Universidad de los Hemisferios

Comunicación estratégica

4 de noviembre de 2014

Plan estratégico de comunicación:

Comunicación interna de la Facultad de Comunicación

José Fabara y Joaquín Reinoso

Resumen ejecutivo

La comunicación entre estudiantes, administrativos y profesores de la Facultad de

Comunicación de la Universidad de los Hemisferios no se produce con la instantane idad

que los administrativos y profesores desean ni al que los alumnos están acostumbrados

por los nuevos servicios de mensajería instantánea. Por este motivo los estudiantes no

están motivados a enterarse sobre las noticias de la facultad.

La Facultad no cuenta con un Director de comunicación que se haga cargo de estos

problemas, a la vez que mantenga constantemente a la comunidad al tanto de las noticias

por los canales propios de las nuevas generaciones. Por esta razón, nuestra primera

solución es nombrar un Dircom que reviva la página de Facebook, uno de los canales que

más se pueden explotar en la actualidad. Para esto el Dircom deberá realizar publicaciones

interesantes diariamente.

También para aumentar el interés por la Facultad y generar mayor participación del

alumnado en la página de Facebook se realizara una trivia con premios para los ganadores.

Las preguntas de la trivia serán sobre datos curiosos, anécdotas y cualquier informac ión

interesante de la Facultad, para que de esta manera los estudiantes no solo se enteran más

sobre su Facultad, sino que se genere interés sobre información de la misma.

Actualmente la Facultad dota de un correo institucional para comunicarse entre sus

miembros, pero este no es instantáneo ya que la mayoría no desea vincular su celular a

esta cuenta de correo. Además que esta comunicación es más lenta que la de un mensaje

o una visita al profesor. Por esta razón proponemos una aplicación en la que los

estudiantes pueden organizar sus clases, sus deberes y tener salas de chat con sus

profesores. De igual manera los profesores pueden enviar información sobre los deberes

y mandar recordatorios que serán revisados con mayor rapidez y es mucho más fácil de

garantizar que los alumnos recibieron la información.

Para los administrativos esta aplicación será un instrumento para que conozcan

información de la Facultad, como sus eventos, a través de una pestaña. La aplicación

manejara notificaciones tanto para los chats, como las noticias y los deberes de próxima

entrega.

Por último para que la gente pueda conocer información dela universidad con mayor

tranquilidad y profundidad se lanzara una revista física y digital de la facultad la misma

que tendrá información más detallada, perfiles y entrevistas con los profesores, una

muestra de los mejores trabajos de los alumnos y cualquier otra información de interés

para la comunidad.

Diagnóstico de comunicación.

Objetivos del diagnóstico:

Conocer los medios oficiales que la Facultad de Comunicación utiliza para comunicarse con los alumnos de la misma.

Determinar si la Facultad provee canales de comunicación a los profesores que

faciliten la comunicación con sus alumnos

Analizar si los medios que la Facultad utiliza para comunicarse con los estudiantes

son efectivos y eficaces.

Determinar si los estudiantes poseen algún canal de comunicación específico en

el cual puedan realizar un feedback sobre la comunicación interna.

Determinar si existe alguna persona que esté a cargo de la comunicación interna

en la Facultad.

Situación actual de comunicación

En la Facultad de Comunicación de la Universidad de los Hemisferios, existen

aproximadamente 130 estudiantes. Cabe recalcar que este dato es solamente un

aproximado pues no existe un registro oficial del número hasta la fecha. Por otro lado, se

puede decir que la Facultad cuenta con 12 profesores de planta, 4 que solamente dan

cátedra. De los 12 profesores de planta 3 ocupan cargos administrativos: Decano,

Coordinador y Director de la carrera.

La comunicación interna es un factor importante en el flujo de comunicaciones de toda

organización, por lo cual se decidió investigar sobre el estado de la misma al interior de

esta sección de Universidad. A través de entrevistas realizadas a los administrativos se

constató que los principales medios por los cuales se envían comunicados oficiales son el

mail institucional, el aula virtual, la página web y la cartelera. Cualquier otro tipo de

información concerniente a la Facultad y sus actividades se comunica a través de página

oficial en Facebook y de la cuenta oficial de Twitter. Estas cuentas oficiales las maneja

Juan David Bernal, docente a tiempo completo; el recibe los contenidos oficiales que

cualquier otro docente o administrativo requiera colgar en dichos medios, las evalúa y las

sube a la red. De esta manera se garantiza que la información sea verdadera y no cause

confusión entre la comunidad estudiantil.

