Organización de actos de Relaciones Públicas (14 de marzo de 2011)

EXPERTO EN RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO 2010-2011

Organización de actos de Relaciones Públicas

Ignacio Jaén, comunicación de cubo-3

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Presentación

➡ Licenciado en Ciencias de la Información por la UCM

➡Más de 15 años de experiencia en la Comunicación Corporativa y en Relaciones Públicas

➡Actualmente: responsable de los proyectos de comunicación en cubo-3

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Hoy vamos a tratar

➡Comunicación Corporativa (conceptos básicos)

➡ Funciones básicas en la organización de eventos

➡ Fases de la organización de actos

➡ Escenarios más comunes

➡ Promoción de actos

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Comunicación corporativa

Conceptos básicos

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Comunicación Corporativa

➡ ¿Qué es la Comunicación Corporativa?

‣ Es el conjunto de mensajes que una Institución proyecta a unos públicos-objetivo a fin de dar a conocer su MISIÓN y VISIÓN, y lograr establecer una EMPATÍA entre ambos.

➡ Principios de la Comunicación Corporativa

‣ La Imagen Corporativa está constituida por lo que la empresa ES, lo que HACE y lo que DICE (todo eso construye la marca)

‣ Para el público, la marca que ven de una Empresa es su verdadera identidad (los clientes son dueños de las marcas)

‣ La marca es un valor añadido a lo que la empresa ofrece

‣ Por tanto, al igual que las Finanzas, los Recursos Humanos o los Sistemas Informáticos o de Producción, la Comunicación es un factor estratégico en la gestión

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Principios de la Comunicación Corporativa

➡Comunicación intencionada (mensajes-misión y visión)

‣ Transmisión de Valores (recuperación de la confianza)

‣ Responsabilidad Social (integración de necesidades)

➡Comunicación dirigida (públicos-objetivo)

‣ Internos y externos

➡Comunicación eficiente (empatía)

‣ Apoyo y refuerzo de la estrategia corporativa

‣ Posicionamiento de marca y apoyo en la venta

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Cómo puede ser la Comunicación

1.0 2.0 3.0sueños

diálogoInformaciónmarcacomo

experienciaVertical Redes

Producto Proceso

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La Comunicación a través de Actos

➡ ¿Qué es un acto/evento de Comunicación?

‣ Es una acción deliberada encaminada a transmitir información con intencionalidad

➡ ¿Qué es un acto/evento de Relaciones Públicas?

‣ Un acto de comunicación que busca establecer relaciones personales (entre personas que representan organizaciones) para obtener, a través de la cooperación (en actos comunicativos), un beneficio para nuestra empresa (mediante la consecución de los objetivos de Comunicación)

➡ ¿Un acto/evento pertenece a la comunicación 1.0, 2.0 o 3.0?

‣ Sin duda debe ser una gran experiencia del público con la marca.

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En resumen:Intencionalidad y Personas

Objetivo:transmitir un mensaje a un público

para conseguir empatía a través de una experiencia física en la que interactúan la

organización (marca) y sus públicos

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Un acto de Relaciones Públicas se compone de

escenario·

público·

mensaje

Experiencia

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¿Dudas o preguntas?

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Hoy vamos a vercómo se llega ...

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... del proyecto ...

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... a la realidad

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Funciones básicas en la organización

de eventos

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Cuatro funciones básicas

➡ Secretaría Técnica

‣ Se ocupa de los públicos y sus necesidades

➡ Protocolo institucional

‣ Se ocupa de los públicos vip’s y su participación en el acto

➡Comunicación

‣ Se ocupa de los medios de comunicación y las necesidades informativas

➡ Producción y montaje

‣ Construye el escenario en el que se desarrolla el acto

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Son funciones, no divisionesde un departamento

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Secretaría Técnica

➡Durante la preparación del acto:

‣ Elaboración de listados participantes en el evento

‣ Definición de sus necesidades para asistir y cumplir con los objetivos

‣ Selección de proveedores que ofrezcan los servicios necesarios:

• Viajes (hasta el lugar y desplazamientos en el lugar) y alojamiento

• Catering

• Azafatas

• Traductores

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‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación para el evento

‣ Control de asistencia de invitados y resolución de problemas

‣ Búsqueda de ponentes (atractivos para el público) y elaboración del Programa de trabajo en el evento

‣ Elaboración de un programa de actos lúdicos

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➡Durante el acto:

‣ Recepción de asistentes

‣ Acreditación y entrega de documentación

‣ Solución de incidencias con los invitados

‣ Control de los tiempos del acto y coordinación de los equipos de azafatas, catering, producción, protocolo ...

