Ámbito de Control:Ámbito de Control: Permite distribuir la carga de trabajo entre

los funcionarios y trabajadores de la Institución. No todo lo

puede hacer los responsables de la Alta Dirección, se tiene que

contar con personas que realice a su nombre las labores

administrativas. Así, por ejemplo, es preciso que el Gerente

General, tenga un director para él, dedicarse a otras tareas

propias de su cargo.

Equilibrio entre autoridad y responsabilidadEquilibrio entre autoridad y responsabilidad: La autoridad va en

Función al cargo que se asigna, es la capacidad de tomar las

decisiones y responsabilizarse por ello. Ambas deben ser

proporcionales. El jefe de logística que efectúa la compra es

responsable que la compra haya sido efectuada de acuerdo a los

requerimientos solicitados.

Jerarquía:Jerarquía: Delimita la cadena de mando dentro de la autoridad y

con ello los niveles para la toma de decisiones.

Características que rigen toda organización -Cualquier Características que rigen toda organización -Cualquier modelo o tipo de organización debe sujetarse a las modelo o tipo de organización debe sujetarse a las siguientes características:siguientes características:

FLEXIBLE,FLEXIBLE, LA ORGANIZACIÓN NO ES RÍGIDA NI ESTÁTICA, SE

ENCUENTRA SUJETA A CAMBIOS EN SU ESTRUCTURA.

ADAPTABLE,ADAPTABLE, LA ORGANIZACIÓN DEBE ADAPTARSE A LOS CAMBIOS DEL

ENTORNO SOCIAL, ECONÓMICO, LEGAL - LA MUNICIPALIDAD ES UN

ORGANISMO DINÁMICO Y VIVENCIAL.

ES UN PROCESOES UN PROCESO, LA ORGANIZACIÓN ES PRODUCTO DE UN PROCESO, NO

SIEMPRE FUE NI SERÁ LA MISMA, DEBIDO A LAS DOS CARACTERÍSTICAS

ANTERIORES.

ES UN PRODUCTO PLANEADOES UN PRODUCTO PLANEADO, LA DEFINICIÓN DE LAS METAS Y

OBJETIVOS NO SE EFECTÚAN POR INERCIA, REQUIERE DE TODO UN

PROCESO DE DIAGNÓSTICOS, CONOCIMIENTO DEL ENTORNO,

ESTUDIOS, ETC.

ESTÁ EN CONSTANTE INTERACCIÓN CON EL ENTORNOESTÁ EN CONSTANTE INTERACCIÓN CON EL ENTORNO, LOS CAMBIOS

DEL ENTORNO TIENEN QUE SIGNIFICAR CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN.

ESTÁ EN CONSTANTE INTERACCIÓN CON LOS INDIVIDUOSESTÁ EN CONSTANTE INTERACCIÓN CON LOS INDIVIDUOS, LOS

CAMBIOS TECNOLÓGICOS, NUEVAS INFORMACIONES POSIBILITAN EL

DESARROLLO DE CAPACIDADES Y APTITUDES A LOS CUALES NO

DEBE SER AJENA UNA INSTITUCIÓN.

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓNDISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

La organización va a facilitar el control y la coordinación de

los jefes en la asignación de tareas al personal, de manera

que se evita la duplicidad de esfuerzos, cruces de

información, demoras, y demás trabas; logrando eficiencia

del personal y uso adecuado del tiempo y del espacio.

Las Instituciones se caracterizan por no tener un modelo de

organización común u homogéneo. Ello se debe a la

diversidad local donde existen y funcionan, debido a que cada

una de ellas adopta una estructura y organización distinta,

utilizando, muchas veces, denominaciones distintas para

designar una unidad funcional.

Importancia de la OrganizaciónImportancia de la Organización • Ordena la estructura interna diferenciando las funciones

políticas de las ejecutivas.

• Racionaliza el desempeño en la ejecución del trabajo mediante criterios de eficiencia y eficacia. Ello supone la creación de canales de información, procedimientos y niveles de decisión internas.

• Permite determinar jerarquías internas, asignar funciones y niveles de responsabilidad proporcionales al cargo o función asignada.

