Ppt project management sesión 11 - 12

Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

PROJECT MANAGEMENT

Semana: 11 - 12

14 de mayo de 2013

Gerencia del Riesgo

/

Integración Alcance 1. Planificación del alcance 2. Definición del alcance 3. Crear EDT 4. Verificación del alcance 5. Control de cambios del alcance

Tiempo

Costos 1. Planificación de recursos 2. Estimación de costos 3. Preparación del presupuesto de costos 4. Control de costos

Calidad 1. Planificación de la calidad 2. Aseguramiento de la calidad 3. Control de calidad

R.R. H.H. 1. Planificación de la organización 2. Asignación del personal 3. Desarrollo del equipo 4. Gestión del equipo

Comunicaciones 1. Planificación de las comunicaciones 2. Distribución de la información 3. Informes de rendimiento 4. Cierre administrativo

Riesgo 1. Planificación de la gestión de riesgos 2. Identificación de riesgos 3. Análisis cualitativo de riesgos 4. Análisis cuantitativo de riesgos 5. Plan de respuesta de riesgos 6. Supervisión y control de riesgos

Procura 1. Planificación de las adquisiciones 2. Planificación de la búsqueda de proveedores 3. Búsqueda de proveedores 4. Selección de proveedores 5. Administración del contrato 6. Cierre del contrato

1. Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del

Proyecto Preliminar

3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

6. Control Integrado de Cambios

7. Cerrar el Proyecto

1. Definición de actividades

2. Establecimiento de la secuencia de las

actividades

3. Estimación de recursos de las actividades

4. Estimación de la duración de las

actividades

5. Desarrollo del cronograma

6. Control del cronograma

Gestión de riesgos: Procesos

Ud. como Project Manager recién ha terminado el Plan de Respuesta a Riesgos para un proyecto de ingeniería de US $387,000 ¿Cuál de las siguientes actividades probablemente haría inmediatamente después?

A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto.

B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los planos detallados de ingeniería.

C. Adicionar tareas al WBS.

D. Iniciar revisiones periódicas generales de los riesgos del proyecto.

1. Pregunta para discusión grupal

Proceso 11.1:

Planificación de Gestión de Riesgos

Proceso de decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

Es importante planificar los procesos de gestión del riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos estén en proporción tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organización.

Planificación de la Gestión de Riesgos

Plan de gestión de riesgos.

Reuniones y análisis de planificación.

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organización.

Enunciado del alcance del proyecto.

11.1 PLANIFICACIÓN

DE LA GESTIÓN

DE RIESGOS


Plan de gestión del proyecto.

Metodología.

Roles y responsabilidades.

Asignación del presupuesto.

Periodicidad.

Categorías de riesgo.

Probabilidad e impacto de los riesgos.

Matriz de probabilidad e impacto.

Tolerancias revisadas de los interesados.

Formatos de reportes.

Seguimiento.


Plan de Gestion de RiesgosProyecto :

Project Manager :

Fecha :

METODOLOGIA :

Ver Cuadro 1 Metodología de Gestión de Riesgos

ROLES Y RESPONSABILIDADES :

Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestión de Riesgos

PRESUPUESTO :

Ver Cuadro 3 Presupuesto de Gestión de Riesgos

PERIODICIDAD :

Ver Cuadro 4 Periodicidad de Gestión de Riesgos

CATEGORÍAS DE RIESGOS :

Ver Cuadro 5 Categorías de Riesgos

DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

Ver Cuadro 6 Definiciones de Probabilidad

Ver Cuadro 7 Definiciones de Impacto

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto

TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :

Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados

FORMATOS DE INFORME :

Se utilizarán los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a Riesgos, Matriz de Revision de

Riesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de Cambio

SEGUIMIENTO :

Se utilizarán los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y Auditoria

Cuadro 1 : Metodología de Gestion de RiesgosProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Actividad Descripción Herramientas Fuentes de Informacion

Planificacion de Gestion de Riesgos Elaborar Plan de Gestion PMBOK Sponsor y Usuarios en general

PMI Compendium PM y equipo de proyecto

Identificacion de Riesgos Identificar riesgos del proyecto Checklist de Riesgos Sponsor y Usuarios en general

RBS estandar PM y equipo de proyecto

PM's y equipos de proyectos similares

Consultores y proveedores tecnologicos

Archivos históricos de proyectos

Analisis Cualitativo de Riesgos Evaluar probabilidad e impacto Definicion de Probabilidad Sponsor y Usuarios en general

