Organización clase 8 - (admon general)

Magister Agustina Pizarro G. 1

Organización

Preparado por la profesora: Mgtr. Agustina de Mena.

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus

objetivos.

ESTA CLARO!!

Organizar la empresa

es ordenar:

El espacio, tiempo,

trabajo, las personas y

el dinero

ZONA DEPRODUC.

ZONAADTIVA.

FINANZAS

BODEGA MAT. PRIM

ventas

“UN LUGAR PARA CADA

COSA… Y CADA COSA

EN SU LUGAR”…Magister Agustina Pizarro G. 2

Una agenda para apuntar los compromisos

Tener en cuenta las prioridades

Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado

Dedicación exclusiva a cada tarea

Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo.La organización del tiempo requiere:

ESTA CLARO!!

Si trato de hacer dos

cosas al mismo

tiempo, no hago

ninguna de las dos…


PRODUCCION FINANZAS PERSONAL PRODUCCION

Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa,

agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera mas lógica y eficiente posible.

•Comprar materias primas

•Hacer los inventarios

•Cortar las prendas

•Armar las prendas

•Terminar las prendas

•Empacar las prendas

•Registrar las cuentas

•Pagar las cuentas

•Cobrar a los clientes

•Conseguir préstamos

•Conseguir operarios

•Entrenar operarios

•Dirigir al personal

•Estimular al

personal

•Sancionar las faltas

•Contratar publicidad

•Visitar clientes

•Tomar pedidos

•Buscar nuevos clientes

En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar

tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para

dedicar un tiempo determinado a cada área.


1. Hago la lista de todas todas las tareas que se realizan en mi empresa y las agrupo por áreas.

2. Determino quien es la persona responsable de realizar cada tara o cada grupo de tareas.

3. Analizo la relación que existe entre las diferentes tareas y las organizo en diferentes secuencias.

4. Escojo la secuencia mas adecuada.

ATENCION!!- La secuencia mas adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien

y en el menor tiempo posible.


La secuencia de tareas en el proyecto

Al momento de planificar las

tareas del cronograma,

una de las

responsabilidades del

gerente del proyecto es

determinar la secuencia

de tareas


La secuencia de tareas es el orden en que

cada tarea debe ser ejecutada y qué

dependencia hay entre una tarea y el resto

Por ejemplo, en

un proyecto

hipotético,

podríamos decir

que la Tarea A es

una tarea que se

hará al comienzo

del proyecto, que

la tarea J tiene

como

predecesoras a

las tareas C y D,

UNIDAD DE MANDO quiere decir que cada persona recibe ordenes y le rinde cuentas a

una sola persona

ESTA CLARO!!

Para que haya una buena

organización, debe haber

una UNIDAD DE MANDO Y

UNIDAD DE DIRECCION.

Unidad de mando!!

Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo!!


…Que a todas las tareas estén asignadas a un responsable permanente!!

¡CLARO! En la empresa representada por las abejas si existe una unidad de mando, en cambio, con

las hormigas, NO HAY, porque nadie tiene la responsabilidad asignada…

Magister Agustina Pizarro G.8

Estas personas no tienen autoridad

para mandar a nadie ni tienen

responsabilidades concretas en el

funcionamiento de la empresa porque

su misión consiste únicamente en dar

una asesoría

¡Por ejemplo: los asesores de

programa!


Para analizar la organización de las personas

en mi empresa y determinar si en ella hay

unidad de mando y dirección, Hago un gráfico

que se llama ORGANIGRAMA

Representación gráfica de la estructura de una

empresa u organización. Representa las

estructuras departamentales y, en algunos casos,

las personas que las dirigen, hacen un esquema

sobre las relaciones jerárquicas y

competenciales de vigor en la organización.


Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener

de ellos el mayor rendimiento posible!!

¡Para aprender a

organizar el dinero,

estudiare con mucho

interés los temas de

contabilidad y costos!


