IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES.

Carranza Moreno AraceliEncinas Rivera Juan Manuel

UNIDAD IV. -IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES

Opciones De Rediseño De Trabajo

¿Qué opciones tienen los administradores

si quieren rediseñar o cambiar la

composición de los puestos de sus

empleados? Básicamente se cuenta con

cuatro opciones: rotación, ensanchamiento

y enriquecimiento del trabajo y dise­ños basados en equipos.

Tema 1

Rotación de puestos. Si el trabajo de los empleados es

demasiado rutinario, una alternativa es recurrir a la rotación de puestos

(o lo que ahora se llama capacitación cruzada). Cuando una actividad

ya no es estimulante, el empleado se rota a otro puesto, por lo regularen el mismo nivel y con requisitos de capacidades semejantes.

En los últimos años muchas empresas de manufactura han adoptado la

rotación de puestos como medio de incrementar la flexibilidad y evitar

los despidos. Por ejemplo, los administradores de Ápex Precisión

Technologies, un taller de má­quinas a la medida en Indiana, capacita

de manera continua a los empleados en todos los equipos de la

compañía de modo que puedan organizarse de acuerdo con los

requisitos de los pedidos.

Las ventajas de la rotación radican en que reduce el aburrimiento y

aumenta la motivación al diversificar las actividades de los empleados.

También tiene bene­ficios indirectos para la organización porque los

empleados con más variedad de capacidades dan a la administración

mayor flexibilidad para programar el trabajo, adaptarse a los cambios y

cubrir las vacantes.

Ensanchamiento del trabajo. Hace más de 35 años

se hizo popular la idea de ampliar horizontalmente los trabajos, o lo que

se conoce como ensanchamiento del trabajo. Aumentar el número y la

variedad de las tareas que están a cargo de un individuo produce trabajos

más diversificados. Por ejemplo, en lugar de que una persona se limite a

clasificar el correo por departamentos, su trabajo podría ensancharse de

modo que incluyera la entrega material de las piezas en losdepartamentos o pasar los envíos por el con­tador de gastos de franqueo.

Enriquecimiento del trabajo. Se refiere a la expansión vertical

de las tareas. Aumenta el grado en que el trabajador controla la

planeación, ejecución y evalua­ción de su trabajo. En un trabajo

enriquecido se organizan las tareas de modo que el empleado pueda

terminar una actividad completa, se aumenta la libertad y la

inde­pendencia del trabajador, lo mismo que sus responsabilidades, y

se le da retroalimentación de modo que pueda evaluar

y corregir su propio desempeño.

¿Cómo enriquecen los administradores el

trabajo de un empleado?

Abrir canales de retroalimentación

Retroalimentación

Cambiar tareas

Variedad de habilidades

Identificación de la tarea

Crear unidades de trabajo naturales

Establecer relaciones con los clientes

Ampliar verticalmente los trabajos

AutonomíaImportancia de la tarea

Repaso de los diseños basados en equipos. Como las

personas trabajan cada vez más en grupos y equipos, ¿qué podemos

de­cir sobre el diseño de los trabajos basados en equipos para tratar de

mejorar el desempeño de los integrantes.

Sabernos mucho más sobre el diseño de trabajos para individuos que

para grupos, sobre todo porque la gran popularidad de los equipos (en

concreto, de asig­nar las tareas a un grupo de personas en lugar de una

sola) es un fenómeno relati­vamente reciente. Dicho lo anterior, losmejores estudios en el campo ofrecen dos conjuntos de sugerencias.

Los administradores deben esperar que un grupo

tenga mejor desempeño cuando:

1) Su tarea exige que los miembros apliquen una varie­dad de habilidades

de nivel relativamente elevado;

2) Esta tarea es un trabajo completo y significativo, con resultados visibles;

3) Los resultados del trabajo del grupo en la tarea tienen consecuencias

significativas para otras personas;

4) La tarea concede a los miembros una autonomía sustancial para decidir

cómo hacen su trabajo, y

5) El trabajo en la tarea ge­nera una retroalimentación constante y confiable sobre el desempeño del grupo.

En segundo lugar, la composición del grupo es crucial para su éxito. Los

administra­dores deben asegurarse de cumplir con las siguien­tes

condiciones:

1) Los miembros poseen la destreza necesaria para hacer su trabajo;

2) El grupo es lo bas­tante grande para realizar el trabajo;

3) Los miembros cuentan con habilidades tanto in­terpersonales como

laborales, y

4) El grupo está moderadamente diversificado en cuanto a talentos y puntos de vista.

