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CAPACITACIÓN EMPRESARIAL
2012
DOCENTE:
Ing. Fernando Escudero Vilchez Ing. Silvia Salazar Llerena
Página 2
I. PREFACIO 03
II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 04-69
Unidad de Aprendizaje I: INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL
1. Introducción a. Presentación y contextualización b. Competencia (logro)
c. Capacidades d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido
2. Desarrollo de los temas a. Tema 01: Introducción al Manejo de la Hoja de Cálculo Excel. b. Tema 02: Formatos Iníciales - Manejo de Hojas.
c. Tema 03: Formatos Iníciales - Formatos de Libros d. Tema 04: Referencia de Celdas - Construcción de Fórmulas.
3. Lecturas recomendadas
4. Actividades y ejercicios 5. Ejercicios de autoevaluación 6. Resumen
04 - 30
04 04 04
04 04 04
05 - 27 05 12
18 22 28
28 28-29
30
Unidad de Aprendizaje II: ELABORACIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Y CONSULTAS DE UNA BASE DE DATOS
1. Introducción
a. Presentación y contextualización b. Competencia (logro) c. Capacidades
d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido
2. Desarrollo de los temas
a. Tema 01: Elaboración de Gráficos Estadísticos: Barras, Columnas, Pie, Líneas, etc. b. Tema 02: Modificación y Personalización de los Gráficos. c. Tema 03: Operaciones de Base de Datos: Crear una Tabla
d. Tema 04: Operaciones con Base de Datos: de Consulta y Filtros de Datos. Autofiltros, Filtros Avanzados, Subtotales.
3. Lecturas recomendadas
4. Actividades y ejercicios 5. Ejercicios de autoevaluación 6. Resumen
31 - 47
31
31 31 31
31 31
31-47
32 35 39
41
45
45 46
46-47
Unidad de Aprendizaje III: TABLAS DINAMICAS - FUNCIONES ESTADISTICAS, MATEMATICAS Y DE CADENA
1. Introducción
a. Presentación y contextualización b. Competencia (logro) c. Capacidades
d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido
2. Desarrollo de los temas
a. Tema 01: Elaboración de Tablas Dinámicas. b. Tema 02: Funciones Matemáticas y Trigonométricas. c. Tema 03: Funciones de Cadena.
d. Tema 04: Funciones Estadísticas. 3. Lecturas recomendadas 4. Actividades y ejercicios
5. Ejercicios de autoevaluación 6. Resumen
48-58
48
48 48 48
48 48
49-56
49 51 53
55 56
56-57
57-58 58
Unidad de Aprendizaje IV: FUNCIONES LOGICA, FUNCIONES DE BUSQUEDA , FUNCIONES DE
FECHA Y FUNCIONES FINANCIERAS 1. Introducción
a. Presentación y contextualización
b. Competencia (logro) c. Capacidades d. Actitudes
e. Ideas básicas y contenido 2. Desarrollo de los temas
a. Tema 01: Funciones Lógicas.
b. Tema 02: Funciones de Búsqueda. c. Tema 03: Funciones de Fecha. d. Tema 04: Funciones Financieras.
3. Lecturas recomendadas 4. Actividades y ejercicios 5. Ejercicios de autoevaluación
6. Resumen
59- 69
59 59
59 59 59
59 60 - 67
60
61 62 64
67 67-68 68-69
69
III. GLOSARIO 70
IV. FUENTES DE INFORMACIÓN 70
V. SOLUCIONARIO 71
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I. PREFACIO
El curso es de naturaleza práctico - teórico, capacita e introduce al estudiante en los
conceptos y elementos fundamentales del manejo de la hoja de cálculo para la
automatización de cálculos aplicados en la contabilidad, estadística, finanzas y en la
gestión comercial, permitiendo la creación de gráficos estadísticos y operaciones con
base de datos en Excel.
Comprende cuatro Unidades de Aprendizaje: I: Introducción a Microsoft Excel, II.
Elaboración de Gráficos Estadísticos y Consultas de una Base de Datos, III. Tablas
Dinámicas, Funciones Estadísticas, Matemáticas y de Cadena y IV. Funciones Lógica,
Funciones de Búsqueda, Funciones de Fecha y Funciones Financieras.
ESTRUCTURA DE LOS CONTENIDOS
Al final de la asignatura el alumno debe lograr aplicar habilidades básicas y complejas
para el manejo y búsqueda de información, trabajo en equipo, liderazgo y creatividad
en su proceso de aprendizaje académico y en su vida profesional.
UNIDAD DE APRENDIZAJE IV: FUNCIONES LOGICA, FUNCIONES DE BUSQUEDA , FUNCIONES DE FECHA Y FUNCIONES FINANCIERAS
Funciones Lógicas. Funciones de
Búsqueda. Funciones de Fecha. Funciones Financieras.
UNIDAD DE APRENDIZA III: FUNCIONES ESTADISTICAS, MATEMATICAS Y DE CADENA
Elaboración de Tablas Dinámicas
Funciones Matemáticas y trigonométricas
Funciones de Cadena. Funciones Estadísticas.
UNIDAD DE APRENDIZAJE II: ELABORACIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Y CONSULTAS DE UNA BASE DE DATOS
Elaboración de Gráficos Estadísticos: Barras,
Columnas, Pie, Líneas, etc.
Modificación y Personalización de los
Gráficos
Operaciones de Base de Datos: Crear una tabla
Operaciones con base datos: de consulta y filtros de datos. Autofiltros, Filtros
avanzados, Subtotales
UNIDAD DE APRENDIZAJE I: INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL
Introducción al manejo de la Hoja de Cálculo Excel
Formatos Iníciales - Manejo de Hojas
Formatos Iníciales - Formatos de Libros
Referencia de Celdas - Construcción de Formulas
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UNIDAD DE APRENDIZAJE i: INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL
1. INTRODUCCIÓN:
a. Presentación y contextualización
El alumno desarrolla una actitud analítica y critica que le permita valorar y
conocer la importancia de la ciencia de la informática en el mundo actual y
conocer la terminología de Microsoft Excel.
b. Competencias
Conoce e identificar la terminología básica de una Hoja de Cálculo de
Microsoft Excel.
c. Capacidades
Conoce e identifica que es una hoja de cálculo, los beneficios de utilizar
una hoja electrónica de cálculo, los elementos que componen la
aplicación y su utilidad.
Conoce y aplica los formatos de manejos de hojas de cálculo y celdas.
Conoce y aplica los formatos y elementos de las celdas, hojas y libros
dentro de Excel.
Reconoce los principales componentes para la creación de fórmulas, los
operadores de cálculo y edición para realizar cálculos.
d. Actitudes
Desarrolla una actitud emprendedora mediante la toma de iniciativas.
Actúa con responsabilidad personal, al cumplir con horarios establecidos.
Respeto a las normas de convivencia.
Cumple con la presentación de trabajos encomendados de manera
individual y en equipo.
e. Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad
La Unidad de Aprendizaje I: Introducción a Microsoft Excel, comprende el
desarrollo de los siguientes temas:
Introducción al Manejo de la Hoja de Cálculo Excel.
Formatos Iníciales - Manejo de Hojas.
Formatos Iníciales - Formatos de Libros.
Referencia de Celdas - Construcción de Fórmulas.
II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS
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2. DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1.1.- Introducción a la Hoja de Cálculo.
Excel: Es una hoja electrónica que permite la automatización de cálculos aplicados
en la contabilidad, estadística, finanzas y en la gestión comercial.
Excel brinda a los usuarios principiantes, intermedios y avanzados más confianza
para poder desarrollar trabajos importantes, teniendo como apoyo las
herramientas y la ayuda inteligente para evitar errores.
Excel trabaja con Datos de la Web o de Base de Datos corporativas, está
diseñado para facilitar a un grupo de trabajadores compartir datos con otras
personas, conectarse a datos de la Web o dentro de su Organización y analizar
esos datos para la toma de decisiones
Excel proporciona a los usuarios una alternativa mas fácil para revisar, comparar
y fusionar documentos con otras personas a través del correo electrónico
Excel proporciona a las organizaciones las Herramientas que necesitan para
crear soluciones Web. Con el soporte para XML y los componentes Web de
Office mejorado.
INICIAR EXCEL
1. Hacemos Clic en Inicio
2. Seleccionamos Programas
3. Seleccionamos el programa
Microsoft Office
4. Hacemos clic en Excel 2007.
5. A continuación aparece la
siguiente ventana.
Presentación de la nueva Interfaz de usuario
Office Excel 2007 ha cambiado de aspecto, tiene una nueva interfaz de usuario
(IU) que reemplaza los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los
paneles de tareas de las versiones anteriores de Excel por un mecanismo sencillo
e intuitivo.
Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2007 se han reemplazado
principalmente por la "cinta de opciones", diseñada para que pueda explorarse
TEMA 01: Introducción al Manejo de la Hoja de Cálculo Excel
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con facilidad. La "cinta de opciones" consta de fichas organizadas de acuerdo con
scenarios u objetos específicos, puede incluir más tipos de contenido que los
menús y las barras de herramientas, como por ejemplo: botones, galerías y el
contenido de cuadros de diálogo.
El diseño de las fichas: orientado a las
tareas.
Los grupos dentro de cada ficha
dividen una tarea en subtareas.
Los botones de comando de cada
grupo ejecutan un comando o muestran
un menú de comandos.
FICHAS QUE SE MUESTRAN SÓLO CUANDO SE NECESITAN
Microsoft Office Excel 2007, tiene dos clases de fichas que aparecen sólo cuando son
pertinentes para el tipo de tarea que se esté realizando.
Herramientas contextuales: Permiten trabajar con algún objeto seleccionado en la
página, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic en uno de estos
objetos, junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas
contextuales en un color destacado.
Seleccione un elemento del documento
El nombre de las herramientas contextuales
aplicables aparece en un color destacado y las
fichas contextuales aparecen junto al conjunto
de fichas estándar.
Las fichas contextuales contienen controles
para trabajar con el elemento seleccionado.
Fichas del programa: Las fichas del
programa reemplazan al conjunto estándar
de fichas cuando se cambia a un modo de
creación o vista determinada, como puede
ser la Vista preliminar.
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MENÚS, BARRAS DE HERRAMIENTAS Y OTROS ELEMENTOS CONOCIDOS
Los elementos siguientes son parecidos a los menús y las barras de herramientas.
Botón de Microsoft Office : botón ubicado en la
esquina superior izquierda de la ventana de Excel y
abre el menú que se muestra en la figura.
Barra de herramientas de acceso rápido aparece
de forma predeterminada en la parte superior de la
ventana de Excel y proporciona acceso rápido a
herramientas que se utilizan con frecuencia. Puede
personalizarla agregándole comandos.
Iniciadores de cuadros de diálogo los
iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños
iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer
clic en uno de estos iniciadores, se abre un cuadro
de diálogo o un panel de tareas relacionado que
contiene más opciones relacionadas con dicho
grupo.
Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido: Tenemos que
realizar los siguientes pasos:
1. Clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación en Opciones de Excel.
2. En la lista de la izquierda, haga clic en Personalización.
3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione
Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento específico.
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5. Hacer clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en
Agregar. Repita el paso para cada comando que desee agregar.
6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en
el orden en que desee que aparezcan en la barra de herramientas de acceso
rápido.
7. Haga clic en Aceptar.
Presentación de la Hoja de Cálculo
Cuadro de Nombre: Muestra la celda donde se encuentra el indicador de celdas.
Puede definir y mostrar los nombres de rangos creados en su Libro de trabajo.
Para cambiar el Nombre, hacemos doble Clic Escribimos el Nombre y Enter.
Clic en una celda, y en el cuadro de nombres aparece el Rango (Columna y Filas).
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La Barra de Fórmulas: muestra el contenido real de la
celda activa. Si la celda tiene una Fórmula, en la hoja
de Cálculo muestra el resultado y en la barra mostrará
el resultado de la Función empleada.
La Hoja de Cálculo: es el área donde el usuario trabaja, contiene Columnas y Filas.
La Barra de Hojas: muestra el número de hojas del Libro activo. Cuando se ingresa
a Excel se muestran 3 hojas por defecto, pero se puede insertar un sinnúmero de
hojas.
Diferencia entre libros y hojas: Un libro de Excel tiene hojas los cuales forman un
único Archivo. Una hoja de cálculo es parte de un libro y un libro tiene extensión XLS
que almacena todas las hojas incluidas en él. La forma de identificar un archivo hecho
en Microsoft Excel 2007 es con la extensión .XLS
1.2.- Ingreso de Datos: En una Celda se podrá introducir dos (2) tipos de
Información: Valores y Literal
- Valores: Es cualquier información que se puede evaluar numéricamente donde se
incluyen números, fechas y fórmulas matemáticas. Las fechas se consideran como
valores porque se almacenan como tal, aceptan también algunos símbolos como
separador decimal (,). Los signos +, -, ( ) y el porcentaje (%). Cuando se ingresa un
valor por defecto se justificará hacia la derecha.
- Literal: Es una cadena de caracteres que generalmente se utilizan como texto
descriptivo, tales como título de informes, cabecera de columnas; se puede incluir
cualquier combinación de letras, números y signos especiales. Cuando se ingresa
texto, se justificará hacia la izquierda.
Desplazamiento en la Hoja de Calculo
Cuando se pulsa Excel desplaza el indicador
Flecha Arriba / Abajo Fila anterior / siguiente
Flecha Izquierda / derecha Columna anterior / siguiente
TAB / Shift TAB Pantalla derecha / izquierda
Re Pág. / Av Pág. Pantalla arriba / abajo
CTRL + Av Pág. Página siguiente
Página 10
CTRL + Re Pág. Pagina anterior
Shift + Flecha arriba / abajo Se desplaza a la ultima celda con
información arriba o abajo
Shift+Flecha derecha / izquierda Se desplaza a la ultima celda con
información derecha o izquierda
F5 Celda Permite ir a la celda especificada
CTRL + Inicio Va a la primera celda de su rango
CTRL + Fin Va a la última celda de su rango
COPIAR, GENERAR SERIES Y GENERAR LISTAS
Pasos para generar una serie: El cuadro de relleno le permitirá a través de un arrastre
copiar el valor o texto y generar correlativamente números y fechas. Para eso se debe
apuntar el cuadro de relleno y el puntero del Mouse debe estar en modo de Copiar.
Pasos para generar y hacer Copias: existen dos formas de poder generar copias en
las celdas
1. Con el puntero del Mouse seleccionando el rango (celdas) y arrastrándolo.
2. Seleccionando y presionando las teclas CTRL + J para rellenar celdas.
Cuando se ha seleccionado las celdas correspondientes, lleve el puntero del Mouse a la intersección de las celdas y vera el puntero del Mouse cambia, y aparece el signo de la suma (+)
Cuando se ha arrastrado las dos celdas seleccionadas y como va correlativamente Clase 1, Clase 2 pues le generará Clase 3 y así sucesivamente
Si la celda contiene un dato o valor se copiara a las demás celdas que desee.
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Para realizar o generar una series de fechas, digite una fecha, arrastre el cuadro de
relleno y genere una lista.
Las opciones de Autorrelleno: Para ingresar más fácil los datos, Excel muestra los
arrastres de una celda una Etiqueta Inteligente (Smart Tags), llamado opciones de
autorrelleno
Así podrá seleccionar la opción deseada vea la figura
Si empieza a escribir fechas y realiza el arrastre observará lo siguiente:
Escriba un elemento de una lista cuando haga un arrastre se mostrará los demás elementos
Se ha hecho una copia de las celdas
Se ha elegido la opción Rellenar Serie
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2.1.- Operaciones de Edición de Celdas
Al abrir un nuevo libro de trabajo en Excel, éste se presenta con 3 hojas por naturaleza,
pero se pueden insertar o eliminar hojas. Excel utiliza las hojas para que pueda
organizar mejor la tabla y crear mucho mejor las fórmulas 3D. La organización de cada
tabla siempre debe de estar en su hoja respectiva.
Para cambiar el indicador de la celda a una hoja, podrá utilizar algunos de estos
métodos
CTRL + Av Pág.
CTRL + Re Pág.
Clic sobre la pestaña de la hoja
Si hay muchas hojas, use la barra de desplazamiento de hojas para ver las demás.
Cambiando Nombre a la Hoja: Por defecto Excel asigna a sus hojas unos números
que se van incrementando de uno en uno Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Pero se le puede
cambiar po el que desee para facilitar la busqueda y organización del trabajo.
Se puede usar el menú Contextual sobre la pestaña de la Hoja y elegir Cambiar
Nombre o también puede utilizar el Menú Formato, Hoja Cambiar Nombre
Utilizando los Colores de la Pestaña
Se puede tener sus libros organizados de sus trabajos al darle un código de color a las
pestañas de sus hojas de trabajo. Se puede elegir los colores que desee para organizar
las sesiones de un libro de trabajo.
Haga Clic derecho sobre la pestaña de la hoja
Hacer Clic en Color de Etiqueta
TEMA 02: Formatos Iniciales - Manejo de Hojas.