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Protocolo Institucional


‣ Elaboración del listado de invitados institucionales y Autoridades

‣ Definición de “objetivos de asistencia” y elaboración de una estrategia para conseguirlos

‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación conforme a las necesidades de cada Institución (y su protocolo)

‣ Contacto con las Instituciones y los responsables de Protocolo de las mismas para coordinar la asistencia

‣ Definición del protocolo de cada acto

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Protocolo Institucional

➡Durante el acto:

‣ Coordinación con los responsables de Protocolo de las Autoridades

‣ Asistencia al anfitrión durante la recepción de invitados

‣ Recepción de ponentes

‣ Asistencia en el desarrollo del acto (traslados en el edificio, ubicación en el escenario o en las filas protocolarias ...)

‣ Asistencia durante la despedida de invitados

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Comunicación


‣ Creación de mensajes que deben transmitirse y elaboración de materiales de Comunicación (Materiales informativos para Medios, publicidad, marketing, folletos para asistentes ...)

‣ Contratación de espacios publicitarios

‣ Relaciones con medios y búsqueda de oportunidades

‣ Convocatoria a medios para los actos previstos

‣ Atención a las peticiones que se realicen por parte de los medios

‣ Generar expectativa

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Comunicación

➡Durante el acto (el público son los Medios):

‣ Recepción y acreditación de medios invitados

‣ Colocación de medios audiovisuales (fotos de grupo, ubicación de cámaras de televisión ...)

‣ Entrega de documentación

‣ Aprovechamiento de oportunidades (entrevistas, canutazos, exclusivas ...)

‣ Ruedas de prensa

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Producción y montaje


‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de proveedores)

‣ Toma de contacto con el espacio

‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje

‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los elementos

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Producción y montaje

➡Durante el acto:

‣ Suministro de merchandising, papelería y demás necesidades a la Secretaría Técnica

‣ Control del desarrollo de los actos en el escenario (Realización y dirección de escena)

‣ Adecuación de cada escenario a utilizar dentro del “timing” marcado por Secretaría Técnica

‣ Desmontaje y retirada de todos los elementos

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Fases de la organización

de actos

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Fases en la organización de un evento

➡ Fase de preparación:

‣ Se proyecta y prepara todo para llevar a cabo el acto

➡ Fase de puesta en escena:

‣ Se materializa en acciones en las que el público es protagonista

➡ Fase de evaluación:

‣ Se revisa y se aprende de los errores

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Fase de preparación de un evento

➡Briefing del responsable a los que van a ejecutar el proyecto

‣ Qué quiero que ocurra

‣ Cuáles son nuestros objetivos con este evento

‣ Quiénes son nuestros públicos objetivo

‣ Cuánto dinero tengo

➡ Presentación de un proyecto:

‣ Qué queremos hacer (qué ocurrirá y cómo)

‣ Cómo participan los públicos y cómo conseguimos los objetivos

‣ Qué esfuerzo (humano y económico) es necesario

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➡ Planificación y gestión del proyecto:

‣ Evaluación de necesidades y selección de proveedores

‣ Definición exhaustiva del Proyecto y ajuste de presupuestos

‣ Elaboración de un calendario de trabajo y definición de responsabilidades

Aquí es cuando se producenlos problemas y contratiempos

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➡Diseño y producción de elementos de Comunicación:

‣ Elaboración de bocetos y artes finales de una imagen gráfica para el evento

‣ Diseño con esa imagen de todos los elementos necesarios (papelería, cartelería, señalética, mobiliario, escenarios ...)

