RECEPCION DE MERCANCIA

1.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos serán responsables de emitir las Ordenes de Compras a los proveedores, para los despachos de mercancía a las Tiendas.

2.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos serán responsables de evaluar el OPL de las Tiendas y las solicitudes para Ventas Especiales, a fin de efectuar las negociaciones con el Proveedor y coordinar los despachos mediante la Orden de Compra.

3.- La Gerencia de A.L.C. será responsable de atender las solicitudes de reserva de los Proveedores que así lo requieran, tomando en cuenta las Ordenes y el stock de los artículos existentes en el sistema de Tienda, luego registran ésta información fin de generar el Booking in.

4.- La Gerencia de A.L.C. evaluará mediante revisión en el sistema, el stock del producto, su movimiento y si ha sido ordenado; con la finalidad de detectar la necesidad de ingreso del mismo en Piso de Ventas y emitir la Orden de Compra correspondiente.

5.- La Gerencia de A.L.C. será responsable de imprimir y entregar el Booking-in diariamente a la Gerencia de Recepción de Mercancía, a fin que realice la planificación correspondiente.

6.- La Gerencia de A.L.C. notificará al proveedor en caso de Devoluciones pendientes por retirar a fin de que éste informe al Transportista

7.- El Oficinista de Recepción de Mercancía a la llegada del proveedor deberá verificar los datos contenidos en la Factura tales como: Dirección Fiscal, R.I.F. y N.I.T. de la empresa, número de la Orden de Compra.

8.- El Oficinista de Recepción de Mercancía a la llegada del proveedor deberá verificar la fecha planificada de entrega en el Boking-in, y el status de la Orden de Compra (0= Pendiente, 6=Parcial, 8= Total).

9.- El Oficinista de Recepción de Mercancía deberá digitar la Factura a la llegada del Proveedor, según sea la planificación del día. La Orden es

entregada al Receptor de Mercancía luego desglosará la factura original de la copia y anexará esta última a la impresión de la Orden de Compra.

10.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de autorizar al desembarque de la mercancía.

11.-El Receptor de Mercancía será responsable de verificar que los artículos cumplan con el empaque Makro igualmente deberá aplicar los estándares de almacenaje en paletas o cestas y la colocación del hablador correspondiente; a fin de facilitar la gestión del Piso de Venta.

12.-El Receptor de Mercancía será responsable de verificar que las cantidades facturadas sean igual a las recibidas; deberá colocar en la impresión de la Orden de Compra las cantidades que ingresarán a la Tienda, firmar y luego deberá entregar al Oficinista de Recepción de Mercancía para el ingreso de los datos en el sistema.

13.-En caso de diferencias entre lo facturado y lo recibido; el Receptor de Mercancía deberá resaltar en la impresión de la Orden de Compra los artículos y cantidades que presenten diferencias y entregarlo en la taquilla del área de muelle.

14.-El Oficinista de Recepción de Mercancía deberá ingresar la información que recibe del Receptor de Mercancía el sistema al comparar las cantidades Facturadas y Recibidas generará automáticamente el Aviso de Diferencia correspondiente, en caso de existir diferencias.

15.-El sistema sólo generará Avisos de Diferencias por Sobrante en mercancía procedente de los Centros de Distribución, (Centro de Acopio T-97, Farmacia T-96 y Depósito Central T-98).

16.-Al generar Aviso de Diferencia se deberá colocar sello en la parte posterior de la factura donde se detecta la diferencia además de solicitar las firmas correspondientes, y se generarán en los siguientes casos:

16.1.- En caso de mercancía que no se encuentre apta para la venta (No cumple con el empaque, Roto, Próximo a Vencerse, etc.) la cual se deberá entregar al transportista.

16.2.- En caso de mercancía que no se encuentre apta para la venta procedente de los Centros de Distribución, (Centro de Acopio T-97,

Farmacia T-96 y Depósito Central T-98), la cual deberá permanecer en Tienda hasta que la Gerencia de Logística proceda a descontar al Operador Logístico y/o Transportista el valor de esta mercancía y autorice a realizar entrega de la misma.

