MANUAL DE DISEÑO Y CONDUCCIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS

Manual “Diseño y conducción de

eventos académicos”

Ana Lucrecia Salazar

Índice de contenido

Unidad 1. Importancia del trabajo y función de los grupos 2

Unidad 2. Las técnicas de la enseñanza dinámica a cargo de

Especialistas

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Unidad 3. Las técnicas de enseñanza dinámica en las que

interviene el grupo

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Unidad 4. Planificación, coordinación y conducción de eventos

académicos

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Unidad 5. Selección del lugar y evaluación de eventos 80

Bibliografía 109

Manual de diseño y conducción de eventos académicos Ana Lucrecia Salazar

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Manual “Diseño y conducción de

eventos académicos”

Ana Lucrecia Salazar Rodríguez

Manual elaborado para la asignatura “Diseño y conducción de Seminarios y Convenciones”. Universidad de Montemorelos. Montemorelos, N. L., México. Julio de 2011. Segunda Edición.


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Al finalizar esta unidad podrá Explicar diferentes conceptos de grupo definidos por varios autores. Entender el contexto histórico del desarrollo de los grupos. Identificar algunas circunstancias que dan como resultado el naci-

miento de los grupos. Enlistar los diferentes tipos de grupos. Diferenciar la formación de un grupo de una congregación acciden-

tal. Describir las etapas del proceso de desarrollo de los grupos. Señalar la diferencia entre un grupo formal y un informal. Identificar los factores que afectan la integración de los grupos. Señalar la diferencia entre las funciones psicológicas y las funciona-

les organizacionales de los grupos. Relacionar la importancia de la dinámica de grupos con la organiza-

ción de eventos. Comparar el desarrollo y la función de los grupos con las normas de

organización grupal propuestas en las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de White.

Unidad

1 Importancia del

trabajo y función

de los grupos


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Concepto de grupo El concepto de grupo ha sido definido por diferentes autores de la si-

guiente manera: Betancourt (1990) señala que el grupo está formado por dos o más

personas que comparten normas con respecto a ciertas cosas y cuyos roles sociales están estrechamente intervinculados, como una pluralidad de individuos que se hallan en contacto los unos con los otros.

Andueza (1992) define el grupo como la reunión de individuos en la que interactúan fuerzas y energías. Pluralidad de seres o cosas que for-man un conjunto material o mentalmente considerado.

Wilson y Hanna (1993) puntualizan que un grupo es la colección de tres o más individuos que interactúan acerca de un problema común o meta y se crean influencias de unos a otros.

Robbins (1999) define al grupo como dos o más individuos que in-teractúan y son interdependientes y que se han reunido para lograr ob-jetivos particulares.

Robbins (2004) define grupo como el conjunto de dos o más indivi-duos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.

Ballenato Prito (2005) lo define como una pluralidad de individuos que se relacionan entre sí, con un cierto grado de interdependencia, que dirigen su esfuerzo para conseguir un objetivo común, convencidos de que juntos pueden alcanzar este objetivo mejor que de manera indivi-dual.

Para Gámez Gastélum (2007) un grupo son dos o más personas que interactúan, son independientes y se han unido para alcanzar objetivos particulares. Agrega que Shaw, experto en dinámica de grupo, sostiene que todos los grupos tienen unas cosas en común: sus miembros inter-actúan. Antecedentes del trabajo en grupos

La información sobre la existencia de los grupos y la importancia del trabajo grupal se remonta a un pasado lejano, desde el inicio de la for-mación del mundo, cuando Dios estableció el primer grupo humano en la tierra, con la creación de Adán y a Eva. En las Sagradas Escrituras, tanto en el Antiguo como en el Nuevo Testamento, se pueden encontrar innumerables casos de grupos humanos constituidos en familias, tribus, pueblos, reinados, ejércitos y al grupo que Jesús formó con sus doce apóstoles.

A lo largo del desarrollo de la humanidad, los seres humanos han ocupado mucho tiempo en realizar diferentes actividades y de hacer


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muchas cosas, organizados en grupos. El trabajo del mundo lo han reali-zado personas que trabajan juntas interdependientemente, dentro de asociaciones durables que se han mantenido a través del tiempo.

Las personas pueden encontrar diversión cuando se reúnen en gru-pos, pero por otro lado, la historia de la humanidad enseña que los seres humanos han matado a sus semejantes, organizados también en grupos, por medio de ejércitos, pandillas y carteles, entre otros. Fue hasta los inicios del año 1900 cuando se empezaron a realizar investigaciones cuidadosas sobre la naturaleza de los grupos. Después de la Segunda Guerra Mundial se empezó a investigar su funcionamiento y fue a prin-cipios de la década del 50 cuando se empezaron a publicar artículos e investigaciones sobre la dinámica de los grupos.

La formación de la sociedad democrática ha derivado su fuerza del funcionamiento efectivo de los grupos. Los recursos valiosos de la de-mocracia son los grupos de personas como la familia, las oficinas, las instituciones públicas y privadas, las escuelas, los comités, las empresas e industrias, las iglesias y las diferentes comunidades.

El ser humano es gregario por naturaleza. La educación y la sociali-zación de los niños han ocurrido en grupos a través de la familia, la igle-sia, el barrio y los amigos y cuando crecen, su principal grupo lo constituye la escuela y el trabajo. Las personas forman grupos por di-versos motivos, tales como la satisfacción de necesidades, la cercanía, la atracción, las metas y la economía (Gámez Gastélum, 2007).

¿Por qué se forman los grupos?

Debido a la existencia de diversidad de grupos posi-blemente no existe una res-puesta concreta para esta inte-rrogante. Se pueden identi-ficar tres tipos distintos de

circunstancias que dan como resultado el nacimiento de los grupos:


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a) Una o varias personas pueden crear deliberadamente un grupo, con el propósito de alcanzar algún objetivo.

b) Un grupo puede formarse espontáneamente debido a que las per-sonas empiezan a participar en él.

c) Un conjunto de individuos puede volverse grupo, cuando otras personas lo trata de un modo homogéneo.

Una condición fundamental para crear un grupo deliberadamente es que una o varias personas juzguen que la reunión de ciertos individuos puede alcanzar algún propósito, que no es posible lograr de otra mane-ra. Los propósitos que los fundadores de grupos suelen tener son diver-sos, pero es posible clasificarlos en ciertos tipos de grupos:

a) Grupos de trabajo. b) Grupos para resolver problemas. c) Grupos de acción social. d) Grupos mediadores. e) Grupos legislativos. f) Grupos de clientes.

Cuando un grupo se forma espontáneamente es porque las personas

esperan obtener satisfacciones al asociarse a ellos y no porque hayan sido establecidos deliberadamente para alcanzar un objetivo. Los grupos como camarillas de amigos, reuniones informales dentro de una organi-zación formal, clubes sociales y pandillas juveniles, muy a menudo tie-nen este origen.

La condición indispensable en la formación espontánea de un grupo dado es que las personas implicadas tengan el suficiente contacto entre sí para llegar a conocerse. Los grupos que se forman espontáneamente tienden a componerse de personas que viven cerca, trabajan en la mis-ma proximidad geográfica, viven en la misma calle o se reúnen por otro tipo de actividades cotidianas.

En algunos grupos el origen de su formación es debido a que ciertas personas son tratadas por otras de modo homogéneo y no por el deseo de lograr un objetivo común, o por las necesidades de quienes se hacen miembros del grupo, ya que a las personas puede dividírseles en catego-rías dependiendo del color de su piel, el color del cabello o de los ojos y por su edad, género, talla, peso, habilidades, lugar de nacimiento, idio-ma, aficiones, ocupación, educación y religión, entre muchos otros atri-butos.

Un grupo puede ser definido en términos de su tamaño, puntos de vista de sus miembros, cómo piensan, las necesidades y motivaciones, los objetivos, la estructura el grupo y la interdependencia de los miem-bros.


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Los integrantes de un grupo se sienten unidos unos con otros y liga-dos por lazos emocionales cálidos, íntimos y personales. Además, po-seen una solidaridad inconsciente, basada más en los sentimientos que en la razón (Andueza, 1992).

Para que pueda considerarse un grupo debe existir entre los miem-bros interacción y conciencia de relación. Debe existir una verdadera relación personal y comunitaria. Cada miembro debe percibir al otro como una persona individual y debe existir una conciencia colectiva de la relación común, al tomar en cuenta la existencia de los demás. Los miembros de un grupo deben pensar y trabajar como unidad, regidos siempre por un propósito definido.

Los grupos son el medio ideal para la comunicación. El mensaje que transmiten es más eficaz y positivo que el individualista. Cuando existe mayor comunicación se trabaja con más madurez y efectividad.

La comunicación en el grupo debe ser de uno para todos, en forma directa y sincera, tal es el caso de la familia, equipos de trabajo, equipos deportivos y grupos de amigos, entre otros.

Los miembros de un grupo adquieren la habilidad de saber actuar con eficiencia dentro del grupo y prepararse para la vida de esta mane-ra.

Cuando varias personas se congregan accidentalmente,

no conforman un grupo, ya que los miembros de un grupo

actúan frente a frente,

conscientes de la existencia de todos los demás

miembros del grupo.

Los puntos de vista

aportados por los demás

miembros, hacen que

cada individuo se

enriquezca

A su vez cada individuo

enriquece al grupo con

sus aportes.


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El tamaño del grupo tiene un efecto significativo sobre los individuos y sobre el funcionamiento del grupo. En la medida en que un grupo de-crece, la fortaleza de la relación de los miembros crece. Los grupos grandes o pequeños pueden ser efectivos, pero depende del liderazgo.

Los seres humanos se forman a través de grupos: familia, escuela, iglesia, trabajo, amigos. Al mismo tiempo, esa convivencia en grupos motiva al individuo a participar, y esa participación debe hacerse con madurez de manera activa y no pasiva.

Para que las personas puedan aprender y aportar al máximo de su capacidad, es muy importante que estén alegres y satisfechas de partici-par en el grupo. Cada individuo debe aprender a actuar grupalmente, ya que todo grupo es educador por la influencia que ejerce en la persona que moldea. Un grupo puede estimular: sinceridad, apertura, autentici-dad, participación profunda, liberación de rutinas, rechazo al conven-cionalismo y artificiosidad. El estilo de vida de un grupo influye en la personalidad de los miembros y modera sus conductas. La potencia o fuerza que caracteriza a un grupo, así como su dinamismo, puede con-vertirse en una fuerza que modela y educa y que debe usarse y no des-perdiciarse en toda la acción educativa. Puede estimular, educar y elevar, así como desanimar, hundir, deseducar y denigrar a una persona. Debe estimular la comunicación y la participación de todos los miem-bros (Cirigliano y Villaverde, 1966).

El grupo es el ambiente humano donde se ubica a la persona y ese grupo ejerce efectos terapéuticos sobre ella; ayuda a superar problemas personales, vencer inhibiciones, superar tensiones y crear sentimientos de seguridad. Un grupo también desarrolla capacidades de cooperación, intercambio, autonomía, creación y responsabilidad.

Características de los grupos

Gámez Gastélum (2007) indica que los grupos cuando van evolucio-nando comienzan a mostrar ciertas características como estructura, je-rarquías, papeles, normas, liderazgo, cohesión y conflicto. Ya que están integrados por miembros, enfrentan una etapa de iniciación cuando se

La persona que vive en un grupo se siente apoya-

da, amada, vive y convive, aprende a actuar en el

conjunto y se desarrolla el sentimiento del

“nosotros”.


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integran, hasta llegar a una etapa de duelo cuando terminan, pero tam-bién atraviesan una etapa de tormenta, cuando se definen reglas y polí-ticas, así como normas y sanciones. Luego viene la integración, la cual es la etapa en la que el grupo alcanza mayor cohesión. Menciona las si-guientes características de un grupo:

La estructura: se desarrolla con base en factores como la experien-

cia, la agresividad, el poder y el status. Cada miembro del grupo ocupa una posición dentro de él y el patrón de las relaciones entre las posicio-nes constituye la estructura del grupo.

La jerarquía de status: se asigna a una posición particular, como consecuencia de ciertas características que distinguen una posición de otra. La antigüedad en el puesto, la edad o la labor encomendada pueden determinar el status de la persona.

Los roles: cada una de las personas del grupo tienen un papel que desempeñan con comportamientos esperados de acuerdo a su posición.

Las normas: son estándares generalmente aceptados del compor-tamiento del grupo y del individuo que se desarrollan a raíz de la inter-acción de los integrantes con el paso del tiempo. Las normas se forman solamente cuando se relacionan con aquellas cosas que tienen significa-do para el grupo. Pueden estar escritas o comunicarse verbalmente. Los integrantes del grupo aceptan las normas en diversos grados, algunos totalmente, otros sólo parcialmente.

El liderazgo: el líder ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y en el grupo formal ejerce poder legítimamente sancionado. Contribuye a que el grupo logre metas, satisfaga necesidades, personifica los valores, los motivos y las aspiraciones de sus integrantes. Representa los puntos de vista de su grupo cuando interactúa con líderes de otros grupos.

La cohesión: es una fuerza que mantiene unidos a los miembros del grupo. Conforme aumenta la cohesión también se incrementa el nivel de acatamiento de las normas grupales.

El conflicto intergrupal: los grupos pueden tener conflictos con otros grupos por diversas razones y las consecuencias pueden ser posi-tivas o negativas. Son positivos, cuando inducen a la productividad, re-sultado de la competencia, así como al cambio organizacional y negativos cuando se apoderan del grupo y paralizan cualquier actividad.


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Etapas del desarrollo de un grupo

El desarrollo de los grupos se considera un proceso dinámico, ya que

continuamente se encuentran en un proceso de cambio. Aunque no al-cancen una estabilidad total, existe un patrón general que describe la evolución de la mayoría de ellos. Robbins y Coulter (2000) señalaron que los grupos atraviesan por una serie normal de etapas, como forma-ción, tormenta, desarrollo de normas, ejecución y clausura.

Más recientemente Witt (2010) dice que Bruce Tuckman, respetado psicopedagogo fue el primero en describir las cuatro fases del desarrollo de un grupo en 1965. Pero 10 años después de describir estas 4 etapas, revisó su concepto inicial y elaboró una etapa final. Distinguió las fases que atraviesan los grupos antes de alcanzar su máxima efectividad. El proceso puede ser subconsciente pero al comprender las etapas es posi-ble ayudar al grupo a que alcance más rápido su efectividad y con menos problemas. Dichas etapas son:

Etapa 1. Formación. Las personas desean ser aceptadas, evadir problemas, los sentimientos se dejan de lado, se cumple con la rutina y la organización del grupo y cada individuo recopila información sobre los otros miembros.

Etapa 2. Asalto. Se mantiene la cordialidad entre sí, aparecen los temas de trabajo a resolver, la paciencia colapsa, hay confrontaciones pequeñas que se resuelven, algunos pensarán en solucionar los proble-mas y otros en seguir con la comodidad de la etapa 1. Aparecerá el con-flicto y buscarán claridad en la estructura y las políticas para prevenirlo.

En los

grupos las

personas se

enriquecen

en la

medida en

que dan

y aportan.


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Etapa 3. Desarrollo de normas. En esta etapa el grupo se solidifica, se entienden unos con otros, se aprecian, apoyan, modifican puntos de vista, se sienten parte de un grupo efectivo y cohesionado.

Etapa 4. Desempeño. Todas las energías del grupo están dirigidas a la realización de las tareas. Todos se conocen bien para trabajar juntos, confían el uno en el otro, los roles y responsabilidades cambian de acuerdo a las necesidades, la lealtad y la moral están elevadas.

Etapa 5. Levantar. El grupo se prepara para disolverse o separarse. La atención se dirige hacia la correcta terminación de las actividades, se sienten orgullosos de lo alcanzado y complacidos de haber formado par-te del grupo. Estructura de los grupos

Dentro de una organización se pueden encontrar grupos formales e informales (Gámez Gastélum, 2007).

a) Grupos formales

Los grupos formales pueden ser de dos clases, según el tiempo que duren conformados:

Grupos formales permanentes son los creados con el fin de desempeñar una función específica o continua. Los conforma un equipo de altos ejecutivos, como una unidad de trabajo dentro de un departa-mento, organización o comité permanente, entre otros.

Grupos formales temporales como los que conforman las comisio-nes especiales creadas para realizar una misión muy particular o desempeñar una tarea definida. Se deshacen una vez el propósito asig-nado ha sido cumplido.

b) Grupos informales

Creados deliberadamente por los gerentes y tienen la responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para ayudar a la organización a conseguir sus metas.

Son alianzas que no están estructuradas de manera formal ni determinadas por la organización. Son for-

maciones naturales en un entorno laboral y se presen-tan como respuesta a la necesidad de contacto social.


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Principios que ayudan a la integración de los grupos Buen ambiente grupal No intimidación Liderazgo bien distribuido Formulación de objetivos claros y precisos Flexibilidad Consenso Comprensión del proceso y evaluación constante Funciones de los grupos

A continuación se presentan algunas funciones de los grupos:

a) Funciones psicológicas de los grupos Ya que la formación del grupo llena muchas necesidades, los grupos

suplen a sus miembros varias funciones psicológicas como las siguientes (Gámez Gastélum, 2007):

1. Proporcionar un ambiente que llena necesidades de apoyo, ami-gos y amor.

2. Apoyar para un mejor desenvolvimiento o confirmación del sen-tido de identidad y mantenimiento de la autoestima.

3. Compartir motivaciones y metas que indican la dirección hacia la que el grupo se moverá.

4. Poner límites dentro de los cuales se pueden establecer relacio-nes y realizar actividades.

5. Establecer roles mediante una interacción continua. 6. Establecer una interacción precisa y sistemática entre sí. Las per-

sonas se conocen y se identifican.

b) Funciones organizacionales formales de los grupos Se tiene la creencia de que un grupo puede ser más efectivo que una

persona, debido al estímulo que cada miembro del grupo le da al otro. El

Buena interrelación

grupal


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grupo puede ser más útil que la persona cuando el problema tiene mu-chas facetas, ya que cada uno de los integrantes del grupo tiene habili-dades o información diferente que se puede utilizar en el proceso de resolución del problema. Por ejemplo, muchos de los problemas que un director de instituciones educativas tiene que confrontar, los puede re-solver más efectivamente un grupo, porque se consideran aspectos hu-manos, financieros, técnicos o ambientales, difíciles de percibir por una sola persona.

Uno de los criterios más significativos para decidir si se utiliza o no a un grupo para tomar una decisión implica determinar cómo y por qué se va a implementar. Cuando las personas tienen la oportunidad de parti-cipar en la toma de decisiones, existe más probabilidad de que se com-prometan con su implementación, que cuando alguien les impone la decisión. Si lo que se necesita es implementación efectiva, es importante asegurar la participación en la toma de decisiones de los que la van a implementar, así sea sólo pidiéndoles su opinión sobre la decisión que se propone tomar.

Un grupo puede realizar una tarea compleja e interdependiente que a una sola persona le sería muy difícil realizar.

Ejemplo: para realizar un seminario o mesa redonda se requie-

re la participación de varios miembros, con funciones específicas interdependientes.

Un grupo puede generar nuevas ideas o soluciones creativas,

cuando la información inicial es muy dispersa. Puede desempeñar funciones de información o servir de vínculo

entre varias comisiones. Se puede mantener una acción coordi-nada mediante comités, comisiones o equipos de trabajo.

Puede ser un mecanismo de resolución de problemas cuando se requiere el procesamiento de información compleja.

En resumen se puede afirmar que los grupos cumplen diferentes

funciones como las siguientes: Promueven el compañerismo. Comparten información. Resuelven problemas. Proveen una terapia para los participantes. Fijan normas o reglas aceptables. La función básica es alcanzar objetivos. El grupo motiva interacciones significativas.


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A menudo los que se separan de los grupos o no les gusta partici-par en ellos, presentan rasgos no saludables de personalidad.

A medida que más nos conozcamos a nosotros mismos, mejor podremos entender quiénes somos. Si nos entendemos a noso-tros mismos, podremos entender mejor a los demás miembros de un grupo.

Conforme nos abrimos a los demás, los demás se abren con noso-tros.

Cuanto más comprendamos la formación, desarrollo, funciones, conducta y tamaño del grupo, más efectivo será nuestro trabajo.

Los grupos en la organización de eventos Existen algunos factores que pueden afectar la integración de los fi-

nes de una organización con las necesidades personales en los grupos. Estos son a) los factores de afiliación y b) los factores dinámicos. A) Factores de afiliación

Es tarea organizacional que el grupo pueda trabajar eficientemente.

Una distribución inadecuada de las habilidades y destrezas pertinen-

tes puede ser un problema importante de afiliación. Para que cualquier tipo de trabajo sea efectivo se tiene que contar

con los recursos necesarios, ya que si el grupo no realiza la tarea por falta de recursos, desarrolla una sensación psicológica de fracaso.

Por otro lado, para asegurar un buen grupo de trabajo no basta jun-tar a una cantidad de personas. Es importante considerar las caracterís-ticas de los miembros y determinar la posibilidad de que puedan trabajar juntos y suplir sus propias necesidades. B) Factores dinámicos

La realización de la tarea debe

satisfacer psicológicamente a

los miembros del grupo, lo que

depende de su composición.


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Son eventos y procesos que ocurren durante la vida del grupo mismo o que llevan a su conformación. Por ejemplo, los procesos de inducción dan ciertos sentimientos de grupo.

Dinámica de grupos

La dinámica de grupos tuvo su origen en Estados Unidos desde 1939, por la preocupación de mejorar en los resultados obtenidos en el campo político, económico, social y militar del país; la convergencia de ellas, así como la teoría de la Gestalt, contribuyeron a fundamentar la teoría de la dinámica de grupos. El psicólogo norteamericano Kurt Lewin fue el pionero en el estudio de los grupos. Su teoría del campo del com-portamiento fundamentó no solo el estudio del comportamiento indivi-dual, sino también permitió la interpretación de fenómenos grupales y sociales (Wikipedia, 2010).

