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Sistema Integrado de Gestión Administrativa

SIGA

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¿Qué es el SIGA?

El SIGA es un Sistema Integrado de Gestión Administrativa que está diseñado para contribuir al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa.

QUIEN LO DESARROLLO

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El Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA es un proyecto desarrollado por el Ministerio de Economía y finanzas a través de un convenio con el Ministerio de Salud y fue financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo - BID.

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Sistema Integrado de Gestión Administrativa “SIGA del MEF”

¿Por qué es importante? Apoya a la Mejora de la Eficiencia en la Gestión de los Procesos de Abastecimiento y

Control Patrimonial

Es un Sistema de Registro Único que permite realizar:

La Programación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios (CN) y, del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).

El Registro de Procesos de Selección en sus distintas etapas. Seguimiento de la ejecución del Contrato. La Generación de las Órdenes de Compra y de Servicios. La Atención de los Pedidos de Bienes y Servicios provenientes de las distintas dependencias de la

Entidad. Registro y Contabilización de los Movimientos en el Almacén. Registro y Control de los Bienes Patrimoniales El seguimiento a través de consultas y reportes.

Es un Sistema que usa Tecnología moderna (Base de Datos)

Su implantación requiere una revisión y adecuación de Procesos, en la medida que su operación refuerza el orden y la programación (más candados y/o validaciones).

No se cuenta con el Ente Rector del Sistema Nacional de Abastecimiento (Desde desactivación del Ex – INAP en 1995).

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Antecedentes del SIGA-MEF(No existe Marco Legal)

1999 – Mar 2000 Abril 2000 – Dic 2002 2003 – 2004-III 2004-IV a la fecha

Grupo de Trabajo: PCM, CONSUCODE, MEF, CPN, CGR, SBN. Objetivo: Integrar programas de soporte informático de los sistemas administrativos: planillas, abastecimientos, control patrimonial, adquisiciones y contrataciones

Decisión: desarrollo e implantación por etapas. Desarrollo de 1 era. Versión del Módulo de Logística. Elaboración de 1era. Versión de Catálogo de Bienes y Servicios (por ítems). Implantación en 14 UEs piloto de diferentes sectores

Mantenimiento en las 14 UEs. PAAG de Salud operativo en línea.

Desarrollo de Módulos de Logística y Control Patrimonial, con interfase al SIAF. Implantación en 160 entidades, 82% del Sector Salud.

Resolución Nº 738-98-PCM

Componente SIA (Convenio BID 1236/OC-PE)

Recursos MEF Decisión Sector uso SIGA del MEF:

Convenio Cooperación Interinstitucional MINSA – MEF. Recursos PARSalud.Alianza MEF/UE.

Convenio programático MEF-BID. Componente Programa de Mejora de la Calidad de la Gestión y del Gasto Público 2005.

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Ejercicio Actual

Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF

Ejercicio Anterior(Junio – Diciembre)

SIG

AS

IAF

FormulaciónPresupuestal

(PIA)

Programación de Bs. y Ss. Generación

de O/C y O/S

Activos?

Devengado

Ingreso aAlmacén

Pedidos deCompra-No

Programados

Atención dePedidos

PECOSA

Procesos deSelección

(PAAC)

Actualización dePatrimonio

(Depreciación)

Compromiso

Solicitud dePedidos –

Programados

ReprogramaciónDe Bienes yServicios

SI

NO

Interfase SIAF

ProgramaciónMensual

(PIM)

Verificar Stock

Autorizado?

Control de MontosProgramados

Control deTecho Pptal

Control techo

Calendario

Control Stock mín.Fecha vencimiento

Control de

pedido

Autorizado

ControlEjecución

Contrato,Carta-Fianza

Control siActivo es o no

depreciable

Control deTecho Pptal

ControlCalendario

Proceso

Asientos Contables

E/S

Tendenciaa reducirse

PAAC

Si

No

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COMPARACIÓN FUNCIONAL(Antes – Después SIGA)

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Gestión Logística (Antes – Después)

En línea. Cada usuario cumple un rol

1- Coordinación entre las áreas

Memorándums, teléfono, reuniones, etc.

2- Catálogo de Bienes y Servicios

CODIGO CODIGO UNICOUNICO

Diferentes Catálogos.Items con varios códigos.