16.3.- En caso de que sea detectada en bultos sellados de origen, procedente de la Tienda 98, se procesará el Aviso de Diferencia sólo en la Tienda Receptora y deberá enviar copia al Departamento de Costo y Control.

16.4.- En caso de falta de peso de los productos de perecederos, tomando en cuenta la unidad mínima de despacho.

16.5.- En caso de mercancía faltante según las cantidades reflejadas en la Factura.

17.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de entregar las Devoluciones al proveedor a fin de que las mismas sean retiradas en el momento de recepcionar la mercancía, el sistema indicará en la impresión de las Ordenes de Compras “Tiene Devolución” (igualmente ocurrirá en el Boocking In).

18.-La Gerencia de Recepción de Mercancía dentro de su planificación dará prioridad a la mercancía procedente de Tienda 96 (Centro de Distribución Farmacia), Tienda 97 (Centro de Acopio), Tienda 98 por ser proveedores internos, igualmente los almacenes externos que transportan mercancía de Transferencia.

19.-La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá solicitar autorización a la Gerencia de Piso en caso de mercancía excedente a lo pedido en la Orden de Compra, a fin de evitar sobre stock del producto, seguidamente solicitará la elaboración de la Orden de Compra a la Gerencia de A.L.C. para darle ingreso al Sistema de Tienda.

20.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá enviar a diario la documentación registrada en el Sistema al Departamento de Control de Facturas.

21.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá imprimir al final del día el Listín donde deberá indicar aquellas Facturas o Transferencias que contengan Aviso de Diferencia, igualmente la documentación que por alguna razón no sea enviada al Departamento de Control de Facturas.

22.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá revisar en el listín conjuntamente con las facturas, el número de control y el número de factura recibida de cada proveedor y en el caso de existir diferencias o errores notificarlo al Departamento de Control de Facturas indicando el error sobre el listín, con la finalidad de que el mismo realice los ajustes correspondientes.

23.- El Asistente de Recepción de Mercancía deberá indicar las diferencias o errores remarcando los mismos sobre el listín y enviarlos con la documentación registrada en el sistema por medio de las valijas al Departamento de Control de Facturas.

24.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable del Form. 2-006 Entrada de Mercancía y 2-007 Salida de Mercancía sobre artículos que no estén destinados a la venta (Insumos de Proveedores Externos como Exhibiciones, mercancía para degustación, salida y entrada de maquinarías, salida de paletas, salida de plástico, cambio de mercancía,etc) Deberán estar firmados por; Seguridad de Muelle, Receptor y Transportista.

25.- El Personal de Seguridad de Recepción de Mercancía puerta principal de proveedores y puerta de muelle deberán recibir a cada transportista y anotar en una hoja control los datos correspondientes al vehículo y la empresa que representa, hora de llegada y de salida.

26.- El Oficinista de Recepción de Mercancía será responsable de solicitar al transportista la firma del Aviso de Diferencia en conformidad con la diferencia detectada, luego deberá entregárselo en la taquilla con la copia de la factura y el sticker correspondiente.

Si la recepción se refiere a una Transferencia de Mercancía entre Tiendas y presenta diferencias se deberá seguir según lo establecido en el Procedimiento correspondiente (PROC008OP ) “Transferencia de Mercancía entre Tiendas”.

27.- En el caso de Avisos de Diferencias anulados, la Gerencia de Recepción de Mercancía deberá colocar el sello de “Anulado” y el motivo de su anulación; estos Avisos deberán estar archivados en forma correlativa en la carpeta correspondiente.

28.- En el caso de recepción de mercancía del grupo de perecederos (carne, pescado, lácteos, charcutería, frutas y vegetales) el receptor deberá Notificar al Jefe del Área correspondiente; con el objeto de agilizar el proceso de recepción del mismo.

29.- En casos de correcciones de facturas solo podrá realizarse durante las 72 horas siguientes al registro en el sistema y para este proceso solo Estarán autorizados el Jefe Administrativo y el Gerente de Recepción de Mercancía.

