Implantacion sistema de gestión electronico

IMPLANTACIÓN Y TRANSICION DE SISTEMAS DE GETIÓN ELECTRONICA

DE LA DOCUMENTACION

RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Un servidor Esta máquina debe estar preparada para aguantar largos

periodos de tiempo en marcha. Las aplicaciones de gestión y los servicios de red dependerán del correcto funcionamiento de la maquina servidor. Es recomendable ubicar el servidor en una sala independiente que mantenga una temperatura constante y no superior a 20ºC. Instalar cámara de video vigilancia que registre los accesos físicos a la sala de servidores.Una red puede contar con mas de un servidor :• Generar incompatibilidades• Adquisición de nuevos dispositivos• Mejorar la seguridad de la red. • Configurar dos redes paralelas, en las que una de ellas

esta conectada a la nube y otra solo es accesible desde la red interna.

RECURSOS INFORMATICOS FISICOS

SAI (Sistema de almacenamiento ininterrumpido)

El efecto mas pernicioso que puede sufrir un ordenador, es el corte súbito de la corriente eléctrica. Las fuentes de alimentación, e incluso placas base, pueden quedar fulminadas en apenas unos segundos.Es mas que recomendable adquirir distintas SAI en función de la cantidad de elementos que contenga la red. Los puntos críticos siempre estarán en los ordenadores que tengan los servicios de red, el router de conexión a internet, el switch, el disco duro donde se halle el repositorio de documentos y el ordenador servidor del dominio.


Switch con capacidad suficiente para

todos los elementos de la red

Es una pieza vital en la red. Como todo elemento de la red, es recomendable la adquisición de un modelo gestionable, esto es, que tenga una IP propia desde la que se pueda acceder a los parámetros de configuración. Una funcionalidad avanzada en los switch es la posibilidad de configurar cada una de las entradas de modo independiente, pudiendo balancear las cargas o parametrizar los niveles de acceso. Si el switch se apaga, todas las conexiones establecidas en la red se cortan.Por ello, siempre que sea posible, tendremos un switch entre los repuestos informáticos.

PC por cada

puesto de trabajo

Sería perfecta una red en la que todos los puestos de trabajo tuvieran el mismo PC, con el mismo sistema operativo, con idénticas configuraciones, los mismos drivers…Aunque es posible lograr un grado importante de homogeneización, siempre existen elementos heterogéneos, porque los recursos que precisan los usuarios van en función de las tareas que realizan y estas representan necesidades de información distintas. Es decir, que a mas tareas especificas de un usuario vamos a tener necesidades concretas tanto de software como de hardware.


Escáner con

alimentación automática

Como se indicaba ya, el espacio ideal para ubicar un escáner de alimentación automática es la oficina de registro. Debería tener la funcionalidad de conectarse a la red mediante una IP propia y poder configurar destinatarios basados en correos electrónicos o en rutas concretas del repositorio del documento.


Escáneres de

sobremesa

Por su bajo coste y comodidad, los usuarios que deben escanear documentación frágil o formatos que no contempla el escáner automático deberán contar con escáneres de sobremesa.



Discos duros con IP propia

Un repositorio de documentos montado sobre un disco duro independiente y gestionable nos puede aportar ciertas ventajas. Todos los documentos estarían en el mismo espacio físico, la programación de las copias de seguridad se simplificarían y la movilidad quedaría garantizada.


Sistema de impresión La impresión es la acción mas cara de un sistema de gestión documental. Por eso, cabe sopesar detenidamente la incorporación de los sistemas de impresión en la organización.Si bien, la presencia del papel en las oficinas es cada vez mas menguante, su existencia todavía convivirá durante bastantes años, dado el bajo nivel de incorporación de las nuevas tecnologías en las PYMES españolas. Mientras exista papel, necesitaremos impresoras y consumibles. No deberíamos adquirir una impresora sin conocer previamente el precio de los consumibles que gasta y su disponibilidad. Una impresora barata puede acabar consumiendo cartuchos por el valor de su precio en oro.Los sistemas por renting o por page per page pueden ser una solución adecuada cuando no deseamos comprar una impresora o necesitamos una maquina de impresión de tales prestaciones que su adquisición no es asumible.

RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOSLicencia del

sistema operativo servidor

Debe permitirnos configurar una red basada en un dominio, y poder parametrizar la configuración de usuarios y documentos dentro del dominio.

RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS

Windows Server 2012 R2

Las bases de datos precisan de aplicaciones especificas que solo se instalan en el servidor. El sistema de licencias suele tarifarse en función de los usuarios que acceden a la vez a la aplicación, concurrentes.

