1

Informes de fin de año de los líderes regionales

Resumen ejecutivo 2013-2014 INTRODUCCIÓN Al final del año rotario 2013-2014, los coordinadores y los asesores informaron sobre sus actividades y sus logros en los últimos 12 meses.1 El informe del fin de año para los coordinadores regionales de la Fundación Rotary (CRFR), los coordinadores de Rotary (CR) y los coordinadores de la imagen pública de Rotary (CIPR) formuló una serie de preguntas que son comunes entre los tres grupos de coordinadores así como preguntas que son específicas de cada programa. Los asesores del Fondo de Dotación y Donaciones extraordinarias (AFD/DE) emplearon un informe diferente con preguntas distintas que fueron formuladas durante el primer año del programa piloto, por lo que algunos de los resultados acumulados que se mencionan más abajo no incluyen las respuestas de los AFD/DE. 2 A todos los líderes regionales que desempeñaron un cargo en 2013-2014 se les pidió que completaran un informe. Los coordinadores presentaron 110 informes que habían sido completados, es decir una tasa de respuesta de 89%. Las respuestas representan una combinación pareja de CRFR (35%), de RC (33%) y de CIPR (33%) y de coordinadores que desempeñaron cargos el primero (35%), segundo (32%) y último (34%) año de sus roles en 2013-2014. Veinticinco AFD/DE presentaron informes, es decir una tasa de respuesta de 61%.

LOGROS Los logros sobre los que informan los coordinadores y los asesores muestran que existen programas sólidos cuyo impacto se está observando a nivel mundial. Los CRFR y los AFD/DE están concentrados en aumentar las contribuciones TRF en todos los niveles, mientras que los CR y CIPR concentran sus esfuerzos en aumentar la membresía de Rotary y en dar a conocer el trabajo que realiza la organización. El cien por ciento de los coordinadores informaron que tuvieron éxito en el cumplimiento de sus metas ya sea ‘en gran medida’ (66%) o en ‘un tanto’ (34%).

Coordinadores regionales de la Fundación Rotary Entre los logros sobre los que los CRFR informaron cómo más frecuencia se cuentan los siguientes:

Aumento en las donaciones de su región en una variedad de niveles incluyendo el Fondo Anual, Cada rotario, Cada año, Miembro del Círculo Paul Harris y Sociedad Arch C. Klumph

Formación de nuevas asociaciones de ex becarios

1 El vocablo coordinadores se refiere sólo a los CRFR, CR y CIPR; mientras que el vocablo asesores se refiere sólo a los AFD/DE. Líderes regionales es un vocablo colectivo que se refiere a todos los coordinadores y asesores 2 Los líderes regionales tienen acceso al formulario de informes en línea a través de enlaces personalizados que les son enviados por correo electrónico.

Coordinadores participantes

CRFR

CR

CIPR

1

Capacitación de los líderes del distrito para usar el nuevo modelo de subvenciones de manera eficaz

Los CRFR emplearon una amplia gama de estrategias para aumentar el número de clubes que hacen contribuciones en sus regiones. Estas estrategias incluyeron: capacitación en los eventos distritales o de zona (82%), acercamiento con los líderes distritales o de club (79%), distribución de los informes de la Fundación directamente a los distritos y a los clubes (68%), aliento de la participación en las actividades de servicio de Rotary (55%) y promoción de Rotary Direct (53%). El 43% de los CRFR ayudaron a los distritos a establecer formalmente un programa de miembros del Círculo Paul Harris, y el 46% organizó o participó en un evento de reconocimiento de miembros del Círculo Paul Harris. Los CRFR también participaron en el proceso de entrega de premios a los ex becarios, con un 41% que presentó a un candidato para el premio y un 71% que participó de alguna forma. Los siguientes fragmentos de comentarios son representativos del trabajo que los CRFR han realizado en sus regiones durante 2013-2014*:

La recaudación de fondos para mi zona alcanzó un máximo histórico de USUS$ 8,8 millones. Cuando yo empecé en este cargo hace tres años, era sólo de US$ 6,5 millones.

Generó 8 miembros de la Sociedad Arch Klumph, el número más alto en un año e incrementó las contribuciones a US$ 8,4 millones comparadas con los US$ 6 millones del año anterior. Un aumento del 40%.

Todos los distritos invirtieron, en gran medida, en un modelo nuevo de subvenciones que requirió un mínimo de ayuda.

Asesores del Fondo de dotación/Donaciones extraordinarias El programa de AFD/DE se estableció en 2013-2014 como programa piloto. En la reunión de abril de 2014, los fiduciarios acordaron hacer el cargo de AFD/DE un cargo permanente en la estructura de voluntariado de la Fundación. Los AFD/DE, que concluyeron su primer año en 2013-14, constituyen el programa más nuevo de los cuatro. Sus informes muestran un doble enfoque en los esfuerzos por establecer su rol en los distritos así como para identificar, desarrollar, solicitar y estar al pendiente de los Donantes Mayores. Los siguientes fragmentos de comentarios representan ese balance*:

Asistí a la capitación CRFR de la zona, se introdujo el rol de los AFD/DE y las expectativas; una reunión buena y muy productiva, participaron presidentes de la fundación de cada distrito.