1. Estructura.

2. Sistematización.

3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.

4. Jerarquía.

5. Simplificación de funciones.


Elementos del concepto de Organización


Los elementos básicos del concepto son:

• Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

• Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.


• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.



1. Del objetivo.

2. Especialización

3. Jerarquía.


Principios de la Organización

Hay nueve principios que dan la pauta para

establecer una organización racional.

4. Paridad de

autoridad y

responsabilidad

5. Unidad de

mando.

6. Difusión.

7. Amplitud o

tramo

de control.

8. De la

Coordinación.

9. Continuidad.

Principios de la OrganizaciónHay nueve principios que dan la pauta para establecer una

organización racional.

1. Del objetivo: Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la

Organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa.

2. Especialización: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse,

hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad.

3. Jerarquía: Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de

los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y

La responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el

nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.


4. Paridad de autoridad y responsabilidad : Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.

5. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

6. Difusión: Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle



7. Amplitud o tramo de control: Debe haber un limite en cuanto alnumero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, demanera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia.

8. De la Coordinación: Siempre deberán mantenerse en equilibriolas unidades de una organización. El administrador debe buscar elequilibrio adecuado en todas las funciones

9. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarseconstantemente



1. División del trabajo.

2. Jerarquización.

3. Departamentalizacion.

4. Descripción de funciones, actividades y responsabilidades.

5. Coordinación.


Etapas de la Organización


1. División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

2. Jerarquización: Se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.

3. Departamentalizacion: Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.


4. Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

5. Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social



Tipos de Departamentalización

1. Departamentalización por Función.

2. Departamentalización por Producto.

3. Departamentalización Por Territorio oGeográfica.

4. Departamentalización Por Cliente.

5. Departamentalización por Proceso o Equipo.


1. Departamentalización por Función:

• Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por la naturaleza del trabajo.

• Por ejemplo, el departamento de producción se puede dividir en mantenimiento, control de calidad, ingeniería, fabricación, entre otras.



1. Departamentalización por Función:

•:

2. Departamentalización por Producto.

• Por lo general, las empresas

que adoptan esta forma,

anteriormente estaban

organizadas funcionalmente.

• En esta modalidad, todas las

actividades necesarias para

producir y vender un producto

o servicio se encuentran

generalmente bajo un solo

administrador.

• Facilita administrar a cada

producto como un centro de

utilidad distinto.


• Sitúa la atención y el esfuerzo en la

línea de producto, facilita el uso de

capital,

• Las instalaciones, habilidades y

conocimientos especializados,

• Permite el crecimiento y la diversidad

de productos y servicios,

• Mejora la coordinación de las

actividades funcionales.


2. Departamentalización por Producto.:

3. Departamentalización Por Territorio o Geográfica.

• Es especialmente atractiva para firmas de gran escala uotras cuyas actividades estén dispersadas física ogeográficamente.

• Se usa con más frecuencia en ventas y en producción;no se usa en finanzas, porque usualmente estáconcentrada en las oficinas centrales.

• Las firmas comerciales recurren a este método cuandoemprenden operaciones similares en diferentes áreasgeográficas, como en el montaje de automóviles,detallistas y mayoristas en cadena y refinerías depetróleo.



3. Departamentalización Por Territorio o Geográfica.


• El cliente es la clave para la forma en que seagrupan las actividades cuando las cosas que unaempresa hace para él son administradas por un jefede departamento. Hay casos en que se debeadoptar la decisión de separar algunos tipos dedepartamentos por clientes de los departamentospor producto.

• Por ejemplo, en los grandes mercados de productosagrícolas los funcionarios de instituciones crediticiasse especializan en frutas, hortalizas y cereales hastatal punto, que harán préstamos solamente paratrigo o naranjas





• Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o de máquinas automáticas de tornillos.

• Se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determinada operación.




...MUCHAS GRACIAS


Les invito a presenciar el Video de la Organización

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