La digitalización y su rol en la conservación de documentos digitales

Febrero 2017

… por la patria y por el selfie

Agenda1. Introducción2. Ventajas de la digitalización.3. Conservación de los archivos digitales.4. Copias digitales. 5. Fragilidad de los soportes.6. Obsolescencia.

IntroducciónDigitalización

¿Qué es un documento?

1) Redacción en papel u otro tipo de soporte con el que se prueba o se acredita algo, como una acta, un título, una profesión, un contrato, etc.

2) Algo que ilustra un evento, particularmente hechos del pasado.

OdebretchEl Sudariode Turín

¿Qué es un documento digital?

Es la representación en medio digital de un documento, que puede contener textos, imágenes, sonidos, videos.

¿Qué es un documento Electrónico?

1. Es un documento que para ser entendido requiere de algún tipo de dispositivo electrónico o magnético.

2. Su contenido es el resultado de usar alguna clase de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Generación de Documentos Digitales

1. SmartPhones2. Computadoras3. Grabadoras4. Filmadoras5. Cámaras fotográficas6. Scaners

Ventajas de la Digitalización

Digitalización

Ventajas de la Digitalización

1. Simplifica el acceso a los documentos.2. Acelera la búsqueda y consulta de la información.3. Preserva el documento físico.4. Asegura su disponibilidad para la posteridad5. Es posible mejorar las imágenes en documentos deteriorados6. Las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso

del tiempo en oposición a lo que sucede con el papel.

Ventajas de la Digitalización

7. Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico

8. Se puede compartir inmediatamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.

9. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original

10. Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos

Ventajas de la Digitalización

11. Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez

12. Agiliza el trabajo diario incrementando la productividad personal.13. Facilita la difusión online de los documentos y sin necesidad de

enviar copias físicas ni esperar la confirmación de su recepción14. Permite agrupar la información para la mejor toma de decisiones

Ventajas de la Digitalización

15. Abrevia la depuración de documentos16. Ofrece seguridad en el acceso a la información, fijando una clave

personal. Sólo el personal autorizado podrá ver los documentos.17. Reducción del espacio físico de almacenamiento respecto al papel.18. Eficiencia. Elimina la necesidad de estar en la oficina para localizar

un documento determinado, al contar con un acceso remoto.

Ventajas de la Digitalización

19. Se convierte en una copia de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales

20. Ecología. Contribuye con el medio ambiente, porque evita la deforestación para fabricar papel.

Conclusión

• ¿Vale la pena convertir un documento en papel a soporte electrónico, accesible desde una PC, laptop o smartphone, a través un escáner o tomándole una foto?

Conservación de los archivos digitales

Digitalización

Migración y Conservación

• Migración: se usa para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra, conservando las características esenciales de los datos.

• Conservación de soportes o medio físico: es el medio donde se almacena la información. Estos tienen una rápida obsolescencia y vulnerabilidad ante la degradación física.

Copias digitalesDigitalización

Copia Digital

• En inglés digital copy - es un servicio que viene incluido para quienes adquieren películas en DVD o Blu-ray Disc y necesitan reproducirlas en dispositivos que sólo pueden utilizar un archivo digital en lugar de un disco DVD.

Fragilidad de los soportesDigitalización

Fragilidad de los soportes digitales

• La solución de migrar de un tipo de soporte a otro es una buena solución. • Es la recomendación de los

fabricantes pero no es ideal para los usuarios, quienes deben pagar varias veces, si el objetivo es seguir preservando nuestros recuerdos.

ObsolescenciaDigitalización

Obsolescencia

• Ya lo dijo el poeta: “Todo tiene su final, nada dura para siempre”. • Investigadores franceses han

advertido que la información grabada en discos tiene una esperanza de vida máxima de 10 años.• Hoy casi todo está en formato

digital. Fotos, vídeos, música, los mapas del GPS, las cuentas en Excel, libros electrónicos, etc. Sin embargo nadie puede asegurar que dentro de 20 años estén disponibles.

La nube

• La mayoría de los grandes proveedores ofrecen servicios para guardar los documentos en la cloud o en la nube:• DropBox• One Drive• Google Drive• Icloud

• ¿Los proveedores, garantizan cuál es el tiempo de vida de los documentos digitales?

¿La nube, es una solución?

• Icloud: Jennifer Lawrence• Intrusión rusa en las elecciones

de los Estados Unidos.• ¿Qué podría pasar en las

próximas elecciones?