Organigrama y Manuales Administrativos

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5.1 Definición. Es la representación gráfica de la estructura Orgánica de una institución o de una de sus áreas administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí las unidades, departamentos y secciones que la conforma.

LOS ORGANIGRAMAS.

5.1 Importancia.

Es un instrumento idoneo para trasnmitir graficamente la composición deUna empresa.

1

Proporciona una imagen formal de la empresa.2

Copnstituye una fuente de consulta oficial.3

Facilita el conocimiento de una organización, así como de susRelaciones de jerarquía.

4

5.3 Criterios a considerar en su preparación.

CRITERIOS

Precisión

Uniformidad

Sencillez

Vigencia

5.4 Elementos Básicos de los organigramas.

RectangulosRectangulosRepresentan Gerencias, departamentos, Secciones u otras unidades administrativas compuestas de una o varias personas.

lineaslineas

Representan la relación que existe entre cada uno de los departamentos, y pueden ser Continuas (__) o discontinuas (-----).

5.5 Guías para elaborar los organigramas.

El rectangulo de nivel superior debe ser un Poco más grande que los demás.

La línea jerarquíca maestra debe salirDel rectángulo del nivel superior

Y será más gruesa que las demás.

Los rectangulos de una misma Clasificación deben tener cierta

Asimetría y uniformidad.

GUIASGUIAS

5.6 Clasificación.

Especificos: Muestran en forma particularLa estructura de una gerencia o área de La organización.

Generales: Contienen la información que Representa a toda la organización.

* Por su Ambito

5.6 Clasificación.

De puestos: Es el que indica en cada unidadAdministrativa el número de plazas existentes o Necesarias.

Funcionales: Es el que hace una representacionDe las principales funciones que tienen asignadoCada unidad adminstrativa.

Integrales: Es el que hace una representacion,En terminos generales de los nombres de cadaUnidad adminsitrativa de la empresa.

* Por su Contenido

5.6 Clasificación.

Circular: Están formados por un cuadro central, queCorresponde a la autoridad màxima de la empresa.

Mixtos: Son una combinacion de verticales y horizontales.

Horizontales: Se despliegan de izquierda a derecha colocandoAl nivel superior en la parte izquierda y en esa misma secuenciaSe van ordenando los otros niveles jerarquicos.

Verticales: Presentan las unidades administrativas ramificadasDe arriba hacias abajo partiendo del titular superior.

* Por su Presentación

Escalares: Consiste en señalar con distintos margenesEn el lado izquierdo los niveles jerarquicos ayudandoseDe líneas que señalan dichos margenes..

5.7 Modelos de organigramas según su clasificación.

GERENCIA

FINANZASPERSONALMERCADEOPRODUCCION

POR SU CONTENIDO

A-) Integrales.


A-) Funcionales.GERENCIA

1Cumplir los Acuerdos de la Junta Administrativa.2Vigilar el cumplimiento de los programas.3Coordinar la gerencia.

FINANZAS1Obtener los recursos monetarios necesarios.2Formular el programa anual de financiamiento.3Dirigir las labores administrativas de su área

MERCADEO1Establecer las relaciones de asistencia promocional.2Establecer capacitaciones a agentes vendedores.


A-) De puestos.

FINANAZASFINANAZAS 33 55

Gerente*Gerente* 11 11

Analista*Analista* 11 33

Secretaria*Secretaria* 11 11

MERCADEOMERCADEO 77 1010

Gerencia*Gerencia* 11 11

Técnicos*Técnicos* 33 33

Vendedores*Vendedores* 22 55

Secretaria*Secretaria* 11 11

E R E R

E=ExistenciaR=Requeridos*=Nombre la persona


POR SU PRESENTACIÓN.

A-) Verticales.GERENTE

PERSONALFINANZAS MERCADEO PRODUCCION

VENTAS PROM-OCI9OJ

CONTA-BILIDAD

TESOR-EEIA

SELECC-ION

CAPAC-ITAR

CORTE EMPA-QUE


A-) Horizontales.

GERENTE

PERSONAL

FINANZAS

MERCADEO

PRODUCCION

PROMOCION

CONTABILIDAD

TESORERIA

SELECCION

CAPACITAR

CORTE

EMPAQUE

VENTAS


A-) Mixto.

GERENTE

FINANZAS MERCADEO

SECCION “A” SECCION “A”

SECCION “B” SECCION “B”


A-) Circular.

GERENTE

SECCION

FINANZAS

PERSONALMERCADEO

PRODUCCION

SECCION

SECCION SECCIONSECCION

s

s

S

S

s

S

SECCION


A-) Escalar.

GERENTE GENERAL

GERENTE DE PERSONAL SUELDOS Y SALARIOS CONTRATACIONES GERENTE DE MERCADEO PROMOCION VENTAS

GERENTE DE FINANZAS CONTABILIDAD TESORERIA GERENTE DE PRODUCCION PEGADO SECADO

LOGO6.2 MODELOS DE ORGANIGRAMAS SEGÚN SU TIPOLOGÍA O EL CRITERIO DE

DEPARTAMENTALIZACIÓN.