Reuniones

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Gestión Logística (Antes – Después)

Centro Centro CostoCosto

AlmacénAlmacén

3- Cuadro de Necesidades – Pedidos.

Coordinaciones de C.Costos con Logística, utilizando mecanismos fuera del sistema. En línea. Red o Internet

Almacén

$ $$

ComprasVía teléfono

4- Atención de Pedidos.

PECOSA

Recepción

PECOSA

Almacén conoce pedido al recibir copia de solicitud. PECOSAS manuales.

Almacén dispone de consulta. PECOSAS automáticas.

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Gestión Logística (Antes – Después)

5- Otros procesos.

• Determinación de Valores Referenciales • Evaluaciones de Procesos de Selección.• Seguimiento de Contratos

Registro Control de movimientos en Almacén. Control del Patrimonio.

Procesos ManualesProcesos Manuales

BD CENTRALBD CENTRALSIGASIGA

CONTABILIDAD OPORTUNA

Ventajas SIGA MEF

Ordenamiento(Organización, Funcional, Procesos)

Redistribuir recursos

Simplificación de procesos

Mayor Productividad

Ahorro en Recursos

Mejora de calidad de ejecución(CN y PAAC)

Cumplimiento con Entes Rectores

Disminución de malas Prácticas. Transparencia

Información sistematizada

Compras Corporativas, Consulta dePrecios, Toma de decisiones.

BD CENTRALBD CENTRAL

SIGASIGA

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Resultado de Implementación

En el grafico se observa la comparación entre los costos de adquisición de un Sistema Logístico particular ($ 50,000 y $13,000 aprox.) y el costo de contar con el SIGA “Cero”

El costo de mantenimiento es otro de los factores a tomarse en consideración.

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Resultado de Implementación

Actualmente las UEs que han implementado el SIGA, han obtenido grandes beneficios como, por ejemplo, una mejor organización logística y contable, información veraz y confiable, minimización de errores presupuestales y maximización de mejores compras

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Resultado de Implementación

Con el SIGA no es necesario el formato de papel pre-impreso para la impresión de documentos, solo se usa papel bond, bulky o papel continuo simple, lo que reduce en gran medida los costos (aún cuando se emitan copias)

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Requerimientos Informáticos

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REQUISITOS INFORMATICOS

SERVIDOR

Equipo- Servidor Pentium IV- 1 Gb de RAM

- 80 Gb de HDD

SISTEMA OPERATIVO

- Windows 2000 Server SP 4 o superior- Windows Server 2003 SP1

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BASE DE DATOS

SQLServer- SQLServer 2000 o superior- 20 Gb de espacio libre en el Disco Duro del Servidor- Licencias

Oracle- Oracle 9i o superior- 10 Gb de espacio libre en el Disco Duro del Servidor- Licencias- DBA

Equipos de los UsuariosEquipo

- Pentium IV- 256 Mb de RAM

- 40 Gb de HDD

Sistema Operativo- Windows XP o superior

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REGISTRO DE UN PEDIDO

PANTALLAS REGISTRO DE UN PEDIDO

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AUTORIZACIÓN DE UN PEDIDO

GENERACIÓN DEL PAO

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GENERACIÓN DEL CUADRO DE ADQUISICIÓN

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GENERACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO

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ORDEN DE COMPRA

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ORDEN DE COMPRA

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ENTRADA AL ALMACENREGISTRO

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Kardex del Almacén

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Resumen Contable

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AUTORIZACION DE PEDIDOS

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PECOSA

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CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS

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CENTROS DE COSTO

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PERSONAL

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PROVEEDORES

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REGISTRO DEL PEDIDO

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PLAN ANUAL DE OBTENCIÓN – PAO ACTUALIZADO

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CONTRATOS

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SUBMÓDULO ADQUISIONES

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CUADRO DE ADQUISIONES

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ORDENES DE BIENES O DE SERVICIO

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CERTIFICACIONES

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AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

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INTERFASE SIAF

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PROCESOS INTERFASES

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SECUENCIA DE LA FASE

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ENTRADA AL ALMACENREGISTRO

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Kardex del Almacén

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Resumen Contable

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AUTORIZACION DE PEDIDOS

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PECOSA

GRACIAS

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