Licencia para el software

especifico del servidor


Configuración de un dominio

Una red profesional debe configurarse en torno a un dominio. Los usuarios deberán tener su propio identificador y su contraseña. Los permisos de acceso y control de los documentos quedarán centralizados, actualizándose en todos los ordenadores conectados al dominio.


Licencias para un

programa de gestión integral

Ya sea un ERP o un paquete mas sofisticado de programas, resulta esencial en la gestión de documentación electrónica contar con una aplicación que integre todos los procesos de negocio.


Licencias para las

aplicaciones funcionales

Precisamos licencias de uso de herramientas ofimáticas, programas de digitalización y reconocimiento de caracteres conversores de formatos de documentos, (necesarios para mantener la homogeneidad del archivo electrónico), programas necesarios para firmar documentos electrónicos, etc.


Servicio de conexión a internet

No se puede entender la administración electrónica sin una conexión de buena calidad a Internet. La ubicación física de la oficina donde contratamos el servicio de Internet será trascendente para la elección de la infraestructura que vamos a precisar. Los servicios de ADSL pueden cubrir nuestras necesidades, si nos encontramos en un entorno urbano. Es preferible la conexión por fibra óptica que la conexión por cable. Pero es posible que la dependencia de la red sea tan grande que no nos valga una conexión doméstica. Podemos contratar servicios que nos garanticen al 100% el caudal, el coste no es ni similar, pero cierto tipo de negocios ya no pueden prescindir de Internet porque su negocio es Internet.


Servicio de correo

electrónico (licencias o hosting)

Alquilamos nuestro correo en un servidor externo del que dependeremos en todo momento para enviar y recibir correspondencia a un coste mas o menos reducido o, si nos decantamos por adquirir las licencias de servidor de correo y administrarlo desde un servidor propio.La opción del hosting suele ser la más habitual, pero debemos tener presente que nuestro correo estará en el servidor de un tercero, con todas las consecuencias que puede comportar.Si optamos por montar nuestro propio servidor de correo deberemos destinar mas recursos en mantenimiento.


Servicio de sede

electrónica (página web),

(licencias o hosting)

Al igual que el servicio de correo, se puede externalizar u optar por adquirir las licencias correspondientes. Para cambiar de un servidor a otro el dominio de una web se requiere un periodo de propagación bastante dilatado (puede tardar varios días). Una mala elección de proveedor puede dejarnos la sede electrónica inoperante.


Centralita telefónica La tecnología IP también se ha impuesto en el mundo de la telefonía. El aparato físico de las centralitas (PBX) esta siendo reemplazado por programas que integran la telefonía a la red informática y permiten la comunicación a través de internet (SIP) con la consiguiente reducción de coste.


Servicio de e-fax

Lejos de los antiguos faxes conectados a una línea telefónica que imprimían indiscriminadamente todo el documento recibido, los servicios de fax electrónico nos permiten un sistema de recepción y envío sustancialmente mas eficiente y a un coste mas reducido.


Estructura de carpetas integradas

en el sistema de gestión

El árbol de carpetas en el que se estructura toda la documentación recibida gestionada y emitida por la empresa, debe ser la materialización adaptada del cuadro de clasificación de los documentos. Por seguridad, coherencia e integridad , solo administradores y superusuarios deberían tener control total sobre la estructura. Resultará útil editar un documento en el que a cada usuario se le den instrucciones sobre como acceder a los documentos que tiene encomendados.


Sistema de firmas

electrónicas para cada uno de

los usuarios

Hemos de localizar un prestador de servicios que nos emita una firma electrónica valida para el mayor numero de tramites administrativos electrónicos posible Cada usuario debería tener acceso a validar los documentos con la firma corporativa. Independientemente de que además, como responsable de la emisión de un documento, lo hiciera con su eDNI.


Base de datos de

conocimiento

Una empresa que cuenta con una base de datos, en la que se ha incorporado el modo de proceder de cada uno de los hechos de negocio y en el que se han documentado y argumentado los posibles cambios metodológicos, facilita la movilidad y versatilidad de personal.

Criterios documentales Formato

genérico de documentos electrónicos

Hemos de decantarnos por un único tipo de formato de documento electrónico. PDF/A puede ser una buena opción para documentos administrativos, pero todo dependerá del contexto en el que no encontremos. Para la documentación recibida que nos llegue en un formato distinto al genérico, será necesario preparar un procedimiento de conversión.

