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La planificación en Unidades de Información
Un refrán popular dice que:
“La mayoría de los administradores no planean para fallar, fallan por no planear”- ¡Tenga cuidado!
PLANIFICAR
- es pensar el futuro para comenzar a actuar en el presente;
- es necesaria para dar propósito y dirección a una organización, y así asegurar que tiene
metas y objetivos.
La planificación en Unidades de Información
¿Por qué no siempre se planifica?
Incapacidad para definir metas Resistencia al cambio Falta de tiempo Medidas de calidad Cambios imprevistos
La planificación en Unidades de Información
Objetivos de la planificación
Según MC Clure, son: Dotar a la organización de metas que se
conviertan en fines para llegar a una situación nueva.
Diseñar estrategias que se concreten en proyectos de actuación.
Definir actividades que deben realizarse, cuándo hacerlas y qué medios son necesarios, además de establecer cuáles son disponibles.
La planificación en Unidades de Información
La planificación en Unidades de Información
Planificación estratégica
La planeación es una actividad intelectual que antecede a todo el proceso directivo y administrativo, su objetivo es lograr que se cumpla con la misión y propósitos básicos de la organización.
En la planeación se establece el marco de referencia general para toda la organización.
La planeación posibilita contar con parámetros para evaluar los resultados.
La planeación debe abarcar desde períodos largos (planeación estratégica) hasta períodos cortos y actividades rutinarias (planeación operativa y de eventos)
El proceso de
PlanificaciónEstratégica
Visión
AnálisisExterno
Objetivos y Metas
Estrategias
Planes
ImplementaciónControl
AnálisisInterno
Planificación estratégica
Misión
La VISIÓN de una Organización debe declarar en dónde queremos estar en el
largo plazo y como pretendemos llegar ahí, además de identificar la diferenciación con nuestra competencia y las oportunidades en
la industria.
¿Qué queremos que sea la organización o quiénes queremos ser en los próximos años?
Planificación estratégica
Ser reconocida como el modelo a seguir por las bibliotecas escolares del país y de América del Sur en lo concerniente a la calidad de sus servicios, colección y actividades que desarrolla; convirtiéndose en institución líder en la innovación en el campo de las bibliotecas escolares y desarrollando normas y procedimientos de aplicación general para las demás bibliotecas.
Planificación estratégicaEjemplos de Visión
Desarrollarse como una institución líder que posicione el valor social y pedagógico de las acciones de la Biblioteca Nacional de Maestros y las bibliotecas escolares articuladas en redes en la comunidad educativa en general, como ingrediente crucial en el impacto de construir una sociedad lectora. Soñar y concretar espacios físicos y digitales innovadores sin barreras para acceder a prácticas de lectura y conocimiento para todos los actores de la escuela. Difundir la memoria educativa para reflexionar la educación de hoy y de mañana. Acompañar la formación de profesionales de la información actualizados, comprometidos y éticos; que sean guías, mediadores y artífices de la lectura y el conocimiento organizado.
Planificación estratégicaEjemplos de Visión
Planificación estratégica
La misión de la organización es la respuesta a la pregunta:
¿Para qué existe la organización?
• Implica definir a Grupos de Clientes.
• Implica definir las necesidades que se desean
satisfacer.
• Implica definir el tipo de acción vertical.
• Implica definir el campo de acción geográfico.
• Indica las metas y políticas generales de la
misión.
La Misión del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.
Ejemplos de Misión
Planificación estratégica
La misión del Centro de Documentación "Dr. Néstor Rodríguez Campoamor" es servir a la comunidad académica, tanto alumnos, docentes, graduados, investigadores y profesionales interesados en el área de la Salud y a la comunidad en general interesada en esta área, contribuyendo a la enseñanza de los alumnos y a la actualización constante de los docentes, investigadores y profesionales.
