GUÍA TÉCNICAPARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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Manual de Procedimientos.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas.

Manual de procedimientos

• El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

• Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa

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• En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

• También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

Utilidad del Manual de Procedimiento

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

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• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

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Utilidad del Manual de Procedimiento

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Conformación del manual

• Identificación: logotipo• Índice o Contenido• Introducción• Objetivos del

procedimiento• Área de aplicación o

alcance• Responsables

• Políticas o normas de aplicación

• Procedimientos• Conceptos (técnicos,

explicación extensa)• Formulario de impresos• Diagrama de flujo• Glosario (palabras

relacionadas con la forma, contenido)

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Terminal.- Indica el inicio o la terminación del flujo Operación.- Representa la realización de una operación o actividad (Es el único símbolo que se numera)

Documento.-Representa cualquier tipo de documento que se genere en los procedimientos.

Decisión o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo

Almacenamiento.-Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto en un almacén.

Simbología.

Manual de funciones

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Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles.

Ficha de puesto de trabajo y competencias laborales

La ficha de puesto de trabajo es un documento o formato que contiene las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto de trabajo. Tiene como principales componentes los siguientes datos de un puesto de trabajo:•Identificación del cargo: cargo, área, jefe inmediato, •Nivel y Código: nivel jerárquico al que pertenece y la denominación del cargo dentro del respecto nivel.•Grado: grado de remuneración•No de cargos: cantidad de cargos iguales en la empresa.•Objetivo•Funciones del trabajador

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Ficha de puesto de trabajo• Competencias Laborales personales, intelectuales y organizacionales: • Personales: honestidad, integridad• Intelectuales: solución de problemas etc• Organizacionales: control, manejo de la información etc• COMPLEJIDAD DEL CARGO• CONOCIMIENTOS BÁSICOS• REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA• ADIESTRAMIENTO.

• Conocimientos básicos esenciales: temas que debe manejar.• Requisitos de estudio y experiencia: título y experiencia laboral• Adiestramiento. Tiempo de inducción que requiere

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