Pamela Grajalesmaby Alejandra Lerma

ORGANIZACION DE EVENTOS

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MARILU IDROBO

DEFINICIONES

Eventos

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.

De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo

Eventos laborales:

Los eventos laborales o empresariales, son aquellos que se realizan, ya sea para dictar alguna conferencia, presentar alguna información de productos o presentar proyectos de algún departamento especifico de una empresa, con el fin de informar a los integrantes de una organización las directrices a seguir y su puesta en práctica.

Eventos corporativos:

El evento es una experiencia social, programada y construida a partir de un conjunto de vivencias multidiáticas combinadas las cuales producen significado, es decir, comunican.”

¿Qué es lo que hay que tener en cuenta?. Aunque a primera vista pueda parecer que todos los eventos corporativos son parecidos, en realidad hay dos categorías muy diferenciadas: los motivacionales, que están  dirigidos al personal de la propia empresa, y los promocionales, que son los que la empresa realiza hacia fuera (clientes). Estos universos también son diferentes, pero tienen en común la posibilidad de servirse del evento como una herramienta más, para lograr diferentes objetivos. 

Eventos de ventas:

Este se organiza casualmente para vender o comercializar un artículo, para recoger fondos para la empresa.

Eventos de capacitación: Una de las causas de reflexión también de frustración

por parte de los gerentes de gestión humana; tiene que ver con evidencias comporta mental que percibimos en los puestos de trabajo.

Eventos de accionistas: Son reuniones de asociacionistas de una

empresa con el ánimo de definir políticas de inversión que les garantice la rentabilidad de su capital.

Presentación de productos: Como una empresa lanza su producto así el

mismo sea nuevo o no siempre realiza una especie con la finalidad de que todos los clientes poténciales tengan la posibilidad de interactuar con el mismo, es decir si consumirlo o no.

Conferencias: Comparecía pública de una empresa,

institución u organismo, de carácter público o privado, en la que se trasmite un mensaje.

Viajes de premio: premios concebidos a los colaboradores más

destacados que han alcanzado un objetivo previamente fijado.

mecánica: las empresas corren con los gastos de su

organización desarrollo. El destino es elegido por las empresas o por

la agencia.

Reunión de juntas directivas:

Son reuniones donde la junta directiva (el órgano del gobierno notificado por la asamblea general) se agrupa con el fin de hacer cumplir los acuerdos adoptados en ella

Congresos: reuniones de gran número de participantes

(organismos, empresas de un mismo sector….) en fechas y lugares preestablecidos para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances o para acordar conclusiones aplicada a sus grupos.

Mecánica: Presentación de ponencias, debate y

conclusiones. La frecuencia es anual y los internaciones

pueden efectuarse cada dos años.

Convenciones:

empresa. Reunión de personas promovidas por empresas.-

Motivo central suele ser analizar la marcha de le empresa, discutir o evaluar objetivos, presentaciones de nuevos productos, políticas,…

Mecánica: Convoca de forma cerrada(participación

restringida a los miembros de una empresa) Periódica y rotativa (lugar distinto) , alternando

entre las distintas ciudades donde la empresa tenga sucursales

Se la suele acompañar con un componente lúdico 

Asambleas: Reunión periódica convocada por consejo

de Admón. De una Dirigida a los miembros, accionistas, socios,

…de clubes, organizaciones, empresas,… Su fin: informar, analizar resultados, repartir

dividendos, o resolver problemas Mecánica: Convocatoria, recepción existencias de los

participantes. Redacción acta, expresando el lugar y la

fecha , hora de inicio y cierre Se rubrica el acta con dos o tres personas de

los presentes 

Foro:

Conversación o debate sobre un tema en donde diferentes profesionales expresan conceptos o necesariamente homogéneos.

Es una tribuna abierta a las diferentes ideas y opiniones Es dirigida por un moderador.

Simposio:

reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en determinado tema.

Cada uno de ellos ofrece un aspecto particular del tema objeto de la reunión.

Las opiniones pueden ser coincidentes o no.Mecánica: cada uno de los expertos presentan al auditorio sus ideas y

conocimientos en forma sucesiva durante 15 a 20 min cada uno.

Los participantes pueden hacer preguntas. Al final coma el coordinador hace una síntesis de las

principales ideas expuestas y de las conclusiones más relevantes.

Panel: Reunión de varias personas para

exponer una idea dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre una temática concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de opiniones entre sí y con el auditorio.

Mecánica: Exposición. Respuestas a las preguntas de la

audiencia. El moderador orienta el dialogo. Antes de terminar el dialogo el

moderador solicita a los miembros a hacer un pequeño resumen de sus opiniones al final, el moderador destaca las conclusiones más importantes de la reunión.

Seminario: Reunión de carácter didáctico con expertos

que aportan conocimientos y experiencias (se expone temas, sé organiza grupos de trabajo, deberes constante de opiniones).

Mecánica: Su organización depende del grupo que lo

convoca (universidades, empresas, y asociaciones,…).

Es importante que los asistentes tengan un similar nivel de conocimientos.

Al final, sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado

Mesa redonda: Grupo reducido de expertos los cuales

mantienen puntos de vistas divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos.

Mecánica: Número reducido de expertos, puede ser 4 o 6

y exponen de forma individual o formando parejas.

Su exposición no debe ser mayora los 50 min para permitir luego preguntas.

El moderador debe ser experto en el tema, totalmente imparcial.

Invita a los asistentes a realizar preguntas, estas pueden ser por medio de entrega de las fichas o por medio de micrófonos

Rueda de prensa: La recepción de los periodistas la hará el encargado de

ceremonial que presentara a las autoridades presentes.

Mecánica: Listado autorizado de todos los medios de

comunicación. Cursar invitaciones con una anticipación de entre 5 y

10 días. Lograr la mayor asistencia posible efectuando

llamadas recordatorias. Proveer de credenciales a los medios convocados. Definir el lugar en donde se realizara. Designar un moderador para ordenar las preguntas de

los periodistas. Disponer de apoyo tecnológico para facilitar su

trabajo. Se podrá ofrecer un coctel al finalizar la conferencia.

Coloquios: Reunión informativa con el fin de discutir un problema,

sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El público tiene participación activa al formar preguntas. Un moderador orientara la reunión y ordenara los turnos

de participación.Deportivos: Son eventos que congregan a deportistas y aficionados

en campeonatos, torneos y competencias.

Sociales y culturales: Los eventos sociales son parte de la vida de

la mayoría de la gente, ya que es muy común asistir de invitados a fiestas de cumpleaños, de bodas, a eventos culturales y otros tipos de eventos sociales. Cuando hablamos de eventos sociales nos estamos refiriendo a un suceso importante y programado que puede abarcar cualquier área social, artística, deportiva y los mismos pueden presentarse como seminarios, talleres, conferencias, inauguraciones, exposiciones entre otros.