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Proceso de Almacenamiento (BPA)
y
Distribución
Prof . Nilda María Arteaga Revilla
El Almacenamiento y Distribución es un proceso clavepara que los medicamentos y dispositivos médicos,conserven su calidad y eficacia terapéutica y paragarantizar la disponibilidad de los mismos.
Concepto:
OBJETIVOS
General Específicos
Conocer y aplicar criterios técnicos yadministrativos para lograr unadecuado Almacenamiento yDistribución de Medicamentos yDispositivos Médicos.
Objetivo General:
Objetivo Específico 1:Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prácticas deAlmacenamiento (BPA) para contribuir con el mantenimiento de la
calidad de los medicamentos y dispositivos médicos.
Objetivo Específico 2:Aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuadoAlmacenamiento de Medicamentos y dispositivos médicos.
Objetivo Específico 3:Conocer y aplicar los criterios técnicos y administrativos para definir elsistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos
Objetivo Específico 4:
Reconocer la importancia de la coordinación y comunicación entre losactores involucrados en el proceso de Almacenamiento y Distribuciónde Medicamentos y dispositivos médicos.
Almacenamiento Distribución
Almacén
Almacenamiento
Flujo
Buenas Prácticas de Almacenamiento
Areas Básicas del Almacén
Distribución
Flujo
Red de Distribución
Sistema de Distribución
Factores clave para Sistema de Distribución
Importancia de los medios de transporte
¿QUÉ ES EL ALMACÉN?
El almacén es un espacio físico destinado para laconservación, manejo, seguridad y control de losmedicamentos y dispositivos médicos.
¿QUÉ ES EL ALMACENAMIENTO?
El Almacenamiento es un proceso técnico y administrativoque consiste en ubicar en el almacén o farmacia losmedicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con lasBuenas Prácticas de Almacenamiento(BPA), que garantice elmantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad,hasta su distribución o utilización.
1. Etapa de recepción.
2. Etapa de almacenamiento.
3. Etapa de control de stock.
4. Etapa de embalaje y entrega.
El proceso de Almacenamiento consta de
cuatro etapas:
1. Etapa de recepción
Objetivos
Pasos
Consideraciones técnicas
1. Etapa de recepción: Ingreso físico
• Verificar las características físicas y los documentos de losmedicamentos e insumos que ingresan al AlmacénEspecializado.
• Oficializar el ingreso de los medicamentos e insumosrecibidos.
• Iniciar las responsabilidades y los derechos sobre los bienesque ingresan a la institución.
Los objetivos principales de esta etapa son:
¿CUÁLES SON LOS PASOS EN LA ETAPA DE RECEPCIÓN?
Son cinco pasos:
1. Recibir documentos de adquisición o envíos.
2. Recibir los bienes.
3. Inspeccionar y verificar.
4. Suscribir documentos.
5. Registrar los datos de los ingresos.
• El almacén debe tener conocimientoanticipado de los medicamentos e insumosque se van a recepcionar.
• El Área de Adquisiciones remite copia de ordende compra al almacén, con la debidaanticipación.
• El personal responsable de recibir losdocumentos es el Jefe del AlmacénEspecializado quien deberá coordinar con elresponsable técnico.
1. Recibir documentos de adquisición o envíos:
2. Recibir los bienes:
• Recibir documentos del proveedor: Guías deremisión, protocolos de análisis, facturas, queacompañan a los medicamentos e insumos queserán internados.
• Descargar los medicamentos e insumos ytrasladarlos al área de recepción.
• Verificar el número de paquetes recibidos y darconformidad al transportista.
• El responsable de esta actividad es el Jefe del AlmacénEspecializado o un personal administrativo.
• Cotejar documentación.
• Verificar aspectos administrativos: Nombre, unidades,precios, etc.
• Verificar aspectos técnicos: Control organoléptico,protocolos de análisis, Registro Sanitario, fecha devencimiento, lote, etc.
• Registrar en un formato los resultados de la evaluacióntécnica realizada.
• El responsable de esta actividad es el personal técnico oadministrativo, según corresponda.
3. Inspeccionar y verificar:
• Nombre genérico del medicamento e insumo solicitadoversus el producto atendido.
• Cantidad solicitada versus cantidad atendida.
• Precios unitarios y totales acordados.
• Fechas y formas de entrega.
• Presentación de certificado de calidad o protocolo deanálisis.
Verificación de aspectos administrativos. Losprincipales son:
• Nombre genérico del producto solicitado versus el despachado.
• Forma farmacéutica igual a la requerida.
• Concentración.
• Fecha de vencimiento.
• Registro Sanitario.
• Número de lote.
Verificación de especificaciones técnicas. Lasprincipales son:
• Características físicas y organolépticas delmedicamento e insumo.
• Condiciones de almacenamiento.