Análisis Externo
OPORTUNIDADES
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARÁCTER
SOCIAL, POLÍTICO, ECONÓMICO, TECNOLÓGICO, DE MERCADO QUE PODRÍAN FAVORECER EL DESEMPEÑO
DE LA ORGANIZACIÓN
AMENAZAS
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERÍAN
POTENCIALMENTEPERJUDICIALES PARA LA
ORGANIZACIÓN, TANTO EN EL PRESENTE COMO
EN EL FUTURO
ELEMENTOS A CONSIDERAR
• ASPECTOS ECONÓMICOS (MACRO Y MICRO).• ASPECTOS POLÍTICOS.• ASPECTOS GUBERNAMENTALES.• ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRÁFICOS.• ASPECTOS TECNOLÓGICOS.• USUARIOS.• COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES.• GRUPO DE INTERÉS.• FUERZAS REGULATORIAS.
Análisis interno
FORTALEZAS
ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN
QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN
ELEMENTOS FAVORABLESPARA SU DESEMPEÑO.
DEBILIDADES
ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS
QUE DIFICULTAN O COMPROMETEN EL DESEMPEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN,TALES COMO: LIDERAZGO,
MOTIVACIÓN, TECNOLOGÍAS, ETC…
ELEMENTOS A CONSIDERAR
• GERENCIA, DIRECCIÓN, LIDERAZGO.• RECURSOS HUMANOS.• ORGANIZACIÓN.• TECNOLOGÍA.• INVESTIGACIÓN.• PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO).• CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD.• INFORMACIÓN.• SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.• IMAGEN.
VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
FORTALEZAS 1. Equipo Docente y Asesores Pedagógico /Tecnológico2. Asesoramiento pedagógico/tecnológico virtual y
presencial a docentes/alumnos3. Compromiso del equipo de trabajo en la formación de
los futuros técnicos.4. Implementación de Formación Presencial con
Instancias Virtuales
1. DEBILIDADES2. Falta de preparación pedagógica y tecnológica en un
gran % del personal docente.3. Dificultades para la puesta en acción de nuevas
estrategias didácticas.4. Falta de propuestas de cursos y/o carreras de posgrado
para egresados y bibliotecarios en general.5. Falta de difusión de los trabajos de investigación
realizados por los alumnos en el Seminario de Investigación y Bibliotecología.
OPORTUNIDADES1. Apoyo del Equipo de Conducción.2. Campus Virtual INFOD.3. Vinculación con Instituciones Educativas y
Unidades de Información.4. Inserción laboral de egresados.5. Documento para la Organización curricular
de la T.S.B. a nivel nacional.
ESTRATEGIAS (FO)
GARANTIZAR la continuidad del trabajo en equipo, gestionando reuniones generales y, otras por campo de formación con el propósito de articular contenidos, intercambiar estrategias didácticas, dialogar sobre los trayectos académicos de los alumnos, la utilización de las diferentes herramientas que ofrece el campus virtual, entre otros. (F1-F2-F3-O1-O2-O5)
1. ESTRATEGIAS (DO)
2. GESTIONAR a través de la Coordinación de Capacitación y Extensión cursos destinados a docentes de la carrera, egresados y bibliotecarios en general. (D1-D2-D3-O2-O3)
AMENAZAS
1. Falta de conexión Wifi en las aulas del ISFD.2. Personal a cargo de las Bibliotecas Escolares,
Públicas y Populares sin titulación
ESTRATEGIAS (FA)
TRAMITAR una conexión Wifi para acceder desde cualquier lugar del instituto a las aulas virtuales; como así también continuar solicitando un espacio físico adecuado para desarrollar las unidades curriculares que demanden el uso del laboratorio informático. (F4-A1)
ESTRATEGIAS (DA)
GENERAR encuentros de reflexión con el personal a cargo de las Bibliotecas que no poseen titulación, tomando como base las investigaciones realizadas por los alumnos egresados. (D5-A4)
Definen los logros que se esperan obtener en el
período de tiempo establecido en términos
cualitativos y cuantitativos
Son resultados y beneficios cuantificables esperados,
los cuales deben ser congruentes con los
objetivos.
