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30/08/2016
PROCEDIMIENTOFECHA DE
EJECUCIÓNEJECUTÓ
PORCENTAJE DE
AVANCE
Control de documentos y
registros.
03/05/2016 PARCIAL. 40%
Acciones Preventivas y
Correctivas.
03/05/2016 PARCIAL. 68%
Control de documentos y
registros.
03/05/2016 PARCIAL. 50%
Control de documentos y
registros.
03/05/2016 PARCIAL. 100%
Auditorías Internas. 03/05/2016 PARCIAL. 20%
56%
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GOLONDRINAS
NIT. 805 027 344 DV 6
Sede Institución Educativa Golondrinas y Sede Antonio Barberena.
Corregimiento de Golondrinas, sector centro. Celular: 3146922501.
Correo electrónico: [email protected]
INFORME DE PLAN OPERATIVO 2016CODIGO: 4143.082.3.29. GCA-FOR-
33 VERSIÓN: 03 FECHA: 5 de Febrero de 2015
PLAN
OBJETIVO DEL PLAN METAS 2016 INDICADORES DE RESULTADO ORIGEN DE DATOS
Certificación de Calidad con cero No
Conformidades Mayores. Informe de auditoría externa por Bureau Veritas.
Porcentaje de satisfacción de los
docentes, administrativos y directivos
con el mejoramiento de la gestión
documental.
Encuesta de satisfacción.
1. Implementar el sistema de archivos en la IE. (Comité de Calidad Líderes Para El Futuro).
2. Cerrar el 100% de las acciones preventivas y correctivas. (Comité de Calidad Líderes Para El Futuro).
3. Actualizar documentación. (Comité de Calidad Líderes Para El Futuro).
4. Capacitación del personal de la Institución Educativa en la Ley de Archivo, en el control de documentos. (Comité de Calidad Líderes Para El Futuro).
5. Realizar auditoría interna (Comité de Calidad Líderes Para El Futuro).
RESPONSABLE DEL OBJETIVO: Lider de la Gestión De Calidad, Paulo Delgado.
Mejorar la gestión
documental de la
institución en el
marco de la Ley 594 y
Gestión Documental
del Municipio.
Lograr un porcentaje de al menos el 50% de
cumplimiento con base a la implementación del
sistema de archivos de la institución para el año 2016.
Porcentaje de cumplimiento de la
implementación del sistema de
archivos de la institución.Listado maestro de documentos. Informe trimestral de gestión.
Lograr la certificación de calidad bajo la norma ISO
9001 y NTCGP 1000:2009.
Lograr una satisfacción mínima del 70% con el
mejoramiento de la gestión documental para el año
2016.
5. Realizar auditoría interna (Comité
de Calidad Líderes Para El Futuro).
No realizamos auditoria interna en el año 2014. No hemos realizado auditoría interna en el año 2015. Se
realizó la primera revisión de libros reglamentarios, la que se considera válida como auditoría de la gestión
académica. Se inicia preparación en el año 2016 para tener una auditoria interna.
FECHA
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES REALIZADAS EVIDENCIAS
1. Implementar el sistema de archivos
en la IE. (Comité de Calidad Líderes
Para El Futuro).
Revisión general de registros, formatos para ordenar en forma más detallada. Falta una mayor
organización de registros en cajas debidamente marcadas. Se mejoró al tener definido un espacio mayor,
con dos escaparates y un archivador. Se mejoró al separar los registros de los libros de biblioteca.
2. Cerrar el 100% de las acciones
preventivas y correctivas. (Comité de
Calidad Líderes Para El Futuro).
Se han cerrado 40 de 59 acciones establecidas, un 68%.
Se enfrentan 19 no conformidades así:
29, menor, académica, de desempeño académico y política de calidad. Se hace sensibilización sobre el
Sistema .
30, menor, académica, sobre los servicios de apoyo para la superación de dificultades académicas. Se
habilita biblioteca.
31, menor, académica, sobre servicios complementarios. Se incorpora el bachillerato básico y media al
restaurante escolar, se garantiza continuidad de vigilancia y transporte escolar.
34, menor, comunidad, poca satisfacción con el manejo de los conflictos escolares, más educación
afectiva.
35, menor, administrativa, bajo cumplimiento del plan de mantenimiento, más descripción y seguimiento.
39, mayor, académica, Docentes que evalúan áreas con 2 registros, en lugar de 8 obligatorios; más
seguimiento.
40, mayor, académica, diligenciamiento ineficaz e ineficiente de actividades de apoyo, se hace mayor
seguimiento.
41, mayor, académica, poca asimilación de la política de calidad entre los docentes, se hace mayor
seguimiento.
42, mayor, académica, inconformidad con el plan de mantenimiento, se hace mayor seguimiento.
44, mayor, comunidad, necesidad de evidenciar la transversalidad de los proyectos y reducirlos, más
seguimiento.
48, mayor, directiva, mejorar la comunicación con egresados, se hace mayor seguimiento.
