JHON JAIRO GÓMEZ ESCOBARProfesional en Salud Ocupacional - Uniquindio.

Especialista en Auditoria Médica. Universidad CES.

Especialista en Gerencia de la Salud Pública- Universidad CES.

Entrenador certificado Trabajo seguro en Alturas. SENA.

Auditor en Sistemas Integrados de Gestión. Universidad Autónoma.

Docente Universitario – Uniminuto.

Instructor Profesional - SENA.

Evaluador de Competencias Laborales en Salud Ocupacional. SENA.

ANALISIS DE

PROCESOS EN EL

TRABAJO

1. RECEPCION.

2. PREPARACION

3. ANALISIS de calidad

4. EVALUACION y control de la muestra

5. REPORTE del análisis y la salida.

FASES

MEDIOS DE TRABAJ0

Materiales

Equipo

Actividad

Qué se hace, Cómo se hace y con qué se hace

Ambiente de trabajo seguroVerificar orden aseo y

limpieza del areaVisita a planta

Identificar y Evaluar los procesos peligrosos del

laboratorio octanometro

Se visita el area de

laboratorio y del area del

octanometro

Con matriz de riesgo

Elaborar análisis del puesto trabajo de

laboratorista ingeniero químico.

Identificar area de mayor

peligro

Elaborar mapa de proceso y

riesgo

Establecer y verificar materias prima peligrosa. Identificar producto químico Verificando los btx

Analizar característica de epp. Verificando eppDe acuerdo a los riesgo

identificado como significativo

PARALEOS ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Análisis de la organización y división del trabajo

En función del tiempo de trabajo

1.-Tiempo y horario de trabajo

a.- Duración de la jornada diaria y semanal

b.- Presencia o no de horas extras, de doblada de turno.

c.- Tipo de turno

d.- Sistema de rotación de turnos.

e.- Duración y frecuencia de las pausas (Horarios)

Análisis de la organización y división del trabajo

2.-Cantidad e intensidad del trabajo

En función de la cantidad e intensidad del trabajo

a.- Grado de atención que exige la tarea

Ej: experiencia, procedimientos para cada análisis.

b.- Tiempos y movimientos

Ej: Biomecánica.

c.- Repetitividad de tarea

d.- Ritmo es intermitente

En función de la vigilancia y control del trabajo

3.- Sistemas de control y vigilancia

a.- Forma salarial (salario fijo) salario homologado

b.- Formas de control (productos, control de calidad,

supervisión)

c.- Niveles de supervisión

En función del tipo de actividad

4.- Características de la actividad, tipo.

a.- Posturas o posición en el trabajo (perfil específico deprocesos peligroso para la salud)

b.- Tipo de esfuerzo físico

En función de la calidad del trabajo

5.- Calidad del trabajo

a.- Grado de conjunción entre la concepción yejecución de tareas

b.- Monótono cambiante

c.- Posibilidad de desplazamiento (perfil específico deprocesos peligroso para la salud

Procesos peligrosos

o riesgo de trabajo

La identificación de los peligros debe ser adaptada ala especificidad de la actividad económica y del centro detrabajo.

Con la información recogida de esta manera se tendría unbuena caracterización del centro laboral.

Medidas de higiene y seguridad de la empresa

Medidas de protección colectiva

Extractores, ventiladores, , aire acondicionado,

aislamientos, mallas de seguridad, atiba, guardas de

seguridad, señalización, extintores, rotación del

personal.

Crear medidas de prevención y protección

Salida de los carros de frente para salir en caso de

Emergencia, puertas bamboleantes

hacia fuera entre otros.

Medidas de higiene y seguridad de la empresa

Medidas de protección personal

Protectores de cabeza, ojos, vías respiratorias, manos, extremidades inferiores, tronco, reducción tiempo

Medidas de higiene y seguridad de la empresa

Medidas de prevención

Detectar si se hace análisis

de higiene.

Registrar si se

realiza capacitación permanente,

información de nuevassustancias, equipos

y de procedimientos peligrosos.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

• Concepto.

• Alcance de la Técnica.

• Ventajas de su utilización.

• Aplicación de la Técnica.

• Sistemas de graficación de cursogramas.

• Características.

• Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales.

• Tendencias modernas para la mejora de procesos.

• Metodología de análisis.

• Manual de procedimeintos.

• Elaboración y presentación.

CONCEPTO

• Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencialde operaciones. Mediante procedimientos se cumplen lastareas que se llevan a cabo en una organización.

• Procedimiento: que es un conjunto de operacionesgeneralmente secuencialmente vinculadas y su método oforma de ejecución.

• Procedimiento: que es un conjunto de operacionesrelacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinadométodo.

