REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO

“SANTIAGO MARIÑO”EXTENSION MATURIN

PROCEDIMIENTOS Y MANUALES

Profesora: Alumno: Lcda. Morelia Moreno Jorge Moya 20.537.231

Maturín, Mayo de 2015

¿Qué es un procedimiento?

"Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores". Melinkoff, R(1990)

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

¿Qué es una norma?

Las normas son reglas de conductas que nos imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos. Las normas pueden ser establecidas desde el propio individuo que se las auto impone, y en este caso son llamadas normas autónomas, como sucede con las éticas o morales. Las que son fijadas independientemente del sujeto que las cumple, son llamadas heterónomas, y pueden ser los usos y costumbres, establecidos por la sociedad por su repetición continua como las normas de calidad, que deben cumplirse para la fabricación de un producto, y que de no cumplir una persona puede ser sancionada en forma de efectivo, como una multa, inhabilitación o prisión.

¿Qué es un manual?

Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada. En general los manuales son frecuentes acompañando a un determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripción del producto y de la utilización que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de éste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma de evitarlos.

¿Cuál es la necesidad de los manuales en las empresas?

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debería proveerse de un manual de procedimientos, entendiendo como tal aquel documento (o documentos) que permitan estandarizar los sistemas de trabajo de todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que también ha de regir en la relación con las personas externas de la empresa (proveedores, clientes, etc.). Más allá de que puedan producirse cambios constantes en la manera de trabajar, la empresa siempre debe fijar unos criterios estables que permitan a los trabajadores saber cómo deben actuar en el día a día y cuál es el cauce a seguir en cada situación.

Lógicamente la elaboración de estos documentos permite una optimización del cumplimiento de las atribuciones de cada miembro de la organización, de manera particular, y de cada una de las unidades que forman la empresa, en general. Sirve para dar conocimiento a todos de cuáles son las pautas a seguir, de las obligaciones, derechos y responsabilidades de cada uno. Se pone de manifiesto y se comunica de forma clara todos los aspectos necesarios para que cada persona pueda desempeñar de manera adecuada su labor. Además sirve para poner en situación a las personas que se incorporan a la empresa y que éstas tengan una información general y particular de cómo funciona la organización.

¿Cuál es la estructura de los manuales?

Estructura de un manual de procedimientos:

Contenido Objetivos Responsabilidad Alcance de los procedimientos Instrucciones Normas de procedimientos Índice Temático Índice de referencias cruzadas Verificación y asesoramiento Indicación de fechas Numeración de páginas Formato Armado.

¿ Por qué los manuales son un instrumento de comunicación en

las empresas?

Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. Las empresas progresistas han llegado a considerar sus estructuras orgánicas, planteamiento de políticas y prácticas de procedimientos, simplemente como partes de la administración que pueden y deben cambiar tan seguido como se requiera para capitalizar nuevas oportunidades y afrontar la competencia. Este concepto de administración ha incrementado la necesidad y modificado también, el papel que desarrollan los manuales.

Actualmente se pone especial interés en el uso de los manuales con respecto a su legibilidad, sencillez y flexibilidad. La actividad de elaboración de manuales se considera como el tener informado al personal clave de los cambios en las actitudes de dirección, más que de trazar al mismo tiempo el organigrama y asignar las políticas y procedimientos en forma de documento permanente.