30.- La Gerencia de Seguridad tendrá asignado adicionalmente formularios de Entrada y Salida de Mercancía para el ingreso de Mercancía por las Áreas distintas a la Gerencia de Recepción de Mercancía.

31.- Los Form. 2-006 Entrada de Mercancía y 2-007 Salida de Mercancía deberán estar archivados en forma correlativa y con los soportes correspondientes (Nota de Entrega, Carta de Entrega, etc) a la Entrada o Salida respectiva si fuere el caso.

32.- El Supervisor y Oficinista de la Gerencia de Recepción de Mercancía serán responsables de verificar las entradas y salidas de mercancía (Insumos de Proveedores Externos, salida y entrada de maquinarías, salida de paletas, salida de plástico, cambio de mercancía,etc).

33.- El receptor se encargará de solicitarle al proveedor el documento o nota de entrega de la mercancía que ingresará mediante Entrada de Mercancía; a fin de mantener el control y actualización de los insumos que entran y salen de la Tienda.

34.- El control de Entrada y Salida de Mercancía procedente del Centro de Acopio (Tienda 97) se realizará diariamente a través del Form. 2-116 Control de Insumos, a fin de cotejar las cantidades de Insumos (cestas, paletas, bines) que entran y salen de la Tienda; para ello es necesario la firma del receptor y transportista, igualmente se efectuará inventario semanal de los insumos pertenecientes a Tienda 97.

TRASNFERENCIAS DE MERCANCIA ENTRE TIENDAS.

1.- Las Tiendas deberán utilizar para las Transferencias de Mercancía los transportes correspondientes a Tienda 98.

TIPO DE ORDENES Y COMPORTAMIENTO EN EL SISTEMATIPO DE ORDENES Y COMPORTAMIENTO EN EL SISTEMA

TIPOS DE ORDENES EXISTENTES

0 – OPL 3 – HO (Oficina Central) 5 – Devolución 6 – Transferencia (+) (Entrada de Transferencia en Tienda) 7- Transferencia (–) (Orden de Distribución/Salida Tienda 98) 8 y 9 - Bonificadas

TIPO DE ORDEN COMPORTAMIENTO EN SISTEMA

0, 3, 5, 8 Y 9 Si no es de Makro Mail ni de Importación, se cierra el mismo día de la Recepción

Si es de Makro Mail espera 7 días luego de la finalización del Makro Mail y se cierra

Si es de Importación espera 30 días a partir de la fecha de planificación de entrega, luego se cierra.6

7 Espera dos (2) días y se cierran

• Si los proveedores son • T-96 y/o T-97 se cierran el mismo día de la recepción• Si pertenece a T-98 espera 30 días desde el momento de la Recepción

en Tienda y luego se cierra.

Verifica y Recibe los Documentos (Facturas)entregados por el Proveedor.

Imprime dos copias de las Ordenes de Compra el día anterior a la recepción (una copia para la taquilla de Recepción de Mercancías y otra para el Receptor de Muelle).

1.

2.

3.

4.

8.

5.

6.

7.

Verifica en el Booking In la Orden de Compra, hora de entrega y adicionalmente los datos de la Factura (Proveedor, Mercancía,Monto, etc.) y delProveedor.

Ingresa la mercancía facturada genera y colocaSticker numerado

Desglosa la Factura originalde la copia y anexa a esta

última al printer de la Ordende Compra para su

recepción

Receptor

9. 10.

Resalta aquellas diferenciasde cantidades de Mercancías, en el Printer de la Orden de Compra.

Verifica los datos del proveedor, del pedido y de lo recibido con el printer de la Orden de Compra y coloca en éste las cantidades

recibidas.

Firma y entrega elPrinter de la Orden de Compra a la Gerencia de Recepción de Mercancía y notifica cualquier diferencia al Supervisor encargado.

Digita las cantidades recibidas para finalizar la recepción.

En casos de diferencias el sistema emite automáticamente el Aviso de Diferencia; que deberá ser firmado por el Proveedor, Receptor y Gerente de RM.

En caso de que el proveedor tenga una devolución

pendiente, aparecerá en la impresión de la Orden de Compra.

