Ponencia Congreso Turismo: Turismo de convenciones, análisis, evolución y tendencias

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: PRESENTE, EVOLUCIÓN Y

TENDENCIAS

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: PRESENTE, EVOLUCIÓN Y TENDENCIAS

1.- Turismo de negocios: algunos conceptos básicos

2.- Clasificación del mercado: tipos de eventos.

3.- Factores y actores en el mercado de reuniones.

4.- Algunos datos del mercado

5.- Principales tendencias en el MICE

6. El sector MICE y la crisis económica mundial


La organización mundial del turismo (OMT) reconoce, al hablar de la actividad turística, seis (6) motivaciones fundamentales de los visitantes a la hora de viajar:

• Ocio y vacaciones

• Visitas a familiares y amigos

• Salud

• Religión

• Negocios

• Otros motivos


El turismo de negocios es la actividad turística que se produce por

actividades profesionales generando un volumen de negocio que supone más del 15 % del turismo internacional en el mundo


Las razones profesionales que tienen particulares y empresas para viajar son innumerables.

Algunos ejemplos pueden ser:

Asistencia a un congreso, convención o jornada.

Acciones de Marketing y Comunicación: presentación de un producto, una rueda de prensa, asistencia a una Feria, etc.

Un viaje de incentivo.

Una visita de inspección.

Fam-trip, Press-trip, Workshop.

Actividades de formación.

Relaciones mercantiles con otras empresas.

Acciones internas de la empresa.

Acciones relacionadas con la responsabilidad social corporativa

Otras………..


Algunos de estos ejemplos tienen por objeto el asistir a diferentes actos o encuentros con otros colectivos y/o personas.

Por tanto, ¿Es lo mismo el turismo de negocios y el turismo de reuniones?

Negocios: cualquier viaje por motivos profesionales.

Reuniones: Un conjunto de personas congregadas para realizar unas actividades comunes con unos fines preestablecidos, que cumplen las siguientes características:

• Se producen en un lugar predeterminado.

• Tienen una duración limitada.

• Siguen un programa concreto.

• Existe un responsable público o privado de la reunión.

• Se celebran con un objetivo o intencionalidad.

• Tocan una temática definida.


Pregunta 2: ¿Es lo mismo el turismo de reuniones y el turismo de congresos?

Reuniones: Un conjunto de personas congregadas para realizar unas actividades comunes

con unos fines preestablecidos que cumplen determinadas características.

Congresos: Son reuniones que tienen unas características determinadas:

• Evento organizado por Asociaciones, Colectivos profesionales, Federaciones etc. con el

fin de debate y/o divulgación, intercambio de ideas, comunicación.

• Normalmente con cuota de inscripción, que paga cada participante.

• Cada participante decide si acude o no al evento (la convocatoria es abierta).

• Suele haber sponsorización de alguna sociedad y/o exposición comercial.

• Su duración suele ser de 2/3 días.


En la práctica:

• Se suelen confundir los tres términos, ya que ni siquiera los profesionales del sector se ponen muy de acuerdo en lo que es cada cosa.

• Internacionalmente, se suele utilizar la terminología inglesa y la

denominación de sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions).

• Otra carencia estructural del sector son las estadísticas, que no son nada fiables y no permiten una investigación más profunda sobre el mercado y sus tendencias. Fuentes fiables:

• ICCA (International Congress and Convention Association)

• UIA (Union of International Associations)

• SCB y METURE (España)


Independientemente de los aspectos económicos de la industria, los

congresos y reuniones nacen como consecuencia de la necesidad de personas y colectivos de comunicarse

De los colectivos hacia fuera

De los colectivos entre sí

De los colectivos hacia dentro

CONGRESO, EVENTO = COMUNICACIÓN

Para el participante, el congreso supone:

1. Conocer a sus colegas de otros países

2. Intercambiar experiencias y conocimientos

3. Tener la perfecta excusa para dejar a su clientela sin atender

4. Conocer, turísticamente otras ciudades y países

5. Disfrutar de acontecimientos artísticos y culturales “especiales” para el congreso y no repetibles para el resto del público

6. Muy probablemente, viajar gratis, en unos casos como invitado y en otros, deduciendo el importe de su cuota y viaje como un gasto profesional en si declaración de renta



Para terminar la introducción:

• Las cifras siguen creciendo año a año (salud del sector inquebrantable).

• Hay una apuesta cada vez más inequívoca de las administraciones públicas por apostar por el turismo de reuniones.

• No se equivocan, ya que ofrece muchas ventajas:

• Desestacionalización (o estacionalidad inversa).

• Mayor gasto medio (casi 600 € /día, España 2009 ).

• Servicios de gama alta siempre.

• Posibilidad de repetir (fidelización).

