SISTEMAS DE VALORACION DE INVENTARIOS

http://es.slideshare.net/alexanderrojaspatino/gestion-de-inventarios-40622209

http://www.aisnicaragua.org/download/bronline/primera/43%20-%2052.pdf

Hacer y inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que puede haber

en una empresa, Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de

las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.

Los sistemas admitidos en Colombia son 2, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros contables de las ventas de las mismas.

Los sistemas de inventarios existentes son:

1. Periódico 2. Permanente

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.

2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).

3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.

Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta. 2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en

cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.

3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías.

4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.

5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.

6. El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.

Otros Tipos de Inventarios

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el

31 de diciembre.

Inventarios periódicos: Cada que lo considere la empresa

Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa

Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación.

Inventarios de Materias Primas.

Inventarios de Suministros de Fábrica.

Inventarios de Producción en Proceso.

Inventarios de Productos Terminados.

Inventarios de Materiales y Suministros.

KARDEX

Las empresas que adoptan el tipo de sistema de Inventario PERMANENTE deben llevar un

auxiliar de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o

que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el

saldo final de mercancías.

Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los

cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados

MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el

costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas.

MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el

promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO y el PROMEDIO PONDERADO

1. Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en

el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de

adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

2. Método PEPS o FIFO

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario

son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran,

son las primeras que se venden.

3. Método UEPS o LIFO

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir.

Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

TOMA DE INVENTARIO EN LA DROGUERIA (Inventario Periódico)

El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y

recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se hará

especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo

físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar inventario

general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

Toma de inventarios

Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para

cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren

un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las

existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite

determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el

sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en

cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios,

devolución a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros,

obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.

Los métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:

El sistema ABC.

El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.

El Sistema ABC

Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A,

B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B"

está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la

inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de

productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su

inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos

de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos

"A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en

tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos

estrictos.

Planeación del inventario ( Fase 1)

Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización

del inventario.

Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material

requerido, coordina la elaboración de los listados o tarjetas con el código,

nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar

los conteos.

Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio

farmacéutico identifican todos los suministros y demás elementos a

inventariar en cada uno de los estantes.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de

medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los

productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan

realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar,

antes de iniciar el inventario.

Realización del inventario físico (Fase 2)

El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos

necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas

instrucciones.

El inventario comienza a la hora fijada.(Conteo 1)

El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo

a la fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades

halladas en el inventario.

Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.

Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de

inicio y comienza el conteo.

El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o

tarjeta, en la casilla correspondiente.

Finalizados los tres (3) conteos, (Fase 3):

Se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el

diligenciamiento.

El responsable del servicio farmacéutico o auditor revisan las diferencias

existentes:

Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

Se determinan faltantes y sobrantes.

Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los

registrados por el sistema o Kardex.

Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.

Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.

Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los

sobrantes y faltantes hallados en el conteo.

El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes

correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias

encontradas y los productos de nula, baja o alta rotación.

Control fechas de vencimiento: El servicio farmacéutico contará con criterios,

procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de

vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos y el FEFO.

EJERCICIO

1. Cuáles son las fases de un Inventario Periódico, son 3, cuales son?

2. Elabora en equipo, un ejemplo de Inventario Permanente( Aleatorio) y de uno

Periódico,(Esta actividad se realiza en el Laboratorio)

3. Realiza el siguiente ejercicio básico de control de inventarios de Medicamentos de

control especial

SOLUCION

1. Planeación del inventario ( Fase 1)

2. Realización del inventario físico (Fase 2)

3. Finalizados los tres (3) conteos, (Fase 3)

El día 6 de Abril de 2015 recibí con la factura N. 005 9 cajas de LORAZEPAM DE 2 MG

(ATIVAN), el día 10 de Abril despache a Sara García, con c.c 29687443, 30 tabletas

formuladas por el doctor Luis Gómez (R.M567).

El día 12 de Abril entregue a la sr. Luisa Bueno, con c.c 3124333, 90 tabletas , formulada

por la dra Lucy López (R.M 230). Ese mismo día, recibí con la Factura 219: 11 cajas de

este medicamento.

El día 18 de Abril dispense al señor Alexis Mora con c.c 45333, formulado por el Dr. Luis

Rayo. (RM 5589) y quien se toma 1 tableta cada 8 horas por 14 días y el los restantes

días del mes debe tomarse media tableta cada 12 horas.

El día 23 de Abril recibe con la factura N. 008 12 cajas.

Cuál es el saldo final de este medicamento, teniendo en cuenta que el mes de Abril

comenzó con un saldo anterior del mes de Marzo con 270 tabletas. Y cada caja de

Lorazepam viene por 30 tabletas. R/ ( 270 tabletas son 9 cajas de lorazepam que

teníamos del mes de marzo entonces el saldo final es de 512 tabletas de este

medicamento )

LORAZEPAM TAB. 2 Mg (ATIVAN) Cód. 9097 Lab. Wintroph

Fecha Descripción Entrada Salida Saldo

06/04/15 Recibí la factura n·005 270 270

10/04/15 Venta Sara García cc

29687443 dc Luis Gómez

(R.M567)

30

240

12/04/15 Entregue a la sr luisa bueno

cc312433 dra lucí López

(R.M 230)

90

150

12/04/15 Recibí con la factura n·219 330 480

18/04715 Dispense al señor Alexis

mora cc 45333 dr luís rayo

(R.M 5589)

58

422

23/04/15 Recibí con la factura n· 008 360 782

GESTION DE STOCK DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

Objetivos

• Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro

regular de las necesidades del servicio de salud.