11. 12.

13.

Entrega copia de la factura recepcionada al proveedor con el sticker. Agrupa factura original, printer digitado y Avisos de Diferencias y envía al Departamento de Control de Facturas.

14.Archiva copia del Listín y los Avisos de Diferencias en forma correlativa

Oficinista de Taquilla

Verifica con el Listín que genera en el sistema, todos los documentos registrados e indica aquellos con Diferencias y errores.

16. 15. Diariamente envía la Documentación registrada y el Listin al Dpto. De Control de Facturas.

Gerencia de Recepción

de Mercancía

Oficinista de Taquilla

Notifica al Departamento de Control de Facturas las diferencias y errores encontradas en el listín para su corrección.

2.- Las Tiendas Emisoras deberán coordinar con Tienda 98, la utilización de transportes con anticipación, especialmente cuando el destino de la Transferencia está fuera de la ruta de retorno.

3.- El Transporte deberá ser utilizado al máximo, para minimizar el efecto del Costo del Flete.

4.- Las Transferencias de Mercancías Consolidadas (con destino a varias tiendas), deberán ordenarse de acuerdo con la secuencia de descarga, a fin de evitar confusiones entre las cargas.

5.- Las Tiendas Emisoras deberán realizar las Transferencias de Mercancías por lo menos, cinco (5) días antes del cierre de mes, a fin de garantizar su recepción antes del respectivo cierre.

6.- Las Tiendas Emisoras deberán tomar en cuenta por recomendación de la Compañía Aseguradora, que los Transportes utilizados para la Transferencia de Mercancía deben cumplir con los siguientes requerimientos:

a) El Vehículo Transportador de la mercancía asegurada deberá viajar con Chofer y Ayudante.

b) Siempre deberá permanecer en el Transporte una de las dos personas (Chofer o Ayudante), al momento de detenerse en algún sitio al efectuar el traslado.

c) En caso de pernoctar en algún sitio, deberá aparcar en un estacionamiento reconocido privado (comercial).

d) Los Vehículos para transportar la carga, deben ser completamente cerrados y con todos los elementos. de seguridad que sean necesarios (cerraduras, cauchos en buen estado, sin sobrepeso, etc..)

e) Los Vehículos de Terceros, deben pertenecer a empresas de transporte debidamente constituidas y organizadas, con rutas, tarifas preestablecidas y autorizadas por los organismos competentes.

f) Las Empresas de Transporte deben tener pólizas de Responsabilidad Civil y de Carga.

7.- El transportista presentará la factura correspondiente en Tienda 98 y esta distribuirá a la Gerencia de Servicios / Administración de Tienda, para su aprobación y posterior envío a la Dirección de Ventas, y este monto será cargado en un 50 % a cada Tienda ( Receptora/ Emisora).

ELABORACION DEL CORTE DE DOCUMENTOS MENSUAL1.- La Gerencia de Administración / Servicios de Tienda será responsable de revisar y controlar el Corte de Documento Mensual entregado por las Gerencia de Recepción de Mercancía, Gerencias de A.L.C., Gerencia de Control Final, Departamento de Promoción y Ventas, Restaurante y Seguridad.

2.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá suministrar a la Gerencia de Administración / Servicios de Tienda la siguiente documentación para el Corte de Documentos : a) Última Recepción de Alimentos Secos, Alimentos Perecederos, Farmacia y No Alimentos, con sus respectivos soportes (Copia de la Factura del Proveedor, Copia del Resumen de Mercancía Recibida y Copia del Listín de Recepción).

b) Última Devolución Procesada (Copia del Documento y copia del Resumen de Mercancía y Listín Sistema).

c) Último Aviso de Diferencia Procesado (Copia de la Factura y Copia del Resumen de Mercancía).

d) Última Entrada y Salida de Mercancía y siguiente en Blanco. e) Última Transferencia Procesada de Tiendas.

f) Última Transferencia Procesada de T-96g) Última Transferencia Procesada de T-97h) Última Guía de Despacho Procesada de T-98i) Última Salida y Entrada a Taller.

