LA OFIMATICA

El término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos que se aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento computari-zado de datos escritos, visuales y sonoros. La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplifi-cación, mejora y automatización de la organización de las actividades de una com-pañía o grupo de personas (gestión de datos administrativos, sincronización de reu-niones, etc.). Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un ma-yor grado de comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar docu-mentos manuscritos. En especial, también incluye las siguientes actividades:

intercambio de información; gestión de documentos administrativos; tratamiento de datos numéricos; planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo.

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado

La ofimática comprende el conjunto de tecnologías que permiten realizar una ges-tión eficiente de la información almacenada de forma digital.

Hoy en día vivimos en una sociedad basada en la información, de forma que el al-macenamiento, transmisión y manipulación de la misma resulta vital para al-canzar nuestros objetivos ya sean personales o empresariales.El hardware y el software nos permiten crear archivos digitales que almacenen consideRables volúmenes de información. Por su parte el desarrollo de las redes de comunicación ha permitido que la transmisión de dichos archivos sea casi in-mediata entre los posibles usuarios interesados.

Herramientas y procedimientos ofimáticosEl término "paquete para oficina" hace referencia a todos los programas de so-ftware que permiten realizar las tareas que normalmente se llevan a cabo en una oficina. En especial, un paquete para oficina incluye, por lo tanto, los siguientes pro-gramas de software: * Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.* Hoja de cálculo* Herramientas de presentación multimedia.* Base de datos.* Utilidades: agendas, calculadoras, etc* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.* Herramientas de reconocimiento de voz.* Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.

Los paquetes ofimáticos

Los paquetes ofimáticos

1.DefiniciónUna suite o un paquete ofimático está integrado por programas informáticos diseñados para el trabajo de oficina.Estos programas se pueden distribuir en conjunto, que forma el paquete o bien, individualmente.Los programas de una misma suite ofimática permiten la interacción mútua con un sistema operativo y normalmente presentan una interficie similar.

2.Algunos ejemplos

Actualmente el paquete ofimático más utilizado es Microsoft Office, del gigante Microsoft. Éste no es compatible con demasiados formatos de ficheros y los que emplea son cerrados; eso provoca que las otras suite se vean obligadas a ser compatibles con los formatos de Microsoft Office.Este tipo de programario limita sus posibilidades de uso, modificación i/o redistribución (con o sin modificaciones). Normalmente su código fuente no está disponible, o bien, bajo restricciones. Cuando superamos estos límites que nos impone el autor de este programa, nos convertimos en piratas."La otra suite" a destacar, es la de OpenOffice.org.,  la suite ofimática de código abierto más importante.

Microsoft Office

Si hablamos de paquetes ofimáticos es de obligada referencia la suite ofrecida por Microsoft, ya que Office se ha convertido en el estándar de facto en cuanto a ofimática se refiere.

Este paquete incluye diferentes aplicaciones que se han convertido en un referente en cada sector, Word como editor de texto, Excel

como hoja de cálculo y Power Point para la creación de presentaciones multime-dia.

El paquete Microsoft Office incluye otra serie de aplicaciones tal vez menos conoci-das pero de igual valor, Access como base de datos, FrontPage para la creación de páginas web, Outlook para la gestión del correo electrónico, y algunas otras más específicas para determinadas tareas como pueden ser Publisher

Open OfficeAnte la hegemonía forzada por Microsoft Office surge una alternati-va en forma de paquete ofimático totalmente gratuito desarro-llo por Sun Microsystems.

Este nuevo paquete ofrece herramientas con funcionalidades muy similares a las ya ofrecidas por Microsoft Office, y con la intención de mejorar la interoperabilidad entre las diferentes suites ofimáticas propuso un estándar para el almacenamiento de la información conocido como ODF (Open Document Format).

En la actualidad este paquete ofrece herramientas muy potentes y con gran estabilidad que suponen una seria competencia para el hegemónico Office de Microsoft. Entre sus principales aplicaciones destacan Writer, Calc, Impress y Draw.Descarga directa y actualizaciones para Open Office

PROCESADORES DE TEXTOS

A principios de la década de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es decir, computadoras diseñadas exclusivamente para el tratamiento de textos. Los proce-sadores de textos específicos, al igual que el software de tratamiento de textos de los ordenadores personales, presentan muchas funciones de edición que facilitan el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto en cualquier punto de un do-cumento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover bloques de texto a otro punto) y de buscar y sustituir partes del mismo. Estas funciones permiten al usuario realizar múltiples cambios en un documento sin necesidad de tener que reescribirlo. Ade-más, el software de tratamiento de textos incorpora una función de composición de tipos de letra y otra de diseño de página que permite al usuario trazar electrónica-mente la página que va a imprimir, dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedición.

El texto editado por el procesador de textos se almacena en un disco magnético o similar para su uso posterior, o se envía a una impresora para producir un docu-mento en papel (copia impresa).

Microsoft PowerPoint

Es un programa de presentación desarrollado para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS. Ampliamente usado en distintos campos como en la enseñanza, negocios, etc. Según las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de presentaciones son realizadas con PowerPoint cada día. Forma parte de la suite Microsoft Office.

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes, imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft Word.

Hoy en día, mediante un sistema informático, pueden crearse imágenes sencillas o diseñarse secuencias completas de imágenes cinematográficas.Pero una parte especial del tratamiento de imágenes es la que está formada por los programas de presentación, que mezclan esas imágenes con texto y sonidos para la exposición de datos en salas con un público más o menos amplio.PowerPoint, de la compañía Microsoft, es uno de los programas de presentación más extendidos. Viene integrado en el paquete Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se puede realizar muchos

tipos de productos relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas estándar de 35mm.

Presentación

Es una secuencia ordenada de diapositivas que le permiten exponer de manera sintética y estructurada, los puntos esenciales o propósitos de un determinado proyecto. Una Presentación es un conjunto de diapositivas, ordenadas y clasificadas en su respectivo orden.DiapositivaSon imágenes que se despliegan correlativamente en la pantalla y son el elemento básico de una Presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos, dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos y gráficos creados por otros programas.CompatibilidadComo las presentaciones se preparan frecuentemente en un ordenador y se muestran en otro es muy importante que se puedan transferir de manera transparente o sencilla, tal como en el caso de otros programas como el Keynote de Apple o el Impress de OpenOffice.org. Powerpoint presenta el problema de que al parecer debido a la posibilidad de empotrar contenidos de otros programas mediante OLE, algunos tipos de presentaciones se quedan totalmente ligadas a la plataforma Windows, llegándose incluso a la paradójica situación de que la versión de Powerpoint para Apple (sobre OS X) no sea capaz de abrir convenientemente los ficheros del Powerpoint de Windows.

Microsoft Office Excel

Es un programa eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Excel, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Office Excel, ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad. Puede compartir información confidencial de la empresa de un modo más amplio y seguro con sus compañeros de trabajo, clientes y socios empresariales. Al compartir una hoja de cálculo con Office Excel, podrá explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica directamente en el explorador de Web.