• Permite fijar la misión, visión y objetivos de la Institución, con la finalidad de posibilitar el desarrollo y la prestación de servicios de manera adecuada y eficiente.

• Asegura y garantiza la transparencia y la calidad de la actuación administrativa.

• Propicia la modernización Institucional.

Bases para una buena OrganizaciónBases para una buena Organización

• OrganismoOrganismo: es la propia Institución que está dotada de funciones y atribuciones que la ley le otorga.

• ÓrganoÓrgano: cada una de las divisiones, áreas o direcciones de la Institución, para el cumplimiento de sus fines. Entre los órganos tenemos: Alta Dirección, Asesoría, Apoyo, Control, etc.

• DescentralizaciónDescentralización: Las Instituciones pueden transferir parte de sus funciones a otro organismo para que decida con independencia y autonomía.

• DesconcentraciónDesconcentración: Las Instituciones pueden delegar funciones a instancias dependientes de ella para que tomen ciertas decisiones administrativas. Puede ser funcional (se delega funciones a un órgano del mismo nivel).

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Los Organos que se deben tener en cuenta en toda organización, se

definen en la Constitución y la Leyes, precisa los órganos. A cada

uno otorga determinadas atribuciones.

Clasificación de los Órganos:

Órganos de GobiernoÓrganos de Gobierno: Ejercen el gobierno y dirigen la

gestión.

Órganos de AsesoramientoÓrganos de Asesoramiento:: Proporcionan información y

asesoría necesarias para la gestión, y dan opiniones u

orientaciones técnicas para la toma de decisiones y el

accionar institucional.

Órgano de ControlÓrgano de Control:: Instancia especializada que verifica

que las acciones realizadas o las decisiones tomadas no

transgreden las normas legales ni el procedimiento

interno que se sigue para cada caso.

Órganos de ApoyoÓrganos de Apoyo: Proporcionan los insumos necesarios

para el funcionamiento eficaz y eficiente de la Institución.

Órganos de LíneaÓrganos de Línea:: Ejecutan de las decisiones.

Órganos DesconcentradosÓrganos Desconcentrados: son los que se crean a fin de

desconcentrar o delegar las funciones y servicios.

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Político Congreso, Presidencia, Alcaldía, Concejo Municipal y Responsabilidad Política. Adopción de decisiones estratégicas, objetivos y

metas. Acción de Gobierno.

Directivo Gerencia Municipal, Direcciones Responsabilidad AdministrativaSupervisión y dirección de losobjetivos y metas

Técnico Órganos de Apoyo y Responsabilidad Administrativa y de Asesoramiento Control. Apoyo Legal y de suministros

Control de las actuaciones Administrativas

Ejecutor Órganos de Línea Responsabilidad AdministrativaEjecución de los Objetivos y Metas

NIVELNIVEL ORGANOS RESPONSABILIDADES / FUNCIONES ORGANOS RESPONSABILIDADES / FUNCIONES

Círculos Organizativos:

Círculo organizativo internoCírculo organizativo interno:: constituido por las relaciones que se producen al interior de la organización entre las distintas áreas; es decir, los servicios que se prestan cada una de ellas.

Circulo organizativo externoCirculo organizativo externo:: generalmente se produce cuando las áreas (normalmente los órganos de línea) se relacionan directamente con los ciudadanos u organizaciones de la localidad.

Círculo organizativo tangenteCírculo organizativo tangente:: Son los órganos a quienes se les encomienda la función de control como el Órgano de Auditoria interna

NIVELES DE FORMALIZACIÓN.NIVELES DE FORMALIZACIÓN.

Es el conjunto de normas, pautas e instrucciones que indican

especificaciones organizacionales y regulan el comportamiento

de los individuos dentro de la organización a la que pertenecen.

Es la técnica organizacional de prescribir cómo, cuándo y por

quién deben de ser desempeñadas las funciones y ejecutadas las

actividades y tareas, para lograr objetivos, misión y visión de la

organización. Toda organización en mayor o menor grado está

formalizada, para lograr sus objetivos.

