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La OficinaLa Oficina

Es un sitio de trabajo donde se Es un sitio de trabajo donde se realizan diversas actividades de realizan diversas actividades de

acuerdo al tipo de empresa de que se acuerdo al tipo de empresa de que se trate. La oficina es entre otras cosas trate. La oficina es entre otras cosas la imagen que da la empresa ante los la imagen que da la empresa ante los

clientes, visitantes y ante otras clientes, visitantes y ante otras empresas. Para ello es necesario que empresas. Para ello es necesario que la oficina este debidamente equipada la oficina este debidamente equipada

de mobiliario, equipos es de mobiliario, equipos es instrumentos acordes con la gestión instrumentos acordes con la gestión

que realiza y además, deberá que realiza y además, deberá trabajar en ella un personal trabajar en ella un personal

específico, que posea tanto la específico, que posea tanto la capacidad manual y mental como el capacidad manual y mental como el adiestramiento adecuado en función adiestramiento adecuado en función de las actividades que deba realizar.de las actividades que deba realizar.

Cuando una Empresa es grande, Cuando una Empresa es grande, usualmente se organiza en varios usualmente se organiza en varios

departamentos u oficinas en las que departamentos u oficinas en las que cada uno realiza una tarea especifica cada uno realiza una tarea especifica de manera coordinada y en función de manera coordinada y en función

de un mismo objetivo.de un mismo objetivo.

Cuando la empresa es pequeña es Cuando la empresa es pequeña es posible que un(a) solo(a) empleado(a) posible que un(a) solo(a) empleado(a)

pueda desempeñar hábilmente, pueda desempeñar hábilmente, varias funciones en su lugar de varias funciones en su lugar de

trabajo. En general, el trabajo. En general, el funcionamiento de toda oficina funcionamiento de toda oficina

depende tanto de las personas que depende tanto de las personas que alli trabajen como del material que se alli trabajen como del material que se dispone para ejecutar la labores que dispone para ejecutar la labores que

se requieranse requieran

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Todas las oficinas, bien sean de Todas las oficinas, bien sean de empresas publicas o privadas, son empresas publicas o privadas, son

parecidas en esencia, ya que usan los parecidas en esencia, ya que usan los mismos medios de comunicación, mismos medios de comunicación, tales como: teléfonos, faxes, télex, tales como: teléfonos, faxes, télex,

computadoras, etc., utilizan similares computadoras, etc., utilizan similares equipos de trabajo, como son: equipos de trabajo, como son: archivos, escritorios, gabinetes, archivos, escritorios, gabinetes,

bibliotecas, fotocopiadoras, micros, bibliotecas, fotocopiadoras, micros, maquinas de escribir, calculadoras, maquinas de escribir, calculadoras, computadoras,etc., y emplean los computadoras,etc., y emplean los

artículos de uso diario donde artículos de uso diario donde encontramos lápices, bolígrafos, encontramos lápices, bolígrafos,

engrapadoras, grapas, clips, cinta engrapadoras, grapas, clips, cinta adhesiva, sacapuntas electrónicos, adhesiva, sacapuntas electrónicos,

reglas, corrector liquido, reglas, corrector liquido, resaltadores, etc.resaltadores, etc.


Ambiente de Ambiente de OficinaOficina

El ambiente de oficina es variado y El ambiente de oficina es variado y depende de la actividad que en cada depende de la actividad que en cada

una de ellas se realice. Pero en una de ellas se realice. Pero en general debe ser un ambiente donde general debe ser un ambiente donde se tengan comodidades necesarias se tengan comodidades necesarias

para hacer mas grato y eficaz el para hacer mas grato y eficaz el trabajo.trabajo.

Las oficinas de empresas tales como: Las oficinas de empresas tales como: organizaciones financieras, bancos, organizaciones financieras, bancos,

hospitales y/o tiendas por hospitales y/o tiendas por departamentos tienen un ambiente departamentos tienen un ambiente

similar. Su estructura es amplia y sin similar. Su estructura es amplia y sin mucha decoración, a fin de evitar la mucha decoración, a fin de evitar la acumulación de polvo y accidentes acumulación de polvo y accidentes

por exceso de mobiliariopor exceso de mobiliario


Algunas sugerencias para el mantenimiento Algunas sugerencias para el mantenimiento del sitio de trabajo son:del sitio de trabajo son:

El sitio de trabajo debe mantenerse El sitio de trabajo debe mantenerse limpio a toda hora por ello, deben limpio a toda hora por ello, deben colocarse los desperdicios del día en colocarse los desperdicios del día en papeleras adecuadas para ello.papeleras adecuadas para ello.