Andueza (1992) define a la dinámica de grupos como movimiento y energía producidos por una pluralidad de seres que forman un grupo. La dinámica de grupos se considera como un elemento eficaz para cambiar cualitativamente a una persona. Esta dinámica es el resultado de fuerzas grupales como energía, cambios, reacciones, actividades, retrocesos, aciertos, equivocaciones, etc. De la variedad de individuos nace el pro-greso de un grupo. La base de la dinámica grupal es la interacción entre los miembros del grupo. La labor de conjunto y la unión de fuerzas, es de mucha importancia en todos los campos de la actividad humana. Un grupo donde todos pensaran igual no crecería, ya que del enfrentamien-to de las diversas fuerzas surge la dialéctica vigorosa, la dinámica del grupo.

Educando (2008) la define como una disciplina que estudia las fuer-zas que afectan la conducta de los grupos, comenzando por analizar la situación grupal como un todo con forma propia. Del conocimiento y comprensión de ese todo y de su estructura, surge el conocimiento y la comprensión de cada uno de los aspectos particulares de la vida de un grupo y de sus componentes.

Nazzaro y Strazzabosco (2009) explican que dinámica de grupo es un proceso social por medio del cual las personas interactúan y se com-portan. L la personalidad, el poder y el comportamiento. Influyen en el proceso grupal

Wikipedia (2010) la define como una designación sociológica para indicar cualquier número de personas cuyas relaciones mutuas son tan importantes que se hallan en contacto los unos con los otros, y que tie-nen un elemento en común, con actitudes colectivas, continuas y activas.


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Aplicaciones espirituales

Seguidamente, se presentan algunas aplicaciones espirituales

relacionadas con el contenido de la unidad que se refieren al traba-jo en grupos.

Aplicación No. 1

“Un ejemplo del trabajo en grupos lo encontré en el ‘Grupo de los Tres’, que por su visión, liderazgo, creatividad, entusiasmo, sabiduría, amor y mucho más, son de por sí nuestra más grande base para proyec-tar cualquier programa de tipo grupal.

“Me refiero a los más grandes personajes de la historia del universo: Dios Padre, Jesucristo, su amado Hijo, y el Santo Espíritu de Dios. En ellos y por ellos podremos estudiar las multiformas grupales y también los distintos modelos de presentación. Así, pues, mi reflexión espiritual se concentra en gratitud al hecho de ser un participante vivo, activo y real en este maravilloso universo. Con posibilidades sin límites y con un propósito fundamental: ‘...que te conozcan, al Único Dios verdadero y a Jesucristo a quien has enviado’ (San Juan 17:3).

“La conexión que encuentro con el trabajo grupal tiene que ver con la función de la trinidad como grupo, su magnífica estructura que les per-mite interactuar en forma coherente, para organizar el evento más im-portante del Universo: La Redención de la Humanidad y la vindicación de su carácter ante el vasto universo. Además de ser el grupo más ‘anti-guo-eterno’ y ser nuestro modelo básico de grupos” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por el estudiante Israel Rivera Galván). Aplicación No. 2

Texto bíblico: Éxodo 13-2. “En el mundo actual es importante prepararse académicamente, pe-

ro también es necesario organizarse para funcionar con mayor eficacia en el trabajo. El ser humano por naturaleza es un ser social y no puede estar aislado, por tal motivo tiende a buscar la compañía de los demás. Aun así el hombre, como ser social, tiende a resolver asuntos aislada-mente, olvidando que puede apoyarse de los demás. Tal es el caso de Moisés, quien viviendo en un pueblo grande parecía estar solo y preten-día resolver todos los problemas de la gente. ¿Qué tiempo tenía para él? ¿Para su familia? Pero él escuchó la voz de su suegro Jetro quien dijo: ‘¿Qué es esto que haces tú con el pueblo?’ Y Moisés respondió a su sue-gro: ‘¿Por qué? El pueblo viene a mí para consultar a Dios’. Entonces Je-


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tro le dijo: ‘no está bien lo que haces. Desfallecerás del todo, tú y tam-bién este pueblo que está contigo. El trabajo es demasiado pesado para ti; no podrás hacerlo tú solo’.

“Cuánta verdad había en este anciano, pero lo más interesante es que Moisés escuchó a su suegro, escogieron varones de virtud y los puso por jefes sobre todo el pueblo, sobre mil, sobre cientos, sobre cincuenta y sobre diez. ¿Cuántos de nosotros nos encontramos en la misma situa-ción de Moisés? ¿Cuán sabio sería escuchar a otros y participar juntos en las actividades? ¿No creen que trabajar en grupo favorece el proceso del trabajo, ya sea educativo o de cualquier índole?.

“Trabajar en grupo nutre y retroalimenta a los miembros que lo con-forman, quienes adquieren la capacidad para actuar eficientemente den-tro del grupo y se preparan así para la vida. Siguiendo el ejemplo de Moisés, también tú y yo podemos realizar nuestras actividades educati-vas y lograr aligerar nuestro trabajo organizándonos en grupos” (Traba-jo personal presentado como asignación de clase, por la estudiante Estela Ruiz Soberano).

Aplicación No. 3

“En una escuela de una de nuestras asociaciones, los maestros toma-ron una parte destacada en cuanto a reavivar el interés en la venta de Lecciones prácticas del gran Maestro. Grupos de alumnos, después de estudiar el libro con oración, visitaron una ciudad grande cercana a la escuela, en compañía de sus maestros, y en su trabajo adquirieron una experiencia sana y sólida que aprecian más que la plata y el oro. Esta clase de obra es, de hecho, uno de los medios que Dios ha ordenado para dar a nuestros jóvenes una preparación misionera; y los que descuidan el aprovechamiento de tales oportunidades pierden en su vida un capí-tulo de experiencia del más alto valor (Ver Consejos para los maestros).

“¿No podrían los presidentes de nuestra asociación abrir el camino para que los alumnos de nuestros colegios se dediquen a esta clase de trabajo? Una y otra vez se me ha presentado que ‘debieran haber gru-pos organizados y educados cabalmente para que trabajen como enfer-meros, evangelistas, pastores, colportores y estudiantes evangélicos, para que perfeccionen un carácter de acuerdo con la semejanza divina’ (Consejos sobre la salud, p. 543). ‘En nuestras iglesias deben organizarse grupos para el servicio. En la obra del Señor no ha de haber ociosos. Únanse diferentes personas en el trabajo como pescadores de hombres. Traten de recoger a las almas de la corrupción del mundo y conducirlas a la pureza salvadora del amor de Cristo. La formación de pequeños grupos como base de esfuerzo cristiano, es un plan que ha sido presen-tado ante mí por aquél que no puede equivocarse. Si hay un gran núme-


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ro de hermanos en la iglesia, organícense en grupos pequeños, para tra-bajar no solamente por los miembros de la iglesia, sino por los no cre-yentes también’ (El Evangelismo, p. 89).

“En las citas anteriores podemos notar cómo la educadora Elena de White, hace resaltar la importancia de formar grupos pequeños de tra-bajo en las escuelas y en las iglesias, con el propósito de hacer avanzar la obra de Dios y de preparar jóvenes y hermanos para el servicio” (Traba-jo personal presentado como asignación de clase, por el estudiante José Gerardo Ruiz Butrón). Aplicación No. 4

“Como el título lo refiere la dinámica de los grupos es una actividad semejante al caso registrado en Hechos 6:1-5.

“El grupo de los doce apóstoles se puso en acción para atender el problema, del que murmuraban, que las viudas de los griegos eran me-nospreciadas en el ministerio cotidiano. Los doce apóstoles tomaron cartas en el asunto, convocaron a junta y decidieron que ellos (discípu-los) seguirían predicando la palabra de Dios y entonces buscarían siete personas, con características especiales, para que atendieran las necesi-dades de las viudas. Eligieron a Esteban y a otras seis personas para ser-vir como diáconos.

“En un grupo todos participamos y por ningún motivo debemos ais-larnos; si percibimos un problema, a manera personal, hay que llevarlo al grupo para buscar una oportuna solución.

“Conclusión: Un grupo para que sea dinámico tiene que implementar acciones y estrategias que permitan a sus miembros realizar un proyec-to que beneficie a la comunidad a la que le sirve” (Trabajo personal pre-sentado como asignación de clase, por el estudiante Francisco Sánchez Casa). Aplicación No. 5

“Los apóstoles eran miembros de la familia de Jesús y le habían acompañado mientras viajaba a pie por Galilea. Habían compartido con él los trabajos y penurias que les habían tocado. Habían escuchado sus discursos, habían andado y hablado con el Hijo de Dios, y de su instruc-ción diaria habían aprendido a trabajar para la elevación de la humani-dad. ‘Mientras Jesús ministraba a las vastas muchedumbres que se congregaban en derredor de él, sus discípulos le acompañaban, ávidos de hacer cuanto les pidiera y de aliviar su labor’ (El Deseado de todas las gentes, pág. 315).

“La importancia de formar parte de un equipo, consiste no solo en estar unidos, sino en perseguir el mismo ideal; ejemplo claro de este


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caso lo tenemos en el grupo de discípulos, en sus marcadas diferencias y en su interés por seguir a uno que los llevaría a formar parte de una fa-milia” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por la estudiante Ana Silvia Martínez).

La siguiente oración puede ser muy inspiradora cuando se traba-ja en grupos:

Señor Jesús...

Dame en el día de hoy fe para seguir adelante, dame de tu gran misericordia para poder perdonar,

dame paciencia para comprender y esperar en ti.

Dame fortaleza para no caer, dame fuerza para levantarme si caído estoy.

De ese amor que distes, enséñame a dar, dame lo que necesito y no lo que quiero.

Dame sabiduría para decir lo que debo decir.

Dame fuerzas nuevas para sobrellevar las pruebas. Guíame, para que yo sea el mejor ejemplo para los demás.

Haz que yo sea el mejor amigo de mis amigos.

Hazme instrumento útil de tu voluntad. Déjame saber qué es lo que Tú quieres de mi.

Hazme fuerte para recibir los golpes que me da la vida, que pueda compartir tu amor con quienes no lo tienen.

Gracias Señor por el gran sacrificio,

que hiciste por mi en la cruz, sólo para darme vida eterna.

(Anónimo)


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Resumen de la unidad El grupo ha sido definido como conjunto de individuos, que com-

parten normas, interactúan fuerzas y energías, se influencian unos a otros y se reúnen para lograr objetivos particulares.

La existencia e importancia del trabajo de grupos, se remonta a cuando Dios estableció el primer grupo humano en la tierra. A lo largo del desarrollo de la humanidad, el trabajo del mundo lo han realizado seres humanos organizados en grupos.

Una condición indispensable para la creación de un grupo delibe-radamente, es que una o varias personas juzguen que la reunión puede alcanzar algún propósito o meta que no es posible lograr de otra manera. Cuando varias personas se congregan acciden-talmente, no conforman un grupo, ya que los miembros deben es-tar conscientes de la existencia de todos los demás miembros.

El tamaño del grupo tiene efectos significativos sobre los indivi-duos y sobre el funcionamiento del mismo.

Todo grupo es educador por la influencia que ejerce sobre las personas. También desarrolla capacidades de cooperación, inter-cambio, autonomía, creación y responsabilidad. Un grupo puede estimular, educar y elevar, así como desanimar, hundir y denigrar a una persona.

Los grupos se caracterizan por promover una asociación libre, crear conciencia de grupo, participación en los mismos propósi-tos, dependencia recíproca en la satisfacción de necesidades, ac-ciones recíprocas y habilidad para actuar unitariamente.

Las etapas del desarrollo de un grupo van desde la formación, asalto, desarrollo de normas, desempeño

Se considera que existen los grupos formales y los informales. Los grupos cumplen funciones psicológicas y organizacionales. En la organización de técnicas grupales deben considerarse los

factores de afiliación y los dinámicos, ya que pueden afectar la in-tegración de los fines de una organización, con las necesidades personales en los grupos.

La dinámica de grupos es un elemento eficaz para cambiar cuali-tativamente a una persona. La base de la dinámica de grupos es la interacción entre los miembros, y el enfrentamiento de las diver-sas fuerzas hace que surja la dinámica grupal.

Las Sagradas Escrituras y los escritos de Elena de White dan dife-rentes ejemplos de cómo trabajar en grupo, basados en los prin-cipios cristianos que garantizan el éxito en nuestras relaciones humanas y nos orientan a cómo actuar eficientemente dentro de un grupo.


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Estudio de caso No. 1

El sabio y el perro muerto Un hermoso día de verano, un sabio ca-minaba con sus discípulos, cuando de repente vieron los restos de un perro muerto, tirado al lado el camino. “¡Qué feo!”, exclamó el primer discípulo. “¡Qué repugnante!”, protestó el segundo. Al pasar, cada discípulo hizo un gesto de disgusto y agregó su comentario: “Miren como se está pudriendo” “¡Se le pueden ver hasta los huesos!”, agregó otro. “¡Qué horrible huele!”, dijo el último discípu-lo. El sabio se acercó suavemente, miró el ca-dáver del perro con mucha compasión y co-mentó: “Pero... ¿ya se fijaron qué blancos eran sus dientes? parecen perlas preciosas... (Universidad Núr-Instituto Superior de Educación Rural, 1995).

Preguntas para análisis 1. ¿Cuál es la moraleja de este cuento? 2. ¿Qué pasó con los dis-cípulos al mirar el perro? 3. ¿Qué nos enseña este incidente acerca de nuestra participación en un grupo? 4. ¿Qué nos enseña el sabio de este incidente, como líder de un grupo? 5. ¿Cómo podemos rela-cionar este incidente con los valores cristianos?


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Al finalizar esta unidad, usted podrá Enlistar y comentar algunas de las funciones de las técnicas grupales. Identificar los factores a considerar cuando se selecciona una técnica

grupal. Enumerar y definir las técnicas dinámicas a cargo de especialistas. Describir las características propias de diferentes dinámicas a cargo

de especialistas. Señalar la diferencia existente entre un evento y otro y su aplicabili-

dad. Comentar sobre los principios básicos para organización de eventos

propuestos en los escritos de Elena de White.

Unidad

2

Las técnicas de la

enseñanza dinámica

a cargo de

especialistas


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Técnicas de la dinámica de grupo Las técnicas de la dinámica de grupos son medios que conducen al conocimiento y no son fines en sí mismas. Son procedimientos o medios concretos para organizar y desarrollar la actividad de grupos. Las técnicas dan estructuras al grupo y fundamentan su funcionamiento, siendo básicas en su organización. Son consideradas como los instru-mentos o medios para el logro de objetivos y facilitan las estructuras necesarias para la obtención de los mismos. Algunas de las funciones de las técnicas grupales son las siguien-tes:

Educan para la conviven-cia. Favorecen las relacio-nes huma-nas y el trato perso-nal.

Propician el surgimiento de habilida-des.

Enseñan a pensar activamente. Enseñan a escuchar comprensivamente. Desarrollan el sentido de cooperación y fomentan el intercambio. Responden a la expansión de la enseñanza actual, al concepto de-

mocrático de la vida moderna. Expresan un nuevo concepto de educación. Están estructuradas de manera científica y se puede aprovechar

esta cualidad en centros especializados o mediante bibliografía existente.

Deben ser escogidas apropiadamente según las necesidades y ob-jetivos del grupo, dentro de toda la variedad de técnicas formales con que cuenta la dinámica de grupos, cuando van a ser utilizadas.

En el proceso de planeación de cualquier dinámica grupal deben considerarse algunos factores, cuando se selecciona la técnica que se utilizará para el desarrollo de dicha actividad. Se mencionan a conti-nuación los más relevantes:


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Los objetivos que se persiguen al implementar una actividad gru-pal, deben ser definidos con mucha claridad al inicio de la planea-ción.

La madurez y entrenamiento del grupo es determinante para la planeación exitosa de un evento.

El tamaño del grupo contribuye a determinar qué tipo de dinámi-ca grupal será la que se implemente.

El ambiente físico donde se vaya a realizar la actividad debe ser muy bien escogido.

Las características de los miembros que participarán en la diná-mica deberán determinarse al inicio de la planeación.

La capacitación del conductor o coordinador del evento debe ase-gurarse antes de iniciar el proceso de planeación.

Las técnicas grupales pueden combinarse para lograr mejores resul-tados y ajustarse a los intereses del grupo. Estas técnicas se llaman téc-nicas integradas, ya que se complementan unas con otras. Las técnicas de enseñanza dinámica también varían según los objeti-vos, situaciones y medios y pueden dividirse en las siguientes:

a) Técnicas en las que la actividad está a cargo de especialistas y el grupo participa como oyente espectador.

b) Técnicas en las que interviene el grupo Dentro de las técnicas en las que la actividad está a cargo de especia-listas y el grupo participa como oyente espectador se encuentran las siguientes:

1. Congresos 2. Conferencias 3. Convenciones 4. Diálogo o debate público

5. Mesas redondas 6. Panel 7. Simposio

Algunas de las técnicas en las que interviene el grupo, son las si-guientes:

1. Asamblea 2. Comisión 3. Estudio de casos 4. Foro

5. Phillips 66 6. Seminario 7. Talleres


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Las siguientes definiciones y conceptos sobre las técnicas de ense-ñanza fueron tomados en su mayoría de Andueza (1992), sobre dinámi-cas de grupos y complementados con experiencias de otros expertos en esta misma área. Técnicas de enseñanza dinámica a cargo de especialistas

En este tipo de dinámica el grupo participa como oyente espectador. 1. Congreso

Objetivos de los congresos

Analizar problemas que sean de interés para los participantes. Impartir información por parte de personas muy calificadas. Plantear problemas y presentar soluciones a los mismos. Presentar nuevos descubrimientos o investigaciones.

Características de los congresos En los congresos los encargados de proporcionar información son

los conductores, quienes deben ser competentes en la realización de su trabajo.

Los congresos se deben diseñar para informar, resolver proble-mas, exponer ideas fundamentales de nuevas investigaciones, planear y propiciar la toma de decisiones.

Las reuniones que se llevarán a cabo en un congreso deben ser planea-das por una comisión encargada de elaborar el programa y de invitar a los expositores.

Participantes Las personas que participan en un congreso generalmente son dele-gadas por asociaciones o grupos. Tiempo Un congreso puede durar uno o varios días.

Es la reunión de personas especializadas, donde se unen expe-

riencias y opiniones para analizar problemas de interés gene-

ral, político o de carácter científico, con el fin de debatir sobre

cuestiones previamente citadas.


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Lugar Los congresos son eventos que se planean para que puedan parti-cipar grandes cantidades de perso-nas, por ello deben considerarse a) lugares espaciosos como audito-rios, b) salas de actos y ceremonias, c) teatros y d) centros de conven-ciones, entre otros. Desarrollo del congreso Una comisión delegada es la responsable de elaborar el programa

y planear las sesiones plenarias o de trabajo y determinar la fecha de clausura.

Se deben preparar equipos y guías de conducción y orientación. El programa se planea de acuerdo a los intereses y necesidades de

los participantes y no de los organizadores. En la sesión inaugural se repasan los objetivos del congreso, los

métodos y las responsabilidades de los asistentes. El discurso de apertura debe ser presentado por una persona ca-

pacitada ética y profesionalmente. Generalmente en un congreso se realizan tres sesiones plenarias:

1. Sesión inaugural: donde se informa de la finalidad del evento y se sensibiliza a los asistentes sobre los logros que se esperan al-canzar.

2. Sesión media: se presentan los trabajos preliminares a la presen-tación de las conclusiones.

3. Sesión final: se elaboran las conclusiones finales y los documen-

tos del congreso. Durante el desarrollo del congreso se dedican periodos de tiempo para que los participantes consideren el progreso y expongan sus suge-rencias. Las sesiones de trabajo del grupo se dividen por especialidades y los participantes asisten a la sesión que más les interese. El congreso se da por terminado con una sesión de clausura en la que los participan-tes toman decisiones y compromisos para ejecutar en el futuro. Utilizar la técnica grupal conocida como congreso tiene ventajas y desventajas como las siguientes: Ventajas

1. Los congresos se organizan basados en los intereses y necesida-des de los participantes.


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2. Se escuchan opiniones autorizadas sobre temas importantes. 3. Se fomentan las relaciones humanas. 4. Se formulan objetivos, métodos y responsabilidades, los cuales se

exponen en la primera sesión de trabajo.

Desventajas Se realizan bajo excesiva formalidad Existe mucha espectacularidad. Las reuniones se realizan generalmente por tradición, sin intere-

sarse en los objetivos de la actividad propiamente. No habrá éxito en la asistencia y participación a menos que se ela-

bore un programa basado en los intereses, necesidades y proble-mas de los participantes

Recomendaciones Para realizar con éxito un congreso hay que tomar en consideración algunas recomendaciones como las siguientes:

1. Trabajar en grupos pequeños cuando los participantes al congre-so son numerosos.

2. Preparar equipos de conducción para lograr una mayor eficiencia. 3. Como participantes, llegar a trabajar y no a escuchar. 4. El expositor no debe perder de vista que existen otras dinámicas

grupales que apoyan el congreso y que se estarán realizando si-multáneamente.

2. Conferencia

Los objetivos de la conferencia son: Presentar información de una manera formal y directa. Proporcionar información experta con continuidad. Identificar un problema o su campo general. Analizar las posibles soluciones al problema. Estimular al auditorio a analizar. Participantes Las personas que llevan a cabo esta dinámica grupal son: a) un expo-sitor experto, b) un coordinador y c) un auditorio.

Es una dinámica grupal en la cual un expositor especializado

se dirige mediante un discurso o conferencia a un auditorio, permi-

tiendo la comunicación en un solo sentido.


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Tiempo El tiempo generalmente programado es de una hora. Ubicación

El expositor debe colocarse sobre una plataforma para que el audito-rio lo pueda ver. Las conferencias se llevan a cabo en salones cerrados.