Criterios documentales Sistema de

ordenación de los documentos

a gestionar

El orden en el que se incorporaran los documentos a la estructura de carpeta debe estar predefinida y ser rigurosamente sistemática

Criterios documentales Metodología en la recepción, gestión y envío

de documentos

Identificar todos los documentos a incorporar en el sistema de gestión, agruparlos según el procedimiento al que pertenecen, relacionar los procedimientos con los distintos departamentos que intervienen. Poner por escrito de forma estructurada los procedimientos, los documentos que los componen, quienes intervienen en algún momento del ciclo vital del documento.

Criterios documentales Metodología en la recepción, gestión y envío

de documentos

Existirán procedimientos que no es posible sistematizar antes de la implementación del sistema de gestión documental, por eso, resulta tan importante la creación de estructuras que permitan absorber de modo eficiente los cambios y el crecimiento de la organización.

Criterios documentales Desarrollo de

consultas de actualización para los vínculos documentales a

insertar en la base de datos

El repositorio de documentos, con sus carpetas perfectamente estructuradas, y la aplicación de gestión integral deben enlazarse mediante vínculos que permitan acceder a los documentos desde los distintos cuadros de dialogo de la aplicación. Estos vínculos deben responder a una sistematización programable y deberían lanzarse o capturarse automáticamente sin intervención de la tabulación manual.

Criterios documentales Desarrollo de

consultas de actualización para los vínculos documentales a

insertar en la base de datos

Tecnicamente no tiene mayor complejidad que programar unas sencillas consultas en SQL que actualice los vínculos de la base de datos.

Criterios documentales Desarrollo de los

flujos de trabajo

Si el sistema con el contamos tiene la posibilidad de trabajar mediante workflow, mejoraremos con mucho la eficiencia de la organización . Se trataría de poder programar en la propia aplicación de gestión la metodología de los procedimientos, los documentos y los usuarios.

Criterios documentales Desarrollo de los

flujos de trabajo

De este modo, el mismo programa va dando por completas todas las fases conforme intervienen los usuarios y gestiona los avisos selectivos a los responsables de cada tarea. Cuantos mas flujos de trabajos queden definidos desde un principio, mejores serán los resultados a corto plazo.

Criterios documentales Periodicidad y

metodología para la realización de

copias de seguridad

Un sistema eficiente de copias de seguridad ha de responder a las siguientes cuestiones:• Con qué programa realizaremos las copias

de seguridad?• De quien es la responsabilidad de hacer las

copias de seguridad?• En que soporte o sistema se procederán a

realizar las copias?• Que periodicidad deben tener las copias?• Cada cuanto tiempo se deben borrar las

copias antiguas?• Cada cuanto tiempo se deben cambiar los

soportes en los que se realizan las copias de seguridad?

Criterios documentales Periodicidad y

metodología para la realización de

copias de seguridad

• Antes de borrar la copia de seguridad de su soporte habitual, ¿migraremos la información a otro soporte? O en lugar de borrarla, ¿sería preferible guardarla comprimida?

Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales

Durante sus 700 años, el papel ha demostrado ser un soporte de gran durabilidad, la explosión informativa del

siglo XX y las redes informáticas hacen inviable conservar hoy toda la documentación producida en

papel.Para poder entender un documento en soporte

convencional necesitamos tener conocimientos de lectura de la lengua en la que esta escrito el documento.

Si es manuscrito es posible que sea necesario saber paleografía, pero en cualquier caso depende de nuestro

propio conocimiento.


Para codificar un documento que se conserva en soporte informático precisamos de una tecnología, sin la que no es

posible llegar a visualizar el documento. Necesitamos un dispositivo adecuado en función del soporte en el que esta el documento; y disponer de un software que para

leer el formato del documento. La dependencia tecnológica y energética están unidas de un

modo indefectible a los soportes informáticos.Si precisamos obtener copias de los documentos, la documentación tradicional pasa por los procesos de

fotocopiado o por el obsoleto uso de los calcos; la documentación electrónica, permite obtener tantos copias de

un mismo documento como sean necesarias.


Cuando un documento en papel entra en la organización y debe ser remitido a mas de un miembro, no hay otra opción

que el duplicado. Las organizaciones en las que se gestiona la documentación electrónica pueden definir espacios virtuales, donde varios

usuarios de la organización pueden consultar un mismo documento.

La consulta del documento en papel requiere la presencia física del mismo en un lugar concreto, aquí y ahora.

Los documentos electrónicos se pueden consultar en remoto a través de Internet, evitando así desplazamientos

innecesarios.