‣ Producción de los elementos de Comunicación (control de resultados, calidad y presupuesto)

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➡ Preparación de la puesta en escena:

‣ Contratación de servicios:

• Equipos audiovisuales e iluminación

• Decoración y carpintería

• Montaje y desmontaje

• Seguridad

• Comunicaciones (telefonía e Internet)

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Fase de puesta en escena

➡Montaje:

‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de proveedores)

‣ Toma de contacto con el espacio

‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje

‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los elementos

➡Documentar el acto:

‣ Elaboración de reportajes en soportes audiovisuales para documentar el acto

➡Desmontaje:

‣ Retirada de todos los elementos y traslado a su ubicación final

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Fase de evaluación

➡Revisión de lo ocurrido:

‣ Revisión del material audiovisual

‣ Revisión de lo publicado en los medios de comunicación

‣ Reunión con el equipo de Relaciones Públicas que trabajó en el evento

‣ Reuniones con nuestros responsables (conocer su opinión sobre el evento)

‣ Elaboración de un informe y sugerencias para próximos eventos

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Escenariosmas comunes

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Tipos de eventos y sus escenarios

➡ Eventos privados (entre empresas o particulares):

‣ Desayuno/Comida de trabajo

‣ Encuentros/Reuniones en sedes sociales (como anfitrión y como visitante)

‣ Jornada/Congreso

‣ Foro/Encuentro

➡ Eventos públicos (con la Administración):

‣ Recepción oficial (viajes al extranjero, recepciones de Casa real o Presidencia de Gobierno)

‣ Encuentro entre administraciones

‣ Cumbre internacional

‣ Actos sociales

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Tipos de eventos y sus escenarios

➡ Eventos con Medios de Comunicación

‣ Ruedas de Prensa

‣ Entrevistas

‣ Desayunos/Almuerzos de Prensa

‣ Viajes o visitas de Prensa

‣ Visitas de personajes públicos

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Los escenarios más comunes

➡ Salas de reuniones:

‣ Confortabilidad y espacio para todos (delegados, invitados, intérpretes, personal técnico, documentación ...)

‣ Señalapuestos y presidencia

‣ Cartelería y banderas (detrás de la presidencia)

‣ Si es posible, el café se servirá en otra sala

➡ Escenarios multitudinarios y con varias actividades:

‣ Adecuar cada espacio a su función

‣ Prever accesos para los invitados y sus necesidades durante el desarrollo del evento

‣ Coordinar las actividades para que sean compatibles unas con otras

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➡Comedores de empresa:

‣ Situado en zona tranquila, luminosa y si es posible con buenas vistas

‣ Ni banderas, ni televisores o aparatos electrónicos

‣ La mesa será amplia y confortable para admitir todo el protocolo necesario

‣ Mantelería blanca o cruda. La vajilla, la cristalería y la cubertería, de un gusto exquisito

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➡ Salas para almuerzos:

‣ Amplitud para acoger a los comensales y para que el catering trabaje con comodidad (incluso se buscarán salas de apoyo)

‣ La decoración puede recordar que se está en un acto de comunicación (minutas, señalamesas, cartelería ...)

‣ Servicios, lugares de descanso y donde poder hablar por teléfono deben preverse para los asistentes

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➡ Firmas de protocolos

‣ Mesa sin adornos florales, con un portaplumas, dos plumas (que funcionen), secante y una escribanía si se considera necesario

‣ Debe tener buena iluminación

‣ Los firmantes se colocarán uno enfrente de otro, salvo que vaya prensa, que estarán uno al lado del otro

‣ Si es muy protocolaria, se utilizarán dos ejemplares, con los nombres de los firmantes alternados, para que cada uno se lleve el que tiene su nombre primero

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Promoción de actos

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Visibilidad y eficiencia

➡Un ACTO DE RELACIONES PÚBLICAS es un acto de COMUNICACIÓN

➡ Persigue la VISIBILIDAD de la INSTITUCIÓN que lo organiza

➡Busca la EFICIENCIA de sus MENSAJES

➡ Para alcanzar la EMPATÍA con sus PÚBLICOS-OBJETIVO

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La Promoción es fundamental

para conseguir asistencia

para obtener repercusión mediática

para transmitir el mensaje

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Consejos para las relaciones con públicos-objetivo

➡Relaciones de negocio (B2B)

➡A diferentes niveles

➡ Propuestas y respuestas claras, concisas y sinceras (siempre se dice la verdad). Si algo no se puede decir no se dice.