Desarrollo de la conferencia La organización de la conferencia recae en el coordinador de la

misma, quien tendrá que asumir las siguientes funciones: Decidir a quién se dirigirá la conferencia, los tópicos y temas que

se van a tratar, así como realizar todos los preparativos. Decidir quién será el expositor y proveerle toda la información

necesaria. Hacer la presentación del expositor el día de la conferencia. Agradecer la participación del expositor y del auditorio. Levantar la sesión.

Por su parte, el expositor deberá cumplir las siguientes funciones: Aceptar el compromiso con responsabilidad. Prepararse adecuadamente para su exposición.


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Informar al coordinador del material y tecnología que utilizará para su presentación.

Dar la conferencia con una mentalidad abierta. Respetar los deseos del coordinador y del auditorio.

Ventajas La principal ventaja de una conferencia es que en poco tiempo se

puede brindar información especializada. Es una técnica grupal muy útil en grupos cuyas normas son claras, tienen identidad y control social. Otra de las ventajas es que permite la presentación de información completa y detallada sin interrupciones Desventajas Se considera como una de las mayores desventajas de las conferen-

cias el hecho de que únicamente permite la comunicación en un solo sentido.

Es un método rápido donde el control puede ser rígido, pues está en manos del expositor.

Requiere de un alto grado de competencia por parte del expositor. No se considera óptima esta técnica como método didáctico, ya que

es difícil medir de una manera objetiva los efectos de un discurso so-bre el grupo.

3. Convenciones Generalmente es una reunión o asamblea anual de agrupaciones con intereses comunes y su conducta depende del acuerdo establecido por los empresarios. Atendiendo al origen de los participantes las convenciones pueden ser: Nacionales: Cuando los participantes que se reúnen viven en el mismo país. Locales o regionales: Los participantes pertenecen a una ciudad, al estado o a una región circundante. Internacionales: Los participantes pertenecen a dos o más países.

Es una reunión de personas empresariales cuyo objetivo básico

consiste en establecer acuerdos con relación a sus propios intere-

ses comunes.


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Atendiendo al objetivo del evento las convenciones pueden ser pa-ra

Intercambiar ideas o experiencias. Generar nuevas ideas. Exponer un sistema o método de trabajo. Divulgar algún proceso o sistema revolucionario. Conocer expertos en alguna materia. Solucionar problemas específicos. Celebrar el aniversario de alguna asociación. Ofrecer un nuevo producto al mercado. Conocer problemáticas de otros países o estados.

Participantes Los participantes a una convención son por lo general representan-tes de grupos o países con intereses afines. Tiempo Una convención puede durar de uno a varios días. Lugar

Las convenciones albergan a grupos numerosos de personas y es por esto que se necesita escoger lugares con grandes auditorios, salones de actos o salas especializadas. Desarrollo de una convención

Las convenciones generalmente se planean con uno o más años de anticipación. Esto se lleva a cabo mediante un equipo de trabajo profe-sional que se dedica tiempo completo a organizar, planear, dirigir, con-trolar y evaluar el evento.


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4. Diálogo o debate público El debate puede improvisarse o ser organizado previamente. Lleva a argumentar en pro o en contra de una tesis.

En el salón de clases el maestro puede iniciar un debate y los alum-nos intervienen bajo su dirección. Al ser organizado, se designan a dos alumnos o dos pequeños grupos para presentarlo.

Un debate también puede surgir durante una discusión cuando no se logra unanimidad. Cada persona o grupo se propone defender sus pun-tos de vista como una especie de confrontación intelectual. Objetivos Desarrollar la perspicacia para tener en cuenta detalles que pue-

den servir de grandes argumentos o contra argumentos. Desarrollar la agilidad mental.

Desarrollar la capaci-dad de argumentar con lógica.

Participantes En la realización de un

diálogo o debate público in-tervienen: a) un moderador, b) un secretario(a), c) los oradores y d) el auditorio. El moderador es el res-ponsable de coordinar el de-bate evitando que se

presenten violencias verbales y motivando un elevado nivel intelectual. El secretario o secretaria se encarga de tomar nota (en un pizarrón o pantalla preferiblemente) de los argumentos en pro y en contra, o los de cada grupo, para que los participantes puedan apreciarlos. Los oradores son los que defienden las posiciones diferentes sobre el tema. El auditorio puede efectuar pedidos a los oradores.

Es la discusión que se realiza

entre dos o más personas expertas

o grupos especializados.


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Existen varias modalidades del debate como las siguientes:

a) Debate simposio b) Debate intercolegiado c) Debate investigación d) Debate para solución de problemas

a) Debate simposio

Realizado por tres o cuatro grupos, por dos miembros por grupo que defienden posiciones o puntos de vista diferentes con respecto a un mismo tema. b) Debate íntercolegiado

Participan cuatro oradores y tres son los opositores.

c) Debate investigación Se presenta un tema por parte de tres grupos de dos oradores ca-da uno.

Los tres primeros oradores explican la situación problemática como ellos la comprenden.

Los tres siguientes oradores exponen y sustentan las soluciones que han hallado.

d) Debate resolución de problemas

Participan dos grupos de dos o tres oradores cada uno. El primer orador de cada grupo, hace una presentación imparcial del tema, dando muchos datos.

El segundo orador expone la solución, conclusiones y sugerencias de su grupo, justificándolas.

El tercer orador o el primero, aprecian las soluciones propuestas concordando o disintiendo de ellas.

La función de los dos terceros oradores o de la presentación he-cha por los primeros es encontrar lo que más se aproxime a la verdad.

Para que un debate pueda concluir exitosamente se recomienda lo siguiente:

Estar bien organizado y orientado por el moderador. Evitar caer en la mucha palabrería y falta de disciplina. Prepararse cuidadosamente para el debate.


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Enfatizar que es un derecho el ver los problemas desde distin-tos puntos de vista y elaborar conceptos diferentes.

Establecer un clima de confianza y tolerancia. 5. Mesa redonda

Durante el desarrollo de una mesa redonda no se permiten discur-sos. Es mediante la conversación que se dan a conocer, en forma alterna, los puntos de vista divergentes de los participantes sobre el tema, evi-tando enfoques parciales y tendenciosos. Los participantes en una mesa redonda no requieren de estudios especializados. Objetivos La técnica grupal de mesa redonda tiene los siguientes objetivos:

o Informar al grupo por medio de la dis-cusión.

o Confrontar puntos de vista divergen-tes.

o Crear una atmósfe-ra informal de co-municación.

o Analizar ventajas y desventajas sobre un tema.

o Determinar afini-dades y desacuer-

dos, incentivando la participación de todos los miembros. Participantes

Participan de cuatro a seis especialistas. Tiempo

Es la discusión de un tema por parte de un grupo de perso-

nas seleccionadas y moderada por un coordinador

ante un auditorio.


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La duración de una mesa redonda es de aproximadamente una hora y cada expositor dispondrá de 10 minutos para presentar su punto de vista. Ubicación

Los expositores y el coordinador se colocan frente al auditorio for-mando un semicírculo. A un lado y otro del coordinador se colocan por grupos los exponentes que defienden un mismo punto de vista. Desarrollo de una mesa redonda

El coordinador del evento tendrá las siguientes funciones: Seleccionar a los expositores y reunirse con ellos antes de la se-

sión, para trazar el plan de trabajo y asignar las diferentes respon-sabilidades.

Presentar ante el público a los expositores, explicando el proce-dimiento y cómo será la participación del auditorio.

Mantener la discusión en el tema central durante el desarrollo del evento.

Formular las preguntas y hacer las aclaraciones necesarias. Resumir las discusiones sin presentar su opinión personal.

Ventajas

Se ofrece riqueza de ideas. Se obtiene máxima interacción entre los participantes. Se crea una atmósfera informal donde se establecen puntos de vis-

ta divergentes. Desventajas Puede ser monopolizada por una persona. Los expositores deben tener amplio conocimiento del tema.

6. Panel

Es el estudio de un tema o problema por parte de varios inte-

grantes que conversan libremente entre sí.

No se hace uso de la palabra formalmente, sólo se

participa con cierta interacción.

La plática surge espontánea y dinámicamente.


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El objetivo del panel es presentar un tema sin formalismos, que se estudia frente a un auditorio y se expone desde diferentes puntos de vista. En un panel participan de 4 a 6 expositores durante una hora co-mo máximo. Ubicación

Los expositores se colocan frente al auditorio formando un semi-círculo y el coordinador estará entre ellos en el centro. Desarrollo del panel

En la realización de un pa-nel el coordinador deberá cumplir las siguientes funcio-nes:

1. Determinar el tema, los expositores y el audito-rio.

2. Presentar a los exposito-res.

3. Ser un catalizador que aclara los puntos discutidos, pregunta y modera el tiempo.

4. Puede permitir la participación del auditorio al finalizar el panel, concentrándose en un foro.

Los expertos o expositores pueden tener sus apuntes a la mano, ex-ponen sus ideas y luego resumen su idea antes de finalizar. 7. Simposio

Es una exposición verbal de un tema desde diferentes enfoques con la finalidad de integrar un panorama lo más completo posible.

El objetivo de esta técnica de grupos es la transmisión de datos espe-cializados sobre un tema en particular, donde se presenta información muy completa sobre el mismo.

Es el conjunto de trabajos o estudios sobre determinada ma-

teria, realizados por distintas personas, donde se reúnen es-

pecialistas diversos para estudiar a fondo algún asunto.


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En un simposio se pre-sentan diferentes puntos de vista a un grupo mediano o demasiado grande, lo que no permite la participación to-tal. Se debe descomponer un problema o tema relativa-mente complejo sobre la ba-se de sus componentes

lógicos, diferentes puntos de vista o intereses especiales, soluciones al-ternativas propuestas y sus consecuencias.

Las charlas deben ser desarrolladas por expertos en la materia con la mayor amplitud posible y deben estar claramente destinadas las partes lógicas del tema en cuestión. La exposición del tema se debe dar en for-ma individual y sucesiva. (Ejemplo: tema del aborto)

El coordinador será el encargado de moderar el tiempo y el tema du-rante el desarrollo del simposio.

Al finalizar el evento debe prepararse una síntesis, así como un tra-bajo de recolección de los materiales presentados sobre el tema, hasta donde sea posible.

Participantes

En un simposio generalmente participan de tres a seis expositores especialistas en la problemática o tema en cuestión.

Cada expositor deberá enfocar el aspecto particular que corresponda al tema de su especialización. Tiempo

Las exposiciones de cada uno de los especialistas tendrán una dura-ción de 15 a 20 minutos. El conjunto de las intervenciones de los confe-rencistas no excederá de una hora. Ubicación

Los expositores estarán colocados en una plataforma o lugar visible desde donde puedan ser observados sin interferencias por parte del au-ditorio. Desarrollo del simposio

Para la realización exitosa de un simposio se requiere de una cuida-dosa preparación por parte del coordinador y de los expositores.

El coordinador se responsabilizará de las siguientes funciones:

Se sugieren los siguientes arreglos de la plataforma

para el simposio


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Reunirse con los expositores del simposio con bastante anticipa-ción a la reunión, para llegar a un acuerdo respecto a la división lógica del tema, a los campos que serán cubiertos por cada miem-bro del simposio y el orden de presentación de acuerdo al tiempo asignado.

Reunirse con los expositores antes del evento para revisar los puntos mencionados arriba.

Durante la realización del simposio se debe presentar el marco general del tema o problemática que se tratará en frente del audi-torio y señalar su importancia. Describir la división lógica del pro-blema en las partes que lo componen y que serán expuestas por cada uno de los integrantes del simposio.

Informar sobre el procedimiento que se seguirá, incluyendo el pa-pel de los expositores y del grupo durante y después del simposio formal.

Hacer una presentación breve de cada uno de los expositores. Presentar con más detalle a cada expositor en la medida en que le

corresponda participar y establecer la idoneidad de los exposito-res para exponer sobre el tema asignado. Llevar al auditorio lógi-camente de un expositor al siguiente.

Dar a cada expositor el tiempo necesario para una breve manifes-tación orientada a aclarar y /o refutar.

Permitir que cada expositor haga una o dos preguntas a los otros expositores.

Establecer un ambiente para que todo el grupo escuche y piense con atención.

Realizar cualquier otra función que dependa del procedimiento que se haya establecido para seguir el simposio formal, incluyen-do el resumen o cualquiera de estas técnicas alternativas para continuar.

Transformar al grupo formal del simposio en un panel para conti-nuar la discusión.

Incluir al auditorio en preguntas directas desde la sala o en una discusión tipo foro.

Es provechoso que los expositores al simposio atiendan las siguien-tes actividades:

a) Atender las reuniones de planeación del simposio. b) Hacer sus presentaciones concisas y bien organizadas para ser

expuestas dentro del tiempo asignado. c) Presentar el material preparado, de manera clara y concisa en el

tiempo asignado.


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Ventajas de los simposios

La dinámica grupal de simposio puede ser útil cuando los objeti-vos grupales, el objetivo específico de la reunión o de la sección de la reunión, pueden ser comunicados con exactitud a los exposito-res.

Cuando se considera necesaria la presentación de distintos puntos de vista representados en un grupo heterogéneo.

Cuando el tamaño del grupo es demasiado grande para permitir la participación total.

Cuando se desean presentar diferentes puntos de vista.

Desventajas Puede existir un mínimo de interacción entre el grupo cuando se

presenta una diferencia de conocimientos entre el auditorio. Es posible que se establezcan barreras en la comunicación debido

a la incomprensión del lenguaje usado por los expositores. Algunas recomendaciones al planificar un simposio serían las si-

guientes: Tener cuidado al seleccionar el coordinador, ya que fundamental-

mente tendrá funciones de moderador y coordinador de los expo-si-tores del simposio.

Evitar prolongar los simposios, estableciendo la duración de las exposiciones al tiempo asignado.

Las presentaciones adecuadas y precisas, son la clave de los bue-nos simposios.

Se debe estimular y mantener el interés del grupo mayor para al-canzar los objetivos planeados.


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A continuación, se mencionan algunas aplicaciones espirituales rela-cionadas con el contenido de la unidad, en cuanto a la realización de congresos y conferencias. Aplicación No. 1 “Elena de White, comenta en Obreros evangélicos (págs. 415-422), sobre la importancia de los congresos y encuentro en esta sección va-liosas recomendaciones que me hacen reflexionar sobre la planeación y organización de eventos. Dios nos muestra que los congresos son uno de los agentes más importantes de nuestra obra. Que son uno de los más eficaces métodos de atraer la atención de la gente y de poder alcanzar a todas las clases con la amorosa invitación del evangelio.

“Si son dirigidos de la mejor manera, nuestros congresos serán ver-da-deramente una luz para el mundo. Nos recomienda que dentro de la planeación, consideremos que deben celebrarse en las grandes ciudades y pueblos donde el mensaje de la verdad no se ha proclamado, y deberán organizarse de tal modo, que el tiempo de duración sea de dos a tres semanas.

“En cuanto al lugar, nos dice que puede ser conveniente celebrarlo varios años sucesivos en un mismo lugar, pero por lo general, sería con-veniente que el lugar de reunión cambie anualmente. Sugiere también que en lugar de tener congresos muy importantes en pocas localidades, se logre un mayor beneficio celebrando reuniones más pequeñas en mu-chos lugares, para extender la obra. Especialmente en campos nuevos, la escasez de recursos dificulta muchas veces el hacer frente a los gastos de un congreso anual. Recomienda ejercer cuidadosa economía y hacer planes poco costosos con el fin de ahorrar.

“En el adiestramiento a los obreros que se imparte en nuestros con-gresos, la sierva del Señor añade que todos los que quieran estudiar la manera de enseñar que tenía Cristo, y educarse para seguir sus métodos, atraerán y cautivarán grandes congregaciones ahora, como Cristo cauti-vaba a las gentes de su tiempo.

“Finalmente, nos dice que debidamente dirigido, el congreso será una escuela en la que pastores, ancianos y diáconos -y aquí agrego que todo seguidor de Cristo- pueden aprender a hacer obra perfecta para el Maestro. Debe ser una escuela en la que los miembros de la iglesia ten-gan oportunidad de aprender más perfectamente el camino del Señor, un lugar donde los creyentes puedan recibir la educación que les ayuda-rá a prestar un servicio a otros. Ojalá que ésta pueda ser una realidad


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palpable para nosotros como obreros y futuros organizadores de even-tos para la gloria de Dios” (Trabajo personal presentado como asigna-ción de clase, por la estudiante Jacqueline Lozano). Aplicación No. 2

“El Señor tiene un mensaje para nuestras ciudades, y este mensaje hemos de proclamarlo en nuestros congresos y en campañas de evan-gelismo público, y también por medio de nuestras publicaciones. En adi-ción a esto, han de establecerse restaurantes higiénicos en las ciudades, y por su medio el mensaje de temperancia ha de proclamarse. ‘Deben hacerse arreglos para realizar reuniones en relación con nuestros res-taurantes. Cuandoquiera que sea posible, búsquese un salón a donde puedan invitarse los clientes para tener conferencias sobre la ciencia de la salud y la temperancia cristiana, donde éstos puedan recibir ins-trucción sobre la preparación de alimentos sanos y sobre otros temas importantes. En estas reuniones debe haber oración, canto y pláticas, no solamente sobre temas de salud y temperancia, sino también sobre otros temas bíblicos apropiados. A medida que se enseñe a la gente có-mo preservar su salud física, se hallarán muchas oportunidades para sembrar las semillas del mensaje del reino’(Consejos sobre el régimen alimenticio, p.327).

“‘Cuando se presentan por primera vez los argumentos de la verdad presente, es difícil fijar los puntos en la mente. Y aun cuando algunos pueden comprender lo suficiente como para decidirse, se necesita con todo, repasar el mismo terreno y dar otro ciclo de conferencias’ (Carta 60, 1886).

“Después de haber realizado en un lugar los primeros esfuerzos en favor de la verdad por medio de una serie de conferencias, una segun-da serie en realidad sería más necesaria que la primera. ‘La verdad re-sulta algo nuevo y asombroso, de manera que la gente necesita que se la vuelva a presentar con el fin de captar los conceptos con claridad y de fijar las ideas en la mente’ (Carta 48, 1886).

“Puede ser aconsejable cambiar la ubicación y reunir nuevas congre-gaciones, pero cuando usted lleve a cabo una segunda serie de confe-rencias, realícela en forma tan perfecta como si la primera serie no se hubiese presentado. Hay que poner en acción todos los talentos de los obreros. Desempéñese cada uno lo mejor que pueda y tenga una parte enérgica en la obra y en el servicio de Dios.

“Algunas de las técnicas de grupo son los congresos y las conferen-cias, Elena de White recomienda que se utilicen estas técnicas para pro-clamar los mensajes de salud y de salvación, además aconseja que se repitan las mismas conferencias en el mismo lugar y con la misma gente


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para que las verdades queden mejor grabadas en sus mentes” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por el estudiante José Gerardo Ruiz Butrón). Aplicación No. 3

“Al revisar y estudiar las técnicas que existen para el expositor y có-mo el grupo participa como espectador y oyente, busqué a un hombre que fue un instrumento elegido por Dios para difundir su palabra y de-fender la verdad. Martín Lutero, no solo fue un reformador, sino un es-pecialista en la técnica de conferencias, diálogo, panel, etc.

“Elena de White menciona que ‘...al comenzar a dar conferencias acerca de la Biblia, el libro de los salmos, los evangelios y las epístolas se abrieron a la comprensión de multitudes y gozosos oyentes. Su elocuen-cia los cautivaba, la claridad y el poder con que presentaba la verdad convencía a sus entendimientos y su profundo fervor tocaba a sus cora-zones’. (La voz, su educación y uso correcto, págs. 422-426).

“Algunas características de Lutero, que hoy en día son ejemplo de vi-da para nosotros:

Sencilla fuerza de sus palabras, mirada serena y elocuente. Determinación al hablar cada palabra y en sus actos. Relación íntima con Dios. Poseía calma, humildad y poder majestuoso. Tenía valor y una gran fe, al enfrentar con fortaleza de Dios a sus

enemigos. Noble sencillez y serena determinación. Exponía con ayudas bien apoyadas en citas bíblicas. Valor, dignidad, y energía. Razonamiento claro, modesto y noble. “Como futuros expositores de cualquier tema, es importante estar de

la mano de Dios. Podemos ser exitosos conferencistas, pero sin tener a Dios en nuestro corazón y vivir de acuerdo a sus estatutos, nada somos” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por la estudian-te Shirley Eslava). Aplicación No. 4

“Conferencia ‘El Sermón del Monte’ Expositor: Jesús de Nazareth. Tema: Bienaventuranzas. Sede: A orillas del mar y una montaña. Horario: Por la mañana.


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Participantes: Muchedumbres de pueblos de Galilea, Judea, Jerusalén, Perea, Decápolis, Idumea (Judea), Tiro y Sidón.

“Objetivo: Alcanzar a las multitudes que estaban en ignorancia y en error, asimismo, deshacer la obra que había sido hecha por una educa-ción falsa, y de dar a sus oyentes un concepto correcto de su reino y de su propio carácter.

“Este evento nos permite contemplar que Jesús era un excelente coordinador e instructor, ya que planear un evento como éste y realizar-lo con una muchedumbre como la que participó, no es nada fácil. Sin embargo, lo que a él realmente le interesaba era cumplir el objetivo de su planeación, que lo conocieran realmente a él y su reino” (Trabajo per-sonal presentado como asignación de clase, por la estudiante Ana Silvia Martínez). Resumen de la unidad

Las técnicas de la dinámica de grupos son procedimientos para organizar y desarrollar actividades de grupo. Son consideradas como instrumentos para el logro de objetivos y facilitan las es-tructuras necesarias para la obtención de los mismos.

Las técnicas grupales educan, favorecen las relaciones humanas, propician el surgimiento de habilidades, enseñan a pensar acti-vamente, desarrollan la cooperación, expanden la enseñanza, fo-mentan el intercambio, expresan un nuevo concepto de educación y deben ser escogidas apropiadamente según las necesidades y objetivos del grupo.