• Características relacionadas con la etiqueta,empaque, envase, embalaje y formafarmacéutica.
• Certificado de calidad o protocolo deanálisis de cada lote recibido.
• Resultado de control de calidad solicitado.
... Verificación de especificaciones técnicas:
4. Suscribir documentos:
• Elaborar y dar conformidad al acta de recepción en laque consta la verificación cuali-cuantitativa.
• Enviar al Área de Adquisiciones para el trámite de pago ypara que proceda a emitir las guías de internamiento onotas de entrada, según corresponda.
• El responsable de esta actividad es el personal técnico oadministrativo, según corresponda.
5. Registrar los datos de los ingresos:
•Registrar los ingresos en los kárdex valorados y en el sistema informático.
•El responsable de esta actividad es el personaladministrativo.
• En toda recepción debe verificarse la correctaidentidad, cantidad y calidad de losmedicamentos e insumos. Asimismo, deberealizarse una inspección de las característicasexternas del medicamento e insumo recibidos(Rótulos, estado del envase, contenido,características organolépticas, entre otros).
• La recepción física de medicamentos e insumosdebe ser confrontada con la guía de remisión yfactura. En caso de conformidad, proceder afirmar la guía de remisión y elaborar el acta derecepción y conformidad. Estos documentostambién deben ser suscritos por el Jefe delAlmacén General.
Consideraciones técnicas:
• La elaboración de esta acta es importanteporque allí firman las partes – proveedor einstitución – si hay conformidad entre loadquirido o solicitado y lo entregado.
• Los medicamentos e insumos que no cumplancon las especificaciones técnicas oadministrativas deben ser almacenados en elÁrea de Cuarentena hasta su regularizaciónpor parte del proveedor.
... Consideraciones técnicas:
2. Etapa de almacenamiento
Objetivos Pasos
Consideraciones técnicas
Los principales objetivos son:
•Conservar los medicamentos e insumos en las condicionesadecuadas. Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento.
•Disponer de existencias para atender con oportunidad lasnecesidades de medicamentos e insumos.
1.- Acondicionar el lugar de custodia.
2.- Clasificar los bienes.
3.- Trasladar y ubicar.
4.- Registrar.
5.- Conservar los medicamentos e insumos.
¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA ETAPA DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN?
1.- Acondicionar el lugar de custodia:
• Definir áreas de almacenamiento
y acondicionarlas.
• Definir los métodos de ordenamiento demedicamentos en el almacén.
2.- Clasificar los bienes:
• Separarlos en función del método de ordenamiento definido.
• Identificar lugar de almacenamiento correspondiente.
3.- Trasladar y ubicar:
• Trasladar los medicamentos a los
lugares previamente identificados.
• Asegurar que los medios de transporte
garanticen la integridad de los
medicamentos e insumos.
• Ubicar los medicamentos e insumos en
parihuelas, estanterías, refrigeradoras,
etc.
4.- Registrar:
• Registrar los datos de ingreso de los
medicamentos en la Tarjeta de Control
Visible.
5.- Conservar los medicamentos e insumos:
• Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento
(BPA) para garantizar la calidad de los
medicamentos e insumos almacenados.
• Se recomienda contratar pólizas de seguro para
la cobertura de riesgo en los almacenes, por
ejemplo, contra incendios.
• Por forma farmacéutica (Tabletas, ampollas, jarabes, etc.),teniendo en cuenta que los frascos y las ampollas seubiquen en zonas bajas.
• Por orden alfabético, de acuerdo con la primera letra oletras del nombre genérico.
• Por acción farmacoterapéutica.
Del sistema de ordenamiento:
Los medicamentos e insumos deberán ordenarse en losestantes o vitrinas con los siguientes criterios, evitandoponerlos en contacto con la pared y el piso:
• Los medicamentos con fecha de vencimiento más cortadeben ir en primera fila, de manera que se utilicen antesde su vencimiento (PEPE “Primero en Expirar, Primero enEntregar”).
• Debe mantenerse un archivo de toda la documentación.
• Mantener la temperatura ambiental entre 15º – 25ºC.
Del sistema de ordenamiento:
3. Etapa de control de stock
Objetivos Pasos
Los principales objetivos son:
•Constatar las condiciones de los medicamentos en custodiatemporal.
•Adoptar medidas correctivas que cada caso requiera.
•Reportar información sobre la situación del inventario a losrespectivos niveles gerenciales.
1.-Cotejar registros con cantidades(Proceso de control administrativo,llamado también Inventario Físico):
• Verificar cantidades registradas versusexistencia física en almacén.
• Determinar períodos de ejecución deinventario.
• Establecer un procedimiento ante diferenciasde inventario, identificando causales.
2.- Detectar situaciones de riesgo:
• Detectar situaciones que representan un potencial riesgopara la integridad física del trabajador, del almacén y delos medicamentos e insumos.