50, mayor, calidad, manual de calidad, falta socializar con los estudiantes.
53, menor, calidad, bajo desempeño académico, se trabaja con ayuda del Proyecto Social.
54, menor, calidad, baja satisfacción con los servicios de psicología, fonoaudiología, trabajo social;se hace
mayor seguimiento.
55, menor, calidad, con la tienda escolar y la enfermería, se hace mayor seguimiento.
56, menor, calidad, la atención y solución de quejas, se hace mayor seguimiento.
57, menor, calidad, seguimiento de las acciones tomadas, se mejora con el Proyecto Social.
58, menor, calidad, documentos y registros listado maestro de documentos, se mejora con el Proyecto
Social.
59, menor, calidad, Control de los registros, se mejora con el Proyecto Social.
3. Actualizar documentación. (Comité
de Calidad Líderes Para El Futuro).
El Comité de Calidad tiene, hasta el 30 de agosto de 2016, unas 9 reuniones efectivas documentadas en el
año. En ellas se han logrado acuerdos para el año 2016, principalmente en la Gestión Académica, Gestión
de la Comunidad. Con la cooperación de la asesora Marisol Posso se busca una distribución más
equitativa con mayor participación de la Gestión Directiva, Administrativa, Calidad. Están pendientes
reuniones donde se aclaren los formatos, así como su diligenciamiento, para el año 2017; ya que se desea
iniciar una nueva numeración de los formatos más coherente y consecutiva, organizar los procedimientos
de la gestión académica en uno.
4. Capacitación del personal de la
Institución Educativa en la Ley de
Archivo, en el control de documentos.
(Comité de Calidad Líderes Para El
Futuro).
Se terminó con éxito la capacitación en el Programa de Organización Técnica de Archivos. Capacitación
durante 8 lunes, desde el 2 de mayo de 2016 hasta el 18 de julio de 2016. Capacitación dirigida a
colegios, empresas. Capacitación desarrollada por el SENA y la Secretaría de Educación Municipal de
Cali. Con los beneficios de ganar eficiencia en la gestión documental, recibir cajas para el manejo de
documentos, iniciar la gestión de espacios. Se evaluó en 4.
Se continuó la actualización de la documentación: Se separaron registros en desorden guardados en la
biblioteca por años y se llevaron a una oficina aparte donde se avanza en su depuración, inventario y
organización.
Total gestión de actividades:
Página1de2 “DOCUMENTO CONTROLADO POR MEDIO DIGITAL O FISICO SOLO UTILIZANDO ESTA COPIA EN PDF” 17/10/2016 8:45 a. m.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GOLONDRINAS
NIT. 805 027 344 DV 6
Sede Institución Educativa Golondrinas y Sede Antonio Barberena.
Corregimiento de Golondrinas, sector centro. Celular: 3146922501.
Correo electrónico: [email protected]
INFORME DE PLAN OPERATIVO 2016CODIGO: 4143.082.3.29. GCA-FOR-
33 VERSIÓN: 03 FECHA: 5 de Febrero de 2015
PLAN
CUMPLIÓ?
(SI O NO)
NO.
NO.
NO. Se necesita aumentar la eficiencia de los diferentes
procedimientos con la participación de toda la
comunidad educativa, con apoyo desde su
diversidad de puntos de vista.
Se trata de acercarse al Sistema de Gestión de Calidad, desde la cotidianidad, en el manejo diario, en
las redes sociales, aumentando su relación con la imagen.
OBSERVACIONES DE LA EJECUCIÓN
La ejecución debe aumentar su simultaneidad, complejidad y relación con el currículum. Se necesita una medición más compleja y constante de los documentos que se presentan
anualmente, principalmente los de auditoría.
EVALUACIÓN FINAL DEL OBJETIVO (ANALISIS, CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO)
INDICADOR ANALISIS PROPUESTAS DEL PLAN DE ACCIÓN
Porcentaje de
cumplimiento de la
implementación del
sistema de archivos de
la institución.
Se necesita un esfuerzo más constante en
capacitación, observación, explicación de pasos y
procedimientos de manejo de formatos y registros.
Se requiere contabilizar la producción textual, no solo en su diversidad, sino en su relación con el
Sistema de Gestión de Calidad.
Porcentaje de
satisfacción de los
docentes,
administrativos y
directivos con el
mejoramiento de la
gestión documental.
Se requiere diligenciar la primera encuesta de
satisfacción del año 2016.
Se necesita contabilizar la producción textual de tutoriales con los procedimientos actuales, propuestas
de variantes; asi como capacitación en Excel Avanzado, Visual Basic, Oracle.
Certificado de Re
Certificación de Calidad
con cero No
Conformidades
Mayores.
Página2de2 “DOCUMENTO CONTROLADO POR MEDIO DIGITAL O FISICO SOLO UTILIZANDO ESTA COPIA EN PDF” 17/10/2016 8:45 a. m.