Algunos factores a considerarse al planear una dinámica grupal son los objetivos, la madurez del grupo, el tamaño, el ambiente fí-sico, las características de los miembros y la capacitación del coordinador del evento.

Las técnicas grupales varían según los objetivos, y la actividad puede estar a cargo de un especialista o el grupo puede intervenir en su desarrollo. También pueden combinarse o integrarse.

Las técnicas a cargo de especialistas y el grupo participa como oyente espectador: los congresos, conferencias, convenciones, diá-logo o debate público, mesas redondas, panel y simposio.

Cada una de las técnicas grupales tiene sus propios objetivos. En los escritos de Elena de White hay sabios consejos y comenta-

rios, especialmente de congresos y conferencias, enfatizando que éstos constituyen uno de los agentes más importantes para la terminación de la obra y la promoción de la vida espiritual.


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EL NIÑO Y LOS EXPERTOS

Un camión grande estaba pasando debajo de un puente cuando, debido a su altura, se quedó sin poder moverse, atascado entre la carretera y el puente. Todos los esfuerzos de los especialistas para sacarlo resultaron inútiles, y el tráfico se detuvo por varios kilómetros en ambas direcciones. Un niño trataba de hablar con el capataz, pero siempre le empujaban a un lado. Al fin, exasperado, el capataz le dijo con sar-casmo: “¡Supongo que vas a decirnos cómo hacer este trabajo...”! “Sí” –contestó el niño –. “Sugiero que le sa-quen un poco de aire a las llantas”. (Universidad Núr-Instituto Superior de Educación Rural, 1995).

Preguntas para

análisis

1.¿Cuál es la moraleja de la historia “El niño y los ex-pertos”? 2. ¿Qué podemos decir de los especialistas? 3. ¿Qué actitud debemos adoptar ante las sugeren-cias de los demás? 4. ¿Será que un grupo no necesita del consejo de alguien más? 5. Aunque tengamos mu-cho conocimiento sobre algún asunto, ¿qué valores cristianos debemos culti-var?


43

Al finalizar esta unidad, usted podrá

Enumerar y definir las técnicas dinámicas en las que interviene el grupo.

Describir las características propias de diferentes dinámicas en las que

interviene el grupo.

Señalar la diferencia existente entre un evento y otro y su aplicabilidad.

Explicar las ventajas y desventajas de diferentes eventos grupales.

Identificar y comentar los principios básicos para la organización exitosa

de eventos propuestos en las Sagradas Escrituras y los escritos de Elena

de White.

Unidad

3

Las técnicas de

enseñanza

dinámica en las que

interviene el grupo


44

Técnicas de enseñanza dinámica Las siguientes definiciones y conceptos sobre las técnicas de ense-ñanza dinámica fueron tomados en su mayoría de Andueza (1992), so-bre dinámicas de grupos y complementados con experiencias de otros autores en esta misma área.

Las técnicas de enseñanza dinámica, en las que interviene el grupo, son las siguientes: 1. Asamblea Existen algunas defini-ciones sobre asambleas, como las siguientes: En el campo político, es el órgano deliberada-mente adscrito a la rama legislativa que desarrolla la jurisprudencia del estado en representación. En el campo religioso, es un tribunal peculiar compuesto por dignatarios profesos y capellanes de justicia.

Asamblea administrativa

Las funciones de una asamblea son las siguientes:

Dar dirección a la organización o institución. Aprobar planes de desarrollo. Evaluar el funcionamiento organizacional. Nombrar a los principales funcionarios de una empresa. Diseñar y aprobar la constitución y carta orgánica de un sistema

organizativo.

Órgano supremo de gobierno de una entidad,

empresa u organización, que tiene como propósito central

la dirección de la organización.


45

2. Comisión

El objetivo de una co-misión es discutir so-bre un tema, proyecto o asunto con el fin de

presentar sus conclu-siones o re-comendacio

nes al grupo que lo ha designado. Los par-

ticipantes en una comisión son miembros elegidos de acuerdo a sus ap-titudes sobre determinado tema o asunto. Suelen ser escogidos por el director del grupo o elegidos por el grupo en general. Tiempo La comisión puede tener carácter temporal o permanente, depen-diendo del objetivo con el que fue nombrada. Desarrollo de una comisión

En la primera reunión de la comisión, los miembros designan un coordinador y un secretario.

La comisión se reúne fuera del grupo general, con horarios conve-nientes, y después presentan sus conclusiones al grupo grande o plenaria.

El número de reuniones de la comisión dependerá del plazo asig-nado para presentarse ante el grupo general.

Grupo reducido de personas que discuten un tema o problema

determinado, para presentar

sus conclusiones a un grupo mayor,

al cual representan.


46

El desarrollo de la comisión sigue los mismos principios de trabajo de pequeños grupos. Trabaja y se desarrolla bajo los mismos principios del grupo grande. 3. Estudio de casos

Es la descripción detallada y profunda de una situación real, la cual ha sido escogida para ser presentada de una manera tal,

que dé la posibilidad de efectuar un amplio análisis e intercambio de ideas.

La técnica grupal de estudio de casos tiene los siguientes objetivos:

Enrolar a los estudiantes o participantes en la solución de un pro-blema, que puede ser similar al que ellos estén enfrentando en la vida real.

Adquirir experiencias al considerar problemas personales en for-ma objetiva.

Analizar problemas o situaciones que confrontan los estudiantes. Ayudar a pensar a los estudiantes por sí mismos.

Dentro de las características del estudio de casos, se pueden mencionar

las siguientes: o La técnica se usa en una discusión guiada, conducción de un grupo

o en análisis de situaciones específicas. o Permite a los miembros del grupo desarrollar un razonamiento

flexible, al mostrar que pueden encontrarse diversas soluciones para un mismo problema.

o Los casos pueden tomarse de la vida real, ficción, acontecer histó-rico, programas de radio o anuncios de televisión.

o Permite ejemplificar situaciones que se presentarán en la vida profesional.

o Esta técnica puede usarse en cualquier área de enseñanza: Psico-logía, Sociología, Economía Doméstica, Relaciones Familiares, etc.

o La selección del caso adecuado para un grupo es determinante en el éxito de esta técnica de enseñanza.

o Puede ser utilizada como una introducción a un tema, como discu-sión o cuerpo de la clase o como evaluación de lo aprendido.

o Para elegir un caso, deben considerarse los objetivos, el nivel de experiencia de los participantes y el tiempo con el que se dispone.


47

o El caso debe ser leído por el conductor o copiado en papeles para distribuirlos en el grupo, y se le pueden agregar preguntas para discutir.

o El caso puede ser narrado, escrito, en película, en grabaciones, en diapositivas, en cartas, periódicos, revistas, etc., y se puede com-binar.

o El estudio de caso ayuda al estudiante a desarrollar un pensa-miento crítico y creativo.

o Las preguntas que se planteen en el estudio de caso son determi-nantes en el uso de la técnica.

Participantes

El caso es seleccionado por un conductor, quien debe conocer el caso y dominarlo en todos sus detalles. No debe aportar sus opiniones perso-nales.

El grupo estudia a profundidad el caso dado para luego arribar a conclusiones. Cada uno de los miembros puede presentar una solución diferente con sus conocimientos, experiencias y aportaciones. En los casos no hay una sola solución. Tiempo

La elección del caso se hará de acuerdo al tiempo disponible. Lugar

Se puede discutir el caso en una reunión general o en grupos. Desarrollo del estudio de caso

1. El conductor explica los objetivos y el mecanismo de la técnica, y luego expone el caso en estudio (leído o copiado).

2. El grupo estu-dia el caso, aportando sus puntos de vista e intercam-biando ideas y opiniones.

3. El conductor puede orientar al grupo, indicando puntos importantes, sin seña-lar el problema.


48

4. El conductor irá apuntando las sugerencias y comentarios dados por el grupo para facilitar la síntesis final.

5. Una vez terminada la discusión del caso, el conductor recapitula finalmente, y presenta los problemas y las soluciones propuestas.

6. El grupo se pondrá de acuerdo con respecto a las mejores conclu-siones del caso.

Pasos o etapas que se cumplirán en el estudio y análisis de un caso:

1. Leer cuidadosamente el caso y preparar una síntesis del mismo. 2. Reunir y mencionar los hechos presentados. 3. Evaluar los hechos, es decir, determinar la importancia de los he-

chos y descartar los que no tienen importancia para el caso. Indi-car cuáles son los hechos de más importancia y los de menor importancia.

4. Definir e indicar claramente cuál es el problema. 5. Determinar alternativas de solución para el problema, aplicando

los conocimientos de los miembros participantes. 6. Escoger la alternativa de solución que el grupo considere la más

adecuada, y justificarla. 7. Preparar, de ser posible, un pequeño plan de acción para ejecutar

la solución escogida. 4. Foro

Los objetivos de un foro son los siguientes:

Permitir la expresión libre y respetuosa de opiniones e ideas en un ambiente informal con limitaciones mínimas.

Tomar en cuenta diferentes aspectos de un tema. Motivar la participación de los presentes. Integrar al grupo.

Los foros se pueden presentar en las si-guientes formas: Directa: los participantes discuten sobre un tema estudiado con anterioridad.

El foro es una discusión abierta y libre sobre un tema de inte-

rés general.


49

Complementaria: usado como última fase de otra actividad, ya sea con panel, simposio, cine, etc. Participantes

Coordinador o conductor del foro, quien controla la participación espontánea de los participantes. Cualidades del coordinador: buena dicción, habilidad para conducir, gracia y prudencia para expresarse. Secretario o secretaria que observe y anote en orden a quienes so-liciten la palabra. Tiempo

Varía según la participación y el tema. Generalmente, se conceden de uno a tres minutos para quien

desee participar.

Lugar

Ubicado lo más céntrico posible. Escogido de acuerdo al número de participantes esperados. Contar con servicios necesarios para que los asistentes se sientan

confortables. Desarrollo del foro

Durante el desarrollo del foro, el coordinador tendrá las siguientes funciones: Centrarse en dar al asistente toda la posibilidad de participar. Anunciar el tema con anticipación, para que los asistentes se prepa-ren. Se debe exponer el tema objetivamente. Recordar el tema a discutir y las normas a seguir y leer a los partici-pantes la pregunta con la que se dará inicio al evento.

Leer nuevas preguntas para mantener vivo el tema y velar para no salirse de él en las discusiones.

Controlar el tiempo de los participantes.

No opinar sobre el tema de acuerdo con la política de esta dinámi-ca de grupos.

Evitar que la discusión se centre en unos pocos participantes. Preparar una síntesis de las opiniones expuestas, señalando las

similitudes y diferencias de los puntos expresados por los partici-pantes.


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Ventajas Permite la libre expresión de los participantes. En general, al finalizar refleja el pensamiento de la mayoría. Permite trabajar en pequeños grupos, en forma de comisiones si

es preciso. Desventajas Una de las mayores desventajas de los foros se presenta cuando el coordinador no es hábil para manejar el evento, ya que puede propiciar mucho desorden. También se puede avanzar muy lentamente cuando los participantes se centran en un solo tema.

Recomendaciones

Las siguientes recomendaciones pueden ayudar a que el evento se realice exitosamente:

Debe elegirse al coordinador o conductor del evento con extremo cuidado, ya que el éxito depende de su habilidad y preparación para dirigir el foro.

Debe escogerse muy bien el local donde se realizará la dinámica. 5. Phillips 66 Los objetivos más relevantes para esta actividad son los siguientes:

Desarrollar la habilidad de sintetizar y de concentrarse. Contribuir a superar las inhibiciones para hablar en grupo. Estimular la responsabilidad al distribuir la actividad en pequeños

grupos.

Características de la técnica Phillips 66

Con esta dinámica se pretende obtener una variedad de ideas, su-gerencias y recomendaciones en poco tiempo.

Durante 6 minutos cada grupo discutirá brevemente las ideas so-bre un tema o problema, para arribar a conclusiones en poco tiempo.

Es la técnica en la que el grupo grande se divide

en grupos de seis personas para discutir un tema

o problema por seis minutos.


51

Los secretarios informarán al terminarse los 6 minutos sobre sus acuerdos para ser discutidos en el grupo completo.

Esta técnica de dinámica de grupos se utiliza como técnica de eva-luación de cualquier actividad que se observó o se puede utilizar como cuerpo de la clase.

Desarrollo de la técnica

Inicialmente, el maestro o coordinador presenta el tema objeto del estudio. Luego se divide el grupo en 6 grupos pequeños. Se se-lecciona un líder y un secretario. Se realiza la discusión sobre el tema dado durante 6 minutos.

Al terminar, se reúne el grupo completo para escuchar los infor-mes de los 6 grupos y llegar a una conclusión o acuerdo.

6. Seminario La dinámica del seminario se ha hecho muy popular, aunque el término “seminario” ha sido, a menudo, mal utilizado, ya que las reunio-nes proyec-tadas por adelantado y formadas por un gran número de disertaciones, han sido llamadas seminarios. El objetivo principal de un seminario es investigar con intensidad un tema planeado por el grupo del mismo, donde se comparte la investiga-ción realizada con todos los participantes del grupo. Características de los seminarios Un seminario se lleva a cabo con personas que se han reunido para un trabajo concreto y la exposición de un tema, que adquieren el cono-cimiento del exterior en una forma individual y luego la comparten con sus compañeros de trabajo. Durante el seminario se emplea mucho tiempo en las sesiones de trabajo, donde todos colaboran y, al finalizar, sesionan para resumir y evaluar. Las sesiones de trabajo constituyen el fundamento del semina-rio.

Consiste en un estudio sistemático de un tema

planificado por un grupo.

Se reúnen pocos individuos para realizar la investigación

de un tema elegido, con el propósito de lograr el conocimiento

específico y completo sobre un asunto.


52

Hay una duración mínima para que el grupo planee, compendie y evalúe las sesio-nes. Un seminario debe ser formativo e informativo, ya que quien participa además de exponer el tema, debe llegar a conocerlo con mayor profun-didad. Para que un evento pueda considerarse como un seminario, no pueden participar menos de 5 per-sonas o más de 12. Cada participante puede investigar un aspecto del tema o problema en cuestión. El seminario deber estar dirigido por un director, quien coordina la labor, pero que no la resuelve personalmente. El secretario es quien to-ma notas de las conclusiones parciales y finales. Tiempo

Se considera que el tiempo mínimo para llevar a cabo un semina-rio deben ser dos días.

Es importante disponer de suficiente tiempo para las sesiones de organización, planeamiento y evaluación del seminario.

Las sesiones de los seminarios suelen durar dos, tres o cuatro ho-ras, si es preciso, hasta que la exposición queda clara y el diálogo se desenvuelve sin presión del tiempo.

El seminario puede trabajar durante días, meses e incluso años, hasta dar por terminada la labor planeada inicialmente.

Lugar El lugar adecuado para trabajar utilizando la técnica grupal de se-minario debe ser tranquilo para las reuniones, donde cada subgrupo trabaja según su elección. Desarrollo del seminario El director es el responsable de seleccionar los temas de interés en los cuales se va a trabajar. Prepara un temario, ubica fuentes de consulta y dispone de locales y horarios. Los participantes deben tener intereses comunes y un nivel igual de preparación académica. El director del seminario, después de las palabras iniciales, formula una agenda tentativa para ser discutida por el grupo, ya que el desarro-llo de las actividades, temas y tareas se planifica conjuntamente en la


53

primera sesión del seminario. Modificada o no, esa agenda queda como la definitiva del seminario. La organización de un seminario requiere minuciosa preparación y distribución del trabajo. Se deben evitar las disertaciones de personas que no integran el seminario, pero se puede contar con asesores que tengan afinidad para ayudar a otros en la discusión, pero que no hablen demasiado entre sí. Para elaborar el trabajo grupal, los participantes deben recurrir a fuentes originales de información. El grupo es el encargado de redactar las conclusiones. Toda sesión del seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación de las actividades para determinar la eficacia del trabajo realizado. Si hay con-clusiones en varios grupos, se juntan en el informe final y son presenta-das por el coordinador o un representante elegido por el grupo. En la evaluación final se determina si se alcanzaron los objetivos, la eficiencia de los métodos y las técnicas utilizadas. El director o coordi-nador del seminario es el encargado de pronunciar una declaración de clausura. Tiempo La extensión del seminario depende del número y profundidad de temas a tratar, así como del tiempo disponible. Ventajas

La técnica de seminario es útil para buscar información, discutir en colaboración y analizar a fondo datos o información disponi-ble.

El aprendizaje logrado es de calidad superior al encontrado en los libros.

Se aclaran ciertas inquietudes intelectuales. Se estudia profundamente un tema. El grupo logra una buena comunicación y cohesión.

Desventajas

Se necesitan personas con hábitos de trabajo intelectual. Hay necesidad de ser creativos. Hay dificultades para encontrar bibliografía. Pocas personas pueden ser invitadas a participar.


54

7. Taller

Los objetivos de la técnica de ta-

ller son los siguientes:

Informar a los participantes acerca de nuevos conceptos, técnicas o investigaciones.

Ayudar a los participantes a tomar decisiones importan-tes.

Ampliar los conocimientos de cada uno de los asistentes al evento.

Características de los talleres Esta técnica es muy empleada en reuniones, conferencias o conven-ciones de asociaciones y grandes empresas. Se utiliza cuando se desea a) identificar, explorar o resolver un problema, b) promover la participa-ción individual o c) implementar un programa intensivo de educación. El grupo estudia información proporcionada por especialistas.

Grupo de doce o más personas con un interés o problema

común, generalmente profesional o vocacional,

que se reúne durante un tiempo prolongado, con el fin de

mejorar su experiencia y capacidades.

Director o coordinador

Coordina las actividades.

Controla los detalles de los pla-

nes, antes de iniciar la actividad.

Da inicio al evento.

Da la bienvenida al grupo.

Presenta el asunto o tema.

Participantes

Leen el material enviado.

Participan en la formulación de los

objetivos permanentes.

Realizan los estudios necesarios para

prepararse.

Contribuyen eficazmente en las discu-

siones grupales.

Recurren a especialistas, consejeros,

libros y materiales didácticos.


55

Lugar Salón amplio que pueda alojar a todos los participantes. Disponer de mesas grandes y sillas que se puedan mover de lugar. Equipado con pizarras o ayuda tecnológica para anotar las ideas

expuestas. Desarrollo del taller

Un taller puede utilizarse en el salón de clases con el propósito de ayudar a los estudiantes a comprender mejor un concepto. Se planea, organiza e implementa con la guía del maestro. El grupo se divide en subgrupos, y se elige un facilitador y un secre-tario designados por el grupo. Luego, todos los subgrupos discuten in-dependiente-mente el tema o la pregunta planteada con anterioridad. Se les define un tiempo limitado para trabajar y regresan a sesión plenaria, donde el facilitador o secretario reporta al plenario sobre las conclusio-nes de su grupo. Al finalizar, puede evaluarse el taller para conocer si se alcanzaron los objetivos planteados al inicio.

VENTAJAS

Promueve la participación

democrática y colaborativa.

Presenta varias facetas de

un mismo tema.

Permite al grupo determi-

nar los objetivos que deben

cumplirse.

Presenta material o informa-

ción nueva.


56


Seguidamente, se presentan algunas aplicaciones espirituales rela-cionadas con el contenido de esta unidad. Aplicación No. 1

“La inspiración divina nos muestra que en todas nuestras reuniones, sean administrativas así como también de otro tipo, queremos que Jesús esté a nuestro lado como guía y consejero. No habrá tendencia a la li-viandad tanto en la coordinación como en la conducción, donde se reco-nozca la presencia del Salvador. Dice la sierva del Señor que si nuestros ojos pudiesen abrirse, contemplaríamos a los ángeles del cielo en nues-tras asambleas. Si tan solo pudiésemos comprender esto, no dominaría el deseo de aferrarnos a nuestras propias opiniones en puntos sin im-portancia, que muy a menudo atrasan el progreso de la reunión y de la obra. Así todos sentirían que la asamblea se reunió para trazar planes para el progreso de la obra, y que el objeto de la obra no es sino salvar almas. Debemos tener el solemne pensamiento de que todo lo que se hace y dice en las reuniones, se transfiere a los libros del cielo. El conse-jo divino es que nuestra norma debe ser alta y nuestra mente elevada.