Hacer Clic en los botones de desplazamiento
Tiene que hacer doble Clic en la
Pestaña de la Hoja y escribir el nombre que desea
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Mover una Hoja a otro Lado
Si se desea cambiar la ubicación de una hoja, es decir trasladar de un lado a otro o
tratar de copiar una hoja entera, debe hacer lo siguiente:
1. Llevar el puntero del Mouse a la hoja que desee trasladarlo a otro sitio
2. Hacer un arrastre a su nueva ubicación:
Para hacer una Copia de una Hoja
Se tienen que realizar los siguientes pasos: presionar tecla CTRL + Arrastre del Mouse
Para Eliminar una Hoja, debe de tenerr cuidado cuando elimine una hoja porque al
hacerlo pierde totalmente sul contenido.
Hacer Clic en el menú Edición y Clic en eliminar Hoja, aceptar la confirmación.
También puede utilizar el menú contextual, (clic derecho), sobre la pestaña
de la hoja, y utilizar la opción Eliminar.
Clic y arrastrar la hoja al lugar que uno desea. Le mostrará un triángulo invertido para que Ud. pueda ver donde desea darle nueva ubicación
Tendrá que presionar CTRL + Arrastre sobre la pestaña de la hoja para que pueda realizar una Copia, pues tendría la misma Hoja y entre paréntesis el numero 2 indicándole que ha generado una Copia
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Arrastrar una hoja fuera de la ventana
Nota: En ambos casos Excel le va pedir la confirmación para eliminar la hoja. No podrá
Deshacer la eliminación.
CREANDO UN LIBRO A PARTIR DE UNA HOJA
Se puede crear nuevo Libro desde una hoja de su Libro Activo. Para realizarlo tiene
que arrastrar una hoja fuera de la ventana de donde está trabajando.
Entonces al realizar la acción Excel le mostrará la segunda ventana pero solamente con
la hoja que ha hecho el arrastre, tal como se muestra en la figura, para luego haber
creado el segundo Libro.
Nota: Si desea copiar una hoja a otro Libro, presione la tecla CTRL y haga un
arrastre con el Mouse déjela caer en el Libro de Destino.
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Manejos de Columnas y Filas
Se pueden Insertar Columnas o Filas en su hoja de cálculo, también puedes
eliminarlas. Cuando trabaje con Fórmulas, las funciones cambiarán automáticamente
sus referencias de acuerdo al número de columnas o filas eliminadas o insertadas.
Insertar una Columna o Filas
1. El puntero del Mouse deberá estar en la Columna o Fila de la que desea
insertar.
2. Luego ir al Menú Insertar, Filas/Columnas
3. También puede utilizar el Menú Contextual (Clic Derecho) sobre la base
de la Columna o Fila y clic en la opción Insertar.
Nota: Si deseamos Insertar varias Columnas o Filas a la vez se deberá seleccionar
un rango de Columnas o Filas.
Eliminando Columnas o Filas: Cuando se eliminan Columnas o Filas, las
referencias de Fórmulas y Funciones se actualizarán automáticamente.
Para Insertar una Columna entre Área y Servicio.
Nos mostrará una ventana con varias opciones y tenemos que elegir insertar toda una Columna como lo muestra la figura
Pues nos mostrará una Columna vacía.
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1. Seleccione la columna a eliminar
2. También puede utilizar el menú
Edición, Eliminar
2.2.- FORMATO DE CELDAS: NUMÉRICO, BORDES
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letras, tamaño, espaciado, etc. Se
puede aplicar directo desde los botones de su barra de Formato
Botón Acción
Fuente. Modifica el tipo de fuentes para presentar
el texto.
Tamaño de la fuente, por defecto en Excel se
mostrará con 10 Puntos.
Activa o desactiva el formato de negrita.
Cursiva activa o desactiva el formato de cursiva.
Activa o desactiva el formato de subrayado.
Alinea el contenido de la celda a la izquierda.
Alinea el contenido al centro de la celda.
Alinea el contenido a la derecha de la celda.
Combinar y Centrar, centra la celda de un rango.
Aplica porcentajes a los valores con las que está
trabajando.
Aplica ceros a los números que se están digitando.
Disminuir decimales, reduce decimales a los
números.
Aumenta decimales a los números.
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USAR BORDES, RELLENOS Y COLOR DE FUENTE: Se puede usar las paletas para
modificar el borde, color de relleno y color de fuente de sus celdas o rangos de
seleccionados.
Para Trazar los Bordes en la Celdas
1. Activamos la barra de Herramientas Bordes
2. Ir al Menú Ver
3. Barra de Herramientas
4. O También Clic en Dibujar Bordes de la Paleta de
Borde
Icono de Bordes: Para aplicar los bordes tenemos que seleccionar la celda que
se empleará
AGREGAR UNA REJILLA A SU HOJA DE CÁLCULO
1. Hacer Clic en Dibujar Bordes
2. Seleccionar Dibujar Cuadrícula de Bordes
3. Realizar un arrastre en su Hoja de Cálculo
PARA CAMBIAR EL COLOR Y ESTILO DE BORDE
1. En la barra Bordes seleccionamos el Botón Estilo de Línea o Color de Línea
2. Luego dibujaremos los bordes necesarios
FORMATOS DE CELDAS: Otra manera de aplicar diseño a sus celdas es mediante el
cuadro Formato de celdas, en esta ventana concentra en una sola caja de diálogo las
opciones vistas.
Ir al menú Formato
Elegir la Opción Celdas
También puede presionar la Tecla
Ctrl. + 1
O puede trabajar la opción misma
con el menú contextual (haciendo
clic secundario).
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3.1.- Formato de Alineación
FICHA ALINEACIÓN: Controla la posición (Horizontal ó Vertical) que ocupará el
dato dentro de la celda, permitiendo personalizarla.
Para realizar algunas modificaciones de alineación:
Seleccionamos la celda a la que deseamos aplicar el formato
Clic en la opción celda del menú Formato
Clic en la pestaña Alineación, hacemos la modificaciones necesarias
PARA PODER CENTRAR TEXTOS ENTRE VARIAS COLUMNAS
Para realizar este paso hacemos clic en el botón Combinar y Centrar que se
encuentra en la barra de herramientas de Formato, pues al seleccionar las celdas las
combina y el texto lo centra. Ahora los usuarios también pueden separar un grupo de
celdas tan fácil como combinarlas. Veamos un caso
Seleccionamos un Rango de Celdas (M2:O2)
Clic en el botón Combinar y Centrar
Si queremos deshacer la acción hacemos clic en el mismo botón de
Combinar y Centrar.
Nota: Al combinar las celdas une las celdas seleccionadas en una sola celda. Pero
podemos usar la opción Centrar en selección del cuadro Horizontal, de esta manera
las celdas seleccionadas son independientes.
Orientación Vertical, 90º, -90º, 45º
Alineación Horizontal, Izquierda Sangría, Centrado y derecha sangría
TEMA 03: Formatos Iníciales – Formato de Libros
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3.2.- Formato condicional.
Cambiando el ancho de la Columna
El ancho de la Columna se puede adaptar a uno personalizado. Para dar ancho a la
columna situé el puntero del Mouse sobre el borde de la columna y arrastre a la
derecha para que se le de mas ancho. Vea la figura
También el ancho de la columna se puede modificar mediante:
Menú Formato
Clic en Columnas y Seleccionar Ancho
Para modificar el ancho de muchas Columnas, tendrá que seleccionar las Columnas
que desee cambiar y modificar el tamaño. Para ajustar el ancho de la columna al
contenido, haga doble clic cuando vea el símbolo de ajuste
Nota: El ancho predeterminado de la Columna se puede definir para una hoja de
Cálculo. Cuando el ancho de una columna predeterminado se define, todas las
Columnas adoptarán esa medida, excepto las que se hayan cambiado previamente
Hacer Clic en el Menú Formato, Columnas
Elegir la Opción Ancho Estándar
En la ventana que se le muestra tendrá que escribir el ancho para su
columna
Cuando sitúe el puntero del Mouse entre el límite de cada celda, el puntero del Mouse se pondrá como una cruz y le saldrá una referencia indicándole el ancho
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Para poder Cambiar el Alto de la Columna: Tiene que arrastrar el inferior del
titulo hasta donde uno desee y obtenga el alto necesario
Nota: Para poder cambiar el Alto de varias Filas, tenemos que seleccionar la filas que
deseemos cambiar el alto para que se ajuste al contenido de las celdas, tendría que
hacer doble clic en la línea de separación que está en el titulo de la fila.
