1. OFICINA ESBELTAO Es la aplicacin del Lean Manufacturing alos
procesos administrativos.O El adjetivo esbelto tiene el sentido
deeliminar lo que sobra (los Despilfarros) yquedarnoscon
loestrictamentenecesario: el Valor Aadido
2. O Respecto a los procesos administrativos, unestudio en
Alemania del Kaizen Institut y elFraunhofer IPA (Instituto de
Produccin yAutomatizacin de Stuttgart) mostraba en elao 2006 como
al menos el 32% de lasactividades realizadas en las oficinas
eranDespilfarro. El origen del Despilfarro sepoda desglosar en:O
51% Procesos inadecuadosO 31% Entornoinadecuado (porejemplo,
desorden)O 18% Otras causas 3. Implantacin del Proceso de Mejora
Continua en los Procesos Administrativos 4. Definicin del Proceso
5. Evaluacin de procesos O Eficiencia (relacin entre lo que
necesita el proceso siguiente y lo que se obtiene de mi proceso) O
Calidad O Revisiones O Capacidad de Reaccin O Plazo de entrega,
etc. 6. Gestin de TareasO Definir sin ambigedad las accionesa
realizarO Evaluar consecuencias antes deacordarO
Renegociarloscompromisos(tambin con uno mismo)O Saber decir noO
Siempre actuar consecuentemente 7. Gestin del PapelO La
documentacin comoherramienta. Puede gestionarsesegn los conceptos
de las 5S.O La regla 80/20 es aplicable:Hacemos el 80% de
nuestrotrabajo con menos del 20% denuestros documentos 8.
ClasificarEsta etapa se basa aqu en la eliminacinde documentacin
intil:O Si no nos hace falta: tirar a la basura (elpapel es
reciclable)O Si nos hace falta o pudiera llegar ahacernos falta:
mantener en nuestropuesto de trabajo 9. OrdenarEsta etapa se basa
en ordenar nuestrosarchivos segn su frecuencia de usoAquello de uso
diario debe estar al alcancede la mano sin desplazamientos:O
bandeja de entradaO bandeja de salidaO archivadores de consulta
diaria, etc. 10. LimpiarO Accin: Limpiar y eliminarlas fuentes de
suciedadO la mejor limpieza es noensuciarEl nivel de limpieza a
exigiren adelante ser aquel queno esconda los problemas ygarantice
seguridad. 11. Estandarizar (Control Visual) O Accin: Crear formas
de reconocer si el estado del puesto de trabajo es eladecuado.
Consigna: Reconocer de un vistazo lo incorrecto y cmo corregirlo O
Etiquetar O Utilizar cdigos, colores, etc. 12. SostenerO Accin:
Cambiar los hbitos de orden y limpieza realizando un seguimiento de
lo conseguido,corrigiendo yno conformndonos.La clave est en la
mejora continua: nocabe la posibilidad de mantener loconseguido
sino es con el nimo detransformarlo en algo que sea aun mejor. 13.
Gestin de Archivos 14. Gracias
