El PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración sin planeación no tiene razón de ser:

Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.

• La planeación y el control son inseparables.• Los planes establecen los estándares de

control.• Cualquier control sin planes carece de sentido.

ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

PlaneaciónInstrumentación

de los planesControl

Accióncorrectiva

Desviación

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

Diagnóstico: es el análisis interno y externo de la empresa en cuánto a su situación real.

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

• Podemos decir entonces que la planeación estratégica “es el proceso mediante el cual los miembros de una organización con base en su experiencia y conocimiento de la empresa y su entorno, formulan el direccionamiento hacia el futuro”

• Aquí definimos la visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla, a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

“Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos” A. Chandler

FODALa sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).

• Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

• Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

• Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

• Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

• Ejemplos de Fortalezas

• Buen ambiente laboral• Proactividad en la gestión• Conocimiento del mercado• Grandes recursos financieros• Buena calidad del producto final• Posibilidades de acceder a créditos• Equipamiento de última generación• Experiencia de los recursos humanos• Recursos humanos motivados y contentos• Procesos técnicos y administrativos de calidad• Características especiales del producto que se oferta• Cualidades del servicio que se considera de alto nivel

• Ejemplos de Debilidades

• Salarios bajos• Equipamiento viejo• Falta de capacitación• Problemas con la calidad• Reactividad en la gestión• Mala situación financiera• Incapacidad para ver errores• Capital de trabajo mal utilizado• Deficientes habilidades gerenciales• Poca capacidad de acceso a créditos• Falta de motivación de los recursos humanos• Producto o servicio sin características diferenciadoras

• Ejemplos de Oportunidades

• Regulación a favor• Competencia débil• Mercado mal atendido• Necesidad del producto• Inexistencia de competencia• Tendencias favorables en el mercado• Fuerte poder adquisitivo del segmento meta

• Ejemplos de Amenazas

• Conflictos gremiales• Regulación desfavorable• Cambios en la legislación• Competencia muy agresiva• Aumento de precio de insumos• Segmento del mercado contraído• Tendencias desfavorables en el mercado• Competencia consolidada en el mercado• Inexistencia de competencia (no se sabe como reaccionará el mercado)