1. Funcional.ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL

GERENTE DE PRODUCCION



2. Territorio geografico.. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL


ZonaOccidental

Zona Central

ZonaOriental

ZonaParacentral



3. Por producto. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL


Herramientas lndustriales

Materiales Eléctricos

Fontanería


DEPARTAMENTALIZACIÓN.4. Por equipo de

fabricación.ASAMBLEA DE ACCIONISTASPRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL


Depto. De Corte

Depto. De Empaque.Depto de

Pegado

LOGO

ASAMBLEA DE ACCIONISTA

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

DEPARTAMENTO DE DAMAS

DEPARTAMENTO DE CABALLEROS

DEPARTAMENTO DE NIÑOS

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL


6.2 MODELOS DE ORGANIGRAMAS SEGÚN SU TIPOLOGÍA O EL CRITERIO DE

DEPARTAMENTALIZACIÓN.5. Por Clientes.

6.3 Tipos de Autoridad.

Son las diversas relaciones que se dan entre los diferentes departamentos o gerencias, que integran la estructura organizativa de una empresa.

1. Autoridad Lineal.

Es aquella en que la autoridad y responsabilidad se transmiten totalmente por una sola linea para cada persona o grupo. Cada individuo obedece a un solo jefe para todos los aspectos y únicamente a este jefe se reporta.

2. Autoridad de Asesoría o Staff.

Es la autoridad de aquellos grupos de individuos que proporcionan a los gerentes de línea consejos, servicios y asesoramiento.

Los jefes de linea tienen facultad para decidir si se acepta o se rechazan los consejos de los asesores.


A-) Relación de asesoría Interna: Es la asesoría que proporcionan las unidades asesoras a los jefes de línea y que pertenecen a la empresa. Su ubicación en los organigramas se suele presentar por medio de lineas continuas, colocadas perpendicularmente a la Gerencia a la cual asesoran

B-) Relación de Asesoría Externa: Proporcionan las unidades asesoras a los jefes de línea, que aún formando parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente a la empresa. Se colocan con lineas discontinuas en los organigramas.


C-) Relación de coordinación: Tiene por objeto relacionar a diferentes departamentos de la empresa, destacando la interacción que debe de darse de acuerdo al desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. Se representan por medio de lineas largas discontinuas

D-) Relación con unidades descentralizadas: Se colocan en el último nivel del organigrama, trazando una línea punteada para establecer la distinsión.

E-) Relación con comisiones: Estas condiciones se ubican en el organigrama bajo la gerencia rectora de sus actividades, y su representación se hace con un rectangulo..

3. Autoridad Funcional.

Es la autoridad de los miembros del departamento de Staff para controlar las necesidades de otros departamentos relacionados con responsabilidades específicas del staff. Puede existir en forma paralela a la autoridad de linea, o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de linea. Se representa por medio de lineas cortas y discontinuas (----).

6.4 MODELOS DE ORGANIGRAMAS SEGÚN SU TIPO DE AUTORIDAD.

1. Relación de autoridad lineal ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL


Cont. Tesor. Ventas.

Prom. Empa.Corte. Capcit.Selec.


2. Relación de Asesoría o Staff. A) INTERNA

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL




Auditoría Interna


2. Relación de Asesoría o Staff. A) EXTERNA


PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL




Auditoría Externa


3. Relación de autoridad Funcional. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL




Organización y métodos.


Relación de Coordinación. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL





Relación con unidades descentralizadas.

ASAMBLEA DE ACCIONISTASPRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL




Surc. A Surc. B Surc. C Surc. D


Relación con comisiones Interdivisionales o Internas.


PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PERSONAL




Comisiones

7.4 EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

1. IDENTIFICACIÓN.

Este manual debe incluir en primer término los siguinetes datos: Nombre oficial de la organización. Lugar y fecha de elaboración. Unidad responsable, etc.

2. INDICE O CONTENIDO.

Relación de los capítulos aportados que constituyen el cuerpo del contenido.

3. PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.

Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propositos, ámbito de aplicacion y la necesidad de mantenerlo vigente.


4. ANTECEDENTES HISTORICOS.

Descripción de génesis de la organización, o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

5. LEGISLACIÓN O BASE LEGALES.

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.

6. ATRIBUCIONES.

Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades.


7. ESTRUCTURA ORGANICA.

Descripción ordenadas de las unidades adminsitrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. Debe de corresponder con la representación gráfica en el organigrama y es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y relaciones de dependencia.

8. ORGANIGRAMA.

Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, etc.

9. FUNCIONES.

Especificaciones de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarios para cumplir con las atribuciones de la organización.


10. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

Reseña del contenido básico de los puestos que componben cada unidad adminsitrativa, el cual incluye la siguiente información:

Identificación del puestos. Relaciones de autoridad.

11. DIRECTORIO.Documento en donde constan los nombres y cargos de las personas

comprendidas en el manual.

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