3.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá confirmar entre Tiendas las Transferencias recibidas y enviadas del mes correspondiente.

4.- La Gerencia de Piso No Alimentos suministrará trimestralmente a la Gerencia de Administración / Servicios de Tienda los Reportes sobre Mercancía existente en Taller.

5.- La Gerencia de A.L.C. deberá suministrar a la Gerencia de Administración / Servicios de Tienda la siguiente documentación para el Corte de Documentos: a) Última Corrección de Inventario y su respectivo Stock Correction.

6.- La Gerencia de Control Final suministrará a la Gerencia de Administración / Servicios de Tienda copia de la siguiente documentación para el Corte de Documentos:

a) Última Nota de Crédito Manual Procesada en el mes (copia de Factura que la origina).

b) Relación sobre última Factura emitida en cada caja (Anualmente).

c) Último Convenio de Préstamo emitido en el Sistema de Arqueo.7.- El Departamento de Promoción de Ventas y Atención al Cliente deberá entregar a la Gerencia de Administración / Servicios, la siguiente documentación para el corte de documentos:

a) Última nota de crédito emitida por sistema (Devoluciones).

b) Última nota de crédito manual procesada con copia de la factura que la originó.

c) Última nota de crédito manual (Descuento) con copia de la factura que la originó.

8.- Adicionalmente a la documentación entregada por las distintas áreas, la Gerencia de Administración / Servicios de Tienda deberá incorporar copia de la siguiente documentación:

a) Última Orden de Compra procesada y fotocopia de la siguiente en Blanco.

b) Última Requisición de Almacén procesada y fotocopia de la siguiente en Blanco.

c) Última Requisición Interna de Tienda y fotocopia de la siguiente en Blanco.

c) Última Factura procesada por Sistema Ginyx.d) Último pedido de insumos procesado en el Sistema Ginyx.e) Última Entrada de Insumos de T-97 (Centro de Acopio)

procesada en el Sistema Ginyx. f) Última Salida de Insumos de T-97 (Centro de Acopio)

procesada en el Sistema Ginyx.

9.- En el caso del Restaurante deberá suministrar la siguiente documentación:a) Última Factura Talonario emitida por dicho Departamentob) Última Requisición Interna procesadab) Última Factura sobre las Compras realizadasc) Estado de Ganancias y Pérdidas.

10.- El Departamento de Seguridad suministrará copia de la Última Entrada y Salida de Mercancía sobre aquellos Insumos que ingresan a la Tienda por un área distinta a la de Recepción de Mercancía.

11.- La Gerencia de Administración / Servicios de Tienda será responsable de verificar cada una de la documentación entregada y archivará en una Carpeta los mismos, con la finalidad de que posteriormente sean auditados, quedando entendido que esta información no deberá ser enviada a la Gerencia de Auditoria (Oficina Central). 12.- En el caso del Centro de Acopio adicionalmente, deberán anexar la última Liquidación procesada al Proveedor y la siguiente en Blanco y fotocopia del último Cheque emitido y el siguiente en Blanco.

GUIA Y LIBRO DE LICORES1.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, realizar anualmente la renovación del permiso para la venta de licores en las Tiendas Makro.

2.- Será responsabilidad de todas las Tiendas Makro llevar al día un (1) Libro de Mayor en la Gerencia de Recepción de Mercancía y un (1) Libro de Menor en el Restaurant (Cantina).

3.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, realizar supervisiones periódicas a la Gerencia de Recepción de Mercancía y Restaurant de Tienda a fin de constatar que los Libros se estén llevando correctamente y se encuentren actualizados.

4.- Será responsabilidad de la Gerencia de Administración / Servicios, solicitar a la Alcaldía el permiso temporal otorgado para aquellos proveedores que realicen degustaciones de Licor en las instalaciones de la tiendas.

5.- Será responsabilidad de la Gerencia de Recepción de Mercancía mantener en su poder durante la jornada laboral el Libro de Mayor para su actualización, así mismo será responsable de entregarlo al Departamento de Atención al Cliente al cierre de la jornada, con la finalidad de que este accesible a cualquier supervisión del Seniat hasta el cierre de la tienda.