La limpieza de pisos, ventanas y La limpieza de pisos, ventanas y mobiliario en general, debe ser realizada mobiliario en general, debe ser realizada por personas contratadas, autorizadas y por personas contratadas, autorizadas y entrenadas para ello.entrenadas para ello.

Las reparaciones de equipos electrónicos Las reparaciones de equipos electrónicos y/o muy complejos deberán ser realizadas y/o muy complejos deberán ser realizadas mediante técnicas especializadas de la mediante técnicas especializadas de la empresa.empresa.


El oficinista debe conocer el correcto El oficinista debe conocer el correcto funcionamiento del equipo que maneja funcionamiento del equipo que maneja de lo contrario no deberá tocar los de lo contrario no deberá tocar los mecanismos de los mismos hasta tanto mecanismos de los mismos hasta tanto no se halla familiarizado con ello.no se halla familiarizado con ello.

No se debe comer ni beber, ni fumar No se debe comer ni beber, ni fumar sobre el escritorio o sobre instrumentos sobre el escritorio o sobre instrumentos de trabajo.de trabajo.

La oficina y su MantenimientoLa oficina y su Mantenimiento


La Oficina y su FuncionamientoLa Oficina y su FuncionamientoLA OFICINALA OFICINA

Factor HumanoFactor Humano Factor FísicoFactor Físico

Los EmpleadosLos Empleados

PapeleríaPapelería

EngrapadorasEngrapadoras

ClipsClips

ArchivadoresArchivadores

SillasSillas

MueblesMuebles

Maquinas de Maquinas de EscribirEscribir

EngrapadorasEngrapadoras

ClipsClips

IluminaciónIluminación

VentilaciónVentilación

Elementos MaterialesElementos Materiales Elementos MobiliariosElementos Mobiliarios Elementos EquiposElementos Equipos Elementos AmbientalesElementos Ambientales

¿Cual es el Mobiliario ¿Cual es el Mobiliario indispensable en una indispensable en una

Oficina?Oficina?

La oficina debe ser un sitio ordenado La oficina debe ser un sitio ordenado y pulcro, que impresione y pulcro, que impresione

positivamente a las personas que positivamente a las personas que llegan a ella. Los detalles, de un buen llegan a ella. Los detalles, de un buen

gusto deben armonizar con los gusto deben armonizar con los muebles que conforman tu sitio de muebles que conforman tu sitio de

trabajo.trabajo.

Los muebles acondicionados para el Los muebles acondicionados para el publico visitante se distribuirán a una publico visitante se distribuirán a una

prudente distancia del escritorio, prudente distancia del escritorio, independientemente del tamaño de independientemente del tamaño de

la oficina, a fin de una mayor la oficina, a fin de una mayor comodidad y menor interrupción por comodidad y menor interrupción por

parte del publico.parte del publico.


¿Como debe ser el ¿Como debe ser el escritorio donde trabaja escritorio donde trabaja

el oficinista?el oficinista?

Debe ser pequeño de manera que Debe ser pequeño de manera que solo se utilice para el trabajo que se solo se utilice para el trabajo que se realiza. Un escritorio grande puede realiza. Un escritorio grande puede obstaculizar la correcta distribución obstaculizar la correcta distribución

de la oficina, además de que estimula de la oficina, además de que estimula a colocar objetos de mas sobre su a colocar objetos de mas sobre su superficie que pueden distraer la superficie que pueden distraer la atención en cualquier momento y atención en cualquier momento y quitan seriedad al sitio de trabajo.quitan seriedad al sitio de trabajo.

El escritorio consta generalmente de El escritorio consta generalmente de una gaveta central y en el lado una gaveta central y en el lado

derecho del escritorio debe haber dos derecho del escritorio debe haber dos o tres gavetas grandes que se utilizan o tres gavetas grandes que se utilizan

como archivos mas utilizados.como archivos mas utilizados.