FORMALIZACIÓN DE LAS O R G A N I Z A CI Ó N ESFORMALIZACIÓN DE LAS O R G A N I Z A CI Ó N ES

La organización es un proceso permanente que identifica las

funciones y estructuras internas, agrupándolas y ordenándolas,

para asignar, transferir ( descentralizar ) o delegar

(desconcentrar) funciones específicas y responsabilidades con la

finalidad de lograr los objetivos y metas, mediante una

administración eficiente y una adecuada prestación de servicios.

• Formalización MáximaFormalización Máxima.-.- Cuando de antemano todo el procedimiento necesario para logar los objetivos o producir bienes y/o servicios esta detallado sin posibilidades de variación, las funciones, actividades y tareas son fijas, constantes e invariables y además su ejecución es fija e invariable.

• Formalización MínimaFormalización Mínima.-.- Cuando no están precisadas en detalle las funciones, actividades y tareas para producir un bien o servicio ni como ejecutarlos, por tanto, es posible usar la inventiva y criterio para resolver y adecuar estas cuestiones.

• Formalización IntermediaFormalización Intermedia.-.- Cuando están precisadas las funciones, actividades y tareas para producir un bien o servicio, pero no constituye una camisa de fuerza, son flexibles y adecuables a la realidad existente y por tanto permite la capacidad creativa, técnica y profesional para solucionar los problemas sociales en forma participativa, con el asesoramiento y consejería que el caso requiera.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA

FORMALIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Y FORMALIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Y

APLICACIÓNAPLICACIÓNLa Formalización viene exigida por los fines y la necesidad u

obligación de obtenerlos. Esta determinación es abstracta, es

decir explica sólo la presencia de la formalización, pero no las

necesidades específicas particulares y concretas, la formalización

es un variable dependiente sobre cuya configuración inciden

Muchos otros factores.

a.-a.- En general, la mayor o menor distribución del poder de decisión

(centralización o descentralización, concentración o

desconcentración), incide directamente sobre el grado de

formalización de la organización. Así cuando una organización es

altamente centralizada, generalmente presentará un alto

porcentaje de formalización.

b.-b.- El tipo de tecnología (técnica, materiales utilizados y

conocimientos) influye sobre los procedimientos productivos

(trabajo). Es rutinizable, se formaliza rigurosamente el trabajo y

la organización. Si no lo es, la formalización es baja dado que se

trabaja atendiendo objetivos de solución de problemas e

innovadores y prospectivos, que requieren capacidad creativa,

asesoramiento, participación y capacitación.

c.-c.- Las organizaciones que se ubican y desarrollan en un medio

Social, muy tradicional es probable que observen mucho las

normas y valores de este carácter y que por ende, sean altamente

formalizados.

d.-d.- Los mecanismos de participación, que se implementen para la

planificación y producción de bienes o servicios influirán en

mayor o menor grado en la formalización de la organización,

dado que permitirá compartir las responsabilidades en la gestión.

El control social sobre la gestión por parte de la población a quien

se sirve, también influye sustancialmente en la formalización de

la organización.

CONSECUENCIAS Y APLICACIÓN.

ConsecuenciasConsecuencias

La ausencia o escasez de políticas y normas que definan el accionar

de una organización, pueden derivar en la anarquía y no permitir

su formalización.

Por otro lado, la multiplicación irrestricta de normas, la

proliferación de reglas que especifiquen qué debe hacerse, reducen

o anulan la iniciativa y capacidad creadora del individuo, lo inducen

a un conformismo paralizante de las facultades creativas, o

vuelven tímido, temeroso de enfrentar riesgos lo hacen buscar y

valorar sobre todo y antes que nada la seguridad.

AplicaciónAplicación

Como ejemplos de documentos que generan la formalización de la

organización, tenemos los siguientes documentos de gestión:

Leyes, Estatutos, Plan Estratégico, Plan Operativo Institucional,

Reglamento de Organización y Funciones, Cuadro para Asignación

de Personal, Presupuesto Analítico de Personal, Manual de

organización y Funciones, Texto Único de procedimientos

Administrativos, Plan de Trabajo.