Ocultar una Fila o Columna
Tiene que seleccionar las Filas o Columnas que queramos ocultar
Ir al menú Formato, seleccionar Filas o Columnas
Elegir la Opción Ocultar
Para mostrar una Fila o Columna
Ir al menú Formato
Seleccionar la opción Filas o
Columnas
Clic en Mostrar
Aplicando Nombres de Rangos
Estos nombres se asignan previamente a los rangos seleccionados y pueden ser
usados en Funciones o Fórmulas desde cualquier hoja del Libro que estemos
trabajando (en este caso se deberá indicar el libro)
=Suma(ventas)
=BuscarV(Codigo, Tabla1)
Crear Nombre de Rangos: Los nombres de Rangos deberán ser cortos y no
contener espacios en blancos. Se tiene que hacer lo siguiente:
Seleccionar el Rango
Escribir el nombre en el cuadro de nombres
Terminar la acción presionando la tecla Enter
Coloque el puntero del Mouse entre el límite del borde de la fila y arrastre hacia abajo
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3.3.- Autollenado de celdas.
PASEMOS A LLENAR Y AUTOLLENAR: Hay ocasiones en que se desea copiar la
información de una celda a otra que se encuentran contigua, es decir arriba, abajo,
izquierda o derecha de la celda, esto es posible mediante un llenado y/o un Autollenado.
Para poder realizar estas opciones hacemos lo siguiente:
Seleccionamos la celda que se desea copiar, con las demás áreas que se
desea rellenar del contenido
Debemos elegir el menú Edición,
Seleccionar Rellenar. Según el área que este seleccionada aparecerán
opciones habilitadas o no
Si es a la Izquierda combine la tecla (Ctrl. + J); Derecha (Ctrl. + D)
En este caso vamos a utilizar la Opción Hacia Abajo el resultado se ve en el segundo
cuadro
Nº 1 Nº 2
Escriba el nombre del Rango y
Pulse Enter
Seleccione el Rango
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4.1.- Referencia de celdas:
Las formulas hacen referencias a celdas o rangos de celdas, nombres o rótulos que
vienen a representar a las celdas o rangos. Veamos un ejemplo
= (B3 - 3) * C3
Donde 3 resta a la celda B3 y el resultado que generara se multiplicara con C3.
Veamos un Ejemplo
Ahora escribiremos la fórmula en la celda D3
Lenguaje Natural Se podrá usar los nombres de los encabezados de filas y
columnas para escribir una fórmula, así como la anterior fórmula se podría definir
como: =(Peso – 3)*C3
Usamos el texto Peso en vez de la celda B3, la celda C3 se sigue usando por la
extensión del texto.
Incluso se podría hacer una consulta usando una referencia de columnas y filas,
modifique la guía con los siguientes valores
Escriba la siguiente fórmula en algún libre = G – 103 Peso. Dará como
resultado el Peso de la Guía G – 103, es decir 100
Escriba la siguiente Fórmula = G – 101 Pagos. Dará como
resultado 27.50
TEMA 04: Referencia de Celdas - Construcción de Fórmulas.
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A partir de la versión 2007 hacia delante deberá asegurarse que la posibilidad de
usar un lenguaje natural en la construcción de sus fórmulas esté activa. Así que use
lo siguiente.
Ir al menú Herramientas
Clic en Opciones
Y luego hacer Clic en la pestaña Calcular
Una vez que estamos en la pestaña Calcular, activamos la casilla Aceptar Rótulos en
las Fórmulas
MOVER Y COPIAR UNA FORMULA
Si quisiéramos mover una fórmula, las referencias de celdas no cambiarán. Si
copiamos una fórmula, las referencias relativas de celdas cambiarán. Veamos un
ejemplo
Al copiar la Fórmula las referencias de las celdas cambian
Mire las celdas C10, C11, etc. y las celdas D10, D11 etc.
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4.2.- Absolutas, Mixtas y relativas
DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de la celda o de un rango se
basan en la posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. Por ejemplo,
en el caso anterior la Celda E10 contiene una fórmula = (C10 – 50) * D10, así cuando
se copia la fórmula a las celdas inferiores las referencias cambiarán, estos cambios
dependerán de la columna o fila que se copia. Veamos un ejemplo
Para hallar el consumo mensual, debemos hacer una resta de las lecturas.
Desarrollemos lo siguiente: = D13 – C13; le dará como resultado 300 que viene hacer la
diferencia. Ahora, copie la fórmula a las demás filas, vera que al copiarse la referencia
de las celdas cambiará de acuerdo al arrastre de la celdas que está empleando
En el caso de la fórmula para poder calcular el monto de
consumo, se debe multiplicar el Consumo por el Costo KW y la
fórmula sería: = E13 * G9. Cuando copie a las demás filas
generará un error.
En una referencia de relativa, la dirección de las celdas cambia
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Pues al intentar copiar y usar la referencia relativa, la
dirección de las celdas cambia
REFERENCIAS MIXTAS
En algunos casos la referencia podría ser mixta, es decir que parte de la referencia
de la columna o fila sea absoluta y la otra parte sea relativa.
Si queremos calcular la proyección del mes para la producción de los meses Febrero,
Marzo y Abril, teniendo en cuenta los porcentajes de los meses que se muestran en
la tabla: = H9 * H$3 + H8
En las siguientes columnas donde se encuentran los meses podemos ver los
cambios efectuados para cada mes (referencia relativa), la fila no deberá cambiar
(referencia absoluta)
NOMBRES DE RANGO EN UNA FORMULA
Para el caso anterior, podemos usar nombres de rangos y evitar las referencias
absolutas que se han empleado
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Llevemos el cursor a la celda G9
Hacer Clic en el cuadro de Nombres
Escribir Porcentaje como nombre
Luego, escribimos la siguiente fórmula en la celda E13
= E13 * Porcentaje
4.3.- Fórmulas en múltiples hojas
Desarrollar fórmulas y funciones en Excel es ahora muy sencillo y seguro, trae
herramientas de verificación de error (a través de etiquetas inteligentes), que tienen
como finalidad ayudar al usuario en el desarrollo y seguimiento de las fórmulas
aplicadas en su hoja de cálculo.
BUSCADOR DE RANGOS
El buscador de Rango es una Herramienta que permite fácilmente ubicar las celdas que
intervienen en una fórmula o función. Cuando se escribe una fórmula existente se
mostrará (F2 o Doble Clic sobre la celda que contenga la fórmula). Mediante colores y
bordes mostrará a los usuarios las celdas o rangos de celdas usadas en una fórmula o
función, se ofrece a los usuarios una mejor retroalimentación visual para mover y ajustar
el tamaño del rango de este buscador. Veamos un caso
La fórmula empleada en la celda I14 es: = Suma(I8:I12) * J4
Llevemos el indicador a la celda I14
Pulsemos la Tecla F2
Observemos los bordes y colores que muestran las celdas que se utilizan en
esta fórmula
Si deseamos cambiar el rango que se está usando en la función Suma, sólo
debemos seleccionar un nuevo conjunto de celdas que forman un rango.
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AUTOCORRECCION DE FORMULAS
Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios como no cerrar paréntesis,
omitir un número de una fila o columnas.
Se procede, arrastrar el borde a otro rango de celdas (Monto Neto) para modificar la fórmula hecha en la celda anterior
Mire la fórmula hay un símbolo que está demás (+), pues Excel detecta dicho error y nos mostrará una sugerencia para poder corregirlo
Cuando haga clic en Si automáticamente corregirá el error
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3. LECTURAS RECOMENDADAS
Conceptos básicos de tabla de Excel y hoja de cálculo
http://office.microsoft.com/es-hn/excel/CH100648133082.aspx
Modificar hoja de cálculo
http://www.academiaonline.org/excel_2007/modificar-hoja/index.html
4. ACTIVIDADES Y EJERCICIOS
Ingresa los siguientes datos en una hoja de trabajo:
Orden Alumno Nota 1 Nota 2 Nota 3
1 Barría Mendoza, María 14,6 16,2 15,1
2 Sánchez Casas, Ernesto 13,1 14,6 13,5
3 Cárcamo Ortiz, Maximiliano 4,0 5,3 6,2
4 Salgado Rimache, Severino 14,7 13,8 13,8
5 Villagrán Salazar, José 16,0 16,2 15,5
6 González Bravo, Marcelo 5,0 4,2 2,1
7 Arancibia Pimentel, Margarita 13,6 13,0 14,5
Con los datos se deberá realizar las siguientes acciones:
Incorpora una columna con una fórmula que calcule el promedio obtenido
por cada alumno, considerando que la nota 1 vale un 30%, la nota 2 un 50%
y la nota 3 un 20%.
Incorpora una fila con una fórmula que calcule el promedio del grupo en
cada prueba.
Incorpora una fila con una fórmula que calcule el porcentaje de alumnos que
aprobó cada prueba.
Utiliza la función de formato condicional para que aparezcan en rojo las
notas menores a 4.0.
Coloca el nombre “Trabajo Unidad 1” a la hoja de trabajo inicial.