Desde el punto de vista de la seguridad

Un documento en papel puede guardarse dentro de una caja fuerte, lo que no impide que, llegara a ser leído. Han existido sofisticados métodos de encriptación de

información analógica, no son comparables a los parámetros de seguridad que ofrecen los medios

electrónicos.En el entorno digital, el documento puede ser encriptado

para abrirse solo mediante el conocimiento explicito de una firma electrónica, o mediante huella digital o, incluso

lectura del iris. Las posibilidades son amplias, por eso, antes de iniciar un

proyecto de seguridad de información/documentación hemos de plantearnos de forma realista lo que realmente

necesitamos.

Desde la óptica del uso racional de los recursos

Para gestionar los recursos de administración de documentos, comparamos dos realidades, sistemas en

papel frente a sistemas electrónicos.¿Qué gasto representa la adquisición y el

mantenimiento de un sistema en papel? ¿Y a cuanto ascendería dicho coste si fuera sistema electrónico?

Conclusión: Es mas caro trabajar con papel que hacerlo con medios electrónicos.

Hoy no es viable un sistema integral de gestión documental electrónico, no tenemos control sobre el

soporte en que los agentes externos nos envían la documentación.

Desde la óptica del uso racional de los recursos

Pero que no envíen documentación en papel no quiere decir que no podamos introducirla en el sistema de

soporte electrónico y conservar el papel. Este proceso de digitalización debe estar asociado a la oficina de registro y permite disociar la documentación

en papel de las oficinas gestoras.

Desde el punto de vista económico El papel ocupa mas espacio que los documentos

electrónicos. El espacio físico siempre tiene un coste superior al

espacio virtual. Las carpetas, carpetillas, cajas y demás mobiliario de

archivo en papel tienen un coste altamente elevado si se compara con las carpetas virtuales o los recursos

tecnológicos que precisa un archivo electrónico.Un SGD aporta la mejora de la eficiencia de la

organización. Esto significa que el tiempo en localizar información o documentos debe reducirse de un modo muy significativo respecto a los sistemas

convencionales de papel.Controlar la trazabilidad de los procesos es esencial para los sistemas de calidad. En papel, los recursos

que hemos de destinar para representar la trazabilidad son excesivamente costosos. Con las nuevas tecnologías, podemos analizar y tomar las medidas correctoras necesarias, convirtiendo la trazabilidad en una información estratégica en la

organización.

Desde el punto de vista económico Controlar la trazabilidad de los procesos es esencial

para los sistemas de calidad. En papel, los recursos que hemos de destinar para

representar la trazabilidad son excesivamente costosos.

Con las nuevas tecnologías, podemos analizar y tomar las medidas correctoras necesarias, convirtiendo la

trazabilidad en una información estratégica en la organización.

Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas

Visualizar los procesos documentales a través de las diagramas de flujo puede facilitarnos y

mejorar con mucho el tiempo de análisis e implantación de un SGD.

Es mas, al plasmar mediante el flujograma un proceso, podemos conseguir optimizar la operativa implantada por un proceso mas

eficaz.Existen distintos estándares para representar

este tipo de información:

También conocido como lineal; indica que existen dos actividades, A y B. La A se inicia en el suceso 1 y tiene como final el suceso 2. La B comienza en el suceso 2 y acaba en el 3. Para iniciar el suceso 2 debe estar concluido el suceso 1, que es el final de la actividad A y el principio de la actividad B.

Flujo secuencial


Flujo convergente


Para iniciar la actividad D, es preciso que A,B y C estén concluidas. En la versión antagónica de divergencia, para iniciar la actividad A deben estar concluidas la B,C y D.

Flujo paralelo


La actividad E estará concluida cuando A y B/C y D estén terminadas.

Flujo iterativo


Se trata de una manera de representar los mecanismos de control. Todos los flujos anteriores parten de la idea de avanzar en un proceso. El flujo iterativo tiene como caso de uso la verificación de la correcta ejecución de los procesos anteriores.


Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación

Determinación de los periodos de vigencia,

atendiendo a los preceptos legales

La obligación de conservación de la documentación está íntimamente ligada a su condición de patrimonio documental. Todo documento emitido por la Administración o relacionado con la función pública es patrimonio desde su inicio y en ningún caso debe destruirse, salvo que se inicie un procedimiento de valoración documental sujeto a un marco legislativo.La documentación que afecta a los colectivos sociales: partidos políticos, sindicatos, congragaciones religiosas, agrupaciones musicales, cámaras agrarias, etc., pasan a ser patrimonio documental a partir de los cuarenta años.