6.- Será responsabilidad de Atención al Cliente elaborar todas las Guías de Licores de las distintas ventas al mayor ( 3 litros de una misma especie) elaboradas por Tienda, sin embargo para garantizar el cumplimiento de esta norma, podrá asignar un talonario de Guías al Dpto. de Control Final a fin de elaborar el máximo de guías posibles por ambas áreas.

Nota: La NO elaboración de las Guías de Licores puede ocasionar sanciones o Cierre de Tiendas por parte del SENIAT.

7.- El Departamento de Atención al Cliente tendrá la responsabilidad de custodiar el Libro de Mayor conjuntamente con las guías al cierre de la jornada de Recepción de Mercancía, a efectos de cualquier fiscalización por parte del Seniat.

8. El Departamento de Atención al Cliente tendrá la responsabilidad en el caso de una Fiscalización por parte del Seniat de ubicar al Gerente de Rota quien a su vez será el responsable de atenderlo.

9.- Será responsabilidad de la Gerencia de Recepción de Mercancía , controlar que en el libro de mayor se asienten todas las entradas y solo las salidas de mercancía de productos al mayor (Más de tres (3) litros). (Ver INST056OP).

10.-La Gerencia de Recepción de Mercancía tendrá hasta el lapso de un mes para actualizar el libro de mayor, tiempo transcurrido después sin actualizar el libro será motivo de sanción ó multa para Makro por parte del Seniat.

11.-La Gerencia de Recepción de Mercancía tendrá la responsabilidad de registrar en el Libro de Mayor al igual que una venta las siguientes operaciones e igualmente emitir su respectiva guía de licor:

a) Transferencias de Mercancíab) Requisiciones del Restaurantc) Devoluciones al Proveedor.

12.-Toda Factura procesada con más de tres (3) litros de la misma especie es considerada una venta al mayor por lo cual obligatoriamente se le deberá elaborar su guía de licor.

13.- Será responsabilidad del Restaurant de Tienda llevar el día el Libro de Menor con el detalle de ingresos de todos los Licores adquiridos para el Restaurant.

DEVOLUCION DE MERCANCIA AL PROVEEDOR

1.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de controlar, custodiar y entregar bajo los parámetros establecidos las Devoluciones de Mercancía a los proveedores,

2.- La Gerencias de Piso será responsable de realizar y procesar en el sistema las Devoluciones de Mercancía a los proveedores que se encuentren activos (Status 1) y de entregar la mercancía a la Gerencia de Recepción de Mercancía.

3.- La Gerencia de Piso será responsable de entregar los artículos con los accesorios completos y los empaques correspondientes y en aquellos casos en que no tengan empaque, los mismos deberán estar en las mejores condiciones posibles para su traslado evitando el uso de bolsas. 4.- La Gerencia de Recepción de Mercancía será responsable de verificar y confirmar el mismo día que son procesadas las devoluciones, en caso contrario la Gerencia de Recepción de Mercancía procederá a la anulación del documento Devolución de Mercancía.

5.- La Mercancía de Importación no podrá ser devuelta, ya que estos proveedores no aceptan devoluciones por no poseer representantes en el país, adicionalmente el Sistema no aceptará devoluciones de este tipo.

6.- En aquellos casos donde la mercancía no se encuentre apta para la venta y la misma corresponda a un Proveedor de Importación, la Tienda deberá desincorporarlo de su stock , a través de una corrección de Inventario por Código “3” (ver NP068OP)

7.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos, al momento de registrar en el sistema los datos del proveedor deberá tomar en cuenta la asignación de los parámetros correspondientes a las devoluciones.

8.- En el caso de proveedores que no acepten devoluciones incluyendo los de Importación, los compradores deberán colocar en el campo correspondiente a Auto Dev y Acepta Dev. Cero “0”.(Pantalla Mantenimiento de Proveedores) y adicionalmente en el campo correspondiente a Presupuesto 999, solo para aquellos proveedores de Importación.