Guarda el documento con el código del alumno y nombres/apellidos
5. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué teclas se presionan para especificar la fecha actual en una
celda?
a) CTRL+MAYÚS+: (dos puntos)
b) CTRL+MAYÚS+; (punto y coma)
c) CTRL+F10
d) N.A
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2. ¿Cuál es la forma más rápida de ampliar estos
números a una secuencia más larga, por ejemplo
de 1 a 20?
a) Seleccionar ambas celdas y, a continuación, arrastrar el controlador de
relleno a lo largo del intervalo que desee, por ejemplo 18 filas más.
b) Seleccionar el intervalo que desee, incluidas ambas celdas, elegir
Rellenar en el menú Edición, a continuación hacer clic en Hacia abajo
c) Copiar la segunda celda, hacer clic en la celda situada debajo, y en la
barra de herramientas Estándar hacer clic en la flecha abajo del botón
Pegar , a continuación, hacer clic en Pegado especial.
d) N.A
3. Imagine que desea pegar el resultado de una fórmula, pero no la
fórmula que lo genera, en otra celda. En Excel 2007, se copiaría la celda
con la fórmula, a continuación, se colocaría un punto de inserción en la
celda donde deseara copiarla y ¿Cuál es el paso siguiente?
a) Hacer clic en Pegar en la barra de herramientas Estándar
b) Hacer clic en la flecha situada junto al botón Pegar en la barra de
herramientas Estándar y, a continuación, hacer clic en Fórmulas
c) Hacer clic en la flecha situada junto a Pegar en la barra de
herramientas Estándar y, a continuación, hacer clic en Valores
d) N.A
4. ¿Cómo se cambia el ancho de una columna para
ajustarse al contenido?
a) Hacer clic en el borde situado a la izquierda del título
de columna
b) Hacer doble clic en el borde situado a la derecha del título de columna
c) Presionar ALT y hacer clic en cualquier parte de la columna.
d) N.A
5. ¿Qué es el CURSOR y cual la diferencia con las CELDAS?
a) El cursor indica en qué lugar estamos posicionados.
b) El cursor tiene movimientos.
c) El cursor tiene la línea más gruesa que la celda.
d) T.A
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6. RESUMEN
EXCEL El programa Microsoft Excel 2007, tiene una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, base de datos, macros y otros. Aplicaciones avanzadas, ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad en diversas aéreas como: educación, administración, finanzas, producción, etc. HOJA DE CÁLCULO Esta integrada en libros de trabajo y son almacenadas en el disco duro como un fichero de extensión xls para versión anterior a Excel 2003 y extensión xlsx para Excel 2007. EL LIBRO DE TRABAJO Contiene 16 hojas de cálculo que se puede eliminar, insertar, mover, copiar y cambiar de nombre. LAS FUNCIONES Son fórmulas predefinidas que Excel trae incorporadas y prepararlas para ser usadas de un modo sencillo y rápido. El gran número de funciones que incorpora Excel permite realizar todo tipo de cálculos estadísticos, financieros, trigonométricos, científicos, etc.
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UNIDAD DE APRENDIZAJE II: ELABORACIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Y CONSULTAS DE UNA BASE DE DATOS
1. INTRODUCCIÓN:
a. Presentación y contextualización
El alumno desarrolla una actitud analítica y crítica que le permita la
construcción de gráficos estadísticos con la finalidad de interpretar las
cantidades numéricas de una hoja de cálculo.
b. Competencias
Construye gráficos estadísticos con la finalidad de interpretar las cantidades
numéricas de una hoja de cálculo.
c. Capacidades
Elabora gráficos estadísticos como elementos de interpretación de los datos
numéricos expresados en la hoja de cálculo.
Aplica modificaciones personalizadas a los gráficos estadísticos como
elementos de interpretación de los datos numéricos expresados en la hoja de
cálculo.
Construye una tabla de datos para desarrollar consultas específicas para un
grupo de celdas.
Consigue consultas o reportes de datos que responden a diversas consultas.
d. Actitudes
Desarrolla una actitud emprendedora mediante la toma de iniciativas.
Actúa con responsabilidad personal, al cumplir con los horarios
establecidos.
Respeto a las normas de convivencia.
Cumple con la presentación de los trabajos encomendados de manera
individual y en equipo.
e. Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad
La Unidad de Aprendizaje II: Elaboración de Gráficos Estadísticos y
Consultas de una Base de Datos, comprende el desarrollo de los siguientes
temas:
Elaboración de Gráficos Estadísticos: Barras, Columnas, Pie, Líneas, etc
Modificación y Personalización de los Gráficos.
Operaciones de Base de Datos: Crear una Tabla.
Operaciones con Base de Datos: de Consulta y Filtros de Datos.
Autofiltros, Filtros Avanzados, Subtotales.
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2. DESARROLLO DE LOS TEMAS:
CREACIÓN DE GRÁFICOS ESTADISTICOS (BARRAS Y LINEAS)
INTRODUCCIÓN
Un gráfico de Excel es la representación gráfica y visual de los datos de una hoja de
cálculo para facilitar su interpretación. En esta Unidad aprenderemos, como crear
gráficos a partir de los datos introducidos en una hoja de cálculo. A menudo, un gráfico
nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Al crear un gráfico en Excel, podemos insertarlo de dos maneras:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto. - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En este
tipo de hoja no existen celdas ni ningún tipo de objeto.
CREAR GRÁFICOS
1. Ubicarse en una de las celdas dentro del cuadro de datos.
2. Seleccione el tipo de gráfico; tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar. En
caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo
de error en los datos que solicita.
Al seleccionar un tipo de gráfico en particular, podrás apreciar que existen
diversos subtipos a nuestra disposición. Seleccione el modelo que más le
gusta haciendo clic.
TEMA 01: Elaboración de Gráficos Estadísticos: Barras, Columnas, Pie,
Líneas, etc
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En el caso de ver una lista completa de todos los gráficos disponibles, está la
opción: Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en esa opción, equivaldría a
ingresar al cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en
la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos, con la que podrá
ingresar a la siguiente ventana:
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
3. Luego de haber dado los dos pasos anteriores, verás tu nuevo gráfico
inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características
predeterminadas del gráfico escogido. Selecciona el gráfico desde el borde y
muévelo hacia la zona de la hoja de cálculo más adecuada.
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4. Luego de haber dado los dos pasos anteriores, se mostrará el nuevo gráfico
inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características
predeterminadas del gráfico escogido. Selecciona el gráfico desde el borde y
muévelo hacia la zona de la hoja de cálculo más adecuada.
5. Para este paso, automáticamente el sistema nos habrá direccionado hasta la
ficha Diseño.
6. Para establecer los títulos a nuestro gráfico, seleccione el botón: Diseño Rápido
Seleccione el modelo que más le agrada y escriba los títulos sobre las
plantillas.
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MODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE LOS GRÁFICOS
Para modificar el gráfico, primero debemos hacer un clic sobre él, y aparecerán
opciones para personalizar el gráfico. A continuación analizaremos cada uno de ellos:
Añadir una serie de datos
Paso importante; en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos
opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente
cuadro de diálogo:
Se observan los datos de los contenidos de la tabla. El botón Cambiar fila/columna,
cambia la presentación del gráfico, cambiando la posición de los ejes. (Vertical Y /
Horizontal X). También se podrá quitar alguno de los datos de entrada del gráfico. Por
ejemplo, se podrá quitar del gráfico, la referencia de algún mes o quitar la referencia de
una tienda.
Modificar las características del gráfico
En la ficha Presentación podrás encontrar todas las opciones
relacionadas con el aspecto del gráfico.
TEMA 02: Modificación y Personalización de los Gráficos.
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Por ejemplo, se podrá decidir que ejes mostrar o si se quiere incluir una cuadrícula de
fondo para poder leer mejor los resultados.
Se utilizan las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto
se mostrarán en el gráfico:
De todas formas, se pueden seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas
para colocarlas en el lugar deseado. También se podrá configurar la Leyenda del
gráfico.
Finalmente, destacaremos las opciones de la sección Fondo que permitirá modificar el
modo en el que se integra el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales (como el de la imagen del ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
gráficos tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así
que después de algunas pruebas con cada una de estas opciones, se entenderán
perfectamente sus comportamientos y resultados.
0
50
100
150
200
Tienda 1Tienda 2
Tienda 3
Mile
s d
e D
óla
res
Tiendas
Ventas del Primer Trimestre
Enero
Febrero
Marzo
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Ficha Formato
Para terminar de configurar el gráfico se puede ir a la ficha Formato, donde se
encontrará la sección Estilos de forma.
Estas opciones permitirán aplicar diversos estilos sobre los gráficos.
Para ello, simplemente se selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego se hace clic en el estilo que más se
ajuste a lo que se busca.