¿Como debe organizarse la superficie del ¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?escritorio?

El escritorio es el lugar principal de trabajo,el mismo debe permanecer arreglado, El escritorio es el lugar principal de trabajo,el mismo debe permanecer arreglado, de lo contrario dará muestra de una persona nerviosa, desordenada y de mal de lo contrario dará muestra de una persona nerviosa, desordenada y de mal gusto.gusto.

La forma de organizar el escritorio es la siguiente:La forma de organizar el escritorio es la siguiente:

Dividir el escritorio en tres partes o áreas: izquierda, central y derecha.Dividir el escritorio en tres partes o áreas: izquierda, central y derecha.

En el área izquierda, se coloca el teléfono, la calculadora, adornos, cortapapel , En el área izquierda, se coloca el teléfono, la calculadora, adornos, cortapapel , engrapadoraengrapadora

El área central debe permanecer libre; allí el oficinista puede realizar El área central debe permanecer libre; allí el oficinista puede realizar movimientos hacia cualquier otra dirección.movimientos hacia cualquier otra dirección.

En el área de la derecha, se coloca el calendario, la agenda, cuaderno de notas, En el área de la derecha, se coloca el calendario, la agenda, cuaderno de notas, minutas y portalápicesminutas y portalápices



¿Como debe organizarse la superficie del ¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?escritorio?

Para ampliar el escritorio y mantenerlo de forma ordenada para localizar los Para ampliar el escritorio y mantenerlo de forma ordenada para localizar los papeles de trabajo con facilidad, a la vez que se muestre como un lugar papeles de trabajo con facilidad, a la vez que se muestre como un lugar agradable y ordenado se debe::agradable y ordenado se debe::

Retirar del escritorio todo aquello que no este relacionado con el asunto en el Retirar del escritorio todo aquello que no este relacionado con el asunto en el cual se trabaja en ese momento.cual se trabaja en ese momento.

Mantener una carpeta de asuntos pendientes en una gaveta del escritorio, Mantener una carpeta de asuntos pendientes en una gaveta del escritorio, señalándose en cada uno su prioridad especifica.señalándose en cada uno su prioridad especifica.

Al terminar una tarea, revisar las prioridades y comenzar con el asunto que Al terminar una tarea, revisar las prioridades y comenzar con el asunto que encabeza la lista, iniciando con el trabajo mas importante.encabeza la lista, iniciando con el trabajo mas importante.



¿Como debe ser la silla de ¿Como debe ser la silla de trabajo y la mesa para trabajo y la mesa para maquina de escribir?maquina de escribir?

La silla de trabajo debe facilitar la postura La silla de trabajo debe facilitar la postura correcta del cuerpo para eliminar así toda correcta del cuerpo para eliminar así toda

posibilidad de trastornos físicos, por lo posibilidad de trastornos físicos, por lo tanto, deber ser de altura ajustable y tanto, deber ser de altura ajustable y

cómoda El cuerpo con relación a la silla cómoda El cuerpo con relación a la silla debe tener un ángulo de 90°, los pies debe tener un ángulo de 90°, los pies

deben reposar sobre el piso y la base de la deben reposar sobre el piso y la base de la silla debe poseer ruedas para facilitar el silla debe poseer ruedas para facilitar el

desplazamiento, agilizar las tareas y evitar desplazamiento, agilizar las tareas y evitar fatigas.fatigas.

La mesa para la maquina de escribir debe La mesa para la maquina de escribir debe ser la apropiada para esa función, son mas ser la apropiada para esa función, son mas

bajas que el escritorio y fijas, a fin de bajas que el escritorio y fijas, a fin de evitar inestabilidad.evitar inestabilidad.