En este flujo de comunicaciones también se pudo constatar que en la Facultad existe una

base de datos acerca de las direcciones de correo de los estudiantes, tanto de su mail

personal como del institucional. Sin embargo, se aclaró que los profesores solo se dirigen

hacia los estudiantes desde sus cuentas de la Universidad, lo cual no pasa con los

estudiantes que generalmente utilizan las cuentas personales para la interacción con los

profesores.

La dinámica del mail institucional y del Aula Virtual, la cual funciona con un usuario

personal y clave, se ponen en conocimiento del estudiante durante la inducción al primer

semestre. En esta plataforma se encuentran los cursos de la Universidad y existen materias

que están a libre disponibilidad y otras que requieren de la matriculación y aceptación de

los estudiantes por parte del profesor que dicta la materia para poder acceder a los

contenidos.

Análisis FODA

Fortalezas

o Profesionales de alta categoría en todas las áreas de la comunicación

o Accesibilidad a equipos y herramientas necesarias para todo tipo de comunicación.

Oportunidades

o Los estudiantes podrían realizar prácticas pre-profesionales trabajando

como encargados de la comunicación interna.

Debilidades

o Escaso personal que no permite tener una persona exclusivamente para la

comunicación interna. o No se actualiza constantemente las cuentas en las redes sociales ni en la

página web con información de la Facultad.

Amenazas

o El mal servicio de internet de la universidad puede interferir en el envío o recepción de los mensajes.

Metodología del diagnostico

Para un mejor diagnostico se vio la necesidad de dividir en segmentar el universo en tres

subconjuntos. Esta división se estableció según el papel que el grupo desempeña en la

comunicación interna. Los grupos son: administrativos, docentes y estudiantes.

A los dos administrativos, Coordinador y Director de la carrera, se les realizo una

entrevista en la cual se les interrogaba acerca de los medios oficiales de comunicación de

la Facultad y de las facilidades que tienen los profesores de acceder a las mismas. No se

pudo realizar la entrevista al Decano, ya que este se encuentra actualmente fuera del país

realizando un viaje.

La información de los profesores se recolectara a través de cuestionarios. Ya que el grupo

es pequeño, se realizara un censo. A los profesores se les preguntara acerca de los canales

de comunicación que utilizan y sus preferencias al comunicarse con los alumnos.

Al grupo más numeroso, el de los estudiantes, se recolectara la información a través de

encuestas. La muestra de estudiantes que será evaluada es de 80 individuos, dando un

margen de error del 5% y un nivel de confianza del 95%. La selección de estudiantes fue

al azar, sin distinción de edad, semestre o género.

Recolección y presentación de los datos

Administrativos

En la entrevista con Consuelo Aguirre, ella declaro que los medios que utiliza la facultad

para comunicarse con sus estudiantes son el correo electrónico y el Facebook de la

Facultad. El correo electrónico está a disposición de los profesores, en cambio, la página

de Facebook es manejada únicamente por un profesor; sin embargo los profesores pueden

solicitar la publicación de alguna información, previa la evaluación del encargado de la

página. También nos comentó que la comunicación entre los docentes y los estudiantes a

la Facultad se realiza a través del mail institucional.

Ingrid Zúñiga, coordinadora de la Facultad, en su entrevista nos comentó que los medios

oficiales que actualmente utiliza la facultad son las direcciones de correo institucional, la

cartelera, la página de Facebook, la cuenta de Twitter y los profesores, cuando la

información necesita ser transmitida rápidamente. En algunos casos Zúñiga envía

mensajes oficiales a través de 5 estudiantes, los cuales reciben sus mensajes a través de

WhatsApp. Estos estudiantes funcionarían como voceros... También nos comentó que

existió la iniciativa, siendo ella la principal promotora, de realizar un boletín semanal con

noticias de la facultad, que sería enviado a todos los estudiantes a través de su cuenta de

correo institucional.