• Revisar puertas, ventanas, cerraduras, instalacioneseléctricas, vigencia de extintores, equipos y materiales detransporte interno, etc.
• Remitir informe a jefatura inmediata.
3.- Informar resultados y medidas:
• Emisión de informes gerenciales quepermita a las áreas directivas tenerelementos de juicio para la toma dedecisiones.
4. Etapa de embalaje y entrega
Objetivos Pasos
Los principales objetivos son:
•Cerrar el ciclo de almacenamiento.
•Atender las necesidades de medicamentos einsumos de los usuarios a través de la distribución
¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA ETAPA DE EMBALAJE Y ENTREGA?
1. Revisar el pedido o requerimiento del establecimiento.
2. Seleccionar (Ubicar) los medicamentos.
3. Retirar de las existencias los medicamentos e insumos incluidos en el pedido.
4. Clasificar los medicamentos.
5. Comprobar dos veces el pedido.
6. Disponer los medicamentos e insumos.
7. Asegurar que el embalaje o empaque técnico se ciña a las especifica-ciones técnicas.
8. Considerar que algunos medicamentos e insumos requieren un envasado y un manejo especial.
1.-Revisar el pedido o requerimiento del
establecimiento
2.- Seleccionar (Ubicar) los medicamentos
3.-Retirar de las existencias losmedicamentos e insumos incluidos en elpedido: Siguiendo estrictamente la técnica PEPE:
“Primero en Expirar, Primero en Entregar”.
4.-Clasificar los medicamentos
Según el pedido o Requerimiento
• Para evitar posibles errores, el pedido deberá serrevisado dos veces antes de empaquetar, sellar yetiquetar los medicamentos e insumos para ladistribución. Esto estará a cargo del personalresponsable de la entrega.
5.- Comprobar dos veces el pedido:
6.- Disponer los medicamentos e insumos:
• Disponer los medicamentos e insumos en cajas obolsas debidamente marcados, para proceder alempaque técnico.
• Para lograr la calidad en la entrega de losmedicamentos e insumos y su correcto uso, se debeasegurar el embalaje o empaque, siguiendo lasinstrucciones técnicas.
7.-Asegurar que el embalaje o empaque técnico seciña a las instrucciones técnicas:
8.-Considerar que algunos medicamentos einsumos requieren un envasado y manejo especial:
Como, por ejemplo, las vacunas.
SÍ
El sitio para elalmacén de
medicamentos Seleccionado reúne
los requisitos establecidos
El área es apropiada Según las
Características de Almacenamiento y
Distribución establecido
SÍ
Ubicar y señalizar las diferentes áreas de
Almacenamiento y equipamiento.
Se dispone de los Equipos y mobiliarios
Para el buenfuncionamiento del
Almacén.
SÍ
Ubicar los medicamentos en los estantes,
por cualquiera de los métodos.
Realiza inventarioRegistra movimiento
en el kárdex deexistencias.
Tomar decisiones de técnico
administrativo para gestión de stock
SÍ
SÍ
SÍ
Realizar nueva selección del local para almacén
Calcular el tamaño
Implementar con el equipamiento y mobiliario necesario
Implementar un sistema de control de inventarios, según método que defina
NO
NO
NO
NO
Flujograma del Proceso de
Almacenamiento de Medicamentos
e Insumos
¿CÓMO ASEGURAMOS QUE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS CONSERVEN LA CALIDAD DURANTE
ESTE PROCESO?
Se puede asegurar que los medicamentos e insumosllegarán en mejores condiciones al usuario si haybuena infraestructura, personal capacitado en elmanejo de criterios técnicos de almacenamiento,procedimientos administrativos establecidos yaplicación de las Buenas Prácticas deAlmacenamiento (BPA).
Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) constituyen unconjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamientoque deben cumplir los establecimientos que se dedican a laimportación, distribución, dispensación y expendio de productosfarmacéuticos y afines, respecto de las instalaciones,equipamiento y procedimientos operativos destinados agarantizar el mantenimiento de las características y propiedadesde los medicamentos e insumos (Según R.M. 585-99-SA/DM).RM N° 132-2015/MINSA
¿QUÉ SON LAS BPA?
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CUMPLIR CON LAS BPA?
El cumplimiento de estas normas permite garantizar la calidadde los medicamentos e insumos en almacenamiento, a fin decoadyuvar a la recuperación y el mantenimiento de la salud delos usuarios.
• Recepción
• Embalaje y Despacho
• Administrativa
• Almacenamiento
Áreas del Almacén:
• Recepción:
Su objetivo es verificar que los medicamentos e insumosque se reciban en el Almacén Especializado cumplan losrequisitos estipulados en los documentos de compra otransferencias (PECOSA o guías de remisión), en cuanto aidentidad, cantidad, calidad y condiciones de entregaestablecidas.