Establecer ranking de importancia Definicion de Impacto PM y equipo de proyecto

Matriz de Probab-Impacto PM's y equipos de proyectos similares

Welcom Risk Consultores y proveedores tecnologicos

Análisis Cuantitativo de Riesgos Evaluar prob e impacto global @Risk 4.1 for MS Project Sponsor y Usuarios en general

Calculo de Reserva de Contingencia PM y equipo de proyecto



Planificación de la Respuesta a Riesgos Definir respuestas a riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general

Planificar ejecucion de respuestas PM y equipo de proyecto



Archivos históricos de proyectos

Supervisión y Control de Riesgos Verificar ocurrencia de riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general

Supervisar ejecucion de respuestas PM y equipo de proyecto

Verificar efectividad de respuestas

Verificar aparición nuevos riesgos

®

Cuadro 2 : Roles y ResponsabilidadesProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Actividad Roles Personas Responsabilidades

Equipo de Gestión de Riesgo:

Planificacion de Gestion de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo

Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer definiciones

Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad


Identificacion de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo

Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer informacion



Analisis Cualitativo de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo




Análisis Cuantitativo de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo




Planificación de la Respuesta a Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo




Supervisión y Control de Riesgos Lider CVF Dirigir la actividad, responsable directo

Apoyo JKU, JHG Proveer informacion

Miembros NMM, ERD Ejecutar la actividad

Cuadro 3 : Presupuesto de Gestión de RiesgoProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Actividad Personas Materiales Equipos Total

Planificacion de Gestion de Riesgos Lider $300 Suministros $30 Laptop $30

Apoyo $45 Viajes $400 Fotocopiadora $10

Miembros $50

$395 $430 $40 $865

Identificacion de Riesgos Lider

Apoyo

Miembros

Analisis Cualitativo de Riesgos Lider

Apoyo

Miembros

Análisis Cuantitativo de Riesgos Lider

Apoyo

Miembros

Planificación de la Respuesta a Riesgos Lider

Apoyo

Miembros

Supervisión y Control de Riesgos Lider

Apoyo

Miembros

TOTAL PRESUPUESTO

Cuadro 4 : Periodicidad de Gestión de RiesgoProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Actividad Momento de ejecución Entregable del WBS Periodicidad de Ejecución

Planificacion de Gestion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez

Identificacion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez

En cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal

Analisis Cualitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez


Análisis Cuantitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez


Planificación de la Respuesta a Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez


Supervisión y Control de Riesgos En cada ciclo de control del proyecto 1.8 Monitoreo semanal de riesgos Semanal

Cuadro 5 : Categorías de RiesgoProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Cuadro 6 : Definiciones de Probabilidad de RiesgosProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Definición Probabilidad

Muy Improbable 0.1

Relativamente Probable 0.3

Probable 0.5

Muy Probable 0.7

Casi Certeza 0.9

Cuadro 7 : Definiciones de Impacto de RiesgoProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Impactos Negativos

Impactos Positivos

La escala de Impactos Positivos es simétrica a la escala mostrada en cuadro superior

Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e ImpactoProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Cuadro 9 : Tolerancias al Riesgo de los InteresadosProyecto :

Project Manager :

Fecha :

Clasificacion de Riesgos en Altos, Moderados, y Bajos

Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo

Tipo de Riesgo Respuesta Preferente

Amenaza Bajo Aceptar con Plan de Contingencia

Moderado Mitigar o Transferir

Alto Evitar

Oportunidad Bajo Compartir y Mejorar

Moderado Compartir y Mejorar

Alto Explotar

MODERADOS

ALTOS

BAJOSBAJOS

Priorización de Riesgos.

Respuesta a Riesgos.

Matriz de Revisión de Riesgos.

Planificación de Work arounds.

Solicitud de Cambio.