➡Dominio de las relaciones (no se improvisa)

➡Adaptación de los mensajes a los diferentes públicos, soportes informativos y a las diferentes situaciones en el acto

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La promoción del acto o el acto como promoción

➡Un acto necesita promoción para obtener el éxito: es una FINALIDAD

➡Un acto de relaciones públicas promociona la institución: es una HERRAMIENTA

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La promoción exige una experiencia satisfactoria

➡Muchos actos son para promocionar productos, informaciones u otros actos más complejos

➡ El trabajo para atraer a esos actos a los diferentes públicos es complejo y se basa en la generación de expectativas.

➡ Lo más importante es ofrecer al público lo que espera: si no satisfacemos sus necesidades no sólo perderemos al público para ese acto, probablemente nos costará mucho más conseguir cautivarlo para otro acto.

➡No vale con regalos o comidas. El público exige una experiencia satisfactoria.

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La Promoción en función de la participación del público

➡ Públicos participantes:

‣ Son aquellos que intervienen en el desarrollo del acto y el éxito del mismo les involucra directamente. Debemos conseguir su IMPLICACIÓN y apoyo expreso

‣ Son un valor de Comunicación fundamental (es el público que más credibilidad tiene al hablar de nuestra institución)

‣ De la buena comprensión de los mensajes dependerá mucho la imagen de nuestra empresa

‣ El objetivo de la promoción es “obtener su complicidad en el acto y su comunicación”

‣ Son: Instituciones, Reguladores, Partners y Proveedores, Empleados, ...

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La Promoción en función de la participación del público

➡ Públicos espectadores:

‣ Son aquellos que no se benefician del acto, sólo perciben la imagen que se quiere transmitir

‣ No deben SUFRIR nuestro acto

‣ Deben obtener BENEFICIO de la asistencia al acto (conocimiento mejor de la oferta, información de utilidad, posibilidades de hacer mejor el trabajo ...)

‣ Son: Clientes, Medios de Comunicación, Legisladores, ...

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La promoción según las Funciones

➡ Secretaría Técnica:

‣ Empleados

‣ Partners, proveedores y colaboradores

‣ Accionistas (pueden considerarse externos)

➡ Protocolo institucional:

‣ Reguladores y legisladores

‣ El sector empresarial (asociaciones empresariales, ONG’s y competencia)

➡Comunicación:

‣ Medios de Comunicación

‣ Líderes de opinión

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Herramientas de promoción

➡ Empleados:

‣ Canales de información corporativa (boletines internos, intranet, tablones de anuncios, reuniones ...).

➡ Partners, proveedores y colaboradores:

‣ Newsletter, folletos, reuniones ...

➡Accionistas:

‣ Junta general de accionistas, oficina del accionista, cartas y documentación dirigida a ellos.

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➡Reguladores y legisladores:

‣ Reuniones con la Administración, Lobby, conferencias, congresos, documentación técnica ...

➡ Sector empresarial:

‣ Reuniones patronales, documentación técnica, Lobby

➡ONG’s:

‣ Apoyo a sus campañas, documentación, reuniones ...

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➡Medios de Comunicación:

‣ Notas de prensa, ruedas de prensa, desayunos, informes técnicos, viajes, canutazos ...

‣ Proyectos “vaca”: aquellos que permiten obtener muchos “momentos” de comunicación entre el emisor y el receptor.

‣ Tercer emisor: Campaña de comunicación que se apoya en el uso de un emisor externo que ofrece mayor credibilidad.

➡ Líderes de opinión:

‣ Reuniones e información privilegiada.

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La promoción en las redes sociales

➡ Las redes sociales se han convertido en la forma más rentable de promocionar un producto o evento que vaya dirigido al público más conectado.

➡ Son muy fáciles para los habituales y muy difíciles de usar para los que “no estamos acostumbrados” a ellas

➡ Su resultado es viral: la difusión es exponencial por lo que se puede promocionar con muy pocos recursos.

➡ Si se hace mal, su resultado negativo también es exponencial.

➡ Todas las redes sociales tiene reglas que se deben respetar

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Muchas gracias

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