Con respecto al acceso de los profesores a los canales de comunicación, cuando un

profesor necesita enviar un mail a todos los estudiantes los puede realizar a través del

correo de los coordinadores, previa examinación del contenido. Con respecto a las cuentas

de Facebook y Twitter, Juan David Bernal, docente de planta, es el encargado de

administrar las cuentas. Adicional a los medios oficiales, Zúñiga, señaló que algunos

profesores utilizan grupos en Facebook para comunicarse, el email personal y el aula

virtual.

La comunicación entre los profesores de planta y la Facultad se realiza mayoritariamente

por WhatsApp; aunque siendo un medio informal, se lo utiliza más que el correo

institucional. Entre los estudiantes y la Facultad el uso del correo institucional es mínimo,

exceptuando en periodos de matrículas. La gran mayoría se comunica personalmente con

los coordinadores en las oficinas de los mismos.

Al finalizar la entrevista Zúñiga destacó que no existe un encargado de la comunicac ión

interna de la facultad, así como un medio en el cual los estudiantes puedan dar un

feedback.

Profesores

Conoce cuál es su dirección de correo institucional

Si No

7/8 1/8

Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional

Todos los

días

Algunas

veces por semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

6/8 1/8 - - - 1/8

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Si No

Conoce la dirección de su correo institucional

0

1

2

3

4

5

6

7

Todos los

días

Algunas

veces por

semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional

Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional

Si No

2/8 6/8

Qué correo prefiere utilizar al dirigirse a sus estudiantes

Institucional Personal

7/8 1/8

Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los estudiantes

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Si No

Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional

Si

No

0.0%

20.0%

40.0%

60.0%

80.0%

100.0%

Institucional Personal

Qué correo prefiere utilizar al dirigirse a sus estudiantes

Mail

institucional

Aula Virtual Telefónicamente Redes sociales personalmente

5/14 respuestas 2/14 respuestas

1/14 respuestas 2/ 14 respuestas

4/14 respuestas

Cuál es el medio principal por el que conoce información de la facultad

Correo

Institucional

Correo

Personal

Redes sociales Personalmente

a través de un administrativo

Personalmente

a través de un colega

6/11 2/11 1/11 1/11 1/11

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los estudiantes

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

Cuál es el medio principal por el que conoce información de la facultad

Cuál es el medio de comunicación de la facultad que le genera más confianza en la

veracidad del mensaje

Correo Institucional

Correo Personal

Redes sociales Personalmente a través de un

administrativo

Personalmente a través de un

colega

6/9 respuestas - 1/9 respuestas 2/9 respuestas -

Estudiantes

Conoce cuál es su dirección de correo institucional

Si No

69/80 11/80

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

Cuál es el medio de comunicación de la facultad que le genera más confianza en la veracidad del

mensaje

Conoce como ingresar a su correo institucional

Si No

58/69 11/69

Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional

Si No

14 55

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

Si No

Conoce como ingresar a su correo institucional

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

Si No

Conoce cuál es su dirección de correo institucional

Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional

Todos los

días

Algunas

veces por semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

14/69 28/69 8/69 4/69 1/69 14/69

Con cuanta frecuencia envía e-mails a través de su correo institucional

Todos los

días

Algunas

veces por semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

2 30 7 2 3 30

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

Si No

Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional

0.00%5.00%

10.00%15.00%20.00%25.00%30.00%35.00%40.00%45.00%

Todos los

días

Algunas

veces por

semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Si No

Conoce la existencia de la página web de la facultad

Conoce la existencia de la página web de la facultad

Si No

72/80 8/80

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

Todos los

días

Algunas

veces por

semana

Una vez al

mes

Una vez al

semestre

Una vez al

año

nunca

Con cuanta frecuencia envía e-mails a través de su correo institucional

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

Si No

Has visitado la página web de la facultad

Has visitado la página web de la facultad

Si No

63/72 9/72

Considera visitar la página web de la facultad para consultar información actualizada