Si no se quiere utilizar uno de los preestablecidos, se pueden utilizar las listas Relleno
de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del
gráfico.
Modificar el tamaño de un gráfico
También se puede seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando se tiene un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles
que se explican a continuación:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto.
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Los controles circulares permiten modificar su tamaño, manteniendo el alto y
ancho que se haya establecido; de esta forma se podrá escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado; cuando tome
esta forma se podrá hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
UBICACIÓN FINAL DEL GRAFICO
Excel permite decidir la ubicación del gráfico en el documento. Además de poder
establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también se podrá establecer su
ubicación.
Para ello, hacer clic en el botón Mover gráfico que se encuentra en la
ficha Diseño.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Tiene la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo. Escribe un nombre en la
caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya
existente. Si se utiliza este método, el gráfico quedará flotando en la hoja y se podrá
situar en el lugar y con el tamaño que se elija.
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Introducción
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, donde la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las
demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, por
lo que también se denominan listas de base de datos.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar los registros, en forma ascendente o descendente.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el
término Listas de datos. Incluso se encontrará, que en algunos cuadros de diálogo, se
refieren a las tablas como listas.
Crear una tabla
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la
lista.
- Seleccionar en la Ficha Insertar, el botón Tabla
.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
TEMA 03: Operaciones de Base de Datos: Crear una Tabla
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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos
hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificación. La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece
la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
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FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA
Filtrar una lista no es ni más ni menos que, de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
AUTOFILTROS
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la ficha Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Vendedor, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Rojas, Excel filtrará todos los registros que tengan
Rojas en el campo Vendedor y las demás filas se harán momentáneamente invisibles
de la lista.
TEMA 04: Operaciones con Base de Datos: de Consulta y Filtros de
Datos. Autofiltros, Filtros Avanzados, Subtotales
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Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la
condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.
Usaremos el carácter para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual
sea, y el asterisco para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, sólo se mostrarán los registros cuyo Vendedores empiecen
con la letra r y que no contengan la letra e.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar
Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.
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FILTROS AVANZADOS
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos
el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de
cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la
sección Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Especificamos los registros de la
lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Seleccionamos la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado (la zona de
criterios).
También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro
- Mostrar todo.
COMO ESTABLECER LOS CRITERIOS PARA EL FILTRO AVANZADO
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones que
llamaremos zona de criterios.
En esta zona debemos tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que
intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las
condiciones.
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Ejemplo:
Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de la región NORTE, en la zona de criterios
debajo de la celda Sector escribimos Norte, esto equivale a definir la condición:
Sector="Norte".
Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor,
ponemos directamente el valor NORTE, ahora si quisiéramos los registros cuyas Ventas
sea superior a 500 deberíamos escribir en la celda inferior a la cabecera Ventas, >500
para formar la condición Ventas> 500
Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán
unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las
condiciones. Por ejemplo Ventas >500 y Ventas <1200, aparecen los registros cuyo
precio está comprendido entre 500 y 1200.
En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán
unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al
menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condición Vendedor="Robles" O
Vendedor="Rojas", aparecen los registros cuyo nombre es Robles o Rojas, aparecerán
todas los vendedores cuyos apellidos empiezan con R.
Por ejemplo, si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarán los registros cuyo vendedor sea Rojas
Si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarán los registros del vendedor Rojas, cuyas ventas sean mayores a 500.
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3. LECTURAS RECOMENDADAS
Ayuda de Microsoft Excel
http://office.microsoft.com/es-hn/excel/FX100646953082.aspx
4. ACTIVIDADES Y EJERCICIOS
Utilizando esta fuente de datos, generar los siguientes gráficos:
Gráficos Estadísticos
VENTAS MENSUALES REALIZADAS
Vendedores Meses
Promedio Enero Febrero Marzo
Rodríguez 2,500.00 3,000.00 5,000.00 3,500.00
Cáceres 1,200.00 1,562.00 2,635.00 1,799.00
Ramírez 3,624.00 1,256.00 3,014.00 2,631.33
Luna 1,000.00 2,500.00 1,000.00 1,500.00
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5. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué abarca la utilidad de gráficos en Excel?
a) Un gráfico en Excel es la representación gráfica y visual de los datos de una
hoja de cálculo.
b) Es el resultado del procesamiento de datos, que constituye un resultado o
respuesta significativa con la que se puede tomar decisiones.
c) Permite que los datos estadísticos sean mostrados.
d) N.A
2. ¿Cuáles son de tipos de gráficos que maneja Excel?
a) Barras
b) Cónico
c) Pirámide
d) T.A
3. ¿Qué es una tabla en Excel?
a) Son los datos ubicados en una hoja de Excel.
b) Es un conjunto de datos organizados en filas o registros.
c) Es una serie de operaciones que permiten analizar y administrar datos
d) N.A
4. ¿Cuáles son las operaciones que se pueden realizar con las tablas de
Excel?
a) Crear un resumen de los datos.
b) Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
c) Aplicar formatos a todos los datos.
d) T.A
5. ¿Cuáles son los tipos de filtros que se pueden realizar en Excel?
a) El filtro en tabla y en columna
b) El filtro con criterios y filtro avanzado.
c) El Autofiltro y filtros avanzados.
d) N.A
6. RESUMEN
El programa de Microsoft Excel 2007, cuenta con un grupo de herramientas para
crear una amplia variedad de gráficos estadísticos, los cuales son la interpretación
de las cantidades numéricas ingresadas en una hoja de cálculo. Los pasos para
realizar un gráfico son los siguientes: Seleccionar el grupo de celdas que
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corresponden al origen de datos, acudir a la ficha Insertar, seleccionar el tipo de
gráfico que necesita y automáticamente el gráfico se insertará en la hoja de cálculo
seleccionada.
Luego de crear los gráficos y seleccionarlos, aparecerá en la ficha de diseño las
herramientas para modificar nuestros gráficos, se podrán personalizar los gráficos
de acuerdo al mensaje que se desea expresar. Estas herramientas son intuitivas y
fáciles de utilizar.
Excel también proporciona el manejo de tablas o listas de base de datos, las
cuales son muy útiles porque almacena información en forma detallada de alguna
empresa, datos personales, entre otros. Estas tablas incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy rápida.
Entre las operaciones que podemos realizar con las listas, tenemos: Ordenar los
registros, Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio, Utilizar fórmulas para la
lista añadiendo algún tipo de filtrado, Crear un resumen de los datos.
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UNIDAD DE APRENDIZAJE III: TABLAS DINAMICAS - FUNCIONES ESTADISTICAS, MATEMATICAS Y DE CADENA
1. Introducción:
a. Presentación y contextualización
El alumno desarrolla una actitud analítica y critica, que le permite valorar la
importancia en el manejo de la creación de tablas, en función de
agrupamiento de información para la toma de decisiones; asimismo,
comprende y aplica las funciones matemáticas y trigonométricas, de texto y
estadísticas que le servirán para el cálculo de datos.
b. Competencias
Conoce las funciones y las diferentes categorías en las que se agrupan, en
función de su utilidad: fecha y hora, matemáticas, estadísticas, de cadena.
c. Capacidades
Elabora tablas Dinámicas para un análisis inmediato de los datos con
criterios dinámicos e interactivos.
Crea fórmulas que procesen las operaciones básicas de suma, resta,
multiplicación, promedio, residuo, seno, coseno, entre otras.
Crea fórmulas que procesen cadenas de texto.
Crea fórmulas que procesan las operaciones de Valor Máximo, Valor
Mínimo, Contar, Moda, Mediana, Varianza.
d. Actitudes
Desarrolla una actitud emprendedora mediante la toma de iniciativas.
Actúa con responsabilidad personal, al cumplir con los horarios
establecidos.
Respeto a las normas de convivencia.
Cumple con la presentación de los trabajos encomendados de manera
individual y en equipo.
e. Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad
La Unidad de Aprendizaje III: Tablas Dinámicas - Funciones Estadísticas,
Matemáticas y de Cadena, comprende el desarrollo de los siguientes temas:
Elaboración de Tablas Dinámicas.
Funciones Matemáticas y Trigonométricas.
Funciones de Cadena.
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Funciones Estadísticas.
2. DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1. Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica es una tabla interactiva que contiene campos, se usa para
resumir y analizar los datos de múltiples filas de información de una tabla o de una
lista original. Una tabla dinámica puede actualizarse cada vez que se modifiquen los
datos originales de la misma, o sea los utilizados para su confección.
Sirven para hacer resúmenes interactivos y dinámicos en una tabla de datos
utilizando diversas herramientas para lograr un determinado objetivo.