Realizamos una capacitación conjunta de líderes de la zona junto con nuestra zona hermana. Mi zona ha realizado un seminario exitoso y realizará otro el próximo fin de semana. Durante todos estos eventos se me da tiempo suficiente para hacer mi presentación. Mi público en los Seminarios exitosos son posibles donantes así como una fuente para encontrar otros donantes.

Yo me he presentado personalmente en todas los grupos en los que era posible dar a conocer el programa AFD/DE. Me di cuenta de que al identificar personalmente a posibles donantes, y consultar con el liderazgo de RI de la zona para encontrar posibles donantes, tenía una mayor posibilidad de éxito. Tomando en cuenta que desde el año 2000 he conseguido en mi zona 3 Donantes Mayores nuevos de un total de 10, considero que el método funciona.

Coordinadores de Rotary Los logros sobre los que los CR informaron con más frecuencia fueron los siguientes:

Aumento y conservación de la membresía en distritos dentro de sus regiones3

Desarrollar e implementar Planes de Membresía

Capacitar a los líderes distritales sobre planificación estratégica y maneras innovadoras para captar y conservar miembros.

3 Aunque la membresía disminuyó en un 0.13% a nivel mundial en 2013-2014, hubo nueve zonas en las que la membresía aumentó, particularmente en la Zona 10, la cual vio un aumento de 14.13% en el 2014.

1

El 80% de los CR trabajó con los distritos para apoyar a clubes nuevos o clubes que tenían dificultades y un total de 664 clubes recibieron su ayuda. Las estrategias que los CR emplearon con mayor frecuencia para apoyar a estos clubes fueron la planificación estratégica (82%), promover la diversidad en la membresía (82%), fomentar la innovación y la flexibilidad (79%) , la capacitación de líderes (68%) y la asesoría del comité de membresía de los clubes (54%). El 96% informó que los clubes que tenían problemas se fortalecieron gracias a sus esfuerzos. Todos los CR indicaron en sus informes que habían compartido historias exitosas sobre la membresía con los distritos y los clubes de su región. Estas historias de éxito mostraron métodos innovadores de captación de socios (83%), conservación de socios (80%) y participación (71%), así como proyectos de servicio (63%) y programas para la juventud y adultos jóvenes (51%). La mayoría de los CR participó en su Plan Regional de Membresía (86%), con la mitad desempeñándose como líderes del proyecto. El 77% compartió los resultados del plan de membresía con los distritos y los clubes, el 77% se capacitó sobre el Plan Regional de Membresía y el 63% trabajó con el director para desarrollar el plan y el presupuesto 2014-2015. Los siguientes fragmentos de comentarios son representativos del trabajo que los CR han realizado en sus regiones en 2013-2014*:

Al día de hoy, estamos operando con un saldo positivo en cuanto a membresía.

Un aumento en la membresía en 11 de los 12 distritos en mi zona.

Trabajar con los distritos para identificar e implementar una estrategia que consta de 3 partes y que resultó en un aumento de la membresía en general para los distritos en mi zona.

Coordinadores de la imagen pública de Rotary Los logros sobre los que los CIPR informaron con mayor frecuencia fueron los siguientes:

Un aumento en el aceptación de la marca en su región

Menciones de historias de Rotary en los medios de comunicación

Capacitar a los líderes distritales en la Iniciativa para el Fortalecimiento de Rotary El 68% de los CIPR mencionaron historias relacionadas con Rotary en los medios de comunicación, lo cual resultó en aproximadamente unas 3,000 menciones en total. Con mucha frecuencia estas historias se referían a los proyectos auspiciados por Rotary (77%), los esfuerzos de Rotary para la erradicación de la polio (68%) y eventos especiales (59%). Aparecieron en publicaciones impresas locales y regionales, en la radio y la televisión. Todos los CIPR exhortaron a los distritos y a los clubes a que adopten los elementos de la Iniciativa para el Fortalecimiento de Rotary. Las estrategias que más frecuentemente se emplearon en este esfuerzo fueron el compartir las actualizaciones y la información recibida de parte de Rotary (97%), incorporar los diseños nuevos en las comunicaciones personales (72%), asesoramiento en cuanto a las preguntas sobre distritos y diseño de clubes (72%) y el enlace entre los distritos, los clubes y Rotary (69%).

Los siguientes fragmentos de comentarios son representativos del trabajo que los CIPR han realizado en sus regiones en 2013-2014*:

Presentamos a Donnie Yen, artista de cine de Asia, como embajador de Rotary para la erradicación de la polio.