Formato de Informe de Riesgos

Project Risk Prioritization Worksheet/Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

By Rank:

IdentifiedRisk

Low Risk(Check v)

Medium Risk(Check v)

High Risk(Check v)

WorkBreakdownStructure

Level

By Required Response:

IdentifiedRisk

Can Be Handled Later(specify planned response)

REQUIRES IMMEDIATE RESPONSE!(SPECIFY PLANNED ACTIONS AND WHO IS

ASSIGNED RESPONSIBILITY)

By Area of Expected Impact:

Area of Impact Identified Risksaffecting this area

Level ofRisk:High,

Medium,Low

Basis for High-RiskAssessments

Cost

Schedule

Functionality

Quality

Risk Response Plan Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Description of Risk Identified:

Person(s) Responsible:

Results from Risk Analysis:

Agreed Responses (avoidance, transference, mitigation, acceptance):

Response #1

Response #2

Response #3

Residual Risk Level:

Action Steps:

Budget & Time for Response:

Contingency/Fallback Plans:

Project Risk Review Matrix

Project Name:

Prepared by:

Date:

Meeting Date:

Purpose of Meeting:

CHANGES IN RISK FACTORS: Notes

IdentifiedRisk

Changes in

Probability OfOccurrence

Changes in

Priority

Changes in

Ownership/Responsibility

Changes in

NeededResponse

Additional Notes/Comments/Agreements/Next Steps:

Workaround Planning Worksheet

Project Name:

Prepared by:

Date:

Description of Emerging Risk Identified:

Person(s) Responsible:

Results from Risk Analysis (if applicable):

Description of Plan to Respond (avoidance, transference, mitigation, acceptance):

Description of Residual Risk Level:

Action Steps:

Budget & Time for Response:

Contingency/Fallback Plans:

Additional Notes:

Project Change Request Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Changes are being made to the following:

Project Charter Project Management Approach

Scope Statement Work Breakdown Structure

Performance Measurement Baselines Major Milestones and Target Dates

Key Staff Risk Management Plan

Scope Management Plan Schedule Management Plan

Cost Management Plan Quality Management Plan

Staffing Management Plan Communications Management Plan

Risk Response Plan Procurement Management Plan

Changes to Supporting Detail? (explain):

Description of Changes being made:

1. Risk Issues Prompting Changes:

Corrective Action:

2.Risk Issues Prompting Changes:

Corrective Action:

3.Risk Issues Prompting Changes:

Corrective Action:

Stakeholders being notified:

Name/Title: Signature: Date:

Name/Title: Signature: Date:

Acta de Reunión.

Lección Aprendida.

Auditoría.

Formatos de Seguimiento de Riesgos

Rev. 0 Acta de Reunión 1

ACTA DE REUNION

Fecha y hora : Lugar :

Reunión

convocada por :Tipo dereunión :

Moderador : Anotador :

Asistentes:

Leer los siguientes Documentos

Documentación que debe aportar Responsable

-- Temas de la agenda --

Actividad Responsable Tiempo

Notas especiales:

Conclusioneso o

Acciones Responsable Firma Fecha Limite

Notas especiales:

Lessons Learned Documentation Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Lesson Learned Number:

Lesson Learned Proposed Name:

Project Team Role:

Process Group:* Initiating Planning Executing Controlling ClosinSpecific Project Management Process Being Used:

Specific Practice, Tool or Technique Being Used:

What was the action undertaken?

What was the result?

What might have been a more preferred result:

What might have created the more preferred result?

What is the specific Lesson Learned?

How could one identify a similar situation in the future?

What behavior is recommended for the future?

Where and how can this knowledge be used later in this current project?

Where and how can this knowledge be used in a future project?

Who should be informed about this Lesson Learned: (check one)

Executive(s) Project Manager(s) Project Team(s) AllStOther:

How should this Lesson Learned be disseminated? (check all that apply)

e-mail Intranet/Web site Tip Sheet/FAQ LibrOther:

Have you attached reference(s), example(s) and/or additional material(s)? yes noName(s) of attachment(s):

1.2.

Quality Audit Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Project Manager:

Project Phase: Overall Project Status:

Audit Date: Audit Number: Audit Leader:

Audit Team:

Goal(s) of This Specific Audit:

Audit of Management of Project:

1. (required project objective #1) Assessment: Comment:

2. (required project objective #2) Assessment: Comment:

Overall Assessment of Management of Project:

Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding Management of the Project:

Audit of the Product of the Project:

1. (required productcharacteristic #1)

Assessment: Comment:

2. (required productcharacteristic #2)

Assessment: Comment:

Overall Assessment about the Product of the Project:

Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding the Product of the Project:

Additional Audit Comments:

Have you attached additional material(s)? yes noName(s) of attachment(s):

Audit Report Submitted To: Date:

Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados. Luego verifico supuestos y evaluó la precisión de la data utilizada, y esta próximo a pasar al siguiente paso de la gestión de riesgos. Basado en esta información ¿Qué es lo que olvido realizar?