Igualmente, la documentación privada adquiere valor patrimonial una vez que han transcurrido un centenar de años desde su emisión.En el caso de las empresas, no hay obligación de conservar la documentación administrativa, contable y fiscal mas de cinco años. La documentación constitutiva de la empresa, las cuenta auditadas, los libros de actas, los posibles cambios en los órganos de gobierno o las ampliaciones de capital son algunos de los documentos que deben conservarse hasta la extinción de la razón social.




IEn cualquiera de los casos, la vigencia administrativa debe quedar reflejada en el calendario de conservación, en cuya elaboración deberían participar los técnicos jurídicos-administrativos de la organización, quienes determinaran el tiempo y la manera en que se conservará cada una de las tipologías documentales, según la legislación a la que están suscritas. Dependiendo de la actividad de la organización, el marco legal a tener en cuenta puede ser índole muy variada.




Cada serie documental puede ser valorada de manera independiente y/o ser migrada a un soporte que nos confiera mayor usabilidad. De hecho, la Ley 11/2007 reconoce la posibilidad de eliminar el soporte en papel previa digitalización y sellado.Sin embargo, es importante tener presente que no toda la documentación aporta la misma información. Por ejemplo, en el supuesto de una empresa comercial que opera desde hace cinco años, ¿trataríamos igual la documentación procedente de la gestión de ventas y compras que la documentación de impagos y siniestros?.




Podriamos hacerlo, pero sin duda seria un flaco favor. Eliminar los expedientes de ventas y compras pasados cinco años nos ayudaría a descongestionar espacio, pero expurgar los expedientes de impagos podría llegar a ser incluso contraproducente, ya que contienen una valiosa información que puede ser decisiva para la valoración del riesgo comercial, aunque ya hayan pasado cinco años.En conclusión, sin entrar en discrepancias con el valor patrimonial, deberíamos conservar todos aquellos documentos que puedan contener una información útil para la gestión y desarrollo de la organización, mas allá de su vigencia.


Codificación de documentos

La clasificación de los documentos de archivo debe estar basada en el cuadro de clasificación de la organización. Para clasificar documentos una vez contamos con esta herramienta documental debemos plantearnos:¿A qué actividad hacer referencia el documento?¿Con qué función se clasifica esta actividad en el cuadro?¿Dentro de que expediente concreto se incorporaría el documento?



El profesional que se dedica a la clasificación de los documentos en la organización debe conocer a priori la mayor parte de los procedimientos administrativos. Sin embargo, no resultaría efectivo que solo una única persona o un único departamento tuvieran los conocimientos necesarios para clasificar documentos.Para evitar esta dependencia organizativa, se ha de optar por normalizar toda la documentación emitida, preparando los documentos, para que desde su génesis sean perfectamente identificables y, consecuentemente clasificables.



En el proceso de normalización es esencial que los gestores de la documentación administrativa participen activamente en la planificación, diseño y creación de los documentos. De este modo, el documento administrativo se generará con unas características contextuales de estructura y contenido que se materializaran en el uso masivo de modelos, formularios e impresos.La normalización de documentos favorece la racionalización de los tramites y los procesos, prepara a la organización que los documentos se producirán auténticos, íntegros, clasificados, evaluables y conservables..



¿Quién debería encargarse de una tarea como esta en la organización?. Resulta imprescindible la participación de todo el equipo en la normalización de los documentos, pero debe estar liderado por algún profesional que este adscrito a una unidad directiva de carácter transversal, esto es, la dirección adjunta, la secretaria o el gabinete de dirección. Igualmente vital para la creación, desarrollo e implementación de un SGD es el apoyo incondicional, a veces casi dogmático, de la dirección de la organización.Como base para el diseño de documentos debemos establecer que:.



Todas las tipologías documentales tengan un modelo únicoTodos los documentos se procesen con el tipo de modelo que tengan asignadoTodo documento cumpla con los requisitos contextuales mínimos propios de su tipología.El contenido del documento debe regularse por una normativa que aglutine los criterios de contenido y estructura para todas las unidades gestoras que intervienen en la confección del mismo.Para abordar el análisis del contexto de la organización hemos de identificar:



todas y cada una de las tipologías documentales empleadas en la organizaciónTodos y cada uno de los procedimientos documentales de la organizaciónLa estructura global de la organización y los flujos de informaciónLas funciones asignadas a cada uno de los gestoresEl contenido de las distintas agrupaciones documentales del fondoEl contenido de los expedientes en función del procedimiento que tratenPara obtener una correcta visión del sistema, hemos de plantearnos el establecimiento de indicadores de calidad que nos permitan evaluar el grado de coherencia y eficacia.



