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como hacer reuniones efectivas
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Reuniones EfectivasReuniones Efectivas
Profa. Angélica Martínez DíazProfa. Angélica Martínez DíazEspecialista AsociadaEspecialista Asociada
Desarrollo de los Recursos de la ComunidadDesarrollo de los Recursos de la Comunidad
ReuniónReunión
Significa reagrupamiento y Significa reagrupamiento y unificaciónunificación
Grupo de individuos unidos por Grupo de individuos unidos por un asunto en común y por lo un asunto en común y por lo tanto, tienen un interés mutuo tanto, tienen un interés mutuo de discutirlo.de discutirlo.
Tiene un propósito claramente Tiene un propósito claramente definidodefinido
Planificar la reuniónPlanificar la reunión
Preparar una Agenda con Preparar una Agenda con anticipación y enviar a los miembros anticipación y enviar a los miembros de la organización.de la organización.
Materia a discutir clara en su Materia a discutir clara en su contenido y propósito.contenido y propósito.
Seleccionar un local adecuado para Seleccionar un local adecuado para llevar a cabo la misma.llevar a cabo la misma.
Puntualidad y respeto en el orden, Puntualidad y respeto en el orden, no es aceptable romper el orden de no es aceptable romper el orden de la Agenda.la Agenda.
Seguir procesos parlamentariosSeguir procesos parlamentarios
Planificar la reuniónPlanificar la reunión
Absoluta objetividad de las temáticas Absoluta objetividad de las temáticas sin diluirse o desviarse a otras áreas sin diluirse o desviarse a otras áreas que no apliquen.que no apliquen.
Se debe transcribir una minuta de la Se debe transcribir una minuta de la reunión para hacer constancia de lo reunión para hacer constancia de lo discutido.discutido.
Toda reunión debe obtener un Toda reunión debe obtener un resultado positivo y propuestas resultado positivo y propuestas concretas las cuales serán concretas las cuales serán implementadas.implementadas.
Consejos para los líderes de Consejos para los líderes de las reunioneslas reuniones Comience y termine a tiempoComience y termine a tiempo Sepa lo que quiere decirSepa lo que quiere decir Tenga listo los materialesTenga listo los materiales Hable el lenguaje de los Hable el lenguaje de los
participantesparticipantes Haga una presentación simple y que Haga una presentación simple y que
vaya al granovaya al grano Mantenga la reunión animada y Mantenga la reunión animada y
dinámicadinámica
Consejos para los líderes de Consejos para los líderes de las reunioneslas reuniones
Hable con claridadHable con claridad Siéntase seguro y sea Siéntase seguro y sea
entusiastaentusiasta Permita un receso, si la reunión Permita un receso, si la reunión
se extiende demasiadose extiende demasiado Termine con una nota positivaTermine con una nota positiva Asegúrese de que todos Asegúrese de que todos
entienden lo que se ha decididoentienden lo que se ha decidido
Consejos para los líderes de Consejos para los líderes de las reunioneslas reuniones Mire a los ojos a los Mire a los ojos a los
participantesparticipantes Evite refugiarse detrás de las Evite refugiarse detrás de las
cosascosas Evite la parálisis escénicaEvite la parálisis escénica Si habla un tanto confuso o se Si habla un tanto confuso o se
sonroja, continúe como si no sonroja, continúe como si no sucediera nada.sucediera nada.
Sea natural, sea usted.Sea natural, sea usted.
AgendaAgenda
Debe incluir:Debe incluir: FechaFecha Sitio Sitio HoraHora Saludo y bienvenidaSaludo y bienvenida ReflexiónReflexión Presentación de la AgendaPresentación de la Agenda Propósito de la reuniónPropósito de la reunión
AgendaAgenda
Debe incluir:Debe incluir: Lectura de la minuta anteriorLectura de la minuta anterior Asuntos a discutirse (Si hay algún Asuntos a discutirse (Si hay algún
informe que someter de diversos informe que someter de diversos comités)comités)
Asuntos NuevosAsuntos Nuevos Fecha de próxima reuniónFecha de próxima reunión ClausuraClausura
Una reunión efectiva será el Una reunión efectiva será el eslabón o pieza clave para que eslabón o pieza clave para que la gente participe de ella. Por la gente participe de ella. Por eso es importante el planificarla eso es importante el planificarla de manera organizada y donde de manera organizada y donde se maximice el tiempo. se maximice el tiempo. Recuerde que todos somos Recuerde que todos somos líderes voluntarios líderes voluntarios comprometidos.comprometidos.