A. Evaluar tendencias en el análisis de riesgos.

B. Identificar triggers.

C. Proporcionar una matriz estandarizada de rating de riesgos.

D. Crear un plan de respaldo.


Proceso 11.2:

Identificación de Riesgos

¿Qué? determinar qué riesgos podrían afectar el proyecto y documentar sus características.

¿Quiénes? el equipo de proyecto, el equipo de gestión de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras áreas de la compañía, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.

11.2 IDENTIFICACIÓN

DE RIESGOS



Registro de riesgos.

Revisiones de la documentación.

Técnicas de recopilación de información.

Análisis de listas de control.

Análisis de asunciones.

Técnicas de diagramación.


11.2 IDENTIFICACIÓN

DE RIESGOS

Factores ambientales de la empresa.


Enunciado del alcance del proyecto.

Plan de gestión del riesgo (de 11.1)

RBS

RBS

RBS(Fuentes)

Evento de Riesgo

Proba-

bilidad

ESTRUCTURA DEL RIESGO

Impacto

Respuesta

al Riesgo TRIGGER

Plan de Respuesta a Riesgos

ID Riesgo WBS Imp Prob Score Trigger Owner Resp Response

item Strat

1 Resistencia al cambio 6.0 0.8 0.9 0.72 falta de interés, fallas, olvidos CE AV Gestión del cambio

2 Ausencia liderazgo ejecutivo todos 0.8 0.5 0.40 falta de interés, inasistencias GG MI Escalar a Ger Gral

3 Rotación analista principal todos 0.4 0.9 0.36 ofertas de trabajo PM MI Contraoferta y reemplazo

4 Necesidad muchas adec sw 6.6 0.4 0.7 0.28 falta de detalle, superficialidad CC MI Rev/Aprob detalladas

5 Falta aprobación clientes todos 0.8 0.3 0.24 demoras para obtener aprob CE MI Escalar a Ger Gral

6 Falta apoyo jefaturas todos 0.4 0.5 0.20 falta de interés, inasistencias CE MI Escalar a Comité Ejec

7 Revisiones/aprobac superf 2.0,3.0 0.4 0.5 0.20 inasistencias, superficialidad CC MI Escalar a Comité Coord

8 Falta participación usuario todos 0.2 0.7 0.14 inasistencias, apuros, olvidos CC MI Escalar a Comité Coord

9 Montaje equipos en acabad 5.0 0.2 0.5 0.10 dilaciones, falta decis/prior CC MI Escalar a Comité Ejec

10 Empaque UCUT c/difer caja 6.0 0.1 0.9 0.09 confirmación de cliente CE AC Plan de contingencia

11 Bajos niveles de IRA 6.4,6.5 0.2 0.3 0.06 informes semanales nivel IRA CE AV Proyecto previo elev IRA

12 Nueva tecnología radiofrec 3.1 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas EP MI Capacitación, asesoria

13 Mala adherencia telas merc 6.0 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas EP AC Plan de contingencia

14 Rotación usuar entrenados 6.0 0.2 0.3 0.06 ausencias cuadros entrenados CC MI Coordinación con RRHH

15 Posibles cuellos de botella 6.4,6.5 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas CC MI Increm capac, optim proc

16 Personal no aprueba capac 6.0 0.1 0.3 0.03 desinterés, inasistencias CC MI Escalar a Comité Coord

17 Algunos clientes no acepten 6.4,6.5 0.2 0.1 0.02 demoras en aprobación CE AC Plan de contingencia

18 Nueva tecnología impresión 3.1 0.1 0.1 0.01 problemas pruebas tempranas EP MI Capacitación, asesoría

Leyenda :

GG = Gerencia General

CE = Comité Ejecutivo

CC = Comité Coordinación

PM = Project Manager

EP = Equipo Proyecto

AV = Avoidance

MI = Mitigation

AC = Acceptance

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

¿Dónde encuentro Checklists de

Riesgos?

www.c-risk.com

www.constructionrisk.com

www.irmi.org

Catless.ncl.ac.uk/Risks

www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk

www.rspa.com/checklists/risk.html

El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene 625 tareas y será completado en un periodo de 4 años. Los miembros del equipo son inexpertos y el proyecto recibió poco soporte durante la fase de planeamiento. ¿Cuál de las siguientes es la mejor alternativa a tomar?:

A. Actualizar la identificación y el análisis de riesgos.

B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos.