“Me parecen tan actuales y propias estas recomendaciones para el logro del éxito en nuestros eventos, y sobre todo, del cuidado que de-bemos tener de ‘esos pocos que piensan, que cuando sus hermanos tiran hacia delante, que es deber suyo tirar hacia atrás. Aquellos que objetan a todo lo que se propone, y además combaten todo plan, que ellos mis-mos no hayan originado’ Me puedo imaginar que no hay mayor dolor de cabeza para un organizador de eventos, que tener en su equipo de traba-jo a personas con estas características. Otro punto muy importante a considerar en esta reflexión es el tiempo, y al respecto Dios nos aconseja que en nuestras reuniones sea importante que no se pierda tiempo pre-cioso en debates de puntos de poca consecuencia. Recordemos que te-nemos la presencia santa de Jesús en nuestras reuniones. En cada sesión se eleva una oración para que sea Cristo quien presida la asamblea y pueda impartir su sabiduría, gracia y justicia” (Testimonios para la igle-sia, t.7, pp. 258, 259) (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por la estudiante Jacqueline Lozano). Aplicación No. 2 “El pueblo de Dios estaba recién ubicándose fuera del área de in-fluencia de los egipcios y, definitivamente, necesitaban algún tipo de consejo. Para este efecto, nuestro maravilloso proveedor tomó la inicia-tiva de convocar a una asamblea (Deut. 9:10), que tuvo como fin expre-


57

sar su voluntad, y de allí se formaron distintas comisiones que tendrían que dar a Moisés cuenta de sus respectivas acciones. “Otra referencia a asamblea está en el Nuevo Testamento (Hechos 19:39), cuando hay que decidir, en relación a los gentiles, si serán parte del pueblo de Dios o se les mantendría alejados de esta maravillosa gra-cia. Es hermoso notar que se convoca a una asamblea y Pedro, guiado por el Espíritu Santo, pone en claro los puntos fundamentales para que todos los asistentes a esta magna asamblea recibieran el mensaje con claridad y se facilitara el ingreso a estos hijos de Dios, al cuerpo de la Iglesia. “No cabe la menor duda que tenemos un Dios de orden que sí sabe usar las diferentes técnicas de grupo y qué bueno que hoy disfrutamos de maestros consagrados para aplicar con sabiduría estos modelos que no son nuevos, pero sí son muy efectivos” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por el estudiante Israel Rivera). Aplicación No. 3 “‘El que guarda su boca, guarda su vida; el que abre mucho sus labios tendrá calamidad’ (Proverbios 13:3). “¿Cuál es el rasgo de personalidad que arruina más amistades? Según el Dr. Alan Loy McGinnis, autor de El factor de la amistad, es la tendencia a controlar a los demás. Este rasgo siempre resulta destructivo para la relación de amistad, porque aparta a la gente de esta relación. Las barre-ras son una evidencia de que estamos tratando de hacer que la gente cambie, que sea como nosotros queremos. Para conseguirlo, ponemos sobrenombres, avergonzamos, criticamos, damos órdenes y aconseja-mos. Cuando nuestros intentos por ganar el control no les agradan, nos disgustamos. “Las barreras manifiestan nuestro esfuerzo por manipular a otras personas para que sean algo diferente de lo que son. En el momento en que comenzamos a tratar de ejercer control, la otra persona recibe el mensaje de que no es aceptada, y se aleja. Dwight L. Moody, uno de los evangelistas cristianos más famosos del siglo pasado, comprendía este principio relacionado con la amistad. Era un hombre tolerante y com-prensivo. Rehusaba criticar a la gente. Uno de sus dichos favoritos era: ‘Ahora mismo tengo tantas dificultades con Dwight L. Moody, que no tengo tiempo para criticar a los demás’. “Abraham Lincoln era otro hombre que sabía que la crítica no gana amigos. Cierta vez que su esposa habló duramente de algunas personas, él le dijo: ‘María, no la critiques, ellas son como nosotros seríamos en circunstancias similares’” (Trabajo personal presentado como asigna-ción de clase, por el estudiante Lucio Noe Plata).


58

La siguiente reflexión puede ser muy inspiradora cuando se trabaja en grupos:

INTEGRIDAD Sentado en su nueva oficina, un abogado recién graduado esperaba a su pri-

mer cliente. Al escuchar que la puerta se abría, rápidamente levantó el teléfono y trató de demostrar que estaba muy ocupado.

El visitante pudo escuchar al joven abogado decir: "Bill, volaré a Nueva York por el tema de los hermanos Mitchell, parece que esto

va a ser algo grande. También necesitamos traer a Carl desde Houston, sobre el caso Cimmerib. Bill, debes perdonarme, alguien acaba de llegar". Y cortó.

Dirigiéndose al hombre que acababa de entrar, el abogado dijo: “Bien, ¿en qué puedo ayudarle?”

Con una gran sonrisa, el hombre contestó: "Estoy aquí solamente para instalar su línea de teléfono".

Mas allá de cuantas personas tengamos la capacidad de engañar, desde nues-

tras bien puestas máscaras o imágenes, siempre habrá alguien que sabrá quiénes somos realmente. Es importante entender que la imagen es lo que las personas

piensan que somos, pero la integridad es quienes somos realmente.

(Anónimo)

Resumen de la unidad Las técnicas grupales varían según los objetivos, y el grupo puede in-

tervenir en su desarrollo. También pueden combinarse para el logro de

mejores resultados y satisfacer los intereses del grupo.

Dentro de las técnicas en las que interviene el grupo, se encuentran la

asamblea, comisión, estudio de casos, foro, Phillips 66, seminario y

taller, entre otras.

Cada una de la técnicas grupales tiene sus propios objetivos, caracte-

rísticas, número de participantes, tiempo, lugar, desarrollo, ventajas y

desventajas.

En los escritos de Elena de White encontramos sabios comentarios en

cuanto a la realización de eventos, donde el grupo interviene en su

desarrollo, como es el caso de las asambleas. Señala que en este tipo

de reuniones, o en cualquier otro, debemos siempre reconocer y bus-

car la presencia del Salvador.


59


Tienes razón...

Había una asamblea que trataba de practicar

la consulta, pero frecuentemente los miem-

bros se contradecían unos a otros y termina-

ban discutiendo, sin llegar a ningún acuerdo.

Ésta fue su condición cuando les visitó el Dr.

Muhájir, un hombre con mucha experiencia

en la consulta, y les pidió que le contaran sus

problemas.

Él escuchó con gran interés a cada miembro

de la asamblea explicar el problema desde su

punto de vista, y después de terminar cada

uno, él contestaba: “Tienes razón”.

Ocho miembros hablaron, cada uno dando un

punto de vista diferente, y a cada uno el Dr.

Muhájir contestó: “Tienes razón”.

El noveno miembro de la asamblea no pudo

aguantar más y protestó: “Dr. Muhájir, ellos

han presentado ocho puntos de vista diferen-

tes y tú has dicho a cada uno que tiene la

razón”. Con una sonrisa, el Dr. Muhájir le

contestó: “Tú también tienes la razón”.

Luego, explicó cómo cada punto de vista

contiene una parte de la verdad. Aunque

parecen contradictorias, hay que aprender a

encontrar la verdad en cada perspectiva y

luego integrarla para tener una visión más

amplia.

(Universidad Núr-Instituto Superior de Educación

Rural, 1995).

Preguntas para análisis

1.¿Cuál es la moraleja de la

anécdota “Tienes razón”?

2.¿Por qué tienen las perso-

nas diferentes puntos de vis-

ta?

3. ¿Es positivo o negativo

tener diferentes puntos de

vista? ¿Por qué?

4. ¿Con qué actitudes es re-

comendable ofrecer opiniones

en un grupo?

5. ¿Qué actitudes son reco-

mendables tomar en conside-

ración, hacia las opiniones de

los demás?


60

Al finalizar esta unidad, usted podrá

Enlistar y comentar los tres principios a tomar en consideración en el

proceso de planeamiento de un evento.

Enumerar y definir los puntos clave en la planificación de un evento.

Escribir las características de los planes para alcanzar con éxito las acti-

vidades programadas.

Explicar las ventajas de una correcta planificación.

Describir las etapas del plan de actividades de un evento.

Describir las diferentes funciones de la coordinación general.

Hacer una lista de las habilidades que requiere el buen coordinador de un

evento.

Identificar las funciones correspondientes al comité organizador.

Explicar las funciones de cada una de las coordinaciones del comité or-

ganizador.

Enlistar los diferentes aspectos del proceso de conducción y seguimiento

de un evento.

Comparar los principios y características de la planificación, coordina-

ción y conducción de eventos académicos con las normas de planifica-

ción propuestas en las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de

White.

Unidad

4

Planificación,

coordinación y

conducción de

eventos

académicos


61

Definición y características de un evento académico

El término EVENTO ACADÉMICO se refiere a las diferentes técnicas

grupales como congresos, seminarios, conferencias, convenciones, asam-

bleas, entre otros.

Cada evento debe contar con su respectivo programa de trabajo.

Las acciones se deben agrupar bajo una serie de subtítulos que permi-

tan identificarlas en el logro de un objetivo específico.

Existen diferentes tipos de programas: recreativos, deportivos, técni-

cos, científicos, sociales, culturales, promocionales y otros específicos o es-

peciales (Fleitman, 1997).

Planificación general de un evento académico

Para realizar cualquier evento con éxito, es necesario planificarlo debi-

damente y, de esa manera, hacer un uso razonable de los recursos disponi-

bles.

La planificación es indispensable para que exista una buena coordinación

entre todas las partes que intervienen en la realización de cualquier evento.

Un plan debe contener acciones concretas.

Es importante que las personas que van a participar en el evento sean las

que elaboren la planificación del mismo. Todas las partes involucradas de-

ben conocer los objetivos, la misión, las políticas y estrategias, los progra-

mas, presupuestos y procedimientos.

En todo proceso de planeamiento existen tres principios que se deben te-

ner en cuenta, de acuerdo con las necesidades de cada caso:

1. Precisión: toda planificación debe ser precisa y detallada, pues des-

encadena en acciones concretas.

2. Flexibilidad: toda planificación debe dejar un margen de flexibilidad

sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.

3. Unidad: se debe diseñar una planificación adecuada para cada acción

y coordinar todas entre sí.

Programas

Planes que establecen objetivos,

secuencia de acciones y

tiempo para realizarlos.


62

La planifica-

ción general de

un evento debe

convertirse en

una estrategia

específica, que

esté constituida

por acciones es-

pecíficas.

Para cada ob-

jetivo propuesto,

se deben definir

claramente las

acciones que se piensen realizar.

La selección de propósitos claros es crucial para alcanzar el éxito en la

realización de cualquier dinámica grupal.

¿Qué debe incluir la planificación general?

La planificación general de cualquier evento, debe definir detalladamente

los siguientes puntos:

- Los objetivos generales.

- Las políticas generales.

- La temática del evento.

- La formación y organización del evento.

- La asignación de responsabilidades y fechas de ejecución.

Es necesario determinar las formas de financiamiento, la contratación del

lugar y los servicios, así como la capacitación para los organizadores.

Para que los planes cumplan con éxito las actividades programadas,

deben reunir las siguientes características:

Ser comprensibles y concretos.

Ser firmes y seguros, pero suficientemente flexibles y adaptables para

poder ajustarse a cualquier cambio impuesto por las circunstancias.

Estar elaborados de tal manera que se puedan comprender fácilmente.

Estar basados y ligados a los recursos disponibles.

¿Cuáles son las ventajas de una correcta planificación?

Todo proceso de planificación implica dedicarle el tiempo suficiente para

poder observar las siguientes ventajas:

Los objetivos se definen con precisión y claridad.

Para la realización de los programas se establecen metas concretas.


63

Se estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos

disponibles.

Se coordinan y unifican los esfuerzos del grupo organizador.

La coordinación general

Para la realización exitosa de un evento, es necesario que esté dirigido

por una coordinación general, bajo la responsabilidad de un coordinador,

quien será el responsable de que se alcancen los objetivos y metas y de ad-

ministrar e implementar el evento. La función principal de un coordinador es

dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con

sus obligaciones.

El coordinador general debe saber el qué, cuándo, cómo, dónde y por qué

de todo lo relacionado con el evento.

La coordinación general tendrá que llevar a cabo las siguientes funciones

(Fleitman, 1997):

1. Planificar,

organizar,

dirigir y con-

trolar la rea-

lización y

desarrollo

del evento.

Para ello de-

berá

Reclutar a

los miem-

bros del co-

mité

organizador.

Establecer objetivos y metas.

Coordinar y supervisar el trabajo del equipo.

Desarrollar un trabajo profesional y de calidad.

Capacitar al equipo para que tenga experiencia y capacidad de en-

tregarse a la exitosa consecución del evento.

2. Coordinar que se cumplan las políticas, los reglamentos, programas

y procedimientos establecidos inicialmente. Debe dar a conocer los

reglamentos y programas a todos los participantes en el evento.

3. Coordinar y supervisar a todos los coordinadores de áreas, responsa-

bilizándose de

Establecer una buena comunicación con los coordinadores de áreas.

Reunirse periódicamente para intercambiar ideas y sugerencias.

Desarrollar un espíritu de colaboración entre todos.


64

Supervisar el programa de trabajo de cada una de las áreas.

4. Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación

del evento. Para ello, deberá

Desarrollar y establecer procedimientos y sistemas para facilitar la

realización del evento, conjuntamente con el coordinador de admi-

nistración.

Contratar personal especializado cuando se trata de eventos de gran

magnitud. Existen agencias especializadas en la organización de

eventos que se pueden contratar, que ya conocen el medio y tienen

experiencia en este campo.

5. Controlar, autorizar y verificar la utilización del presupuesto general

y del manejo de fondos económicos.

Elaborar un presupuesto preliminar, y conjuntamente con el coor-

dinador de finanzas supervisar el manejo y uso de los recursos eco-

nómicos.

Conocer el flujo y movimiento del dinero en caja.

6. Coordinar la tramitación de financiamientos, donativos o patroci-

nios, conjuntamente con el coordinador de finanzas y de relaciones

públicas, así como gestionar el financiamiento para el evento. Ésta es

una de las responsabilidades más difíciles y fundamental es para el

éxito del evento, ya que deben buscarse patrocinadores confiables y

seguros.

7. Seleccionar y definir el lugar del evento, así como las instalaciones y

hoteles, conjuntamente con el coordinador de administración. Deben

visitarse posibles sedes del evento.

8. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difu-

sión, trabajo, inauguración y clausura, conjuntamente con los otros

coordinadores de áreas. La inauguración y clausura de un evento, son

algunas de las actividades más importantes.

9. Aprobar y supervisar el manejo de la imagen y textos que se den a

conocer a los medios de comunicación y al público, trabajando con-

juntamente con el coordinador de comercialización.

10. Definir y seleccionar a los invitados especiales y de honor, así como

a los ponentes magistrales, especialistas y mesas de trabajo, conjun-

tamente con el coordinador de información y relaciones públicas.

11. Definir y autorizar la lista de los medios de comunicación que serán

invitados, así como el contenido de los escritos.

12. Definir la integración de las diferentes mesas principales, incluyendo

en las actividades de inauguración y clausura a las personalidades

más destacadas.

13. Supervisar que todo el personal participante en la organización del

evento esté capacitado.


65

El personal involucrado en la organización del evento, debe cono-

cer con exactitud qué está pasando, y conocer los objetivos, políti-

cas, programas, participantes, etc.

Cada coordinación debe capacitar a su personal.

14. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y par-

ticipantes, trabajando conjuntamente con el coordinador de operación

en el sistema de seguridad y logística.

15. Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de se-

guimiento.

16. Coordinar el cierre del evento.

El comité organizador

El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, ya que

es el que ejecutará acciones y pondrá en movimiento el plan de acción. Es,

además, el organismo encargado de la estructuración de acciones y funcio-

nes, y de asignar jerarquías para alcanzar los objetivos previamente determi-

nados.

El comité organizador es el responsable de la realización y éxito del

evento, y cumple las siguientes funciones (Fleitman, 1997):

Ser capaz de

trabajar en

equipo.

Utilizar las di-

ferentes habili-

dades de sus

integrantes.

Estar consti-

tuido por un

personal capa-

citado y califi-

cado.

Desarrollar

funciones

compartidas, evitando duplicidad y malentendidos.

Generalmente, la calidad de un evento estará determinada por la expe-

riencia y capacidad del grupo.

Un buen coordinador de un evento, requiere de habilidades para


66

Manejar adecuadamente al personal.

Desarrollar mente innovadora y creativa para tomar decisiones.

Ser metódico, disciplinado, detallista, organizador y bien presentado.

Tener sentido del humor.

Conocer de administración de recursos.

Estructura del comité organizador

Dependiendo del tipo de técnica grupal que se vaya a realizar, todo comi-

té organizador deberá estar conformado por varias coordinaciones, que fun-

cionarán bajo la coordinación general del evento (Fleitman, 1997):

A. Coordinación técnica.

B. Coordinación de administración.

C. Coordinación de operación.

D. Coordinación de comercialización y difusión.

E. Coordinación de información y relaciones públicas.

F. Coordinación de finanzas.

G. Coordinación de exposiciones, o cualquier otra si la hubiera.

Funciones del comité organizador

A. Coordinación técnica La coordinación técnica de cualquier dinámica participativa tendrá las

siguientes responsabilidades:

1. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de

trabajo.

2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presenta-

ción de ponencias.

3. Seleccionar, invitar, coordinar, elaborar programas, y atender la in-

tervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo nacio-

nales o internacionales.

4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.

5. Proporcionar información técnica a los participantes.

6. Coordinar la información y los documentos técnicos para su difusión.

7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las po-

nencias por temas y mesas de trabajo.

8. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada

una de las mesas de trabajo.

B. Coordinación de administración

La coordinación de administración tendrá las siguientes funciones:

1. Determinar e implantar los procedimientos y sistemas necesarios.

2. Coordinar la obtención de los permisos y licencias.

3. Elaborar el programa general de actividades.

4. Elaborar el programa de actividades de acompañantes.


67

5. Participar en la selección de la sede.

6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede.

7. Coordinar la selección y contratación del lugar sede del evento.

8. Coordinar la selección y contratación del personal necesario.

9. Coordinar el sistema de hospedaje.

10. Coordinar el sistema de registro.

11. Coordinar la elaboración de directorios.

12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones.

13. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte.

14. Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevarán las

actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas

de trabajo y alimentación.

15. Coordinar el sistema de alimentación y el menú.

16. Coordinar la organización del acto inaugural de bienvenida.

17. Coordinar la realización de la cena de gala.

18. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores.

19. Coordinar la contratación de los servicios de fotografía, video, graba-

ción, grabación y filmación.

20. Contratar el servicio de agencias de viajes.

21. Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos.

22. Coordinar la contratación del servicio de tarjetas de crédito.

C. Coordinación de operación La coordinación de operación de encargará de

1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios, para desa-

rrollar las operaciones con eficiencia.

2. Coordinar la selección y operación de los medios de transporte.

3. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo.

4. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo.

5. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales.

6. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y señales.

7. Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de regis-

tro e información.

8. Coordinar la rotulación y distribución de documentos en general.

9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carácter general a

las coordinaciones del comité organizador y a los participantes.

10. Definir el tipo y la cantidad de escenografía y señalización en los in-

muebles sede de las actividades.

11. Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria de las

diferentes actividades.

12. Distribuir materiales de promoción, organización e información an-

tes, durante y después del evento.


68

13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de

trabajo.

14. Coordinar el montaje del servicio de guardería.

15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico.

16. Coordinar la seguridad del evento en general.

17. Apoyar en la integración, impresión, comercialización y difusión de

la memoria del evento.

18. Coordinar el centro de operaciones.

D. Coordinación de comercialización y difusión Las funciones de esta coordinación, serán las siguientes:

1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promo-

ción, publicidad y difusión para el evento.

2. Coordinar la integración de la fuerza de ventas.

3. Definir la cuota de inscripción al evento.

4. Elaborar el folleto de promoción del evento.

5. Definir los medios de comunicación que se van a utilizar.

6. Organizar y manejar las conferencias de prensa.

7. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, desplegados

de periódico y videos para TV.

8. Programar las entrevistas en radio y televisión.

E. Coordinación de información y relaciones públicas

Las funciones de esta coordinación serán las siguientes:

1. Coordinar la invitación a los diferentes participantes.

2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.

3. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos.

4. Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de cere-

monias.

5. Atender a los ponentes y a los de las mesas de trabajo.

6. Coordinar el servicio de edecanes.

7. Capacitar al personal de información y edecanes.

8. Coordinar la ubicación física de las edecanes durante las diferentes

actividades.

9. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comuni-

cación.

10. Coordinar la intervención de los medios de comunicación y entregar-

les la información sobre el evento.

11. Supervisar los servicios proporcionados en la sala de prensa.

12. Elaborar la memoria del evento.


69

F. Coordinación de finanzas

Las funciones de esta coordinación serán las siguientes:

1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.

2. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas.

3. Elaborar y controlar el flujo de dinero.

4. Elaborar el presupuesto para montar la exposición.

5. Autorizar, programar y realizar el pago a los proveedores.

6. Controlar los recursos financieros.

7. Solicitar apoyos financieros.

8. Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un

evento.

9. Presentar el informe financiero.

Funciones generales de las diferentes coordinaciones

Existen funciones generales que tendrán que realizar las diferentes coor-

dinaciones, como las siguientes (Fleitman,1997):

Alcanzar los objetivos iniciales propuestos.

Coordinar con eficacia y eficiencia todas las actividades correspon-

dientes a su área de trabajo.

Realizar el trabajo de acuerdo con el programa inicial, implementan-

do las técnicas establecidas.

Detectar los cambios que se presenten en el programa, y hacer los

ajustes necesarios.

Organizar toda la documentación oficial y los papeles de trabajo, con

base en un método previamente establecido.

Cumplir a cabalidad con las normas y procedimientos determinados

para el evento.

Utilizar los recursos disponibles con economía, eficiencia y eficacia.

Velar por la seguridad de todos los participantes al evento.

Mantener informado al coordinador general de todos los detalles del

evento.

Plan de actividades para un evento

Cuando se inicia la planificación de un gran evento, en el caso de semi-

narios, convenciones y simposios, entre otros, es recomendable hacerlo con

seis meses de anticipación o más (Trejo, 1997).

La planificación de cualquier tipo de dinámica grupal que se va a utilizar,

deberá iniciarse con suficiente tiempo, pues el éxito de los eventos descansa

mucho en una apropiada planificación iniciada a su debido tiempo.

A continuación, se presentan en 10 etapas las actividades que se deben

llevar a cabo para una planificación de seis meses:


70

Primera etapa (a seis meses del evento)

Inicialmente, hay que determinar lo siguiente:

Fecha en que se realizará el evento.

Objetivos de la actividad.

El presupuesto con el que se contará.

Lugar donde se realizará.

Temas a tratar.

Tareas a realizar.

Notificación del evento.

Programa de promoción o publicidad.

Segunda etapa (a cinco meses del evento)

Asegurar el local u hotel donde se realizará el evento.

Elaborar el programa del evento.

DÍA DEL

EVENTO DÍA ANTERIOR

UN MES

DOS SEMANAS

DOS MESES

TRES MESES

CUATRO MESES

CINCO MESES

A SEIS MESES

DEL EVENTO

DÍA DEL

EVENTO

UNA SEMANA

DÍA ANTERIOR


71

Elaborar una lista de verificación de las tareas a realizar.

Enviar la correspondencia necesaria.

Empezar a elaborar los materiales impresos.

Preparar un plan de transporte para los invitados y expositores.

Determinar las necesidades tecnológicas y de equipo.