APLICACIÓN DE LA

TÉCNICA

• Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información

relevada “actual o vigente”,

Analizar un procedimiento y detectar problemas,

Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,

Comparar realidades administrativas en diferentes

momentos históricos.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN

DE CURSOGRAMAS

• No existe universalidad de criterios respectoa los sistemas de graficación y existe grandiversidad de lenguajes.

• Todos los sistemas tienen: símbolos y unconjunto de reglas. El símbolo es elelemento o figura que sirve para representarlos hechos que suceden en losprocedimientos.

OPERACIÓN

Simboliza toda acción de creación, cambio o adición

de algún elemento en el proceso

TRANSPORTE o TRASLADO

Simboliza el movimiento de un punto a otro.

CONTROL o INSPECCIÓN

Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio

determinado

DEMORA o ESPERA

Simboliza las detenciones transitorias del proceso

durante las cuales no se realiza operación alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO

Simboliza el archivo de portadores de información o el

almacenamiento de objetos.

Símbolos

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE

CURSOGRAMAS

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas.

• Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados sidesviaciones.

• Describir cada paso: breve en columna descripción.

• Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

• Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.

• Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras yarchivos, y también tiempos y distancias establecidas.

• La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para ladescripción y análisis de problemas de procesamiento deinformación.

• Resalta la importancia de la información dentro de los procesosadministrativos.

• Con la información se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar: anotar un dato en un portador de información;

Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;

Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;

Computar: obtener un nuevo conocimiento;

Archivar: guardar información para recuperarla en otromomento.

Símbolos

REGISTRACIÓN

Grabación de información en un portador

COMUNICACIÓN

Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas

Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)

CONTROL

Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO

Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida

ARCHIVOAcumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a

determinado criterio de clasificación.

Símbolos referidos a los portadores de información

FORMULARIO

Todo portador de información sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecánica oeléctrica.

LISTADO o INFORME

Listados producto del procesamiento electrónico de datos y

los informes producto de elaboraciones humanas.

PROCESO PREDEFINIDOSe realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.

( )CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enla misma hoja.

CONECTOR "FUERA DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enotra hoja.

Reglas de diagramación:

Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

• Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

• No se representan hechos físicos, sino operaciones con lainformación.

• El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha yde arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni diagonales.

Reglas de diagramación:

•Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debeformar un codo.

•Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos

graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.

•Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior

del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superiordel símbolo siguiente.

• Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentrodel símbolo de registración, los datos que se registran.

•Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo delsímbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicaciónsin portador.

1

Nombre,

apellido

domicilio

Reglas de diagramación:

•Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte

de los datos de un formulario "TODO menos..."

•Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario

y las copias que circulan por la línea del flujo.F 32/0/1

•Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en elángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

•Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la

parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....

Si se desconoce la cantidad de copias (n).

0: CAJA•Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.

1: CONTADURÍA

TODO

F 23

RECIBO

0 1

0 1

Reglas de diagramación:

•Destrucción de un formulario.

• Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina

la selección.

•Cuando de un control más de dos opciones.

•Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.

•Proceso predefinido, se pone la denominación y si es

necesario los pasos comprendidos.

•Dentro del símbolo de archivo se anota la denominaciónA la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético

Precio Total

Precio unitario x

cantidad

¿Cuál es el monto?

Rutina 3

Deudores

Símbolos

OPERACIÓNToda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROL

Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.DEMORA

Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.

ARCHIVO TRANSITORIOAlmacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.

ARCHIVO DEFINITIVOAlmacenamiento sistemático en forma permanente de elementosportadores de información.DESTRUCCIÓNEliminación de la información, ya sea que se destruya o no

el elemento portador de la misma.

Símbolos

ALTERNATIVA

Frente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de acción.

FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN

Elemento portador de información que se traslada a trávesde las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).

PROCESO NO REPRESENTADO

Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.

TRASLADO

Desplazamiento físico del elemento portador de información.La flecha indica el sentido de la circulación.

TOMA DE INFORMACIÓN

Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de loselementos que intervienen en el procedimiento.

La "toma de información" significa la incorporación de datos alprocedimiento que se extraen de archivos o listados.

CONECTOR

Nexo entre procedimientos o procesos.

Reglas de diagramación:

• Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda aderecha.

• Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna unaunidad funcional.

• Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectascontinuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas“puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo,salida por parte inferior o lateral.

• Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.

• Generación de información impresa: emisión de documentos einformes: símbolo operación a continuación de símbolo deformulario.

• Etc.

METODOLOGÍA DE ANÁLISIS

• Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/losresponsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.

• Preguntas:

Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué sehace?, qué sucedería si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,por qué lo hace?, tiene la capacitación y experienciaadecuadas?,....

Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en eselugar?,....

Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en esemomento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...

Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esamanera?,....

METODOLOGÍA DE

ANÁLISIS

• Ese sistema de preguntas permite describir elprocedimiento, realizar su diagnóstico y verlas posibilidades de mejorarlo.