• Imagen de marca para las ciudades.




3.- Factores y actores en el mercado de reuniones.





• Hay una infinita variedad de reuniones y eventos pero algunos poseen

características comunes y ello nos permite establecer ciertas

categorías bien diferenciadas.

• La mayoría de los autores distingue, en primer lugar, entre el segmento de

las reuniones ó eventos cuya motivación principal es el ocio – actos

culturales, deportivos o sociales organizados con tal fin – y el mercado de

congresos, convenciones, ferias e incentivos propiamente dicho.

• Otra categoría claramente diferenciada es la de los Mega-Eventos, aquellos

eventos que requieren la acción directa de Gobiernos y Administraciones

públicas por su magnitud e importancia: Exposiciones Universales, Juegos

Olímpicos, Campeonatos Mundiales, etc.


Este cuadro nos permite entender mejor el mercado:

MERCADO DE REUNIONES

OCIO

CULTURALES DEPORTIVOS OTROS

CONGRESOS, CONVENCIONES E INCENTIVOS

CONGRESOS CONVENCIONES INCENTIVOS JORNADAS

FERIAS Y EXPOSICIONES

LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE MARKETING: PRESENTE, EVOLUCIÓN Y TENDENCIAS

CONGRESO

• Evento organizado por Asociaciones, Colectivos profesionales,

Federaciones etc. con el fin de debate y/o divulgación, intercambio de ideas, comunicación.

• Normalmente con cuota de inscripción, que paga cada participante.

• Cada participante decide si acude o no al evento (la convocatoria es

abierta).

• Suele haber sponsorización de alguna sociedad y/o exposición

comercial.

• Su duración suele ser de 2/3 días.


CONVENCIÓN

• Evento convocado normalmente por una empresa privada

• Participantes: sus empleados, fuerza de ventas, distribuidores propios etc.

• Objetivo: presentación de temas vinculados con su actividad.

• Duración aproximada de 2 días, suelen ser laborables

• El participante no decide su asistencia, la convocatoria es de carácter

restringido

• El desplazamiento y alojamiento corre por cuenta de la organización.


INCENTIVO:

• Promovidos por empresas privadas como “premio” o reconocimiento al logro de unos objetivos predeterminados, normalmente comerciales.

• El asistente es invitado por la organización.

• Normalmente son actividades de ocio.

• Cada vez se combina más con actividades de formación / motivación para los empleados.

• Objetivo: Fidelización interna (personal de la empresa) o externa (proveedores, colaboradores etc.)


• FERIAS PROFESIONALES:

• Exposiciones de diversa índole (habitualmente con claros fines comerciales)

que pueden durar uno o varios días y que se realizan en espacios o locales

amplios, habitualmente recintos feriales, con una temática determinada.

• Económicamente, son acontecimientos que ponen en contacto a la oferta y

la demanda de productos y servicios.

• Son un escaparate para las empresas e instituciones.

• Comercialmente hablando, son un centro global de contactos.

• Son un medio para conocer las tendencias del mercado y de la competencia.

• A nivel mediático, un gran centro para que los medios de comunicación

puedan transmitir mensajes.

• Gran fuente de ingresos para las empresas organizadoras y el destino.


A partir de ahí, podemos diferenciar una innumerable tipología de eventos en el mercado:

• Presentaciones de producto

• Road-shows

• Jornada de puertas abiertas

• Juntas de accionistas

• Ruedas de prensa

• Reuniones de empresa

• Teambuilding

• Formación

• Inauguraciones

• Aniversarios

• Campeonatos y Eventos deportivos

• Cenas, comidas, banquetes, bodas etc.

• Mega eventos


Algunas consideraciones:

• Estas categorías no son departamentos estancos ya que algunos eventos

mezclan características de varios tipos.

• Algunos operadores se suelen especializar en algún tipo de evento.

• Cada tipo de evento encaja mejor también en un determinado tipo de sede.

• Todo vale si lo pide el cliente, se cumplen objetivos, está bien

gestionado y reporta beneficios.




3.- Factores y actores en el mercado de reuniones





La confluencia de algunos factores es imprescindible para que se desarrolle el turismo de reuniones de manera adecuada.

Los más importantes son:

• Infraestructuras básicas o de soporte • Sedes para la realización de eventos

• Organizadores de congresos • Promoción público / privada del destino (CB)

• Recursos turísticos • Empresas de servicios turísticos y complementarios

• Clientes


Infraestructuras básicas o de soporte

Son aquellas que, sin formar parte de la oferta, conforman su entorno convirtiéndose en un factor capital para cualificar la misma. Nos referimos a:

• Las comunicaciones: medios de transporte, aeropuertos, carreteras, etc.