C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas.

D. Reorganizar la matriz de asignación de responsabilidades.


Proceso 11.3:

Análisis Cualitativo de Riesgos

Propósito:

Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados.

Priorizar riesgos.


11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE

RIESGOS

Registro de riesgos (actualizaciones).


Enunciado del alcance.

Plan de gestión de riesgos (de 11.1).

Registro de riesgos (de 11.2).

11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE

RIESGOS

Evaluación de probabilidad e impacto del riesgo.

Matriz de probabilidad e impacto del riesgo.

Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.

Categorización de riesgos.

Evaluación de la urgencia del riesgo.


Evaluación de Riesgos (Impacto)



item Strat



















Leyenda :






AV = Avoidance

MI = Mitigation

AC = Acceptance

Calificación de Riesgos

¿Hay herramientas para el Análisis Cualitativo de Riesgos?

WelcomRisk de Welcom

Es una herramienta de Gestión de Riesgos para la identificación sistemática, mitigación, y reporte de los riesgos y oportunidades del Proyecto.

Abarca el ciclo completo de gestión de riesgo (excepto la evaluación cuantitativa).


En cuánto al Planeamiento de Riesgos proporciona :

Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en particular. Esto incluye la parametrización de :

• Categorías de riesgos. • Tipos de impacto. • Umbrales de riesgo. • Campos definidos por usuarios.



En cuanto a la identificación de riesgos proporciona : Una estructura jerárquica para definir y asociar los riesgos (RBS). Registro individual de riesgos en un repositorio central. Registro de atributos individuales tales como . propietario, score, respuestas, etc.


En cuanto a la evaluación de riesgos proporciona : Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus probabilidades y escalas de severidad. Valores se escogen de listas o grids de colores. Registro del baseline del riesgo y su evolución.

En cuanto a la respuesta y/o

mitigación proporciona : Ayuda a planificar proactivamente las respuestas. Se crean pasos de mitigación, se asignan a alguien, y se hace seguimiento. Registro de auditoría de todo el proceso.



En cuanto al reporte de Riesgos proporciona : Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes stakeholders. Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill down), reporte detallados por cada riesgo, etc.

Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo proyecto. Debido a que el proyecto es crítico para el negocio y muy visible, la alta gerencia le ha solicitado analizar a la brevedad los riesgos del proyecto y preparar estrategias de mitigación para ellos. La organización tiene procedimientos de gestión de riesgos pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de mal manejo de riesgos. El primer hito del proyecto es en dos semanas. Para preparar el plan de manejo de riesgos, el input de quien, es generalmente el MENOS importante:

A. Miembros del equipo de proyecto.

B. Sponsor del proyecto.

C. Individuos responsables de política /plantillas de gestión de riesgos.

D. Stakeholders claves.


Proceso 11.4:

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Analiza numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, como así también la magnitud del riesgo total del proyecto.


11.4 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE

RIESGOS

Plan de Gestión de proyecto.

Registro de riesgos (actualizaciones)


Enunciado del alcance.

Plan de gestión de riesgos (de 11.1).



11.4 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE

RIESGOS

Técnicas de recopilación y representación de datos

Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado


¿Hay herramientas para el Análisis

Cuantitativo de Riesgos?

Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar : 1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade. 2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions. 3. Primavera P3. 4. Pertmaster. 5. Open Plan Professional.

Herramientas de Análisis Cuantitativo

de Riesgos

Es un software de Simulación y Análisis de Riesgos que se

ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulación Monte Carlo a los modelos de Project. Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores. Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de Término, Duración del Proyecto, o Costo Total. El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez números aleatorios de las funciones @Risk. El output es la distribución de probabilidad del resultado.

@Risk 4.1 for Microsoft Project

El método de análisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisión como distribución de probabilidad, comprende cuatro pasos :

1. Desarrollar un Modelo. 2. Identificar Incertidumbres. 3. Analizar el modelo con la Simulación. 4. Tomar una Decisión.


1. Desarrollar un Modelo :

El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situación.

Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto.