Observe la siguiente tabla:
Proceso Inicial de tabla dinámica
1. Seleccionar toda la tabla
2. Clic a la cinta Insertar
3. Clic al botón Tabla Dinámica
Aparecerá la ventana:
Seleccionar todo el rango de la tabla y la opción Nueva hoja de cálculo para que la
genere ahí.
TEMA 01: Elaboración de Tablas Dinámicas.
De inmediato aparecerá en la hoja electrónica nueva, la tabla dinámica.
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Clic a la tabla dinámica para activar el panel “Lista de campos de tabla dinámica”
que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los campos
(Nombre, Apellidos, Teléfono, Lugar, Salario). Arrastrar el campo deseado a los
cuadros blanco de abajo según lo que se desee generar en las tablas.
En este caso los cuadros deben quedar así:
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Finalmente la tabla queda con la siguiente estructura:
1. ¿Qué son funciones?
Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos
tipos de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de función después del
signo (=). Las funciones básicas son las que se aplican con mayor frecuencia.
Generalmente la sintaxis de una función es:
=nombre de función (parámetros)
Ejemplo:
=suma(rango, celdas, o constantes)
El signo igual (=) significa el inicio de una función, el nombre de función dependerá
del resultado que desee obtener y los parámetros pueden ser de tipo numérico o
textual.
2. FUNCIÓN SUMA
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis
SUMA(número1;número2; ...)
Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma
desea obtener.
TEMA 02: Funciones Matemáticas y trigonométricas.
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3. FUNCIÓN PRODUCTO
Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis
PRODUCTO(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son de 1 a 30 números que desea multiplicar.
4. FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis
PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo
promedio desea obtener.
5. FUNCIÓN RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado
tiene el mismo signo que núm_divisor.
Sintaxis
RESIDUO(número;núm_divisor)
Número: es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.
Núm_divisor es el número por el cual desea dividir el argumento número.
6. FUNCIÓN SENO
Devuelve el seno de un ángulo determinado. Sintaxis
SENO(número)
Número: es el ángulo en radianes cuyo seno desea obtener.
7. FUNCIÓN COSENO
Devuelve el coseno de un número. Sintaxis
COS(número)
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Número: es el ángulo en radianes cuyo coseno desea obtener. 8. FUNCIÓN LOGARITMO
Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada. Sintaxis
LOG (número;base)
Número: es el número real positivo cuyo logaritmo desea obtener.
Base: es la base del logaritmo. Si base se omite, el valor predeterminado es
10.
1. FUNCIONES DE TEXTO
Las funciones de texto permiten trabajar con cadenas de texto; por ejemplo, saber
cuantos caracteres tiene un término, así como unir o saber la ubicación de una letra
en una palabra, etc.
A continuación las funciones con las que se puede trabajar:
Función Descripción
ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
ENCONTRAR, ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de
TEMA 03: Funciones de Texto.
Página 54
decimales.
JIS Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).
IZQUIERDA, IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
MINUSC Pone el texto en minúsculas.
EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.
FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto.
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
DERECHA, DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
T Convierte sus argumentos a texto.
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.
ESPACIOS Quita los espacios del texto.
MAYUSC Pone el texto en mayúsculas.
VALOR Convierte un argumento de texto en un número.
2. FUNCIÓN CONCATENAR TEXTOS
Concatena dos o más textos en una sola cadena.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un elemento
de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o
referencias a celdas únicas.
Página 55
1. FUNCIÓN MAXIMA
La función de MAX devuelve el valor máximo de una lista de valores o argumentos.
La función pide los siguientes datos: MAX (number1, number2, …) [MAX(número1,
número2, …)]:
Si la matriz A1:A10 lleva el nombre de "Peso" y contiene los números 10, 6, 7, 24, 27,
12, 11, 16, 18 y 9 el valor máximo de los siguientes ejemplos serán:
MAX(A1:A10) es igual a 27
MAX(Peso) es igual a 27
2. FUNCIÓN MINIMA
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
MIN(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el
valor mínimo.
3. FUNCIÓN CONTAR
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta
los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener
la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números.
Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango
A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
4. FUNCION MODA
Valor que más se repite en un rango
=MODA(Números)
5. FUNCIÓN MEDIANA
Número que se encuentra en medio de un conjunto
de números, es decir, la mitad de los números es
mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
=MEDIANA(Números)
TEMA 04: Funciones Estadísticas
Página 56
6. FUNCIÓN VARIANZA
Calcula la varianza de una muestra.
Sintaxis
VAR(número1;número2; ...)
Número1, número2,... son de 1 a 255 argumentos numéricos
correspondientes a una muestra de una población.
VAR utiliza la fórmula siguiente:
donde x es la media de muestra PROMEDIO(número1;número2;…) y n es el
tamaño de la muestra.
3. LECTURAS RECOMENDADAS
http://www.aulaclic.es/excel2007/t_4_1.htm
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102058723082
4. ACTIVIDADES Y EJERCICIOS
1. ¿Qué es una Fórmula y cuál es su escritura correcta?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
2. ¿Qué y cuáles son los Operadores Matemáticos?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
3. ¿Qué es una función concatenar?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
4. Mencione dos razones para la qué nos sirve la tabla dinámica.
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
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5. Sacar el promedio general de las siguientes asignaturas:
5. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Cuál es la función que evita utilizar la fórmula promedio?
a) Función producto
b) Función promedio
c) Función fecha
d) Función varianza
2. Señala la función matemática que permite realizar la adición de cinco
números naturales.
a) Función sumar
b) Función producto
c) Función promedio
d) Función suma
3. ¿Cuál es la función que nos muestre la distancia alterada entre dos
objetos medidos a una misma distancia?
a) Función seno
b) Función coseno
c) Función varianza
d) Función contar
4. Es la función que indica la cantidad de alumnos asistentes al curso de
Informática Empresarial II y que están determinados en un mismo rango
dentro de Excel.
a) Función max
b) Función suma
c) Función producto
d) Función contar
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5. Para poder crear una tabla dinámica..
a) ..es necesario seleccionar previamente las celdas.
b) ...se pueden seleccionar las celdas en un paso posterior.
c) ...no hay que seleccionar ninguna celda.
d) N.A
6. RESUMEN
Una tabla dinámica es el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, filtración, gráficos dinámicos. Ayuda en el cálculo de
ejercicios aritméticos y estadísticos siendo de gran utilidad en diversas áreas
como educación, administración, finanzas, producción.
En esta Unidad se enfatizó la utilización de algunas técnicas complementarias
que ofrece Excel, como el uso de operaciones con matrices, análisis estadístico,
generación de tablas de resultados, interpolación de valores, obtención de
máximos y mínimos (optimización), generación de funciones de regresión,
cálculos iterativos de prueba y error, etc. que hacen de Excel una herramienta de
cálculo de enorme potencialidad.
Muchas de estas operaciones se implementan por los usuarios mediante la
utilización de funciones simples o compuestas en una versión específica para la
planilla de Excel, que cada usuario puede desarrollar y utilizar para sus propias
aplicaciones.
Página 59
UNIDAD DE APRENDIZAJE IV: FUNCIONES LOGICA, FUNCIONES DE BUSQUEDA, FUNCIONES DE FECHA Y FUNCIONES FINANCIERAS
1. Introducción:
a. Presentación y contextualización
El alumno desarrolla una actitud analítica y critica que le permita valorar la
importancia en el manejo de las funciones lógicas, de búsqueda, de fecha y
financieras; así como su aplicación a las diferentes áreas de la ingeniería y
finanzas.
b. Competencias
Conoce las funciones y las diferentes categorías en las que se agrupan, en
función de su utilidad: funciones lógicas, funciones de búsqueda y financieras.
c. Capacidades
Crea fórmulas que establecen criterios lógicos para auto-decidir entre
múltiples alternativas.
Crea fórmulas que permiten buscar un determinado dato y devolver a
cambio algún dato de correspondencia.
Crea fórmulas que permitan procesar datos cronológicos.
Crea fórmulas que permitan procesar datos de tipo financiero
d. Actitudes
Desarrolla una actitud emprendedora mediante la toma de iniciativas.
Actúa con responsabilidad personal, al cumplir con los horarios
establecidos.
Respeto a las normas de convivencia.
Cumple con la presentación de los trabajos encomendados de manera
individual y en equipo.
e. Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad
La Unidad de Aprendizaje IV: Funciones Lógicas, Funciones de Búsqueda,
Funciones de Fecha y Funciones Financieras, comprende el desarrollo de los
siguientes temas:
Funciones Lógicas.
Funciones de Búsqueda.
Funciones de Fecha.
Funciones Financieras.
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2. DESARROLLO DE LOS TEMAS:
Las Funciones lógicas nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar
según la respuesta obtenida. Estas funciones cuestionan el valor de una función o
celda y realizan una acción en respuesta al valor obtenido.