• Oferta hotelera y alojamientos turísticos.

• Servicios públicos, las telecomunicaciones, la sanidad, la seguridad, etc.


Infraestructuras básicas o de soporte (2- tendencias)

• Gran desarrollo de las infraestructuras en países emergentes para alcanzar los estándares de desarrollo adecuados.

• Masiva construcción de sedes y palacios de congresos (algunos difíciles de rentabilizar)

• Oferta hotelera cada vez más orientada a congresos.

• Nuevos actores: las líneas aéreas de bajo coste.


Sedes para la organización de reuniones

• Imprescindibles para albergar los eventos: palacios de congresos, hoteles, centros de convenciones, recintos feriales, universidades, centros culturales, sedes singulares, etc.

• Cada tipo de sede registra características diferentes y se orientan, por tanto, a diferentes nichos de mercado.

• Las grandes sedes (especialmente Palacios de Congresos y Recintos Feriales) requieren, en muchos casos, de la intervención del sector público para su planificación, construcción y explotación. También suelen ser un emblema y un motor económico para la ciudad.


Sedes para la organización de reuniones (2- tendencias)

• Gran aumento de las reuniones de todo tipo en sedes singulares.

• Proliferación de palacios de congresos en ciudades grandes, medianas

y pequeñas.

• Importante actividad en la construcción de sedes en zonas

emergentes.

• Las cadenas hoteleras se especializan a través de los departamentos

corporativos (departamentos de CCI)

• La enorme competencia exige un “valor añadido” de las sedes.


Organizadores de reuniones

• Según la legislación vigente en la mayoría de los países, cualquiera puede

organizar un evento en la actualidad.

• Gran diversidad de operadores: OPC, AAVV, DMC, agencias de

comunicación y eventos, departamentos de eventos de empresas y

asociaciones, “iluminados”, etc.

• Son la clave para dinamizar el sector.

• Las empresas OPC son los verdaderos especialistas en la industria.


Organizadores de reuniones (2- tendencias)

• Las grandes acaparan el mercado dejando cada vez menos espacio a los operadores

locales.

• Los clientes son más exigentes y competitivo generando nuevos modelos de

gestión en la organización de congresos: CORE PCO, Inhouse Meeting Planner

(IMP) y Association Management (AMC).

• El evento es, cada vez más, una Herramienta de MK y comunicación para la

empresa o institución que lo organiza: más incidencia en aspectos como la decoración,

puesta en escena, efectos visuales, animación, etc. (25% de MK budget para eventos

en US).

• Crece el interés por el control sobre el ROI de cada evento.


Promoción del destino (los Convention Bureaux)

• Las administraciones turísticas apuestan cada vez más por la diversificación (y,

por tanto, por el turismo de reuniones) para mantener / mejorar la calidad de los

destinos.

• Por ello, es fundamental la labor que realizan los CB locales, que realizan las

siguientes funciones:

• Punto de Información Especializada

• Departamento de Promoción Exterior

• Agencia de Apoyo a Candidaturas

• Centro de Control de la Calidad


Promoción del destino (los Convention Bureaux) (2- tendencias)

• Crecimiento del número de CB: casi todas las ciudades y regiones se van

concienciando de las ventajas del turismo de reuniones.

• Algunos CB se atreven a organizar reuniones y no es su verdadera función.

• La competitividad del mercado exige CB más activos: pro-actividad en el apoyo a

candidaturas y cada vez más una empresa de MK y menos una oficina de turismo.

• Es básica la colaboración en un destino entre los CB y las empresas (sedes,

OPC y demás).


Los recursos turísticos

• La captación y organización de eventos en un entorno “turístico”

adquiere un evidente valor añadido que le proporciona múltiples posibilidades

de cara al programa social y de acompañantes de un congreso.

• Los recursos culturales, naturales, gastronómicos, etc, son el complemento

perfecto para una reunión.

• Se tiende a incluir actividades distintas y dinámicas en los eventos, al

igual que ocurre con la oferta turística genérica (clases de cocina, actividades

de aventura, encuentros literarios, cualquier cosa nueva y distinta).


• Empresas de servicios turísticos y complementarios

• Hablamos de los “pies y manos” de cualquier evento, de la parte operativa:

imprentas, azafatas, intérpretes, montadores de stands, empresas de animación, rent

a car, logística y transporte, guías, merchandising, catering, audiovisuales, seguridad,

tecnología, etc.

• La parte “turística” del evento suele requerir de una AAVV para su desarrollo

(billetes de transporte y habitaciones).

• Cualquier OPC u organizador de congresos necesita tener proveedores fiables y

probados que le sirvan para proporcionar un servicio global de calidad al promotor de

la reunión.