•Embalaje y Despacho:
Su objetivo es organizar los medicamentos e insumos quesalen del Almacén Especializado para los establecimientos oservicios de farmacia, en los empaques más convenientes yseguros. A esta área también se la llama Área deDistribución.
• Administrativa:
Su objetivo es promover la existencia de mecanismos decontrol y registros que permitan mejorar el funcionamientodel Almacén Especializado.
•Almacenamiento:
Su objetivo es garantizar la preservación de la calidad y elalmacenamiento ordenado y eficiente de los medicamentose insumos bajo custodia, basándose en el Manual deBuenas Prácticas de Almacenamiento. Cuenta con las áreasinternas de Devolución, Rechazo - Vencimiento y deCuarentena.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
La Distribución es un proceso que comprende el movimiento ytraslado de medicamentos e insumos, desde el AlmacénEspecializado hacia el Subalmacén o Establecimientos de Salud,a fin de garantizar un stock que permita satisfacer lasnecesidades de la población que busca atención de salud.
¿EN QUÉ CONSISTE LA DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS?
¿Cuáles son los factores que influyen en la distribución de medicamentos e insumos?
Un Sistema de Distribución depende de la calidad deinformación, del análisis que se realice en función de ella y de laimplementación y funcionamiento de una adecuada Red deDistribución, acorde con las características de cada región.
La Red de Distribución está formada por un conjunto deEstablecimientos de Salud, organizados con cierto ordenjerárquico (De almacenes, subalmacenes, centros y puestosde salud) u ordenados por rutas, para ello se debe contar conun Sistema de Distribución.
Red de Distribución:
CUÁL ES EL OBJETIVO DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN?
El principal objetivo del Sistema de Distribución es mantenerun suministro permanente de medicamentos e insumos en losestablecimientos que los requieran, garantizando al mismotiempo que los recursos se utilicen de una manera efectiva.
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN?
A. Diseño del Sistema de Distribución.
B. Sistema de Información.
C. Almacenamiento.
D. Entrega.
Para el diseño de un Sistema deDistribución se debe tener en cuenta:
• Cobertura geográfica o de población.
• Nivel de centralización: Dependiendo del nivel decentralización, un Sistema de Distribución puede sercentralizado (DISA / DIRESA) o descentralizado (Red /Microrred).
• Modalidad de Requisición versus Modalidad de Asignación:Se debe tomar una decisión respecto a quiénes realizaránlos pedidos de medicamentos e insumos.
Distribución de medicamentos e insumosen el que el almacén determina lacantidad y el tipo de medicamentos aentregar a los Establecimientos de Salud.
Condiciones que favorecen una Modalidad de Asignación:
Personal del nivel operativo escompetente en el control de inventario.
La demanda supera la oferta de losmedicamentos e insumos disponibles, porlo que es necesario darle prioridad a lasatenciones de Requerimiento.
Se maneja un número limitado demedicamentos e insumos.
Útil en las situaciones de desastre, ycuando la línea de distribución nofunciona a todos los niveles del sistema.
Distribución de medicamentos e insumosen el que cada Establecimiento de Saluddetermina el tipo y la cantidad demedicamentos a solicitar al almacén.
Condiciones que favorecen una Modalidad de Requisición:
Personal del nivel operativo escompetente en la evaluación de lasnecesidades y la gestión de inventario.
En el Almacén Especializado se dispone decantidades de medicamentos suficientespara cubrir todas las necesidades de losEstablecimientos de Salud.
Se maneja una gama de medicamentos einsumos.
Existe supervisión y control permanentepor parte del Almacén Especializado.
Modalidad de AsignaciónModalidad de Requisición
Flujograma del proceso de
Distribución
INICIO
REQUERIMIENTOASIGNACIÓN
(Cuadro de
distribución)
REQUERIMIENTOREQUISICIÓN
(ICI)
EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTO
(Responsable SISMED)
EMISIÓN DE GUÍA
ETAPA DE EMBALAJE Y DESPACHO
ENTREGARECOJO
VERIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN
(Usuario)
ENVÍO A TRAVÉS DE TRANSPORTISTA
ENTREGA, VERIFICACIÓN Y
ACEPTACIÓN (Usuario)
FIN
FIN
Es importante contar con una información viable y fiable sobre lagestión, a fin de coordinar la Red de Distribución, como:
• Control de inventarios.
• Registro e impresos.
• Informes sobre consumo.
• Flujo de información.
Sistema de Información:
• Es importante contar con la infraestructura adecuada paramantener la calidad de los medicamentos e insumos
• Selección de los almacenes: El lugar más adecuado para unalmacén depende de factores geográficos, demográficos y decomunicaciones.
• Sistema de manejo de medicamentos e insumos.
• Cumplimiento de pedidos.
Almacenamiento:
