2014

Carlos García

Escuela de Medicina

05/01/2014

Ordenamiento y Filtros de datos.

Tabla de Contenido

ORDENAMIENTO Y FILTROS DE DATOS .................................................................. 3

ORDENAMIENTO ..................................................................................................... 3

TIPOS DE ORDENAMIENTO ....................................................................................... 5

FILTROS ...................................................................................................................... 6

AUTOFILTRO ........................................................................................................... 6

FILTRO AVANZADO ................................................................................................. 7

TABLA DE ILUSTRACIONES

1. VENTANA ORDENAR .............................................................................................. 3

2. OPCIONES ............................................................................................................... 4

3. CRITERIO ................................................................................................................ 4

4. AUTOFILTRO ........................................................................................................... 7

5. ORDEN ..................................................................................................................... 7

6. FILTRO AVANZADO ................................................................................................ 8

ORDENAMIENTO Y FILTROS DE DATOS

ORDENAMIENTO

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner

una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de

productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los

datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos

más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer

apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos

acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o

bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que

la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista

por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y

pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogoOrdenar donde podemos

seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para

cada uno de ellos.

1. VENTANA ORDENAR

En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir

el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el

criterio de la ordenación.

2. OPCIONES

Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir

ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la semana.

Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el

cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de

ordenación queremos.

Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y

alfanumérico).

3. CRITERIO

Una lista se puede ordenar de la siguiente manera:

Cronologicamente-----Fechas

Alfabeticamente-------Rotulos

Numericamente-------Valores

Una lista puede ser:

1. Un solo campo(ascendente o descendente)

2. Multiples campos (ascendente o descendente) (máximo 3 campos)

TIPOS DE ORDENAMIENTO

Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden

descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)

1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.

2. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .

Nota En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo seleccionado

para ordenar.

Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)

Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener etiquetas o

encabezados de columna.

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas

que desee ordenar, comenzando por la más importante.

4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor

importancia.

4. Haga clic en Aceptar.

5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres

columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.

7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por meses o días de la semana

1. Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.

4. Haga clic en Opciones.

5. En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado

que desee y haga clic enAceptar.

6. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Utilizar datos propios para definir el orden

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en

el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

Datos

Alto

Medio

Bajo

2. Seleccione el rango.

3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas

personalizadas.

4. Haga clic en Importar y después en Aceptar.

5. Seleccione una celda del rango que desee ordenar.

6. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

7. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.

8. Haga clic en Opciones.

9. En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada

que ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

10. Haga clic en Aceptar.

11. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Ordenar columnas en lugar de filas

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a

continuación, en Aceptar.

5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que

desee ordenar.

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango

para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra

las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar

formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la

lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Autofiltro.

- Utilizando filtros avanzados.

AUTOFILTRO

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las

cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas

aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).

4. AUTOFILTRO

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un

menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el

filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que

tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para

indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas),

reaparecerán todos los registros de la lista.

5. ORDEN

FILTRO AVANZADO

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,

utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la

hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro

Avanzado....

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos

aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de

filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,

seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el

campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con

exactemente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro -

Mostrar todo.

6. FILTRO AVANZADO

BIBLIOGRAFÍA:

http://conociendoexcel2003.blogspot.com/2011/04/listas-ordenamiento-y-

filtros.html

http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/filtrar_da

tos_en_excel_2010/2.do