Clientes

• Como hemos visto, empresas, asociaciones, colectivos e instituciones de todo tipo

presentan necesidades manifiestas de comunicación y, por tanto, de reunirse.

• Cuanto más rico es el tejido empresarial y asociativo de una ciudad / región, más

posibilidades de negocio para los OPC y demás empresas del mercado.

• Al igual que las personas, estos colectivos están cada vez más informados y son

más exigentes a la hora de contratar un servicio de este tipo.

• El mercado se suele segmentar en tres partes: Corporativo, Gubernamental /

Institucional y Asociaciones de diversa índole.








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LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: PRESENTE, EVOLUCIÓN Y TENDENCIAS: DATOS ICCA 2009

Rank Country Nº Meetings 1 USA 595 2 GERMANY 458 3 SPAIN 360 4 ITALY 350 5 UK 345 6 FRANCE 341 7 BRAZIL 293 8 JAPAN 257 9 CHINA 245

10 AUSTRIA 236


Rank Country Nº Meetings 11 HOLANDA 236 12 SUIZA 214 13 CANADÁ 213 14 SUECIA 184 15 KOREA 176 16 AUSTRALIA 169 17 PORTUGAL 168 18 DINAMARCA 151 19 ARGENTINA 145 20 BÉLGICA 130


Rank City Nº Meetings 1 Vienna 160 2 Barcelona 135 3 París 131 4 Berlín 129 5 Singapur 119 6 Copenhague 103 7 Estocolmo 102 8 Amsterdam 98 9 Lisboa 98

10 Pekín 96


Rank City Nº Meetings 11 Buenos Aires 90 12 Seúl 90 13 Budapest 87 14 Madrid 87 15 Praga 86 16 Londres 83 17 Estambul 80 18 Sao Paulo 79 19 Bangkok 76 20 Atenas 75

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: PRESENTE, EVOLUCIÓN Y TENDENCIAS: DATOS SCB















TENDENCIAS DEL MICE 1

• Más reuniones pero más cortas. Especialización en la temática y segmentación de la demanda.

• Utilización masiva de las nuevas tecnologías en los diferentes procesos de la organización de eventos (redes sociales)

• Auge del concepto NETWORKING, directo y virtual • Nuevos hoteles= más salas de reunión • Proliferación de sedes e iniciativas para reuniones distintas. • Nuevos modelos de gestión en las empresas OPC= Core PCO, AMC,

IMP


TENDENCIAS DEL MICE 2

• Crece la importancia de los eventos como herramienta empresarial de MK y comunicación.

• Se busca un “valor añadido” en el evento a través de diferentes herramientas: animación, sede, originalidad, decoración, ponentes, etc.

• Crece la preocupación e interés por medir el ROI del evento. • La sostenibilidad ha llegado también a la organización de eventos: GO

GREEN • Crece el mercado RSC • Los destinos han adoptado a los eventos como parte imprescindible de su

plan de MK para atraer turistas • Cada vez hay más formación reglada sobre la industria de la organización

de eventos.









¿Y como afecta la crisis actual?

Sin duda, el impacto de la crisis va a condicionar la industria en los próximos meses / años. Aunque el impacto va a ser global, podemos hacer algunas consideraciones al respecto…

• Aunque todos los sectores van a estar afectados, pero la banca, la construcción y la automoción parecen, sin duda, más afectados.

• Las reuniones y eventos corporativos notarán más el impacto negativo ya que muchas empresas reducirán sus presupuestos dedicados a la organización de eventos y reuniones.

• Reuniones corporativas, eventos y viajes de incentivos tenderán a ser más cortos.

• El tiempo de planificación de los eventos se reducirá debido a cuestiones financieras y estratégicas.

• Tamaño, presupuesto y número de asistentes tenderá a descender.


¿Y como afecta la crisis actual?

• El mercado asociativo (especialmente congresos) no estará tan afectado ya que se suelen celebrar con una base regular y no se suelen suspender, aunque:

• Se espera menos delegados en la mayoría de los congresos. • Presupuestos y tamaños descenderán en general. • El gasto por congresista también descenderá (alojamientos menos

caros, menos servicios complementarios, etc.)


Y además…

• La ocupación hotelera está descendiendo en la mayoría de las regiones.

• Las tarifas hoteleras no subirán o bajarán también en multitud de áreas geográficas.

• Travel y Event Managers y Meeting Planners tienen un mayor poder de negociación con sedes y organizadores y lo aprovechan.

• Las políticas de pagos y cancelaciones han pasado a ser un tema de vital importancia en la negociación cliente-proveedor.

• Las tarifas aéreas tampoco parece que se vayan a incrementar, aunque este ítem dependerá, sobre todo, de la evolución del precio del petróleo.


MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Ricardo García-Viana Brookes

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