Dentro de la normalización documental contamos con dos grandes grupos de herramientas: los modelos y los formularios.Un modelo consiste en una plantilla estructurada con pautas prestablecidas de contenido y que se modifica para cada uso concreto y especifico. En un despacho de abogados, por ejemplo, la mayor parte de la documentación generada esta basada en distintos modelos documentales (demandas, recursos, contratos, cartas…), modificados solo en su contenido sustancial.Un formulario es un pro-documento con una estructura cerrada, un contexto y presentación fijos, de contenido invariable y suele incorporar casillas para rellenar información



Cada formulario incorpora en su matriz el procedimiento y la unidad gestora que lo identifica en el sistema.El diseño funcional de los formularios debe contemplar:La necesidad y la función por la que se crea el formularioLa información y el alcance de lo que debe comunicarEl contexto legal y normativoEl perfil y las acciones a realizar por el receptor del formularioLas limitaciones del entorno tecnológico y organizativo.



Las consecuencias derivadas de la emisión del formularioLas ventajas de implantar documentos normalizados en un SGD nos proporcionará una información administrativa altamente estructurada, una visión global de los procesos documentales y una optimización de recursos económicos y humanos. La normalización documental es el camino a seguir por todas aquellas organizaciones que siguen trabajando en papel y tienen previsto incorporar la tramitación electrónica a sus procedimientos.

Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos

El sistema de clasificación de documentos administrativos es una estructura jerarquizada y lógica que permite la identificación y la recuperación de los

documentos. Uno de los grandes teóricos de la archivística moderna, Schellenberg, propone que un cuadro de clasificación a

partir de tres elementos:La estructura orgánica de la institución productora, que

atiende a la propia historia de la institución y de su fondo documental, en su contexto legislativo y el

marco administrativo en el que se inscribe.La estructura administrativa y las funciones que ejerce

como resultado de las competencias atribuidas. Se trata de la estructura básica de la administración.


La documentación producida por la organización, que debe describirse indicando en cada serie documental,

su tipología, órgano productor, tramite o procedimiento, evaluación, acceso…

En el proceso de elaboración de un cuadro de clasificación hemos de tener presente:

Que ha de recoger toda la documentación producida independientemente de su fecha, soporte o formatoQue la entrega de cada agrupación documental debe

ser concreta y única en el cuadro de clasificaciónQue el diseño de la estructura jerárquica debe ser racional y evitar desarrollar niveles innecesarios


Que se han de identificar todas las series documentales, conociendo su inicio, los posibles

cambios acaecidos y su ubicación en la estructura jerarquica del cuadro

Que hemos de conocer la legislación y la normativa interna a aplicar en el sistema, manuales de

procedimiento y comunicados internos relativos a la estructura organizativa de la institución.

Los pasos a seguir en la confección del cuadro de clasificación son los siguientes:

Estudiar las funciones y las competencias de las oficinas gestoras


Estudiar la legislación, la normativa, los artículos especializados, las memorias administrativas y

cualquier documento que pueda describirnos la historia, el contexto o la coyuntura actual de la

instituciónElaborar el anteproyecto de cuadro de clasificación con

las agrupaciones documentales identificadasPuesta en común con los responsables de la gestión

Modificación del anteproyectoPrueba piloto, en una de las oficinas o

simultáneamente en toda la instituciónResultados obtenidos y modificación de cuadro de

clasificación piloto


Cuadro de clasificación definitivoDentro de las tipologías de cuadros de clasificación

tenemos: los cuadros orgánicos, los funcionales y los orgánicos funcionales, que por combinar los dos

anteriores generan estructuras que permiten absorber mejor el impacto de los cambios organizativos. Como

norma, en un cuadro de clasificación orgánico funcional, las secciones siguen un criterio funcional y

las subsecciones indican el órgano al que le compete la función.

Tras la clasificación de los documentos, procederemos a la ordenación de las series documentales. De la

correcta elección del tipo de ordenación depende la eficacia y la eficiencia del SGD.


No existe un orden perfecto, pero en el momento de elegir debemos cuestionarnos:

¿La ordenación escogida puede aplicarse a toda la serie documental?

¿Es la ordenación que simplifica al máximo la búsqueda y recuperación de documentos?

¿Es un sistema que podrá aplicarse en todas las fases del ciclo vital del documento?

¿Qué información de control proporciona el tipo de ordenación, para su seguimiento y correcta gestión?De los cuatro sistemas de ordenación posible en un

archivo: alfabético, numérico, cronológico y geográfico destacaremos algunas ventajas e inconvenientes en su

aplicación y gestión.