9.- En el caso de proveedores que acepten devoluciones, los compradores deberán colocar en el campo correspondiente a Auto Dev y Acepta Dev. Uno “1”. (Pantalla Mantenimiento de Proveedores)

10.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos, Farmacia y No Alimentos deberán mantener actualizado en el sistema los datos correspondientes a los proveedores y los datos de identificación de los mismos, con la finalidad de

optimizar el proceso de comunicación entre la Gerencia de Recepción de Mercancía y el proveedor, especialmente la información sobre el EMAIL del proveedor. (Ver NP095FIN)

11.- En aquellos casos donde los artículos estén incompletos con respecto a la cantidad reflejada en el documento de Devolución, digitado por la Gerencia de Piso, por falta de accesorios o empaques en mal estado, la Gerencia de Recepción de Mercancía anulará o efectuará corrección de dicho documento.

12.- La Dirección de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos solicitará devolución a la Tienda en caso de artículos en sobre stock, por OPL.

13.- Las Gerencias de Piso deberán informar a las Direcciones de Compras respectivas sobre la calidad de los productos, empaques y presentación con el fin de solicitar los correctivos necesarios para el mejoramiento del mismo.

14.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No Alimentos deberán apoyar a las Tiendas ante los proveedores sobre el retiro de la mercancía antes del tiempo establecido (30 días para los casos de No Alimentos y 07 Días para Alimentos) garantizando de esta forma el aprovechamiento del espacio en el área de Recepción de Mercancía y evitando la contaminación de productos alimenticios.

Nota: “ De acuerdo al Contrato de Compra Matriz, se fija como plazo máximo para retirar la mercancía, objeto de esta devolución, Siete (07) días continuo para Alimentos y Treinta (30) días continuo para No Alimentos. Si transcurrido este lapso indicado que corresponda, no se ha retirado la mercancía, esta pasará automáticamente a disposición de Makro, pudiendo incluso destruirla sin que pueda el Proveedor reclamar indemnización por daños y perjuicios. ESTA INFORMACIÓN HA SIDO CARGADA A SU CUENTA Y FUE COMUNICADA VIA PAGINA WEB.”

15.- La Gerencia de A.L.C, entregará a la Gerencia de Recepción de Mercancía, el Booking, el cual informará sobre aquellos proveedores que tienen Devoluciones Pendientes.

16.- La Gerencia de Recepción de Mercancía al momento de entregar las devoluciones, deberá ingresar a la opción Control de Devoluciones y marcar las Devoluciones Entregadas.

17.- El sistema emitirá automáticamente con el night run un reporte sobre las Devoluciones entregadas y el mismo deberá ser enviado a la Gerencia de Recepción de Mercancía para su archivo respectivo.

18.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá archivar el Reporte de Devoluciones Entregadas conjuntamente con el formulario de Devolución al Proveedor firmado por el transportista en señal de recibido.

19.- El Sistema al momento de generarse la Devolución enviará una copia de la misma por Email, a fin de notificar al proveedor sobre las Devoluciones pendiente por retirar.

( Una vez se actualicen las direcciones de Email por parte de las Direcciones de Compras)

20.- La Gerencia de Recepción de Mercancía deberá consultar en el Sistema el listado sobre Devoluciones Pendientes por Entregar a los quince (15) días, a fin de enviar el telegrama correspondiente a los Proveedores con Acuse de Recibo. Con la siguiente información:

“ULTIMO AVISO. Se le notifica que a partir de la presente fecha comienza el último lapso de 10 días continuos, para retirar de la Tienda Makro, la devolución de mercancía No., No. y No., Una vez vencido el lapso sin que las devoluciones hayan sido retiradas, la mercancía pasa automáticamente a destrucción o disposición de MAKRO.”

21.- Si al transcurrir los quince (15) días posteriores al envío del telegrama, el proveedor no ha retirado la mercancía, la Gerencia de Recepción de Mercancía emitirá el Listado de Devoluciones Pendientes por Retirar de Treinta (30) días y notificará a la Gerencia de Piso, con la finalidad de que la mercancía pase a disposición de Makro o sea destruida. (Ver PROC010OP).