Preparar el equipo de traducción, en caso de ser necesario.

Tercera etapa (a cuatro meses del evento)

Definir las presentaciones del evento.

Negociar con los expositores u oradores.

Pedir a los expositores sus presentaciones.

Contratar transporte terrestre.

Contratar intérpretes.

Cuarta etapa (a tres meses del evento)

Revisar la lista de verificación de las actividades del evento.

Planear lo relacionado con la alimentación, revisando el menú.

Tener la confirmación de los expositores y los invitados.

Rectificar necesidades del lugar.

Revisar las presentaciones de los oradores.

Quinta etapa (a dos meses del evento)

Seleccionar el menú.

Finalizar la programación de las actividades.

Seleccionar, finalmente, a los expositores y determinar sus necesida-

des.

Revisar que las salas para conferencias estén siendo preparadas.

Verificar la condición de los materiales impresos.

Revisar el presupuesto con que se cuenta actualmente.

Sexta etapa (a un mes del evento)

Confirmar el uso del local escogido para el evento.

Rectificar que los materiales estén impresos y terminados.

Confirmar todo por escrito.

Revisar los materiales de presentación.

Ordenar rótulos que se colocarán en el local.

Ordenar la decoración del lugar (cortinas, flores, cuadros, estantes).

Negociar con los fotógrafos que se requieren.

Séptima etapa (dos semanas antes del evento)

Rectificar y confirmar habitaciones reservadas.

Confirmar transporte aéreo y terrestre


72

Enviar todos los materiales al local donde se realizará el evento.

Afinar presentaciones.

Confirmar el menú.

Tener listo el programa de trabajo para el evento.

Entregar programa de transporte al equipo responsable.

Hacer arreglos para servicio de mensajería.

Confirmar los arreglos del lugar.

Octava etapa (una semana antes del evento)

Enviar al lugar del evento los materiales para los participantes.

Verificar el horario técnico de proyección.

Disponer la cobertura de prensa.

Preparar los gafetes.

Iniciar pruebas en el local.

Verificar los horarios de la realización de las sesiones o eventos.

Afinar detalles del registro de asistentes.

Contratar servicio de seguridad para el día del evento.

Novena etapa (el día anterior al evento)

Tener listo el local para iniciar el evento.

Revisar que el material para los participantes esté listo.

Abrir área de registro.

Reconfirmar horarios de todas las sesiones o eventos.

Colocar los señalamientos que se requieran en el local.

Rectificar que todas las comisiones cumplan con el programa de tra-

bajo que fue asignado.

Reconfirmar al fotógrafo.

Décima etapa (el día del evento)

Revisar el salón donde se realizará el evento una hora antes.

Ajustar la temperatura si se usan aires acondicionados.

Revisar el buen funcionamiento del equipo de sonido, presentaciones

y música.

Revisar que el material de los participantes esté en el lugar.

Reconfirmar el servicio de banquetes.

Revisar asistencia de expositores y participantes.

Asegurarse que elementos de seguridad estén protegiendo las instala-

ciones.

Verificar que las funciones se realicen de acuerdo al programa.

Recoger materiales y evaluaciones después del evento.

Conducción y seguimiento de un evento


73

Para la conducción y seguimiento de un evento, es necesario elaborar una

lista de seguimiento, donde se incluyan todos las actividades y detalles que

se han planificado, como son las funciones y acciones de todas las coordina-

ciones involucradas en la organización de un evento, y que forman al comité

organizador (Fleitman,1997).

Esta lista de chequeo tiene como objetivo no olvidarse de algún detalle

en la planificación, organización e implementación del evento. Se elabora de

acuerdo a la magnitud del evento que se esté organizando.

Algunas actividades se realizan por separado y éstas dependen de la rea-

lización de otras. La lista debe seguir un orden lógico.

Lista de seguimiento de un evento

.Definición de objetivos, estructura de organización y fechas ڤ

.Definición del tema del evento, convocatoria y reglamentos ڤ

.Fuentes de financiamiento e ingresos ڤ

.Definición de lugar del evento ڤ

.Selección de recursos, materiales y servicios (cotizaciones) ڤ

.Definir los posibles patrocinadores ڤ

.Elaboración del presupuesto ڤ

.Elaboración de programas ڤ

.Definición del número de participantes e invitados ڤ

.Definición de ponentes magistrales, de acuerdo al tipo de evento ڤ

.Planificar el alojamiento ڤ

.Estrategia de difusión en medios de comunicación ڤ

.Publicidad impresa ڤ

.Invitaciones a los medios de comunicación ڤ

.Diseño y elaboración de materiales impresos ڤ

.Determinar el número de personal organizador ڤ

Reclutamiento, selección y capacitación del personal que participará ڤ

en el desarrollo del evento.

.Capacitación del comité organizador y personal de apoyo ڤ

.Determinar el material de trabajo para el desarrollo del evento ڤ

.Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento ڤ

.Determinar los servicios necesarios para el evento ڤ

.Confirmación de la asistencia de los expositores y participantes ڤ

.Recepción de ponencias ڤ

.Organización de las mesas de trabajo ڤ

.Confirmación final de los participantes y ponentes ڤ

.Contratación y distribución del transporte ڤ

Lista de seguimiento durante el evento

.Asignación y traslado a hoteles ڤ

.Distribución de hoteles y habitaciones ڤ

.Tener listo el equipo, muebles y materiales para presentaciones ڤ


74

.Celebración de bienvenida ڤ

.Inauguración ڤ

.Programa general de actividades ڤ

.Recopilación de conclusiones ڤ

.Clausura del evento ڤ

.Despedida, evento social o espiritual ڤ

.Elaboración de la memoria del evento ڤ

.Llevar participantes al aeropuerto ڤ


75


Las siguientes, son algunas aplicaciones espirituales relacionadas con el tema de planificación, coordinación y conducción de un evento académico.

Aplicación No. 1

“En el libro de los Hechos no se mencionan ancianos o diáconos de la iglesia de Antioquia, pero se da una lista de nombres de varones que tenían el Espíritu Santo. En esa lista, están Bernabé y Pablo, junto con Simón llamado Níger. ‘Estos hombres fueron movidos por el Espíritu para planificar un programa misionero mucho más abarcante que el que hasta entonces había intentado la iglesia’ (Comentario Bíblico, t. 6: La expansión de la iglesia). ‘Se necesita talento y habilidad para planifi-car armoniosamente. Esta es una oportunidad preciosa para poner de manifiesto su devoción al Señor de la obra y su capacidad para llevarla a cabo. A cada uno se da su obra, no para que se glorifique él mismo, sino para que tribute gloria a Dios’ (Manuscrito 25, 1895).

“‘Debo instar a los obreros a planificar su labor de tal manera que no se fatiguen a causa del trabajo excesivo’ (Carta 17, 1902). La Biblia está llena de ejemplos de líderes que, movidos por el Espíritu de Dios, lograron hacer grandes cosas a favor de la obra. Su habilidad de planifi-car y organizar era un don dado por Dios, para el cumplimiento de su misión en esta tierra” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por la estudiante Angélica María Trillo).

Aplicación No. 2

“Nehemías demostró ser un hombre de intrépida determinación y un buen organizador. No desestimó el peligro de los esfuerzos de sus enemigos, ni se afligió en forma desmedida por eso. Organizó en 42 grupos a los que estuviesen dispuestos a ayudarle en su trabajo de re-construir el muro de Jerusalén, y los ubicó en otras tantas secciones del muro. ‘En la lista que se halla en el capítulo 3 de su libro, Nehemías nos ha dejado un documento excepcional para el estudio de la topografía del muro de Jerusalén, y también ha proporcionado muchos otros datos im-portantes’ (Comentario Bíblico Adventista, t.3, p.79.)

“Les dije, pues: ‘Vosotros veis el mal en que estamos, que Jerusalén está desierta, y sus puertas consumidas por el fuego; venid, y edifique-mos el muro de Jerusalén, y no estemos más en oprobio. Entonces les declaré cómo la mano de mi Dios había sido buena sobre mí, y asimismo


76

las palabras que el rey me había dicho. Y dijeron: Levantémonos y edifi-quemos. Así esforzaron sus manos para bien’ (Neh 2:17-18).

“Como lo menciona Elena de White, Nehemías fue un gran organiza-dor porque primero inspeccionó para saber cómo estaban las cosas, vio las necesidades y entonces convocó al pueblo en un gran evento, ya que ahí fue donde organizó todo para restaurar Jerusalén, formó grupos de-signando responsabilidades a cada uno. Creo que tenemos que aprender mucho de este gran líder consagrado a Dios, que es una de las caracterís-ticas que como organizadores debiéramos tener” (Trabajo personal pre-sentado como asignación de clase, por el estudiante José Gerardo Ruiz Burton). Aplicación No. 3

“Para esta reflexión espiritual, quisiera tomar la historia de Elías, el profeta, que se presenta ante el rey Acab, por orden de Dios. Para este magno evento, se esperaban varios acontecimientos:

-que lloviera, -que descendiera fuego del cielo, -que se matara a los mentirosos. “Lo que nos presenta el libro de 1 Reyes en el capítulo 18 es que Dios

le ordenó a Elías que se presentara ante el Rey, cosa que representaba casi, su muerte segura, pero no lo envió así nada más, sino que le dijo Dios mismo que llovería. Para coordinar un evento de esta magnitud, se tuvo que hacer una convocatoria muy grande, porque se requería la par-ticipación de los principales sacerdotes del culto a Baal y Elías también debería participar. El auditorio tendría que ser al aire libre, para cumplir con las expectativas de la organización y lo que se iba a llevar a cabo. Las invitaciones fueron entregadas, el alojamiento era una montaña y los participantes eran todo el pueblo (por lo menos, para mirar lo que iba a ocurrir y tomar su decisión).

“Los resultados fueron asombrosos, ya que después de pasar al esce-nario los profetas falsos, no llovió, pero cuando Elías oró al Dios Todo-poderoso, no solo llovió fuego, sino más tarde hubo una tormenta tan grande que casi parecía un diluvio. Organizar magnos eventos es toda una tarea de logística y procedimiento, y creo que debemos lograr una organización digna de hijos de Dios” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por el estudiante Israel Rivera).


77

Resumen de la unidad

Para realizar cualquier evento exitosamente, se debe planificarlo debi-

damente y hacer un uso razonable de los recursos disponibles. La pla-

nificación es indispensable para que exista una buena coordinación

entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento.

Es recomendable que las personas que participan en el evento, sean las

que elaboren la planificación del mismo. Todos deben conocer los ob-

jetivos, misión, políticas y estrategias, programas, presupuestos y pro-

cedimientos.

Existen tres principios en el proceso de planeamiento de un evento:

precisión, flexibilidad y unidad.

Se deben definir claramente las acciones para cada objetivo propuesto.

La planificación general de un evento debe definir claramente los obje-

tivos, políticas generales, temática, formación y organización, finan-

ciamiento, contratación de lugar y servicios, capacitación de las

organizaciones y asignación de fechas y responsabilidades.

Los planes deben ser comprensibles, concretos, firmes, seguros, basa-

dos y ligados a los recursos disponibles.

Las ventajas de una buena planificación se perciben cuando los objeti-

vos se definen con precisión y claridad, se establecen metas concretas,

se estimula la creatividad y se coordinan y unifican los esfuerzos del

grupo organizador.

El plan de actividades para un evento debe elaborarse con seis meses

de anticipación, determinando claramente lo que habrá que hacer en

cada etapa.

La coordinación general es la responsable de la realización exitosa de

un evento. Opera bajo la responsabilidad de un coordinador, quien es

el responsable de que se alcancen las metas y objetivos, así como de

administrar e implementar el evento. La función principal del coordi-

nador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de las dis-

tintas áreas cumplan con sus responsabilidades.

La coordinación general tendrá las funciones de planificar, organizar,

dirigir y controlar la realización y el desarrollo del evento. También

deberá coordinar el cumplimiento de las políticas, supervisar a los

coordinadores de áreas, controlar el presupuesto, seleccionar el lugar,

aprobar los programas del evento, seleccionar a los invitados y ponen-

tes, supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de

seguimiento del evento y, finalmente, coordinar el cierre del evento.

El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, encar-

gado de la estructuración de acciones y funciones y de asignar jerar-

quías para alcanzar los objetivos determinados previamente. Debe ser

capaz de trabajar en equipo, utilizar las habilidades de sus integrantes,


78

estar constituido por personal capacitado y calificado y desarrollar fun-

ciones compartidas, evitando duplicidad y malentendidos.

Un buen coordinador debe manejar adecuadamente al personal, desa-

rrollar mente creativa e innovadora para tomar decisiones, ser metódi-

co, disciplinado, detallista y organizador. Debe, además, tener sentido

del humor, conocer de administración de recursos y tener una buena

presentación.

El comité organizador estará conformado por las siguientes coordina-

ciones:

Coordinación técnica.

Coordinación de administración.

Coordinación de operación.

Coordinación de comercialización y difusión.

Coordinación de información y relaciones públicas.

Coordinación de finanzas.

Coordinación de exposiciones, si las hubiera.

Las diferentes coordinaciones también realizarán funciones conjuntas

para alcanzar los objetivos iniciales propuestos y deberán mantener in-

formado al coordinador general de todos los detalles del evento.

Para la conducción y seguimiento de un evento, es necesario elaborar

una lista de seguimiento donde se incluyan todas las actividades que se

han planificado, así como las funciones y acciones de todas las coordi-

naciones involucradas en la organización de un evento y que confor-

man al comité organizador.

La lista de seguimiento tiene como propósito no olvidarse de algún de-

talle en la planificación, organización e implementación del evento y

debe seguir un orden lógico.

En las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de White, encon-

tramos ejemplos de eventos realizados basados en los principios bíbli-

cos, que nos aconsejan que, sin una planificación y conducción bien

establecida con objetivos y metas, aunque los organizadores sean un

grupo dispuesto a trabajar, el evento no será exitoso. La habilidad de

planificar es un don dado por Dios.


79


¿A DÓNDE VAS?

Mientras Alicia vagaba, perdida en el País

de las Maravillas, se encontró con un gato.

Queriendo orientarse, ella le preguntó:

“¿Qué camino debo tomar?”

El gato le respondió con otra pregunta:

“¿A dónde vas? ¿Cuál es tu rumbo?”

Alicia aclaró: “No tengo rumbo. No voy

hacia ningún destino en particular”.

“Entonces” -le dijo el gato-, “cualquier

camino te sirve igual...”

(Universidad Núr-Instituto Superior de Educación Rural,

1995).

Preguntas para análisis

1.¿Cuál es la moraleja de

este relato?

2. ¿Qué pasó con Alicia?

3. ¿Por qué es tan importan-

te saber a dónde vamos?

4. ¿Cuál es el mensaje de

este relato para el trabajo

grupal?

5. ¿Cuál es el mensaje de

este relato para nuestra vida

personal como cristianos?


80

Al finalizar esta unidad, usted podrá Explicar por qué la selección del lugar es determinante para el éxito

de un evento. Reconocer indicadores que se puedan utilizar para evaluar el resul-

tado de un evento. Enumerar y definir los aspectos a incluir en una memoria del evento. Comparar las normas de selección de un lugar propuestas en las Sa-

gradas Escrituras y en los escritos de Elena de White, con los linea-mientos teóricos y prácticos sobre el tema de la unidad.

Unidad

5

Selección del

lugar y evaluación

de eventos


81

Selección del lugar La necesidad de seleccionar un buen lugar para llevar a cabo un

evento, puede originarse en:

El deseo de alcanzar al mayor público posible. La necesidad de reevaluar las instalaciones existentes que se pu-

dieron considerar obsoletas por una u otra razón. El hecho de que los costos por renta hayan llegado a niveles

prohibitivos.

La selección final del lugar podrá efectuarse después de realizar una planeación detallada y lógica, que incluya

muchas decisiones y concesiones.

Consideraciones relativas a la ubicación

En primer lugar, existen por lo general varios sitios posibles, es de-cir, que el sistema no es fijo; y en segundo lugar, la determinación de los costos de algunos factores de la ubicación es de naturaleza subjetiva.

Por muchos aspectos, el proceso es semejante al que interviene en la construcción o la compra de una casa nueva. Existen criterios objetivos tales como el valor del inmueble, la tierra y demás. Resulta difícil tomar una decisión con base en estas pocas variables, ya que no son las mis-mas en todos los lugares. Lo mismo sucede con los criterios subjetivos. En este sentido, pueden existir preferencias hacia un estilo determinado, aunque la casa de ese estilo puede estar localizada en un barrio que no es precisamente el preferido. Una casa puede estar situada a gran dis-tancia del sitio de trabajo, pero puede también representar una ventaja comparativa debido a unos servicios públicos más económicos.

Las decisiones sobre el sitio de las instalaciones comprenden nume-rosas variables. Además, algunos criterios pueden prevalecer por enci-ma de otros. Por ejemplo, la disponibilidad de transporte, vías de acceso suficientes y estacionamientos.

Seguidamente, aparecen algunas de las variables que intervienen en las decisiones sobre la ubicación de las instalaciones: en cada categoría hay un componente objetivo y otro subjetivo.


82

Objetivos Subjetivos

Costos de los materiales. Costos de los equipos. Costos de la adaptación del

lugar. Costos de desplazamiento. Impuestos. Salarios de personal

ayudante y control.

Disponibilidad de la de-

manda. Métodos opcionales. Asistencia técnica. Actitudes sobre el control

de la contaminación. Actividad de seguridad.

Factores para tomar una decisión

Seguidamente, se mencionan algunos factores que deben ser consi-derados antes de tomar una decisión para la selección del lugar apro-piado donde se realizará el evento, recomendados por varios expertos en la materia como Andueza (1992) y Fleitman (1997) y Trejo (1997). 1. La conveniencia de la ubicación

Aquí es necesario considerar la utilización del sitio en términos de administración, almacenamiento y distribución, para lo cual vienen al caso las siguientes preguntas:

A. ¿Es adecuado el lugar para causar el impacto que se requiere? B. ¿Cuál es el área requerida para la actividad principal, salones au-

xiliares, bodegas y otras instalaciones? C. ¿Se debe adquirir un sitio adecuado solamente para las necesida-

des de las presentaciones, o sería más ventajoso adquirir un sitio con servicios de salones especiales que permitan la exposición, y espacios adicionales como salas, donde los asistentes puedan compartir en los momentos de receso con otros colegas?

D. ¿Qué parte del área total se requerirá para la circulación y el estacionamiento de vehículos?

2. El suministro de servicios

Si las instalaciones cuentan con la infraestructura suficiente para el número de personas que se quieren reunir, entonces este problema prácticamente no existe, ya que los servicios de gas, acueducto, electri-cidad, teléfono, alcantarillado, vías de acceso, etc., se habrán instalado como parte del desarrollo del lugar. Pero si las instalaciones están loca-lizadas en un sitio totalmente despoblado, la organización tendrá que


83

conseguir estos servicios, lo cual representará un costo sustancialmente mayor.

3. El producto y el volumen de asistencia

Este factor, por sí solo, puede pesar mucho en la localización del sitio y en la cantidad de espacio requerido. Por ejemplo, hay seminarios o convenciones, que por el interés del mismo van a requerir instalaciones amplias y espaciosas para atender la demanda, mientras que para otro tipo de eventos se requieren instalaciones más pequeñas.

4. Los equipos y el manejo de los materiales

Estos requisitos están directamente relacionados con el punto ante-rior en términos de tipo, espacio requerido y grado de sofisticación.

5. Panelistas, expositores y mano de obra requerida

Los puntos más importantes de este aspecto se pueden resumir así:

1. ¿Cuáles son las destrezas requeridas?

2. ¿Se requerirá un gran número de personas?

3. ¿ Existe en el área un grupo del tipo requerido para suplir las

necesidades inmediatas?

4. ¿Cuál es el posible nivel de competencia con otros?

5. ¿Cuál es la relación de los costos de personal del distrito con los

costos nacionales?

6. ¿Qué facilidades existen en términos de movilización, adquisición

de material, en caso necesario en la zona?

6. Medios de comunicación

Este aspecto se relaciona básicamente con la solución de los proble-mas de promocionar y divulgar el evento, así como la disponibilidad y los costos de transporte. 7. Facilidades de llegada de los expositores y panelistas

Este aspecto puede ser el complemento del anterior, en el sentido de que puede ser conveniente que el lugar del evento esté situado a poca distancia de un aeropuerto o acceso por vía terrestre desde un aero-


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puerto, por ejemplo, un puerto marítimo, un aeropuerto o una carretera, nuevamente con el objetivo de reducir los costos de transporte y ver la viabilidad de movilización.

8. Ayuda y restricciones del gobierno

La gerencia debe investigar los diferentes tipos de ayuda que otorga el gobierno, para derivar el mayor provecho posible por medio de las subvenciones y exenciones. 9. Fuentes de financiamiento

Muchas empresas patrocinan cierto tipo de eventos, por la naturale-za del mismo, y cuando no se tienen los recursos suficientes se inician con sobregiro bancario. Sin embargo, a medida que la empresa crece, las necesidades financieras cambian, y es importante que el gerente conoz-ca el tipo de financiación que requiere, la cantidad aproximada que ne-cesitará y las fuentes de financiación, junto con los requisitos impuestos por quienes la suministran. El ambiente en el diseño de eventos

En esta parte se tratan, de manera muy particular, todos los detalles relacionados directamente con el sitio y el manejo que debe darse para crear el ambiente.

En gran parte, el ambiente más adecuado para los eventos depende del tipo del mismo. Aun cuando se han dicho que todo lo que se necesita es "un registro, alguien con una pregunta y alguien para ayudar a encon-trar la respuesta", hay muchas cosas que se pueden hacer para conse-guir el mejor ambiente.

Los que se señalan, a continuación, son sólo algunos de los factores que se deben de tomar en consideración cuando se selecciona un sitio de reunión para organizar eventos Facilidades

Cuando se pretende que el evento sea residencial, es necesario pen-sar muy bien en las condiciones de los participantes, así como también en el aprendizaje propiamente dicho. Las instalaciones deben ser con-fortables, funcionales y con espacio suficiente.