Alfabético: método sencillo y de fácil comprensión; el espacio debe estar previsto de antemano

Cronológico: método sencillo y muy efectivo si se conoce la fecha del documento; no es operativo si no se conoce la fecha y no hay distinción entre tipologías

documentales.Geográfico: se deben definir los grados de

demarcación territorial, que pueden ser variables. No se puede prever el espacio a utilizar

Numérico: su sencillez permite recuperar y guardar muy rápidamente la documentación y se detectan

fácilmente las ausencias; se hace imprescindible el uso de un índice auxiliar; un error en la introducción en el

orden puede ser de difícil solución. ow.


El manual del archivo también denominado manual de documentación activa, manual de procedimiento,

manual de documentación administrativa o manual de archivo de gestión debe incorporar todas las serie

documentales, el nivel dentro del cuadro en el que se hallan; el tiempo, la forma y la manera en que se han

de conservar; los usuarios que tienen acceso al documento y en que grado; la normativa y legislación

que afecta a cada una de las series; la descripción detallada de cada uno de los procedimientos y

cualquier información que forme pare de know-how.

Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.

Se distinguen dos tipos de valor en los documentos: el primario (legal, administrativo, fiscal), y el secundario

(probatorio e informativo). El valor primario viene determinado por un marco legislativo-administrativo que puede cambiar a lo largo del tiempo. El valor secundario afecta a la documentación que puede formar parte del

patrimonio documental y que será fuente para la investigación.

Como criterios que nos permitan establecer el valor secundario de los documentos tenemos:

Evidencia: documentos que forman parte de la memoria corporativa de la institución: estatutos, normas directivas, memorias, programas, inventarios de bienes, informes de

inspección, plantillas de personal, etc..


Singularidad: documentos con información única e irremplazable, especialmente cuando tratan de seguridad,

salud, gestión medioambiental o cohesión social.Importancia: documentos que superan el nivel común de interés: bien para una ciencia o técnica en concreto, bien

por corresponder a sucesos, periódicos o eventuales, personas físicas o jurídicas, lugares y objetos de

relevancia.Costos: asociados de la conservación permanente;

recursos de personal, de descripción, de material, de infraestructura y de mantenimiento.

Para proceder a la valoración de las series documentales debemos consignar los siguientes datos para cada una de

ellas:


Órgano productorDescripción detallada de la documentación

Titulo de la serieOrdenación

Fechas extremasFunción administrativa

Marco LegalDocumentos que conforman el expediente

Espacio: metros lineales para el papel, bytes para soporte electrónicos

Series antecedentesSeries relacionadas

Documentos recapitulativosSoporte

Soporte de sustitución


Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento

Un correcto sistema de gestión de archivos debe prever la posibilidad de que pueda existir una grave contingencia o una catástrofe. Por tanto, debe establecerse un plan que proteja aquella documentación que resulta esencial para

el funcionamiento de la organización.Para identificar esta documentación esencial debemos

localizar las series documentales de las que emana dentro del cuadro de clasificación y establecer las medidas para recuperarla de modo eficiente en cada caso de debacle. Como no existe mejor conservación que la prevención

deberíamos idear toda una serie de acciones preventivas para la documentación esencial.


Las copias de seguridad y la migración documental se deben aplicar a todo el fondo documental, de modo sistemático y periódico. Por precaución, las copias de

seguridad deberían guardarse en diversas ubicaciones.Algunas de las recomendaciones de la comunidad

internacional archivística son:Microfilmar y digitalizar la documentación que se

considere esencialHacer dos o mas copias en edificios alejados entre siMantener en optimas condiciones ambientales los

depósitos documentalesEn caso de contingencia bélica o grave amenaza,

trasladarlos a una ubicación alternativa y segura.

Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa

vigente

Se hace patente la necesidad de disponer de elementos que nos permitan saber en todo momento el nivel de

implantación y de eficacia del SGD. Por eso, en el momento de implantar un SGD hay que establecer unos objetivos, unos indicadores y unos mecanismos que permitan un control

continuo del sistema.El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro

del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en la información, mediante mecanismos que permitan un

control continuo del sistema.


vigente

El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en

la información, mediante mecanismos automatizados. Se trata de incorporar cierta información de control dentro

de ciertos puntos críticos de la estructura de la organización.Podemos estructurar el proceso de implantación de un

sistema de calidad en cinco fases:Planificación de la evaluación.

Se trata de determinar los objetivos y los resultados que se pretenden conseguir.

El objetivo básico es conseguir un sistema de evaluación adaptado a las necesidades de la organización.