22.- Las Tiendas deberán notificar al Gerencia de Servicios / Administración el destino que se le dará a la mercancía, esto con la finalidad de que los mismos asignen los precios correspondientes para los casos de Ventas a Terceros.

23.- Los productos contaminados o contaminantes que no sean retirados inmediatamente deberán ser destruidos con la respectiva Acta de Destrucción emitida por Sistema en la opción creada para tal fin, en presencia de Seguridad y cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos por los organismos gubernamentales. Los mismos tendrán un plazo máximo de siete (07) días.

24.- En el caso de productos de farmacia, las Tiendas realizaran una Transferencia de Mercancía entre Tiendas a la Droguería Makro, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento (PROC008OP), adicionalmente deberán identificar en el formulario que la misma pertenece a una Devolución, con la finalidad de que Tienda 96 procese la misma al proveedor.25.- En el caso de productos de farmacias para destrucción los mismos solo podrán ser destruidos por Sanidad o con autorización previa por escrito del laboratorio correspondiente, (solo para los psicotrópicos).

26.- La Droguería Makro (T-96), será responsable de procesar las devoluciones de acuerdo a lo recibido por las Tiendas.

27.- Las Devoluciones de Mercancía al Proveedor superiores a U$ 2000 dólares deberán estar firmadas por el Gerente de Piso y soportadas con la Carta de solicitud del Comprador o en su defecto del Proveedor y en el caso de mercancía destruida el Acta correspondiente con la finalidad de respaldar la operación mencionada.

28.- En el caso de devolución de mercancía procedente del Taller, obligatoriamente deberá tener anexo el Informe correspondiente, emitido por el taller autorizado, donde se deberá tener estricto chequeo en los empaques del artículo y los accesorios de éste.

29.- En el caso de las Devoluciones mayores a U$ 2000 dólares, las Direcciones de Compras respectivas deberán notificar a la Dirección de Finanzas, a fin de bloquear los pagos al Proveedor y permitir se puedan descontar las devoluciones procesadas.

30.- En el caso de mercancía en consignación (aplica solo para proveedores de Temporada) que estará en alguna promoción creada (Makro Mail, Aniversario etc.), será responsabilidad de las Direcciones de Compras correspondientes al crear la Orden de Compra, notificar a las Tiendas, a fin de realizar la devolución de esta mercancía una vez terminada la promoción. Igualmente en este caso deberá notificarse a Finanzas para bloquear los pagos a estos Proveedores.

31.- La Gerencia de Piso será responsable al momento de culminar la promoción de realizar la devolución correspondiente a la mercancía que se encuentra bajo la condición de consignación y si las mismas exceden del monto establecido, deberá soportarlo con la Carta de Comprador donde notificaba las condiciones de la promoción.

32.- En el caso de las Tiendas donde existe la figura de un Gerente de Piso, las devoluciones podrán estar firmadas por los jefes correspondientes no sin antes verificar los empaques y accesorios de la mercancía, igualmente deberán estar soportadas de acuerdo a lo establecido en las normas No. 28 y 29 de este procedimiento.

33.- En el caso de Devoluciones de Artículos Bloqueados, deberá llamarse a la Dirección de Compras correspondiente, a fin de que el código sea activado para efectos de procesar la devolución, una vez procesada la misma se bloqueará nuevamente el artículo. La activación de este código no será mayor a un (1) día.

34.- Será responsabilidad del Departamento de Costos y Control realizar el desbloqueo correspondientes de estos artículos, de acuerdo a los solicitado por la Direcciones de Compras

35.- La Dirección de Informática suministrará mensualmente a las Gerencias Generales de Tiendas, Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos, Farmacia y No Alimentos y a la Gerencia de Auditoría (A Solicitud de esta), el Reporte sobre las Devoluciones procesadas por proveedor mayores a dos mil dólares (U$. 2.000).(Reporte Hodev01)

36.- Para aquellos productos devueltos desde el módulo de prueba. (Ver Procedimiento Módulo de Prueba - PROC012NA).