Opciones De Horarios De Trabajo

La mayoría de las personas trabajan ocho horas al día cinco días por

semana. Entran a una hora fija y salen a otra y hacen su trabajo en las

instalaciones del patrón. Pero varias organizaciones han introducido otras

opciones de horarios. En esta sección vamos a revisar algunas de esas

alternativas cuyo tema común es que aumentan la flexibilidad para los

empleados. En un mundo laboral en el que los empleados se quejan

cada vez más de las presiones del tiempo y la dificultad de equilibrar las

responsabilidades laborales y personales, aumentar las opciones de

ho­rarios es una forma de mejorar su motivación, productividad ysatisfacción.

Horario flexible. Es una opción que permite a los

empleados, dentro de ciertos pa­rámetros, decidir en qué

momento se presentan en el trabajo.

El trabajo compartido permite a la organización aprovechar

las dotes de más de un individuo en un puesto. Un gerente

de banco que supervisa el trabajo que comparten dos

personas lo describe como la oportunidad de "tener dos

cabezas" pero "pagar sólo una".

SABER CUANDO REDISEÑAR

Tema 2

¿Qué es el Rediseñar ?

• El rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos

estratégicos de la compañía

• Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de

mercado y posicionarse mejor

• El rediseño puede involucrar reestructura física, humana ,

procedimientos y otros aspectos

• El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo

es cambio es permanente”

¿CUÁNDO REALIZAR UN REDISEÑO?

• Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización.

• Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización.

ETAPAS PARA REDISEÑAR

• Fase 1: – Crear el enfoque estratégico

• Fase 2: – Rediseño de la Organización

• Fase 3: – Implementación del Rediseño

• Fase 4: Medición y monitoreo

Visualizar el Futuro

Crear conciencia de la necesidad del cambio

Clarificar la Visión, Misión y valores

Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos

Crear el Equipo Directivo

Crear el Equipo de Rediseño

Analizar la situación actual:

Análisis Técnico

Análisis Social

Rediseñar la Organización

Examinar y proponer cambios a los sistemas clave

Acordar la línea base

Acordar el plan de implementación

Desarrollar calendario de implementación

Comprometer logística de apoyo

Proveer entrenamiento y orientación

Alinear sistemas clave

Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

Evaluar:

Desarrollo del Equipo

Resultados del desempeño

Renovar:

Concientización

Compromiso

Destrezas

Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN PARA

REDISEÑAR

Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)

Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado

Reducir tiempos de respuesta en los procesos

Reducir costos de operación

Incrementar utilidades

Involucrar a la gente en la resolución de problemas

Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos

Implantar una estructura organizacional eficiente

REDISEÑAR Y MEJORA DE PROCESOS

Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz.

Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía

anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática

sobre el proceso que hará posible que los cambios sean

estables.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

El proceso de implantación constituye el último eslabón de lametodología de desarrollo de implantación del proyecto y esposterior al proceso de prueba (ver Proceso de Prueba). A pesarde todo el trabajo requerido para llegar a este punto, la fase deimplantación puede ser la más difícil.

SE BASA EN 3 ETAPAS:

1. Análisis de la realidad actual de laempresa y los objetivos a alcanzar.

2. Propuesta de sistemas a instalar,adecuaciones a realizar, desarrollos amedida requeridos y plataforma autilizar.

3. Instalación, capacitación deusuarios y parametrización.

TIPS PARA LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES

1.- Esté listo para el cambio. Recuerde que lo único que no cambia es que todocambia todo el tiempo.

2.- Desarrolle en el día a día una empresa preparada para afrontarel cambio.Recuerde también que las empresas más grandes delmundo comenzaron siendo un pequeño emprendimiento

3.- Desarrolle y ponga en práctica un Organigrama que defina tareas yresponsabilidades. Olvídese de la vieja estructura piramidal. El nuevo Organigramadebe ser lineal, horizontal, todos deben ayudar a todos, cada uno en su área específicadebe pensar en responsabilizarse y tomar decisiones.

4.- Forme equipos de trabajo, con autonomía propia. Con su propia independencia,con su propio presupuesto y con su propio Plan de Trabajo.

5.- Integre algunos de estos equipos relacionándolos, y direccionándolospara que logren alcanzar objetivos individuales (por equipo)

6.- Maneje en línea la información necesaria para saber en qué lugar “estáparada” su empresa

7.- No le tenga miedo a los cambios audaces. Téngale miedo a la rutina, ahacer todos los días lo mismo. Recuerde que para construir muchas veceshay que comenzar destruyendo.