Las metas son declaradas en unidades específicas ($,
#, %, posición, etc.) y deberán incluir cortes en
el tiempo (cada año, cada 3 meses, etc.) según sea
apropiado.
OBJETIVOS METAS
Los objetivos se representan con frases de acción
(verbo/objeto) y pueden incluir el medio y/o los resultados deseados así
como la acción.
Planificación estratégica
Brindar acceso a los distintos
recursos de información a los
usuarios de la institución y al
público en general a través de
talleres de formación de usuarios.
Satisfacer las necesidades de
información de sus usuarios a través
del préstamo a domicilio o en sala.
Establecer relación con otras
unidades de información a través de
las redes de cooperación de las que
participa.
OBJETIVOS METAS
Mejorar en un 100% la calidad y la coherencia del Diseño
Curricular, a nivel Jurisdiccional y Nacional,
durante el 2013.
Lograr al término del año 2013 la articulación entre los espacios
curriculares de los cuatro Campos de Formación.
La Estrategia se refiere a un plan de acción que me va a asistir en el logro del Objetivo y por ende de la Visión.
¿Cómo logro esto?
La Estrategia debe contemplar los Valores de la empresa o individuo.
No se trata de lograr mis objetivos a cualquier precio, sino
cumpliendo con Valores que percibo como importantes para mí.Táctica: Es el día a día de la Estrategia.La Estrategia tiene que ver con el logro de Objetivos, la Táctica tiene que ver con el logro de las Metas.
Planificación estratégica
Les doy un ejemplo simple:
Mi Objetivo es vender 3 autos en el mes de Abril, Mi Estrategia es: Generar empatía y escucha activa con el cliente.Mi Meta es: Vender un auto hoy, Mi Táctica es: Además de mostrarle el auto al cliente, le doy las llaves para que lo testee.La diferencia en la Estrategia y la Táctica, además es que la Táctica se puede hacer sobre la marcha, mientras que la Estrategia requiere de una mayor planificación.
Planes
Operacional u operativos
De eventos
Conjunto de actividades y recursos (Humanos y de Capital) asociados a un conjunto de objetivos con los cuales durante un periodo determinado de tiempo (a través de su gestión eficiente ) van a permitir alcanzar un(os) objetivo(s) propuesto(s) por la Dirección de la Empresa.
Planificación estratégica
Planificación estratégica
Planes operativos
Son para realizarlos a corto o mediano plazo.Le dan vida a toda la estrategia estableciendo actividades específicas para lograr las metas establecidas.
Debe ser:EspecíficoMedible
AlcanzableRelevante
Tiempo definido
Planificación estratégica
Planes de eventos
Los eventos son actividades puntuales que si bien se desarrollan dentro de un corto período, pueden implicar, según su envergadura, una planificación importante y detallada para ser exitosos.
Por ejemplo:
• Jornada de lectura en la plaza• Inauguración de servicios de a biblioteca• Visita del Bibliobus
Para la implementación se debe contar con un plan que determine detallada y
cronológicamente en qué forma se van a desarrollar las actividades para alcanzar
los objetivos planeados.
Planificación estratégica
El control es el proceso que permite verificar y garantizar que las actividades llevadas a cabo se correspondan con las planeadas y, por lo tanto, que conduzcan a las metas y objetivos establecidos.
Supone entonces, la acción de medir el rendimiento final al compararlo con los planes y aconsejar tomar medidas que mejoren o cumplan dichos panes.
Planificación estratégica
Tipos de control:
1. Control anticipado
2. Control concurrente
3. Control por retroalimentación
Planificación estratégica
“...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO QUE LO CREAMOS CON LO QUE HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER
AQUÍ Y AHORA...”
Giulio Santosuosso“Reinventar a Venezuela”
Planificación estratégica