de la facultad

Si No

31/72 41/72

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

Si No

Considera visitar la página web de la facultad para consultar información

actualizada de la facultad

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

Si No

Conoce la existencia de la página de Facebook de la facultad

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

Si No

Has visitado la página de Facebook de la facultad

Conoce la existencia de la página de Facebook de la facultad

Si No

46/80 34/80

Has visitado la página de Facebook de la facultad

Si No

32/46 14/46

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

Si No

Está suscrito a la página de Facebook de la facultad

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

Si No

Considera visitar la página de Facebook de la facultad para

consultar información actualizada de la facultad

Está suscrito a la página de Facebook de la facultad

Si No

28/46 18/46

Considera visitar la página de Facebook de la facultad para consultar información

actualizada de la facultad

Si No

20/46 26/46

45.00%

46.00%

47.00%

48.00%

49.00%

50.00%

51.00%

52.00%

53.00%

Si No

Conoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

Si No

Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad

Conoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad

Si No

38/80 42/80

Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad

Si No

25/38 13/38

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

Si No

Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

Si No

Considera visitar el perfil Twitter de la facultad para consultar

información actualizada de la facultad

Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad

Si No

24/38 14/38

Considera visitar el perfil Twitter de la facultad para consultar información actualizada

de la facultad

Si No

18/38 20/38

Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los profesores

Mail institucional Aula Virtual Telefónicamente Redes sociales personalmente

25/101 respuestas 6/101 respuestas 13/101 respuestas 8/101 respuestas 49/101 respuestas

Análisis de los datos:

Administrativos

o El principal canal de comunicación con los estudiantes es el correo

institucional. Medio de comunicación que no permite conocer si los estudiantes recibieron y leyeron la información.

o El principal canal de comunicación entre docentes es el WhatsApp, aunque este sea informal, por su mayor velocidad que el correo electrónico.

o No existe un método oficial para transmitir comunicados de los docentes a través de correos masivos o mensajes en la cuenta de Facebook o Twitter.

o Las cuentas de Facebook y Twitter tienen un único encargado, pero este no tiene la labor exclusiva de la comunicación interna.

o Los administrativos no tienen en cuenta la página web de la Facultad como

un medio de comunicación interna.

Profesores

o La totalidad de los profesores utilizan el correo institucional para comunicarse con sus estudiantes, sin embargo la mayoría no tiene

sincronizada la cuenta de mail con su celular, lo que volvería más rápida la comunicación, y por lo tanto más efectiva al responder a los correos de los estudiantes.

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los profesores

o Los dos canales de preferencia para comunicarse con los alumnos es a

través del correo institucional y personalmente. o Prefieren transmitir los mensajes personalmente para garantizar la

recepción del mensaje, además la baja cantidad de alumnos lo permite realizar.

o El principal medio por el que reciben información de la Facultad y el que

más confianza de la certeza de los mensajes es el correo institucional.

Estudiantes

o El 80% de los estudiantes conoce su correo institucional. De este valor, el

80% no tiene sincronizada esa cuenta con su celular o Tablet, por lo que

la mayoría, con 45% revisa su correo pocas veces por semana. Solo el 20% lo revisa diariamente, que coincide con el porcentaje de estudiantes que si

sincronizan su celular con su cuenta de correo. o El 40% de los alumnos que conocen su correo envían correos desde su

cuenta varias veces por semana. El otro 40% nunca envía correos desde su

cuenta. o Más del 80% conoce y ha visitado la página web de la Facultad, pero solo

un 40% la tiene en mente como fuente actualizada de información. o Casi el 60% de los estudiantes conocen la página de Facebook. De este

porcentaje el 70% han visitado la página y el 60% está subscrito a la

página. Solo el 40% considera al Facebook como fuente actualizad de información.

o El 47,5% de los estudiantes conocen Twitter, de estos el 60% lo ha visitado y se han subscritos. Pero, al igual que el Facebook, cerco del 40% lo utilizaría para acceder a información actualizada de la Facultad.

o El 50% de los estudiantes prefieren comunicarse con los profesores personalmente. Esta mayoría se deba a que de esa manera se garantiza la

recepción del mensaje y por lo tanto más pronta la acción que se requiere.

El principal problema que se enfrenta la Facultad con respecto a la comunicación interna

entre Facultad y los estudiantes es el conocimiento de la recepción del mensaje. Primero

porque el correo no te permite conocer si el mensaje fue recibido por el estudiante ni si

este ya lo ha revisado. Aunque la inmensa mayoría conoce su correo institucional, solo

un 20% podría ser notificado de las ultimas noticias de la facultad, el 45% revisan el

correo pocas veces a la semana, volviéndolo un medio no eficaz.

