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La Gestión de la Información en las Organizaciones
¿Qué es una Organización?
Podríamos definirla como un grupo de personas que trabajan juntas
de un modo ordenado durante un periodo tiempo para conseguir una
serie de objetivos.
Para conseguirlos, es necesario manejar la información de una
manera coherente, saber qué información es la que vamos a necesitar
en cada situación y donde encontrarla.
Esto es complicado, ya que en muchas ocasiones, dentro de la
misma organización la información no fluye como debiera.
Hay información importante que podría servir para
varios departamentos o áreas, por ejemplo, pero
se queda en uno, no se comparte la información,
unas veces por no saber como hacerlo y otras
porque parece que da miedo el compartir
información.
En otras ocasiones, los trabajadores no saben a quién recurrir en según
que situaciones, quién puede tener la información que necesitan o hay
veces en que hay excesiva información y no se sabe muy bien cuál es la
que puede hacer falta y cuál se puede eliminar, por no hablar de la, tan
habitual, replicación o duplicación de la información en la organización,
etc.
Por todo esto, gestionar la información que se maneja o se mueve por la
organización no es fácil, por lo que es importante que las organizaciones
se den cuenta de la importancia que tiene la información y su tratamiento
y, que es necesario para su crecimiento el desarrollo de una estrategia
informacional a través de sus profesionales de la información.
Según el Modelo de Itami, la
información es fundamental en la
organización de tres formas
diferentes.
Tiene que tener la máxima y mejor información sobre el
entorno que le rodea (mercado, legislación vigente que
pueda afectarle, economía, tecnología, política, fuentes
de información, tendencias, etc)
Tiene que añadir aquella información que añada valor a la que se genera en
su interior con el fin de generar conocimiento y ayudar en la toma de
decisiones ha de se capaz de proyectar esa información hacia el entorno,
para tener una buena imagen desde el exterior y estar bien posicionada en
la mente de los posibles clientes.
Para que la información llegue a los usuarios
y satisfaga sus necesidades, son necesarios
los Sistemas de Información. Estos serán los
encargados de seleccionar, procesar y
distribuir la información interna, externa y
corporativa.
Con todo lo descrito, creo que es muy interesante y necesario si la
empresa quiere mejorar su competitividad, la presencia de un gestor de
información, una persona que se encargue de planificar y coordinar todos
los recursos relacionados con la información y que participe en el diseño e
implantación del sistema de información de la organización. De este modo,
se ahorra tanto en recursos, como en tiempo, facilitando la labor de los
usuarios a la hora de acceder a la información.
La información tiene que considerarse como
uno de los recursos principales de la empresa.
La información de que dispone una empresa, y
en particular los instrumentos para obtenerla,
digerirla y proyectarla, tendrían que aparecer
en su balance de activos.
La información no es patrimonio de las personas o de los departamentos
que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la
empresa en conjunto.
La gestión de la información requiere una planificación en el ámbito de la
empresa, no en el ámbito del departamento.
La información que se utiliza en una empresa puede presentarse tanto de
manera formal como de manera informal.
La cuestión central no es de qué documentos disponemos hoy, sino cuáles
son las actividades fundamentales de la empresa y qué información es
necesaria para llevar a cabo estas actividades correctamente.
Las tecnologías de la información no pueden continuar considerándose
como meros instrumentos de reducción de costes.
Durante el análisis y el diseño de un sistema de información, el acento se
tiene que poner en los datos-información más que en los procesos-
procedimientos.
El objetivo del diseño de todo sistema de información debe ser el de
satisfacer las necesidades de información del usuario.
Si la sigla TI designa la disciplina de las tecnologías de la información, a
partir de ahora, el esfuerzo se tiene que dirigir a entender mejor cómo
usamos la información en las empresas, es decir, el peso tiene que recaer
en la I.
Alumno: Carlos A. Avila V. C.I:10 312 211