¿Como puede decorarse el sitio de trabajo?¿Como puede decorarse el sitio de trabajo?Algunas sugerencias en cuanto a la decoración que debe usarse en el sitio de Algunas sugerencias en cuanto a la decoración que debe usarse en el sitio de

trabajo son:trabajo son:No utilizar flores o plantas sobre el escritorio y mucho menos sobre los No utilizar flores o plantas sobre el escritorio y mucho menos sobre los archivadores ya que pueden perder la estabilidad y dañar los papeles de trabajo archivadores ya que pueden perder la estabilidad y dañar los papeles de trabajo y documentos de archivo.y documentos de archivo.El elemento decorativo debe estar en la mesa auxiliar donde se recibe al publico, El elemento decorativo debe estar en la mesa auxiliar donde se recibe al publico, si son flores deben ser de preferencia naturales y de colores vivos y alegres.si son flores deben ser de preferencia naturales y de colores vivos y alegres.Si hay lugar en las paredes para colocar cuadros, estos deben corresponder al Si hay lugar en las paredes para colocar cuadros, estos deben corresponder al estilo y ambiente de oficina, asegurate de que los cuadros estén debidamente estilo y ambiente de oficina, asegurate de que los cuadros estén debidamente enmarcados y de manera sencilla.enmarcados y de manera sencilla.Mapas, fotografías y el organigrama de la empresa sirven como elementos Mapas, fotografías y el organigrama de la empresa sirven como elementos decorativos a la vez que suministran información sobre la empresa. Nunca decorativos a la vez que suministran información sobre la empresa. Nunca coloques fotografías personales de carácter familiar o imágenes religiosas.coloques fotografías personales de carácter familiar o imágenes religiosas.Al requerir de cortinas, seleccionalas de colores armonizantes con el color de las Al requerir de cortinas, seleccionalas de colores armonizantes con el color de las paredes o contrastante para dar ambiente de clima acogedor.paredes o contrastante para dar ambiente de clima acogedor.



Para el buen funcionamiento de la oficina se debe Para el buen funcionamiento de la oficina se debe tener en cuenta las siguientes normativas:tener en cuenta las siguientes normativas:

Cumplir con las directrices de su inmediato superior, considerando las prioridades Cumplir con las directrices de su inmediato superior, considerando las prioridades de la empresa antes que las suyas.de la empresa antes que las suyas.

Agrupar actividades similares para realizarlas en un periodo de tiempo cónsono con Agrupar actividades similares para realizarlas en un periodo de tiempo cónsono con la misma; esto ahorrará energía y evitará la fatiga..la misma; esto ahorrará energía y evitará la fatiga..

No confiar solamente en la memoria, cuando se trate de detalles de trabajo, se No confiar solamente en la memoria, cuando se trate de detalles de trabajo, se debe elaborar una agenda de trabajo.debe elaborar una agenda de trabajo.No dejar para mañana lo que se puede realizar hoy.No dejar para mañana lo que se puede realizar hoy.

No permitir que el trabajo de acumuleNo permitir que el trabajo de acumule

Si queda tiempo libre, adelantar el trabajo del próximo día; esto te proyectará como Si queda tiempo libre, adelantar el trabajo del próximo día; esto te proyectará como un trabajador inteligente y eficiente.un trabajador inteligente y eficiente.

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ACTIVIDADESACTIVIDADESSelecciona con el ratón la opción que consideres Selecciona con el ratón la opción que consideres correctacorrecta

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¿Cual de estas oficinas consideras que esta mal ¿Cual de estas oficinas consideras que esta mal decorada?decorada?

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¿Que no se debe hacer en una ¿Que no se debe hacer en una oficina?oficina?

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La oficina es un sitio de trabajo donde se realizan diversas actividades de acuerdo al tipo de empresa de que se trate?Todos los ambientes de las oficinas deben ser iguales sin importar la actividad que en ella se realice?

El sitio de trabajo debe mantenerse limpio a toda hora, por ello deben colocarse los desperdicios del día en papelera adecuadas para ello?

El escritorio debe ser amplio para así poder colocar grandes cantidades de carpetas?

Colocar plantas y flores sobre el escritorio mejora la decoración de la oficina?

No se debe comer, ni beber, ni fumar sobre el escritorio o sobre los instrumentos de trabajo

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T.S.U. JULY ARAUJO DE LIENDOT.S.U. JULY ARAUJO DE LIENDOTutor CBITTutor CBIT

Material aportado por:Lcda. Luz Marina OspitaLcda. Luz Marina Ospita

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