Si el evento requiere que los participantes hagan algún trabajo inde-pendientemente por las noches, es importante que cada pieza tenga un escritorio, lámpara de mesa y no haya ruido o bullicio que distraiga.

Casi todos los centros de conferencia, hoteles o centros de capacita-ción construidos con este propósito, ofrecen un buen nivel de instala-ciones; y es esencial, si los participantes quieren colaborar plenamente


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en el evento, que también tengan amplias oportunidades de descansar. Idealmente, un sitio de reunión con instalaciones deportivas o de des-canso sería ventajoso, pero como mínimo, los eventos residenciales de-ben suministrar televisión individual o salón social con televisión, facilidades para tomar refrigerios y acceso al teléfono. Ubicación del lugar

La localización de un lugar de reunión debe pensarse muy cuidado-samente. Debe ser accesible a todos los participantes con el mínimo de dificultad. Aun cuando el evento se pretenda hacer a manera de retiro o utilizar los alrededores naturales para el desarrollo de equipo, es nece-sario siempre tener buenas facilidades de transporte y comunicación.

Cuando el evento es residencial, el grupo debe pensar que hay una razón justificable para eso, y las instalaciones de alojamiento deben ser aceptables para el evento en cuestión. Cafetería

El disponer de una cafetería significa que debe haber una oportuni-dad para que los grupos, especialmente en los eventos residenciales, tengan un lugar de descanso. Cuando el evento es residencial, la cafete-ría es a veces el sitio ideal para revisar los acontecimientos del día y ser-vir de foro para la vida social y el análisis. Estacionamiento

Si el sitio de reunión del evento queda lejos o un gran número de personas se supone que viajan en auto, debe haber facilidades de esta-cionamiento. No sería posible reservar espacio para los miembros del evento, pero tiene que haber espacios adecuados para todos los partici-pantes. Si es necesario hacer arreglos especiales, deben establecerse en instrucciones conjuntas con un mapa que indique el lugar de estableci-miento (y cualquier requisito que sea necesario cumplir: pago y distri-bución, reservaciones anticipadas, etc.). Cielorrasos

La altura del cielorraso, como el tamaño del mismo, con frecuencia puede tener un efecto importante sobre el éxito del evento. Si los techos son demasiado bajos, el salón puede parecer sofocante. Por el contrario, si son demasiado altos, el cuarto puede parecer cavernoso, hacer eco y no tener una buena acústica.

La altura óptima es 10 pies (3m), suficientemente alto para asegurar que cuando suba la temperatura, también lo haga el calor, pero no en forma tal que el sonido se escape.


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Electricidad

Debe verificarse que el sitio de reunión tenga suficientes enchufes para todo lo que se necesite; no solamente que existan, sino que estén en las condiciones y en el sitio que se desea. Si se van a utilizar proyectores y un monitor de televisión, probablemente se requerirá al menos un tomacorriente doble.

Cuando se utilicen instalaciones de computador, es necesario un to-macorriente conectado directamente a la línea principal para no correr el riesgo de que se produzca sobrevoltaje en otros aparatos eléctricos que entran y salen, poniendo en peligro mucha información.

Algunos sitios de reunión necesitan que todas sus instalaciones eléc-tricas sean examinadas por su propio electricista. Podría incluir luces, proyectores y equipos de sonido, y en tal caso tomar las medidas nece-sarias de antemano. Hay que verificar que todos los aparatos eléctricos tengan fusibles adecuados, que haya fusibles de repuesto o que la insta-lación eléctrica pueda soportar el equipo del tipo y de la naturaleza que se esté utilizando.

Equipos

Casi todos los eventos hacen uso de equipos de alguna clase, y es im-portante hacer una lista de antemano de lo necesario para realizar con

éxito el evento, así como tam-bién enviarlo al sitio de reunión. Un cable de extensión es un adi-tamento valioso en cualquier lista de equipos. No hay cosa más exasperante como una dis-tancia que no se pueda conectar entre el enchufe de un aparato eléctrico y un tomacorriente en la pared. Lo mejor es determinar exactamente qué equipo se va a necesitar, y notificar de confor-

midad a las partes interesadas. Definir el equipo necesario no elimina todos los problemas, pero evita que se suministre un reproductor de vídeo U-Matic para pasar una cinta de vídeo VHS, y viceversa.

No hacer suposiciones es una buena táctica cuando se trata de equi-pos. Nunca suponer que equipos tales como fotocopiadora, proyectores o computadoras están disponibles en el lugar. Nunca suponer que los sistemas de computador serán compatibles. Hay que verificar primero.


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Incendio o simulacro La mayor parte de los hoteles, instalaciones de conferencias y salo-

nes de seminarios y convenciones prueban sus alarmas y aparatos de seguridad periódicamente. Se debe preguntar de antemano cuándo se hizo la última prueba.

Innumerables eventos se han visto interrumpidos en un momento crucial por el resonante gemido de una alarma de incendio. Si se espera una prueba, el instructor debe informar de antemano el hecho y evitar ansiedad innecesaria. Cada vez que suena una alarma, la respuesta más segura es siempre evacuar el edificio. El instructor debe actuar con deci-sión y conducir al grupo tranquilo y rápidamente hacia la salida más próxima. Se deben evitar los ascensores y dejar en su sitio las pertenen-cias.

También hay que tomar medidas para notificar al grupo sobre algún simulacro y reforzar la importancia de mantener despejadas las entra-das y salidas. Hay que prestar especial atención cuando al evento asisten personas con capacidades diferentes.

Alimentación

La influencia que pueden tener los alimentos en el éxito del evento, excede el tiempo real gastado en su consumo, es una verdad inquietante que los participantes van a recordar con mayor claridad los alimentos que comieron durante un evento que el nombre del instructor.

Sin embargo, este conocimiento significa que el tiempo invertido en conseguir buena comida es tiempo bien gastado. Hay que asegurarse de que la calidad y la cocción de los alimentos sean de alto ni-vel. Siempre que sea posible, asegurar que haya cierta op-ción de platos y especialmente que haya platos alternos de comida vegetariana para quienes no comen carne.

Es necesario preguntar en las instrucciones anexas si hay algunos requisitos de dietas, para poder dar noticias previas a quienes atienden al personal. Las die-tas especiales no son de incumbencia sólo de vegetarianos. Puede ha-ber dietas médicas, como el consumo de mucha fibra, comida baja en sal. Cada vez que se solicite una dieta especial, hay que hacerlo diplomáti-camente.


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Muchas personas son reservadas respecto a lo que comen, y las pre-guntas al comienzo del evento pueden resultar un poco intimidantes y embarazosas. Cuando hay un control de las comidas escogidas, se puede tratar de limi-tar las comidas pesadas que aletargan a la gente. Iluminación

La iluminación que resulte más apropiada para cada evento, la im-pondrá el tipo de evento que se esté realizando. Cuando hay mucho tra-bajo de cerca, la iluminación debe ser mayor, mientras que las que dependen del estado de relajamiento y desinhibición, se realizan mejor con luz suave. Es difícil realizar un programa acerca del estrés con éxito, cuando el resplandor de la luz ilumina a todo el mundo.

Para casi todo los propósitos, el requerimiento de iluminación míni-ma debe ser de 30 a 50 bujías-pie (una bujía pie es la unidad básica de la medida de iluminación), subiendo hasta 7 o cuando se necesita trabajo detallado.

Para dar la mayor flexibilidad, la iluminación debe ser reducible y di-reccionable. Pantalla

Cuando el evento descansa considerablemente en apoyo visual, hay que tener el cuidado de que no haya obstáculos para que el instructor vea la pantalla. Si está demasiado cerca, los miembros del grupo se in-comodarán y cansarán; si está demasiado lejos, sufrirán cansancio en los ojos y dolores de cabeza.

Las distancias ideales dependen del tamaño de la pantalla que se es-tá utilizando, pero, como medida general, la distancia máxima entre la pantalla y la última fila de asientos no debe exceder de seis veces el an-cho de su pantalla, mientras que la fila del frente no debe estar más cer-ca de dos veces al ancho de la misma.

La mejor área de visibilidad dentro de estos parámetros sería de tres pantallas transversalmente, lo cual asegura que nadie estaría a más de un ancho a la derecha o a la izquierda de la línea del centro. En cuanto a la altura de la pantalla, se debe permitir que el grupo vea por encima de las cabezas de los demás, sin estirar el cuello o teniendo que mirar por los lados de la cabeza del que está al frente. Hay muchos tipos diferentes de pantallas, desde blanco plano, hasta lenticular que pueden ser utili-zadas. Sea cual fuere la pantalla que se escoja, hay que asegurarse de que sea durable, que no se humedezca ni se llene de polvo, y limpiarse de acuerdo con las instrucciones del fabricante.


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Luz solar Todo el mundo aprecia un día soleado, pero la luz del sol propiamen-

te dicha puede tener influencia perturbadora en un evento o seminario. Muy aparte del hecho de que se refleje en tableros y otros equipos, pue-den hacer difícil la concentración en el material, así como también pro-ducir migrañas y dolor en los ojos. Mientras las circunstancias lo permitan, hay que tomar medidas para proteger a los participantes del resplandor, mediante el empleo de persianas, cortinas o postigos. Si uno sabe que el sol de la tarde entra en el salón, hay que advertir a la gente y darles la oportunidad de moverse.

Hay que verificar que la luz del sol no afecte la visibilidad de las dia-positivas y otros medios visuales. A veces, la luz del sol opaca la defini-ción o alumbra la imagen hasta desaparecer en la oscuridad.

Ruido

No tiene mayor sentido presentar el material en una forma viva e in-formativa, si el grupo no puede escuchar lo que se está diciendo.

Los pisos deben estar alfombrados, y tiene que haber suficiente ais-lamiento acústico para evitar los ecos. Cuando sea posible, es mejor veri-ficar antes el salón. Es sorprendente el número de salones de entrenamiento que están situados al lado de cocinas, no tienen en cuen-ta las calles muy transitadas o encima de la maquinaria del montacargas del ascensor.

También es aconsejable preguntar quiénes van a utilizar los cuartos vecinos y para qué los van a utilizar. Hay que evitar el ruido provocado por calefacción, aire acondicionado o proyectores.

Música Hay que tener mucho cuidado con el tipo de música de fondo que se utilice en algunos momentos durante el evento. La música debe ser rela-jante, apropiada al evento que se está llevando a cabo y no deberá po-nerse a un volumen muy alto o muy bajo que no se escuche. Ventanas

Las ventanas no son solamente un método de proporcionar más luz y ventilación a un cuarto, sino también puede ser una distracción impor-tante.

Siempre que sea posible, el salón debe arreglarse de tal manera que los participantes se sienten dando la espalda a las ventanas. Si las venta-nas están detrás del instructor, inevitablemente la atención se desviará hacia lo que está ocurriendo fuera.


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A veces, las puertas de los salones tienen ventanillas de vidrio. Se deben cubrir con papel para evitar que la gente mire y distraiga a los participantes. Se puede dejar un hueco de media pulgada que permita verificar si el salón se está utilizando. Temperatura

La temperatura, como el tiempo atmosférico, es uno de los factores en que no se puede esperar complacer a toda la gente siempre. Sin em-bargo, casi todo el mundo encuentra cómoda la temperatura entre 76° Fahrenheit (20°C-25ºC aprox.).

Cuando se piensa en la temperatura, es importante tener en cuenta la cantidad de equipos eléctricos que se van a utilizar. Mientras más vi-deos y computadores haya, más pronto empezará a subir la temperatura y más elevada quedará.

Otros factores que afectan la temperatura serán el tamaño del salón, el número de personas que asiste y las actividades que se están reali-zando. Si el salón tiene una gran cantidad de ventanas, el efecto podría convertir el cuarto en un refrigerador por la mañana y en un invernade-ro por la tarde. Para evitar esto, hay que verificar si hay cortinas o per-sianas en las ventanas. Mensajes

Se puede evitar una gran cantidad de ansiedad innecesaria o inte-rrupciones, estableciendo un sistema para trasmitir mensajes importan-tes a los participantes. Esto se puede hacer, colocando mensajes en una cartelera fuera del salón del evento o haciendo arreglos para que se lean en voz alta los mensajes durante intervalos específicos.

El mejor momento para transmitir mensajes es inmediatamente an-tes de cualquier descanso. Si se envía un mensaje importante después de un descanso, el participante probablemente va a gastar tiempo medi-tando sobre la razón del mensaje, en lugar de concentrarse en el mate-rial del evento. Para ayudar a que el sistema de mensajes sea adecuado, hay que notificar a los participantes del evento, el nombre y número de la persona que se debe contactar en caso de ser necesario un mensaje, y explicar que solamente mensajes de mucha importancia podrán inte-rrumpir el evento. Atención a personas con capacidades diferentes

Cuando a los eventos van a asistir participantes con necesidades es-peciales, hay que tener en cuenta este factor. Una de las primeras preo-cupaciones debe ser el acceso. ¿Serán necesarias rampas o equipos especiales? ¿Hay ascensor?


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Muchas dificultades, como visión u oído deficientes, se pueden su-perar con un poco de planeación previa. Colocar a los miembros del grupo más cerca al instructor, ayuda mucho. También es importante descubrir si alguien necesita algún cuidado especial. Los grupos que re-quieren cuidados especiales incluyen sordos o ciegos, aquéllos con fallas visuales o auditivas y quienes tienen necesidades especiales. Primeros auxilios

Un botiquín adecuado de primeros auxilios debe estar a la mano, sin tener en cuenta el tipo de evento que se esté impartiendo. Cuando éste implica riesgos particulares, puede ser necesario suministrar otros equipos o formular un plan para afrontar posibles problemas.

El botiquín debe ser fácilmente accesible y no estar bajo llave. Se de-be conocer su localización, es necesario chequearlo periódicamente y reemplazar lo que haya caducado o esté viejo. Los dolores de cabeza o migrañas se presentan con frecuencia, y un instructor efectivo debe mantener el control de medicamentos adecuados. Otros elementos que se deben incluir son vendas, esparadrapos, tijeras, colirios, algodón y pinzas. Recipientes de basura

A veces, abruma la escasez de recipientes para depositar basura en los salones de las actividades. Teniendo en cuenta la cantidad de pape-les, vasos de papel o envolturas de dulces que se producen, hay que po-nerle remedio a esto si no queremos ver que el salón parezca un campo devastado al término del evento. Servicios sanitarios

Los baños son un factor esencial y deben ubicarse suficientemente cerca del salón. Cuando estén asistiendo a los eventos personas con cui-dados especiales, otros factores en qué pensar serán la facilidad de acce-so y la adaptabilidad de los equipos. Sillas

La silla común puede tener un impacto sobre el evento, y ser más importante que una simple pieza de mueble. La investigación considera que el sitio del aprendizaje se afecta directamente con la sede física. Hay una correlación entre la absorción del cerebro y la comodidad de las posaderas.


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Esto significa que es imprescindible ofrecer un asiento cómodo, siempre que sea posible. Los asientos escogidos deben tener un área ligeramente cóncava y suficiente amplitud para poderse acomodar. Hay que evitar las sillas de vinilo o plástico, que hacen sudar el cuerpo. Los forros de nylon se pueden mantener fácilmente, pero eso no los hace más cómodos. El asiento más conve-niente es de tela acolchada o de ma-teriales que no conduzcan frío o calor.

El diseño de la silla también pue-de ser importante. Las sillas con asientos que se inclinan hacia atrás o tengan un marco protuberante de metal, pueden cortar la circulación de las piernas si se usan durante pe-ríodos largos. Idealmente, el asiento debe ser de 17" ( 430 mm) desde el piso y con un mínimo de una pulgada de relleno en el asiento y espaldar. Cuando se trabaja fuera del salón, se debe tener en cuenta el número de sillas necesarias y el espacio que se requiere para tener acceso.

Cuando se requieren hileras de sillas, habrá mucha mayor interac-ción si se descomponen en grupo de seis a ocho, en lugar de una sola fila de 24. Se puede lograr mayor participación utilizando sillas individuales que sillas fijas al piso o entre sí, y poniéndolas en arco y no en hileras. Finalmente, hay que tener sillas suficientes para todos los participantes, además de unas cuantas de reserva para los que llegan tarde, los obser-vadores o visitantes no esperados.

Obviamente, el tipo de asiento disponible no siempre es algo que es-té bajo el control del instructor, pero sí del programa. Si hay alguna duda sobre el efecto que los asientos tienen sobre un grupo en periodos lar-gos, hay que diseñar un programa que incluya oportunidades de mover-se o de tomar descansos para estirarse.

Esto es especialmente importante cuando los participantes, gene-ralmente, no requieren sentarse durante el desempeño de su trabajo (por ejemplo, vendedores de almacén, topógrafo, etc.).

La gran disponibilidad de sillas para hacer eventos con tablas en el brazo para escribir, ha popularizado los eventos como un arreglo de en-trenamiento. Tienen la ventaja de mayor flexibilidad. Las sillas se pue-den disponer de distintos modos. Tienen la desventaja de que el evento podría ser demasiado formal. No se recomienda cuando hay que escribir mucho. Difícil para los zurdos. Es conveniente para formas de entrena-


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miento altamente sinergista, como lluvias de ideas, desempeño de pape-les y habilidades interpersonales.

Mesas

Las mesas pueden ser un obstáculo o una ayuda. Son un obstáculo porque establecen barreras entre los participantes. Cuando es necesario superar obstáculos y establecer un entendimiento informal entre la gen-te tan pronto como sea posible, la distribución y existencia de las mesas puede ser un factor decisivo.

Cuando se utilizan mesas, éstas deben tener un tamaño y una pro-fundidad para el propósito deseado. Dejar aproximadamente 30"

(76cm) por una persona y una profundidad de 20" (51 cm) pa-ra que cada miembro extienda sus materiales.

Una posible alternativa para poner cosas sobre la mesa, es el uso de sillas de estudiantes o sillas con tablas en el brazo. És-tas son muy convenientes para situaciones en las cuales se re-quiere informalidad, pero tam-bién sirven para tomar notas

ocasionales, no son convenientes cuando hay necesidad de escribir mu-cho.

Las tablas en el brazo deben tener aproximadamente 27" ( 69cm) desde el piso, e inclinarse ligeramente para permitir tomar notas sin demasiado esfuerzo.

Distribución de mesas y sillas

Esta sección está adaptada de Andueza (1997) y Trejo (1997), así como de otros expertos en estos temas.

La distribución que haya en el salón puede contribuir bastante al placer de participar en el evento. Como antes se mencionó, colocar al grupo en filas reduce la interacción entre la gente, mientras que ponien-do las sillas en arco ayuda al debate, al contacto visual, a la igualdad y al disfrute en general.

La distribución más conveniente de las mesas y los asientos depende de la naturaleza del evento y el número de personas.

También es útil hacer un diagrama con la distribución del salón para cada uno de los diferentes eventos. Éste se puede enviar, si es conve-


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niente, al sitio de reunión simultáneamente con cualquier confirmación, y puede quedar en el archivo hasta que el salón esté listo para el evento. Arreglo en escuadra Ventajas

Permite que gran nú-mero de participantes ana-licen los problemas. La dificultad de identificar cuál es la cabeza de la me-sa, significa que todas las posiciones son igualmente importantes. Desventajas

Dificultad en el contacto visual con todos los participantes. No es conveniente para ocasiones menos formales. Conveniente para eventos como debates y desarrollo de un solo equipo. Escuadra sólida de conversación

Un refinamiento de la escuadra consiste en mover conjuntamente la mesa para eliminar la tierra de nadie en el centro. Ventajas

El efecto de reunir la mesa es acercar más ambos lados. Esto aumen-ta la participación y evita que las partes crean que están hablando sobre una gran línea divisoria. No hay que dejarse llevar por la atención de colocar una planta en el centro o un objeto cualquiera que pudiera oscu-recer la visibilidad.

Desventajas

Es inconveniente para situaciones menos forma-les. Requiere una gran can-tidad de espacio para ser efectiva.

Conveniente para nego-ciaciones, reuniones de equipos, hacer el papel de gerente.


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Arreglo rectangular Aunque la distribución en rectángulo, a veces, utiliza espacios efi-

cientemente, crea varias dificultades.

Ventajas

Permite sentarse alrededor de una mesa a un gran número de parti-cipantes. Desventajas

Aumenta las dificultades de visibilidad, haciendo embarazoso ver al-rededor de toda la mesa. Las mejores posiciones para contacto visual son las de los participantes sentados en el lado corto del rectángulo y, en consecuencia, éstas se consideran a veces como las posiciones del poder, lo cual podría producir un desequilibrio.

Conveniente para juntas directivas, negocios, reuniones de comités. Hileras

A menos que las hileras de escritorios también estén en fila, esta distribución se debe evitar. Ventajas

Formalidad. Desventajas

Dificultad para ver algo de-trás de la cabeza de las personas que están al frente. Permite a las personas interesadas ocultarse en la fila de atrás.

Si los escritorios están en fila, se puede utilizar para grandes grupos donde el espacio sea deficiente. Salón de clases

El arreglo estilo salón de clase, se ve más frecuentemente en escuelas y salones de exámenes.


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Ventajas Mejora el acceso del instructor y

permite instruir individualmente. Desventajas

La asociación con la escuela y los exámenes, crea una barrera in-necesaria para el aprendizaje. Conveniente para capacitación in-dividual, idiomas, mecanografía, cálculos y teclado en general.

Traviesas

Una alternativa para las filas estilo militar, sería organizar los escri-torios diagonalmente, a manera de travesaños o espina de pescado.

Ventajas Las líneas mejores de vista facili-tan la comunicación entre las filas de mesas. Crean una sensa-ción de equipos individuales. Desventajas Puede dar lugar a competitivi-dad y sentido de nosotros y ellos.