El medio más eficaz es el personal, ya sea desde la Facultad o desde los estudiantes,

porque garantiza que el mensaje fue recibido y que la respuesta no tardara, a diferenc ia

del correo electrónico que no garantiza ninguna respuesta. El medio más eficiente es el

correo electrónico, por los ahorros en tiempo.

Plan Estratégico de Comunicación

Objetivos:

1. Motivar a profesores y alumnos que conozcan las noticias de la Facultad.

2. Reducir el tiempo en el que se produce la comunicación entre profesores, alumnos

y administrativos de la Facultad.

3. Que profesores y alumnos reciban información constantemente actualizada sobre

los que sucede en la Facultad.

Estrategia:

Nuestro público objetivo son los profesores, tanto de tiempo completo como de tiempo

parcial, de la Facultad de comunicación, y los estudiantes de dicha facultad que no tienen

interés por lo que sucede en la Facultad o que no tienen una manera rápida y eficiente de

obtener noticias.

A estas personas queremos motivarlas a que se informen de las últimas novedades tanto

de sus clases como de la Facultad en general, ya que estas fallas en la comunicac ión

dificultan la labor de los administrativos y profesores y genera problemas en los alumnos.

Por esa razón nuestro mensaje, a estas personas es: “Conectarse a la Facultad mejora y

facilita el trabajo e todos”.

Para esto buscaremos que las personas interactúen a través de aquellos medios que tienen

más a la mano y visitan con más frecuencia, esto es sus smartphones y las redes sociales.

Tácticas:

Designar a una persona en la Facultad para que se encargue de la comunicac ión

interna en su totalidad.

Revivir la página de Facebook de la Facultad realizando publicaciones diarias con

información relevante e interesante para los estudiantes.

En la página de Facebook se realizaran trivias sobre información de la Facultad

como pueden ser anécdotas, datos curiosos del personal, información de los

alumnos, etc. Se motivara a la gente a participar a través de premios para los

ganadores.

Lanzamiento de la app para smartphones: “La Facu”. Esta aplicación permite que:

o Los profesores y alumnos tengan salas de chat de cada clase en donde se

comuniquen instantáneamente y los profesores puedan saber a instante que

sus alumnos conocieron el mensaje.

o Los profesores podrán, con un simple clic, informar sobre nuevos deberes

o actualizar información sobre los mismos.

o La Facultad puede transmitir información a través de la pestaña de

Noticias.

Lanzamiento de la revista física y digital mensual de la Facultad con perfil de los

profesores, noticias más importantes de la Facultad y una muestra de los mejores

trabajos hechos por los alumnos. Esta revista la realizara el Director de

comunicación de la Facultad.

Cronograma:

Abril 2015

Lunes Martes Miércoles Jueves Vier

nes

Sá

ba

do

Do

min

go

30 31 1 2 3 4 5 Reunión de trabajo

con el Director de Comunicación

6 7 8 9 10 11 12

Lanzamiento de la Trivia

13 14 15 16 17 18 19

Primera premiación al ganador de la

trivia.

20 21 22 23 24 25 26 Reunión con el

Director de comunicación para analizar el

funcionamiento de la trivia.

27 28 29 30

Segunda premiación al ganador de la

trivia

Mayo 2015

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domi

ngo

30 1 2 3

4 5 6 7 8 9 10 Lanzamiento de la

app: “La Facu” a través de la hora

cero y las redes sociales.

Cierre de

la Trivia. Premiació

n Final

11 12 13 14 15 16 17 Reunión

con el Director

de comunicación para

analizar el funcionam

iento de la app.

18 19 20 21 22 23 24 Primera edición

de la revista de la Facultad.

25 26 27 28 29 30 31

Reunión con el

Director de comunicac

ión para analizar el

éxito de la Revista.

Presupuesto:

Descripción Cantidad Costo Individual Costo Total

Impresión de la primera edición 100 8,00 400,00

Premios para la trivia (eReaders) 3 80,00 240,00

Desarrollo de la aplicación 3.000,00 3000,00

Subtotal 3.640,00