• Alternativas del análisis:

Eliminar el trabajo innecesarioCombinar o reordenar operacionesSimplificar las operaciones.

METODOLOGÍA DE

ANÁLISIS

• Algunas deficiencias:

Número excesivo de etapas,

“desandar lo andado”,

falta de unificación,

demasiado movimiento de personas,

exceso de registros para fines de referencia o anotación,

elevada cantidad de documentos.

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

• Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutaren forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.

• Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos ypuestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan.

• Ventajas:

normatizan y estandarizan la ejecución,

facilitan la toma de decisiones programadas,

capacitan al nuevo personal,

elementos de consulta en caso de duda,

jefes no participan en decisiones programadas.

• Desventajas:

enlentecen el trabajo,

difícil mantenimiento actualizado,

pueden limitar la iniciativa del personal.

Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

• El manual debe contener una relación ordenada y sistematizadade los procedimientos, por eso clasificados por sistemas,procedimientos principales y procedimientos accesorios.

• Contenido:

IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre delprocedimiento, número y/o código del procedimiento, fechade elaboración, fecha de vigencia.

OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué sedesarrolla.

TEXTO: es la forma narrativa donde enumera lasoperaciones en orden cronológico, en qué consiste cadaoperación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.

PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplardel portador y las instrucciones del método de llenado.

CURSOGRAMA.

TENDENCIAS MODERNAS PARA

LA MEJORA DE PROCESOS

• Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de análisis y también elproducto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.

No han perdido vigencia como instrumento, pero su formaevolucionó hacia medios informáticos, permitiendoactualización permanente, y consultas interactivas del usuario.

La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesosde mejoramiento administrativo como: la MejoraContinua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.

PROCESOS

CONCEPTO

1. Conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactúan, las cualestransforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).

2. Conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactúan, que tienen elpropósito de agregar valor a los inputs (elementos de

entrada), transformándolos en un grupo de outputs(elementos de salida; resultados) valiosos para uncliente.

PROCESOS

• Las organizaciones tradicionales se gestionan por

funciones

• Las concepciones administrativas modernas indican

que la eficacia aumenta cuando se identifican los

procesos

• Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la

adopción del enfoque basado en procesos

MAPA DE PROCESOS

Actividad 1.1.1Sub-proceso 1.1

Sub-proceso 1.n

Actividad 1.1.n

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

rea 1.1.1.n

Proceso 1

–Diferencia entre proceso y procedimiento

•Proceso: “¿Qué se hace?”

•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”

GESTIÓN POR PROCESOS

• Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, através de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .

• La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesoscentrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr lacapacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE

• Optimización de los procesos

• Simplificación de los procesos

• Mejora continua de los procesos

LA MEJORA CONTINUA

DE PROCESOS ES...

Un proceso sistemático y continuo para conseguir el

mejor producto (bien o servicio) en opinión de los

clientes y con el mínimo costo de recursos.

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

PAUTAS A SEGUIR:

1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE

Delimitar el proceso, estableciendo el principio y elfin; Identificar insumos; Identificar a los clientes yproveedores del proceso. Identificar problemas

2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelosestándar de diagramación que permitan emplearun lenguaje común y realizar comparaciones;

3. ANALIZAR EL PROCESO

4. MEJORAR EL PROCESO 42

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS

AYUDA A:

• Identificar y comunicar las características de los

procesos.

• Formar al personal.

• Compartir conocimiento y experiencia.

• Efectuar la medición de los procesos.

• Llevar a cabo auditorías.

• Analizar, revisar y mejorar los procesos.

DIAGRAMA DE FLUJOEs la herramienta que permite representar la operativa de la empresa,observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica delcliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de lasunidades que intervienen en el mismo

PERMITE:• Ver un proceso o parte de él

• Detectar “cuellos de botella”

• Detectar ausencia o duplicación de controles

• Racionalizar la documentación

• Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor

• Determinar la secuencia de los procesos de realización

• Facilitar la elaboración de la documentación

• Otros.

EJEMPLOS DE SOFTWARE

DE PROCEDIMIENTOS Y

PROCESOS

• WIZSPRO: es una herramienta de documentación de informaciónempresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar ydocumentar procesos de negocios, en forma lógica,estructurada, y secuencial.

Utilidades:

Graficación automática de procesos (Flow Charts).

Descripción resumida de tareas y acceso a documentaciónampliada.

Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.

Simulación automática de procesos.

Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.

http://www.wizspro.com/

EJEMPLOS DE SOFTWARE DE

PROCEDIMIENTOS Y

PROCESOS

• MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, quepermite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmenteactualizable

Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base)dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo:

Proceso padre: Recursos Humanos

Subproceso: Selección de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php