Conveniente para programas de equipos pequeños, talleres y forma-ción de equipos. Distribución en u y en v

Cuando se utilizan mesas rectan-gulares, son muy conocidas las distri-buciones en U o en V. Ventajas

La U abierta permite que el ins-tructor se mueva dentro del grupo para estimular respuestas y ofrecer entrenamiento u orientación indivi-dual.

La mayor posición o el mando sobre el grupo, se ve cuando la perso-na ocupa la parte media de la V o de la U, lo cual, sin duda, hace que este método sea tan popular entre instructores.


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Desventajas

Se ajusta mejor a grupos de entrenamiento de tamaño pequeño a mediano. Conveniente para casi todos los eventos, pero especialmente para las habilidades de presentación. Mesas redondas

El beneficio más obvio de las mesas redondas es que, por su propio diseño, no puede haber una cabeza en la mesa. Sin embargo, esto podría ser académico, pues invariablemente quienes se sientan cerca de un apoyo visual se cree que tienen el control.

Ventajas

Estatus único. Excelentes lí-

neas de visión. Alto nivel de

participación. Desventajas

Ningún jefe obvio.

Dificultad de encontrar mesas redondas.

Dificultad para que circule el ins-

tructor. Conveniente para compartir información, investigación y solución de problemas.

Estilo taberna Los asientos, estilo ta-

berna, se utilizan mucho en ciertos programas y pueden comprender mesas rectangu-lares o redondas. Ventajas

Presentan la escena para participación informal. Idea para situaciones en que se asignan diferentes tareas a mesas distintas.


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Desventajas No apropiado para entrenamiento que requiera contacto visual total,

puesto que estimula la formación de camarillas. Puede dificultar el con-trol.

Conveniente para talleres, trabajo de grupos pequeños y solución de problemas.

Lista de verificación para la selección del lugar

Antes de tomar una decisión para seleccionar el lugar, es necesario establecer una lista de prioridades, desde el punto de vista del lugar al igual que de los individuos, y para esto es inevitable recurrir a una serie de discusiones acerca de las ventajas y desventajas. Además, una vez tomada la decisión acerca de la conveniencia de un determinado sitio, nadie puede garantizar que éste sea el correcto. Los cambios en el am-biente social, político y económico, tanto a nivel local como nacional, pueden significar que lo que parecía una decisión ventajosa en un prin-cipio, llegue a ser todo lo contrario con el tiempo, o viceversa.

Como una ayuda adicional a todas las consideraciones presentadas aquí para el éxito de un evento, se muestra lo que se ha denominado lista de verificación. Ésta, utilizada correctamente, será de gran ayuda para manejar un seminario o evento con gran éxito. Siempre es aconse-jable hacer un chequeo total de los sitios de reunión antes de confirmar la reservación. Siempre que sea posible, esto se debe hacer personal-mente visitando la localidad y buscando las respuestas a las preguntas planteadas a continuación. Lista de verificación

Si las respuestas a las preguntas siguientes son satisfactorias, se puede ya confirmar el evento por escrito, estableciendo fecha, detalles del evento, número, requerimientos de comidas y equipos, necesidades especiales y distribución de cada salón. Salones (en general): ¿Cuántos cuartos hay disponibles? ¿Se necesitan cuartos para descansos, grupos? En caso

afirmativo, ¿Cuántos? ¿Se puede obtener la distribución de los cuartos? ¿Se comparten algunas instalaciones? ¿Cuáles son convenientes para este evento? ¿Qué distracciones podrían existir?

Salón (cosas específicas): El cuarto escogido tiene:


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¿Buen aislamiento acústico?

¿Suficiente luz eléctrica o natural?

¿Iluminación susceptible de disminuir?

¿Luces direccionables? ¿Cortinas/ postigos adecuados para oscuridad total?

¿Adecuada ventilación / aire acondicionado indepen-dientes?

¿Sillas cómodas?

¿Suficientes tomacorrientes (en tal caso, si no son accesi-bles, se necesitarán extensiones)?

¿Suficiente espacio para el presentador, su equipo y el grupo?

Salón (instalaciones): ¿Qué instalaciones hay? Proyector para computadoras. Atriles. Tableros. Proyector. Reproductor de video. Tv/monitor. Videocámara. Reproductor de casetes. Cables de extensión. Pantallas. Requerimientos especiales.

Otras comodidades: ¿Dónde están los baños?

¿Son suficientes?

¿Son accesibles para personas con capacidades especia-les?

¿Hay ascensor?

¿Hay acceso a fax, teléfonos, fotocopiadoras o compu-tadoras?

¿Cómo se comunican los mensajes? Seguridad: ¿Es seguro el salón por la noche?

¿Durante los descansos están seguras las pertenencias? ¿Son necesarios pases de seguridad o requisitos de en-

trada? Si hay estacionamientos, ¿se necesitan pases?


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¿Es posible el acceso al salón de entrenamiento fuera de las horas normales de trabajo?

Alimentos y bebidas. ¿Durante los descansos hay bebidas?

¿Se pueden variar las horas de descanso?

¿Qué arreglos hay para el almuerzo? ¿Qué se incluye y excluye en el precio? ¿Son posibles comidas vegetarianas o especiales? ¿Quién es responsable del enlace con el instructor?

Localización. ¿Hay fácil acceso del trasporte público al sitio de

reunión? ¿Se puede llegar fácilmente por carretera?

¿Existe estacionamiento con suficientes espacios?

¿DOnde hay transporte férreo, se puede obtener vehículo de cortesía desde la estación?

Si es residencial. ¿Cuántas alcobas hay disponibles? ¿Los cuartos son dobles, sencillos?

¿Son servicios privados?

¿Se suministran toallas/jabón?

¿Hay mesa y lámpara para trabajos?

¿Hay televisión o radio?

¿Hay un teléfono privado?

¿Hay periódicos disponibles?

¿Son posibles llamadas para despertar?

¿Cuándo deben registrarse para salir los delegados?

¿Hay donde dejar el equipaje antes de salir? ¿Cuáles son los arreglos respecto al pago?

Factores para evaluar eventos

Una vez finalizado un evento, es importante que las diferentes coor-dinaciones se reúnan para evaluar las actividades realizadas, especial-mente cuando los eventos se efectúan periódica o consecutivamente. Fleitman (1997) y otros expertos en el tema recomiendan lo siguiente.

Evaluar el papel de cada una de las coordinaciones que operaron ba-jo la responsabilidad de la coordinación general del evento. Si no fuera


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posible, por lo menos debe evaluarse el papel de la coordinación general que, finalmente, es la responsable del éxito o fracaso del evento.

En una evaluación no se pretende encontrar quiénes son los culpa-bles de que las cosas no hayan salido bien, sino que el propósito es no solo mejorar en todo aquello que se hubieran encontrado fallas, sino felicitar y motivar a quienes participaron con responsabilidad, entu-siasmo y dedicación en el desarrollo del evento.

Existen varios factores que pueden considerarse en la evaluación de cualquier evento, como los siguientes: Las metas y objetivos del evento

Si la organización fue aceptable y se alcanzaron las metas. La temática del evento

Si la información fue relevante, válida y enfocada a profundi-dad.

Las presentaciones de los ponentes o expositores Si las exposiciones sobre el tema fueron claras, bien dirigidas

y el material audiovisual utilizado fue relevante y de calidad. La duración de la presentación

Si el programa comenzó puntualmente y en el tiempo estipu-lado.

El arreglo del lugar del evento Si los montajes de los salones, la decoración y el lugar fueron

adecuados y confortables para los participantes. El funcionamiento del equipo, sonido y música

Si el sonido fue claro, música apropiada y equipos necesarios. La promoción y publicidad del evento

Si las invitaciones fueron bien confeccionadas y enviadas con anticipación.

Si las condiciones de hospedaje y alimentación fueron satis-factorias para los participantes e invitados.

Para realizar una evaluación de los expositores del evento, se pueden utilizar evaluaciones ya preparadas para tal efecto, que incluyen facto-res necesarios de evaluar, como Preparación del tema, organización de la exposición, atención a la audiencia, respuesta a preguntas planteadas y el tiempo empleado, entre otros.

Evaluación de expositores

Seguidamente, se presenta un ejemplo de una hoja de evaluación de

expositores para cualquier tipo de evento.


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HOJA DE EVALUACIÓN DE EXPOSITORES

Nombre del evento: _____________________________________________

Nombre del expositor(a): _________________________________________

Fecha: _____________________ Lugar: ____________________________

Escala de puntuación: Sobresaliente 10 Excelente 9 Bueno 8 Promedio 7 Deficiente 6 Fracasado 5 o menos

Criterios de evaluación

Puntuación

otorgada

10 9 8 7 6 5

1. Postura, apariencia, tono de voz, soltura, atención a la

audiencia.

2. Organización: sigue el bosquejo esquemático, secuencia

lógica de temas.

3. Efectividad en la contestación de preguntas. Conocimien-

to y defensa del material presentado.

4. Preparación. Explicación clara de términos, conceptos y

datos.

5. Empleo de material irrelevante, repetición de conceptos,

datos, etc.

6.Tiempo utilizado: termina a tiempo o se extralimita.

7. Lectura del material. Leyó lo necesario o más de lo razo-

nable.

8.Uso efectivo de recursos audiovisuales: de buena calidad,

se entienden, complementan adecuadamente la presentación

de ideas, conceptos, datos.

9. Selección del tema: moderno, de avanzada, estimulante,

de interés general.

10. Bibliografía: esfuerzo en la búsqueda y utilización de

recursos bibliotecarios y de interés para preparar y presentar

el evento.

Total de puntos:

Adaptado de: http://uprm.edu/biology/profs/delannoy/Hojaeval.htm

http://uprm.edu/biology/profs/delannoy/Hojaeval.htm


103

Memoria del evento

Después de la realización de un evento, puede elaborarse una memoria

de lo que sucedió durante el mismo, dependiendo de los requerimientos de la

técnica grupal utilizada. La elaboración de una memoria del evento deberá

alcanzar los siguientes objetivos:

Conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y deci-

siones del grupo componente del evento.

Captar la información y conclusiones de cada

sesión.

Observar la funcionalidad de las dinámicas.

Verificar si los objetivos del evento se alcanza-

ron.

El reporte de dicha memoria podrá contener los si-

guientes elementos:

Presentación general

I. Introducción Objetivo del evento y a quién estuvo dirigido.

Nombre y tipo del evento.

Sede (localización geográfica).

Fecha.

Inauguración.

II. Desarrollo del evento Describir las sesiones en orden cronológico. Cada sesión de-

be contener: tema, tiempo planeado y real, objetivos, exposi-

tor, conductor, técnicas grupales, ejercicios de integración,

contenido aportado por los participantes y conclusiones.

III. Lista de los participantes y expositores

Indicando el nombre, profesión, ocupación y dirección de ca-

da uno de los integrantes, ya sean organizadores, expositores,

conductores, participantes o miembros de la prensa.

IV. Consideraciones y conclusiones finales

V. Evaluación del evento

VI. Otros asuntos

VII. Clausura

Por lo general, la memoria, una vez elaborada, se envía a

los participantes del evento y a los

patrocinadores del mismo


104

AApplliiccaacciioonneess eessppiirriittuuaalleess

La siguiente es una aplicación espiritual relacionada con el tema de la se-

lección del lugar y la evaluación del evento.

Aplicación No. 1

“JESÚS alimentó a 5,000 personas. El relato lo encontramos en Mateo

14:13-21. La organización de un evento, es sin duda, un gran reto, porque

deseamos que se realice sin ningún problema y cumpliendo los objetivos de

éste. En el Deseado de todas las gentes, dice que Jesús ya se encontraba

apartado en un lugar, y al no verlo sus seguidores comenzaron a buscarlo y

a preguntar por él, hasta que algunos lo vieron y comenzaron a seguirlo, y

poco a poco el número de estas personas fue aumentando hasta llegar a

5,000, sin contar mujeres y niños. Jesús tuvo compasión de ellos, porque

eran como ovejas sin pastor y buscó un lugar conveniente donde pudiera

atenderles y comenzar con su tema. El tema era ameno, porque la gente no se

daba cuenta del tiempo que había pasado, de tal manera que pasó mucho

tiempo y no habían comido, pero aun así ellos seguían interesados y motiva-

dos en las enseñanzas de Jesús. Llegó el momento del refrigerio y, entonces,

Jesús le pidió a sus discípulos que se encargaran de esto. Solo había cinco

panes de cebada y dos panecillos. Jesús pidió a la gente que estuviera cómo-

da y organizada en grupos de 50 y 100, para que todos vieran lo que iba a

hacer. Alzó lo ojos a los cielos, lo bendijo y partió y dio a la gente y todos

comieron. Sin lugar a dudas, éste fue un evento exitoso:

- se buscó un lugar apropiado,

- se buscó un tema interesante y ameno,

- se dio un refrigerio,

- se buscó la comodidad y la organización y

- se pidió la bendición de Dios.

“Esto es lo que, generalmente, se trata de cubrir en los eventos que algu-

nas ocasiones tenemos que realizar. Gracias a Dios que en su palabra nos

dejó un apoyo y una orientación para todo aquello que queremos realizar, sin

olvidar que debemos pedir la dirección y la bendición de Dios, para todo lo

que hagamos” (Trabajo personal presentado como asignación de clase, por la

estudiante Maria Enriqueta Barrón).


105

SSSeeeñññooorrr.........

AAAyyyúúúdddaaammmeee aaa dddeeeccciiirrr lllaaa vvveeerrrdddaaaddd dddeeelllaaannnttteee dddeee lllooosss fffuuueeerrrttteeesss,,,

yyy aaa nnnooo dddeeeccciiirrr mmmeeennntttiiirrraaasss pppaaarrraaa gggaaannnaaarrrmmmeee eeelll

aaappplllaaauuusssooo dddeee lllooosss dddééébbbiiillleeesss...

SSSiii mmmeee dddaaasss fffooorrrtttuuunnnaaa,,, nnnooo mmmeee qqquuuiiittteeesss lllaaa rrraaazzzóóónnn...

SSSiii mmmeee dddaaasss éééxxxiiitttooo,,, nnnooo mmmeee qqquuuiiittteeesss lllaaa hhhuuummmiiillldddaaaddd...

SSSiii mmmeee dddaaasss hhhuuummmiiillldddaaaddd,,, nnnooo mmmeee qqquuuiiittteeesss lllaaa dddiiigggnnniiidddaaaddd...

AAAyyyúúúdddaaammmeee sssiiieeemmmppprrreee aaa vvveeerrr lllaaa oootttrrraaa cccaaarrraaa dddeee lllaaa mmmeeedddaaallllllaaa,,,

nnnooo mmmeee dddeeejjjeeesss iiinnncccuuulllpppaaarrr dddeee ttt rrraaaiiiccciiióóónnn aaa lllooosss dddeeemmmááásss,,,

pppooorrr nnnooo pppeeennnsssaaarrr iiiggguuuaaalll qqquuueee yyyooo...

EEEnnnssséééñññaaammmeee aaa qqquuueeerrreeerrr aaa lllaaa gggeeennnttteee cccooommmooo aaa mmmííí mmmiiisssmmmooo,,,

yyy aaa nnnooo jjjuuuzzzgggaaarrrmmmeee cccooommmooo aaa lllooosss dddeeemmmááásss...

NNNooo mmmeee dddeeejjjeeesss cccaaaeeerrr eeennn eeelll ooorrrggguuullllllooo sssiii tttrrriiiuuunnnfffooo,,,

nnniii eeennn lllaaa dddeeessseeessspppeeerrraaaccciiióóónnn sssiii fffrrraaacccaaasssooo...

MMMááásss bbbiiieeennn,,, rrreeecccuuuééérrrdddaaammmeee qqquuueee eeelll fffrrraaacccaaasssooo eeesss lllaaa eeexxxpppeeerrriiieeennnccciiiaaa

qqquuueee ppprrreeeccceeedddeee aaalll tttrrriiiuuunnnfffooo...

EEEnnnssséééñññaaammmeee qqquuueee,,, pppeeerrrdddooonnnaaarrr,,, eeesss uuunnn sssiiigggnnnooo dddeee gggrrraaannndddeeezzzaaa

yyy qqquuueee lllaaa vvveeennngggaaannnzzzaaa eeesss uuunnnaaa ssseeeñññaaalll dddeee bbbaaajjjeeezzzaaa...

SSSiii mmmeee qqquuuiiitttaaasss eeelll éééxxxiiitttooo,,, dddéééjjjaaammmeee fffuuueeerrrzzzaaasss pppaaarrraaa

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SSSiii yyyooo ooofffeeennndddiiieeerrraaa aaa lllaaa gggeeennnttteee,,, dddaaammmeee vvvaaalllooorrr pppaaarrraaa dddiiissscccuuulllpppaaarrrmmmeee,,,

yyy sssiii lllaaa gggeeennnttteee mmmeee ooofffeeennndddeee,,, dddaaammmeee vvvaaalllooorrr pppaaarrraaa pppeeerrrdddooonnnaaarrr...

¡¡¡SSSeeeñññooorrr... ... ... sssiii yyyooo mmmeee ooolllvvviiidddooo dddeee tttiii ,,, nnnuuunnncccaaa ttteee ooolllvvviiidddeeesss dddeee mmmííí!!!

MMMaaahhhaaatttmmmaaa GGGaaannndddhhhiii


106

Resumen de la unidad

La selección del lugar para el evento es determinante para el éxito del

mismo. No podrá efectuarse, sino después de realizar una planeación

detallada y lógica, que incluya muchas decisiones y concesiones.

Para tomar una decisión sobre la selección del lugar, debe conside-

rarse la conveniencia de la ubicación, el suministro de servicios, el

producto y el volumen de asistencia, los equipos y el manejo de los

materiales, panelistas y mano de obra requerida, medios de comuni-

cación, facilidades, ayudas y fuentes de financiamiento.

Para la creación del ambiente en el diseño de eventos, deben tratarse

de manera muy particular todos los detalles directamente relaciona-

dos con el sitio o lugar.

Los factores que se deben tomar en consideración cuando se selec-

ciona un lugar para el evento, están relacionados con las facilidades,

como cafetería, estacionamiento, cielorrasos, sillas, electricidad,

equipos, alimentación, mesas, localización, iluminación, pantallas,

luz solar, ruido, ventanas, temperatura, mensajes, atención a personas

con capacidades diferentes, primeros auxilios, recipientes de basura

y servicios sanitarios.

La distribución de mesas y sillas en el salón del evento, puede contri-

buir enormemente al placer de participar en él. Dicha distribución

dependerá de la naturaleza del evento y el número de participantes.

Como una ayuda adicional para el éxito de un evento, se muestra una

lista de verificación que, utilizada correctamente, será de gran ayuda

para manejar el mismo.

Al finalizar un evento, es importante que las coordinaciones se reú-

nan para evaluar las actividades realizadas. Se evalúa el papel de ca-

da una de las coordinaciones y el papel de la coordinación general,

que finalmente es la responsable del éxito o fracaso del evento. No

se pretende encontrar culpables, sino mejorar las fallas y felicitar y

motivar a quienes participaron en el desarrollo del evento.

Dentro de los factores a evaluar se encuentran los objetivos del even-

to, la temática, las presentaciones, la duración, el arreglo del lugar, el

funcionamiento del equipo y sonido y la promoción y publicidad.

Para la evaluación de los expositores se podrá usar una hoja de eva-

luación preparada especialmente para ello, donde se evaluará la pre-

sentación del tema, apariencia, voz, organización, preparación,

material utilizado y manejo del tiempo, entre otros.

Después de la realización de un evento, es recomendable elaborar

una memoria de lo que aconteció durante el mismo, dependiendo de

la técnica grupal utilizada. Tendrá entre sus objetivos conservar los

elementos, contenidos, experiencias y decisiones del grupo compo-


107

nente del evento y captar la información y conclusiones de cada se-

sión. De esta manera, se podrá verificar si los objetivos del evento se

alcanzaron.

El reporte de la memoria del evento podrá incluir una introducción

general, desarrollo del evento, lista de los participantes y expositores,

consideraciones y conclusiones finales, evaluación del evento, otros

asuntos y la clausura. Por lo general, la memoria se envía a los parti-

cipantes del evento y a los patrocinadores del mismo.

Con relación a la evaluación de los eventos, la unidad finaliza recor-

dándonos que Jesús nos evaluará en el juicio de las naciones, de

acuerdo a las responsabilidades que tenemos como cristianos en este

mundo, donde Dios desea que hagamos su voluntad y que amemos a

nuestro prójimo.


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La rifa del burro

Un muchacho de la ciudad, llamado

Kenny, se fue al campo y le compró un

burro a un viejo campesino por 100 dóla-

res. El anciano acordó entregarle el ani-

mal al día siguiente.

Pero, llegado el momento el campesino

le dijo: "Lo siento, hijo, pero tengo malas

noticias: el burro murió." "Bueno" -dijo

Kenny-, "entonces devuélvame mi dine-

ro”. El vendedor replicó entonces: "No

puedo. Ya me lo gasté." Kenny dijo:

"Bien. Igual entrégueme el burro."

"¿Y para qué?", preguntó el anciano.

“¿Qué vas a hacer con él?" "Lo voy a

rifar", contestó el muchacho. "Estás loco.

¿Cómo vas a rifar un burro muerto?" "Es

que no le voy a decir a nadie que está

muerto, por supuesto."

Un mes después de este suceso, el cam-

pesino encontró nuevamente a Kenny, y

le preguntó: “¿Qué pasó con el burro?"

Kenny respondió: "Lo rifé. Vendí 500

rifas a dos dólares cada una y gané 998

dólares." "¿Nadie se quejó?", inquirió el

anciano. "Solamente el ganador," le dijo

Kenny, "pero a él le devolví sus 2 dóla-

res".

Kenny creció, y cuando fue mayor, pasó

a ocupar la dirección de una compañía

llamada ENRON...

Preguntas para analizar

¿Qué opina de este incidente?

¿Qué nos enseña esta anécdota?

¿Podríamos como cristianos or-

ganizar una actividad de este ti-

po?


109

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