MANUALES ADMINISTRATIVOS

ADMINISTRATIVOS

ALVARO L.HERNANDEZ A.DIRECTOR

POLICIAMUNICIPAL ZAMORA

Los ManualesSon Herramientas con las que cuentan las

organizaciones para hacer posible y facilitar eldesarrollo y desenvolvimientos de las múltiplesfunciones administrativas que deben llevarse a cabo.Los manuales son esenciales, debido a que nospermiten lograr el

Estandarización Ajuste mutuoEquilibrio

Los Manuales

Son todo un conjunto de reglas que describen demanera sistemática la actividades, labores que debenser realizadas por los miembros de la organización, conel propósito de lograr eficientemente los objetivos de laempresa.

Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización

Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Reduce en gran proporción la improvisación, ya que todo está escrito

Aclaran dudas con respecto a qué hacer en un momento determinado

Es un instrumento informativo

Es una herramienta de control

Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional

Buscar la mejor forma de hacer las cosas

Permite una evaluación objetiva de los procesos

Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas

Clasificación de los Manuales Administrativos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

• Describe Los principios esenciales que rigenla administración y que determinarán lostérminos en la mejor toma de decisiones.

Clasificación de los Manuales Administrativos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS• Describe en detalle la secuencia de los

procedimientos como igualmente las normas acumplir por los integrantes de la organizaciónen yque estén acorde con los procedimientosestablecidos

MANUAL DE ESPECIALISTA

• Son aquellos diseñados para una actividad enespecífico.

Qué es lo importante en un manual de

procedimientos!!!????

PortadaFirmas de Revisión

Firma de Aprobación

Firma de Actualización

Indicé

Introducción

Base Legal

Alcance del Manual

Objetivo

Normas Generales

Procedimientos

Formulario e Instructivo

Glosario de Términos

Flujograma o Pictogramas

Anexos

Que debe contener un manual de normas y procedimientos

Portada

Debe contener lo siguiente:

• Logo de la alcaldía

• Nombre del Manual

• Mes y Año de elaboración del Manual

• Firmas de Elaboración, Revisión, Aprobación, y Actualización

Índice

• Señalar de manera ordenada todo el contenido del manual, indicando los números de paginas.

Introduccion

• Es la presentación del documento: debe ser breve y facil de entender y contener:

• El motivo, propósito y la utilidad del manual

• Síntesis del contenido del manual

• Importancia del manual

• Se puede indicar el área que va utilizar el manual.

Base Legal

• Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o los procedimientos

• Indicar los nombres, números del Decreto, Fecha de promulgación, Numero de Gaceta Oficial y Fecha de la Publicación de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones.

• Se puede indicar el numero del (los) artículos específicos que tienen inherencia con el procedimiento.

Deben seguir un orden jerárquico descendente, es decir:

• Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela

• Leyes

• Códigos

• Reglamentos

• Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos

• Deben ordenados de manera cronológica dentro de cada categoría.

Que debe contener un manual de normas y procedimientos

Alcance del Manual

• Señalar los procesos documentados dentro del manual

• Indicar los aspectos que cubre el manual, señalar desde la primera hasta la ultima acción.

Objetivo del Manual

• Señalar brevemente los aspectos que se persigue con la elaboración del manual

• Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.

Normas Generales

• Son lineamientos imperativos y especificados de acción que regulan la ejecución del procedimiento

• Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecución del proceso.

• Son rígidos en su interpretación y aplicación.

• Cada procedimiento debe tener sus normas generales.

Que debe contener un manual de normas y procedimientos

Procedimiento

• Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado.

• Deberá realizarse de manera clara, precisa y concisa, señalando claramente Quien, Como, Cuando, y Donde se ejecutan cada una de las actividades.

• Las actividades

• Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo Revisa, remite, Elabora.

• Verificar si existe duplicidad de esfuerzo, si se realizan actividades innecesarios, ya que los mismos pueden ser mejorados o eliminados, siempre y cuando no se desvíen el resultado a obtener con la ejecucion del procedimiento.

• Si en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua. Solo se anotara el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas.

Que debe contener un manual de normas y procedimientosQue debe contener un manual de normas y procedimientos

Que debe contener un manual de normas y procedimientos

Procedimiento

• Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se debera anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al numero de copias y a la distribución de los mismos.

• No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda aotra dependencia.

Formulario e Instructivo

• En este aparte se incluye todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso.

• Cada formulario debe llevar su respectivo instructivo, donde se desglozan lospuntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, numerode copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.

Que debe contener un manual de normas y procedimientos

Glosario de Términos

• En esta sección se presenta un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del manual.

Flujograma o Pictograma

• Es la representación grafica secuencial y en terminos generales, de las acciones principales del proceso.

A

B

CD

E

Anexos

• Aquí se incluye todo material que se considere importante para la ejecución de las actividades.

La organización es adictiva y necesaria, el quecarece de esta, la busca inconscientementepara mantener un equilibrio interno, y el que latiene en sus principios, la aplica por el resto desu vida

Agustín Ulivarri