ASAMBLEA PRHIMA14 DE JUNIO DE 2013

Por: Lic. Pedro J. González, MHSA, FACHEPresidente Junta de Directores de la

Asociación de Hospitales de Puerto Rico yDirector Ejecutivo del

Ashford Presbyterian Community Hospital

LOS HOSPITALES EN PUERTO RICO Y: ICD 10; EXPEDIENTE MÉDICO ELECTRÓNICO

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Perspectiva Gerencial al Manejo de Cambio: ¿Conocemos el impacto? ¿Se le brinda la prioridad

necesaria? ¿Conocemos los recursos que

son necesarios? (Internos, externos).

¿Quién o quiénes lo deben liderar?

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Fase I – Evaluación del Impacto

1. Evaluación del impacto de la transición al nuevo sistema de codificación ICD-10-CM/PCS e identificar las tareas claves y objetivos de implementación.

Crear e implementar un equipo planificador.

Identificar el presupuesto requerido para los cambios al Sistema de Información (IS).Evaluar, presupuestar e implementar la educación para los usuarios clínicos y codificadores.

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Fase I – Evaluación del Impacto

Organización Sistemas de Información

Educación de los

Profesionales de

Codificación

Mejorar la documentaci

ón

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Fase I- Organización

Establecer grupos de trabajo que puedan supervisar la implementación (Steering Committee).

Transacciones Standard HIPAA 5010 Sets de códigos ICD-10 CM/PS Crear un plan de comunicación para

alertar sobre los cambios que van ocurriendo.

Evaluar la preparación de la organización para los cambios.

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Fase I – Organización

Asegurar que el Profesional de Manejo de Información de Salud y los codificadores conozcan el beneficio y valor de la ICD-10.

Realizar una evaluación de las necesidades educativas de estos profesionales.

Preparar un presupuesto para la implementación de la ICD-10 y las Transacciones Estándar de HIPAA.

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Fase II – Poner en Práctica

Incluye

tres

pasos

clave:

Implementación de los cambios requeridos en el Sistema de Información (IS).

Evaluación de las prácticas de documentación.

Implementar los procesos educativos a los profesionales de codificación.

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Fase II-Organización

Contactar pagadores, socios en negocio, otros HIPAA socios de negocio, los suplidores, para las actualizaciones, preparaciones y pruebas para las transacciones estándar de HIPAA y cambios en ICD-10.

Desarrollar estrategias, para minimizar los problemas durante la transición.

Revisar los proceso, políticas y procedimientos, según sea necesario.

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Fase II – Organización – cont.

Mantener informado al Director Ejecutivo y al personal afectado.

Establecer el calendario, articulando los roles y responsabilidades para el momento en que se va en vivo.

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Fase III – Preparación en Vivo

Finalizar los

cambios en los

sistemas de

información.

Pruebas de

transacciones de las reclamacio

nes con los

pagadores.Educación intensiva a

los profesiona

les de codificació

n.

Monitorear la precisión

en la codificación

y los resultados

con los sistemas de reembolso (PPS-DRG).

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Fase III - Organización

Concluir pruebas de transacciones de las reclamaciones con los pagadores.

Reducir la acumulación (backlogs) que afectan los procesos de codificación y facturación.

Evaluar el impacto potencial en rembolso del nuevo sistema de clasificación.

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Fase III-Organización

Revisar y modificar el calendario de actividades, articulando los roles y responsabilidades para el momento en que se va en vivo.

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Fase IV – Post Implementación

Esta fase

consiste en

cuatro aspect

os:

1. Monitorea

r la consistenc

ia en la codificación para el

reembolso.

2. Impacto de los datos

manejados.

3.Productividad en

la codificaci

ón.

4. Continuar

con el adiestramiento a

los codificad

ores.

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Fase IV - Organización Reuniones regulares del Steering Committee

para compartir información del progreso de la implementación, monitorear la solución de asuntos, discutir lecciones aprendidas e identificar prácticas a mejorar.

Mantener al personal clave informado de los asuntos identificados y las soluciones en base semanal.

Adiestrar y re adiestrar al personal.

Evaluar el impacto de los reembolsos del nuevo sistema y monitorear el case mix.

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Fase IV – Organización – cont.

Resolver los problemas post implementación.

Monitorear la productividad del personal de codificación.

Mantener la comunicación con los pagadores y resolver problemas.

Mantener informado al Director Ejecutivo.

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Impacto econٕómico a los hospitales, de acuerdo a varias fuentes de la industria: Se estima que los hospitales necesitarán entre

seis a doce meses de efectivo, para financiar los costos de implementación.

Además del efectivo para implementar el ICD-10, los hospitales necesitarán reservas de efectivo adicionales. Esto es así, puesto que se estima que durante un período de tres años, el impacto económico, luego de la implementación del ICD-10, en un hospital típico de 250 camas, puede representar entre $2.5 millones a $7.1 millones en ingresos perdidos. Atribuible a posibles errores en codificación, incremento en errores de pagos, denegaciones, y otros.

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Varios análisis predicen que la productividad de codificadores puede disminuir en un 20 porciento, debido al incremento significativo en requerimientos y solicitudes de los planes médicos.

Un estudio de Rand Corporation encontró que la transición al ICD-10 en Australia y Canadá afectó negativamente la productividad de los codificadores.

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El impacto en productividad afectará también a médicos, manejadores de casos, gerentes de utilización, personal de facturación, registradores, personal de sistemas de información y muchos otros que requerirán educación, reevaluación de procesos y políticas, así como apoyo durante el período transicional.

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Plan de Implementación del Récord Médico Electrónico: Selección de los integrantes a

participar en las reuniones del Comité Timón.

Establecer plan de trabajo para la implementación de los módulos de: Enfermería (Nursing) Sala de Emergencias (EDM) Sala de Operaciones (Operating Room) Provider Workload Manager (Physician) Scanning and Archiving

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Restructurar la dirección del Departamento de Sistemas de Información (MIS) y asignar los recursos técnicos y humanos para la transición.

Seleccionar los médicos Champions (clinical team) responsables de la estandarización de la documentación clínica de los módulos.

Preparar el Plan de Transición de los distintos departamentos.

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Establecer el sistema, para captar datos estandarizados y asegurar la calidad del expediente clínico, tanto en papel como electrónico.

Reevaluar las políticas de documentación vigentes.

Atemperarlas para cumplimiento con los estándares de privacidad y seguridad (HIPAA).

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Establecer controles de seguridad del proceso de los datos hasta llegar al Repositorio Clínico de Datos (Data Repository).

Evaluar los sistemas, para verificar que la información esté disponible, cuando se necesite.

Adiestrar a los usuarios, para garantizar el conocimiento de los módulos.

Continuar el proceso de actualización y cambios.

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El Ashford Presbyterian Community Hospital cuenta con:

Implementación del récord médico electrónico en general (Sala de Emergencias, Pediatría, NICU, PICU, Ob.Gyn)

Próximos a ir en vivo son los departamentos de Obstetricia, Cirugía y Medicina.

Los módulos están completados en sobre el 95 por ciento.

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Algunos datos de la industria hospitalaria en Puerto Rico y el Récord Médico Electrónico: Incentivos:

MCRE MCAD

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Sección de preguntas

¡Gracias!

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