Obtuvimos 30 embajadores de la marca de varios sectores para fortalecer la marca Rotary.

Aceptamos todas las invitaciones de los distritos y los clubes… Nunca hay que decir no. *Los fragmentos se han editado para mantener la privacidad y el largo de los mismos.

1

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Participación de coordinadores en eventos de Rotary

CAPACITACIÓN Una de las estrategias principales que los coordinadores usan para lograr sus metas es la capacitación de los líderes a nivel distrital y de club. Los coordinadores se presentaron en muchos eventos en los cuales tuvieron la oportunidad de instruir a los rotarios sobre la membresía, las donaciones y la imagen pública. Estos eventos incluyeron:

Reuniones de club

GETS

Institutos Rotarios

Seminarios distritales

Seminarios regionales

Conferencias de distrito

Asambleas distritales de capacitación

PETS Los coordinadores efectuaron en conjunto 7.200 presentaciones aproximadamente, llegando a una audiencia total de 369.000. Además, el 35% de los coordinadores condujeron sesiones de capacitación virtuales a través de seminarios web que llegaron a 4,000 rotarios aproximadamente.

COMUNICACIÓN Además de las capacitaciones presenciales y virtuales a nivel de distrito y de club, muchos coordinadores usaron boletines, llamadas telefónicas personales y redes sociales para difundir la información y mantener actualizados a los líderes distritales y de club durante todo el año. Los boletines de los coordinadores llegaron a 221.200 rotarios, aproximadamente. Los coordinadores se comunican frecuentemente con los líderes a nivel distrital y de club. El 100% informó que mantuvieron, como mínimo, comunicaciones trimestrales, con un 69% que informó de una comunicación mensual o semanal. La comunicación con los líderes del club tuvo la tendencia de ser menos frecuente, pero el 74% informó de una comunicación trimestral, como mínimo, a este nivel.

COLABORACIÓN Los coordinadores y los asesores forman equipos regionales que colaboran en los eventos de capacitación, las comunicaciones y la fijación de metas, para servir de manera eficiente a su región. El 84% calificó su colaboración con otros coordinadores y asesores como ‘buena’ o ‘muy buena’, un aumento de 10% si se compara con el año anterior. Las áreas sobre las que se informó con mayor frecuencia respecto a la colaboración entre coordinadores y asesores fueron la capacitación, los seminarios regionales, las comunicaciones y la fijación de metas. A medida que los AFD/DE se van asentando, se presentarán oportunidades para aumentar la colaboración con los coordinadores a nivel regional.

0%

10%

20 %

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Colaboración con otros coordinadores y asesores

1

Durante el primer año del programa AFD/DE, 23% de los coordinadores informó que nunca se había comunicado con los AFD/DE en su región. Sin embargo, 82% de los CRFR informaron que trabajaron con los AFD/DE en su región para participar en la planificación regional o en la determinación de metas (71%), identificar posibles donantes individuales (68%), desarrollar planes de cultivo de donantes o solicitación de fondos (45%), organizar un gran evento de recaudación de fondos o de reconocimiento (29%) e identificar posibles donantes corporativos o de fundaciones (18%).

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES El informe de fin del año 2013-2014 indica que los coordinadores y los asesores se están desempeñando como recursos valiosos en sus regiones y están trabajando de manera activa para lograr las metas de sus respectivos programas. Los coordinadores son una fuente importante de información y capacitación para los rotarios en todos los niveles de la organización, y dedican una buena cantidad de tiempo y esfuerzos haciendo las veces de capacitadores. Uno de los retos más grande sigue siendo el desarrollo de relaciones eficaces con los líderes distritales. El 64% de los coordinadores informó que había tenido dificultades al trabajar con los líderes distritales, debido, por lo general, a una falta de reconocimiento del rol que desempeñan o porque no se les invita a participar en los eventos del distrito. Sin embargo, está claro que el reconocimiento de estos roles va incrementando entre los líderes distritales, y los coordinadores y los asesores están demostrando de manera activa la importancia que tienen para mantener el ímpetu generado. Para el próximo año tenemos buenas posibilidades de contar con una estructura y responsabilidades más amplias en estos cuatro programas y facilitar un mayor trabajo de equipo entre los líderes regionales en dónde sea necesario. El Instituto de Capacitación de Líderes Regionales de 2015 para coordinadores y asesores nuevos presentará indicadores clave del rendimiento (ICR) para cada uno de los cargos y ofrecerá a los líderes regionales las herramientas que necesitan para establecer las metas mensurables de su área y para trabajar con los líderes distritales de manera más eficiente. El equipo de Apoyo para líderes regionales, junto con los colegas, se enfocará en la comunicación y la capacitación el próximo año para garantizar que los coordinadores y los asesores estén bien preparados para lograr sus metas.