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DECRETO 2609 DE 2012PRESENTADO A:
CLARA INES MUÑOZ
FICHA: 982086
PRESENTADO POR:MARIA FERNANDA
ANDRADE
GESTION DE DOCUMENTOS
AMBITO DE APLICACIÓN: ESTE DECRETO COMPRENDE LA ADMINISTRACION PUBLICA EN DIFERENTES NIVELES COMO, NACIONAL, DEPARTAMENTAL, DISTRITAL, MUNICIPAL; TENIENDO EN CUENTA A LAS ENTIDADES DEL ESTADO EN LAS DISTINTAS RAMAS DEL PODER; Y DEMAS ORGANISMOS REGULADOS POR LA LEY 594 DEL 2000.
ETAPAS DE LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS: SE ASEGURA UNA ADECUADA GESTION DOCUMENTAL. CREACION: SON
PROCEDIMIENTOS PLANIFICADOS Y DOCUMENTADOS DE SU INFORMACION.
MANTENIMIENTO: PERMITE MANTENER LA INTEGRIDAD TECNICA, ESTRUCTURAL Y RELACIONAL DE LOS DOCUMENTOS.
DIFUSION: SON LOS REQUISITOS DE ACCSEO, CONSULTA, RECUPERACION, ENTRE OTROS.
ADMINISTRACION: PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS.
TIPOS DE INFORMACIONLAS NORMAS SE APLICARAN A CUALQUIER TIPO DE INFORMACION PRODUCIDA ORECIBIDA DE LAS ENTIDADES. DOCUMENTOS DE
ARCHIVO: ES EL TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO O ACTO REALIZADO EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES POR PERSONAS FISICAS O JURIDICAS, PUBLICAS O PRIVADAS, DE ACUERDO CON UNAS CARACTERISCTICAS DE TIPO MATERIAL O FROMAL.
ARCHIVOS INSTITUCIONALES: SON ARCHIVOS DE INTERES INSTITUCIONAL.
SITEMAS DE INFORMACION COORPORATIVOS: CUBREN UNA NECESIDAD DE ACCESO EFICIENTE A RECURSOS DE INFORMACION DISTRIBUIDOS.
SISTEMAS DE TRABAJO COLABORATIVO: SON SISTEMAS SUFICIENTEMENTE COMPLEJOS Y SU CALIDAD ES UNA REALIDAD EMERGENTE.
SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: SE CENTRA EN EL ALMACENAMIENTO Y LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
SISTEMAS DE MENSAJERIA ELECTRONICO: SISTEMA DE MENSAJES SIN PAPEL, SOLO DE ORDENADOR A ORDENADOR. PUEDE REALIZARSE EN CUALQUIERA DE LOS SISTEMAS DE RED DE COMUNICACIONES.
PORTALES INTRANET Y EXTRANET: SOLUCION INTEGRAL QUE PERMITE ENTODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN SER PRODUCTIVOS APROVECHANDO AL MAXIMO LAS HERRAMIENTAS DE COLABORACION.
SISTEMAS DE BASES DE DATOS: ES UN SISTEMA QUE ALMACENA DATOS QUE ESTÁN RELACIONADOS.ES UN REPOSITORIO EN DONDE GUARDAMOS INFORMACIÓN INTEGRADA QUE PODEMOS ALMACENAR Y RECUPERAR.
DISCO DURO, SERVIDORES, MEDIOS PORTABLES, CINTAS, ETC: SON PROCESOS E LA GESTION DOCUMENTAL.
CINTAS Y MEDIOS DE SOPORTE: ES UN MEDIO O SOPORTE DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACION QUE SE GRABA EN PISTAS.
USO DE TECNOLOGIAS EN LA NUBE: ES EL USO DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO MASIVO DE DATOS EN SERVIDORES QUE GUARDEN LA INFORMACION DEL USUARIO.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL CUADRO DE
CLASIFICACION DOCUMENTAL: ES UN INSTRUMENTO ARCHIVISTICO QUE SE EXPRESA EN EL LISTADO DE TODAS LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CON SU CORRESPONDIENTE CODIFICACION.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: LISTADO DE SERIES, CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE ASIGNA EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD): SEÑALA LA PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ( PINAR): ES UN INSTRUMENTO PARA LA PLANEACION DE LA FUNCION ARCHIVISTICA, EL CUAL SE ARTICULA CON LOS DEMAS PLANES Y PROYECTOS ESTRATEGICOS PREVISTOS POR LA ENTIDAD.
EL INVENTARIO DOCUMENTAL:INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN QUE DESCRIBE DE MANERA EXACTA Y PRECISA LAS SERIES O ASUNTOS DE UN FONDO DOCUMENTAL.
UN MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: FORMULA LOS REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ENTIDADES.
LOS BANCOS TERMINOLÓGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES: PERMITE LA NORMALIZACIÓN DE LAS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A TRAVÉS DE LENGUAJES CONTROLADOS Y ESTRUCTURAS TERMINOLÓGICAS.
LOS MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD: SE MUESTRADE MANERA CLARA LAS ESTRATEGIAS Y ESTRUCTURAS DOCUMENTALES PARA MANTENER LA CALIDAD Y ASEGURAR QUE LOS SERVICIOS CUMPLAN LAS NORMAS.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS: IDENTIFICA LOS DERECHOS Y LAS RESTRICCIONES DE ACCESO DE LOS MIEMBROS DE LA ENTIDAD EN RELACIÓN CON LOS DOCUMENTOS (CREACIÓN, CONSULTA, MODIFICACIÓN, ELIMINACIÓN).