1. FUNCIÓN CONDICIONAL SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso : es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
FALSO.
2. FUNCIÓN Y, O.
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.
Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan
pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego,
devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba
se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de la
función SI, puede probar varias condiciones diferentes en vez de sólo una.
Sintaxis
Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)
La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:
valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede
evaluar como VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se
pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255
condiciones.
TEMA 01: Funciones Lógicas.
Página 61
3. FUNCIÓN O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Son funciones sumamente útiles para buscar datos en listados de información. Este
tipo de funciones permiten automatizar, por ejemplo, las tareas que se realizan en
planillas de Facturación de ventas; donde el artículo a facturar, su precio y
descripción, se extrae de un listado de precios previamente ingresado, simplemente
insertando el código del mismo.
1. Función BUSCAR(...)
Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes
indicar el valor a buscar, dónde quieres que busque y de dónde obtendrás el resultado.
Sintaxis
=buscar(valor buscado,matriz)
1.1. BUSCARV
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una
vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna
que deseamos obtener.
Sintaxis:
BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde
buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
TEMA 02: Funciones de Búsqueda.
Página 62
1.2. BUSCAR H
Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca
los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor
que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Sintaxis:
BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde
buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Estas funciones permiten procesar los datos de fecha y hora que obtiene del sistema, para usarlos en las Hojas de Cálculo. Permiten el control automático de fechas, por ejemplo puede ser útil en el caso de planillas de control de vencimiento de cheques.
1. FUNCIÓN FECHA
Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato
de fecha.
Sintaxis
FECHA (año, mes, día)
2. FUNCIÓN AHORA
Devuelve el número de la serie de la fecha y hora actuales del sistema del
computador.
Sintaxis:
TEMA 03: Funciones de Fecha.
Página 63
3. FUNCIÓN HOY
Devuelve el número que representa la fecha actual
Sintaxis:
=hoy()
4. FUNCIÓN AÑO
Devuelve el número de año de una fecha. Toma la fecha dada como argumento y
devuelve el año.
Sintaxis:
=año (núm_de_serie):
5. FUNCIÓN MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se
expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
=MES (núm_de_serie)
6. FUNCIÓN DIA
Da como resultado el día que está representado en la fecha. El valor devuelto está
comprendido entre 1 y 31. Si el argumento dado no es de tipo fecha, la función
devuelve el código de error #¡VALOR!
Ejemplo:
Sintaxis:
=día (núm_de_serie)
Ejemplo:
7. FUNCIÓN HORA
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero,
comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).
Sintaxis
HORA (núm_de_serie)
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Núm_de_serie es la hora que contiene la hora que desea buscar. Las horas
pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."),
como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o
bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo
HORANUMERO("6:45 p.m.").
Ejemplo:
1. FUNCIONES FINANCIERAS
Son aquellas funciones que sirven para realizar cálculos a nivel de finanzas como
por ejemplo estudios de pre factibilidad, análisis de costo-beneficio, análisis de
varianzas financieras, etc.
2. CLASES DE FUNCIONES FINANCIERAS
Función Descripción
INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos.
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento.
AMORTIZ.PROGRE Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización.
AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables.
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación.
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación.
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón.
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación.
TEMA 04: Funciones Financieras
Página 65
CUPON.NUM Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento.
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación.
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos.
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos.
DB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo.
DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil.
MONEDA.DEC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal.
MONEDA.FRAC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria.
DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico.
INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva.
VF Devuelve el valor futuro de una inversión.
VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto.
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil.
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado.
TIR Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos.
INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión.
DURACION.MODIF Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $.
TIRM Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes.
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TASA.NOMINAL Devuelve la tasa nominal de interés anual.
NPER Devuelve el número de períodos de una inversión.
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento.
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar.
RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar.
PRECIO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar.
RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar.
PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad.
PAGOPRIN Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado.
PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico.
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento.
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento.
VALACT Devuelve el valor actual de una inversión.
TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad.
CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.
SLN Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado.
SYD Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado.
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.).
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.).
LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.).
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DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución.
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.
RENDTO Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos.
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.).
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento.
3. LECTURAS RECOMENDADAS
http://manual-de-funciones-excel.softonic.com/
http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf
4. ACTIVIDADES Y EJERCICIOS
1. ¿Cuál es la utilidad de las funciones HORA, AHORA, HOY?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
2. ¿Para qué se utiliza la función FECHA?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
3. ¿Cuál es la utilidad de la función HOY, DÍA Y MES?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
4. ¿Cuáles son los argumentos de la función BUSCARV?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Página 68
5. De acuerdo al % de asistencia y a la nota promedio de los parciales, se darán
tres posibilidades:
a) Materia Aprobada si el % asistencia es >= 80 y el promedio >= 10,5
b) Da Susti, si %asistencia > 80 y promedio < 10,5
c) Recursa si %asistencia < 80
Calcular el promedio y luego agregar una columna que muestre
Aprobada, Final o Recursa según corresponda.
Alumno
%
asistencia P1 P2 Prom. Aprobado Sustitutorio Recursa
A 70 14 7 10,5 DESAPROBADO NO SUSTI RECURSA
B 85 7 8 7,5 DESAPROBADO SUSTI
NO
RECURSA
C 50 15 12 13,5 DESAPROBADO NO SUSTI RECURSA
D 90 12 8 10 DESAPROBADO SUSTI
NO
RECURSA
E 95 11 10 10,5 APROBADO SUSTI
NO
RECURSA
F 85 15 12 13,5 APROBADO NO SUSTI
NO
RECURSA
5. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué hace la función BUSCARV?
a) Busca texto que contenga la letra "v".
b) Comprueba si el texto contenido en una celda es igual que el de la
siguiente.
c) Busca registros relacionados.
d) N.A
2. ¿Qué hace la función O?
a) Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
b) Devuelve FALSO si todos sus argumentos son verdaderos.
c) Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO.
d) N.A
3. ¿Qué hace la función Y?
a) Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
Página 69
b) Devuelve FALSO si todos sus argumentos son verdaderos.
c) Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO.
d) N.A
4. ¿Cuál es la función que devuelve la hora exacta en el que utilizamos esta
acción?
a) Función hoy
b) Función ahora
c) Función hora
d) N.A
5. Dada la siguiente fórmula: =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de
edad"); conociendo que el valor de la celda A1 es 20. ¿Cuál es el
resultado de aplicar la fórmula?
a) Menor de edad
b) Igual
c) Mayor de edad
d) N.A
6. RESUMEN
Como ya hemos expresado, Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil
para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios
(funciones financieras).
En esta Unidad hemos visto las funciones lógicas como por ejemplo la
condicional SI que devuelve un valor si la condición especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO; las funciones Y, O.
Hemos conocido otras funciones como BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, que
sirven para buscar datos en listados de información, función FECHA que permite
el control automático de fechas como el hoy, ahora, día, año, entre otros y
finalmente, las funciones financieras que sirven para realizar cálculos a nivel de
finanzas como: amortizaciones, préstamos o depreciaciones, entre otros.
Página 70
1. Análisis Y si
Proceso de cambio de valores en celdas para ver cómo afectan dichos
cambios al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, la
variación del tipo de interés que se utiliza en una tabla de amortización para
determinar la cuantía de los pagos.
2. Barra de fórmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para
especificar o modificar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra el
valor o fórmula constante almacenada en la celda activa.
3. Fórmula
Secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores
de una celda que juntos producen un nuevo valor. Una fórmula siempre
comienza por un signo igual (=).
4. Función (Office Excel)
Fórmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una
operación y devuelve un valor o valores. Usa funciones para simplificar y
acortar fórmulas de una hoja de cálculo, especialmente aquéllas que realizan
cálculos largos o complejos.
BÁSICA
Curtis Frye , “Microsoft Office EXCEL 2007 Paso a Paso”,McGraw-Hill. Año 2007
COMPLEMENTARIA
Joaquín Valdés, EXCEL 2007, Manual imprescindible Informática y Comunicaciones.
Año 2007.
Oceda Samaniego, Cesar, “Macros en Excel”, Editorial Macro. Año 2007
III. GLOSARIO
IV. FUENTES DE INFORMACION
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UNIDAD DE APRENDIZAJE 1:
1. b)
2. a)
3. c)
4. b)
5. d)
UNIDAD DE APRENDIZAJE 2:
1. a)
2. d)
3. b)
4. d)
5. c)
UNIDAD DE APRENDIZAJE 3:
1. b)
2. d)
3. c)
4. d)
5. a)
UNIDAD DE APRENDIZAJE 4:
1. c)
2. c)
3. a)
4. b)
5. c)
V. SOLUCIONARIO