Recogida y análisis de datos.


vigente

Se trata de datos relacionados con la creación, gestión y disposición de documentos. Deben analizarse y establecerse unos indicadores que nos permitan evaluar la adecuación, la

eficacia y la eficiencia del SGD.Documentación y edición de la toma de datos y emisión de los

informes con las propuestas de mejoraToma de decisiones de acciones correctivas que pueden

incluir la revisión de partes significativas del SGDRevisión periódica de los componentes del sistema para

identificar modificaciones de las necesidades, de los procesos o del entorno del sistema, con el objetivo de anticiparse a

posibles cambios.


vigente

No existen indicadores genéricos para todas las organizaciones. Cada organización presenta unas

singularidades y unos escenarios propios. Ahora bien, podemos detectar los puntos fuertes y débiles de la

organización, y enfocar el sistema de calidad a potenciar los puntos fuertes y corregir los puntos débiles. Los indicadores

deben ser cuantificables de alguna manera y de ellos se ha de desprender una información lo mas objetiva posible.

Algunos de los ejemplos de indicadores adaptados a un SGD son:


vigente

Grado de implantación del SGD: coeficiente entre oficinas gestoras integradas en el SGD y oficinas gestoras de toda la

organizaciónFormación: coeficiente entre empleados formados en el SGD y

empleados de la organizaciónUso de la aplicación informática: coeficiente entre

documentos gestionados a través del SGD y total de documentos gestionados (por usuario o por departamentos).Consultas sobre el SGD: coeficiente entre consultas realizadas

satisfactoriamente por el SGD y consultas totales.


vigente

Errores de clasificación: coeficiente entre numero de incidencias en errores de codificación y numero de incidencias

totalesErrores de codificación: coeficiente entre numero de

incidencias en errores de codificación y numero de incidencias totales

Numero de transferencias por año y mesErrores de transferencia: coeficiente entre errores producidos

por la oficina gestora y errores totales de transferencia; coeficiente entre errores producidos por las limitaciones de la

aplicación informática y errores totales de transferencia.Eliminación: porcentaje de documentación eliminada,

porcentaje del tipo de conservación (original, en soporte distintos del original, muestreo), coeficiente entre los

registros de destrucción de la documentación y el número de documentos destruidos.

Cada sistema ha de proveerse de sus propios indicadores, según sus necesidades

Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación

UNE-ISO 15489 La norma ISO 15489 fue creada por la Organización Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el año 2000. Es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.El establecimiento de esta norma ha proporcionado directrices sobre la política de gestión documental, y expone de forma integral el modo en que se han de distribuir las responsabilidades en un sistema de gestión documental.La norma se divide en dos bloques:


UNE-ISO 15489


METODOLOGIA

UNE-ISO 15489

Modelo EFQM de Excelencia

Ante la necesidad de crear un marco de trabajo para la mejora de la calidad, la Fundacion Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM – European Foundation for Quality Management) desarrolla y lanza en 1991 su modelo de excelencia. Se trata del modelo de calidad mas utilizado en Europa y resulta ser la base para la evolución de las organizaciones.La finalidad del modelo consiste en la administración y gestión de la calidad total, que alcanza a todos los agentes y hechos de negocio, y en utilizar este activo como factor decisivo en el logro de la ventaja competitiva a nivel global.El modelo se divide en dos grandes áreas. Por una parte, los principios de excelencia que afectan a toda la organización y que han de contemplar los siguientes aspectos:


Orientación a resultadosConocimiento exhaustivo del clienteLiderazgo y coherencia en los objetivosGestión por procesos y hechosDesarrollo y participación de todo el personalFormación y mejora continuadaFomento de la colaboración con otras organizacionesResponsabilidad social.


Por otra, los criterios de calidad que afectan a las distintas partes del modelo:Liderazgo: comportamiento y actuaciones del equipo directivo y lideres de la organizaciónPolítica y estrategia: modo en que se materializan los planes y las acciones en la organizaciónGestión de Personal: manera en que la organización aprovecha todo el potencial de su plantilla l.


Recursos: gestión eficiente y eficaz de los activos con los que cuenta la organizaciónProcesos: identificación, gestión, revisión y mejora continuada.Resultados en los clientes: éxitos conseguidos en relación a la satisfacción de los clientes.Resultados en las personas: éxitos conseguidos en relación a la satisfacción personalImpacto en la sociedad: localización de las necesidades y expectativas de la sociedad.


Resultados claves: resultados obtenidos respecto a los objetivos planificados y la satisfacción integral de los miembros.De reciente publicación son las normas ISO 30300 e ISO 30.301 especificas para la gestión documental.

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