ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN

Mensajería y Correo tradicional: Firma de planilla o constancia de recibido y/o copia del documentorecibido

Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en papel bond entre 75 y 90 g/m2Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (Resolución

No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Art. 3, numeral 3)Página Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envío centralizado, para la recepción

se imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del ArchivoGeneral de la Nación, Resolución 278 de 1998.

2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATODIGITAL)

Acuerdo AGN 060 DE 2001 “Artículo Quinto: Procedimientos para la radicación de comunicacionesoficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la

transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números deradicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será

asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presentepersonalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al

comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,mecánicos o automatizados”. Artículo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades decorrespondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitancertificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de

servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS

De las comunicaciones oficiales recibidas: “Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines,libros, catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante una planilla a la Biblioteca del AGN,en donde se establecerá si deben formar parte de la colección. La Biblioteca informará a la Dirección

respecto de estas publicaciones” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivodel Archivo General de la Nación. Artículo 5, parágrafo 2).

Ver formato AGN-FTRD-1162.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículo Séptimo: Comunicaciones internas: “Para las comunicacionesinternas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan

realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, lanumeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o

automatizados.“2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Controles de las comunicaciones oficiales: “Registro de Correspondencia Externa Recibida (AGN-FTRD-117): Este se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las

comunicaciones oficiales en cada dependencia” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento deCorrespondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 7, párrafo 3).

2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS“Para los recorridos internos de distribución de comunicaciones oficiales, se han establecido dos turnos:

9:00 a.m. y 3:30 p.m. Si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una comunicaciónamerita su distribución inmediata, el funcionario del Grupo de Correspondencia, informará a la

dependencia competente”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo delArchivo General de la Nación. Artículo 9).

Los recorridos de mensajería externa se atenderán en dos turnos: Uno en la mañana y otro en la tarde.Cuando se presenten diligencias no programadas y con carácter urgente, se atenderán de acuerdo con

la disponibilidad del personal del GCA.” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia yArchivo del Archivo General de la Nación. Artículo 9).

262.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

Mensajería: Diligenciamiento de Control de correspondencia para entrega directa en las entidades AGNFR-169 y Control para pago de transporte urbano del AGN Formato AGN-FTRD-123 y/o copia del