• Minimizar las roturas de stocks.

• procurar una eficiente utilización de los recursos.

• Realizar una proyección de la evaluación del consumo que permita establecer un

programa de compras.

Gestión de stocks

Kardex® Es el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada

producto basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay

un movimiento. ¿Para qué sirve?

• Conocer el consumo mensual, por lo tanto ayudara a crear el pedido de manera

racional

• Localización de pérdidas.

• Llenar informe mensual.

Consumo Promedio Mensual (CPM) Para obtener este dato se debe establecer

los movimientos de salida del Inventario de cada insumo durante los últimos tres

meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema

de Información, el cual debe ser actualizado constantemente.

Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los

insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que

conforman dicho periodo.

Stock o Nivel Máximo Existencias (NME) (Cantidad máxima a pedir) ¿Cómo se

calcula? Teniendo en cuenta el promedio mensual más el TR (Tiempo de

Reposición) el cual es el tiempo que demora nuestro Proveedor en enviar el

producto.

Cuanto y cuando se debe pedir? Para ello se debe saber cuál es el stock o Nivel

Mínimo de Existencias ( NmE) que se toma como base el tiempo de Reposición

(TR) por la cantidad promedio diaria X 2, el cual se considera el tiempo adecuado

para hacer nuestro pedido y Se debe pedir la cantidad necesaria para completar el

stock máximo

Ejemplo: (Vamos a trabajar un ejemplo para pedir 3 meses de abastecimiento)

Vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar abastecido de Ácido

Acetil Salicílico (ASA) por 3 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para

llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo de Reposición(TR)

Calcular CPM de Ácido Acetil Salicílico de enero, febrero y marzo.

ENERO =76 Tabletas.

FEBRERO =94 Tabletas

MARZO =70 Tabletas

TOTAL DE LOS 3 (MESES): 240 Tabletas / 3= 80 TABLETAS al mes.

Suma: 90 + 15 = 105 días (TR) Para calcular mi stock Máximo (Ojo para este

ejemplo seria para 3 meses) necesito saber: ¿Cuál es el Consumo promedio de

venta (CPV) del ASA? El promedio de consumo mensual (CPM) (Para el ejemplo

es 80 Tabl.) Se divide entre los 30 días que dura el mes: Para el ejemplo: 80/30 =

2.66 redondeando = 3 Tabletas. (Día) Ahora multiplicamos: 3 Tabl. (CPV) x 105

días (TR) = 315 Tabl. 315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de

salud deberá estar abastecido por 3 meses de ASA.

Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?.... Tomando como referencia el ejemplo anterior,

pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el stock máximo

que debemos tener. Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 Tabl.

Hacemos lo siguiente: Stock Máximo (315 Tabl.) - Existencias (190 Tabl.) = 225

Tabl. (CP) Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo.

Ahora bien, ¿Cuándo debo pedir?.... Para ello debemos saber el Stock o Nivel

Mínimo Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener. ¿Cómo se calcula?

Sigamos el ejemplo: -Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar el

medicamento desde que hace el pedido. -Si se consumen como promedio 3 Tabl

(CPV). En un día. Hacemos lo siguiente: 3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. ASA. (NmE)

“NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA HACER EL PEDIDO” 45

(NmE) x 2 = 90 Tabl. ASA. Y es “CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK

MINIMO, ES TIEMPO DE HACER EL PEDIDO CORRESPONDIENTE”

EJERCICIO DE STOCK DE MEDICAMENTOS

4. Que cantidad de IBUPROFEON 400 mg debo pedir en mi droguería, para

los tres meses siguientes, teniendo en cuenta los movimientos de los últimos

3 meses. La cantidad que se tiene antes de realizar el pedido son 220 tbs y

el Proveedor demora 10 dias en realizar entrega.

JULIO: Se vendieron 180 tabletas

AGOSTO: se vendieron 170 tabletas

SEPTIEMBRE: se vendieron 165 tabletas.

Cual es el NME? 221

Cual es el NmE? 100

Cuanto es el TR? 50

Cual es el CPV? 5

5. Que cantidad de CEFALEXINA DE 500 mg Debo pedir para abastecer dos

meses, teniendo en cuenta los movimientos de este mx los últimos 2 meses:

AGOSTO: 230 tabletas

SEPTIEMBRE: 190 tabletas

El pedido dura 5 dias en llegar y dispongo de un inventario de 210 tabletas.

Cual es el NME? 245

Cual es el NmE? 70

Cuanto es el TR? 35

Cual es el CPV? 7

1 ibuprofeno 400 mg 2 cefalexina de 500 mg

Julio 180 tabletas agosto 230 tab

Agosto 170 tabletas septiembre 190 tab=420/2=210 c.pm

Septiembre 165 tabletas = 171 c.p.m c.p.v =210/30= 7 tabletas al dia

c.p.v.= 171/30 = 5 tabletas al dia TR= 5*7=35

t.r = 10* 5 = 50