Trabaja con Project 2000 o superior.


2. Identificar Incertidumbres :

Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el modelo de Project. Se utilizan funciones de distribucion de probabilidad para representar un rango de valores posibles. Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes.


3. Analizar el modelo con la Simulación :

Se puede personalizar los parámetros de la simulación. El modelo recalcula cientos o miles de veces. Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles. Tiene cientos de formatos diferentes de presentación de resultados para análisis con diferentes enfoques.


4. Tomar decisiones :

Usando los amplios y detallados resultados obtenidos así como los umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones. Mediante el calculo y contabilización de todos los posibles resultados, obtenemos la mayor información posible para tomar la mejor decisión posible.


Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando se descubre un riesgo que no había sido identificado.

Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto de generar su entregable final. ¿Qué es lo que Ud. debe hacer PRIMERO?

A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y schedule.

B. Calificar el riesgo.

C. Mitigar el riesgo desarrollando un plan de respuesta.

D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).


Proceso 11.5:

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Desarrollar opciones y determinar acciones.

Reducir amenazas a objetivos del proyecto.

Mejorar las oportunidades.

Identificación de responsables para cada respuesta.


11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos

Registro de riesgos (actualizaciones).

Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).

Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.

Plan de gestión de riesgos.


Estrategias para amenazas.

Estrategias para oportunidades.

Estrategia común.

Estrategias de respuesta a contingencias.


11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos



item Strat



















Leyenda :






AV = Avoidance

MI = Mitigation

AC = Acceptance

Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un proyecto, en una gran empresa integradora de tecnologías de información. Lo primero que desea hacer es empezar a identificar todos los riesgos del proyecto. Para esto, ¿Cuál de los siguientes será de MAYOR ayuda en este esfuerzo?:

A. Un artículo de PM Network Magazine.

B. La declaración de alcance generada en la fase de planeamiento del proyecto.

C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto.

D. Una conversación con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en el pasado.


Proceso 11.6:

Supervisión y Control de Riesgos

Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados, de la supervisión de los riesgos residuales y de la identificación de nuevos riesgos, asegurando la ejecución de los planes de riesgo y evaluando su eficacia en la reducción de los mismos.


11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

Registro de riesgos

(actualizaciones).

Cambios

solicitados.

Acciones

correctivas.

Acciones

preventivas.

Activos de los

procesos

(actualizaciones).

Plan de gestión del

proyecto

(actualizaciones).

Plan de gestión del

riesgo (11.1).


Solicitudes de

cambio aprobadas.

Información sobre el

rendimiento del

trabajo (4.4.3.7).

Informes de

rendimiento

(10.3.3.1).

11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

Reevaluación de los

riesgos.

Auditorias de los riesgos.

Análisis de variación de

tendencias.

Medición del rendimiento

técnico.

Análisis de reserva.

Reuniones sobre el

estado de la situación.


¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión

del Riesgo?

Principales errores que se cometen en

la práctica de la Gestión del Riesgo

Se realiza la Identificación sin tener suficiente conocimiento acerca del proyecto.

Se hace la Evaluación usando solo un cuestionario, una entrevista, o la técnica de Monte Carlo, sin proveer un análisis detallado del riesgo por cada tarea.

La identificación termina muy pronto, resultando en una pequeña lista (10 ó 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de riesgos.



Se mezclan los pasos de la Identificación y la Cuantificación, resultando en riesgos que se evalúan o juzgan a la ligera. Esto reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la gente involucrada deje de participar.

Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:”mala comunicación” en lugar de “pobre comunicación sobre necesidades de los usuarios, relativas a la instalación del sistema ABC, causando dos semanas de retraso”.



Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos.

Se omiten categorías completas de riesgos tales como: tecnología, cultura, o mercado.

Se utiliza un solo método para identificar riesgos (por ejemplo: solo un checklist) antes que una combinación de métodos, lo cual no asegura que se identifiquen muchos riesgos.



Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor combinación de ellas.

No se le da suficiente atención a los riesgos durante la fase de ejecución del proyecto.

Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de planeamiento.

Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos del proyecto.

El cliente ha solicitado un cambio que incrementará el riesgo del proyecto. ¿Cuál de la siguientes alternativas se debería ejecutar antes que las otras?

A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de costos.

B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio solicitado.

C. Analizar el impacto del cambio con el equipo.

D. Cambiar el plan de gestión de cambios.


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