ORGANIZACIÓNPROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTOS

•ORGANIZACIÓN• ESTRUCTURA

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

•Estructura formal

•Estructura informal

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Estructura formalEstructura formal

Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad,

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Estructura informalEstructura informal

la estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales . se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

• Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

Del objetivo DifusiónEspecialización Coordinación

Jerarquía ContinuidadParidad de autoridad y

responsabilidadUnidad de mando

OBJETIVO

• Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

ESPECIALIZACIÓN

• El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

JERARQUIA

• Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes,

PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

• No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

UNIDAD DE MANDO

• Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.

DIFUSIÓN

• Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

CONTROL

• Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente..

COORDINACIÓN

• Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

CONTINUIDAD

•Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes:

• Organigramas.

• Análisis de puestos. • Manuales

ORGANIGRAMAS

• Por su objetivo Por su área Por su contenido Estructurales: Estructurales: Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales: Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. EspecialesEspeciales: Se destaca alguna característica. Generales: Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras. Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección Esquemáticos: Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. AnalíticosAnalíticos: Más detallados y técnicos.

ORGANIGRAMAS

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

ANALISIS DE PUESTO

Analizar significa separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática.

ANALISIS DE PUESTO

El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia.

MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido

MANUALES

•Manuales de organización•Manuales departamentales•Manuales Interdepartamentales

CENTRALIZACIÓN - DESCENTRALIZACIÓN

Fayol defendía a la organización lineal caracterizada por la centralización de la autoridad y Taylor

defendía a la organización funcional en donde había descentralización de la autoridad.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN

• Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa.• Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes están

en los niveles más bajos.• Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionales

de la descentralización.• Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de

habilidades.

DESCENTRALIZACIÓN

El grado de descentralización depende de el tamaño de la organización, el tipo de negocio (ramo de act.), tendencias económicas y políticas del país, filosofía de la alta administración y personalidades involucradas, competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa competencia, facilidad de información que permita la toma de decisiones.

VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN

• Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones. Disminuye los atrasos causados por consultas.

• Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de funcionarios.

• Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio.

• La cantidad de papel debido al trámite de documentación del personal de las oficinas centrales puede reducirse.

• Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la mayor autonomía para tomar decisiones.

LA REORGANIZACIÓN

• Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha.• Debe tener claro que revisar a fondo su forma de operar, su

comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura, sus procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su relación con los grupos de interés implica un arduo y complejo trabajo

LA REORGANIZACIÓN

• la formulación de una propuesta de reorganización tiene que fundamentar las causas que la originan y su área de influencia

*Necesidades Internas

*Necesidades Externas